论涉外秘书的素养与能力（共5则范文）

第一篇：论涉外秘书的素养与能力（共）

论涉外秘书的基本能力和素质要求

秘书工作在我国历史悠久，早在汉代就已出现了“秘书”一词。在我国秘书学界就“秘书”这一词定了一个明确而清晰的概念：“所谓秘书，就是掌管文书并直接辅助领导者全面处理事务的工作人员。”而随着我国对外开放的加深和对外联系的加强，国内企业的对外贸易也越来越频繁。这样，在“秘书”这一种概念下，就有了一个新的概念“涉外秘书”。所谓涉外秘书是指在我国“三资”企业和外贸、外事、海关、银行、税务、保险、宾馆商场等涉外单位供职的秘书。在今天，秘书已成为世界范围内覆盖面最广的职业之一，被称为现代社会的第361行。秘书这个字眼在最近几年人才市场中频频出现，秘书职位的空缺也是层出不穷，其需求连续多年在招聘排行榜上位居前列。随着市场经济的发展与繁荣，特别是三资企业在中国的发展，这种势头将会有增无减，同时也给社会提供了许多就业机会

（一）、涉外秘书的职责和范围

涉外秘书根据基本职责、地位可分为秘书和文员两大类。它的工作环境首先是一个外向型的工作环境。她需要与外国人、外国公司打交道，或直接服务与外国上司或外国公司，这种相互交往与服务的前提就是语言，包括口语和书面语。所以它对语言口才的要求特别高。

涉外秘书的工作环境还是一个技术设备日益现代化的工作环境。作为一名涉外秘书，毫无疑问需要娴熟地操作办公自动化设备和系统。由于涉外秘书的协作是事务处理过程中的办文属于办公室工作范畴，不属于文学创作，因此涉外秘书应当掌握的写作技能主要是应用文写作技能。它从文中上分为中文写作和外文写作；从内容上又分为公文写作和行文写作。

涉外秘书的一般职责范围包括剪报、处理邮件、安排上司工作日程、草拟信函文件、筹办会议、档案管理等等。

涉外秘书除了要理解总方针、政策外，着重应掌握本单位的有关政策。在工作中保证质量，避免差错也是非常的重要。秘书是不仅是上司的代表，还是公司的代表，迅速高效的工作和保密是一个合格的秘书所必需，尽管对涉外秘书的综合素质的要求越来越高，但是近年来由于涉外秘书具有“四高”的优越性，即收入较高、层次较高、性能较高、效率较高。越来越具有吸引力。但是不可否认的是国外对涉外秘书的要求是重能力重才华。国内就相对欠缺点更重视秘书人员的外在形象。

涉外秘书的个人素养是很重要的，具体表现在如下几个方面：

首先，高素质是秘书辅助领导贯彻执行好党的路线、方针、政策的可靠保证。其次，高素质是提高秘书部门工作质量和工作效率的重要依托。第三，高素质是建立一支符合时代要求的优秀秘书队伍的需要。所以，涉外秘史必须具备如下几个素质：

（一）健康的身体素质

健康的身体应该是做好任何工作的一个重要前提。要有一个健康的体魄。身体状况不佳的人是不能胜任秘书工作的。所谓“身体是革命的本钱”，只有拥有健康的身体，才可以更好的为企业服务，创造出无限的价值。尤其是秘书的工作，既复杂又要求极高，没有良好的身体素质，是无法适应复杂多变的工作环境的，只会给自己添乱子。

（二）优良的思想政治素质

1、坚定的政治立场和政治态度。能否坚持正确的政治立场，对于秘书人员来说是十分重要的。尤其是在国际形势纷繁复杂，国内改革逐步深化的今天，秘书必须清楚地了解我国和其他的国家的相关政策法规，不触犯法律，严格照章办事。

2、较高的遵守纪律的自觉性。纪律具有十分重要的意义，纪律是我们事业成功的重要保证。就秘书人员而言，纪律是推动一切工作正常运转的根本。由于秘书人员贴近领导，辅助领导工作，所以必须高度自觉的严格要求和约束自己，把自己置于组织合群中的监督之下。

3、作为现代社会的高级管理人员，在一个国际知名的机构里工作，应当具有爱岗敬业精神、实事求是精神和开拓创新精神，此外，还应具备博大的胸怀、宽广的视野和高度的社会责任感。

（三）良好的职业道德

1、热爱祖国，为人忠诚。这既是每个中华人民共和国公民最基本的人生准则和道德规范，也是秘书人员最基本的行为准则。忠于职守，既是忠于党，忠于国家和人民利益的具体表现，也是要为本单位、本机关努力做好工作的要求，这两个方面从根本上是统一的，秘书人员要把他们结合起来。

2、工作积极，求真务实。服务领导是秘书工作的基本职能。市场经济瞬息万变，令人难以把握，秘书人员要强化主动服务，及时把握经济运行和社会发展变化情况。一要认真为领导决策服好务，做到知情早、晓事快、见事深、谋事准，坚持换位思考，多角度、全方位看问题；二要认真为基层群众服务，转变作风，走出机关，深入基层，听取呼声，做到下情上达，上情下传，互相沟通；三要讲求效率，求真务实。

（四）积极的心理素质

1、豁达开朗：由于秘书人员的特殊位置，常常会在工作中遇到内部或外部的一些干扰。因此秘书人员的性格中很重要的一方面就是对人对事需要豁达、开朗，即在坚持原则的前提下采取宽容、忍耐的态度。给人以勇气，团结同事共同工作。

2、意志坚强：秘书工作是一项十分繁重而复杂的劳动，秘书必须具有坚韧不拔、百折不回的毅力，克服各种困难，实现自己的职能。秘书还要严于自律，自制力强，努力克服自身的缺点和不足，成为一个意志坚强的人。

3、敏捷应变：秘书不仅要有意志坚强不屈的性格，还要有机敏灵活的性格。秘书工作涉及面广、变化性强，秘书要有敏锐的观察力和迅速的判断力，善于沟通，长于协调，既不丧失原则，又不激化矛盾。特别是在遇到突发事件和复杂情景时，能够机警灵活，随机应变，使问题得到及时而恰当的解决。

4、幽默风趣：幽默风趣是人类宝贵的心灵财富，是情感优裕和自由的展现。在生活和工作的诸多困惑面前，幽默风趣能帮助你化被动为主动，变尴尬为愉悦，以轻松的微笑代替沉重的叹息。秘书在交往活动中运用幽默，可以使人感到轻松，易于沟通情感，取得理解，消除陌生和紧张，营造和睦的交际氛围。

（五）严谨的法律素质

秘书工作政策性很强，秘书人员如果没有较高法律政策方面的知识修养，就会给领导工作帮倒忙、添乱子，严重的还会造成法律后果。因此，秘书人员学习和掌握必要的法律政策知识尤为重要。由于我国的法律政策体系规模庞大，秘书人员应当根据工作需要，在掌握一般的法学和政策理论基础上，有针对性地学习有关的法律政策知识。重点有两个方面：一是同秘书工作有关的法律、法规、规章、政策；二是同服务单位的业务活动有关的法律、法规、规章、政策。涉外秘书的难做就往往体现在他的知识面上，他不仅要清楚地了解本国的相关法律政策知识，同时还必须了解清楚其他国家的法律知识，并且做到融会贯通。

（六）优秀的业务素质

1、理论知识：必须认识到理论学习的重要性，一方面要掌握扎实的基础知识，包括法律、外语、经贸以及对业务工作有帮助的其它知识。另一方面也注意收集新的信息，关注的法学领域的新的发展动态。

2、实践经验：要注意总结工作中好的经验，尽量避免走弯路，要经常进行经验交流，要多向有经验的人学习。

3、办事能力：秘书工作繁杂、琐碎，这就要求我们必须具备较高的办事能力，无论是办案，办会，还是处理日常事务，都要注意锻炼自己的办事能力，提高办事效率并应掌握一定的办事方法与技巧。

（七）全面的语言文化素质

1、学好专业知识应是起码的要求，而懂得一点文史哲，具备一定的文化素养，也很有必要，可陶冶人生情趣，亦可对工作有所裨益。相传，在清朝某年间，皇帝派朝廷官员到南方招考官吏，但先后派了几人均未能完成此任。何故？只为南方的秀才们嫌这些官员文化素养低，写诗做对皆不行。后皇帝派了一个叫王尔烈的人又去江南办理此事。那些江南才子们以出对联来试王的文化，上联曰： 江南千山千水千秀才，王尔烈即刻以此下联对之： 塞北一天一地一圣人。语出惊人，顿受青睐。江南秀才们进而问到，先生的学问究竟有多大？王随口吟到：天下文章属三江，三江文章属吾乡，吾乡文章属吾弟，吾为吾弟改文章。由此，一句对联，一首诗完成了招考工作。

2、外语及写作能力：我们办理的案件中，涉外案件占有很大的比例，经常涉及外国当事人，对外交往中，无论是书面的，还是口头的，都要经常运用外语。我们要使自己成为既懂业务又懂外语的，“两条腿走路”的人才。职业秘书不会写作，在任何时候、任何场合都说不过去。职业秘书的写作注重的是实用性文书，说它实用，是因为其表现表现形式完全都根据内容给予相应的格式表达，操作程序与操作标准都非常明确，实效性相当强。具有优秀的写作能力是一个需要不断加强的素质要求。

3、此外，学会一些有益的技能，如电脑、开车，琴棋书画等，也是很有好处的。俗话说，“艺不压身”。如果你具备了一定的素养，掌握了某种技能，总会有你显山露水那一天，同样，假如你在那一方面尚存缺陷，则一定会有你无地自容的那一刻。但有一点要明确，我们必须始终围绕本职工作这个“重心”，在做好本职工作的前提下，才能再去充实自己的其它知识与技能，而绝不能冲淡“主题”，更不能“不务正业”。

总的来说，涉外秘书的基本能力和素质要求就是： 高效的工作能力。善于人际沟通。有外交家的平衡术。能担当重要责任。有良好的社交能力。永远记住：一个成功的秘书，总是三分做事，七分做人。

第二篇：涉外秘书

1.最初的秘书是指书而不是指人，一般是指宫禁中迷藏之书。以后，才逐渐由物演变成人，成为古代朝廷中的一种官职，既负责掌管典籍或起草机要文书的官员。（东汉的秘书监）

2.现代秘书按其服务对象的不同可以分为公务秘书和私人秘书两类。

第二章涉外秘书工作的指导思想和工作原则

1.一、涉外秘书工作的指导思想，概括起来讲，就是要围绕认真贯彻党和国家的对外方针、政策、努力做好‘三个服务’。

二、‘三个服务’是指：一是为上级涉外领导机关和领导同志的工作服务，发挥涉外秘书工作人员的上情下达、下情上报的作用。二是为本级领导服务，发挥参谋、助手和耳目的作用。三是为基层涉外单位的工作服务，发挥综合、协调和后勤保障作用。

2.涉外秘书在工作中要实现‘四个转变’：

一、要从偏重于简单的办文办事变为即办文办事有出谋献策。

二、要从简单的收发信息转变为即收发信息由综合处理信息。

三、要从单凭的老经验办事转变为实行科学化管理。

四、要从被动服务转变为力争主动服务。

这‘四个转变’是1985年1月全国秘书长、办公厅主任会议上提出来的在新形势下办公室部门工作的指导方针。

3.涉外秘书的工作职能：一是为涉外领导工作当参谋，二是为涉外领导工作办事务。

4.涉外秘书工作的具体任务，会议组织包括会议审批、会议通知、会议材料准备、会场服务、会议纪要整理、会议文件立卷等。印信凭证管理：涉外秘书人员必须深刻了解印信凭证的作用和意义，懂得印章凭证的制作、使用和半管。

5、涉外秘书工作的作用：

一、枢纽作用

二、参谋作用

三、信息传递作用

四、协调作用

五、门面作用。

6、涉外秘书工作的特点：

一、政治性

二、从属性

三、服务性

四、被动性。

7、涉外秘书工作的基本原则：准确、迅速、保密、落实。1953年周恩来提出的第三章涉外秘书工作人员的素养

1、涉外秘书人员的职业道德素养：

一、要有自我现身精神

二、要忠于职守

三、要讲究工作效率

四、要谦虚谨慎

五、要严守秘密。

2、涉外秘书的专业知识：一是涉外专业知识。二是秘书专业知识。专业知识这是涉外秘书人员知识结构的核心部分。

3、涉外秘书人员的基本能力：所谓基本能力，主要是指涉外秘书人员的智力，包括敏锐的观察能力、良好的记忆能力、丰富的想象能力和科学的思维能力。

4、涉外秘书的专业能力，除了上节强调的语言文字应用能力外，还要掌握以下四项能力，即较强的组织能力、准确的判断能力、敏捷的应变能力和广泛的社交能力。

5、涉外秘书人员的特殊能力：涉外企业和单位都有一套现代化的办公办公设备。涉外秘书

人员应当应用这些设备，保证他们高效率地运转，同时，还应具备一套维修、保养系列的性服务的本领。

6、涉外秘书人员要培养自己良好的意志品质，首先要树立自觉性、客服盲目性.其次是树立坚韧性，客服脆弱性。再次是要培养自制力，克服冲动性。

第四章国外秘书工作及其发展趋势

1、英国政府中的普通行政人员分为四级：

一、行政级

二、执行级

三、文书或办事级

四、打字、文书和计算机操作级。

2、当前世界各国秘书工作发展的情况的特点：

一、加强对秘书组织结构的研究，提高秘书工作效率。

二、重视对秘书的职业化、专业化的研究与秘书培训。

三、秘书工作趋向自动化和现代化。

第五章几个有代表性国家的秘书和秘书工作

1、列宁主张和坚持的一切从劳动人民的个根本利益出发，做到全心全意为人民服务这一基本原则，成为社会主义国家一切工作包括扩秘书工作的出发点和力量源泉，而列宁讲究的实事求是、精兵简政和工作中的高效率，亦应是所有工作包括秘书工作永远必须遵循的指导方针。

2、按美国《职称词典》解释，秘书这一次的正确含义，试制工作水平高超、贯彻执行下列活动的人：

一、全面处理机关的或公司的行政工作，以减轻政府官员和公司负责人的叫次要的行政事务及办公室工作。

二、能用速记记录口述。

三、能用翻译机将口述或将复制的记录信息以成文字。

四、处理首长邀会及提醒其邀会。

五、接见办公室来访人。

六、接电话和打电话。

七、处理首长私人重要邮件，主动书写日常函件。

八、对办公室其他工作人员经行工作监督。

九、整理人事档案。

3、秘书工作大体可以分为三个方面：

一、指派性的工作。

二、日常工作。

三、独创性的工作。

4、美国秘书的特点：

一、妇女化。

二、知识化。

三、专业化。

四、高效化。

5、美国秘书的分类：

一、行政秘书。

二、法律秘书。

三、教育秘书。

四、财经秘书。

五、工艺秘书。

6、日本秘书的基本技能：

一、需要通晓本单位面貌。

二、待人接物讲礼貌。

三、语言文能力强。

四、对新鲜事物敏感。

五、要有良好的人际关系。

7、日本秘书工作要决：

一、掌握正确的工作方法。

二、传达事物要婉转巧妙。

三、行动要机敏。

四、给客人留下好印象。

8、C.B.S考试是日本秘书协会从1979年开始实施的。

9、日本秘书士资格的审定：由日本人年全国短期大学秘书教育学会对申请者进行考试，授予秘书士称号。

第六章涉外公文概述

1、涉外公文的作用：

一、涉外公文具有贯彻党和国家对外政策、健全法制的作用。

二、涉

外公文是上级对下级的工作进行领导和指导的工具。

三、涉外公文是对于机关之间展开与协商工作具有联系作用。

四、涉外公文具有宣传教育的作用。

五、涉外公文具有平局和记载作用。

2、涉外公文的特点：

一、具有鲜明的政治性。

二、具有法定的强制性。

三、具有格式的规范性。

四、具有表述的准确性。五。具有很强的实效性。

六、具有作者的法定性。

3、按照涉外公文办理的时间要求，可以分为特急公文、急办公文、常规公文、分别简称为特急件、急件、平件。

4、按涉外公文内容的秘密等级，分为绝密公文、机密公文、秘密公文和普通公文，分别简称绝密件、机密件、秘密件和普通件。

5、发文字号：由机关代字、发文和发文顺序号组成。联合行文时，一般只编制公文主办机关的发文字号。（如“国发（1986）21号”

6、成文日期：是涉外文件定稿签发的时间。成文日期以文件签发或会议通过的日期为准，标注再发文机关名称右下方，最后一个字与正文右侧顶格对齐。会议通过的文件，应在标题之下，会议的名称和通知的日期。

7、涉外公文的制作，大体要经过交拟、拟议、起草、审核、签发、缮校、用印和封发等多道程序。

交拟：涉外机关领导把撰拟公文的任务交给撰稿人成交拟。交拟是撰制涉外公文的起点。拟议：涉外秘书人员在动笔之前，需要收集有关资料、酝酿构思、以及草拟文件写作提纲等，这一系列的工作成拟议。

8、涉外公文起草的基本要求：

一、要符合国家的涉外法律法规符合党和政府的对外方针政策及有关规定，如提出新的政策规定，应加以说明。

二、情况要确实，观点要明确，条例要清楚，层次要分明，文字要精炼，书写要工整，标点要准确，篇幅力求简短。

三、人名地点数字引文要准确，时间应些具体年月。

四、公文中的数字，除发文字号、统计表、序号、百分比、专用术语和其他必须用阿拉伯数码者外，一般用汉字书写。在同一公文中，数字的使用应前后一致。

五、引用公文应注明发表时间机关标题和文号。

六、用词要准确规范。使用用简称时，应先用全程加以说明。不写不规范的字。

七、合理使用文种，请示问题坚持“一文一事”制度，避免一文数事和在报告中夹杂请示事项。与此同时，起草公文要求征求有关职能部部门的意见，联合行文，要征求各联合机关的意见或联合机关共同起草。

9、涉外公文的审核重点：

一、是否确需行文。

二、内容是否符合党和国家的对外方针政策以及有关的法律法令，政策是否保持连续性，提法是否同一发布的有关文件相衔接。

三、提出的措施和方法是否符合实际切实可行。

四、内容涉及部门是否经过协调意见是否统一。

五、文字表述是否概念准确，简明扼要条理清楚语法规范。

六、是否符合规定的审批，会签手续。

七、文件格式是否符合要求，文种的选择是否恰当，秘密等级、缓急时限，发布范围等标注是否合理。

第七章各类常用涉外文书的体例

1、涉外条例：用于规定比较时起施行的调整涉外行政管路活动的法规性文件。

2、涉外规定：为解决或处理涉外行政管理方面某些问题作出的决定，作为处理解决问题的法则。他比涉外条例适用面要窄，内容更为具体和详细。

3、涉外实施细则：对涉外行政管理方面某项工作所做的详细而具体的规定。

4、涉外决议、用来下达经过会议讨论通过要求贯彻执行的涉外事项时使用的带有指挥性质的公文。

5、涉外会议纪要：用来通报涉外会议情况传达会议议定事项和主要精神，要求与会单位其下属机构共同遵守、执行。以指导涉外工作的带有指挥性质的公文。

6、涉外调查报告：根据调查对象和反映内容的不同，常见的外贸调研类文件有：国别（地区）调研、市场调研、商品调研、价格调研等。

7、涉外简报根据反映内容分为情况简报和会议简报两种。

8、涉外公告：用来向国内外公司发布涉外方面事项的文书。

9、涉外通告：在一定范围内发布某种涉外事项，要求有关部门和人员知晓办理和遵守的文书。

第八章各类常用涉外文书（下01、涉外经济合同：我国的法人与外国的法人或自然人之间的，为了实现一定的经济目的，规定当事人双方相互权利义务关系而订立的具有关法律约束力的协议。

2、合同的核心部分，是经济合同的主要条款内容。

3、涉外协议：是我国政府政党团体及企事业单位与外国相应的组织或个人之间，就一定的问题通过谈判协商取得一致意见而订立的一种具有经济或其他关系的契约。

4、涉外意向书：也叫涉外草签。是指中外双方或多方就某一问题在进入实质性谈判之前进行初步接触后所形成的带有原则性方向性意见的文件。

5、涉外仲裁调解书：至涉外仲裁机关在处理对外经济贸易还是纠纷案件的过程中，经过调解达成和解协议后，按双方当事人协议制作的结案文书。

6、涉外仲裁裁决书：至我国对外经济仲裁机关通过仲裁审理程序，进行裁决结案时所制作的文书。

7、涉外致辞：只在涉外事务活动中，出于迎来送往礼仪的需要发表的讲话稿，如欢迎词、欢送词、告别词、祝酒词等。

第九章涉外信息工作

1、信息在发展外向型经济中的重要作用：

一、信息是企业制定计划与决策的依据。（对外经

营三要素：商品信息、商品生产、商品推销）

二、信息是企业对日常业务活动进行有效控制的基础。

三、信息是企业实现出口商品战略转移的手段。

2、世界商品市场信息包括那些？

一、出口商品信息。

二、商品价格信息。

三、国外顾客消费需求信息。

四、国外市场竞争情况。

五、国外市场经营效果情况。

3、社会文化环境方面资料包括：

一、物质文化水平。

二、风俗习惯。

三、教育水平。

四、宗教。

五、价值观念。

4、客户信用情况三要素（即3c品格、能力、资本）经营作风、经营销售和经营能力、资本。

5、涉外经济信息的搜集方法：

一、委托现有信息业或代理结构，获取继续的某方面信息。

二、订阅国内外主要电讯和有关的报刊资料。

三、通过各种种业务活动，有目的的搜集第一手“活”资料。

四、在国外建立推销网络的同时，组建信息网络。

五、随同组织出国考察，进行实地调查。

六、充分利用驻外机构的渠道，广泛了解市场经济信息。

6、涉外信息搜集处理的基本原则：

一、突出信息的适用性。

二、确保信息的真实性。

三、注重信息的实效性。

四、保持信息的系统性。

五、注意信息的全面性。

第十章涉外会议组织工作

1、会见就其内容来说，有礼节性的，政治性的和事务性的，或兼而有之。

2、会谈：是指双方或多方就某些重大的政治、经济、文化、军事问题。以及其他共同关心的问题交换意见，也可以市值洽谈公务，或就具体业务进行谈判。会谈，一般来说内容较为正式，政治性或专业性较强。

3、合影时，一般主人居中，按礼宾次序，以主人右手为上，主客双方间隔排列。

4、涉外经济谈判计划应包括以下基本内容：

一、谈判的主体。

二、谈判的日程。

三、谈判人员和地点。

5、谈判结束后，应做好依稀几个方面的工作：

一、谈判结束，回到单位，马上要准备执行合同的事宜。

二、总结谈判中的经验教训，包括检查我方谈判目标的实现。谈判目表分为高、中、低等。

三、检查我方谈判方案的实施是否按照原方案进行，方案中存在哪些不妥之处。

四、回顾与总结谈判组的情况，包括谈判组内职权、职责的规定，谈判气愤的维持，谈判人员训练的状况，与后勤人员合作的情况等。

五、归纳谈判对手的情况，包括谈判风格、工作效率、在谈判是最关心的问题和意向。

第十一章涉外事务工

1、接待准备工作包括以下几个环节：

一、弄清来宾的基本情况。

二、拟定接待方案。

三、做好必要的资料准备。

四、预定住房车辆游船以及有关事务。

五、即时通上级有关部门保持联络。

2、我国的护照分为外交护照、公务护照、普通护照。

3、黄皮书即预防接种书。

4、入境手续包括：

一、边防检查。

二、海关检查。

三、安全检查。

四、检疫。

五、乘飞机。

5、介绍里也有先后之分，应把身份低的、年纪轻的介绍给身份高的、年纪大的，把男子介

绍给女子。

6、礼宾次序的排列：

一、按身份与职位的高低。

二、按字母顺序。

三、按通知代表团组成的日期先后排列。

第十二章涉外保密工作

1、涉外保密工作的重要意义：

一、涉外保密工作是国家保密工作的重要组成部分。

二、涉

外保密工作是国家安全的重要保障。

三、涉外保密工作是一个国家政局稳定的重要条件。

四、涉外保密工作是经济发展和科技竞争的重要手段。

五、涉外保密工作仍是我们对敌斗争的一条重要战线。

2、我国新时期涉外密保工作的特点：

一、保密的范围和内容趋于扩大。

二、泄密渠道日益

增多。

三、窃密手段日新月异。

四、窃密活动十分猖狂。

3、泄密渠道突出的表现在以下几个方面：一。机密文件和资料的泄密、二、宣传报道中的失泄密。

三、科学技术的泄密。

四、对外贸易泄密。

五、通讯联络的泄密。

六、出卖国家秘密。

4、“突出重点，积极防范”是涉外保密工作的一个重要方针。

5、“坚持内外有别，即便利工作，又确保秘密。”是涉外保密工作的原则。

6、“确保党和国家的核心秘密，有领导又控制的放宽非核心的限制”是涉外保密的一项重

要政策。

7、“更好地为社会主义现代化建设服务”是涉外保密工作的出发点。

8、涉外保密工作的重点：

一、新的科学技术。

二、对外经济贸易工作。

第十三章涉外秘书工作的办公自动化

1、涉外秘书工作实现办公自动化有以下几个方面的意义：

一、提高办公效率。

二、提高管理水平。

三、节省办公费用。

第三篇：论秘书的文化素养

论文题目：论秘书的文化素养

二○一三年五月二十五日

目 录

·摘 要 ·关键词 ·正 文

一、秘书文化素养

（一）文化素养的含义

（二）提高秘书文化素养的重要性

二、秘书文化素养的现状

（一）文化基础薄弱，语言表达能力不足

（二）知识结构不足，审美能力不高

（三）写作意志薄弱，公文质量不高

三、培养秘书文化素养的途径

（一）博览群书，提高文化底蕴

（二）勤于动笔，提高写作能力 ·参考文献

论秘书的文化素养

文秘1018班 26号 宋秋丽

[摘 要]作为一名秘书，其文学素养的高低直接关系到秘书工作质量的高低，针对现阶段秘书文化素养不高，普遍存在文化基础薄弱，知识结构不足和公文写作质量不高等问题，提出提高文化素养对策。

[关键词]文化素养；秘书；现状

一、秘书文化素养

（一）文化素养的含义

文化素养是用优势文化中的习语、隐喻和非正式内容流利交谈的能力。从熟悉的街道路标，到历史出处的知识，再到理解最近的俚语，文化素养需要理解文化的相互影响并作出反应。而秘书文化素养可以理解为秘书人文科学的研究能力、知识水平以及人文科学体现出来的以人为对象、以人为中心的精神——人的内在品质的历练和修习。我认为包括以下几点内容：一是，秘书理解传统并认识意义，要有一定的文化底蕴，对事物要有一定的洞察力、辨别力、概括力、欣赏力；二是秘书文化是千百年来秘书精神的积淀。秘书是文化人，要有真才实学、真知灼见，做好上传下达，沟通协调等工作；三是秘书要珍视个人价值，拒斥对秘书的物化、兽化、简单化、机械化。四是重视道德修养，尊重文化的多样性，具有包容性。

（二）提高秘书文化素养的重要性

何坦野《秘书文化论》“秘书绝不能患文化贫乏症”这是作者开篇就提出的至理名言。作为一名秘书，其文学素养的高低直接关系到秘书工作质量的高低。历练秘书文化素养可以提高秘书的说话艺术水平，提高处理问题的能力以及做好人际交往与沟通等。下面有一个小例子：

王珣，后任主簿（秘书）不仅文章写得漂亮，而且应变能力极强。他刚到桓温身边充当属吏时，有一次向桓温报告工作，当他拜伏在官署之下等待谒见时，桓温故意和他开个玩笑：派人偷走了他的报告文本。桓温这样做的用意是考察一下他的文字功夫和应变能力，看他在紧急状况下能否沉着冷静、应付自如。王珣发觉后一点也不慌张，非常镇静地要来纸笔，当即在刺史官署里写了一份报告呈给桓温。这两份报告虽然意思完全一样，但补写的这份与原先那份没有一个字相同。王珣不仅顺利地通过了桓温的突击“考试”，而且博得了桓温的赏识和器重。

一、秘书文化素养的现状

（二）文化基础薄弱，语言表达能力不足

屈原在长篇哲理诗《天问》里一口气提出了个问题，涉及天文、地理、哲学、历史乃至神话传说等诸多方面，其渊博的知识和丰富的想象力让人震撼。苏轼《琴诗》“若言弦上有琴声，放在匣中何不鸣？若言声在指头上，何不于君指上听？”通过对假设句和反问句，揭示了人们做任何事情都有赖于主体与客体的统一这样在中国近代史上就有这么一件事，腐朽的清朝政府曾向德国借款修胶济铁路，双方签订的条约中有一款规定：沿线铁路左右里内煤铁等矿德国有权开采。这里的所谓里，原意是指铁路左右共里。因为语言表达不准确，模棱两可，被德国人钻了空子，被说成是左右各里。清政府白白将里的开采权“拱手”送给了德国人，哑巴吃黄连有苦说不出。因此，注意恰如其分地使用语言，对表达人的思想感情，准确无误地反映客观事物的本来面目是极为重要的。秘书人员提高语言素质，是当好领导助手，搞好服务工作的重要基础。

（二）知识结构不足，审美能力不高 1.秘书知识结构需要不断完善

新时期的秘书要具备“一专多能”的知识结构，这是当代提高秘书工作科学化水平和行政效能的需要。在文化知识结构上秘书应当是“杂家”。所谓“杂家”,在古代是九流之一,与儒家、道家、阴阳家、法家、名家、墨家、纵横家、农家相提并论。这里借用“杂家”这个词来说明秘书须具备广博的文化知识结构。近年来，许多企业在招聘秘书一职时，不一定只限于招文秘、汉语言文学类专业，其他自然科学专业，例如：物理、数学、化工、计算机技术、机械等专业人员皆可。因为这类人员有些不但掌握自然科学知识，而且文书工作表现突出，语言表达及攻关能力较强，还有些外语水平较高，搜集资料与处理信息能力较强，完全胜任秘书一职。为领导决策提供较好的辅助，减轻领导负担，提高工作效率。所以，广博知识结构也是现代秘书必具的素质之一。一个普遍的哲学道理要想成为一名优秀的秘书，具备较强的语言表达能力很关键。

2.秘书审美能力不高

随着社会生活的发展，一些文学知识和艺术知识非常欠缺，不具备一定的审美能力。文学的文化属性，是通过艺术画面反映现实生活体现出来的，因此当时的政治、经济、文化、风俗、观念、衣食住行等等的描写，无形中伴随着愉悦渗透在秘书的脑海中。从推销的角度看，两个推销员的仪表、仪态不同，产生的效果也会完全不同。显然，这是美在起作用。文秘人员不仅要懂得美的效应，自觉地追求美、运用美，而且要正确地判断美、把握美，真正理解什么是美的，什么是丑的，有一个正确的、健康的审美观念。文秘人员不一定要弄懂或者研究有关美的本质的理论，但是应该学会在平时的审美活动和工作实际中理解美的基本特性和品质。

（三）写作意志薄弱，公文质量不高 1.秘书写作意志薄弱

秘书写作是受命写作,要受到组织意志、领导意图、公文格式等制约,它的特珠性决定了秘书人员要在写作中发挥才干,化被动为主动,才能真正发挥公文应有的效用。从写作主体看,任何写作行为的产生都有其动因。如文学创作是因社会生活中的人、事、物或是某一现象等刺激了写作者,引起他们的创作灵感和欲望的一种行为,其创作驱动力来自于内部。现在很多秘书不愿写文章，一听要写文章，就头痛，“横眉冷对方格纸，俯首咬碎钢笔头”。其中关键是胸无点墨，言之无物。

2.公文质量不高

现在多用网络办公，要求写公文要快，为此，要有一定的文化底蕴，才能熟练地掌握公文写作规范、格式、流程。

邓小平同志在从事秘书工作或领导秘书工作的几十年中，在这方面为我们树立一个光辉的榜样。一次，他看了《关于建国以来党的若干历史问题的决议》提纲后说：“我看了起草小组的提纲，感到铺得太宽了。要避免叙述性的写法，要写得集中一些。对重要问题要加以论断，论断性的语言要多些，当然要准确”。同年，在看了《决议》讨论稿之后，小平同志又对中央负责人说：“决议讨论稿的篇幅还是太长，要压缩。可以不说的去掉，该说的就可以更突出”。

三、培养秘书文化素养的途径

（一）博览群书，提高文化底蕴

经典的文学作品有着深厚的人文意蕴，能够陶冶情操，升华思想。余秋雨说过，阅读经典是课外阅读的最高境界，也是一个成熟的阅读者必须经历的一段生命历程。荀子在《劝学》中说：不积跬步，无以至千里，不积小流，无以成江海。平时阅读大量的国内外经典著作，才能提高文化底蕴。有诗云：“问渠哪得清如许，为有源头活水来。”

我国古代四大名著,传承历史,蕴义深远,辉煌壮丽,不可不读。《诗经》、诸子散文、汉赋唐诗、宋词元曲,是我国五千年文化的精髓,应该有所涉猎。《史记》、《汉书》以至二十四史都该有所了解。巴尔扎克的《人间喜剧》、杰克伦敦的小说、莎士比亚的戏剧、欧洲文艺复兴时期的作品、十九世纪俄罗斯文学、美国现实主义文学,这些都应该作为秘书阅读的首选。鲁迅、郭沫若、茅盾等我国现当代作家作品,一些优秀的外国现当代作品都应该是秘书人员所必读的。只有这样,我们工作起来才能有足够的营养,说话、写文章才能够言而有据、言之成理、底气十足。

（二）勤于动笔，提高写作能力

常言道：“读万卷书不如行万里路”、“宝剑锋从磨砺出，梅花香自苦寒来”、“纸上谈兵终觉浅”公文写作业如此。多写多练是提高办公室秘书写作能力水平的必经之路，不能跨越。一是要把发现的有价值的内容记下来,把思考的东西及时记下来,有时是灵感突至,更要善于抓住。二是要勤写作、创作,坚持笔耕不已。工作中所闻所见,写成散文、评论,久而久之,就会大有收获。勤动笔不是写流水帐,秘书要争取做到咬文嚼字,反复推敲,力出精品。欧阳修的《醉翁亭记》,初稿叙述滁州四面有山用了几十个字,但最后定稿时只有环滁皆山也五个字。其精炼,可谓达到了不能增删一字的绝妙程度。唐代贾岛，鸟宿池边树,僧敲月下门的敲字,宋代王安石的春风又绿江南岸的，绿字,俱经反复推敲而成,为后人津津乐道。由此可见,力出精品,其实不是写作的技巧,而是删掉不好的、多余的地方的技巧。此外,秘书常写公文,公文具有很强的政治性、权威性、规范性。但公文写作也不能忽视语言的表达艺术,恰如其分地使用文学语言,用富有深刻哲理和韵味的语句,创造出含义深邃的意境,会使公文更加准确、明白、精炼,产生更好的效果。总之,多读多写,加上勤思考、善推敲,秘书的文学素养和文字水平就会得到提高。

【参考文献】

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第四篇：秘书人员的能力素养

秘书人员作为领导的参谋和助手，一方面要积极主动地献计献策，另一方面还要具备瘵自己的聪明才智融进领导者的决策过程之中的能力。这就要求秘书人员不仅掌握足够的知识，还要具有合理的能力结构。合理的能力结构，是一个广义的概念，它主要是指由基本能力和专业能力组成的立体的能力结构。

一、秘书人员的基本能力所谓基本能力，主要是指秘书人员的智力，包括敏锐的观察能力、良好的记忆能力、丰富的想象能力和科学的思维能力。这是秘书人员赖以吸收外界知识的能力，也是其他能力的基础。

（一）敏锐的观察能力

（二）良好的记忆能力

（三）丰富的想象力

（四）科学的思维能力

二、秘书人员的专业能力秘书人员的专业能力，主要是指语言文字应用能力、组织能力、判断能力、应变能力和社交能力。

（一）较高的文字水平。秘书人员工作中的一个重要任务，就是从事大量的文字工作，几乎天天都要修改或草拟文稿。因此，秘书人员必须具备扎实的文字功底，不仅要精通语法、修辞和逻辑知识，还要掌握一定的写作规律。汉语词语浩瀚，文体广博，这为文字工作者提供了良好的条件。但是，写作是一种综合能力的表现，要做到内容与形式的统一，既要有好的表现形式，又要有充实的内内容，并不是一件轻而易举的事。这就要求秘书人员加强写作实践，熟练掌握各类公文的特点、写作要求和语言表达技巧，随时注意积累资料，不断提高写作水平。要注意文风的改革，培养洗炼的文字表达能力。

（二）较强的组织能力。现代的秘书人员，既不是那种整天伏案看文件、写文章的纯“文牍性”人才，也不是那种只会“捆捆扎扎、收收发发”的简单劳动者，而是具有一定的组织和管理能力的人才。根据职责的要求，秘书人员经常要按照领导的意图组织各类活动，如果缺乏一些现代的、科学的组织管理能力，就无法把工作搞好。对此，秘书人员一方面要通晓办事的渠道，提高办事的效能，平时多接触一些具体事物，处处留意他人和自己的上级是如何处理问题的，不断增加自己的阅历和经验。另一方面要用系统的观点，统筹安排工作。

（三）准确的判断能力。

（四）敏捷的应变能力。

（五）广泛的社交能力。当前，社会交往已成为社会各阶层的一项“热门”活动。社交对于秘书人员来说同样重要。首先，社交可以开阔视野，增长知识。在广泛的社交中，可以博采众长，学习各方面的知识以丰富自己。知识出才智，智是谋之本，这样在实际工作中就能更好地发挥参谋助手作用。其次，社交是办事的辅助。秘书人员办理公务，联系事务，自然是“公事公办”但社交可以帮助选取捷径，克服阻力，提高办事效率。秘书人员的能力结构是一个多层次、多因素的综合体。建立起合理的能力结构，决不是一件轻而易举的事情，需要终身为之奋斗。来源：温州秘书网

第五篇：论现代秘书的信息素养与人文素养

论现代秘书的信息素养与人文素养

摘要：现代社会,随着社会主义市场经济体制的逐步完善,秘书人员的综合素质要求越来越高,熟练的工作技巧,良好的工作态度,是每一个秘书人员应该具备的,作为现代秘书,我们只有不断提高各方面的素质,才能适应社会发展的需要。本文对秘书的信息素养以及人文素养进行分析与研究。

关键词： 秘书

信息素养

人文素养

一、引言

秘书是办公室一个重要的角色，随着科学技术的发展及时代步伐的加快，各行各业都需要加级职业道德修养，社会对秘书的要求也发生了很大的变化，需要秘书具备高素质、高水平、高效能、创新性和发展性。

二、秘书的基本概念

1.秘书的定义: 秘书是指专门从事办公室程序工作、协助领导处理政务及日常事务，并为领导决策及实施服务的人员。

2.秘书的职能：

参谋助手、承上启下、协调服务、调查研究、信息督查，是秘书工作的几项基本职能

3.秘书的工作内容：

直接服从领导，服务全局员工，不管在公文处理、会议服务、后勤管理、档案管理还是组织协调、服务接待等方面的工作

4.现代社会对秘书的要求：

（1）秘书在日常工作中经常要与单位各个部门和人员打交道，另外秘书职业也是一个单位的窗口，和其他公司的主管部门、大客户都有联系，在工作中频繁与外界接触，这要求秘书对单位的日常工作和整体状况要有比较全面的了解。

（2）秘书工作再也不是传统观念中简单的电话接线员、接待员，以及收发、抄写的文员，工作涵盖面更广，要求更高更严，掌握简单的 秘书知识已难以满足工作的需要。

（3）新的时代要求秘书工作制度化、专业化、现代化，担任秘书的人员应不断充实自己，提高自己，应该时刻保持拾遗补缺、不断更新、不断优化自己的知识结构。

三、秘书的信息素养

现代信息社会要求秘书人员必须具备信息观念、信息意识、信息能力、信息知识、信息道德等方面的信息素质。秘书人员应通过培养敏锐的信息意识、掌握运用信息工具的技能、强化准确处理信息的能力、养成良好的信息伦理道德、提升信息创新水平等途径提高自身信息素质。

（一）秘书信息素养的基本概念 1.信息素养的概念

信息素养(Information Literacy)的本质是全球信息化需要人们具备的一种基本能力，即能够判断什么时候需要信息，如何去获取信息，如何去评价和有效利用所需的信息。

2.信息素养包含的内容

（1）信息意识：是指利用信息系统获取所需信息的内在动因。具体地表现为对所需信息的敏感性、选择能力和消化吸收能力。

（2）信息知识：是指关于信息的理论、常识和方法。当代秘书的信息知识，是秘书对信息基本常识的了解，对各种与秘书各项工作信息资源以及信息检索工具、检索方法等方面知识的掌握。

（3）信息能力：是指秘书人员在从事秘书工作实践活动中所应具备的对于秘书工作信息的搜集、理解、分析、处理的能力。面对浩如烟海、杂乱无章的信息，要能够去粗取精，去伪存真，由此及彼，由表及里，提炼、吸取符合自身需要的信息，经过合理的组织加工成适合自己办公室各项工作运用的形式，并推动办公室的各项实际工作。

（4）信息道德：信息道德是指秘书人员在获取和使用信息过程中，应遵循一定的伦理规范，能自觉保护他人的知识产权、隐私权等，不得向领导者和有关用户传递各种不良信息，不得危害社会或侵犯他人的合法权益。（5）信息观念：指秘书对信息的看法和态度，以及在工作实践活动中形成的对信息价值的认识，它关系到秘书人员对秘书相关工作信息的接受和理解程度。

（二）秘书提高信息素养的价值意义 1.对秘书人员自身的价值：

首先，秘书注重信息素养的提升也就培养了他自身独立自主学习的态度和方法，使之具有批判精神以及强烈的职业责任感和参与意识，具有追求新信息且加以运用新信息的意识和能力，还可以培养从瞬息万变的事物中捕捉

人员的信息观念不健全，其思想没有与知识经济和信息信息，从易被人忽视的现象中引申、创造新信息的能力。

其次，秘书在企业中秘书起着承上启下的作用，是上司与员工之间的纽带。秘书自身的素质及其工作效率直接影响着整个部门或机构的形象及其竞争力。因此秘书的工作性质也决定了秘书人才需具备较高的信息素养。

2.对工作所产生的意义：

我们当今所处的时代是一个信息时代。信息具有资源庞大、来源广泛、处理复杂以及变动性快的特点。信息素养是一种对信息社会的适应能力。它涉及信息的意识、信息的能力和信息的应用。

就秘书工作而言，秘书工作是一项知识、信息高度密集的工作，自动化和信息化程度越来越高，办公手段日趋现代化。要应对这样一个知识化、信息化、网络化的时代，做好秘书工作，使之正常、有序、高效运转，秘书就必须强化信息素质教育，加强信息素质修养，具备良好的信息品质。只有秘书人员具备了较高的信息素养，才能及时过滤信息，正确把握方向，为上司做出合理的安排和部署，更好的为领导服务。

（三）现时期秘书信息素养的现状

我国目前的秘书队伍信息素养的整体水平仍然存在一些缺漏。1.比如一些秘书时代的发展脚步向吻合。一些秘书人员只注重日常的一般性事务，缺乏对信息价值认识和筛选，不了解信息技术对提高自 身工作质量和效率的重大意义；因此对信息技术的求知欲望不强，主动学习和使用信息技术的内在驱动力不足，甚至“老死不想‘网’来”，特别是年龄较大的秘书人员因循守旧，遇到问题仍习惯于到纸堆里查陈年老账，而不愿利用现代化的信息设备去获取信息。

2.秘书人员缺乏良好的科学文化基础知识。信息素养与科学文化素养紧密相连，没有一定的科技知识和文化基础知识，没有一定的外语水平，信息素养则难以达到真正的提高。

3.秘书人员信息技术偏低。由于种种原因部分秘书不能在计算机上熟练使用文字、图像、表格处理等常用办公软件。有些秘书人员信息技能偏低不知道如何将自己的工作纳入整个信息化工作之中，无法在整个企业工作系统中完整的运用现代化的手段完成信息搜集整理和分析。这无疑对其工作效率和工作质量造成了不小的影响。由此可见，我们应当重视秘书人才的信息素养的锻炼和提高。

4.一些单位信息网络基础建设水平不高，使秘书没机会学习新信息技术。

（四）针对秘书的现状提出的应对措施 1.当代秘书必须具备优秀的信息能力。当代秘书的信息能力主要表现在以下四个方面: 第一，信息获取能力。秘书工作不仅要学会充分利用好组织建立的内部信息网络，还要建立并掌握自己常规的信息渠道，懂得信息获取的基本技法，善于开发新的秘书工作信息资源，并及时、准确全面地获取所需的信息。

第二，信息的检索能力。现代秘书必须学会对信息时代的海量信息进行筛选和分类，以达到去粗取精、去伪存真、为我所用的目的。网络化信息改变了我们秘书人员获取信息的传统方式，使我们不得不重新学习信息技术，才能面对繁杂的信息社会和在网络条件下做好工作，及时提供给领导所需要的有用信息资料。

第三，信息鉴别处理能力。当代秘书要能对信息进行综合分析，整理排序，归类处理，充实秘书工作数据库；能对这些信息的意义与可 靠性有进一步的认识，提出有针对性的对策和建议，提供给领导者参考。

第四，信息运用能力。是指秘书人员在获取和处理信息的基础上，把自己的思想与见解融入其中，并通过恰当渠道将这些信息传递给他人，与他人进行交流、共享的能力。集中表现在为领导决策提供及时性、准确性、完整性、连续性、针对性和有效性的信息

2.当代秘书应掌握一定的信息知识

信息知识是信息素质的主要组成部分。信息知识掌握的程度，直接关系到秘书信息意识和信息能力的强弱。总的说来，秘书的信息知识应该包括以下三个方面:一是信息基础知识。二是计算机和信息网络技术常识三是一定的外语和法规知识。使用计算机网络要遵循我国现有出台的法律条文；使用各种数据与信息，要合乎国家的有关法规，尤其应严格遵守保密法规，防止泄密问题的发生。

3.当代秘书还需具备良好的信息伦理道德。

高尚的信息道德是保证当代秘书信息行为正确性的重要保证。当前，信息传播媒体多种多样，信息传播过程中不可避免地带有一定的主观偏见，虚拟空间交流的隐蔽性也可能会伴生一定的无政府状态，如果没有一定的道德约束，就很容易使人们在享受信息网络技术带来便利的同时，产生一些与先进的伦理道德相悖的现象。这就对秘书人员的道德责任感等提出了更高的要求。

4.为提高行政秘书的信息素养要进行信息技能的教育和训练。秘书人员信息素养培养的目的在于提高其信息技能。从现实情况看，信息技能是制约秘书人员信息素养提高的一个关节点。当前，秘书人员的信息技能培养，要从以下两个方面着手：一是提高秘书人员的网络运用技术。善于借助网络掌握秘书工作的实时动态信息，利用网络数据库的宝贵资源，提高秘书工作效率，并在网络使用中潜移默化地培养和提高信息素养。二是提高现代办公软件的操作水平。秘书人员要努力掌握每一类软件并争取在工作实践中能够发挥其最大效能。

5.要创造一个良好的软硬件环境。

秘书人才信息素养的培养是一项创新性很强的工作，信息素养的培 养提高离不开一定的软硬件基本建设。对于硬件的的基本建设政府部门及各单位各级领导应统筹规划，为秘书信息素养的培养提高提供必需的物资、器材和场所，逐步改善秘书部门的办公自动化条件。

四、秘书的人文素养

人文素质是秘书人员专业素质的重要基础,是专业素质的支撑点之一。没有厚实的人文素质底蕴,专业素质的培养和提高就会因基础不牢而后劲不足。人文素质与专业素质对秘书来说就如同车之两轮,缺一就会寸步难行。因此,秘书在努力提高专业素质的过程中必须抓好人文素质这一基础素质建设。人文素质是我们立身做人的最基本的基础素质,是连接其他素质的纽带,并与其他素质相辅相成、相互渗透。,是高素质秘书人才必不可少的基础素质。

（一）人文素养的基本概念 1.人文素养的概念

是指人的精神特质和文化素质,是人们通过学习伦理道德、文学、历史、哲学和艺术等人文学科知识,有意识地进行内化和积淀而形成的相对稳定的内在素养和品质。

2.人文素养包括的基本内容（1）知识和理论素养

一是基础知识和基本理论。基础知识和基本理论是秘书必备的本领和基本功，是秘书人员思维飞向更高的“翅膀”，是秘书人员成长过程的“阶梯”。

二是专业知识和业务知识。业务知识是秘书知识结构中的核心部分，也是区别于其他专业人才知识结构的根本标志。

三是独立于专业知识以外的相关知识。秘书工作涉及面广，因此在日常工作和闲暇时博闻强记，尽可能多了解一些专业外的有关知识。

（2）人员的基本素养

一是思想政治素养。文秘人员是领导与群众，上级与下级，领导和各部门之间联系的桥梁，一言一行，都直接影响机关或领导的形象及信誉，因此，文秘人员摆正位置，树立正确的服务观念是很重要的。二是职业道德素养。作为一名文秘人员，首先要爱岗敬业。事业成功的第一要素就是爱岗敬业，难以想像不热爱自己职业的人能在本职岗位上有所建树。

三是心理品质素养。秘书活动是一种十分繁重的劳动，秘书活动的紧张性、快节奏和高压力都对秘书人员的心理品质提出了越来越高的要求，秘书人员必须在成功与失败、荣誉与屈辱面前保持心理平衡，顺利完成各项工作任务。

（二）培养秘书人文素养的重要意义

1.提高秘书的人文素质,可开阔眼界、陶冶情操、启迪智慧,培养强烈的民族文化精神、使命感和高尚的道德情操，打牢秘书必须具备的政治思想基础。

2.提高人文素养，可以充实精神世界，修养道德情操；而缺乏良好的人文素质，人就很容易被坏的东西侵蚀、支配和利用。当前，有的秘书经不住灯红酒绿的考验而栽了跟头，这在很大程度上与他们人文素质偏低、人文底蕴薄弱有关。

3.提高秘书的人文素质，有助于培养他们求真务实、开拓创新的精神和敢于讲真话、低、知识贫乏，必然思维空间狭窄、目光短浅、发展受限。人文素质功底不深厚势必制约其他素质的提高，影响秘书在本职工作岗位和未来发展中继续获取新知识、发展新能力的主观能动作用的发挥。

4.提高秘书的人文素质就是让秘书了解中外文化精髓，从中汲取营养，奠定做人和做事的基本功底，具备较高层次的人格文明，使他们各方面的素质能够和谐统一地发展。高素质的秘书人才必须具备优良的身心素质，达到知识、品质与意志的有机统一。

（三）现时期秘书人文素养的现状 1.缺乏人文知识,导致文化素养较差

前些年，教育界受实用主义思潮的影响,出现了削弱甚取消人文教育的倾向。特别是在应试教育的大环境下,严重缺乏人文知识、人文素质较差的大学生绝不在少数,许多学生在文学艺术修养、语言文字表达、文字书写质量方面没有达到大学生应有的水平,如今的学生对阅读中外文学名著、学习中国传统文化反应冷淡,作为一位秘书,如果没有一定的文化素养和做人处世的能力是很难在社会上站住脚的,更不要说有大的发展了。

2.非专业知识浅薄,导致自身的工具化

在职业技术院校,我们做的还远远不够,强调专业教育忽视人文教育的问题还是存在的。事实上,实用技术教育只是全面发展教育的一项内容,其主要功能是让学生获得专门知识和专门技能。如果我们仍从急功近利的功利主义观点出发,片面强调实用技术教育,忽略人文教育,可能会把我们的学生培养成 技术纯良的“工具人”或“机器人”。为了避免把学生培养成专家们所批评的“工具人”,我们必须加强人文教育。

3.缺乏人文精神,导致人格上的“残疾”

人文素质的提高,应该是人格培养的重要组成部分。而忽视人文素质的提高就会造成学生人格上的“残疾”,带来一系列严重问题。其一,造成人格境界低下。有些学生由于人文素质差,除了专业知识对什么都不感兴趣,因此常常感到精神压抑、思想苦闷、情绪消沉。他们渴望成才,但综合素质条件不足;他们有自我奋斗的愿望,但缺乏人生理想;他们祟尚实现自我,但无起码的社会责任感;他们想显示自己,但常暴露出粗俗与无知;他们爱美、追求美,但常常美丑不分。当然以上问题的出现是多方面原因造成的,但教育方面的缺陷所造成的学生缺乏人文现象。的确是一个重要因素。其二,导致科学技术的滥用。我们希望科学技术为人类造福, 4.只懂技术不懂艺术,导致缺乏创新精神

人文教育特别是艺术教育主要是培养和提高学生的形象思维能力的。大量事实证明，艺术修养较高、形象思维较发达的专业人员,通常在专业活动中创造力更强。形象思维是通过对外部形象的想象去构建心理形象。一个专业人员创造力的大小与他的形象思维能力密切相关。即使职业技术院校并不以培养科学家和艺术家为基本任务,让学生接受人文和艺术教育对于培养他们的创新精神也是大有裨益的。

（四）针对人文素养的现状提出的应对措施 1.培养乐观精神

秘书工作压力大，时刻围绕领导转，即使在休息时间也难保能高枕无忧。什么时候需要你工作，就得什么时候到位，既紧张又受累。甚至会因过分紧张而精神忧思郁结，紧张错乱。所以文秘人员要注重培养乐观的精神。

2.热爱工作、忠诚服务

时刻牢记肩上的责任，踏踏实实，一丝不苟地工作。在工作上，要勤勤恳恳，任劳任怨;在组织纪律上，要无条件服从组织和领导的安排。树立正确的服务观念，保持平常心，不骄不躁，甘于清苦操劳。自觉做到事前参谋，事后服从。传达领导的意见要实事求是，对领导意图要认真领会，领导交办的事项要办理得及时可靠，决不能敷衍塞责，要自觉维护领导的权威，保证各项决策的贯彻实施。

3.廉洁奉公，不假借领导名义以权谋私

首先要牢固树立公仆意识，切忌借权谋私。秘书人员只有加强自身建设，牢固树立正确的世界观、人生观、价值观和强烈的公仆意识，努力实践全心全意为人民服务的宗旨，才能保持清醒的头脑，自觉抵制各种腐朽思想和生活方式的侵蚀。

其次要牢固树立奉献意识，切忌贪图名利。无私奉献是党政各级机关秘书部门在长期的工作实践中形成的优良传统和作风。在发展社会主义市场经济的条件下，继续发扬无私奉献的精神尤为重要。

4.实事求是，勇于创新

秘书的工作性质决定了秘书工作必须实事求是。实事求是地处理一切问题，尊重实际，真正按客观规律办事，说实话、报实情、办实事是秘书工作的基本要求。勇于创新，这就要求秘书人员要创造性地贯彻领导的意图，为领导工作提供最佳服务。秘书人员只有勇于否定旧思想、旧事物，大胆提出合乎实际的见解，才能不断开创秘书工作的新局面。

6.严守机密，提高觉悟

守纪保密是秘书工作人员铁的纪律，办事要讲法，遵守制度，不能 感情用事，不以权谋私，要增强保密意识，时刻保持清醒的头脑，做到不该看的不看，不该间的不问，对经办的秘密事项要守口如瓶。要严厉制止公文旅行现象，把文件管理纳入法制轨道，强化保密措施，做到万无一失。

7.提高自身的综合素质

首先，秘书人员需要具备扎实的基础知识和理论知识，同时必须熟练掌握专业知识和专业技能，除此以外秘书需要掌握广博的知识结构。

其次，在完备知识结构的同时秘书人员需掌握新型的工作技能，如具备较强的调查研究能力和创新能力、具备较强的综合分析协调能力、具备现代信息的收集与应用能力.再者，秘书人员需具备善于沟通的技能，其技能有不找借口，多方沟通；抓住重点，及时反馈；建言献策，适当赞美。

五、小结

伴随着信息社会的发展和经济的全球一体化，社会竞争变得日趋激烈。对新时期的秘书人员提出了新的更高的要求，各行各业的秘书工作无疑将面临严峻的挑战，对秘书人员的素养则要求的更加严格。为了适应新形式的要求，秘书人员应该审时度势，不断提高自身的素养，在继承和发扬传统的基础上不断完善秘书工作与创新。参考文献: 1.郝懿

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浅析新时期秘书人员应必备的素养【J】 武汉航海职业技术学院学报2006年 第1卷 第3期 第24-26页