浅谈事业单位档案管理的现状及对策

浅谈事业单位档案管理的现状及对策

王文学

（河北唐山市住房保障管理中心 河北唐山 邮编:063000）

摘 要：随着经济发展的加快，经济信息也随之迅速增长，事业单位在国家支持下进行档案管理方面，近些年一直在改革、创新形成了极大变化。文件方面的管理工作繁琐复杂并不是异常容易，工作人员要花费较大的精力、耐心以及毅力，要对具备专业知识以及技术性英才对其分类保管处理。档案是科学文明社会的进步、发展加以真真实实记录，是中国社会时代发展、重要的历史依据。随着现代社会高速发展，事业单位管理工作随着人员流动性加大变得愈加复杂，但是档案管理工作人员不足缺失成为组成内容。档案管理工作，能够高效归纳事业单位各种人员动态、资源信息，领导迅速决策档案管理工作发挥着重要作用，事业单位良性发展，但在实际工作中，还存在着各种各样的问题，对档案管理产生激励影响。研究档案管理，并采用相应的对策予进行解决，就显得非常重要。对于事业单位档案管理的现状进行分析介绍内容，希望本篇文章可以给大家带去一些管理方面的启迪。

关键词：事业单位；档案管理；对策

一、前言

经过改革开放的发展，经济、文化发展的同时，而我国事业单位在档案整理、存放工作当中发展迅速。但是，随着科学社会的持续进步、科学技术的蓬勃发展，一些事业单位仍在档案管理基础设施以及人员配备方面不足存在遗憾，事业单位一定要对于档案管理当中存在的问题快速解决显得十分重要，信息社会发展和现代市场经济需求相适应、事业单位在档案管理能力得到提升是需要得到肯定的。档案是历史的记录、是个人成长经历的足迹、记录，更是记录当代社会发展历程的有效方式。在事业单位中，档案能够帮助相关工作人员及时查询需要的信息，各项工作有良好基础才能尽快展开，有着重要的举足轻重的作用。尽管经过多年发展，事业单位的档案管理工作日渐完善，但在实际管理中，事业单位制度不够健全缺乏对档案管理工作的重视程度、档案负责人员水平不高、管理方法不能很好地适应当今时代的发展，存在相对落后等问题，使得事业单位档案管理漏洞存在。积极有效的措施，使档案管理工作质量提高，就成为一件需要现在面对的事情。

二、事业单位档案管理含义、对象

（一）单位档案管理含义。所谓档案管理，指的是档案室对于相关档案信息进行分析整理、归档、为相关工作人员提供利用、查询的服务的总称，内容包括档案收集、档案编辑、档案统计、档案归档、档案重要性鉴定、档案提档利用等。

（二）单位档案管理对象。档案信息管理是档案最重要的环节，而档案利用者、持有者是档案管理工作的服务对象，从事档案管理，最主要的问题是：档案纷繁质杂、分散、量大的情况与社会要求档案管理快速、集中、系统之间的矛盾。总体来讲，档案管理能力与社会日益增长的需求完美契合，从档案管理从古至今的历史来看，其发展历程、特点大致总结为：从繁琐到简单、从非独立系统到独立系统、从经验管理到科学管理、从系统性的开放程度、从人工管理、计算器管理云管理等。总而言之，档案管理工作水平和社会发展、人类文明发展相同步，发挥着非常重要的作用。

三、事业单位档案管理工作现状

（一）没有对档案管理工作的重视。在历史的长河中，事业单位的忽略了对档案管理工作的情况是存在的，只是档案工作就是一些保管文件、抄抄写写的事务性简单工作，在事业管理单位中并不是很重要，事业单位负责档案管理工作的人员也没有足够的能力去认识到自己工作的重要性，档案管理意识、能力薄弱，工作效率低下，认为只要档案信息不出现问题、不丢失单位文件，就算是自己全部的工作，更没有细心收集、归纳每个人的历史档案了。导致事业单位档案文件杂乱无章、毫无头绪，相关领导、工作人员在查找、翻阅历史档案信息，付出了大量的精力、时间，导致后续工作无法展开，给事业单位的正常运转带来不小的阻碍，致使档案管理工作处于无序、混乱的状态中。从一方面，一些管理人员认为档案存档工作就是对档案整理、归档以及保存的事务性工作，这种工作不能为单位创造直接经济利益、直接绩效，其重要任务性差。另一方面，领导者没有对档案管理工作给予重视、培养、宣传，也没有把档案管理工作当作单位长足发展的一种关键任务。在开发当中，只存在形式主义模式，不能设置完善化的档案管理计划，不能在每个工作当中完成档案管理。在档案管理工作环节当中，存在被动响应的问题，对档案管理无法做到严格协调更是十分重要的现象。

（二）档案管理人员水平低。档案管理工作具有复杂性，需要在岗人员拥有较高的专业档案管理的经验、能力。这一阶段，事业单位的档案管理人员没有接受更加专业的培训，缺少为工作负责的心，在档案的收集、归档、管理中，没有体会工作的内涵，致使档案管理没有头绪。更有事业单位未安排专职管理人员进行档案管理、归档的工作，更多的是安排单位内的员工兼职，人员工作内容多，精力有限，缺少档案经验专业素养和能力更是无从谈起，在工作中没有整理归档，只将将相关资料档案放到档案盒里放起来，导致档案管理工作质量无法达到目标。一些事业单位虽然安排专职、专业员工进行档案管理，由于缺乏重视，在人员选拔时，考核标准较为松散，人员离职率高居高不下，导致事业单位档案管理队伍流动性大，所制定档案管理措施无法真正落实到工作中去，产生负面影响的因素更大了。事业单位当中档案管理人员未进行正规的管理培训都不是非常专业，在档案管理工作当中按照工作中的业务、方法、办公软件系统的实施学习。从事档案管理相关的专业人士非常稀缺，其中许多管理人员没有接受过专业化档案知识以及上岗技能培训。只是通常从其他部门调动过来临时加入。管理人员的年龄比较大，缺乏档案管理专业性档案知识，对于计算机系统操作不够熟练，不能完全跟上信息化时代的前进的步伐，缺乏必要的责任心、工作耐心等，并且出错率较高也是不可避免的。我们一定要重视提升档案管理的专业化水准，让专业人才才可以保障档案管理的科学性、准确性。

（三）档案管理方法比较落后。这一阶段，由于事业单位缺乏对档案管理工作的认识，没有贯彻制定的相关规定、管理条例要求，档案管理基础薄弱，具体管理方法相对落后，缺乏明确管理标准、具体机制、工作流程中落实不到位，导致档案管理工作不合理、不规范，组卷不符合当前阶段的工作需要，与档案管理工作原则相冲突，造成档案管理资源浪费。随着信息科技社会发展，云计算管理已成为档案管理的发展潮流，但一些事业单位依旧按照原有传统整理档案，由于思维局限性，无大局观，导致事业单位档案管理效率非常低。部分事业单位甚至没有进行档案鉴定工作，让员工自主决定档案的归档和存放，致使严重的安全隐患问题存在。

（四）档案管理设备老化。随着新时代的来临，信息化科技广泛应用于事业单位，为各行各业的工作提高了工作效率，档案管理工作中也是必不可少的。相较于传统纸质管理模式，电子技术有效避免档案磨损、缺漏、丢失的情况发生，为事业单位的相关领导、负责人资料查阅提供更方便、更快捷。在实际工作中，一些事业单位没有及时更新档案管理系统，依旧采用纸质管理模式，或是没有更新电子硬件设备，导致档案管理工作的无法正常开展。当前社会，我们已经大跨步的进入了信息化、现代管理的时代。在现代化管理当中，信息化档案管理显得非常重要，其直接关系到档案管理的质量、效率。但是，在实际操作过程当中，事业单位档案管理的现代化设施还不是那么完善，存在较多明显的问题，这非常不利于档案管理工作的有效开展，特别是设施配套不完善、办公存档环境差、对档案管理的效率、本身质量造成严重影响。

四、文件管理的重要程度

大部分事业单位属于为社会公共服务的主体及重要部分，事业单位档案管理是否可以顺利与高效地开展工作，为社会稳定、社会健康发展的重要因素。档案管理包含档案管理、文件管理、人员文件管理。其记录了事业单位的发展历史人员流动的重要记录，并且参与了领导核心人力资源的具体管理。通过档案文件创建、分类、归档、销毁等多个环节实施档案管理，可以保障事业单位拥有更多历史记录、人力资源记录，以供后续在社会建设过程当中发挥最大的作用。档案管理还可以执行国家档案管理系统制度，以确保内部文件、事业单位人员的档案不被不法人员利用。总的来讲，事业单位档案管理以及事业单位工作的核心内容存在内在联系，可以称得上息息相关。档案管理的科学化、创新化、现代化，非常利于事业单位日常任务的高效完成，利于现代化社会事业单位的快速进步与时代同步。在发展当中，可以进一步满足人们的文化需求，利于当今社会档案管理体系的稳定性、健康性可持续的发展下去。当前情况下，我国公共事业单位在档案管理方面可以更好、更快、更加便捷的发展进步。但是，信息以及数据时代的持续发展，档案管理面临着全新的挑战。从“微观与宏观”等角度审视我国公共事业单位档案管理当中存在的一些问题、一些挑战，其已经成为改善档案管理以及创新档案管理的最重要的一个环节。

五、事业单位档案管理对策

（一）提升主要领导对档案管理的认识

只有使档案管理的作用发挥充分，并在工作当中获得稳定的成绩，第一，需要从档案管理自身认识出发，强化管理系统在事业单位当中的重要性，设置健全化、合理化、准确化的档案管理、规章、制度，并按照管理制度检查、落实以及监督档案管理系统的具体实施、进度，及时汇报以及解决档案管理工作当中存在的漏洞，把档案管理工作纳入每年的考核当中去，让全体员工对其重视起来，相关档案部门的主要领导人需要合理的分配档案管理工作，并有效地落实到每个管理人员身上，以保障档案管理的效率。

（二）保障硬件系统的准确化

在档案管理过程当中，一定要配置合理化的硬件系统，并按照档案管理系统的要求以及目的，提高文件归档的稳定性，保障硬件系统更加严谨，使得文件管理的安全性、可靠性、准确性。在档案管理期间，增加必要的资金投资是非常正确的，保障硬件设备的先进性、完整性、准确性，以高级技术渗透到档案管理系统管理当中，创造良好的档案存储空间。对于硬件系统来讲，合理的实施档案保存是非常必要的，并且充分使用档案管理系统电子存储存在的优势，以落实档案管理的高效性。与此同时，在电子文件管理过程中，确保文件的安全性是非常必要的，并按照信息存储工作的要求增加其具体存储容量，设置档案数据备份，并由管理人员随身进行携带。

（三）重视档案管理人员素质的他提升

在事业单位当中，实施档案管理，一定要确保管理人员具备较高的专业素质，这样才可以在一定程度上使得档案管理效果更加突出。想要事业单位档案管理人员的专业修养得以提升，需要做到这些方面：首先，要通过加强岗前培训、定时培训以及针对性的不定时培训，以使得档案管理人员的专业能力以及管理水平得以提高，并保持这种较高的水平，为档案管理人员提供专业性的档案管理知识、注意事项，档案管理的综合性素质才能保持提高。除此之外，实施入职培训以及线上、线下培训是非常必要的，可以有效地解决事业单位档案管理当中存在的具体漏洞并进行补充，提升档案管理系统的实际效果。其次，要设置奖惩机制，利用奖惩机制，确保员工行为的准确化，促进管理人员持续学习管理新知识，强化专业新能力，从而提升机构档案管理人员的整体素质，最终保持提高工作水平。

六、结束语

总之，作为事业单位的非常重要组成内容，档案管理工作在完善单位信息、辅助领导决策、保存每一名员工的各项资料等多个方面，发挥着不可替代重要的作用，关系到事业单位的前景。主要领导和管理工作人员要不断加强对档案管理工作的重视，采取高效手段，提高档案管理人员专业能力、修养，完善相关硬件设施，将计算机电子技术应用到档案管理工作中，建立起现代科学档案管理系统，确保事业单位档案管理工作规范化、科学化，更好地服务于事业单位发展。事业单位希望和时代发展保持一致性、同步性，一定要确保科学以及有效的执行档案管理制度。只有充分的解读档案管理的内容，才能加深对单位自身的了解程度，并按照事业单位的前进脚步确定未来的发展道路，才可以获得更好的发展前途。

参考文献

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