办公室职能特征

第一篇：办公室职能特征

办公室，一个常用的很普通的名词.却有着多种含义。顾名思 义，办公室是办公的场所。办公.是指管理人员和文职人员的口常

工作，有办公室、桌、椅，有文件、文具、电话、电脑和其他设备，工作 的特点主要是脑力劳动;场所，是指室内，而不是露天操作，如农业 生产，也不是棚内操作，如货运或养殖劳动等。如果具休分析，办 公室有以下几种不同的含义。

(1)广义的:泛指一切办公场所，区别于用于教学的教室，用 于生产的车间，或是医疗室、实验室等等。

(2)狭义的:是指某一类职业人员或某一级职务人员的办公

场所。譬如:教师办公室、护士办公室、厂长办公室、院长办

公室等。

(3)特指的:党和政府机关、企事业单位内的综合办事机构。级别高的又称“办公厅”。如:中共中央办公厅、上海市人民政府办 公厅，中级的或荃层的称办公室，如江苏省昆山市人民政府办公 室、三星公司办公室等。

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2办公室的职能与特征

办公室工作具有两大职能:政务(或业务)服务和事务管理。

事务管理就是为确保有效、快捷的政务服务(业务)而开展的辅助 性工作，它是办公室工作体系中不可缺少的重要组成部分。事务 管理做得好，将会对政务(业务)工作和组织整体功能起到推动作 用。事务管理具有以下特征。

(1)服务性。这是事务管理的本质特征，表现在三个方面:一 是为上司服务，使上司能够摆脱繁杂琐事的压力，把主要精力集中 在重要工作上;二是为组织服务，为组织员工创造一个高效、舒适 的工作生活环境，提供便利条件，解除后顾之忧，保证组织系统的 顺利运转;三是为公众服务，保证组织与外界的信息渠道畅通，密 切与社会各界联系。

(2)分散性。一是工作分散，如组织内部有办公室环境的管

理，办公秩序的管理，维修人员的管理，各部门业务人员的管理等;组织外部有生产经营部门的管理，汽车队管理等等。这些工作都 是分散的，很难集中和统一。二是人员分散，由于工作性质、任务 不同，销售、运输、仓库等业务人员的工作都有一定的流动性或独 立性，往往分散在不同的地方工作。这些都给事务管理带来了一 定的难度。

第二篇：办公室职能

办 公 室 职 责

一、负责组织董事长办公会、行长办公会、每周碰头会和其它全行综合性会议。

二、负责公文处理和运转。

三、负责起草行主要领导的讲话。

四、负责文书档案管理。

五、负责总行整体对外宣传工作。

六、牵头组织有关部室做好保密工作。

七、负责全行信息工作

八、负责行报编辑、发行工作。

九、负责对外接待工作。

十、负责公车管理。

十一、负责行政公章管理。

十二、牵头组织有关部室做好网站管理工作。

十三、牵头组织有关部门做好舆情监测和处置工作。

十四、负责综合协调和督办工作。

十五、负责食堂管理。

十六、负责图书室、阅览室。

十七、负责南楼客房、健身活动室的管理。

十八、行主要领导交办的其它工作。

十九、负责重要活动的照相、录像及资料保管。

第三篇：办公室职能

一院学生期团总支学生会办公室职能

办公室作为团总支学生会的一个部门，处于承上启下的地位，是连接老师和同学、主席和各部成员的桥梁，是协调各有关部门关系的纽带，同时也是保证学生会工作正常运转的中枢。

一、办公室基本职能

办公室需要对上级任务指示做到上情下达，协助各部门、年段班级之间学生工作正常开展，协助主席团做好学生会干部考核工作,收取并保管好学生会各部门活动材料,处理好各年段学生组织的联系和信息交流等。基本职能具体如下：、1、办公室履行协调职能，做好纵向协调、横向协调和内部协调。

2、负责制定并修改学生会的各项规章制度，协助期办老师和学生会主席开展各 项工作。

3、以学生会的名义发布通知和公告，组织安排学生会的相关会议并负责安排人员做好会议记录。

4、负责学生会各部门组织活动相关材料的收取、整理、核实、归档工作。

5、起到监督职能，对于一院学生期所主办或承办的各项活动人员参与情况、人员调配情况、获奖情况及证书颁布情况起到监督和记录职能。

6、本着公平公正公开的原则，定期对学生会各部门工作进行考核评比，并提出建议和意见。

7、负责学生会人事管理相关事宜，做好部门内部、各部门之间人员调动协调工作，制定好相关证明后交由期办老师签字同意后方可实行，并及时做好记录。

8、利用相关材料和证明协助期办老师和主席团做好学年末综测评定工作，并及时发布维护同学们的权益。

二、办公室特殊职能

作为中国医科大学的一部分，同时也作为相对独立的单位，一院学生期有必要建立一个属于自己的网站，从而整合有利于一院学生的各种信息和资源，方便学生老师甚至社会各界人士查询浏览下载重要资源。一院学生期网站实现条件及功能：

1、要建立一个实现各种功能的平台就必须拥有自己的服务器，同时拥有一个具有高素质高技能的团体，为这样一个平台的建设和功能实现服务。

2、网站的建成可以方便同学，做到消息的及时发布，视频图片的及时上传，相关材料的上传浏览和下载。

3、网上填写个人信息、网上报名、网上反馈等功能的实现将大大减少期办老师、团总支学生会、班委会成员工作量，同时提高工作效率。

4、使网站成为一个交流的平台，师生交流、同学间交流甚至使一些企业和同学之间的交流，同时实现微博、人人、QQ账号登陆及微信消息同步推送等。

一院学生期团总支学生会办公室

2013年9月15日

第四篇：办公室事务管理特征（本站推荐）

1、办公室事务管理特征：服务性、分散性、专业性、主动性、繁杂性

2、办公室的职能：政务（或业务）服务和事务管理

3、办公室事务：就是指办公室的工作事务和操作实务。办公室工作人员以文员和文秘人员为主，所以办公室事务通常又被称为文秘工作或文秘人员工作。

4、办公室环境布置的目的：

一、创造舒适而又工作效率高的环境。

二、塑造组织形象。

三、建立挡驾制度。

四、有利于保密工作。

5、办公室和接待室的管理：

一、要建立器具和备用品的台账，简明记载购入时间、修理经过。

二、器具和用品脏了、坏了时，应立即找有关部门安排更换或修理。

三、注意保持室内的清洁，经常打扫。

四、注意预防火灾，要了解灭火器和紧急电话的使用方法，以及灾害发生似的避难途径，对遇有紧急情况需要拿走的文件也要放好。

五、对橱柜、房门等的钥匙，要认真管理，防止丢失，注意保密。

6、请示方法与报告方法：请示是文员工作上有疑难，无法处理时，向上司请求指示，或无权处理时，向上司请求批准。上司必须做出答复或批复。报告，则是文员向上司反映情况，提出建议，或应上司要求做出汇报。上司不一定答复或批示。这是两种不同的概念和方法。请示与报告一定要分开使用，两者的作用，两者的作用、意义不同。请示必须事先。报告则可以在事先、事中、事后。该请示的作了汇报，上司可能听过、看过后不作批复，会误事；该报告的作了请示，可能造成上司误批，也是文员的失职。请示具有以下的内容和形式：

1、请示内容：必须是自己难以处理或无权处理的事，请求上司给予指示或授权办理。

2、请示形式：可以是口头形式，也可以是书面形式。请示必须要注意：A、请示要对口。B、请示要单一。报告要简明：要求主旨明确，内容简要，条理清楚，以节省上司的时间、负担。冗长和空洞是文员写报告的大忌。报告具有以下的内容和方式。

1、报告内容：一是定期报告工作情况和进程，让上司及时了解下情，随时作出指导；二十工作中发生的重大问题，让上司及时作出处理；三是合理化建议，供上司改进工作是参考；四是应上司的要求汇报情况。文员主动汇报情况，要区分轻重缓急，适时、适地、适度地进行，以免干扰上司的工作。

2、报告方式：口头和书面形式。重要

情况、重大事项采用书面形式，必要时可以附上文员自己对情况的看法和意见，提出处理问题的建议和方案，供上司选择、参考。

7、变通方法和挡驾方法：

一、变通方法，通常情况下，文员必须遵章办事，但在特殊情况下，文员可采用变通方法，灵活从事。重大、紧急的事，可越级请示，甚至先处理再报告。来信来访者有特殊困难，文员可以在政策允许的范围内给予特殊的照顾和临时安置。对新情况、新问题，无章可循时，上司又没有明确的指示，文员可参照有关政策，做出合乎情理的处理。

二、挡驾方法，对于上司不必要接见的来访者、邀请性活动，不想接听的电话，由文员出面阻挡或谢绝。挡驾的目的是保护上司，使之有时间、精力、有效地进行工作，但要注意方式方法，以不损害人际关系和公务活动为原则。文员没有必要把真正原因告诉对方，只需要礼貌的、委婉地达到阻挡或拒绝的目的即可。A、电话挡驾。上司不愿接的电话，文员要告诉对方，暂时不能接或上司不在，将内容记下，转告上司。上司不能接的电话，要另约时间，或将内容转告。B、来访挡驾。先问清来由，判断有无必要引见上司，或先做请示。C、会议、活动挡驾。对无必要的会议和活动文员要替上司委婉的谢绝。

8、内宾接待的一般程序与内容：A、接受任务B、了解来宾C、制定计划D、预定食宿E、迎接来宾F、商议日程G、安排会谈H、陪同参观I、送别客人J、接待小结。A、文员从上司处接受接待任务。B、文员了解来宾的人数、身份、性别、来意、要求、日期、交通工具的班次与具体时间、内容和日程的初步要求、何时返回、返程交通工具等等。C、文员按来客和上司的要求制定计划，包括接待规格、内容、日程、经费、人员、任务分配等等，经上司批准后逐项准备办理。D、文员按计划在招待所或宾馆预定膳食、客房或床位、准备车辆等。E、文员在预定日期、时间随车到机场、车站、码头去迎接客人。F、文员将客人接至招待所或宾馆后，即与对方人员或相应人员商定日程安排。G、文员将商定日程汇报上司，接着安排双方会见或会谈事宜，并应准备好会谈需用的资料。H、如安排参观访问，文员应陪同、介绍，并负责交通、餐饮、休息、安全等。I、客人访问结束返回时，文员应提前代办车船机票并将客人送至车站、码头、机场。J、重要的接待一结束，文员及经办人员应认真进行小结并向上司汇

报。

9、外宾：G、礼节性拜访、H、宴请I、正式会谈J、签订协议书K、陪同参观游览L、互赠礼品M、欢送来宾N、接待小结。

10、承办来信注意事项：

一、拆封信件前，要检查信封、邮票是否完整；对随信附寄的证件、票据、现金等要逐项点清，详细登记，妥善保管，一般不要随信下传；转发信件时要保持原信封、邮票的完整。

二、登记信件时，要书写工整，字迹清楚，摘录登记内容要言简意颏；需要呈送领导、上司批阅的信件，要附上“信件呈阅单”。

三、对初次写信者，承办开始就要复信或回告承办情况，避免重信或越级上访。

四、对于举报违法违纪的，或者申诉遭到打击报复的，或是涉及基层负责人的信件，如需要转（交）办的，只能将信件转（交）被举报、申诉或涉及单位（负责人）的上级或有关部门处理，不得将信件转交给被涉及的单位或本人，以保护举报人的合法权益。

五、对下列情况的信件，不再承办，但可作为已经处理的信件登记和统计：A、已经结案处理的，本人要求过高并明显不符合政策规定的；B、精神患者的来信；C、没有具体内容和清洁的匿名信；D、有过激言论或谩骂领导、上司而无须转公安部门查处的匿名信（但对反动言论或肆意攻击党和国家领导人的信件，应转公安部门处理）；E、其他经过认定不再承办的信件。

11、接待来访的注意事项：

一、组织领导应该定期或不定期地亲自接待群众来访，如我国许多城市已设立了“市长接待日”、“局长接待日”等制度。

二、企事业单位一般都有接待室，铁路、交通、商业等服务性行业，也都有值班室（台）、服务岗或监督岗等。

三、接待人员应该有比较高的思想修养和较强的业务能力。

四、接待者要做好登记，记录来访处理的全过程，并要签署接待者、承办者（单位）、姓名（名称）。

12、会议出席者的位置：

一、领导者（主持人、主席）要坐在所有与会人员都能看得清楚的位置。且其位置要容易使用黑板、投影机等。

二、负责记录的人，为了清楚地看得见发言者，一般是坐在发言席的正前方。

三、其余参加会议的人，要坐在能看清发言者、黑板、荧屏的地方，而且尽可能看得到其他的位置。如果必须指定座位时，桌子上要放置号姓名牌。

四、列席人员。他们虽然能发言，但没有议决权。不是会议的正式成员。为不妨碍会议的正式进行，是坐在会议正式

人员的后方。重要会议需要预先制作座位卡或姓名牌，并根据职位高低或上司的意图准确放置到位。

13、会议的计划与准备：（1、举行会议的决定

2、参加会议的人选

3、会议日期、时间的决定

4、会议场所的选择

5、议程表制作和执行方法

6、会议通知的写作和传达方法

7、会议资料的准备

8、会议场所的布置

9、出席者的位置

10、会议用品的准备

11、为来宾安排膳宿等）

14、文秘人员怎样提高会议效率：（1、遵循法律法规

2、合理确定会议目标

3、确定必要的与会者

4、减少会议数量

5、缩小会议规模

6、简化会议程序

7、缩短会议时间

8、控制会议经费

9、分析会议成本）

15、会议成本的计算公式：会议成本=2×3[(G+S)×T]n+后勤开支=6×(G+S)×T．n+后勤开支。公式中：G-参加会议人员的每小时人均工资数；S-参见会议人员每小时人均其他收入数；T-参见会议人员人均到会时间；N-参加会员人数；后勤开支—等于支票开支、现金开支和实务开支的总和。

16、日程安排的意义：所谓日程安排，就是“关于管理者的会议、面谈、出差、访问等做计划、实行、变更及调整”。概括的说，是指“文秘人员为使管理者（上司）能够有效发挥其功能所做的辅佐活动”。

17、日程安排计划的变更和调整：（1、在制作日程安排计划时，要按照业务动态预测可能召开的会议或集会，而保留宽裕的时间。

2、最重要的是上司与文秘人员之间必须有密切的联系，这样就能避免任何一方不小心所犯的错误。

3、也需要与有关部门的文秘人员彼此联络，以便能预先获得会议等信息，并通知上司。

4、对于变更及信息的追加，每一次都要在主要的日程安排上填写，同时也要通知上司及所有相关人员。

5、日程安排计划表上的行动被注销时，要立即和上司联系，以便能够讲别的行动计划编入。

6、为了在发生变更时能够快速地应对，要事先准备好与相关人员的有关事项。）

18、日程安排计划管理：提示工作：（1、电子提示系统

2、人工提示系统）

19、文秘人员为上司商务旅行的准备工作：

（1、准备旅行计划和旅馆信息

2、制定约会计划

3、为商务洽谈收集资料

4、决定旅行用品

5、行李问题

6、安排差旅费

7、建立旅行—旅馆信息资料库

8、办理旅行保险。）

20、旅行过程安排：（一、旅行中的注意事项

1、如果在国外旅行，应争取把房间订妥，如不需要了则要及时退订。

2、在国外期间，应尽可能使用旅行支票，少携带现金。

3、在国外旅行，应注意时差。

二、旅行时饮食安排。公务旅行过程中，对起居要注意安全舒适，对饮食则要考虑卫生、方便。

三、旅行时的安全防范。旅行时要妥善保管好随身携带的贵重物品如钱物和重要文件，或随身携带，或存放于宾馆的保险箱内，以免失窃及泄密等恶劣情况。）

21、交际业务应注意的问题：（1、消息要正确。得到婚丧喜庆的消息，要加以查证，以免发生错误，尤其是丧事，若不查证确实，可能产生严重的后遗症。

2、适当的时机。交际应酬要讲究实效，若时机错过再来补救，不但无法表达诚意，反而可能破坏彼此的关系。

3、遵循传统。处理应酬事宜，必须按照当地的社交礼节和形式来进行，或以传统的方式或物品来表达自己的诚意。）

22、受意方法：受意是文员接受和领会上司意图。一种是直接受意，即领会上司在会议讲话、文件批示、工作部署或与文员谈话时，直接就某一问题或某项工作所发表的意见和想法等。这种直接受意，易于判断和领会。另一种是间接受意，指上司在平时随便交谈情况下，或与其他人员谈话中就某一问题、某项工作发表的意见和看法等。文员要善于领会上司意图，按上司意图办事。但要防止把上司酝酿过程中意图当做上司的受意，把上司的质疑、设问误认为上司的指示。文员还要防止自作聪明地去捕捉上司的“默许”和“暗示”，以免弄巧成拙。要做到：

1、备好记录本，记录下指示要点。

2、注意倾听，用心判断指示的用意。

3、必要时可以提问，直至明了意图为止，但不要打断谈话。

4、如有不同意见，可以公开提出，但要言之有理，并要注意方式、态度。

第五篇：系学生会办公室职能

系学生会办公室职能

院学生会办公室担负着学生会各部门协调、沟通的重要角色。作为学生会的枢纽部门，它是维持学生会正常运转，加强完善学生会内部建设的学生群众性组织，是在学生会领导下与其他部门密不可分的一部分。

作为系学生会中枢部门，我们发扬“严谨 勤奋 踏实 谦逊”的工作作风，肩负着完善会内部门建制，协助老师及各部门做好整个学生会的衔接，保障各部门工作的顺利。承担学生会及办公室各类档案的建立和管理工作及学生会的物资。同时，负责各种文件、公告、通知的发布与统计，收取学生会各部门的计划与总结并完成学生会各部的综合统计工作以及学期工作总结汇总。

如果说其他部门有如一颗明亮的珍珠，那么办公室就是将珍珠串连起来的丝线。在我们的努力下，各部门凝聚在一起，闪现出璀璨的光彩。我们将以自信、执着与热情为学生会增添更为绚美的星芒。