四川省城市社区档案管理办法(试行)

第一篇：四川省城市社区档案管理办法(试行)

四川省城市社区档案管理办法（试行）

第一章 总则

第一条 为了加强城市社区档案管理，有效地为城市社区建设服务，根据《中华人民共和国档案法》和《四川省〈中华人民共和国档案法〉实施办法》，结合我省城市社区（以下简称“社区”）实际情况，制定本办法。

第二条 本办法所称档案，是指城市（含乡镇）设立的社区居民委员会在各项活动中直接形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。

第三条 社区档案工作实行集中统一管理，维护档案的完整与安全，便于有效利用的原则。

第四条 社区应明确一名社区领导分管社区档案工作，把社区档案工作列入社区建设工作规划。

第二章 档案机构及其职责

第五条 社区档案工作由社区居民委员会领导，业务上接受街道办事处、镇人民政府及上级档案行政管理部门和民政部门的监督、指导、检查。

第六条 社区居民委员会应将社区档案工作纳入有关负责人的目标管理责任制，切实解决档案安全保管、设备和工作人员等实际问题。

第七条 有条件的社区应设立综合档案室，社区应有专（兼）职档案工作人员。

社区综合档案室管理人员的主要职责是：

（一）贯彻执行档案工作的法律、法规和方针政策及档案工作业务标准、规范，结合社区实际情况，建立健全社区档案的收集、整理、保管、保密和利用等各项规章制度；

（二）对社区居委会形成的各种文件材料的收集、整理（立卷）和归档工作进行监督和指导；

（三）负责管理本社区各项活动中形成的全部档案，维护档案的完整与安全，积极提供利用，为社区各项工作服务。

第八条 社区档案工作人员应当具备高中以上文化程度、政治素质好、工作能力强，并经过县（区）级以上档案行政管理部门的培训。

第三章 档案的接收

第九条 社区应制订并健全文件材料的归档制度。凡是本社区各项活动中形成的具有查考利用价值的文件材料均应整理（立卷）归档、集中管理。

第十条 社区应按照国家和省的有关规定，结合本社区实际情况，制定本社区档案保管期限表，经社区分管档案工作的领导批准后执行，并报街道办事处、镇人民政府备案。

第十一条 一个社区的全部档案是不可分割的整体，应作为一个全宗进行管理，全宗名称由“ 街道办事处（镇）社区”名称组成。第十二条 归档文件材料应齐全、完整，其制成材质，应便于长久保存。禁用铅笔、圆珠笔、复写纸、纯蓝墨水、红墨水、彩色笔、蓝色色带等不耐久字迹材料。

归档的声像材料必须原版、原件，底片和正片相符，图像清晰、声音清楚，底片不得磨损。

归档电子文件保存的载体禁用软磁盘。需要永久、长期保存的电子文件，应制作纸质版本与电子文件同时归档；转换成纸质版本的，应及时归入相应门类的纸质档案中进行管理。

第十三条 社区档案的整理，应做到分门别类，便于查找和利用。

（一）文书档案按照国家档案局《归档文件整理规则》（DA/T22—2000）和四川省档案局《关于施行〈归档文件整理规则〉的几点意见》（川档发[2001]24号）的规定办理。

（二）科技档案按照《科学技术档案案卷构成一般要求》（GB/T11822—2000）办理。

（三）会计档案按照财政部国家档案局《会计档案管理办法》（财会字[1998]32号）办理。

（四）照片档案按照《照片档案管理规范》（GB/T11821—2002）办理。

（五）磁性载体档案按照《磁性载体档案管理与保护规范》（DA/T15—95）办理。

（六）电子档案按照四川党政网建设领导小组办公室四川省档案局《四川省电子文件归档与管理暂行规定》（川网办发[2003]7号）办理。

第十四条 档案的整理应做到区分保管期限，区分制度，区分类别，分别组成保管单位，归档文件排列有序，装订整齐，编目正确，质量符合规范要求。

第十五条 社区档案的归档时间为：文书档案一般应在形成的次年六月底以前向综合档案室移交；会计档案在会计年度终了后归档，由会计部门保管一年后向综合档案室移交；其他专门档案的归档时间按其规定执行。

第四章 档案的保管和利用

第十六条 社区档案原则上由社区自行保管，不向街道办事处、镇人民政府的档案部门移交。

社区因区划调整被合并的，其档案向变更后的社区移交；社区被撤销的，其档案向街道办事处、镇人民政府的档案部门移交。

第十七条 社区应根据保存档案资料的数量，设置必需的专用档案室和柜架，配备必要的档案保管、保护设施设备，努力做好防盗、防火、防虫、防鼠、防潮、防尘、防光、防高温等工作。定期检查档案的保管状况，对破损褪变的重要档案及时进行修复，注意安全保密，确保档案的完整与安全。

第十八条 社区应定期对已超过保管期限的档案进行鉴定。档案鉴定工作由居委会负责人、专业人员和档案人员组成的鉴定小组负责进行，逐卷逐件地对档案进行直接鉴定，应销毁的档案，编制销毁清册，报经社区分管档案工作的领导批准，由鉴定小组两名以上人员监销。

第十九条 社区每年应对档案的收进、移出、保管、利用等情况进行统计，并向街道办事处或镇人民政府报送档案工作基本情况统计报表。

第二十条 社区应按《全宗卷规范》建立全宗卷，积累和存储社区档案在管理工作中有关情况的文件材料；并根据需要和可能采用先进技术和现代化管理方法管理档案。

第二十一条 社区应制订切实可行的档案利用制度，利用者应按规定办理利用手续。社区档案主要供本社区居委会工作人员和居民使用，对外提供利用，须凭单位介绍信并经居委会负责人批准。需要查阅有关人事、经济、合同、民事纠纷等档案的应经社区主要领导批准同意。

第二十二条 社区档案人员应熟悉保管档案的情况，编制归档文件目录、案卷目录、全引目录、专题目录等必要的检索工具，方便利用，并按照有关规定，采取多种服务方式，开发利用档案信息资源。第二十三条 社区应加大档案工作力度，逐步建设本社区档案及有关资料、图书、信息中心。

第二十四条 社区档案人员变动工作时，必须办妥档案交接手续。

第五章 奖励与处罚

第二十五条 社区应对在社区档案工作中做出显著成绩的单位和个人给予表彰和奖励。

第二十六条 社区鼓励驻在社区的上级所属单位（机关、企业事业单位和其他组织）和个人向社区捐赠反映社区历史概貌及重大活动情况的档案、资料。

第二十七条 社区应建立档案工作责任追究制度，对不按规定归档而造成文件材料损失的，或对档案进行涂改、抽换、伪造、盗窃、隐匿、出卖和擅自销毁而造成档案丢失或损坏的，或不按保密规定造成档案失、泄密的直接责任者，依法进行处理。

第六章 附 则

第二十八条 社区可根据本办法的规定，结合本社区的具体情况，制定具体实施细则。

第二十九条 本办法由四川省档案局、四川省民政厅负责解释。第三十条 本办法自印发之日起试行。

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第二篇：城市社区场地借用管理办法（试行）

城市社区场地借用管理办法（试行）

为规范城市社区活动场地使用，合理利用资源，加强场地管理，发挥保障作用，促进文化事业发展，特制定以下管理办法。

一、活动场地属富国街道城市社区党群服务中心，主要用于街道办事处组织集体活动、学习培训和本社区居民业余文化活动。

二、除街道办事处和本社区服务中心正常使用外，社区居民和在本社区登记备案的社会团体组织，均可无偿使用本活动场地。

其余单位和个人根据使用情况，须缴纳城市社区帮扶资金（包含水费、电费、场地维护费等费用，由富国街道办事处统一代管），进行场地设施日常维护。按照25元/小时标准收取费用。

三、社会团体组织和其他单位、个人使用活动场地，须提前预约，本着“先预约先使用”原则，经社区服务中心领导审批、同意后方可使用。

四、服务中心文化活动场地使用时间一般为：每周一至周五上午9:00至11:30，下午14:30至17:00,特殊情况周六周日使用场地须提前申请。

如遇有街道办事处和社区服务中心组织活动，时间有冲突时，由社区服务中心工作人员与社会组织团体协商沟通，场地暂不对外开放。

五、社区团体组织和其他单位、个人，已经同意使用本活动场地，需负责使用期间场内设施设备的管理。

如有损坏，须照价赔偿。

六、各使用单位和个人应爱护公物，不得涂污墙壁、损坏设施；

节约资源，不得浪费水电；维持秩序，不得高声喧哗，影响社区正常工作。

本管理办法自公布之日起施行，未尽事宜，由社区党群服务中心负责解释。

附件：城市社区场地使用协议

xx街道办事处

2020年12月11日

附件：

城市社区场地使用协议

甲方:

乙方：

根据有关法律、法规，在平等自愿、协商一致的基础上，甲、乙双方订立如下协议、共同遵守。

第一条：使用位置:

第二条：使用时间:

****年**月**日—

****年**月**日

第三条：使用方式：有偿使用

第四条：使用费用：根据使用情况，乙方适当向甲方缴纳城市社区帮扶资金（包含水费、电费、场地维护费等费用，费用由富国街道办事处代管），按照25元/小时标准收取费用。

第五条：甲、乙双方的基本权利义务

1、甲方拥有该场地的所有权，并有权适当指导、督促乙方做好安全保卫、用电安全、卫生环境工作。

2、乙方在使用期间，遵守社区的各项管理规定，不得损坏场地及周边设施。若有此现象应无条件予以恢复。

3、乙方可以在甲方提供的场所开展公益服务类活动及宣传活动，不得进行营利活动。

第六条、乙方未经甲方书面同意，不得改变用途。乙方保证在上述场地使用过程中的行为符合法律、法规要求，符合国家环境保护、消防安全、劳动卫生等标准。如发生安全事故，甲方概不负责。

甲方签字：

乙方签字：

****年**月**日

组织名称

责任人

及联系方式

电话

邮箱

请将本人身份证明（身份证等）复印件粘贴在此处

本人签字（章）：

****年**月**日

第三篇：安徽省社区矫正人员档案管理办法(试行)

安徽省社区矫正人员档案管理办法（试行）

第一章

总

则

第一条

为了加强对社区矫正人员档案的管理，准确执行刑罚，做好监督管理、教育和帮扶工作，根据《中华人民共和国档案法》、《社区矫正实施办法》等有关法律法规，结合我省社区矫正工作实际，制定本办法。

第二条

社区矫正人员档案是社区矫正机构对社区矫正人员实施社区矫正过程中形成的接收登记、考核奖惩、监管审批、解除矫正等具有保存价值的执法文书。

第三条

省及设区的市司法行政机关和各级档案行政管理部门负责对本行政区域内社区矫正人员档案管理工作的指导和监督。县级司法行政机关应确定专人负责社区矫正人员档案管理工作。

第四条

社区矫正档案管理人员必须严格遵守国家保密制度，不得泄露档案内容，确保档案实体和内容绝对安全。任何个人不得据为己有。

第二章

档案归档

第五条

县级司法行政机关应当为社区矫正人员建立社区矫正执行档案，司法所应当建立社区矫正工作档案，同时留存社区矫正执行档案副本。做到一人一档。

第六条

社区矫正人员执行档案应当包括以下内容：

结案登记表；

假释人员的原判法律文书、假释裁定书、假释证明书、罪犯出监鉴定表、执行通知书；

暂予监外执行人员的起诉书副本、判决（裁定）书、执行通知书、结案登记表、暂予监外执行审批表、暂予监外执行决定书、具保书；

（二）社区矫正人员基本信息表；

（三）社区矫正告知书、接受社区矫正保证书；

（四）适用社区矫正社区影响调查评估意见书；

（五）社区矫正人员进入特定区域（场所）审批表；

（六）社区矫正人员外出（居住地变更）审批表；

（七）对社区矫正人员给予警告等决定书；

（八）对社区矫正人员提出治安管理处罚、提出撤销缓刑、假释、收监执行、减刑等建议书和审核表；

（九）解除社区矫正通知书；

（十）社区矫正人员死亡的，死亡证明、法医鉴定、社区矫正人员死亡通知书等有关材料；

（十一）其他应当归档的重要材料。

第七条

社区矫正人员工作档案应当包括以下内容：

（一）社区矫正执行档案副本；

（二）社区矫正人员基本信息表；

（三）社区矫正宣告书；

（四）社区矫正责任书；

（五）矫正方案；

（六）社区矫正人员日常报告记录；

（七）社区矫正学习教育、社区服务记录；

（八）社区矫正帮困扶助记录；

（九）社区矫正人员进入特定区域（场所）审批申报材料；

（十）社区矫正人员外出（居住地变更）审批申报材料；

（十一）给予警告决定审核材料、审批表；

（十二）提出治安管理处罚、提出撤销缓刑、假释、收监执行、减刑等审核、审批表；

（十三）社区矫正人员月、季度、考察表；

（十四）社区矫正期满鉴定及上报材料；

（十五）解除社区矫正宣告书；

（十六）与安置帮教衔接记录；

（十七）其他应当归档的重要材料。

第八条

社区矫正人员组卷档案的文书印刷格式和纸张使用，应按照《党政机关公文格式》（GB/T9704-2012）的要求执行，用纸采用国际标准A4型；对于一式多份且需要加盖骑缝章的文件，采用A3型或A3拼接型，左侧装订。文件标题字体一般用2号小标宋体字，正文字体一般用3号仿宋体字。栏目较多的表格式文书，填写时可用小四号仿宋体字。

第三章

档案查阅

第九条

查阅社区矫正人员档案，必须履行登记手续。外来人员查阅，须持县级以上政府或政法机关外调介绍信和本人有效证件，经县级司法行政机关批准，在指定地点阅卷。社区矫正机构内部人员查阅，须经部门领导同意，涉密的须经单位领导批准。

第十条

查阅社区矫正人员档案时，不得遗失、涂改、拆散、裁剪、钩划、批注。

第十一条

归还档案时要当面查清，如发现损坏的情况，应及时追查责任，认真处理。阅卷人摘抄或复印的材料，经档案人员核对无误后，可签署意见，并经领导批准，加盖公章。

第十二条

社区矫正人员档案原则上不外借。如有特殊情况需外借的，需经县级司法行政机关主管领导批准。借出时要点交清楚，办理外借手续，并限期归还。

第十三条

未成年社区矫正人员相关犯罪纪录应当予以封存，不得向任何单位和个人提供。司法机关为办案需要或者有关单位根据国家规定进行查询的，应严格办理相关手续。

依法进行查询的单位，应当对被封存的犯罪纪录的情况予以保密。

第四章

档案移交和销毁

第十四条

社区矫正人员解除矫正、死亡、被收监执行或被判处监禁刑后，县级司法行政机关社区矫正机构及司法所应对其档案进行整理立卷，执行档案与工作档案合并，在1个月内将该社区矫正人员档案移交县级司法行政机关档案部门集中统一保管。

第十五条

社区矫正人员居住地变更的，县级司法行政机关应当自作出决定之日起三个工作日内，将有关法律文书和矫正档案移交新居住地县级司法行政机关。社区矫正人员重新犯罪，撤销缓刑、假释或者收监执行的，矫正档案应移交给侦查机关、监狱或者看守所。档案移交双方应做好交接登记手续。县级司法行政机关留存档案副本。

第十六条

县级司法行政机关应组织由档案部门、社区矫正工作机构等部门组成鉴定小组，定期对保管期限已满的档案进行鉴定和销毁。

第十七条

销毁的档案应将第六条第（一）项、第（九）项和第七条第（十四）项内容留下，并按年立卷永久保存。其余材料逐卷登记造册，经县级司法行政机关主管领导书面审批后，在符合保密的条件下，由二人监销，并报上级主管单位档案部门备案。

第五章

档案保管

第十八条

社区矫正机构档案室，应具备保密、防盗、防火、防渍、防有害生物等基本保管条件，室内应当保持清洁、整齐、通风。应设立独立的档案库房，设置调阅室、档案管理人员办公室。严禁在档案库房内外存放易燃、易爆物品及其他杂物。

第十九条

档案管理人员每年应定期对档案进行检查和清点，发现破损、变质、字迹褪色和被虫蛀、鼠咬的档案应当及时采取防治措施，并进行修补和复制。发现丢失的，应当立即报告，并负责查找。

第二十条

社区矫正人员档案管理应使用的独立的计算机，且不得与互联网等网络连接。

第二十一条

社区矫正人员档案保管期限，从解除社区矫正的当年算起不少于二十年。

第二十二条

各级司法行政部门应加强对社区矫正人员档案管理工作的领导，配置必要设施设备，确保档案安全，实现档案管理现代化。

第六章

附

则

第二十三条

在社区矫正人员档案形成和管理过程中，造成社区矫正人员档案损毁、丢失等情形的，对直接负责的主管人员和其他直接责任人员依法给予相应处分；构成犯罪的，依法追究刑事责任。

第二十四条

本办法由安徽省司法厅、安徽省档案局负责解释。

第二十五条

本办法自印发之日起执行。省司法厅2006年公布的《安徽省社区矫正对象档案管理规定（试行）》同时废止。

附件：1.社区矫正人员档案案卷封面、目录格式样本

2.社区矫正人员案卷封面及案卷目录印制说明

第四篇：甘肃省城市社区档案管理办法

甘肃省城市社区档案管理办法

第一章总则

第一条为规范我省城市社区居民委员会（以下简称社区）档案工作，有效地保护和开发城市社区档案资源，为城市社区的建设与管理提供服务，根据《中华人民共和国城市居民委员会组织法》、《中华人民共和国档案法》、《甘肃省档案管理条例》，制定本办法。

第二条社区档案是指社区在其从事自我管理、自我教育、自我服务等自治活动中直接形成的反映社区发展历史、对社区建设与管理具有保存利用价值的文字、图表、声像等不同形式的历史记录。

第三条社区档案工作是社区基础工作的重要组成部分，应列入社区的工作计划，与社区其他工作协调发展。

第四条社区档案实行集中统一管理的原则，以确保各类档案的完整、准确、安全和有效利用。

第二章社区的档案管理职责

第五条社区应根据工作需要，指定专职或兼职人员负责档案工作，建立健全档案工作制度，配备档案专柜。

第六条社区文件材料的形成、积累、整理、归档等工作应列入有关领导和工作人员的岗位职责，按进行检查考核。

第七条社区应积极派档案管理人员参加专业知识和专业技能的培训，使其达到上岗的基本要求。

第八条社区档案工作在业务上接受档案行政管理部门和所在街道办事处的监督和指导。

第九条县（区、市）人民政府、街道办事处和社区居委会应对在档案工作中做出突出贡献的人员进行表彰奖励；对危害档案完整与安全的行为，应按照《档案法》的有关规定进行处理。

第三章社区文件材料的整理与归档

第十条社区档案一般分为文书档案、基建档案、设备档案、会计档案、声像档案、实物档案、电子档案等七个大类，各大类之下所设二级类目按本《办法》附件一办理。

第十一条社区文件材料归档应符合下列基本要求：

（一）归档的文件材料用纸规范，齐全完整，准确无损，签字盖章手续完备，字迹清晰耐久，无铅笔、圆珠笔、纯蓝墨水、红墨水等字迹。

（二）归档的声像材料照片与底片相符，图像、声音清晰。

（三）电子文件应与打印出的纸质文件一并归档，禁用软盘作为电子档案的保存载体。

（四）归档文件材料的整理应符合国家有关标准和规范。

（五）归档时须编制移交清册一式两份，交接双方在对档案清点无误并共同签字后，各存一份以备查考。

第十二条社区文件材料的归档范围，按本《办法》附件一办理。

第十三条各类归档文件材料的整理

（一）文书档案按照《甘肃省〈归档文件整理规则〉实施细则》（甘档发[2002]16号）执行，其中以前已整理好的文件材料可不拆卷。

（二）基建文件材料以基建项目为单位，将与项目有关的立项审批、征地拆迁等管理性文件与图纸一并整理。其中文字材料按问题结合形成时间排列组卷，图样材料按专业结

1合图号顺序排列组卷，具体方法按照《科学技术档案案卷构成的一般要求（GB/T1182-2000）执行。

（三）设备档案的归档文件材料以单台（套）设备为单位，结合形成时间或随机文件目录的顺序排列组卷。

（四）会计档案分为会计凭证、会计账簿、财务报告和其他四大类进行整理，具体按《甘肃省〈会计档案管理办法〉实施细则》（甘财办[2003]11号）、《甘肃省会计档案卷皮、卷盒、备考表、目录表格标准及填写规范》（甘财办[2003]12号）执行。

（五）照片档案按时间顺序结合事由分别集中整理，不再分类。录音、录像档案分别以盘为单位整理，按时间顺序排列。

（六）实物档案按物品种类分别以件为单位整理。

（七）电子文件以盘为单位，按整理。每盘上面应注明形成单位、形成时间、所存文件标题、产生电子文件的软、硬件技术设备型号等项目。

第十四条归档时间

文书档案、声像档案、实物档案随时归档；基建档案在基建项目竣工验收后一个月内归档；设备档案在设备开箱验收后归档；会计档案、电子档案按归档。

第十五条档案编目

（一）文书档案归档文件材料以件为单位整理的，按保管期限结合和类别编制归档文件目录；以卷为单位整理的按保管期限结合编制案卷目录和全引目录。

（二）基建档案按项目以卷为保管单位确定案卷顺序号，编制案卷目录。

（三）设备档案按设备以卷为保管单位确定案卷顺序号，编制案卷目录。

（四）会计档案按类别分别确定案卷顺序号，编制案卷目录。

（五）实物档案按类别以件为单位编号编目。

（六）照片档案以张（或组）为单位编制目录。

（七）录音带、录像带、电子档案以盘为单位编号编目。

第十六条各类档案应分别编制目录。

第四章档案的鉴定与销毁

第十七条档案文件材料价值的鉴定与保管期限的划分，根据其门类的不同，执行国家的相应规定。

第十八条对本无保存利用价值和到期经鉴定确认无继续保存利用价值的档案，社区档案管理人员应按照国家有关规定，逐卷（件）编制销毁清册，提出销毁意见，经社区领导研究批准后进行销毁。

第五章档案的保管和利用

第十九条社区应重视档案安全保管工作，对档案管理状况经常进行检查，及时消除安全隐患。要有防火、防盗、防光、防潮、防尘、防高温、防虫鼠等措施，确保档案安全万无一失。

第二十条社区应根据工作需要，利用档案资料撰写社区大事记、组织沿革、专题资料等编研材料。

第二十一条查阅档案应建立利用登记簿，履行登记手续，重要或涉密档案的利用应经社区主要负责人批准。

第二十二条社区档案管理人员应做好各种门类档案数量和利用情况的登记、统计工作。

第二十三条社区档案管理人员变换更替时，应办理档案交接手续，以分清责任。第二十四条有条件的社区，应逐步实现档案管理现代化。

第二十五条各地可根据本办法，结合实际制定本地实施办法。

第二十六条本办法由甘肃省档案局负责解释。

第二十七条本办法自发布之日起施行。

附件一：

甘肃省城市社区

文件材料分类方案与归档范围一览表

1文书档案

1.1党群工作类

1.1.0社区党员大会、党委（支部）会议、工作会议材料

1.1.1社区党委（支部）工作计划、总结、决定等

1.1.2社区党委（支部）制定的各项制度、规定

1.1.3社区党组织选举的报告、批复

1.1.4社区党组织和党员统计报表、党员名册

1.1.5社区党员关系调转介绍信（存根）、党费存根以及党员发展计划、积极分子考核材料

1.1.6社区党员教育培训、民主评议、违纪处理材料

1.1.7精神文明创建活动的材料

1.1.8社区民兵组织、共青团组织、妇女组织、工会组织等群团组织设置、工作计划总结、会议记录、活动记录、统计报表等

1.1.9上级党的机关发来的需要宣传贯彻的文字材料

1.2自治工作类

1.2.0社区概况、组织沿革、大事记、自治章程、规章制度

1.2.1社区居民（代表）会议、社区民主协商议事会活动材料

1.2.2社区的工作计划、总结、请示与批复、报告与批示、决议、决定、领导班子会议记录等

1.2.3社区居委会换届选举文件材料

1.2.4领导视察工作的讲话、题词

1.2.5民事调解、治安保卫、公共卫生、计划生育等下属委员会的组织工作职责、组成人员名单、活动记录

1.2.6社区专题报告、典型调查及经验交流材料

1.2.7社区居民档案，包括户籍登记、健康登记、刑满释放、吸毒人员名册、劳动教养人员名册、安置登记、帮教记录等材料

1.2.8有关评比表彰先进的材料

1.2.9上级政府机关制发的需要宣传贯彻的规定、办法等文件材料

1.3服务求助类

1.3.0社区服务工作计划、总结、报告

1.3.1社区服务工作职责、便民利民服务项目设置、活动记录

1.3.2社区服务队伍（包括志愿者）名册、活动记录

1.3.3社区养老保险、优抚、特困户及最低保障金发放管理名册、登记表、统计表

1.3.4社区下岗职工名册和劳动技能情况登记表

1.3.5社区开展再就业培训及安置就业情况统计报表

1.3.6社区开展敬老、优抚活动形成的材料及统计报表

1.3.7社区开展扶持贫困户、救助残疾人活动形成的材料及统计报表

1.3.8社区服务工作目标责任状、合同、工作规划及管理办法

1.3.9政府部门关于发展社区服务的政策、规定、规划等

1.4文教宣传类

1.4.0社区文化教育宣传工作的计划、总结、报告

1.4.1社区文化站、活动室、广场等文化活动设施建设报告及统计表

1.4.2社区宣传栏、板报等开展宣传活动形成的材料

1.4.3社区开展老年人、未成年人、青少年教育培训活动和妇女保护工作形成的材料

1.4.4社区开展科学、文化、教育活动形成的材料

1.4.5本社区成员在报刊上发表的文章和报刊上登载的有关本社区情况的文章

1.5医疗计生类

1.5.0社区医疗卫生工作计划、总结、报告

1.5.1社区医疗卫生服务站点建设、疾病预防、医疗、保健、康复等工作计划、总结、统计等材料

1.5.2社区计划生育工作计划、总结、组织网络、工作制度、各种登记台帐、统计表、活动记录等材料

1.6环境建设类

1.6.0社区环境工作计划、总结、报告及统计报表

1.6.1社区净化、绿化、美化环境的各种活动记录

1.6.2社区环境卫生保洁工作记录等

1.6.3社区环境卫生检查评比活动形成的材料

1.7治安管理类

1.7.0社区治安综合治理工作计划、总结、报告及基本情况统计报表

1.7.1社区治安综合治理网络、警务责任区等治安防范体系建设材料

1.7.2开展法制教育、法律咨询、民事纠纷调解工作材料

1.7.3开展综合治理工作的专题报告及典型经验材料

1.7.4社区人口普查登记及对流动人口管理的记录、统计报表

1.8财务工作类(包括财务计划、财务预算、财务总结、财务管理、财务公开等方面形成的文件材料)

2基建档案

2.1基建综合类

2.2基建项目类(以下以基建项目为单位分类)

3设备档案

3．1设备综合类

3．2单台（套）设备类（其下以单台、套设备为单位分类）

4会计档案

4．1财务报告类

4．1．0财务报告（决算）

4．1．1月、季度财务报告

4．2会计账簿类（一般按下列顺序排列整理：现金出纳帐、银行存款账、日记账、明细分类账、分户账或登记簿、固定资产明细账

4．3会计凭证类（一般以册为单位按时间顺序排列整理）

5声像档案

5．1照片

5．1．0上级领导视察社区工作形成的照片

5．1．1社区召开各种会议及文化、体育、庆典活动形成的照片

5．1．2报刊、电台及刊登反映社区情况的照片及文字说明材料

5．1．3社区主要领导人和著名人物的照片

5．1．4社区荣获的各种证书、奖状、锦旗、奖牌、奖品等照片

5．1．5社区概貌及所属基础设施的照片

5．2录音、录像

5．2．0上级领导视察社区活动形成的录音、录像材料

5．2．1反映社区历史概貌及重要活动的录音、录像材料

6实物档案

6．1社区获得的各种锦旗、奖状、奖牌、奖杯、奖品、荣誉证书等

6．2社区对外交流活动中获得的各种重要纪念品

6．3具有保存价值的各种实物、手迹、字画、牌匾

6．4社区已停止使用的印章及重要戳记

7电子档案

7．1综合类（相关的硬件、软件说明材料）

7．2磁带、磁盘、光盘类（其下以盘为单位分类整理，包括相应的支持软件产品和软、硬件说明材料）

附件二：

甘肃省城市社区建档工作合格标准

一、明确有一名社区居委会领导分管档案工作。（10分）

二、配备有一名经过档案业务培训的专职或兼职档案管理人员。（10分）

三、配置有防火、防盗、防潮、防尘、防光、防虫、防鼠等符合档案保管要求的专室或专柜以及开展档案工作所必需的工具、用品。（10分）

四、认真学习《档案法》、《甘肃省档案管理条例》，建立了各项档案工作制度。（10分）

五、制定有本社区文件材料的分类方案、归档范围和保管期限表。（10分）

六、社区过得去和现在形成的各种门类和载体的文件材料收集齐全完整，实行集中统一管理。（10分）

七、各类档案全部按照国家有关标准规范进行了整理，编制有完备的检索工具，达到查阅方便、整齐美观的要求。（10分）

八、编写了本社区的大事记、组织沿革、基础数字汇编和档案全宗介绍。（10分）

九、建立有档案资料查阅登记簿、档案利用效果登记簿，并积极开展档案利用工作，取得了良好的社会效益和经济效益。（10分）

十、配置有586以上的计算机，对文书档案实行计算机管理，能进行档案的计算机编目、检索、统计。（10分）

（以上十项达到80分为基本合格，90分为合格，100分为优秀）

附件三:

甘肃省城市社区建档工作合格单位

申报审批表

申报单位

申报时间 年月日 考评时间 年月日

考评情况

评分标准 自查得分 考评得分 评分标准 自查得分 考评得分

第一项 10分 第七项 10分

第二项 10分 第八项 10分

第三项 10分 第九项 10分

第四项 10分 第十项 10分

第五项 10分 合计 100分

第六项 10分 评定等级

街道办事处意见

（盖章）

年月日

县(市、区)档案部门意见

（盖章）

年月日

市（州、地）档案

部门意见

（盖章）

年月日

说明：此表一式五份，审批完毕后，审批单位与被审批社区各存一份，年终由市、州、地档案部门集中报省档案局业务指导处一份。所需表格各地根据需要自制。

第五篇：信贷档案管理办法(试行)

信贷档案管理办法（试行）

第一章 总则

第一条 为规范XXX公司（以下简称公司）信贷档 案管理，根据有关管理制度，结合公司实际，制定本办法。

第二条 本办法适用于公司办理信贷业务和从事信贷管理活 动的各分支机构及其信贷工作人员。

第三条 档案管理实行统一领导、分级管理的原则。公司风 险管理部门负责信贷档案制度建设与检查落实工作。公司有关部 门、公司、部门应根据自身职责负责做好信贷档案的收集、立卷、移交、归档、调阅、保管及销毁工作，并做到科学管理、有效利用，严防毁损散失，确保信贷档案的完整与安全。

第四条 信贷业务档案是指公司各机构在受理、调查、审查、审批、发放和贷后管理过程中形成的具有法律意义的或具有史料 价值及调研价值的各类文件。

第五条 信贷管理档案是公司各机构在实现信贷经营管理目 标、履行管理职责过程中，形成的记录和反映管理状况的文件、会议记录、监测台帐、报表等资料。其中，有特别管理意图和管 理需要的信贷管理档案称为特别档案。

第六条 信贷档案管理应当遵循以下原则：

（一）真实性原则。信贷档案材料原则上应为正本、原稿，不得另行编写与修改。对只能收集复印件的重要档案，收集人员 与原件核对后，在加盖客户公章的复印件上注明“与原件核对一 致”并签章确认。如：企业法人营业执照、组织机构代码证、税 务登记证、法人代表身份证明等；

（二）完整性原则。完整记录信贷业务流程，有利于明确信 贷经营责任和信贷管理责任；

（三）及时性原则。整个信贷管理流程中形成的档案须按要 求及时更新，按时归档;

（四）保密性原则。任何人对涉及国家机密、公司和客户商 业机密的信贷档案均须严格执行保密制度。

第二章 信贷档案管理机构、人员及职责

第七条 公司、公司分管信贷工作的负责人、信贷业务前后 台负责人、部门主任应对辖内机构或其职责范围内的信贷档案 管理工作负责。其主要职责是组织实施，督导落实档案管理工作。

第八条 公司信贷档案管理的部门及其职责分别是：

（一）公司风险管理部是公司信贷档案管理牵头部门，负责 信贷档案管理的指导、检查、评价以及公司权限内的资产风险分 类等信贷档案的管理。

（二）公司授信审批部，负责公司授信业务有关审查、审批资料及相关信贷档案的管理。

（三）公司资产保全部，负责公司权限内法律诉讼、抵债资 产接收处置、呆账核销等审查、审批资料及相关信贷档案的管理。第九条 公司信贷档案管理的部门（机构）及职责分别是：

（一）风险管理部，负责公司范围内信贷档案管理的指导、检查、评价，负责公司权限内的信贷管理档案的管理。

（二）公司业务部，负责本部门承担授信调查的公司类信贷 业务档案的管理。

（三）农业及个人业务部，负责本部门承担授信调查的农业 及个人类信贷业务档案的管理。

（四）部门，负责本机构承担授信调查的信贷业务档案的 管理。第十条 各级机构和部门应落实信贷档案管理岗位人员，作 为信贷档案管理的直接责任人，负责信贷档案资料的汇集、分类、整理、装订和保管。

信贷档案管理人员应遵循档案资料交接、原始资料帐册化、查阅档案登记、移交档案监交、档案完整性的规定。

第十一条 其他信贷工作人员根据承担的授信工作职责，依照公司信贷管理的有关规定采集、确认并完整移交信贷资料。

第三章 信贷档案分类

第十二条 信贷档案分为信贷业务档案、信贷管理档案和信 贷特别档案。

农户小额信用贷款档案按《XXX公司农户小额信用 贷款管理办法》进行管理。

第十三条 信贷业务档案包括但不限于以下资料：

（一）客户依法设立的文件、注册登记文件、章程、法人代 表证明文件（含身份证）、住所、联系电话、注册资金、资产负 债状况和在金融机构负债结构情况；

（二）信贷业务申请书；

（三）调查核实论证中形成的报告和意见；

（四）评定信用等级资料和结果；

（五）审查中形成的材料和意见；

（六）贷审会会议记录和表决情况、审批意见；

（七）借款合同、担保合同及其附件、补充协议、委托书、借据、展期还款协议书、贷款催收通知书等文件资料；

（八）担保登记资料；

（九）贷款责任人落实情况；

（十）客户报送的财务报表、有关业务衔接文件、函件及有关情况反映；

（十一）信贷业务监管过程中形成的企业生产经营、财务变 动情况、分析、监测报告、反映企业经营状况的报表以及贷款风 险评价资料；

（十二）抵（质）押物变动情况或保证人生产经营及管理情况；

（十三）不良贷款认定和贷款核销过程中形成的记录和书面文件资料；

（十四）不良贷款清收中形成的诉讼文书；

（十五）其他认为需要列入档案的资料。各资料具体内容应当遵循该类业务管理规定。公司可根据授权管理需要，将信贷业务档案中的信贷客户基本信息档案、客 户评级档案、授信业务档案、贷款业务档案、票据业务档案、不 良贷款档案、法律事务档案由公司或部门分别管理，具体要求 由公司确定。

第十四条 信贷管理档案包括公司信贷管理档案、公司信贷 管理档案、部门信贷管理档案以及部门信贷管理档案。

第十五条 信贷管理档案包括以下资料及内容：

（一）记录和反映公司实现信贷经营管理目标、履行管理职 责的文件、会议记录、监测台帐、统计报表、调查分析材料；

（二）公司信贷业务上报提请审批的请示、审批表、审查、复查、审批会议记录、表决情况、批复等资料；

（三）信贷检查、督促、考核工作记录和报告批示、奖励处罚决定等资料；

（四）其他需要纳入信贷管理档案的文件资料。

第四章 信贷资料的采集、移交、汇总和整理

第十六条 信贷资料的采集贯穿信贷业务和信贷管理工作全 过程。各信贷岗位都应按规定要求收集信贷资料。

第十七条 每一工作岗位工作完结后应当及时向下一岗位完 整地移交信贷资料。抵押物他项权证、产权证明书、保险单、质 押权利的证明、有价单证等重要物品原件应于收妥当日移交会出 岗位视同有价单证入库入柜管理。

第十八条 信贷档案的移交应当进行签收登记。

第十九条 信贷档案管理岗位人员应按规定汇总审核、分类 整理各岗位移交的信贷档案资料。若发现不完整或缺漏的，应当 向有关岗位人员催索，有关人员应及时补交，无法补交的，应作 好记录并双方确认，涉及影响业务合法有效的资料，应及时报告 有关领导。

第五章 信贷档案的立卷归档

第二十条 信贷档案由相应的机构或部门负责立卷、归档。统一印制成册的审贷会记录，应当先行编码，依照时间先后叙时记录，直接作为档案进行管理。

第二十一条 信贷档案的立卷应当达到以下要求：

（一）信贷管理档案按类别分类立卷，有文号的按文号顺序 排列，没有文号的，按时间先后叙时排列；

（二）公司类信贷业务档案按客户立卷，流动资金贷款一户一档，项目贷款按项目一项一档；

（三）个人信贷业务档案根据资料的数量可以多户一卷；

（四）档案案卷内首页必须设置卷内目录表，且卷内目录标题对应页码应当与档案资料一致；

（五）档案案卷卷尾须设置备考表，用以记载该档案案卷在管理中的特别事项。

第二十二条 各机构或部门应当统一信贷档案的封面、卷脊记载内容、格式和档案案卷编码规则。

第二十三条 信贷档案实行一年一装订，装订要求牢固、整齐、美观、便于查阅。

第二十四条 装订前，应在卷内每一页资料右上角打印顺序码。第二十五条 信贷档案归档，应当建立信贷档案总目录，登记信贷档案归档情况。

第六章 特别档案的管理

第二十六条 特别档案是指有特别管理意图和管理需要的信 贷管理档案，包括：

（一）已核销的资产档案；

（二）票据置换贷款档案；

（三）农商行改制置换不良贷款档案；

（四）淹没再贷款置换三峡淹没贷款档案；

（五）抵债资产档案；

（六）诉讼档案；

（七）其他重大的需要特别管理的信贷档案。

第二十七条 已核销的信贷资产档案、抵债资产档案均应按年专门建档，专门立卷管理。

第二十八条 已核销的信贷资产档案包括以下内容：

（一）逐户逐笔经批准核销的信贷资产明细清单；

（二）申请核销和核查、审批的全部文件；

（三）有关责任人落实和追究情况；

（四）被核销资产的业务档案资料或与信贷业务档案案卷的对应关系；

（五）追收、保全及其他和收回情况；

（六）其他需要列入的资料。

第二十九条 入档核销的信贷资产明细清单包括以下内容：

（一）债务人名称、住所、法人代表；

（二）核销贷款本金；

（三）债权原约定期限；

（四）申请人、批准人；

（五）对应的业务档案资料（随卷或对应卷号）。

第三十条 各类置换资产档案要件与内容，参照本办法第二 十八条、第二十九条规定办理。

第三十一条 抵债资产档案包括以下内容：

（一）抵债资产的管理监测台帐；

（二）取得抵债的文件；

（三）申报和批准文件；

（四）原债权的业务档案或与信贷业务档案案卷的对应关系；

（五）抵债资产权属变动和管理过程中形成的有关文件资料；

（六）处置过程中形成的有关档案资料；

（七）其他需要列入的资料。

第三十二条 诉讼档案应当包括以下内容：

（一）起诉书；

（二）答辩状；

（三）律师代理合同，代理词；

（四）判决书或调解书（和解协议）、裁定书；

（五）关于起诉、应诉和诉讼中的论证决策的会议记录、决定；

（六）执行中的法律文书；

（七）诉讼得失分析报告；

（八）其他需要作为诉讼档案的内容。

诉讼档案的判决书（调解书、和解协议）与抵债资产取得档 案划分发生冲突的，归入其中之一档案，另一档案目录中须记载 对应档案卷号页码。

第三十三条 其他重大需要特别管理的信贷档案由公司确定，统一管理。

第七章 信贷档案的保管、调阅

第三十四条 贷款档案的保管期限分为三年、五年、十年、长期四类。

第三十五条 信贷业务档案保管期划分如下：

（一）短期信贷业务本息已结清的，保管期限为三年；

（二）项目贷款业务本息已结清的，保管期限为三年；

（三）未结清本息的信贷档案保管期限为长期；

（四）具有重要研究价值的档案，为长期保管。信贷业务档案保管期限的起算时间自该档案卷内全部信贷业务本息均结清的次年起算。

第三十六条 信贷管理档案资料的保管期划分如下：

（一）普通的信息、情况通报和临时的统计分析资料的保管期限为五年；

（二）信贷综合统计分析资料和具有一定核查及研究价值的 信贷档案，保管期限为十年；

（三）上级文件、审贷会议记录、贷款审批决定、信贷政策 措施、信贷检查处罚、重要的管理文件，保管期限为长期；

（四）特别档案保管期限为长期。信贷管理档案的保管期限自该档案卷装订之日起计算。第三十七条 信贷档案存放应当符合以下要求：

（一）配备专用保管柜，有条件的应设置信贷档案室；

（二）保管柜内档案存放按年分类排列；

（三）安全、保密，方便查阅。

第三十八条 信贷档案员应当勤勉工作，定期检查信贷档案 完整性，及时对破损、变质档案进行复制、修复或其他保全性技 术处理，防止虫蛀、鼠咬、霉烂、毁损、散失和泄密。

第三十九条 本机构内部员工因工作需要调阅信贷档案，应 由调阅人提出申请，由档案管理部门负责人批准后方可调阅。第四十条 有权管理监督检查单位因履行职务需要查阅信贷档案时，应持有效身份证件和工作文件，经档案管理部门负责人 批准，在专人陪同下查阅。如需复印，经批准后由档案保管员为 其复印。

第四十一条 借款合同、担保合同、债权凭证、担保证明文 件、担保登记文件等信贷资料和其他信贷档案原则上也不得出 借，但因特殊原因确需出借的，借用人除按规定登记外，还须填 写《信贷档案出借单》，经信贷档案管理部门负责人签字批准，留下备份或复印件后由信贷档案管理人员凭单出借。借用人限于 与履行职务相关的公司工作人员。

第四十二条 信贷档案借用人或查阅人在借用或查阅期间，应保证档案的安全性和完整性。归还时档案管理员应对照出借前 留存的备份或复印件逐一清点归档，在确认归还的档案无误后，按规定登记确认。一经确认档案管理人员就须对档案的真实性和 完整性负责。

第八章 信贷档案的移交和销毁

第四十三条 信贷档案移交应当遵循以下规定：

（一）信贷档案管理人员因工作变动，应移交其管理的信贷 档案；

（二）移交档案时，应抄列清册，在移交人、接收人和监交 人同时在场的情况下，清点核对一致后签字交接；

（三）监交人由信贷档案管理机构或部门负责人担任；

（四）信贷档案移交清册作为重要信贷档案资料装订在本年 度信贷管理档案卷内；

（五）机构分立、原机构存续的，信贷档案由原机构保管；原机构解散的，信贷档案应经分立各方协商后由其中一方代管。

（六）机构合并，信贷档案应由合并后的部门保管。第四十四条 信贷档案保管期限届满，确无保存必要的，可依照下列程序销毁：

（一）由公司信贷管理部门负责人、部门负责人、公司稽核人员和档案管理员组成鉴定小组，逐卷鉴定，确定存毁；

（二）对拟销毁的档案要清点核对，登记造册；

（三）公司负责人在信贷档案销毁清册上签署销毁意见；

（四）公司信贷管理部门、稽核部门、保卫部门、部门共同派人现场监销，并在销毁清册上签字确认。

第九章 检查考核和责任

第四十五条 公司应定期对信贷档案管理工进行检查、考核。实施信贷检查时，应对信贷档案管理状况做出评价。第四十六条 违反档案管理规定，损毁、遗失、擅自销毁信贷档案造成档案不全的；涂改、拆取、伪造信贷档案的；擅自对 外公开信贷档案和相关材料的以及档案管理人员玩忽职守造成 档案缺失的；因档案管理问题造成公司债权损失的，按《员工违 反规章制度处罚办法》追究有关责任人责任。

第十章 附 则

第四十七条 本办法由XXX公司负责解释、修第四十八条 本办法自印发之日起施行。附件：XXX公司信贷档案模板

改。

2009年10月