秘书的辅助性作用作业

第一篇：秘书的辅助性作用作业

秘书的辅助性作用

秘书的辅助性作用主要是提高工作的办事效率和加快领导的布置工作进程，与领导互相协作中，参谋领导的意图并与其完善其性质主要为领导出谋划策为主，而参谋作为秘书的辅助作用之一，其重要性是秘书成长的必备过程和必备能力.秘书必须具备冷静和细致的素质。在领导不可及的范围以及领导可及但是没有必要亲自去做的范围内，履行自己的职责，保证所属企业的高效运行。这就好比是领导的第三只手。有了这第三只手，领导才能够更加得心应手的去做那些必须领导亲自去做的事情.如果一个领导没有一个称心的助手，写公文要领导自己做、起草合同要领导做、整理文件要领导做、收拾办公要领导做等等。这些琐碎的事情加起来，即使这个领导有再大的能耐，也不会再有时间去做企业的决策了.在很多情况下，秘书同时担负着照顾领导日常生活，为领导端茶倒水的工作。这看起来有点“低贱”的感觉。这也是造成社会上很多人对秘书这个职业产生歧视的一方面原因。但是我们要知道，秘书所做的这些情况下仅仅限于工作时间。在下班了以后，没有一个真正的秘书回跑到领导的家里面为领导端茶倒水。如果非要弄清楚，秘书为什么还要做这些“低贱”的饿，似乎应该是饭店服务员干的事情，那么可以明确的、理直气壮的说：“这也是为了工作，而且是是非常年感重要的工作。可以想想领导在为了某个决策伤神的时候，秘书为他端上一盆水提提神，再倒上一杯清茶。在这样的情况下，领导原本昏沉沉的脑袋一下字清醒了，很可能就想到了一个绝妙的主意。这样，是不是应该也算一份秘书的功劳呢?

人力有时有穷尽。在领导为了某一个问题绞尽脑汁，却陷入死胡同的时候，秘书轻轻的一个提示，就会带来意想不到的作用。在领导为了某个决定犹豫不决的时候，秘书也是领导最好的商量对象。秘书部门的参谋工作，是秘书参谋职能的具体化，具有其他工作无法替代的作用。首先，对领导思想具有充实完善的作用。秘书工作者的新鲜思想、观点、认识，通过参谋工作与领导思想溶为一体，就会对领导者的思想有所帮助。其次，对领导决策具有辅助取舍的作用。参谋工作往往体现在工作建议、预案等若干方面。提出参谋意见，有利于领导决策的形成。就一个问题提出几个参谋意见，有助于领导决策的优选；提出决策方案的优

选意见，有助于领导决策的确定。再次，对领导工作具有提醒警策的作用。在完成领导者交办工作的同时，主动考虑并提出那些领导者暂时没有想到而需要提出的问题、以及秘书部门每天报送领导者的经过精选的有用信息，这些都能提醒领导者注意某种倾向、解决某一问题，或启发、警策领导者避免某些失误，促使领导者不断校正工作的运行轨迹。参谋工作的这三种作用，有时是独立发挥，更多的时候是同时发挥。参谋工作作用的大小，取决于问题的难易程度、解决办法的优劣、提供方式时机是否得。

一个称职的秘书必须具有的配角意识和有条件的主角意识,其关键是自己的价值取向.秘书不应该追求表面的地位和荣誉,而应以自己工作饿实际价值和社会贡献为满足.因此秘书应充分发挥自己的辅助作用.

第二篇：谈谈如何理解秘书的辅助性

谈谈如何理解秘书的辅助性

辅助性工作，往往会让人产生误解，认为辅助性工作不重要。起不到实质性作用。辅助，虽然不是主导，但与主导却是密切相关的。它是指在主导的领导、指挥、控制之下，从旁帮助主导完成共同的目标。

日常工作中，辅助性工作有很多种，最众所周知的就是秘书，而秘书的辅助性作用主要是提高工作或办事效率，协助上司或领导完成工作。设置秘书部门的目的就是为了辅助领导工作。秘书人员的职责也就是当好领导的助手。在一个组织中，秘书的作用水远是辅助性的。当然这并不否认秘书部门和秘书人员也可以参加某些决策工作和管理工作。决策前，秘书人员为决策需要提供信息、提供咨询，为领导的正确决策作好各方面的准备。决策中，当有几种方案可供选择或两种意见发生争持时，秘书人员也可以发表自己的见解，分析每种方案的优劣得失，为领导选择最佳方案作参考。决策后，秘书人员可以跟踪调查决策方案的实施，发现问题，总结经验，为决策的完成提供依据。而且，在某些情况下，秘书人员的正确意见，合理化建议还会对领导的决策和管理产生较大的影响。但是，我们也必须认识到，实质上，秘书参与决策工作和管理工作又不居于主导地位，没有定夺权，只能对领导尽辅助之贵，起参谋作用。

当然，秘书的工作也是非常琐碎繁杂的，呈现出多样性的特征。有俗语称：“上管天文地理，下管鸡毛蒜皮”就是其真实写照。

我们熟知的秘书的辅助性工作主要包括：协助直接领导处理日常事务、完成领导交派的任务；做好会前准备、会议记录和会后内容整理等文字工作；接待来访、接听来电、解答咨询及传递信息的工作；在各种行政事务方面帮助和服务公司员工，例如负责订机（车）票等。在很多情况下，秘书同时担负着照顾领导日常生活，为领导端茶倒水的工作。很多人因此就会对秘书这类辅助性工作产生职业歧视，认为秘书做这类工作看起来有点“低贱”。

其实不然，试想下，当领导正在为某件事费神，秘书为他端上一杯提神的水。这一小的举动，不仅体现了秘书的作用，更是提高了工作效率。这是不是也算秘书的功劳呢？因此，我们要正确看待秘书的辅助性工作，牢记“职业不分贵贱”，只有“在其位谋其职”，充分体现自身价值，才是最有意义的人生。

秘书就像是领导的第三只手，有了这第三只手，领导才能更加得心应手的去做一件事。因此，秘书也必须具备冷静和细致的素质。在工作中，充分发挥其辅助性。

第三篇：《秘书资格证书专题》平时作业

《秘书资格证书专题》平时作业

基础知识

一、修改下列公文正文

（1）以上意见当否，请尽快批复。

（2）今年的生产工作，我们公司基本上都完成了。

（3）加强计划管理，是能否搞好企业管理的一个大问题。（4）此次火灾，确实是坏人纵火造成。（5）我们打算今年6月份派团前来访问。

（6）现在就关于财经工作改革问题，提出以下几点意见。（7）切望出力相助。

（8）此事确定由子公司办理。（9）现在报告如下。

（10）得到贵公司的大力支援，特表谢意。（11）如果得到贵公司同意，我公司将„„。

（12）贵公司南化字（2004）121号请示已经收到。

二、简答题

1、草拟公文主要有哪些要求？

2、撰写应用文书，选择材料有哪些原则？

3、撰写应用文书，常用的开头方式有哪些？

4、计算机的硬盘使用时有哪些注意事项？

5、计算机“死机”的原因主要有哪些？处理方法是什么？

6、计算机病毒主要有哪些特征？有哪些防治措施？

7、如果想在文档中查找某一文本的位置，通常应按哪些步骤进行？

8、如果要创建一个规则的表格，可以按照哪些步骤进行？

9、以网易为例，说明收发邮件有哪些步骤？

10、秘书在沟通中怎样才能做到正确有效地倾听？

11、会议沟通有哪些特点？

12、上行沟通的策略主要有哪些？

13、为了应对危机，企业应该做好哪些沟通工作？

14、举例说明汉字速记借代法包括哪些内容。

15、简述中间嵌有“得”或“不”字的三音节词的缩写方法和位置。

16、现代企业制度的基本特征有哪些？

17、企业文化的结构是怎样的？

18、如何建立和维护企业形象？

19、我国的社会保险项目有哪些？

20、设立有限责任公司的条件是什么？

21、我国合同法规定的无效合同的情形包括哪些？

22、劳动就业的原则包括哪些？

23、世界贸易组织法的基本原则有哪些？

五级秘书

一、简答与实践题

1、制作会议证件要注意哪些问题？

2、企业在外部选择租用会场时要综合考虑哪些因素？

3、会议结束后，秘书在安排与会人员返程时有哪些服务要求？

4、在清退会议文件资料时，秘书要注意哪些问题？

5、整理会场、会议室的基本要求是什么？

6、秘书着装的基本原则是什么？

7、佩戴首饰要注意哪些问题？

8、女士化职业妆要注意什么？

9、正在接电话时，如果有客气来访应该怎么办？

10、办公室个人工作环境有哪些要求？

11、日常公务活动区的环境管理有哪些要求？

12、整理办公桌有哪些技巧？

13、发放办公用品时要注意哪些事项？

14、使用打印机时有哪些注意事项？

15、传真机出现“卡纸”故障时应该怎样排除？

16、文书的签收有哪些要求？

17、文书的拆封有哪些要求？

18、文书的分发有哪些要求？

19、文书归档制度包括哪些内容？

20、在工作中形成的文件哪些不属于归档范围？

二、应用文书拟写题 要求：

（1）只需写公文的主体部分（有关内容可以虚拟）。

（2）结构完整（包括三要素式标题、主送单位、正文、署名（章）、日期等项目）。（3）内容明确；格式规范；标点符号正确。

1、写作一篇会议通知。

某县安全生产管理局拟召开全县安全生产会议。请替该县安全生产管理局撰写一份会议通知。（所缺内容可做合理补充）

2、写作一份复函。

某市将举办农民运动会，市体育局发函至滨江区体育局，拟将篮球比赛项目放在滨江区举行，并该区体育局承办。请替滨江区体育局撰写一份复函。（所缺内容可做合理补充）

3、写作一份感谢信。

某公司李经理乘坐出租车，下车时皮包丢在了车上。包内有5万元现金，还有各种证件、发票等。正在十分着急的时候，出租车司机千方百计找到了他，送还了皮包。李经理当即拿出5000元酬谢王飞，王飞谢绝了。请你根据以上材料，替李经理以公司的名义撰写一篇感谢信。（所缺内容可做合理补充）

4．写作一份招聘启事。

某四星级酒店招聘大堂经理、客房经理、领班、服务员若干。请为该酒店拟写一份招聘 启事。（所缺内容可做合理补充）

四级秘书

一、简答与实践题

1、简述会议日程的编制方法。

2、各种会议地点的选择要注意哪些问题？

3、安排会议住宿时分配房间有哪些要求？

4、撰写会议简报有哪些要求？

5、收集会议文件资料应符合哪些要求？

6、会议纪要的内容和要求是什么？

7、如何结算会议经费？

8、传达落实会议精神的具体措施有哪些？

9、如何确定接待规格？

10、正式宴请客人时要注意哪些问题？

11、一个健康、安全的办公环境通常有哪些基本要求？

12、值班工作规范包括哪些内容？

13、上司要出差，秘书应为上司做好哪些差旅准备工作？

14、上司出差期间，秘书应做好哪些工作？

15、办理上司临时交办的事情应该掌握哪些原则？

16、秘书如何才能办好上司交办的事项？

17、选择办公设备与用品供应商时应注意哪些问题？

18、信息收集的方法有哪些？

19、信息分类的方法有哪些？

20、信息存储要注意哪些问题？

21、举例说明报告与请示的区别。

22、意向书有什么特点？其与订货单、合同书有什么区别？

23、文书的校对有哪些要求？

24、档案的分类有哪些要求？

二、应用文书拟写题

1、根据所提供的材料，写一篇请示。

2、根据提供的请示内容，写一篇批复。

3、根据提供的材料，写一篇去函。

4、根据所提供的通知，写一份转发型的通知。

5、根据所提供的材料，写一篇邀请信。

6、根据所提供的材料，写一篇贺信。

第四篇：论高校教学秘书的作用

论高校教学秘书的作用

摘 要：高校教学秘书是高校教学管理的主力军，本文阐述了高校教学秘书的工作职责，旨在分析高校教学秘书的作用。

关键词：高校；教学秘书

中图分类号：G647.2 文献标识码：A 文章编号：1005-5312（2015）18-0265-02

高校是培养人才的生力军。培养人才，也就是教育是高校的主要社会功能之一。教育是高校生命延续的起搏器，是高校的心脏。高校的教育主要是通过教学来完成，教学是高校最重要的任务。现今，各高校都已配备了相应的教学秘书，教学秘书的主要任务就是服务和管理教学以及和教学相关的人员。教学秘书是高校教学管理中最基层的工作，也是高校教学有序进行的保障。“它既充当教学管理的配角，又在教学管理实施中起主角作用。高校教学秘书既是系主任的得力助手和参谋，又是院校规章制度、教学计划的组织者和实施者，在院校和系之间起到纽带和桥梁的作用。”①高校教学秘书是学校教学管理的前沿，直接接触教学的实施者和对象，教学秘书工作的水平直接影响高校教学的质量，因此高校教学秘书在学校的教学管理工作中起着十分关键的作用。

一、高校教学秘书工作职责

高校教学秘书的工作内容繁琐而又复杂，其工作对象涉及面广，有学校教务部门、本学院负责教学管理的领导、学生、任课教师、班主任、其他二级学院等。而且，教学秘书的所有工作都是为教学服务的，所以，各个对象之间又存在着不可分离的工作关系。笔者根据自身多年在教学秘书工作岗位上的经验，总结得出，教学秘书的工作职责主要有以下方面：

（一）服从上级部门的工作安排

教学秘书工作中的首要部分就是完成教务部门下达的各项教学任务和教学安排，具体工作有：及时收发、传达、处理各种教学文件和通知；完成与教师、教学相关的信息采集工作；准备、收集材料，接受教务部门的教学检查；协助教务部门管理和安排外聘教师的教学工作；参加教务部门组织的教学会议，及时传达会议精神和下达会议任务；协助教务部门完成各项等级考试的报名、收费和准考证发放；根据教务部门要求，组织安排期中考试、期末考试和补考的考前科目申报、收取命题卷、考场安排、监考教师安排、领卷、装卷、发卷、收卷，考后的成绩登录、试卷袋整理和试卷保管；根据教务部门安排，组织教师参加各项教学竞赛；根据教学任务安排，编排课程表；组织召开学生座谈会，收取学生对教学和教师的意见和建议；汇总、上交班级教学周志记录；学籍核查工作；协助班主任完成学生实习统计工作；协助班主任发放学生毕业证和其它等级证书等。

（二）协助本学院负责教学的领导开展管理和服务工作

二级学院负责教学的领导是学校一线的教学管理者，在教务部门允许的范围内，他们有权制定、安排和管理学院的教学工作，同时也需完成教务部门下达的教学任务。教学秘书需为领导收集做好各项教学管理的依据，保证一线教学管理顺利进行。主要工作有：协助领导开展教研活动；协助领导完成教学、教研方面的各种计划和总结；收取教案、课件、教学大纲，提供给领导进行检查；协助领导召开师生座谈会，收取师生对教学的意见和建议，为管理提供依据；协助领导完成特色专业、教学成果和新专业的申报工作等。

二、高校教学秘书的作用

高校教学秘书的作用大致可分为三个方面，分别是服务的作用、管理的作用和协调的作用。

（一）服务作用

服务是高校教学秘书最基本的作用，高校教学秘书应为教学服务、为教师服务和为学生服务。教学秘书就像一座桥，搭起教务部门和教师、学生之间的联系，让各方通过教学秘书来实现沟通，达成共识，完成各自应该承担的任务。

（二）为教学服务

“高校的性质和任务决定了学校的一切工作都要以教学为中心。”②保证教学的合理运行是教学秘书的工作准则，教学秘书的首要工作目标就是应为教学服务。为教学服务就要做到完成教学相关的各方面工作，合理安排主管领导下达的教学任务；收集、反馈教学各个环节的信息；保障教学活动的组织和落实；管理教学档案；考试安排等。服务教学的宗旨就是让教学顺利开展，让教学的管理者、实施者和对象从服务中受益。

（三）为教师服务

教师是教学的一线工作者，是教学秘书的直接服务对象。教师在实施教学的过程中，会遇到各种需要解决的问题，教学秘书就是教师的帮手。教学秘书应及时将教学任务下达到教师手中；根据教师不同情况，合理安排课程；为教师提供学生名册；为教师办理调、停课手续；为教师提供课程教材；收集和保管教师的教学档案；按月认真统计和上交教师工作量；组织教师完成教学奖励申报和课题申报；为教师提供教学所需的各类材料；协调教师间的关系等。为教师提供全方位的服务，目的是让教师能够顺利实施教学，保障教学的有序开展。

（四）为学生服务

学生是教学活动的接受者，也是教学秘书的主要服务对象之一。教学秘书为学生服务，能够帮助教学开展取得效果。教学秘书完成学生的报到、注册工作；管理学生学籍信息；按教务处要求为学生办理休学、退学、复学等手续，保证学生学籍管理顺利进行；为学生提供学籍相关证明；按教务处要求为学生办理转专业申报、考试和编班工作；核查学生出勤，帮助学生提高自我监控能力；为学生办理各类等级考试的手续；为学生实习和毕业提供相关证明和材料；为学生征订学习教材和搜集各类等级考试材料；搜集学生对教师和教学的意见和建议，及时反馈于领导和任课教师。帮助学生解决课堂内外各类与学习相关的事情，让学生学习顺利开展。

（五）管理作用

管理是高校教学秘书的一项基本职能，也是高校教学秘书重要性的体现。“教学管理是高校管理工作的核心内容之一。教学管理水平的高低直接影响着教学质量的好坏和人才培养质量的优劣。教学秘书是教学管理队伍的重要组成部分，是教学管理一线的基层管理者。”③作为教务部门的助手，教学秘书需要在教务部门的指导和要求下监控教学过程和教学质量。同时，还需布置教师撰写教学计划，检查教学计划的执行情况，协助教务部门和本院主管领导检查教学质量，评估教学效果。教学秘书根据自身工作经验，对工作进行总结和研究，及时发现问题，分析问题并解决问题，“在教学管理中形成自己的建议和意见，一方面促进教学管理工作取得新的进步，另一方面为教学管理、教学手段和教学方法提出建议和意见，出谋划策。以保证教学秩序的顺利进行和教育教学质量的不断提高。”④

（六）协调作用

教学秘书的工作性质决定了教学秘书需要与多个部门和多方面的人员进行沟通、联系，协调多方的工作，起到一个中枢的作用。有效的沟通是协调的前提，教学秘书只有具有了良好的沟通能力，才能得到领导、教师和学生的理解与支持。“协调是在沟通的基础上进行的。教学秘书一方面要完成教务处、系领导所布置的各项工作；另一方面学会借助有效的沟通手段协调院、系与校部机关、各部门的关系，以及院、系之间的关系，建立起相互了解、相互合作、相互促进的融洽关系。更为重要的是经常协调本院、系教师与学生有关教学的事宜，并在协调中摆正自己的角色位置，做到到位不越位，参与不干预，出谋不决策，处处以集体利益为重，自觉维护系领导集体与院。系的形象。声誉。”⑤

三、结语

高校教学秘书是一项平凡的工作岗位，然而平凡中也有着它的特殊性和重要性，它为高校教学的开展提供了保障，是高校教务部门和院系领导的好助手。高校教学秘书应意识到自身工作的价值，爱岗敬业，时刻保持积极、严谨的工作态度，脚踏实地的完成每一项工作任务，发挥自己最大的作用。

注释：

①杜启明，江芳.高校教学秘书的角色分析[J].湖北民族学院学报（哲学社会科学版），2012（02）：143-145.②肖卫.新时期高校教学秘书管理工作浅析[J].教育与现代化，2007（12）：75-80.③④张爱中，高来举.浅析高校教学秘书的工作特点、作用及素质[J].北京工业职业技术学院学报，2007（04）：87-89.⑤徐东.教学秘书在高校教学管理中的作用及素质要求[J].山西财经大学学报（高等教育版），2005（03）：58-60.

第五篇：办公自动化在秘书工作中的作用

摘要

办公自动化，英文 Office Automation，简称OA，是办公信息处理的自动化，它利用先进的技术，使人的各种办公业务活动逐步由各种设备、各种人机信息系统来协助完成，达到充分利用信息，提高工作效率和工作质量，提高生产率的目的。随着当今社会的快速进步，科技的飞速发展，面对竞争日益激烈的社会大环境，秘书工作中传统的、手工的办公模式，已经远远不能适应现代社会发展的需要。“办公自动化”的概念的引进，并在其秘书工作之中的应用，使得从事秘书工作的人员从繁琐的日常工作中脱离出来，节省了许多时间来考虑工作中的其它问题，从而不断提高工作效率。本论文将通过介绍秘书工作、办公自动化知识以及秘书工作与办公自动化的关系等几个方面，对办公自动化在秘书工作中的作用提出了自己的看法。

关键词： 办公自动化秘书工作文字管理档案管理信息管理

Abstract

In the face of an increasingly competitive social environment, secretarial work in traditional, hand-office mode, can not adapt to modern social development.To this end, we introduce the “office automation” concept, and applied to the work being secretary to Secretary of the personnel from the tedious daily work out of them, saving time to consider other issues at work, so as to continuously improve work efficiency.This article introduces the secretarial work, office automation, knowledge, and secretarial work and office automation aspects of the relationship between, on the office automation work in the role of the Secretary put forward their views.Key words:Secretary office automationinformation managementfile management text management

前言

办公自动化，是办公信息处理的自动化，它利用先进的技术，使人的各种办公业务活动逐步由各种设备、各种人机信息系统来协助完成，达到充分利用信息，提高工作效率和工作质量，提高生产率的目的。办公自动化由70年代未80年代初在我国的提出，到现在已有了近二十年发展历史。由于办公自动化技术的不断发展，办公自动化新产品不断的出现，办公自动化的内涵也不断地丰富和发展。社会的竞争日益激烈,信息的搜集与利用显的越来越重要,如何作好信息化社会大环境中的秘书工作,如何使秘书工作人员在本职岗位上发挥自身应有的作用,已经成为一个不可争议的话题。办公自动化的导入,使秘书工作人员可以从繁琐的日常工作中脱离出来,有相对较多的时间去考虑工作中的其它事情,从而提高了工作效率。本论文将围绕现代秘书在“办公自动化”环境中,如何更好的提高工作效率展开讨论。

目录

前言 ···························································································································· I

第一章 办公自动化概述 ························································································· 3

第一节办公自动化的概念、特征、内容................3

第二节办公自动化的功能与作用.....................3

第二章 办公自动化与秘书工作的关系 ································································· 3

第一节秘书在办公自动化环境中的主要工作内容..............3

一、文字管理工作 ················································································································ 3

二、信息管理工作 ················································································································ 3

三、档案管理工作 ················································································································ 4

第二节 秘书工作在办公自动化环境中的特征....................4

一、高效率的秘书工作 ········································································································ 4

二、秘书工作中的“体力”向“脑力”的转变 ································································ 4

三、自动化的秘书工作 ········································································································ 4

第三章办公自动化对秘书工作产生的作用··························································· 5

第一节促进秘书工作产生“革命性”变化...................5

一、处理情报信息方面的变化 ···························································································· 5

二、处理各种统计数据方面的变化 ···················································································· 5

三、在办理会务工作方面的变化 ························································································ 5

第二节极大地提高秘书工作效率.....................5

一、会务工作方面 ················································································································ 5

二、处理信息方面 ················································································································ 5

第三节促进秘书工作职能的扩展.....................6

一、领导工作中的需要 ········································································································ 6

二、秘书工作的可能性 ········································································································ 6

第四节使秘书的服务意识得到更新.................6

一、秘书意识到有更多的智力补偿有待自己去实施与挖掘 ············································ 6

二、秘书意识到有更多的服务方式有待自己去运用与创建 ············································ 7

三、秘书意识到有更多的服务范围有待自己去占据与开拓 ············································ 7 参考文献 ······················································································································· 7 致谢 ························································································· 错误！未定义书签。

办公自动化概述

第一节办公自动化的概念、特征、内容

办公自动化是将计算机技术、通信技术、网络技术和软件学应用于秘书工作之中，使秘书工作实现现代化、自动化、信息化、从而达到最大限度的提高工作效率，工作质量和改善工作环境的目的。如今的办公自动化是一个包含数据处理、文字处理、办公事务处理、管理信息系统、决策支持系统和网络信息系统在内的综合一体的办公自动化系统。

第二节办公自动化的功能与作用

一是内部通信简捷化。建立了单位内部的办公、通讯和网络系统，可以使单位内部的通信和信息交流快捷通畅，无需人为进行传递。二是信息发布快速化。在内部建立了一个有效的信息发布和交流的场所，如电子公告、电子刊物、新闻简报、公告事项能能够在机关内部得到广泛的传播，使职工能够及时了解单位的发展动态。三是工作流程自动化。主要是公文的处理、收发文、各种审批、请示、汇报等，都可以通过网络实现工作流程的自动化，既规范了各项工作，又提高了工作效率。四是文档管理程序化。可使各类文档能够按权限进行保存、共享和使用，并有一个方便的查找手段。五是辅助办公规范化。它牵涉的内容比较多，像会议管理、车辆管理、物品管理等与我们日常事务性的办公工作相结合的各种辅助办公，均可以实现这些辅助办公的进一步规范。六是信息集成高效化。我们每个科室都存在大量的业务系统，一些信息源往往都在这个业务系统里，办公自动化系统应该跟这些业务系统实现很好的集成，使相关的人员能够有效地获得整体的信息，提高整体的反应速度和决策能力。

第二章 办公自动化与秘书工作的关系

第一节秘书在办公自动化环境中的主要工作内容

一、文字管理工作

在秘书工作过程中，要接触许多文字工作，如有关文件、信函、报表、决议和命令、文稿、统计资料、数据、政策、规章制度等的详细情况，在计算机中加工处理、存储，可以做到及时查询、分析、修改、协助决策活动。

二、信息管理工作

秘书工作中的信息管理主要包括采集工作，加工处理工作，信息传递工作。

秘书工作中采集信息是其起点和基础。在信息工作中不能做到及时收集，迅速报送，再好、再重要的信息也会因时过境迁而推动利用价值。在秘书工作中，信息的采集主要通过语音、文字、图表、图像等方式，表现在办公自动化环境中则通过信息网络来获取。秘书工作的业务信息具有沟通上下、联系左右、协调内外的作用。可以通过计算机采集国内外的各种新闻热点信息，在实现信息联网的同时，还可以实现个人与社会，企事业单位与企事业单位之间的资源共享。

三、档案管理工作

在办公自动化环境中，秘书对档案管理的工作表现在整理，保管和保密上。

秘书人员在计算机上制作，接收文件，电子档案便应运而生。电子档案包括磁盘、软盘和光盘等储存介质，秘书人员在保管诸如此类的信息时，首先要将信息文件分门别类，建立一个文件夹，将这些内容保存在适当的介质上；确定的标识全宗名；划分全宗群；进行编号和排列。

秘书的档案保管工作是一项非常重要的工作，在确保档案完整的基础上，还要保证文件的安全。电子档案在稳定性上不如纸张材料。于是，秘书人员在保管档案时要做到以下几点：掌握好库房温度；保持库房内清洁，无腐蚀性气体，时刻检查通风状况；防止磁场的干扰；防止紫外线的直接照射。在保养和维修方面，秘书人员要保持磁带机、软盘驱动器、清洗机的清洁，定期对磁带、软盘、光盘进行检查、复制更新。

第二节 秘书工作在办公自动化环境中的特征

一、高效率的秘书工作

信息时代的到来，为信息的采集、传输、处理提出了新的要求。秘书人员的工作效率要想提高，只有引进高科技。当代的社会现状，计算机技术、信息技术、通信技术迅猛发展并紧密结合，为提高工作效率，改善办公管理提供了条件。同时，中文处理技术、信息系统技术、计算机软件开发技术、数据库技术、人工智能技术、管理方法学和行为科学的发展，也为秘书工作提供了许多便利。正是各种科学和技术的发展，才促使秘书工作效率不断提高，促使管理向科学化、规范化、自动化和高效化的高层次发展。

二、秘书工作中的“体力”向“脑力”的转变

秘书工作未实行自动化时，只是简单、重复、机械的体力劳动，所需动脑的也只是简单的，常人所有的思维活动，基本不需要高难度复杂的思维活动，基本上全是“体力劳动”。随着科学技术的发展，工作逐渐高效化，特别是自动化的应用，给秘书工作带来了极大的方便。这时人们为追求更高的效率，以省出时间去考虑其它事。从而人们就需要动脑考虑有关软件的升级，开发、引进新的设备。如何才能有效的进行工作？这就需要大量的，复杂的基于简单思维的基础上的高难度思维工作。从而工作就逐渐转变到脑力的使用上，秘书人员的实质也随之发生了变化，从繁重的体力劳动中脱离出来后，带来了思维的高度开发，思维能力由此变活跃，有更多的时间向领导提建议，由“助手”变成“参谋”，自此带来了质的飞跃，这都是秘书由“体力劳动”向“脑力劳动”带来的影响。

三、自动化的秘书工作

自动化秘书工作体现在办公自动化大环境中，就是秘书工作基本任务的根本改变。随着科学技术的高度发展，某些工作已经全部自动化，秘书只是一个监督、照看的作用。例如：现代机器人有待取代哟写经常性的、无聊的、单调的工作，这是自动化的典范。

这里强调的是自动化的秘书工作，但是再自动化，也离不开作为主体的人，人是秘书工作中最重要的一部分。自动化的秘书公作主要还是秘书人员的职能自动化。在某种程度上讲，这不只是软硬件上采用先进的高科技，使工作自动化，而是秘书人员对工作的态度，也有一个由被动到主动的发展过程。自动的去工作，自动的去思考，在工作中始终体现出自动，即用一种积极的、主动的、热情的心态去面对自己的本职工作，充分发挥主观能动性，这是自动化秘书工作的一种至高境界。

第三章办公自动化对秘书工作产生的作用

第一节促进秘书工作产生“革命性”变化

在秘书工作中引进计算机技术和一系列办公自动化设备，所带来的效果是“革命性”的，它使传统的抄抄写写式的秘书工作方式受到极大的冲击，迫使文秘人员提高工作效率，改变工作方式与之相适应。

一、处理情报信息方面的变化。

在自动化程度较高的办公室，秘书人员不必离开工作岗位。即能从计算机档案中调阅所需情报资料。阅读投放在电子信箱中的书信和各种文件目录表，接收领导人通过计算机发表的指令并按照需要在计算机上进行必要的文字处理。

二、处理各种统计数据方面的变化。

在上报各种统计分析表时，可以直接利用计算机提供的数据，进行有效地科学分析，并利用传真迅速上报，达到快速、准确、方便的目的。

三、在办理会务工作方面的变化。

传统的办会往往在一个特定的地方，如会议室、办公室或其他某个特定的会议场所。随着网络的发展，各种通讯技术的运用，使会议不局限在某一地方，扩大了会议的场所。如网络会议的产生，使与会人员足不出户，就能参与会议的整个过程，通过电视会议系统，不出差即可召开地区性或更大范围的会议。使用移动通信和电传呼，可以使秘书随时同外出的领导和工作人员保持联系，大大减少出差人员和出差费用，极大地改变了秘书的工作方式。秘书的工作方式虽然发生了重大的变化，但并不代表一些具体秘书工作中的规范处理程序的变化。由于公文办理、档案管理等工作有传统的规范程序，例如公文办理中的拟办、批办、承办等核心环节，档案管理中的鉴定、分类、整理等核心环节。即使在办公自动化环境下仍要保持规范处理，使OA与传统秘书工作真正相结合。综上所述，使秘书人员避免了在领导、同事与部分之间的穿梭，人与人面对面的接触大为减少，纯手工操作的成分大大降低，秘书工作方式发生了重大变化。

第二节极大地提高秘书工作效率

一、会务工作方面

会务工作方面可以用办公自动化系统辅助完成。由于会务工作极其复杂，千头万绪，所以秘书安排会议起来常常力不从心，然而，利用办公自动化系统中的电子日程表安排会议，仅需2—3分钟就安排好了，秘书能轻易应付大量会议。办公化自动化系统不仅能科学地分配会议室、交通工具、声响设备等，并能进行会议记录，编辑会议简报等，能自动检索会议内容，并能及时修改和删除。

二、处理信息方面

网络的发展，使信息和资源由整个机构共享，使众多人员能够一起处理项目。互联网不受空间与时间的限制，逐渐消除或重新定义了社会之间的界限、关系，给我们打开了广阔的思维空间，有利于秘书充分利用互联网获取知识，充分发挥思维能力为领导工作服务。如在实行资源共享，增加信息的占有量方面有大量的公共信息需要秘书去发布，如员工作业分配表、各项管理制度以及个部门组织图等。这些以往通常都必须印成书面材料，张贴出来或散发下去，不仅消耗大量的人力和物力，而且往往不能及时更新，影响使用，现在通过internet 之后，这些都可以在internet 上发布，提高效率，也节省了成本。信息被称为“财富的财富”，往往称为个人、企业、行业、部门甚至国家决策成败的关键。网络中大量搜索引擎的使用，适应了大量经济信息传播和处理管理的需要，不仅克服了传统的手工方法和原始程序处理信息存在的局限性。使搜集信息慢、传递手段落后、信息资源浪费、共享性差、存贮功能低、检索复杂、带有主观性等问题较好地得到了解决。更重要的是，秘书人员通过网络接触到了比过去更多的信息，掌握了大量情况。秘书人员真正做到了“眼观六路，耳听八方”，思考问题和解决问题的空间进一步扩展，这就使得他们有可能做好一般性的信息处理事务和参谋辅助的同时，参与领导授权范围之内的决策工作。

第三节促进秘书工作职能的扩展

传统的秘书工作主要是办文、办会、办事三个方面的内容。具体来说主要有文书工作、档案工作、会务工作、信息工作、信访工作、保密工作、督查工作、接待工作等等。随着网络的发展，使秘书工作与网络技术紧密结合在一起，为适应这一发展趋势，秘书人员要改变过去传统的工作模式，工作的内容不仅仅是以上所说几点，凡是为领导工作服务的能通过网络解决的事务都可以当作秘书的职能。秘书工作的职能扩展的两个相互对应因素：

一、领导工作中的需要

领导是机关或单位中的首脑，处于决策地位，相应的领导的事务也必定会繁多杂乱，网络的发展扩大了领导的需要，比如一些技术性难题，领导没有精力甚至没有能力去解决，就需要秘书及时处理。又如在会务工作中，秘书人员的工作内容不再仅仅是会前准备、会中服务、会后整理的三大环节，在电视电话会议中，还要帮助领导处理各种技术难题和通讯设备的连接情况。如果这些事务，由于领导的能力或精力不够等原因而得不到处理，势必造成很大的影响和损失，以至影响到领导的形象，为了领导工作中的不足和需要，就要促进秘书工作职能的扩展。

二、秘书工作的可能性

网络的发展，为秘书提供了一个良好的环境与平台，使秘书工作职能的扩展有了可能性。由于计算机技术与网络技术的发展，大量新型办公软件与设备产生，秘书可以借助这些新事物来扩展职能。如为了扩大企业的公共影响力，搞好公共关系，秘书要承担本单位网站的主导职位，把本单位的简介和发展概况等放在网站上供公众查询，还要及时有效地收集本单位的最新信息并在网上公布，定期编制简报和在一定阶段所取得的成果并在网上发布。

第四节使秘书的服务意识得到更新

“秘书意识”是一种角色意识，是主体基于个人的社会活动而形成的对自我的社会地位和由此规定的职责的知觉、理解和体验，它直接源于人的实践活动。随着网络的发展，缩短了大量的体力劳动过程，把全部或部分的体力活动交给计算机去完成，秘书服务内容发生了变化，主要从以下几个方面更新：

一、.秘书意识到有更多的智力补偿有待自己去实施与挖掘

网络的飞速发展，会伴随着系新型办会设备与软件的产生，秘书体力劳动大大减少，智力方面的事务会增多。由于领导不动这些软件与设备的用法，需要秘书去填补这方面的缺陷。秘书面对这一现实，为了更好地实现其自我价值，会花大力气去学习并掌握这些设备与软件的用法，以随时为领导提供智力服务。

二、秘书意识到有更多的服务方式有待自己去运用与创建

在办公自动化产生之前，秘书为领导服务的活动是秘书独立完成的，没有凭借外在力量（如计算机办公设备），然而随着网络的发展，秘书可以凭借各种办公设备与软件为领导服务。秘书已经深刻认识到为领导服务方式的多样性是现代优秀秘书人才所必备的基本要求，更重要的是已经有了一种运用旧有的服务方式创建新的服务方式的意识。

三、秘书意识到有更多的服务范围有待自己去占据与开拓

传统的秘书工作使服务范畴停留在抄抄写写式的范围之内，计算机等办公设备扩大了秘书服务范畴。只要是为领导工作服务可以通过办公设备解决的事务都可以列入服务范围之内。同样秘书也认识到服务范围的扩大，通过提高自身素质来适应其需要，去发现更多的服务范围为领导服务。如秘书人员要密切关心当代科学技术的发展状况，更加敏锐地发现办公自动化的新产品新成果，不断地搜集及时信息，并技能型归纳总结，找出有参考价值的技术资料，及时提供给有关领导，作为领导决策的参考依据。秘书服务意识得到更新，主观上会使秘书

服务工作的质量的到提高，指导秘书工作，从而有利于服务工作深入展开。

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