有限公司档案管理办法(试行)

第一篇：有限公司档案管理办法(试行)

北京莹玮雅集珠宝有限公司档案管理办法（试行）

北京莹玮雅集珠宝有限公司档案管理办法（试行）

第一章 总则

第一条 制定目的

为了加强对公司档案的管理、收集和整理工作，规范公司档案管理流程，完善档案管理制度，充分发挥档案的作用，按照公司管理策略要求，结合有关法律规定和公司实际情况，特制定本办法。第二条 适用范围

本办法适用于公司整体及各部门、店柜。在公司档案管理工作中，各部门、店柜及相关个人必须严格贯彻执行公司《莹玮雅集珠宝有限公司员工手册》（以下简称“员工手册”）中有关保密制度的规定，严密保管，未经许可不得透露档案内容，确保档案的真实、完整与安全。第三条 档案范围

本办法中的档案是指公司、各部门、店柜及相关个人在营运、行销、资讯等方面，以及财务、产品、人力资源管理等活动中所形成的历史性记录文件，该记录文件的形式包括图文声像等。档案管理人员同时应综合鉴别档案对公司的保存价值，其中包括档案的内容、来源、时间、可靠程度、名称等。

需入档文件材料的类型包括：

（一）大事记类：公司大事记纪要材料，包括：公司设立、变更的申请、审批及登记等方面的文件材料，公司章程、员工手册、各类公告、规章制度等法规性文件；

（二）人资管理类：劳动工资及人力资源管理等方面的文件材料；

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（三）合同类：各类合同，其产生途径包括但不限于下列所述：营运、行销、财务、产品、管理、资讯等；

（四）财务管理类：财务会计及其管理方面的文件材料等；

（五）会议活动类：公司各类例会、重要会议的会议记录、公司举办的各类大型活动等；

（六）培训类：教育培训课程的相关教材、文件资料等；

（七）工作报告类：主管的周、月工作报告，及工作计划等；

（八）宣传报道类：各类媒体有关我公司的宣传报道，通路、行销情报方面的文件材料等；

（九）其他类：其他具有利用和保存价值的文件材料。第四条 管理体制

公司在管理部下设档案管理岗，档案管理人员应按照本办法要求负责档案文件材料的积累、整理、立卷、归档，并对各部门档案工作进行协助、检查与督促。各部门、店柜及个人应积极配合完成，同时公司会按照《员工手册》相关奖惩制度对上述人员进行考核。

第二章 管理流程

第五条 入档要求

需入档的文件材料应完整、准确、系统，按照自然形成规律，保持历史联系，区别保存类别、所属与类型，并在填写《莹玮雅集珠宝有限公司档案管理移交单》（以下称“移交单”）后交档案管理岗归入档案库。

“移交单”由文件移交人与档案管理人员在共同清点文件后认真

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填写完成，所有内容应由手工填写，并由档案管理人员留存备查。

财务部门形成的文件记录由本部门负责日常立卷和归档，待一个会计年度审核结束后一并移交至管理部统一保管。第六条 档案审核

档案管理人员应当对需要入档的文件材料进行审核。

经审核通过后，全部归档文件应按照自然属性分为永久保存和定期保存两种类别进行存档。对于定期保存的文件材料，经主管确认失效且却无保存价值后，应当及时由管理部负责销毁。第七条 入档规则

档案管理人员应按照下述规则将文件进行编号后方可入档，档案编号公式为：“类别---所属部门---类型（生成日---序号）”，具体内容与对应代号表述如下：

（一）按照第六条所述，档案分为两种类别，对应代号为： 永久保存类档案代号---A；定期保存类档案代号---B。

（二）档案依照产生途径将所属划分为九项，其中第八项“营运部下设三个子项，对应代号为：

公司---01；管理部---02；财务部---03；行销部---04；产品部---05；资讯部---06；执行长室---07；营运部---08；文创富御---09。

其中，新光店---08PEK;复兴门百盛店---08PKS；太阳宫百盛店---08PKA。

（二）依第三条第二款所列项目，档案所分九种类型的代号为：

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大事记类---SJ；人资管理类---HR；合同类---CO；财务管理类---FI；会议记录类---ME；培训类---TR；工作报告类---RE；宣传报道类---PR;其他类---OT。

（四）“（生成日---序号）”部分的填写方式为：“生成日”为该文件材料产生的月日，“序号”的功能是在文件标注上述各代号后仍无法取得区分时进行辅助排序。

例如：执行长室于2011年1月13日产生了两份永久型合同，按照上述编号规则对两份合同进行编号为：

A---07---CO(0113---01)，A---07---CO(0113---02)。第八条 档案调阅

凡需使用档案的人员，均需在档案管理人员处认真登记档案调阅信息，经管理部主管签批后方能调阅。

调阅时限和被调阅档案的使用权限由使用档案的人员与管理部协商后确定。

档案管理人员应认真做好档案的调阅记录，并跟办被调阅档案的收回入柜工作。

第三章 附则

第九条 生效时间

本办法经执行长签核后生效。未尽事宜由公司管理部负责解释。

莹玮雅集珠宝有限公司 2011年1月13日

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第二篇：信贷档案管理办法(试行)

信贷档案管理办法（试行）

第一章 总则

第一条 为规范XXX公司（以下简称公司）信贷档 案管理，根据有关管理制度，结合公司实际，制定本办法。

第二条 本办法适用于公司办理信贷业务和从事信贷管理活 动的各分支机构及其信贷工作人员。

第三条 档案管理实行统一领导、分级管理的原则。公司风 险管理部门负责信贷档案制度建设与检查落实工作。公司有关部 门、公司、部门应根据自身职责负责做好信贷档案的收集、立卷、移交、归档、调阅、保管及销毁工作，并做到科学管理、有效利用，严防毁损散失，确保信贷档案的完整与安全。

第四条 信贷业务档案是指公司各机构在受理、调查、审查、审批、发放和贷后管理过程中形成的具有法律意义的或具有史料 价值及调研价值的各类文件。

第五条 信贷管理档案是公司各机构在实现信贷经营管理目 标、履行管理职责过程中，形成的记录和反映管理状况的文件、会议记录、监测台帐、报表等资料。其中，有特别管理意图和管 理需要的信贷管理档案称为特别档案。

第六条 信贷档案管理应当遵循以下原则：

（一）真实性原则。信贷档案材料原则上应为正本、原稿，不得另行编写与修改。对只能收集复印件的重要档案，收集人员 与原件核对后，在加盖客户公章的复印件上注明“与原件核对一 致”并签章确认。如：企业法人营业执照、组织机构代码证、税 务登记证、法人代表身份证明等；

（二）完整性原则。完整记录信贷业务流程，有利于明确信 贷经营责任和信贷管理责任；

（三）及时性原则。整个信贷管理流程中形成的档案须按要 求及时更新，按时归档;

（四）保密性原则。任何人对涉及国家机密、公司和客户商 业机密的信贷档案均须严格执行保密制度。

第二章 信贷档案管理机构、人员及职责

第七条 公司、公司分管信贷工作的负责人、信贷业务前后 台负责人、部门主任应对辖内机构或其职责范围内的信贷档案 管理工作负责。其主要职责是组织实施，督导落实档案管理工作。

第八条 公司信贷档案管理的部门及其职责分别是：

（一）公司风险管理部是公司信贷档案管理牵头部门，负责 信贷档案管理的指导、检查、评价以及公司权限内的资产风险分 类等信贷档案的管理。

（二）公司授信审批部，负责公司授信业务有关审查、审批资料及相关信贷档案的管理。

（三）公司资产保全部，负责公司权限内法律诉讼、抵债资 产接收处置、呆账核销等审查、审批资料及相关信贷档案的管理。第九条 公司信贷档案管理的部门（机构）及职责分别是：

（一）风险管理部，负责公司范围内信贷档案管理的指导、检查、评价，负责公司权限内的信贷管理档案的管理。

（二）公司业务部，负责本部门承担授信调查的公司类信贷 业务档案的管理。

（三）农业及个人业务部，负责本部门承担授信调查的农业 及个人类信贷业务档案的管理。

（四）部门，负责本机构承担授信调查的信贷业务档案的 管理。第十条 各级机构和部门应落实信贷档案管理岗位人员，作 为信贷档案管理的直接责任人，负责信贷档案资料的汇集、分类、整理、装订和保管。

信贷档案管理人员应遵循档案资料交接、原始资料帐册化、查阅档案登记、移交档案监交、档案完整性的规定。

第十一条 其他信贷工作人员根据承担的授信工作职责，依照公司信贷管理的有关规定采集、确认并完整移交信贷资料。

第三章 信贷档案分类

第十二条 信贷档案分为信贷业务档案、信贷管理档案和信 贷特别档案。

农户小额信用贷款档案按《XXX公司农户小额信用 贷款管理办法》进行管理。

第十三条 信贷业务档案包括但不限于以下资料：

（一）客户依法设立的文件、注册登记文件、章程、法人代 表证明文件（含身份证）、住所、联系电话、注册资金、资产负 债状况和在金融机构负债结构情况；

（二）信贷业务申请书；

（三）调查核实论证中形成的报告和意见；

（四）评定信用等级资料和结果；

（五）审查中形成的材料和意见；

（六）贷审会会议记录和表决情况、审批意见；

（七）借款合同、担保合同及其附件、补充协议、委托书、借据、展期还款协议书、贷款催收通知书等文件资料；

（八）担保登记资料；

（九）贷款责任人落实情况；

（十）客户报送的财务报表、有关业务衔接文件、函件及有关情况反映；

（十一）信贷业务监管过程中形成的企业生产经营、财务变 动情况、分析、监测报告、反映企业经营状况的报表以及贷款风 险评价资料；

（十二）抵（质）押物变动情况或保证人生产经营及管理情况；

（十三）不良贷款认定和贷款核销过程中形成的记录和书面文件资料；

（十四）不良贷款清收中形成的诉讼文书；

（十五）其他认为需要列入档案的资料。各资料具体内容应当遵循该类业务管理规定。公司可根据授权管理需要，将信贷业务档案中的信贷客户基本信息档案、客 户评级档案、授信业务档案、贷款业务档案、票据业务档案、不 良贷款档案、法律事务档案由公司或部门分别管理，具体要求 由公司确定。

第十四条 信贷管理档案包括公司信贷管理档案、公司信贷 管理档案、部门信贷管理档案以及部门信贷管理档案。

第十五条 信贷管理档案包括以下资料及内容：

（一）记录和反映公司实现信贷经营管理目标、履行管理职 责的文件、会议记录、监测台帐、统计报表、调查分析材料；

（二）公司信贷业务上报提请审批的请示、审批表、审查、复查、审批会议记录、表决情况、批复等资料；

（三）信贷检查、督促、考核工作记录和报告批示、奖励处罚决定等资料；

（四）其他需要纳入信贷管理档案的文件资料。

第四章 信贷资料的采集、移交、汇总和整理

第十六条 信贷资料的采集贯穿信贷业务和信贷管理工作全 过程。各信贷岗位都应按规定要求收集信贷资料。

第十七条 每一工作岗位工作完结后应当及时向下一岗位完 整地移交信贷资料。抵押物他项权证、产权证明书、保险单、质 押权利的证明、有价单证等重要物品原件应于收妥当日移交会出 岗位视同有价单证入库入柜管理。

第十八条 信贷档案的移交应当进行签收登记。

第十九条 信贷档案管理岗位人员应按规定汇总审核、分类 整理各岗位移交的信贷档案资料。若发现不完整或缺漏的，应当 向有关岗位人员催索，有关人员应及时补交，无法补交的，应作 好记录并双方确认，涉及影响业务合法有效的资料，应及时报告 有关领导。

第五章 信贷档案的立卷归档

第二十条 信贷档案由相应的机构或部门负责立卷、归档。统一印制成册的审贷会记录，应当先行编码，依照时间先后叙时记录，直接作为档案进行管理。

第二十一条 信贷档案的立卷应当达到以下要求：

（一）信贷管理档案按类别分类立卷，有文号的按文号顺序 排列，没有文号的，按时间先后叙时排列；

（二）公司类信贷业务档案按客户立卷，流动资金贷款一户一档，项目贷款按项目一项一档；

（三）个人信贷业务档案根据资料的数量可以多户一卷；

（四）档案案卷内首页必须设置卷内目录表，且卷内目录标题对应页码应当与档案资料一致；

（五）档案案卷卷尾须设置备考表，用以记载该档案案卷在管理中的特别事项。

第二十二条 各机构或部门应当统一信贷档案的封面、卷脊记载内容、格式和档案案卷编码规则。

第二十三条 信贷档案实行一年一装订，装订要求牢固、整齐、美观、便于查阅。

第二十四条 装订前，应在卷内每一页资料右上角打印顺序码。第二十五条 信贷档案归档，应当建立信贷档案总目录，登记信贷档案归档情况。

第六章 特别档案的管理

第二十六条 特别档案是指有特别管理意图和管理需要的信 贷管理档案，包括：

（一）已核销的资产档案；

（二）票据置换贷款档案；

（三）农商行改制置换不良贷款档案；

（四）淹没再贷款置换三峡淹没贷款档案；

（五）抵债资产档案；

（六）诉讼档案；

（七）其他重大的需要特别管理的信贷档案。

第二十七条 已核销的信贷资产档案、抵债资产档案均应按年专门建档，专门立卷管理。

第二十八条 已核销的信贷资产档案包括以下内容：

（一）逐户逐笔经批准核销的信贷资产明细清单；

（二）申请核销和核查、审批的全部文件；

（三）有关责任人落实和追究情况；

（四）被核销资产的业务档案资料或与信贷业务档案案卷的对应关系；

（五）追收、保全及其他和收回情况；

（六）其他需要列入的资料。

第二十九条 入档核销的信贷资产明细清单包括以下内容：

（一）债务人名称、住所、法人代表；

（二）核销贷款本金；

（三）债权原约定期限；

（四）申请人、批准人；

（五）对应的业务档案资料（随卷或对应卷号）。

第三十条 各类置换资产档案要件与内容，参照本办法第二 十八条、第二十九条规定办理。

第三十一条 抵债资产档案包括以下内容：

（一）抵债资产的管理监测台帐；

（二）取得抵债的文件；

（三）申报和批准文件；

（四）原债权的业务档案或与信贷业务档案案卷的对应关系；

（五）抵债资产权属变动和管理过程中形成的有关文件资料；

（六）处置过程中形成的有关档案资料；

（七）其他需要列入的资料。

第三十二条 诉讼档案应当包括以下内容：

（一）起诉书；

（二）答辩状；

（三）律师代理合同，代理词；

（四）判决书或调解书（和解协议）、裁定书；

（五）关于起诉、应诉和诉讼中的论证决策的会议记录、决定；

（六）执行中的法律文书；

（七）诉讼得失分析报告；

（八）其他需要作为诉讼档案的内容。

诉讼档案的判决书（调解书、和解协议）与抵债资产取得档 案划分发生冲突的，归入其中之一档案，另一档案目录中须记载 对应档案卷号页码。

第三十三条 其他重大需要特别管理的信贷档案由公司确定，统一管理。

第七章 信贷档案的保管、调阅

第三十四条 贷款档案的保管期限分为三年、五年、十年、长期四类。

第三十五条 信贷业务档案保管期划分如下：

（一）短期信贷业务本息已结清的，保管期限为三年；

（二）项目贷款业务本息已结清的，保管期限为三年；

（三）未结清本息的信贷档案保管期限为长期；

（四）具有重要研究价值的档案，为长期保管。信贷业务档案保管期限的起算时间自该档案卷内全部信贷业务本息均结清的次年起算。

第三十六条 信贷管理档案资料的保管期划分如下：

（一）普通的信息、情况通报和临时的统计分析资料的保管期限为五年；

（二）信贷综合统计分析资料和具有一定核查及研究价值的 信贷档案，保管期限为十年；

（三）上级文件、审贷会议记录、贷款审批决定、信贷政策 措施、信贷检查处罚、重要的管理文件，保管期限为长期；

（四）特别档案保管期限为长期。信贷管理档案的保管期限自该档案卷装订之日起计算。第三十七条 信贷档案存放应当符合以下要求：

（一）配备专用保管柜，有条件的应设置信贷档案室；

（二）保管柜内档案存放按年分类排列；

（三）安全、保密，方便查阅。

第三十八条 信贷档案员应当勤勉工作，定期检查信贷档案 完整性，及时对破损、变质档案进行复制、修复或其他保全性技 术处理，防止虫蛀、鼠咬、霉烂、毁损、散失和泄密。

第三十九条 本机构内部员工因工作需要调阅信贷档案，应 由调阅人提出申请，由档案管理部门负责人批准后方可调阅。第四十条 有权管理监督检查单位因履行职务需要查阅信贷档案时，应持有效身份证件和工作文件，经档案管理部门负责人 批准，在专人陪同下查阅。如需复印，经批准后由档案保管员为 其复印。

第四十一条 借款合同、担保合同、债权凭证、担保证明文 件、担保登记文件等信贷资料和其他信贷档案原则上也不得出 借，但因特殊原因确需出借的，借用人除按规定登记外，还须填 写《信贷档案出借单》，经信贷档案管理部门负责人签字批准，留下备份或复印件后由信贷档案管理人员凭单出借。借用人限于 与履行职务相关的公司工作人员。

第四十二条 信贷档案借用人或查阅人在借用或查阅期间，应保证档案的安全性和完整性。归还时档案管理员应对照出借前 留存的备份或复印件逐一清点归档，在确认归还的档案无误后，按规定登记确认。一经确认档案管理人员就须对档案的真实性和 完整性负责。

第八章 信贷档案的移交和销毁

第四十三条 信贷档案移交应当遵循以下规定：

（一）信贷档案管理人员因工作变动，应移交其管理的信贷 档案；

（二）移交档案时，应抄列清册，在移交人、接收人和监交 人同时在场的情况下，清点核对一致后签字交接；

（三）监交人由信贷档案管理机构或部门负责人担任；

（四）信贷档案移交清册作为重要信贷档案资料装订在本年 度信贷管理档案卷内；

（五）机构分立、原机构存续的，信贷档案由原机构保管；原机构解散的，信贷档案应经分立各方协商后由其中一方代管。

（六）机构合并，信贷档案应由合并后的部门保管。第四十四条 信贷档案保管期限届满，确无保存必要的，可依照下列程序销毁：

（一）由公司信贷管理部门负责人、部门负责人、公司稽核人员和档案管理员组成鉴定小组，逐卷鉴定，确定存毁；

（二）对拟销毁的档案要清点核对，登记造册；

（三）公司负责人在信贷档案销毁清册上签署销毁意见；

（四）公司信贷管理部门、稽核部门、保卫部门、部门共同派人现场监销，并在销毁清册上签字确认。

第九章 检查考核和责任

第四十五条 公司应定期对信贷档案管理工进行检查、考核。实施信贷检查时，应对信贷档案管理状况做出评价。第四十六条 违反档案管理规定，损毁、遗失、擅自销毁信贷档案造成档案不全的；涂改、拆取、伪造信贷档案的；擅自对 外公开信贷档案和相关材料的以及档案管理人员玩忽职守造成 档案缺失的；因档案管理问题造成公司债权损失的，按《员工违 反规章制度处罚办法》追究有关责任人责任。

第十章 附 则

第四十七条 本办法由XXX公司负责解释、修第四十八条 本办法自印发之日起施行。附件：XXX公司信贷档案模板

改。

2009年10月

第三篇：惠州市城乡建设档案管理办法(试行)

惠州市人民政府令

（第68号）

《惠州市城乡建设档案管理办法（试行）》业经2009年9月16日十届101次市政府常务会议讨论通过，现予发布，自2010年4月1日起施行。

市长：李汝求

二○一○年三月十七日

惠州市城乡建设档案管理办法（试行）

第一章 总 则

第一条 为加强我市城乡建设档案（以下简称城建档案）规范化管理，充分发挥城建档案在城乡规划、建设、管理工作中的作用，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国城乡规划法》、《建设工程质量管理条例》（国务院令第279号）、《城市建设档案管理规定》（建设部令第90号）、《城市地下管线工程档案管理办法》（建设部令第136号）等法律、法规及规章，结合本市实际，制定本办法。

第二条 本办法所称城建档案是指在城乡规划、建设及其管理活动中直接形成，对国家和社会具有保存价值的文字、图纸、图表、模型、声像、电子文件、缩微片等不同载体形式的文件资料。城建档案是城乡规划、建设和管理的重要基础资料及信息资源，是依法进行社会管理和公共服务的重要依据。

第三条 本办法适用于本市行政区域内城建档案的收集、报送、整理、保管、利用和管理

第四条 凡在本市行政区域内进行建设活动的各建设单位和个人，应从城乡发展的整体利活动。

益和长远利益出发，管理好本单位和个人形成的建设工程资料，并按规定向城建档案管理机构移交有关城建档案资料。

第二章 城建档案的管理机构和职责

第五条 城建档案工作实行统一领导，分级管理的原则。市城乡规划行政主管部门是市城建档案管理部门，业务上接受市档案主管部门的监督和指导。县、区人民政府城乡规划行政主管部门是本行政区域内城建档案管理部门，业务上接受同级人民政府档案行政主管部门的监督和指导。乡镇人民政府负责本行政区域内的城建档案管理工作。

第六条 各级人民政府应当加强对城建档案工作的领导，把城建档案事业列入城乡建设发

第七条 市、县（区）城建档案管理部门的主要职责： 展规划，保证城建档案机构、人员和经费的落实，使之与城乡建设事业协调发展。

（一）组织实施有关城建档案管理的法律、法规、规章和规范性文件。

（二）编制并组织实施城建档案事业发展规划和工作计划。

（三）组织实施城建档案工作的业务技术标准和规范。

第八条 市、县（区）城建档案馆（室）和乡镇建设管理机构（以下统称城建档案管理机构）是具体负责城建档案管理的机构，受市、县（区）城乡规划行政主管部门和乡镇人民政府的委托，具体负责本行政区域内城建档案的日常管理工作，主要职责：

（一）按本办法第十条的规定，接收和保管城乡规划、建设和管理中形成的具有永久和长期保存价值的城建档案资料。

（二）参加纳入城建档案接收范围的建设工程竣工验收工作，参加市、县（区）和乡镇重点建设工程项目、基础设施工程、公用设施工程、地下管线工程项目竣工验收。

（三）对接收管理的城建档案资料，采取现代化管理手段，进行科学系统的管理，为城乡规划、建设、管理和科研等工作提供服务。

（四）广泛征集、收集各门类城建档案资料，利用各种载体保存等手段，加强作为全国文明城市有关城建档案资料的积累和收集，不断丰富馆藏。

（五）市、县（区）城建档案管理机构负责对县（区）、乡镇城建档案工作进行技术业务指导、检查和监督。

（六）定期组织对建设单位、施工单位和监理单位的资料员和施工员进行城建档案方面知识的培训。

第九条 从事城建档案工作的人员必须严格执行国家有关保密的法律、法规和档案管理制度，遵守保密制度，不得泄漏城建档案中涉及的国家秘密，并应具备相应的档案管理和城建方面专业知识。

第三章 城建档案的接收范围

第十条 凡具有永久和长期保存价值的城乡规划、建设及其管理档案材料，有关单位和个

第十一条 城建档案包括各类城乡建设工程档案、业务管理与业务技术档案、城乡基础资人必须按本办法的规定向所在地的城建档案管理机构移交。

料以及国家住房和城乡建设部、国家档案局确定的其他城建档案资料。

（一）各类城乡建设工程档案：

1.城乡工业、民用建筑工程，包括各类工业建筑与住宅、办公、文化、教育、卫生、体育、商业、金融、保险等建设工程档案；

2.城乡基础设施工程，包括道路、桥梁、广场、停车场、照明、涵洞、排水、泵闸、污水处理等建设工程档案；

3.城乡公用基础设施工程，包括给水、供气、供电、公交场站、轻轨、电信、邮政等建设工程档案；

4.城乡交通基础设施工程，包括公路、铁路、航空、水运等建设工程档案；

5.城乡园林建设、风景名胜工程，包括公园、游乐园、城市绿地、古树名木、风景名胜区、城市雕塑工程档案；

6.城乡环境卫生设施建设工程档案，包括城乡公厕、垃圾站、垃圾焚烧发电厂、垃圾填埋池等建设工程档案；

7.城乡环保、防洪、水利、抗震、人防工程档案；

8.军事工程档案资料中，除军事禁区和军事管理区以外的穿越城乡的地下管线走向和有关隐蔽工程的位置图。

（二）城乡规划、管理、建设各专业管理部门形成的业务管理和业务技术档案，包括城乡规划、管理、勘测、设计、施工、监理、园林、环卫、公用设施、房地产管理、人防等部门形成的业务管理和业务技术档案。

（三）城乡基础资料，包括城乡历史沿革、地名、水文、自然、经济状况；有关城乡规划、建设及其管理的规范性文件；计划、统计、技术规程规范方面的文件、科学研究成果；城乡建设发展史等方面的基础资料。

第四章 城建档案的移交时间和要求

第十二条 应当由城建档案管理机构接收的档案，其形成单位按下列时限移交：

（一）建设工程档案在工程项目竣工验收后3个月内移交。

（二）规划建设管理系统的各业务行政管理部门形成的业务管理和业务技术档案，应根据不同业务管理和业务技术档案的特点，遵循方便组织，有利于保证归档文件材料的完整、准确、系统，并方便利用的原则，正确地确定移交时间。

第十三条 向城建档案管理机构移交的城建档案，必须符合下列要求：

（一）城建档案资料应齐全、完整、准确、系统、字迹工整，有利于长久保存，案卷质量应当符合《建设工程文件归档整理规范》（GB/T50328-2001）、《建设电子文件与电子档案管理规范》（CJJ/T117-2007）规定的要求。

（二）城建档案资料应当是原件。

（三）竣工图图样清晰，与建筑物实体相符，并加盖竣工图章。

第十四条 城乡规划行政主管部门在核发建设单位的《建设工程规划许可证》时，应同时给建设单位发放《建设工程档案编制及移交告知书》，明确编制、报送城建档案内容、范围、时间、程序和责任。

建设单位与勘察、设计、施工、监理等单位在签订工程承包合同时，应当明确收集、编制、移交建设工程档案的责任、要求等内容。

第十五条 在建设工程项目竣工验收通过之日起3个月内，建设单位应当向城建档案管理机构移交一套符合规定要求的建设工程竣工档案，城建档案管理机构出具《建设工程城建档案接收证明书》，载明建设工程项目名称、移交单位、案卷总数、档案存管机构等内容。建设行政主管部门在办理建设工程竣工验收备案时，应将《建设工程城建档案接收证明书》作为必备的建设工程竣工验收备案的文件材料之一。没有城建档案管理机构出具《建设工程城建档案接收证明书》的建设工程，建设行政主管部门不得办理建设工程的竣工验收备案手续。第十六条 凡建设工程档案不齐全、不准确的，移交单位应当根据与实物相符，能准确记

载工程建设主要过程和现状的原则，进行补测、补绘后报城建档案管理机构。

第十七条 新建、改建、扩建的房屋建筑，房产管理部门在审核颁发房屋权属证书时，应当核验建设工程档案接收证明，将《建设工程城建档案接收证明书》列入房产产权产籍档案。房产管理部门办理房屋工程产权登记时，应将城建档案管理机构加盖“与原件相符”核对章的《建设工程规划许可证》复印件作为申办材料之一。

第十八条 城乡地下管线普查和测绘所形成的地下管线资料，应当在普查和测绘工作结束后3个月内移交城建档案管理机构。对城乡地下管线进行变更、改造的，地下管线产权单位应当据实修改、补充和完善原地下管线档案，绘制现状图，并在变更或改造结束后30日内及时向城建档案管理机构移交。对弃用、停用的地下管线，建设单位应当及时报城建档案管理机构备案，城建档案管理机构应当及时做好地下管线信息更新工作。各地下管线专业单位或管理单位应当每年向城建档案管理机构报送本单位地下管线专业图。

第五章 城建档案的管理与利用

第十九条 城建档案管理机构对接收或者收集的城建档案资料应当及时登记、整理、编制检索工具，做好城建档案的保管、鉴定、统计、编研、保护和利用工作，对破损或者变质的城建档案应当及时采取补救措施。

第二十条 城建档案管理机构应当建立健全城建档案管理制度，严格执行国家保密制度，第二十一条 城建档案馆（室）建筑应当符合档案馆建筑设计规范（JGJ25－2000）国家严防城建档案散失和泄密。不得擅自销毁城建档案。

标准，保管城建档案应有适宜安全保存的专门库房，库房达到防盗、防火、防震、防雷、防水、防潮、防高温、防霉、防虫、防光和防污染的“十一防”要求。库房面积应当符合城建档案工作业务规范的要求。

第二十二条 城建档案管理机构应使用符合国家标准的档案用品和装具，逐步配备温湿度

第二十三条 城建档案管理机构的馆房建设、设备购置等所需经费应当列入固定资产投资第二十四条 城建档案管理机构应当根据城乡规划、建设、管理工作需要，编制必要的检第二十五条 公民、法人或者其他组织凭居民身份证、工作证或者单位介绍信等有效证明，自动控制、监控、计算机、声像等设备，实现城建档案管理的规范化、标准化和现代化。计划，日常经费由同级财政统筹安排。索资料和参考资料，向社会提供服务。

经城建档案管理部门同意后，可以利用已开放的城建档案。其收费办法依照国家和省、市有关规定执行。

第六章 奖励与处罚

第二十六条 市城乡规划行政管理部门或县级以上人民政府对在城建档案收集、保护、管理、提供利用和研究方面做出显著成绩的单位和个人，应当予以表彰和奖励。

第二十七条 有下列情况之一的，由城乡规划行政主管部门或其他有关部门对直接负责的主管人员或者其它直接责任人员依法给予行政处分；构成犯罪的，依法追究刑事责任：

（一）无故延期或者不按照本办法的规定归档、报送的。

（二）单位和个人损毁、丢失、涂改或者伪造城建档案的。

（三）城建档案工作人员玩忽职守，造成城建档案损失的。

第二十八条 建设工程竣工验收后，建设单位未按照本办法的规定移交建设工程档案的，由城乡规划行政主管部门对建设单位予以通报批评，责令限期补报；逾期6个月不补报的，按照《中华人民共和国城乡规划法》第六十七条的规定，由城乡规划行政主管部门对建设单位处1万元以上5万元以下的罚款。

第七章 附 则

第二十九条 本办法自2010年4月1日起施行。有效期5年。

发布部门：惠州市政府 发布日期：2010年03月17日 实施日期：2010年04月01日(地方法规)

第四篇：河南省司法鉴定档案管理办法(试行)

河南省司法鉴定档案管理办法(试行)

第一章 总 则

第一条 为加强司法鉴定档案的科学化、规范化管理，根据《中华人民共和国档案法》和《全国人民代表大会常务委员会关于司法鉴定管理问题的决定》的有关规定，结合我省的实际，制定本办法。

第二条 本办法适用于经河南省司法厅审核登记的司法鉴定机构和核准执业的司法鉴定人。

第三条 司法鉴定档案是指在司法鉴定过程中所形成的各种文字、照片、图谱、绘图、声像、电子数据等不同形式的记录及相关鉴定资料和鉴定文书归档件等，是司法鉴定机构及其司法鉴定人从事司法鉴定活动的真实记录，是重要的专业档案。

第四条 司法鉴定机构应当收集、整理、保管好司法鉴定档案，接受司法行政机关和档案行政管理部门的指导、监督和检查。

第五条 司法鉴定档案管理应遵循集中统一管理、维护档案的完整安全和便于使用的原则。

第六条 司法鉴定机构应配备专门的档案管理人员，负责鉴定档案的集中统一管理。档案管理人员要具备专业知识，忠于职守、遵守纪律、保守秘密，做好保管和防护工作。

第七条 档案管理人员的职责是：

(一)执行国家档案工作的法律、法规和规定；

(二)指导、监督鉴定人的立卷、归档工作；

(三)负责司法鉴定档案的接收、保管和提供利用；

(四)接受司法行政机关和档案行政管理部门的业务指导、监督和检查，定期汇报档案情况。

(五)完成档案管理其他工作。

第二章 立卷、归档

第八条 司法鉴定档案的立卷工作，应谁鉴定谁立卷，边鉴定边收集整理，鉴结卷成。多人参加的鉴定，由鉴定机构负责人指定某一鉴定人负责立卷。任何

人不得将司法鉴定档案相关材料据为己有或拒绝归档。

第九条 司法鉴定档案按类别和，一鉴一卷、一卷一号立卷，鉴定归档材料数量较多的，可以一鉴数卷。跨的鉴定事项，应在办结立卷。

第十条 司法鉴定档案应包含足够的信息，确保能够证明和复现相关鉴定过程。档案内容可包括但不限于:

(一)记录：鉴定委托受理合同、鉴定调查材料、鉴定取证或取样记录、鉴定/检验原始记录、原始图表、照片、光盘、鉴定意见讨论记录、专家意见或会鉴意见记录、鉴定复核和签发记录、鉴定文书底稿等;

(二)相关鉴定资料：鉴定中所引用或采用的由委托方提供的信息资料，如案卷、病史、临床检查记录、书证材料或旁证材料等;

(三)鉴定文书归档件。

第十一条 司法鉴定档案文件材料的排列顺序：

(一)案卷封面；

(二)卷内目录；

(三)司法鉴定委托书；

(四)鉴定案件受理审批表；

(五)司法鉴定协议书；

(六)鉴定过程实时记录(具体包括检查、检测、录音、录像、拍照、笔记等)；

(七)讨论、研究鉴定事项的会议记录；

(八)专家会鉴意见；

(九)鉴定文书正本；

(十)鉴定文书底稿；

(十一)接收鉴定材料记录(包括时间、地点、名称、损毁程度，各种照片和文字材料复印件)；

(十二)补充鉴定的相关材料；

(十三)收费凭据；

(十四)与鉴定有关的其它材料；

(十五)河南省法律服务质量监督卡；

(十六)卷内备考表；

(十七)案卷封底。

需退还委托方的鉴定材料，应复印或拍照存档，如不便复印或拍照存档的，应在卷内备考表中予以说明。

本条(七)、(八)项内容鉴定机构可以单独立卷。

第十二条 卷内材料的编号及案卷封面、目录和备考表的制作应符合以下要求：

(一)案卷封面格式及填写参见国家档案局《文书档案案卷格式》中有关案卷皮条款。

(二)卷内材料经过系统排列后，应在有文字的材料正面的右上角、背面的左上角用阿拉伯数字通编页码。

(三)卷内目录应按卷内材料排列顺序逐一载明，并标明起止页码。

(四)卷内备考表应载明卷内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况，与本案卷有关的影像、声像等资料的归档情况，案卷归档后经机构负责人同意入卷或撤出的材料情况；由立卷人签名并标注立卷日期，鉴定机构负责人检查卷内材料的齐全、完整、准确情况后签名并标注检查日期。

案卷装订完毕后应由鉴定人在封底装订处贴档案绵纸封条。

第十三条 案卷应当采用三孔一线的方法装订，装订时以文书材料的左边和下边为基准，将上边和右边宽处部分折起，整齐装订。

第十四条 归档纸质文件材料必须使用打印稿，或用蓝黑或碳素墨水书写，要求字体整齐、清晰、规范，不得以圆珠笔或铅笔书写件和热敏纸传真件、色带打印件存档。

第十五条 装订前要作好卷内业务文书材料及相关资料的检查整理。材料要除掉金属物。对已毁损、破损或字迹褪变的材料要进行修补或复制，复制件应列于原件后一同存档。字迹难以辨认的，附上抄件并加以说明，外文材料应附上中文译文。文件材料装订部分过窄或有字迹破损的材料，以及与本案卷材料不可分割的照片、小字条等，要进行加边或加贴在A4纸上。

第十六条 应当归档的录音带、录像带、光盘、CT片、X光片等声像和影像档案，应注明承办单位、当事人、制作人姓名、制作时间、放录时间、内容及与其相关的司法鉴定档案卷号等，并单独整理存放。

第十七条 司法鉴定事项办理结束(以鉴定文书发出之日起为准)或终止(以机构负责人确认终止鉴定的签字日期为准)后，由负责立卷的鉴定人于30日内与档案管理人员办理交接手续，做好交接记录。交接记录包括：类别、卷数、页数、移交人、接收人等。

第十八条 档案管理人员对已归档的案卷，应按鉴定类别、顺序进行排列编号，编制案卷目录、检索卡片及其他检索工具，有条件的应实现档案的计算机管理。

第十九条 涉及国家机密和个人隐私的案卷应列为密卷，确定密级，在归档时应在档案封面右上角加盖密件章。涉及重大事项的绝密案卷应单独编号存放。

第三章 保 管

第二十条 司法鉴定档案的保存期为长期，另有规定的除外。

第二十一条 司法鉴定档案目录登记薄、接收登记薄、移交登记薄、档案查阅登记薄、销毁清册、销毁批件及档案检索卡片等均应列为永久保管。

第二十二条 具有独立法人资格的司法鉴定机构可以设立专门的司法鉴定档案库房，申请设立该司法鉴定机构的单位有符合档案管理规定的档案库房的，也可以在所属单位的综合档案库房设专区保管；申请《司法鉴定许可证》的单位，其鉴定档案应当在该单位符合档案管理规定的档案库房设专区保管。库房应符合安全保护和保密的要求，具备防火、防盗、防潮、防高温、防鼠、防虫、防光、防污染等设施，室内保持清洁整齐，不得存放与档案无关的物品。严禁在档案室内及附近存放易燃、易爆物品。

第二十三条 归档的影像和声像资料，为防止受潮和磁化，应按照《中华人民共和国行业标准磁性载体档案管理与保护规范》(DA/T15-95)的要求定期复制。第二十四条 档案管理人员应定期对档案进行检查和清点，对破损、变质、字迹褪色和被虫蛀、鼠咬的档案要采取防治措施，及时进行修补和复制。发现档案丢失的，应立即向有关领导报告，并及时查找。

第二十五条 有下列情形的，司法鉴定机构应做好司法鉴定档案的移交工作：具有独立法人资格的司法鉴定机构被撤销(或注销)的，应将司法鉴定档案移交申请设立该鉴定机构的单位档案管理部门或同级档案馆或同级司法行政部门；只申请《司法鉴定许可证》的单位，其《司法鉴定许可证》被撤销(或注销)的，应将司法鉴定档案移交其所属单位档案室保管；其所属单位撤销(或注销)的，其司法鉴定档案应当移交同级档案馆或同级司法行政部门；

鉴定机构分离的，分离前应将鉴定档案移交当地档案馆或确定一个分离后的鉴定机构代管；

鉴定机构合并的，其鉴定档案由合并后的鉴定机构保管。

第四章 查阅和复制

第二十六条 鉴定机构应建立司法鉴定档案查阅制度，查阅和复制司法鉴定档案需经鉴定机构(或其所属机构)负责人批准，并办理相关登记手续。

审判机关及侦查机关等部门因工作需要，可以查阅或复制司法鉴定档案，查阅人应当出示所在单位公函和本人工作证。

第二十七条 查阅司法鉴定档案由鉴定机构派专人监督在鉴定机构指定地点阅览。经鉴定机构负责人批准，卷内材料可以摘抄或复制。摘抄、复制的内容仅限于原始鉴定材料及文书归档件。鉴定过程中的讨论、研究鉴定事项的会议记录、专家会鉴意见等不得摘抄、复制。档案一律不得带离阅览场所。

第二十八条 司法行政机关因工作需要查阅和借调司法鉴定档案的，不受本办法第二十六条第一款的限制，但应出示单位函件和查阅人的行政执法证件(工作证)，并办理登记和借调手续。

第二十九条 抄录、复制的司法鉴定档案仅限在审批同意范围内使用，不得转借；抄录、复制的内容中涉及保密的，由抄录、复制的单位按有关规定办理，不得泄密。对司法鉴定档案不得拍照、摄像。

因工作原因知悉档案秘密的人员必须严格遵守保密制度，保守国家机密和当事人秘密。不得违反规定向任何人提供档案和扩大利用范围，不得向他人泄露档案内容。

其他涉及保密内容的档案管理工作，按有关保密规定管理。

第三十条 鉴定机构应结合自身实际建立司法鉴定档案统计制度，对立卷、归档、移交、保管、利用等情况进行统计，制作档案管理基本情况统计表，报当地司法行政机关备案。

第五章 附 则

第三十一条 司法鉴定机构及其档案管理人员违反有关档案管理法律法规的，由司法行政机关和档案行政管理部门负责处理。构成犯罪的，移交司法机关依法追究刑事责任。

第三十二条 省政府指定医院的鉴定档案管理参照本办法执行。第三十三条 本办法由河南省司法厅负责解释。

第三十四条 本办法自下发之日起施行。

第五篇：XX有限公司档案管理办法

XX公司档案管理办法

一、总则

第一条 本办法所指的档案包括公司在研发、生产、经营和管理活动中形成的有保存价值的各种形式的文件。

第二条 本办法是对公司档案管理的过程，即公司档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、提供利用等活动做出统一规定。

第三条 公司档案管理工作实行统一领导、分级管理、统一制度、统一标准。公司建立以档案室为核心，各职能部门兼职档案人员为基础的公司档案管理体系。

二、档案工作人员职责与能力要求

第四条 公司档案室职责

1、统筹规划公司档案工作，制定公司文件收集、整理、鉴定、保管、统计、利用等档案工作有关的规章制度。

2、负责公司级档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用工作。

3、指导公司各部门工作文件的形成、积累、整理及归档工作。

4、监督、指导、检查公司各部门兼职档案人员的档案工作。

第五条 各职能部门职责

5、公司各部门负责人，应对本部门归档文件的完成负责。

6、公司各部门文件形成者，应负责积累文件，并对归档文件的齐全、准确和形成质量负责。

7、关于各部门产生的公司级档案，各部门兼职档案人员，应负责收集、整理本部门应归档的文件，并对文件的整理质量负责，最后向公司档案室进行归档。

8、关于部门级的档案，定期向公司档案室提供部门档案的统计和编研资料。

第六条 专职及兼职档案工作人员要求

1、档案人员应遵纪守法、忠于职守、具有专业知识。

2、档案人员应具备大学专科以上学历或同等学识水平。

3、档案人员应定期接受业务培训。

4、公司档案室负责人应具有中级以上专业技术职称或大学本科以上学历。

三、档案管理流程规定

第七条 对公司业务开展的要求

1、公司档案工作是公司各项业务和活动的有机组成，应纳入公 司领导工作议事日程，纳入公司规章制度及工作流程，纳入公司部门和有关人员的经济责任制和岗位责任制。

2、公司档案室或各部门兼职档案人员按其归档责任范围，应 参加产品鉴定、科研课题成果鉴定、项目验收、设备开箱验收等活动，负责检查归档文件的完整、系统。

3、公司下达项目计划任务时，公司档案室或各部门兼职档案人 员应同时提出项目文件的归档要求；在公司检查项目计划进度时同时检查项目文件积累情况；在公司验收、鉴定项目成果时应同时验

收、鉴定项目文件归档情况，在项目总结时应同时做好项目文件归档交接工作。

第八条 档案的收集工作

1、各部门兼职档案工作人员负责本部门档案的收集工作，并将公司级档案移交给公司档案室，公司档案室工作人员负责跨部门档案的收集工作，公司各类档案收集范围见附件1。

2、各部门根据本部门业务特点开展档案的集中收集和随时收集工作。

3、公司档案室负责电子档案的收集工作。

第九条 档案的整理工作

1、档案的整理工作是指对档案进行系统分类、组合、排列、编号和基本编目，使之有序化的过程。

2、公司文书档案整理规则见附件2。

3、公司科技档案整理规则见附件3。

4、公司电子档案整理规则见附件4。c

第十条 档案的鉴定工作

1、档案在保管时，需进行档案鉴定，对档案的真伪、保管期 限、密级进行判断和标识。

2、档案的真伪签订，部门级档案由各部门兼职档案人员判断，公司级档案由公司档案室判断。

3、档案和保管期限的鉴定，各级档案工作人员参照附件1执行。

4、档案的密级鉴定，按档案内密级最高的文件为该档案的密级。

1、公司档案室设立专门保管档案的库房，档案库房应保持干净、整洁，并具备防火、防盗、防光、防有害气体、防尘、防有害生物等防护功能。

2、各部门应有专门保管该部门档案的档案柜，档案柜应具备基本的防盗功能。

3、库藏档案应定期清理核对，做到账物相符。库藏档案发生变化时应记录说明。

4、各类档案的保管期限见附件1。

5、部门级档案到期销毁，由该部门兼职档案管理人员发起，由该部门部室长和公司档案室负责人共同审批后，由公司档案室统一销毁。

6、公司级档案到期销毁，由公司档案室工作人员发起，由公司档案室负责人审核、公司档案室分管领导审批后，由公司档案室统一销毁。

7、未经整理、未办移交手续的文件不得进入档案室（档案柜）。

8、各部门保存的档案，需将档案目录打印文件提交公司档案室保管。

第十二条 档案的统计工作

档案保管人员要建立档案工作统计台账，主要内容包括：档案室（柜）藏情况，入出库情况；档案利用情况；档案专兼职人员情况；档案设施、设备情况；档案销毁情况。

1、档案管理人员要建立其保管档案的电子目录，便于及时有效地为公司提供档案查找、阅览、复制、摘要等服务。

2、档案保管人员要对其保管的档案信息进行分类汇总，形成专题汇编，例如规章制度汇编、专题文件汇编、荣誉证书汇编。

3、档案保管人员要对档案信息进行综合整理，形成专题材料，如大事记、年鉴、组织沿革、产品性能比较、科研成果简介、设备的更新换代、市场的变化等。

4、档案保管人员要对档案信息进行分析研究，形成深层次加工材料，如历年生产经营指标统计分析、重大事故原因研究分析、企业史志等。

5、公司相关人员利用利用档案必须进行登记（借阅登记表参见附件5）。利用部门级档案，需要经过部门负责人审批同意；利用公司级档案，需经过公司档案室负责人审批同意；利用公司级档案中的绝密、机密级档案，需经过公司分管领导审批同意。