第一篇：代接电话的礼仪
有的时候我们经常会遇到这样的事，找您家的人，或者找您的同事，他们不在，你替他接。代接电话。一人为大家，大家为一人。同事、朋友、家人，该代还是得代。代接电话要注意哪些礼仪细节呢？
下面大家听听这话是不是有问题？假定你的电话打到我家去了，我们家人替我接电话。你好，请问金教授家吗？对。下面就是我们家人说的那话了。你找金教授什么事？什么什么事。那你是谁？你是谁。然后再跟你说，金教授不在。
听了我这个模拟的问题了吗？如果打电话那一方，他要找的人不在的话，比如金教授或者张三李四，一定要告诉对方他不在。先说不在，才能问来系何人？所为何事？明白吗？
谁都不傻，你可别吊人家的胃口，你要像我刚才的模拟，我就怀疑这老金在边上埋伏着呢，一看电话号码不认识，告诉老婆或者孩子，上，问谁。你的学生，叫刘峰。问什么事？要想来看你。问什么时候来？马上来。告诉他我不在。
听懂我的意思了吧。所以这一点非常重要。人家找的人不在，先说不在，才能问来系何人，所谓何事。
第二篇：接电话礼仪
电话铃声响起三声之内，应立即接起电话。在商务交往中，接电话时所讲的第一句话应是问候语加上单位名称：“您好！＊＊公司”。
接电话时不允许出现“喂，喂”或者“你找谁？”等非商务用语。特别不允许一开口就毫不客气地查问对方“你找谁”，“你是谁”，“你是哪儿”，或者“你有什么事？”
通话中不得对着话筒打哈欠、吃东西，也不要同时与他人闲聊。结束通话时，应认真道别。而且要恭候对方先放下电话。
遇上不相识的人打起电话没完，非得让其“适可而止”时，说得应当委婉、含蓄，不要让对方难堪。比如，不宜说“你说完了没有？我还有别的事呢。”，而应当讲“好吧，我不占用您的时间了”。
接电话时，被找的人如果就在身边，应告诉打电话者：“请稍等”，然后立即转交（转接）电话。如果对方认错了人，应马上告之，不得将错就错，乱开玩笑，更不得因懒于转告而随意向对方说“人不在”，或大声喊叫“某人找某某人”。
倘若被找的人外出或在洗手间，应回答“他暂时不在座位上，如果需要转告请留下您的电话”。
如果找领导，领导不在，不可随意报出领导在哪，切不可说“他在总经理处”或“他到某某公司去了”。
代接电话时，对方如有留言，应当场用纸笔记录。之后复述一遍，以免有误。并告诉对方会及时转告。例如：“我再重复一遍，您看对不对……。好的，等他回来我立即转告他。”
代接电话的留言最好用N次贴记录，然后贴到相关人员的桌子或者电脑旁，以免遗忘造成失误。
对不指明的电话，判断自己不能处理时，可坦白告诉对方，并马上将电话交给能够处理的人。在转交前，应先把对方所谈内容简明扼要告诉接收人。
如果分机转接出错，应告知对方：“抱歉，×××不是这个号码，他（她）的分机号码是**，我先帮您转接，如果没转过去请您再重新拨**号码，请稍等。”然后迅速将电话转接到正确的分机上。
如果遇到对方拨错号码时，不可大声怒斥，或用力挂断电话，应礼貌告知对方。如果是自己拨错了号码，应马上向对方表示歉意。
接电话礼仪
电话铃声响起三声之内，应立即接起电话。
在商务交往中，接电话时所讲的第一句话应是问候语加上单位名称：“您好！＊＊公司”。
接电话时不允许出现“喂，喂”或者“你找谁？”等非商务用语。特别不允许一开口就毫不客气地查问对方“你找谁”，“你是谁”，“你是哪儿”，或者“你有什么事？”
通话中不得对着话筒打哈欠、吃东西，也不要同时与他人闲聊。结束通话时，应认真道别。而且要恭候对方先放下电话。
遇上不相识的人打起电话没完，非得让其“适可而止”时，说得应当委婉、含蓄，不要让对方难堪。比如，不宜说“你说完了没有？我还有别的事呢。”，而应当讲“好吧，我不占用您的时间了”。
接电话时，被找的人如果就在身边，应告诉打电话者：“请稍等”，然后立即转交（转接）电话。如果对方认错了人，应马上告之，不得将错就错，乱开玩笑，更不得因懒于转告而随意向对方说“人不在”，或大声喊叫“某人找某某人”。
倘若被找的人外出或在洗手间，应回答“他暂时不在座位上，如果需要转告请留下您的电话”。
如果找领导，领导不在，不可随意报出领导在哪，切不可说“他在总经理处”或“他到某某公司去了”。
代接电话时，对方如有留言，应当场用纸笔记录。之后复述一遍，以免有误。并告诉对方会及时转告。例如：“我再重复一遍，您看对不对……。好的，等他回来我立即转告他。”
代接电话的留言最好用N次贴记录，然后贴到相关人员的桌子或者电脑旁，以免遗忘造成失误。
对不指明的电话，判断自己不能处理时，可坦白告诉对方，并马上将电话交给能够处理的人。在转交前，应先把对方所谈内容简明扼要告诉接收人。
如果分机转接出错，应告知对方：“抱歉，×××不是这个号码，他（她）的分机号码是**，我先帮您转接，如果没转过去请您再重新拨**号码，请稍等。”然后迅速将电话转接到正确的分机上。
如果遇到对方拨错号码时，不可大声怒斥，或用力挂断电话，应礼貌告知对方。如果是自己拨错了号码，应马上向对方表示歉意。
接电话礼仪
电话铃声响起三声之内，应立即接起电话。
在商务交往中，接电话时所讲的第一句话应是问候语加上单位名称：“您好！＊＊公司”。
接电话时不允许出现“喂，喂”或者“你找谁？”等非商务用语。特别不允许一开口就毫不客气地查问对方“你找谁”，“你是谁”，“你是哪儿”，或者“你有什么事？”
通话中不得对着话筒打哈欠、吃东西，也不要同时与他人闲聊。结束通话时，应认真道别。而且要恭候对方先放下电话。
遇上不相识的人打起电话没完，非得让其“适可而止”时，说得应当委婉、含蓄，不要让对方难堪。比如，不宜说“你说完了没有？我还有别的事呢。”，而应当讲“好吧，我不占用您的时间了”。
接电话时，被找的人如果就在身边，应告诉打电话者：“请稍等”，然后立即转交（转接）电话。如果对方认错了人，应马上告之，不得将错就错，乱开玩笑，更不得因懒于转告而随意向对方说“人不在”，或大声喊叫“某人找某某人”。
倘若被找的人外出或在洗手间，应回答“他暂时不在座位上，如果需要转告请留下您的电话”。
如果找领导，领导不在，不可随意报出领导在哪，切不可说“他在总经理处”或“他到某某公司去了”。
代接电话时，对方如有留言，应当场用纸笔记录。之后复述一遍，以免有误。并告诉对方会及时转告。例如：“我再重复一遍，您看对不对……。好的，等他回来我立即转告他。”
代接电话的留言最好用N次贴记录，然后贴到相关人员的桌子或者电脑旁，以免遗忘造成失误。
对不指明的电话，判断自己不能处理时，可坦白告诉对方，并马上将电话交给能够处理的人。在转交前，应先把对方所谈内容简明扼要告诉接收人。
如果分机转接出错，应告知对方：“抱歉，×××不是这个号码，他（她）的分机号码是**，我先帮您转接，如果没转过去请您再重新拨**号码，请稍等。”然后迅速将电话转接到正确的分机上。
如果遇到对方拨错号码时，不可大声怒斥，或用力挂断电话，应礼貌告知对方。如果是自己拨错了号码，应马上向对方表示歉意。
接电话礼仪
电话铃声响起三声之内，应立即接起电话。
在商务交往中，接电话时所讲的第一句话应是问候语加上单位名称：“您好！＊＊公司”。
接电话时不允许出现“喂，喂”或者“你找谁？”等非商务用语。特别不允许一开口就毫不客气地查问对方“你找谁”，“你是谁”，“你是哪儿”，或者“你有什么事？”
通话中不得对着话筒打哈欠、吃东西，也不要同时与他人闲聊。结束通话时，应认真道别。而且要恭候对方先放下电话。
遇上不相识的人打起电话没完，非得让其“适可而止”时，说得应当委婉、含蓄，不要让对方难堪。比如，不宜说“你说完了没有？我还有别的事呢。”，而应当讲“好吧，我不占用您的时间了”。
接电话时，被找的人如果就在身边，应告诉打电话者：“请稍等”，然后立即转交（转接）电话。如果对方认错了人，应马上告之，不得将错就错，乱开玩笑，更不得因懒于转告而随意向对方说“人不在”，或大声喊叫“某人找某某人”。
倘若被找的人外出或在洗手间，应回答“他暂时不在座位上，如果需要转告请留下您的电话”。
如果找领导，领导不在，不可随意报出领导在哪，切不可说“他在总经理处”或“他到某某公司去了”。
代接电话时，对方如有留言，应当场用纸笔记录。之后复述一遍，以免有误。并告诉对方会及时转告。例如：“我再重复一遍，您看对不对……。好的，等他回来我立即转告他。”
代接电话的留言最好用N次贴记录，然后贴到相关人员的桌子或者电脑旁，以免遗忘造成失误。
对不指明的电话，判断自己不能处理时，可坦白告诉对方，并马上将电话交给能够处理的人。在转交前，应先把对方所谈内容简明扼要告诉接收人。
如果分机转接出错，应告知对方：“抱歉，×××不是这个号码，他（她）的分机号码是**，我先帮您转接，如果没转过去请您再重新拨**号码，请稍等。”然后迅速将电话转接到正确的分机上。
如果遇到对方拨错号码时，不可大声怒斥，或用力挂断电话，应礼貌告知对方。如果是自己拨错了号码，应马上向对方表示歉意。
第三篇：接电话礼仪
对接待人员而言，接电话的机会往往比实际接待客人的机会还高。因此必须熟悉接电话的技巧。
1、尽早拿起话筒，最好不让电话响超过三声。万一超过，应该先说一声“抱歉，让您久等了！”
2、确认对方身分。最好复诵一次“您是○○公司的○○○，是吗？”左手持听筒，右手随时笔记，听不清楚时请对方再说一次。
3、打招呼。确认对方身分后，可以说，“谢谢您经常照顾”向客人致意和打招呼。
4、传达。对方如指名听电话，先说声“您稍等一下。”立即呼唤被指名的人。
5、问对方来电用意，并记下备忘录。
6、复诵对方交待事项的内容，确认无误。
7、结束时的问候。先说谢谢，听到对方挂话筒时才挂上话筒。
8、立即处理客人交待等事项。
电话中的应对话术
刚入职场的人一定得先学会听电话的技巧。如果听到电话响，却迟迟不敢出手去接，接下来的工作也会很辛苦。
说电话时，必须掌握以下三个重点：
1、对应时款具备诚意。
2、注意说话方式。如正确的发音、音量比平常稍低，太大声可能会让对方耳朵难受。
3、内容简洁。除必要的招呼，尽量长话短说，如需花时间解说，应先询问对方是否方便，或以后再打。
以上三点如能遵守，加上经验累积，很快就能熟悉电话技巧。行有余力时，再注意以下两项重点：
1、能在电话中告诉客人，到公司最简单的路径；这需要平常花点功夫了解交通状况。
2、对打错电话者的应对。每个人都有可能成为公司的客户，因此确认对方播错号码时，也不要立刻挂掉，尽量留给对方好印象。
公私分明
将工作时间与非工作时间分开，本来就是社会上的常识，因为领了薪水，就得付出对等的劳动力和时间。
如果在工作时间内，非得做私人的事不可，必须先取得上司的准许。如果事情真的很重要，相信上司也不会为难你。但是如果是可以利用上班以外时间做的事，就不应该用上班时间来做。
另外还得留意，不要在工作中打私人电话，或于非上班时段，使用公司电话打私人电话。如果工作时间内接到外面打来的私人电话，则应该长话短说。
第四篇：商务英语-接电话礼仪
1、I was referred to you by Mr.Gordon.我是Gordon 先生介绍我来的。
打电话到别人公司如果是有求于人的话，例如要去应征啦或是推销东西啦，最好能先攀点关系啦！例如最常用的招数，我是某某人介绍来的，就是 “I was referred to you by someone.”（注意，介绍在这里用 refer 而不是用 introduce.）还有呢？ 如果你今天拿到了该公司的折价卷，则最好也是开宗明义地说，“I got your number from a coupon，which says your product is 50% off today.”（我是根据你们折价卷上的号码打过来的，它上面写着今天产品五折优待。）这样子让他想赖都赖不掉。总之呢？ 先表明自已是怎么搭上这条线的，这样子别人才不会有突兀的感觉啦。
2、I‘m calling to check my order status.我打电话来查看我订单的状况。
以前我因为不知道 check order status 这个用法，常拉拉杂杂讲了一堆才能表达我的意思。例如我可能会说，“I ordered something yesterday.Can you check if you‘ve shipped it or not.” 这句话听起来是不是蛮笨的？ 后来我暗中观察，同样的情况原来老美居然都简简单单地说 “I want to check my order status.” 或是 “I want to track my order status.” 就能完整地表达这句话的意思，真是太神奇了。
这让我想到有一次在机场也是，我想问柜台小姐我的朋友倒底坐哪一班飞机，那班飞机有没有慢分，他大概几点会到，当我好不容易讲完这么长一串时，柜台小姐居然只回了我一句，“You wanna check passenger status？” 差点没昏到，原来我只要用 check passenger status 就行了喔？
3、I‘d like to place an order for a DL-1100 color printer.我想要下一份 DL-1100 彩色印表机的订单。
以前每次为了买东西而打电话给人家，我都直接说，“I want to buy this，I want to buy that.” 当然啦！要买东西的人最大，不管你说什么别人都一定会想办法把东西卖给你的。只是你如果直接说 buy 听来比较像是日常生活在说的对话。如果像是公司要采购商品时，最好正式一点用order，或是更完整一些说 place an order for，例如 “I want to order a color printer.” 或是，“I want to place an order for a color printer.” 都是不错的用法。
4、Would you mind holding for one minute？
你介不介意稍微等一分钟啊？
在美国如果有机会打电话给客户服务（Customer Service）部门，如果没意外的话都会听到以下的电话录音，“All of our representitives are currently busy serving their customers.Your call will be answered in approximate 5 minutes”（我们所有的客服人员都在忙着服务他们的顾客，请等五分钟后，就会有人接听你的电话），然后十分钟过去了，“Please continue to hold，your call is very important to us.”（请继续等候，你的来电对我们非常重要）。所以大家要知道，老美基本上对这种无止境的等待是深恶痛绝的。所以要记得，如果人家打电话来，千万不要因为听不懂就说，“Hold on”，然后就跑去求救兵，这对打电话来的人是十分不礼貌的。
如果万不得已一定要请他稍候，我们要客气一点地说，“Would you mind holding for one minute？” 所以记得要给对方一个明确的时间，例如 one second 或是 five minites 不要让对方无止境地等下去。但是如果一分钟到了你还没忙完，则最好再说一次，“Sorry，I am still on the phone.Could you hold for another minute？”（对不起，我还在讲电话，能不能再请你稍候一分钟。）
5、He‘s out for lunch.Would you like to try again an hour later？
他出去吃午餐了，你要不要一小时后再打来？
受到中文的影响，许多人要讲某人‘出去’吃午餐了常会说成，“He went out for lunch.” 其实这个 went 是多余的，通常老美只讲 be out for something 就行了。如果要再简化一点，单说，“He is on lunch.” 或是 “He is on（lunch）break.”（他正在休息时间。）这样子也可以。
如果别人要找的人不在，通常我们有二种选择，第一种是请别人晚点再打来，除了像例句用 try again/ call again 之外，我们也可以用 call back/ try back 这样的讲法。例如你可以建议别人，“Why don‘t you call back in 30 minutes？”（你何不 30 分钟后再打来呢？）第二种选择就是请对方留言，客气一点的讲法是，“May I take your message？” 或是 “Would you like to leave a message？”（你想留言吗？）
6、She is not here but you can call her machine.她不在这里，但是你可以打她的电话答录机。
老美管电话答录机叫 answering machine 或是也有少数人叫 answer machine.但是在一般的对话中常常简称 machine.例如 “You can call her machine.” 就是说，你可以打她的电话答录机留言。或是你打电话给某人，但你想他很可能不在，这时你就可以说，“I‘m expecting a machine.”（我想会是电话答录机接的电话。）如果是 “I want to check on my machine.” 则是说我要检查电话答录机里的留言。
记得喔！通常人家讲 someone‘s machine 时百分之九十九都是指电话答录机而言，你可别傻傻地问人，“Answering machine？” 像六人行（Friends）里有一集 Chandler 说，“I got her machine.” 结果 Joey 还呆呆地问他，“Her answering machine？” Chandler 就讽刺 Joey 的无知说，“No.interestingly enough，her leaf blower（machine）picked up the phone.”（很有趣喔，不是电话答录机喔！而是她的吹落叶机接的电话。）注： 美国的萿叶都不是用扫的，而是用吹的，很神奇吧？ 而 leaf blower 就是那种背在身上拿来吹落叶的机器啦！
7、I‘m interested in your CRM software.Can you give me an quote？
我对你们的客户关系管理软体有兴趣，能跟我报个价吗？
之前讲的都是别人打电话进来要怎么回答，现在要讲的是如果你打电话给别的公司要怎么讲。通常你会打电话给别的公司不外乎以下几种状况： 询价，下订单，追踪订单，应征工作，推销产品等等。首先谈到询价。如果只是要请对方大略地估个价钱，你可以说，“Can you give me a quote？” 或 “Can you give me an estimate？” 但是提醒大家，这个 quote 发 /kwot/ 的音，记得要特别强调那个 /wo/ 的音，不然老美会以为你在说 coat /kot/ 或是 court /kort/ 这个字。这种情况就发生在我身上不只一次，有一次拿车去修车厂估价，我跟技工说，“Can you give me a quote？” 他却回答我，“You need a coat？” 扯了半天他才搞懂，后来我才知道原来自己 quote 的音发错了。所以最好的办法就是用 estimate，这个字是绝对不会发错的。
另外，estimate 和 quote 也可以指‘报价单’而言，例如你可以要求别人，“Can you send me a sample with an estimate ASAP？”（能不能请你尽快送一份样品和报价单给我？）
8、ABC corporation.May I help you？
ABC 公司，我能帮你什么吗？
这句话算是制式的讲法。一般接起电话的人通常会先报公司的名字 “ABC corporation”，然后再说，“May I help you？” 或是如果要更客气一点的话则可以说 “How can I help you？”（我该怎么帮你？），因为这样的问法表示我‘该’怎么帮你，而非我‘需不需要’帮你？ 但基本上 “May I help you？” 跟 “How can I help you？” 都很常见就是了。
不过如果是机器接的电话，则听到的多半是这样，“Thanks for calling ABC corporation，if you know your party‘s last name or extention，press 1.If you want to recieve information or publication，press 2.If you want to talk to the operator，press pound sign or remain on the line.”（感谢你打电话到 ABC 来，如果你知道你要找的人的姓或是分机号码，请按 1，如果是想要本公司的简介或出版品，请按 2，如果是要找总机，请按 #，或是请别挂断。
9、I‘ll put her on the phone.Just a second.我会请她听电话，请等一下。
Put someone on the phone 这个片语就是说请某人听电话。例如你打电话找你女朋友，结果女朋友的同事接了电话，就开始跟你东扯西扯，问你们昨天是不是吵架了啊？ 什么时候要结婚啦，这时如果你实在不想跟她讲了，就可以说，“Could you please just put her on the phone?”（你能不能请她来听电话啊？）反过来如果今天是你接到了电话，结果要找的是别人，你就可以说，“Ok.I'll put her on the phone.Just a second.”（好，我会请她听电话，请稍等一下。）
上面讲的 put someone on the phone，指的多半是只有一只电话时，但如果像公司里有许多分机，则用‘转接’ transfer 或是 redirect.会比较恰当。例如同样的情况你可以说，“I'm transferring your call.” 或是 “I'm redirecting your call.”（我帮你转接到分机给她。）如果是接线生转接的话，他们有时就只简单地说，“One moment, please.” 或是，“OK.I'll put you through.”
10、And you are?
你是？
如果人家打电话来是要找你的上司，“May I talk to your manager?”（我能不能跟你们经理讲话？）这时你总不能糊里糊涂地就把电话拿给经理说，说不定人家是打电话来跟你经理勒索一百万的呢！所以通常我们一定要先确定打电话来的是谁。最客气的问法是，“Whom I am speaking with?” 或是 “Whom am I talking to?”（我正在跟谁讲话呢？）但是人家一听是像我这种小毛头打电话找他们经理，他们就会用比较口语的说法，“And you are?”（你是？）如果人家这样问我，我就可以答，“This is Benlin.”
像是 “And you are?” 这么口语的英文书上大概学不到，但这却是老美天天在用的句子，只怕你学了之后还不敢用。其实真的不用怕。越简单的句子老美越听得懂。而且事实上 “And you are?” 这句话还有许多适用的场合，例如在公司的接待处（reception）。来访的客人如果说，“I'm looking for Mr.Wolf.”（我要找伍夫先生）接待小姐就可以反问他，“And you are?”（你是？）所以像这种简单又好用的句子大家一定要记起来喔！
第五篇：接电话礼仪知识
接电话礼仪知识
接电话礼仪知识1接电话礼仪知识
(1)接听电话礼仪
电话铃响应立即去接，一般电话铃响不超过三次。
首先致以简单问候。如“早上好”或“您好”，语气柔和亲切。外线电话报单位名称，内线电话报部门或岗位名称。然后认真倾听对方的电话事由，如需传呼他人。应请对方稍候;如是对方通知或询问某事，应按对方要求逐条记下，并复述或回答对方，记下时间、地点和姓名。最后对对方打来电话表示感谢，等对方放下电话后，自己再轻轻放下。
(2)拨打电话礼仪
首先将电话内容
问候。接着按事先准备的通话内容逐条讲述，确认对方明白或记录清楚后，应致谢语、再见语。最后等对方放
下电话后自己再轻轻放下。
(3)通话时的声音礼仪
首先，咬字要准确。通话时如果咬字不准，含含糊糊，就难让人听清听懂。其次，音量调控。音量过高会令人耳鼓欲裂;音量过低，听起来含糊不清。第三，速度适中。通话时
在电话接听过程中要特别注意避免以下不礼貌现象出现：
无礼：接待人员接听电话时不以礼相待，或电话铃响迟迟不接，或者对客人的来电内容追根问底，或表示出不耐烦的情绪等等。
傲慢：接电话时盛气凌人，语气不好。
有气无力、不负责任：在接待中无精打采，有气无力，对客人的电话不负责任，承诺不兑现。
急躁：接听电话时不等对方说完自己抢话说，或一口气说得太多太快，或未等对方把话讲完就挂机。
优柔寡断、拖泥带水：回答对方的问题似是而非，犹犹豫豫，毫无把握。
态度粗鲁、语言生硬：如连续听到几个打错的电话便出口伤人。
办公室接电话技巧
及时接听
接电话时，电话铃一响，无其他特别要紧的事情，都应主动接电话。一般电话铃响3下，必须接电话。拿起话筒后，应立即说“您好!”然后通报自己的单位名称，根据情况还可报上姓名，如“这里是×××组织部办公室，我是小冯”。电话铃响了较长时间后才接电话，应首先向对方致歉：“您好，对不起，让您久等了。”如果接到拨错的电话，应当客气地告诉对方打错了，不要使对方尴尬。
文明应答
对方打来电话，一般会自己主动介绍。如果没有介绍或者你没有听清楚，就应该主动问：“请问您是哪位?我能为您做什么?您找哪位?”当对方说明要找的人后，应说“请稍等”，然后找受话人。如果受话人虽在，但有事无法分身，可礼貌地向对方解释并提出建议，以免浪费对方时间，如“王先生现在正忙，您过5分钟再来电话吧?”如果对方要找的人不在，可以礼貌地解释并提出建议，如“王先生不在(不在的原因)，我能帮您什么忙吗?”
认真倾听
在接电话的过程中，应避免打断对方的
接听细节
从拿起听筒到放听筒，整个过程都有礼仪规范，不可疏漏任何一个环节。接听电话时，应注意嘴和话筒保持4厘米左右的距离;要把耳朵贴近话筒，仔细倾听对方的
声音亲切
拿起电话听筒的时候，一定要面带笑容。不要以为笑容只能表现在脸上，它也会藏在声音里。你在微笑，电话就会传递你的微笑;你是快乐的，电话也会传递你的快乐。亲切、温情的声音，会让对方对你产生良好的印象。如果绷着脸，声音会变得冷冰冰。即使你看不到和你通话的人，你也要像他们就在你的面前一样对待他们。他们一直在注意着你的声音，包括语调和心情，你需要把你全部的注意力投入到电话中。
做好记录
电话接听记录是办公室工作的重要文档资料，是
通话是现代社会最常见的一种交际方式。它是运用电话等现代通讯工具进行交往，具有快捷、方便的特点。尽管不是面对面地交谈，却能让人迅速获得信息，及时进行沟通。
在公务活动中，使用通话交流情况、沟通信息、商洽问题、答复事项，是一种最普遍的工作手段。通话包括打电话和接听电话。不论是使用普通电话还是
移动电话，都要遵守一定的礼仪规范。
学会通话可以树立良好的电话形象。如果缺乏电话使用常识，没有掌握通话的技巧和礼仪规范，就会影响公务活动的开展，甚至损害机关单位的形象。
怎样打电话？
谁不会打电话？也许你会发出这样的疑问。打电话确实是一种最常见的交际方式。但是要正确掌握打电话的方法，还是需要注意一些问题的。
时间选择。公务通话一般要在办公时间内进行，不要在下班之后打，更不能在深夜、凌晨及午休、用餐、公休假时间打，除非有特别紧急的事情。如果是拨打国际长途电话，要注意时差，不要扰人清梦。要掌握通话的时间，一般不宜过长，以不超过五分钟为好。如果要通话较长时间，最好用面谈的方式。如果只能通话，必须征询对方是否方便，否则就要另约时间联系。
表述得体。通话表述要符合礼仪规范，不能高调门，语惊四座；口气谦恭有礼，热情、温和、亲切、自然。语速适中，过快了容易让人听不清楚，产生匆忙应付的感觉；慢条斯理，拿腔拿调，也容易引起人的反感。
举止得当。打电话要轻拿轻放，不要急不可耐，一遇到无法接通的情况就表现得很不耐烦，甚至甩话机。电话接通后，要等铃声响过六遍后，确信对方无人接听，才挂断话机。通话时不要抱着电话四处走动；仰坐、斜靠、歪躺或趴在桌上通话都是不适宜的。通话时也不要吃东西、抽烟、喝水、翻报纸杂志，甚至与旁边的人闲聊。
注意环境。打电话要注意周围环境。移动电话不要在嘈杂的大街上、一些公共场所通话。办公室打电话，要避免谈话声、嬉笑声、咳嗽声。如果有急事，可以先整顿一下通话环境，待安静下来再拨通电话。
怎样接电话？
接电话要注意以下礼仪：
及时接听。电话铃声一响，要及时接听，不要慢腾腾地任由铃声响个不停。一般在听到完整的铃声响后接起电话。同时响起电话，要先接起一个，询问对方是否介意接听另一个电话，征得同意后才能接听另一个电话。不要同时接听两个电话。
文明应答。接听电话要做到有问必答，依问作答。铃声响起，要拿起话筒问候对方，并自报家门：
你好！这里是（单位）或你好！我是，或者询问对方：你好！请问找哪位？如果要找的人不在，最好告诉对方不在的原因，或告诉对方联系方法。一般不宜用你是谁、你找谁、有什么事之类的话发问。与对方通话，要尽量每问必答，但不要答非所问，东拉西扯，大聊其天。对方交谈内容结束要即时道别，说声再见。
做好记录。公务电话通常需要做记录。平时要做好通话记录准备，电话记录簿或记录用纸、笔要准备好，不要通话后放下听筒，再找纸笔。遇到听不清楚时，可以请求对方重复一遍，特别是对一些重要内容和涉及时间、地点、数量等，最好加以核实，避免记错。
一些特殊电话的接听。对打错电话的，不要大声斥责对方，要接受对方的道歉，说声没关系后挂机。对一些难缠的电话，要学会说不，设法摆脱对方的纠缠，委婉而坚决地拒绝对方的请求。对一些诸如你猜猜我是谁、想知道我在干什么吗之类的谜语电话，可以用别让我猜谜了、我正忙着、我还有一些急事要做呢之类的话加以应对。
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