采购部标准工作业务流程

第一篇：采购部标准工作业务流程

酒店采购工作制度及审批流程

一、总则

1．为规范管理，有效控制酒店运营成本，本着搞好采购供应，维护经营管理，保障酒店运作的工作方针，根据行业相关要求和本酒店实际情况，制定本制度。

2．本制度适用于酒店所有采购活动及与采购流程相关的所有部门和人员。

3．酒店采购方式分为采购申请单采购、鲜活类每日订单采购和合同、协议采购等。

4．酒店采购种类分为食品类（包括鲜活食品、干货、冻货、调味品、酒水等）、用品类（包括一次性客用品、布草、印刷品、办公用品、工程维修配件及工具、百货类等）、固定资产类、外包类（清洁洗涤类、工程及维保类、水电油气购买类、紧急维修类、广告宣传类、培训类等）等。

5．采购工作以保障酒店正常运行、降低运行成本为目的，采用多方询价、公开招标、集体定价等工作方式，保证采购质量。

6．与酒店采购流程相关的部门在采购、收货、入库、付款等整个物流过程中应各司其职，密切配合，提高工作效率。

二、采购一般规定

1．食品类（包括鲜活食品、干货、冻货、调味品、酒水等）、用品类（包括一次性客用品、布草、印刷品、办公用品、系统软件、工程维修配件及工具、百货类等）、固定资产类采购需以书面形式（书面请示、采购申请单、鲜活类每日订单或签署采购协议、合同）提出申请，按流程审批后交由采购部采购，禁止使用部门自行采购。

2．外包类（清洁洗涤类、工程及维保类、水电油气购买类、紧急维修类、广告宣传类、培训类等）由使用部门提出书面请示，经采购主管副总批准后由使用部门具体承办相关合同协议。

3．原则上采购物品均需通过询、比、议的方式确定最终价格及供应商。如果独家供应的应说明原因；单宗10万元以上的采购必须签订相关合同协议；单宗50万元以上的采购必须进行招投标采购。

4．采购部应当建立供应商管理档案，妥善保管供应商相关资质文件、报价单、样品等资料，有人员变动时应当全部列入移交。

5．采购部在系统管理上应建立采购合同协议、采购单、每日订单等管理档案，由人员变动时应当全部列入移交。

6．鲜活类食品采购时间为1个工作日；干货、冻货、调味品、酒水饮料、办公用品、印刷品（不含设计时间）、百货、维修工具采购时间为7个工作日；客房一次性用品、布草、工服采购时间为一个月（不含设计时间）；维修配件及固定资产的采购时间根据实际情况确定。

7．2000元以下的委外维修项由工程部等部门按费用报销程序办理。2000元以上的委外维修必须签订相关维修协议。

8．采购申请单、采购合同协议的签批，供应商的供货由采购部负责跟催。采购申请单二个工作日内未能有 1

效报价的采购员应向采购经理说明原因，三个工作日内未能有效报价的采购经理应向主管副总说明原因。

9．采购部应加强与使用部门的沟通，经常到使用部门了解物资使用、质量和到货情况，核准请购物资的规格、型号、数量，避免购错。

10．特殊情况下的采购项目（急采）： 包括副总经理以上领导交办的紧急物品采购、工程紧急维修的物品采购、顾客临时需要的无库存食品采购等，经采购主管副总口头批准后即可实施，事后补办相关手续。

三、采购定价规定

1．食品类采购定价原则。

（1）属于经常使用、市场价格变化不大的调味品、冻货、鲜肉类食品，应与供应商签订长期合作协议，每一个月由采购部对三家以上供应商进行一次询价报价。多家比价后与供应商谈判调整价格，价格偏离较大的，应重新选定供应商。

（2）干货、酒水、粮油采购，应与供应商签订长期合作协议，每半年由采购部对三家以上供应商进行一次询价报价。多家比价后与供应商谈判调整价格，价格偏离较大的，应重新选定供应商。

（3）市场价格变化较大的鲜活类食品如蔬菜、水果、海鲜、水产品、每半月询价定价一次。由采购员、财务成本核算员、仓管部收货员、厨房大厨、员工食堂代表组成集体询价小组，询价后由采购部组织询价小组集体定价，出具定价报告。定价后由签订合作协议的供应商供货。

（4）对于没有定价的不常用的急用食品由采购部即时进行市场询价，经采购经理定价后通报仓管部执行；对于没有定价的不常用的非急用食品由采购部进行市场询价，比价定价后报主管领导、财务总监审批。

2．用品类采购定价原则。

（1）已设计定版的物品（包括一次性客用品、工服布草、客杂、印刷品、清洁类化工用品、各类纸巾、陶瓷用品、办公用品等）应与供应商签订长期合作协议，每半年由采购部进行一次市场询价，多家比价后与供应商谈判调整价格，价格偏离较大的，重新选定供应商。

（2）除（1）规定之外的物品，由采购部选择三家以上供应商进行询价报价，比质比价定价后报主管领导、财务总监审批，并与供应商签订长期合作协议。

（3）单宗10万元以上50万元以下的物品采购，应进行多家议价比价后定价；50万元以上的大宗采购，应按照招投标程序进行定价。上述采购应签订合同协议。

（4）对于各种用品的价格，采购部应不定期组织采购员到有关的市场了解价格等情况，参观有关的展览会，到厂家考察生产、质量等情况，确保采购物资物美价廉。

四、采购品质规定

1．采购部应指定专(兼)职人员负责索证、验收以及电脑台账记录等工作。负责索证、验收和电脑台账记录的人员应掌握常用食品卫生法规规定、食品卫生基本知识和感官鉴别常识。

（1）采购索证种类包括：酒店采购物品种类分为食品类、用品类、固定资产类以及市级卫生行政部门依法规定的索证项目。

（2）采购部应到证照齐全的生产经营单位或市场进行采购，索取销售者或市场管理者出具的购物凭证并留

存备查。

（3）采购前应按以下要求对产品进行查验：

产品一般卫生状况、产品合格证明和产品标识是否符合国家相关法律、法规的规定。

从食品生产企业或批发市场批量采购时，应查验食品是否有按照产品生产批次由符合法定条件的检验机构出具的检验合格报告或者由供货商签字(盖章)的检验报告复印件。不能提供检验报告或者检验报告复印件的产品，不得采购。

采购生猪肉应查验是否为定点屠宰企业屠宰的产品并查验检疫合格证明；采购其他肉类也应查验检疫合格证明。不得采购没有检疫合格证明的肉类。

采购物品时，应查验供应商是否有正规齐全的资质，并复印留存归档，对其供应的物品，应要求出具相应的送货清单，并盖上该企业的印章。

（4）从固定供货商或供货基地采购食品的，应索取并留存供货基地或供货商的资质证明，供货商或供货基地应签订采购供货合同并保证食品卫生质量。

（5）酒店应实施进货验收和电脑台账记录制度，在食品入库或使用前核验所购食品与购物凭证是否相符，并进行电脑台账记录。

电脑台账应如实记录进货时间、食品名称、规格、数量、供货商名称等内容。从固定供货基地或供货商采购食品并签订采购供应合同的，应留存每笔供货清单。对于第一次合作的供应商，应索取其资质，采购部留存原件，复印件留存财务归档。

与食品索证有关的资料应按产品品种、进货时间先后次序有序整理，妥善保存备查。

（6）酒店需妥善保管索证的相关资料和验收记录，不得涂改、伪造，其保存期限不得少于食品使用完毕后6个月。

2．采购部、收货部及使用部门协同建立统一的验货收货标准：

（1）酒店须建立蔬菜、水果、调料等照片档案，并附加产地、规格说明，统一标准。

（2）干货、调料须由供应商提供样品，由仓管部封样留存，作为收货参照物。

（3）一次性客用品、印刷品、布草、工服等采购应先选定供应商，由供应商打版，仓管部封样，作为收货参照物。

（4）其他用品和固定资产验货收货由采购部、仓管部及使用部门共同确认，在收货过程中若有疑义，最终由使用部门主管副总裁定签认。

3．已收物品经使用发现质量问题或在质保期内出现损坏、变质由采购部负责与供应商协商退货或换货。对酒店造成损失的严重质量问题，须追究采购员及供应商的相关责任。

4．在验收货物过程中，各个部门应相互协作，各司其职：

（1）使用部门负责查验货物质量是否达到使用标准，符合使用要求；当时不能确定的，可由使用部门使用确认完毕再进行收货，若已收物品出现重大质量问题的，由使用部门验货人承担失职责任。

（2）采购部负责查验供应商证照是否齐全，所送物品价值与价格是否一致，送货单据上的价格与审批价格

或合同报价是否一致，若出现价格不一致的，应及时进行变更，问题严重的，由采购部人员承担失职责任。

（3）仓管部负责查验所收货物的数量、规格型号与审批单或合同清单是否一致，生产日期、保质期、检验检疫证明是否合格，若出现问题的，由仓管部人员承担失职责任。

五、申购审批流程

1．采购申请单采购审批流程：

（1）使用部门的采购申请单：

由使用部门提出书面采购请示，经分管领导、采购副总、总经理审批后（可由总办电话请示并记录）。填写采购申请单，报仓管部核实仓存数量，经采购部定价后，报主管领导、财务总监、总经理审批。固定资产类须签批至董事长。

（2）仓管部的采购申请单：

由仓管部根据备货要求和仓存数量，适时填写采购申请单，经采购部定价后，报主管领导、财务总监、总经理审批。

（3）紧急采购单：

使用部门填写红色紧急采购单，由采购副总审批后（可由总办电话请示并记录），报采购部即可采购，到货后使用部门办理借用手续。事后由采购部、仓管部补办入库、出库手续。

2．鲜活类每日订单审批流程：

每日14：30前由饮食部厨房和员工餐厅填写次日鲜活类每日订单，经行政总厨、员工餐厅大厨分别签字确认后报送采购部和仓管部各一份。

3．合同类审批程序：

采购部或使用部门与供应商拟订合同，经部门经理签字确认后由总经办负责签转合同审批转单（酒店内部：分管领导、法律顾问、采购副总、财务总监、总经理审批；酒店上级：酒店采购副总、酒店总经理、资产管理部、分管酒店副总、科技园总经理审批）。

4．维修服务类审批程序：

维修等服务项目由酒店工程部以请示件形式报批，有关所需服务的说明以备忘录形式知会采购部联系维修厂家，维修服务后使用部门需出具验收确认备忘及采购部的确认备忘到财务报账。

六、部门职责

酒店采购工作由使用部门、采购部、财务部、仓管部分工协作共同完成。在采、收、入的整个物流过程中，各部门各司其职，各负其责。

1．采购部职责：

（1）负责索取所有供应商资质证明文件。

（2）负责供应商的开发、联络与维护。

（3）负责采购订单的录入及审核。

（4）负责组织相应物资的定版及大宗合同的招投标组织工作。

（5）负责鲜活类食品市场询价的组织工作。

（6）采购人员应当熟悉酒店常用物资的价格、规格型号、用途，负责与供应商的洽谈工作。

（7）采购人员应对采购的物资品质和价格负责。

（8）采购人员应经常了解酒店物资的使用、质量和到货情况。

（9）负责向财务部提供合同协议执行情况的确认函。

2．财务部职责：

（1）负责新物资编码和新供应商编码的录入以及信息系统的维护工作。

（2）根据合同约定和合同协议执行情况的确认函办理应付、预付和尾款的请款审批及支付程序。

（3）对于压月结帐类型的物资采购，财务部应根据到货单及时对帐并办理请款审批及支付程序。

（4）对于货到付款类型的物资采购，财务部应根据到货时间及时付款。

（5）对于紧急维修采购，财务部应根据事先协调情况及时办理货款支付手续。

（6）账款到位后，应付会计要及时通知供应商结款。

（7）负责监督采购物资的价格、品质、数量等相关情况。

3．仓管部职责：

（1）有库存的物品采购申请应由仓管部提出申购。

（2）仓管部负责各类货物的验收、入库工作，并在仓管部电脑出具的到货单上签字确认。对于有明确品牌标识的产品或定版产品，仓管部收到采购部到货单后按版收货。对于没有明确标识标牌的食品、散装干货类食品、定制产品，使用部门同时留人验货，并在到货单上签字确认。

（3）仓管部与采购部每日及时沟通了解食品的到货情况，如因规格、质量、数量问题仓管部要求退、换货、补充的，马上通知客户退换或补充；鲜活货物如发现问题，应尽量在当天内办理退货手续。

（4）仓管部对采购部所购物品品质执行监督。

（5）核实各部呈递的请购计划，根据仓库存货情况，定出实际采购数量，对定型、常用物资按库存规定及时办理。防止物资积压，做好仓存物资使用的周期性计划。

4．使用部门职责：

（1）使用部门不得无计划打单，使用部门对计划采购的物品功能、规格、预算应充分了解。

（2）对于没有明确标识标牌的食品、散装干货类食品在确保产品没有质量问题的前提下，由行政总厨最终确定是否使用该产品。

（3）定制类产品由使用部门最终确认。

（4）使用部门负责按照财务请款、付款程序，对所定购物品出具书面质量确认函。

第二篇：采购部部长岗位工作标准

Q/WPS.GZ.GL.004-2014

采购部部长岗位工作标准

一、岗位名称：采购部主管

直接上级：公司领导

直接下级：采购部长

职能：负责安排督促采购部全面工作。

二、工作职责与管理职责1、2、3、4、严格执行领导指令，一切管理行为向企业负责;负责编制原、辅材料及备品配件的供应计划； 制定本部门的工作计划和目标； 调查研究本行业采购物质、备品的规律，了解市场上公司所需采购的物质、备品的变化情况；

5、对主要供应商进行等级、品质、交货期、价格、服务、信用等能力的评估，对采购方式进行设定；6、7、8、9、采购前要询价、比价、议价； 处理与协调和供应商之间的关系； 检查、考核、评比采购人员的业务水平和工作能力； 完成领导临时交办的其他工作。

三、职责权限1、2、对于未经批准的计划有权拒绝供应； 检验用品及用具的采购权。

第三篇：物资采购部工作职责及工作标准

物资采购部工作职责及工作标准

部门职能

全面负责本项目施工机械、施工用电、工程物资管理工作。参与项目部重大机电、物资事故的调查、处理工作；参与项目部组织的机电、物资危险源的识别。

配合相关部门做好协作队伍各期验工扣款工作。协同相关部门做好经济活动分析工作。

物资采购部下设机电设备组、物资组。

工作内容与要求

一、关于机电设备组运营——

（一）工作职责

1、贯彻执行国家和上级关于施工机械、机电设备管理的方针、政策和颁发的有关规定，并根据项目实际制定相关的实施细则，并负责组织落实；

2、负责施工设备及采购质量要素的归口管理。负责制定项目机电设备购置计划和阶段性配件采购计划，作好设备及配件的技术、质量鉴定、保养工作，搞好重要设备、配件的使用和保养的技术交底；

3、负责解决大型施工机械拆、装和运行使用中的技术问题，组织大型设备的调试运行及交接验收工作；

4、负责机电、金结制作安装（预埋）、设备安装的质量检查、验收签证、质量等级评定和完工验收工作；

5、负责编制项目设备大修计划及费用安排，负责对报废机械、设备的鉴定和处理，并做好残值回收工作；

6、保管好各类机电设备，掌握各部门机电设备库存情况，作好项目内机电设备的调剂工作；

7、参加各类机电设备事故的调查、鉴定和处理；

8、参加施工机械、设备的技术会审、技术交底工作，负责设备图纸文件的审核和管理，建立设备技术档案；

9、负责制定各类施工机械、机电设备的操作和使用规程，落实岗位职责，提出操作员培训计划；

10、受项目部委托，会同有关部门办理项目部以外的机电设备的租赁事务。

11、负责场内加工的零配件、简易机械设备的设计和检验工作。

12、负责场内供电管理、系统调控、线路布设及有关负荷分配，保证场内正常的生产、生活供电。

13、完成项目部领导交办的其他工作。

（二）协作职责

二、关于物资组运营——

（一）工作职责

1、贯彻执行国家和上级关于物资管理的有关规定，根据项目实际制定相关实施细则，实行大宗物资集权制和公开招标制，建立操作有序、监控有力的管理机制。做到供应好、周转快、费用省，效率高；

2、根据施工生产任务及进度、设计图纸和技术要求，摸清资源、周转、损耗、库存，编制物资采购计划；

3、根据生产任务情况，合理调整库存结构。配合财务核定存货减少占用资金；

4、负责组织有关部门和技术人员对报废和降价物资进行鉴定和评估，并提出意见报设备物资购置与处理领导小组审批后，交采购管理中心处理；

5、广泛收集信息，比质、比价、比服务、比优惠。坚持同样产品比质量，同样质量比价格，优化资源渠道；

6、按照项目质量体系文件《采购控制程序》的要求, 严格按计划采购订货，严把质量关，且限制在合格的分承包方名单之内采购，尽量减少中间环节，力争最大限度减低采购成本；

7、根据投标书、设计图纸及项目部制定的主要材料消耗定额，严格建立《单项工程材料定额供应卡》，执行限额领料制度，采取定额控制方法；

8、对仓库物资, 定期检查和维护保养，并做到三清（数量、质量、价格）四相符（帐、卡、物、资），库存物资的包装应保管完好，标识清楚，箱内的清单、检验合格证、质保证书完整无缺；

9、按月报出《月库存报表》，定期清仓查库，编报《清仓查库登记表》，对需要调整、盈亏、损坏的物资查明原因，分别填写《调整单》、《盈亏单》和《报损单》报主管领导审批，财务处理；

10、组织周转材料的修复，并修复后进行验证入库，分类存放；

11、对竣工后的剩余物资进行清理，并按名称、规格、型号、数量、单价、复价编制明细表，报项目部进行内部调剂利用；

12、完成项目部领导交办的其他工作。

（二）协作职责

责任与权限

一、责任

二、权限

岗位设置 岗位职责 岗位条件

一、岗位设置

1、部门编制：物资采购部共设编制8人。

2、岗位设置：物资采购部共设4类岗位，其中：部门经理岗位1人，部门主管岗位2人，技术员2人，机电设备、物资管理员（司磅员）3人。

二、岗位职责

1、部门经理岗位

（1）负责物资采购部全面工作，制订部门工作计划并组织实施。

（2）研究执行各级政府和行业主管部门有关项目机电设备、物资采购等方面的规章制度，组织制订公司有关物资采购管理方面的各项制度，经总经理办公会批准后贯彻执行。

（3）负责组织物资采购部工作人员完成所规定的工作，并对工作质量负责。（4）负责审核物资采购部各项费用支出。

（5）负责协调物资采购部与其他部门（子公司）的工作。（6）完成领导交办的其他工作。

2、机电设备组主管：

（1）全面负责机电设备组的各项工作，对外负责与监理、设计、业主等单位的协调、机电预埋工作的管理、签证和竣工资料的审核以及机电设备的大修和租赁；对内负责机电设备的管理、贯标工作、机电技术和各类合同的审批以及内部人员的工作安排和各项管理工作；

（2）认真贯彻项目公司有关机电设备管理的文件精神。制定落实有关机电设备的管理制度，结合实际情况健全机电设备管理的具体措施和办法；

（3）审核机电配件采购计划及设备维修计划，按施工需要审核机关各部门、作业队机电配件需用申请；

（4）建立健全机电设备运行、操作、维护、保养规章制度，检查、落实各项制度的实施；

（5）组织对机电设备、配件合格供方的选择、评定和质量跟踪记录；（6）审核加工制作零配件的图纸；（7）完成领导交办的其他工作；

3、物资组主管：

（1）负责物资管理的全面工作；

（2）认真贯彻项目公司有关物资管理的文件精神。制定落实项目公司有关物资管理制度，结合项目公司的实际情况健全物资管理的具体措施和办法；

（3）审核物资材料采购计划及采购合同；按施工需要审核机关各部门、作业队材料需用申请；

（4）严格执行项目公司《采购控制程序》，《顾客提供产品控制程序》，制定相关实施细则；

（5）主管“物资采购”、“顾客提供产品的控制 ”、“搬运、储存、包装、防护和交付”要素；

（6）完成领导交办的其他工作；

4、机械工程师及金结质检员职责：

（1）负责本职范围内的设计、安装和技术服务等工作；（2）做好施工机械的安装拆除方案、调试大纲和操作规程的编写工作，及时处理设备故障；

（3）组织和实施技术改造，负责新技术、新材料、新设备和新工艺的推广，绘制及组织机械零部件的加工；

（4）巡视施工现场，了解检查施工项目，协调监理关系，作好埋件、设备安装的质量复检，并及时通知监理完成仓面质量终检工作，保证优良率≥90%；（5）负责金结制作工程量计算和签证以及竣工资料整编，按时上报各种质量月、季、年报表；

（6）完成部门领导交给的其他工作任务；

5、电气工程师及电气质检员职责：

（1）负责本职范围内的设计、安装和技术服务等工作；

（2）做好施工设备电气方面的安装、调试和操作规程的编写工作，及时处理设备故障；

（3）负责机电设备、电气配件及在使用过程中发生质量问题的鉴定工作；（4）规划用电方案，做好供电系统的停、送电联系工作及异常停电记录；负责电气设备事故的调查、分析、处理等管理工作；（5）负责电气埋件工程量计算和签证以及竣工资料整编，按时上报各种质量月、季、年报表；

（6）完成部门领导交给的其他工作任务；

6、设备管理员职责：

（1）保管好机电设备文件、技术资料、技术档案；

（2）负责设备的调拨，建立健全设备管理、保养和修理各项规章制度以及设备租赁和大修；

（3）检查设备使用情况，参与设备事故分析，按时上报各类设备报表；

（4）整理部门资料，收发各类文件图纸，并对其进行分类保管，负责各类文件在部门内部的传阅；

（5）完成部门领导交给的其他工作任务；

7、仓库保管员职责：

（1）严格机电物资验收、发放程序，做好配件材料验收、入库、保管、发放工作，防止不合格产品入库；

（2）建立物资材料、固定资产、设备配件帐卡；（3）做好配件材料入、出库登记；

（4）保存整理每批次产品合格证、材质书、检验报告等；

（5）充分利用仓库空间，做到仓库干净整洁，规范配件材料摆放，做到帐、卡、物相符；

（6）协助回收、清理废旧配件材料及包装容器；（7）完成部门领导交办的其他工作；

8、司磅员职责：

（1）负责地磅日常工作；

（2）公平、公正地对出入工地的相关材料准确计量，填制过磅单据，编制地磅房日报表；

（3）完成部门领导交办的其他工作；

勤劳的蜜蜂有糖吃

岗位要求与规范

部门间工作关系

第四篇：采购部工作流程和奖罚机制标准

采购部工作流程和奖罚机制标准

为了激发各采购员的工作积极性和规范其在工作中的一些程序，现制定一些规程及奖罚制度如下：(工作目标：订单跟进完成率：%；质量控制投诉率：%)

1，上下班及请假要求：

① 上下班及中午按公司规定打卡，合计4次，此考核方式以人事部的打卡记录为准！

② 请假要求必须提前填写请假表，由主管，经理批准报人事部存档方可执行，如果请假时间超一天必须告知老板，由其批准才行，否则按旷工等处理。另外如果是急事来不及写请假条必须在上班前1小时提前电话或者短信通知，晚了扣除工分（2分）

2，外出出车，谈业务或者接送客户要求：

① 接到出车通知，首先审核自身的工作是否有一定要当天完成的（有，是否可以交接其他同事完成），可以就尽量出车，在出车前的申请表必须交主管审核（即要知道去向等事宜），主管结合其他采购员的情况看是否集中出车;经理审批。出车一次加工分（2分）

② 如果遇到老板或者业务员要求接送客户的，司机也必须给主管知道（电话或者短信通知）否则扣除工分（1分），③ 出车人员必须填写出车记录，,未填写的扣除工分（1分/次）

④ 出车人员出车超时按回超时补助,依据考勤表。并打卡。（陪同人员必须在派车单上签名）

⑤ 如果是考察，评估新供应商或者新产品，回来必须出具“工厂产品评估报告”交主管，经理，老板审批，存档并加工分（3分）

3，采购部下单要求：

① 采购人员接到物控部下发的订单，第一时间认真审核下订单资料，OK 签名。然后和供应商沟通订单交货期，如果订单交货期OK，下单，如果订单交货期需要延后，立即填写订单交货延期通知单，否则出现交货期延误并有物控部投诉过来扣除工分（1分）

② 采购员做好订单在交主管审核之前必须自审，否则到了主管那发现有问题（订单号，订单内容等）扣除工分（0.5分）并重新做单！

③ 采购员合同在主管审核之后必须给到经理审核，当合同到经理那还是出现有问题的情况每次扣除工分，采购员（0.5分）并返回重新做单！

④ 采购员每做一份单独的合同并按时完成加工分（1.5分）；每做一份组合合同并按时完成加工分（0.75分）4，采购跟单要求：

① 采购人员下完订单必须在合同完成前7~10天和供应商进一步确认产品交货期是否有变，没有继续跟进，有变化和供应商确认时间并出具书面订单延时交货通知单，有主管确认并交业务员知道报经理审核。如果采购没有做而等到物控部投诉过来发现交期延误，将扣除工分（2分）

② 当产品做好或即将做好！采购员必须在QQ验货组发布验货信息，当品质部验货OK ,采购员必须填写发货申请通知单交物控部，以便其合理安排仓库运作，如果未按要求操作，物控部觉得影响其工作可以投诉过来。扣除工分（1~2分）

③ 到仓库的货物，采购员必须清楚其状态，如果需要返工，采购员必须对质量有间接责任跟进到底，如果是采购员自身返工的，没有特殊事情，采购员必须在3个工作日完成返工事宜，否则将扣除工分（0.5分）④ 如果品质部对相应订单合同产品检验时发生异常，采购员有义务提供合同进行查阅，分清异常责任。5，如果收到客户投诉，查明是采购员自身出错，按公司规程处理。

6，采购员下单必须以合同传真过去，资料必须以邮箱形式发给供应商并要求供应商邮箱确认，以备追踪。否则出现争议由采购员自身负责。

7，当接到其他人的要求，必须把本来是自产或者外购的产品转到外购或者自产必须出具“转换订单通知表”，此表必须提前给到物控部，以便其统筹安排。否则扣除工分（1分）

8，主管的记分方式：采购员的平均分乘以1.5倍算月奖金。

★以上采购员得分必须是订单或者合同完成跟进到位后方可得分。主管的记录以此为准！

奖励和处罚标准： 每分定额为5元。

本规程和制度从2014年1月1号实施！

各采购员的记分统计表必须在次月第二个工作日上交给经理处审核！

制单人：审核人：批准人：

时间：时间：时间：

第五篇：酒店采购部岗位职责标准

酒店采购部岗位职责标准

一、职务名称：采购部经理

部

门：采购部

直接上级：酒店总经理

直接下属：采购部主管、采购员

（一）岗位职责

1、开展采购部全面工作，确保采购任务的顺利完成。

2、参与大宗商品的业务洽谈、检查合同执行情况。

3、认真落实订购、检验、收货工作。

4、按计划完成酒店各类物资的采购任务，在预算内做到开源节流。

5、熟悉和掌握酒店所需各类物资的名称、型号、规格、价格、用途和产地、检查购进物资是否符合质量要求。

6、熟悉采购程序和采购内容；掌握市场行情和酒店的供货渠道；了解相关业务政策法规和税收政策。

7、有高度的责任感和事业心，不假公济私、以权谋私、保守业务机密；有很强的协调能力和独立工作能力；遵纪守法。

8、认真完成采购部的日常工作，加强与其他部门的协同工作。

9、有良好的思想道德素质，加强员工间的互相监督。

10、熟悉掌握业务及情况，对所做工作做到心中有数，不断提高自身的业务素质。

11、敢于坚持原则，工作耐心、细致、认真、快捷。

12、定期进行业务学习和思想道德教育。

（二）工作程序

采购部是负责酒店对外采购、日常运作及对所需物品进行供应和管理物品的职能部门。它的基本任务是对酒店物品采购工作进行采购、组织和控制，为酒店经营提供物资保证，从物品采购、供应角度控制酒店生产经营成本，在酒店统一管理下，根据时间工作要求适时、适量、适价合理的采购各部门所需的物品，确保酒店经营活动的正常运行。

酒店所需物资的采购供应工作，均应严格执行酒店的采购制度，严格控制物品的质量、价格、交货期，执行谁主管谁负责的工作要求。采购工作中执行国家发布的有关法令和法律规定，做到一切工作严格按照采购程序办理，树立“一心为酒店，急各部门之所急”的采购供应意识。

1、申购部门将“申购单”转至采购部，由其提供供应商报价，根据市场供应情况，一般在三日内提供报价。

2、采购部经理接到申购，审核签字后转交总经理审批。

3、财务部经理审批签字后“申购单”再转交总经理审批。

4、总经理批准后，采购部根据总经理批准的内容进行采购。

5、蔬菜、水果、肉类、禽类根据市场情况进行调价。

6、所订货物如有问题，及时联系供应商退换货。

7、根据酒店临时出现的特殊情况，采取急活急办。

二、岗位名称：采购部主管

直接上级：采购部经理

直接下级：采购员

（一）本职工作

1、主持酒店采购工作，保证物资供应

（二）工作职责

1、编制采购预算并按期检查预算执行情况。

2、主持大宗商品订货的业务接洽，检查合同的执行和落实情况。

3、按计划完成酒店各类物资的采购热物，并在预算内尽量做到节省开支。

4、不断健全完善现行采购制度，改进工作方法，提高工作效率。

5、搞好采购供应保障经营管理，对物资的采购要严格抓好质量、价格、交货日期的控制工作，执行谁主管谁负责的要求，严格执行酒店的规定，按操作程序办事。

（三）领导责任

1、教育采购人员在从事采购业务活动中，要遵纪守法，守信誉。

2、教育采购人员不贪污、不受贿，与供应商建立良好的关系。

3、督促采购员在平等互利的原则下，开展业务活动。

（四）领导权利

1、对采购部员工的工作分配和调动权。

2、对酒店工作的建议权。

（五）素质要求

较强的工作责任心和组织纪律性；全面的商品学知识；掌握一定的饿财务和仓储知识；协调能力和谈判技巧。

三、岗位名称：采购员

直接上级：采购部经理

（一）本职工作

负责酒店日常采购工作，及时了解市场行情与供应商价格，向上级提供准确的价格。负责合同、文件归档、起草合同。

（二）工作责任

1、定期进行市场询价。掌握物品的时价与价格变动。

2、经常到部门了解物资使用情况及请购物资规格、型号、数量避免错购。

3、认真和段各部门的申请定货单，对各部门所需物资按急先缓后的原则安排采购，积极与供货单位取得联系。

4、严格遵守采购程序，进购的一切货物首先办理收货手续，然后到财务及时报帐。

5、与库房联系，落实当天物资实际到货品种、数量。把好质量、价格关，然后通知申购部门及时领取。

6、下班前，做好当天工作情况记录和明天工作计划。

（三）工作权利

1、对采购工作的建议权。

（四）素质标准

1、较强的工作责任心，严格的组织纪律性。熟悉采购过程和基本财务知识；具有基本商品学知识。

第二章

采购工作管理规定

1、每月15日——20日，供应商收货单（供应商联）交与采购部，由专人负责去财务部对帐，供应商本人不得随意进入财务部对帐。

2、供应商将自己的收货单按日期由前至后排列整齐，并计算出总金额方可交与采购部；（结算日期为上月26日—本月25日，每两个月结帐一次，例如：7月份结5月份货单）。

3、各供应商不得交换收货单，如持他人收货单进行对帐，财务部概不受理。

4每月20日后，财务部将通知各供应商对帐结算，如对金额核对无误后，供应商可持填写正确的发票到财务部进行结帐。

5、如供应商在接到通知后三天内不来结帐、财务部将不再受理其本月结帐业务，如有特殊情况应事先告之财务部。

6、供应商必须提供本单位的营业执照，卫生许可证、开户行名称及帐号，财务部在签发支票时，将按照供应商提供的发票上单位名称，与收货单核对一致后填写，不开无单位名称的支票，如供应商不能入帐，财务部概不负责。

7、财务部拒绝是受理供应商带领支票事项。

8、供应商发现支票退票情况，应在5日内才财务部换取新支票；如供应商本人原因晚交支票或丢失、污损支票导致不能入帐，财务部概不进行退换。

9、供应商如有业务上的问题，应直接与采购部交涉，财务部概不受理。