第一篇：《某公司会务工作管理规范》的通知
神宁办〔2011〕161号
关于印发《神华宁夏煤业集团有限责任公司
会议管理规范》的通知
集团公司各单位，机关各部门：
现将修订的〘神华宁夏煤业集团有限责任公司会议管理规范〙印发给你们，请遵照执行。
神华宁夏煤业集团有限责任公司会议管理规范
二〇一一年七月二十二日
附件：
神华宁夏煤业集团有限责任公司
会议管理规范
第一章
总
则
第一条 为加强神华宁夏煤业集团有限责任公司(以下简称集团公司)会议管理，严格会务流程，提高会议质量，规范会议开支，切实改进会风，根据集团公司有关规定，制订本规范。
第二条 会议管理坚持统一管理、分工负责、相互协作的原则。第三条 会议主管部门、主办部门、协办部门应各尽其责、协调配合到位，会前衔接、会中沟通、会后总结。
（一）集团公司办公室(以下简称办公室)是集团公司会议主管部门，负责集团公司机关会议制度、规范的拟订、修订和执行，推进会务管理制度化、规范化；
（二）办公室协助各部门做好会议服务，指导集团公司所属单位会议和会务管理工作；
（三）会议主办部门对会议筹备、会议组织、会后落实全过程负责；
（四）会议协办部门根据会议主办部门的统筹安排，积极协助做好会前、会中、会后各相关环节的配合工作。
第三章
会议管理
第五条 分级组织会议
（一）办公室统筹协调集团公司层面各类会议的召开、会议的考核及集团公司安全生产指挥中心一号楼、会议中心所有会议室的使用、调配、管理。特殊情况下，可对集团公司安全生产指挥中心其他会议室统一调度；
（二）办公室牵头主办、有关部门协办的会议：例行会议、工作会议、重要专业工作会议、大型综合性会议、集团公司领导召开的协调会议；自治区党委、政府、神华集团及相关部门组织的专题会议、现场推进会议；上级机关组织的综合考察与参观等；
（三）有关部门牵头主办、办公室协办的会议：专业工作会议、部门主持召开的协调会议;自治区相关部门、神华集团相关部门来集团公司专项调研、检查工作，对口相关单位、重要客户来集团公司学习考察、洽谈业务等。
第六条 会议审批流程
（一）集团公司层面召开的各类会议应一律通过办公室统筹安排；
（二）机关其它部门主办的专业工作会议，应拟定会议筹备方案、经费预算等，经分管领导审批后提前三个工作日送办公室会审，由办公室报集团公司主要领导同意后方可组织召开；
（三）机关部门主持召开的协调会议，自治区相关部门、神华集团相关部门来集团公司专项调研、检查工作，对口相关单位、重
大型综合会议（活动）、职代会和季度、半年度经营活动分析会与自治区党委、政府、神华集团及相关部门组织的专题会议（现场推进会）、上级机关组织的综合考察与参观人员范围，由办公室提出方案，董事长审定；
（2）列席党委会议、书记办公会议人员范围，由办公室根据议题需要提出建议，党委书记审定；参加政治工作会议和综合治理（维稳信访）会议人员范围，由办公室提出方案，党委书记审定；
（3）列席总经理会议、总经理办公（现场）会议、安全办公会议周一晨会、调度例会由办公室根据议题需要提出建议，总经理审定。参加集团内的现场推进会、专业工作会议等会议人员范围，由办公室提出方案，总经理审定；
（4）参加集团公司领导召开的协调会议人员范围，由办公室根据议题需要提出建议，召集会议的集团公司领导审定。
3.各单位召开的年度工作会议、党员大会（党代会）、职代会、总结表彰会、开竣工典礼、领导班子民主生活会等重要会议和安全活动，凡需集团公司领导、顾问、总助、副总师及部门负责人出席的，一律报办公室统一安排。其他会议和活动原则上不安排集团公司领导、顾问、总助、副总师及部门负责人参加。
（二）改进会议形式，提高会议效果: 1.例行会议研究的议题应提前通过OA系统发参会人员，会议期间由汇报部门制作PPT放映，不再印发纸制材料;2.各部门召开的专业工作会议、协调会议、例行会议等，提倡
必要时，还应成立现场组，负责现场地面氛围营造和参观各路线环境整治；负责参观人员的分组、乘车及集团公司陪同人员的安排；安排引领人员，负责全程引领和召集工作。
第九条 工作会议、专业工作会议、大型综合性会议等会议材料的起草由主办部门负责，协办部门配合，办公室审核，其中领导讲话材料还需报主讲领导审定。
第十条 会议主办部门应按有关要求于会议召开前，将会议研究议题书面报参会领导，如领导不能参会时，应征求其意见，并在会后将会议情况及时告知该领导。
第十一条 会议筹备中会标、时间、地点、议程、会场布置、参会人员范围、会议座次、主席台安排、就餐安排、宣传、保卫等任何一项发生确定方案以外的变化，会议或活动主办部门和工作组应及时制定应变预案，及时通知到会议或活动各组负责人，保证会议、活动正常、有序进行。
第十二条 承办上级单位在集团公司组织召开的专题（现场）会议，由办公室、对口部门根据领导批示，与上级部门联系人确定会标、时间、地点、议程与日程安排、会场布置、参会人数、人员名单及职务、会议座次、主席台安排、住宿就餐安排、宣传、保卫等事宜，落实参会人员乘坐航班、到达时间，安排好接机、食宿、返程机票预定，负责起草会议筹备方案，编制会务手册，做好会议组织及任务分工。各相关部门按照分工积极配合协助完成会务工作，确保会议（活动）圆满、成功。
第六章
会议费管理
第二十条 集团公司机关会议费由办公室统一管理和使用。机关各部门在公司以外参加会议，会议费由办公室统一管理和审核。
第二十一条 不设独立财务的各项目筹建单位会议费用由办公室统一管理、审核，费用进入项目前期费。
第七章
附
则
第二十二条 公司股东会议、董事会议、党委会议、党政联席会议、监事会议、书记办公会议、总经理会议、总经理办公会议、安全办公会议对会务工作另有规定的，依其规定。
第二十三条 本规范由集团公司办公室负责解释。第二十三条 本规范自印发之日起施行。原〘关于印发〖神华宁夏煤业集团有限责任公司会务管理工作规范〗的通知〙（神宁办〔2010〕279号 同时废止）。
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第二篇：办公室会务工作规范
办公室会务工作规范
一、接受会议指令
办公室工作人员在接到会议指令时，应准确记录会议召开的各项要求，全面掌握有关情况，做好相关准备工作。
二、会议方案制订
根据接到会议的指令和领导的有关要求，制订会议方案，内容主要包括：会议名称、时间、地点、议程、出席领导、参加人员、列席人员、拟邀请人员、会议文件资料准备、会场布置、安全、卫生、新闻报道、典型发言、颁奖以及其它特殊要求。
三、会议方案审批
将拟定的会议方案报分管副秘书长或秘书长审批。
四、会前筹备
（一）会议通知
1、重要会议应发书面通知。电话通知的，应拟定简明扼要的通知稿。
2、通知内容包括：会议名称、时间、地点、参加人员、会议内容和会期注意事项、联系电话等。
3、通知范围：参会市领导、其他参会人员、列席人员及相关单位。
4、通知下发后，应掌握应到会人员拟出席、请假情况并及时向领导汇报。
（二）会议文件准备
由相关单位负责会议文件的准备，对需向会议提交的文件资料，应明确专人负责收集和分发。会议文件主要有：
1、会议主体文件，包括主持辞、主题报告、专题报告、决议、领导讲话等。
2、会议程序文件，包括议程文件、日程安排、选举程序、表决程序等。
3、会议管理文件，包括会议须知、保密规定、作息时间等。
（三）会场布置
布置会场应体现会议的性质和需要，烘托会场气氛。
1、会场装饰
（1）党代会，背景布置党徽和红旗。
（2）根据会议需要在主席台悬挂会标、摆放花卉。
（3）根据会议需要悬挂标语等。
2、会场座次排列
（1）主席台人员座次的排列。会议主席台座次排列顺序，一般按职务高低排列，以主席台座位为准，无论人数单、双，均以最高领导为中心，然后依先左后右次序排列。如领导对座次安排有特殊交待，按领导意见办。
（2）标识座次的方法，采用在主席台或会议桌上摆放座签、在与会人员入场券上注明座次等方法。
（3）重大会议，印制座位图表，经有关领导审定后发给有关人员。
3、其他要求
（1）会场要考虑制冷、取暖、通风和消毒等事项。
（2）会场桌椅摆放应整齐划一，横成行、竖成列。铺有台布的桌面应干净整齐、颜色统一。
（3）座位牌要统一、规范、醒目，摆放要整齐。
（4）会场内音响、话筒、灯具等应提前2小时调试，会前10分钟重试，确保正常使用。同时准备备用品，随时应对突发情况。
4.特殊要求
（1）对表彰类会议，根据需要安排礼仪人员、音乐等。要求上述人员着装整齐，守纪律、听指挥。
（2）根据会议需要，安排工作人员宣读文件。
（3）对出席重要会议的领导和其他参会人员有着装要求的，应提前通知。
（4）涉密会议，应按有关保密规定和通知要求办理。
（5）重要会议会场应提醒与会人员关闭移动通讯工具。
（四）住宿、就餐安排
1、住宿。提前统计好住宿人数、性别、民族、预订客房、档次和房间数量，拟定房间分配方案，安排宾馆值班等。
2、就餐。掌握就餐人员情况，包括少数民族人员及不同饮食习惯，提前2天确定就餐地点、食谱，安排卫生防疫，制作餐证等。
（五）会议用品准备
提前制定周密方案或者开列用品准备清单，将所用物品的名称和数量详细列出。主要包括：
1、制作证牌。包括：座位牌、出席证（列席证）、工作证、车辆通行证、奖状、证书、文件袋等。
2、印制会务手册。包括：议程、日程、参会人员名单、房号、电话号、就餐安排、乘车安排等。
3、特殊会议，如召开选举性会议，应准备选票、选票箱、封条等，并准备填写选票用笔等物品。
（六）会议车辆安排
明确专人负责提前确定会议所需车辆，会议需要多辆车时应将车辆编号、排序。
（七）信访安全保卫工作
由会务人员协调院保卫处制定、落实预案。
（八）新闻报道工作
根据会议需要，市委宣传部做好新闻报道工作或与新闻单位联系协助做好会议新闻报道工作，会议新闻稿件应经有关领导审批。
（九）卫生医疗、防疫工作
根据会议需要，与医院和防疫部门联系，安排卫生防疫人员驻会并制定应急预案。
五、会前检查
会议召开前，对上述会议准备工作进行检查，确保各项工作落实到位。对未完成的任务，明确专人限时完成，确保会议按时顺利召开。
六、会议报到
会务工作人员应至少提前30分钟到达会场并做好以下工作：
1、会议签到。要求与会人员本人签到。报到完毕后，应及时汇总情况，向有关领导报告。会务工作人员在会前5分钟，对没有到会人员进行催促。
2、发放文件、资料。
3、会议开始前，引导与会人员入座，制止无关人员进入会场。
4、宣布会议纪律。开会时要关闭手机，进入会场不准吸烟，不准随意走动、交谈喧哗，涉密的会议强调有关保密纪律。
5、根据会议安排，有候会人员的应安排候会人员在休息室等候，确保会议衔接紧密、有序。
七、会中服务
1、会场服务人员应稳重大方、礼貌用语，适时搞好会场服务。
2、会议开始后，会务人员应巡视会场，维持会场秩序，发现不遵守纪律的情况，及时制止，妥善处理突发情况，确保会议顺利进行。
3、根据需要安排有关人员做好会议简报、讨论记录和意见汇总工作。
4、常委会记录，应使用统一标准的会议记录纸，记录应真实、准确、完整，不得随意做增删改动。
八、会后工作
1、会议结束后，应疏导与会人员离开并检查会场，查看有无遗留物品、资料，清退会议室等。
2、收回会议文件。对需要收回的会议文件，在会议结束时及时如数收回。
3、会议文件的归档。将形成的所有文件包括会议方案、通知、报告、简报、记录、签到表等文件整理归档。
第三篇：会议会务工作规范
会议会务工作规范
一、会前准备
（一）明确会议目的，确定会议内容，拟定会议初步方案。内容包括：
1、会议时间、地点和主题。
2、报到的时间、地点。
3、出席会议人员。
4、会议议程、会议主持人、讲话人、发言人名单。
5、会议文件材料的起草、审批、印发工作的分工。
6、会场的布置和座位（含主席台）安排原则。
7、会务用品的准备。
8、会议记录、会务记录情况反映工作原则。
9、会议经费的解决渠道。
10、新闻报道。
11、后勤保障工作安排。
（二）认真核实本次会务工作的各有关单位，搞好各方面的协调配合。
（三）制发会议通知，会议通知应明确会议时间、地点、主题、参加会议人员范围等有关注意事项。
（四）准备会议文件。
（五）制订会务工作方案并落实。
1、制作会议证件。
2、制作会议横幅。
3、排出会场座位图（含主席台）。
4、排出颁奖顺序（站位图、座位图等）。
5、制作胸花、锦旗、奖牌、证书，订购鲜花。
6、布置会场。
（1）检查横幅是否按要求悬挂、并确保字体规范无误。
（2）布置主席台。确定主席台就座的领导人数，摆放姓名标签牌、话筒布置，会议资料等有关物品。
（3）测试音响、电子显示屏设备。
（4）提前搞好会场内外的清洁卫生，在会场入口摆放好签到桌。
二、会后工作
1、会议结束后，通知清洁人员清理会场，如会场人员遗忘物品，及时招领。
2、整理会议记录，做好会议文件资料的收集归档工作。
3、必要时协调与会人员安排返程。
4、对会务经验进行总结，查找会议工作中的不足之处，发现存在的问题，采取切实有效措施，不断提高会议服务质量。
第四篇：区委办公室会务工作规范
区委办公室会务工作规范
一、区委全体（扩大）会议、区委书记会、区委常委会、党政联席会等重要会议由区委办公室主任统筹安排，会务工作由秘书科承办，相关工作由其他科（室）协办。会议研究讨论的除人事任免以外的有关事项，都要迅速形成会议纪要。
二、以区委或区委办公室名义召开全区性某一方面的工作会议、现场会的会务工作由办公室牵头，相关部门负责承办，联系该项工作的办公室副主任为第一责任人。
三、区委办公室承办的会务工作和接待上级领导视察，由主任、分管主任统筹安排。具体工作由有关科（室）分别承担。其中：会议通知、文件、报告、领导讲话稿的起草工作以综合科承担为主；信息、新闻报道、会后督查由信息督查科负责；会议日程安排、会议指南等文件材料印制、分发由秘书科统一扎口落实；会场布置由秘书科牵头,会同机关事务处承担。安全保卫工作由秘书科与事务处联系安排。
四、不是区委办公室承办的会议，若有区委书记或副书记参加，会前跟班主任及秘书科必须检查会务工作（包括主席台席位排列），保证会议效果。
五、区委办公室大、小会议室根据区委领导活动安排情况统筹使用，必须始终保持整洁有序，会后及时清理打扫，原则上不外借，特殊情况外借须经办公室主任或分管主任同意后由秘书科扎口安排。
★ 全区重要会议各环节流程图
1． 党代会流程：拟定会议筹备方案——会议预备通知——会议筹备（分工作组、党代表组等）——会议正式通知——召开预备会——会议材料准备（日程安排、会议议程、座次图、文件、讲话稿、决议等）——文件材料印刷——会议材料装袋分发——会场布置（会标、宣传标牌等制作、主席台座位、台下座位安排、灯光、音响、席卡摆放、发言席设置、票箱准备等）——讨论室安排（讨论室门上贴讨论组名单、落实各讨论室服务和记录人员、茶水供应）——正式会前检查会场安排——会务（签到、会议材料分发、领导进场乐、开幕式和闭幕式音乐、主席台倒水、台下茶水供应等）——后勤服务安排（车辆、就餐等）——信息及宣传报道——会务总结、后续工作（会议决议、向市委报告等）——会后督查 2．区委全体（扩大）会议流程：拟定会议筹备方案——会议预备通知——会议正式通知——会议材料准备（日程安排、会议议程、座次表、文件、讲话稿、决议等）——表态发言材料的把关——文件材料印刷——会议材料装袋——会场布置（会标制作、主席台座位、台下座位安排、灯光、音响、席卡摆放、发言席设置等）——参观点安排（提前踩点、落实车辆、通知相应参观点、准备扩音器、落实讲解员等）——正式会前检查会场安排——会务（签到、会议材料分发、领导进场乐、开幕式和闭幕式音乐、主席台倒水、台下茶水供应等）——后勤服务安排（车辆、就餐等）——信息及宣传报道——会务总结、后续工作（会议决议等）——会后督查
3． 区委书记会流程：会议通知——会议室准备（冬夏季开空调、茶水供应）——会议记录——会议纪要（除研究人事任免以外的事项）——重点工作督办 4．区委常委会议流程：会议通知——会议室准备（冬夏季开空调、茶水供应）——会务——会议记录——会议纪要（除研究人事任免以外的事项）——重点工作督办
5．党政联席会流程：会议通知——会议室准备（冬夏季开空调、茶水供应）——会议议程安排——材料准备——会务（每隔10—15分钟由专人负责倒水、通知发言人员）——会议记录——会议纪要——信息——重点工作督办
6．现场会流程：拟定活动方案——会议通知——现场会场地布置——落实车辆、踩点——会务——信息及宣传报道——会后督办
7．接待上级领导流程：拟定接待方案——会议通知——会议室准备（多媒体幻灯片准备、冬夏季开空调、茶水供应、水果、烟、纸巾等）——环境布置（鲜花、制作欢迎牌等）、电梯准备——与上级机关衔接，提前通知领导迎候——会务（每隔10—15分钟由专人负责倒水、由专人操作多媒体幻灯片）——会议记录——后勤服务安排（落实参观点、就餐等）——信息及宣传报道——结束前电梯准备
8．承办全区性大会流程：会议准备方案（确定会议规格、落实到会领导、确定参会人员等）——会议通知——召开预备会——会场布置（会标制作、主席台座位、台下座位安排、灯光、音响、席卡摆放、发言席设置、人员就座示意图制作等）——表态发言材料的把关——文件材料印刷——领奖、签定责任状等会前彩排、走台——会务（签到、会议材料分发、主席台倒水、视到会情况由专人负责安排与会人员尽量靠前坐等）——信息及宣传报道——会后督办
★ 日常会议各环节流程图
1． 分管书记召集的会议：跟班副主任交办（填写电话通知单、确定会议地点、明确会务要求）——电话通知——会议室准备（秘书科供应茶水、冬夏季开空调）——会务
2．重要会议（重大活动）预备会：办公室主任或副主任交办（填写会议通知单、确定会议地点、明确会务要求）——电话通知——会议室准备（秘书科供应茶水、冬夏季开空调）——会务
★ 《会议纪要》分送范围
1.书记会议纪要分送：区四套班子领导，区人大办、政府办、政协办，相关单位；存档。
2.常委会议纪要分送：区四套班子领导，区人大办、政府办、政协办，区委各部委办局、各有关单位，存档。
3.党政联席会议纪要分送：区四套班子领导，区人大办、政府办、政协办，各普发单位，存档。
第五篇：区委办公室会务工作规范
一、区委全体（扩大）会议、区委书记会、区委常委会、党政联席会等重要会议由区委办公室主任统筹安排，会务工作由秘书科承办，相关工作由其他科（室）协办。会议研究讨论的除人事任免以外的有关事项，都要迅速形成会议纪要。
二、以区委或区委办公室名义召开全区性某一方面的工作会议、现场会的会务工作由办公室牵头，相关部门负责承办，联系该项工作的办公室副主任为第一责任人。
三、区委办公室承办的会务工作和接待上级领导视察，由主任、分管主任统筹安排。具体工作由有关科（室）分别承担。其中：会议通知、文件、报告、领导讲话稿的起草工作以综合科承担为主；信息、新闻报道、会后督查由信息督查科负责；会议日程安排、会议指南等文件材料印制、分发由秘书科统一扎口落实；会场布置由秘书科牵头,会同机关事务处承担。安全保卫工作由秘书科与事务处联系安排。
四、不是区委办公室承办的会议，若有区委书记或副书记参加，会前跟班主任及秘书科必须检查会务工作（包括主席台席位排列），保证会议效果。
五、区委办公室大、小会议室根据区委领导活动安排情况统筹使用，必须始终保持整洁有序，会后及时清理打扫，原则上不外借，特殊情况外借须经办公室主任或分管主任同意后由秘书科扎口安排。
★ 全区重要会议各环节流程图
1． 党代会流程：拟定会议筹备方案——会议预备通知——会议筹备（分工作组、党代表组等）——会议正式通知——召开预备会——会议材料准备（日程安排、会议议程、座次图、文件、讲话稿、决议等）——文件材料印刷——会议材料装袋分发——会场布置（会标、宣传标牌等制作、主席台座位、台下座位安排、灯光、音响、席卡摆放、发言席设置、票箱准备等）——讨论室安排（讨论室门上贴讨论组名单、落实各讨论室服务和记录人员、茶水供应）——正式会前检查会场安排——会务（签到、会议材料分发、领导进场乐、开幕式和闭幕式音乐、主席台倒水、台下茶水供应等）——后勤服务安排（车辆、就餐等）——信息及宣传报道——会务总结、后续工作（会议决议、向市委报告等）——会后督查
2．区委全体（扩大）会议流程：拟定会议筹备方案——会议预备通知——会议正式通知——会议材料准备（日程安排、会议议程、座次表、文件、讲话稿、决议等）——表态发言材料的把关——文件材料印刷——会议材料装袋——会场布置（会标制作、主席台座位、台下座位安排、灯光、音响、席卡摆放、发言席设置等）——参观点安排（提前踩点、落实车辆、通知相应参观点、准备扩音器、落实讲解员等）——正式会前检查会场安排——会务（签到、会议材料分发、领导进场乐、开幕式和闭幕式音乐、主席台倒水、台下茶水供应等）——后勤服务安排（车辆、就餐等）——信息及宣传报道——会务总结、后续工作（会议决议等）——会后督查
3． 区委书记会流程：会议通知——会议室准备（冬夏季开空调、茶水供应）
——会议记录——会议纪要（除研究人事任免以外的事项）——重点工作督办
4．区委常委会议流程：会议通知——会议室准备（冬夏季开空调、茶水供应）——会务——会议记录——会议纪要（除研究人事任免以外的事项）——重点工作督办
5．党政联席会流程：会议通知——会议室准备（冬夏季开空调、茶水供应）——会议议程安排——材料准备——会务（每隔10—15分钟由专人负责倒水、通知发言人员）——会议记录——会议纪要——信息——重点工作督办
6．现场会流程：拟定活动方案——会议通知——现场会场地布置——落实车辆、踩点——会务——信息及宣传报道——会后督办
7．接待上级领导流程：拟定接待方案——会议通知——会议室准备（多媒体幻灯片准备、冬夏季开空调、茶水供应、水果、烟、纸巾等）——环境布置（鲜花、制作欢迎牌等）、电梯准备——与上级机关衔接，提前通知领导迎候——会务（每隔10—15分钟由专人负责倒水、由专人操作多媒体幻灯片）——会议记录——后勤服务安排（落实参观点、就餐等）——信息及宣传报道——结束前电梯准备
8．承办全区性大会流程：会议准备方案（确定会议规格、落实到会领导、确定参会人员等）——会议通知——召开预备会——会场布置（会标制作、主席台座位、台下座位安排、灯光、音响、席卡摆放、发言席设置、人员就座示意图制作等）——表态发言材料的把关——文件材料印刷——领奖、签定责任状等会前彩排、走台——会务（签到、会议材料分发、主席台倒水、视到会情况由专人负责安排与会人员尽量靠前坐等）——信息及宣传报道——会后督办
★ 日常会议各环节流程图
1． 分管书记召集的会议：跟班副主任交办（填写电话通知单、确定会议地点、明确会务要求）——电话通知——会议室准备（秘书科供应茶水、冬夏季开空调）——会务
2．重要会议（重大活动）预备会：办公室主任或副主任交办（填写会议通知单、确定会议地点、明确会务要求）——电话通知——会议室准备（秘书科供应茶水、冬夏季开空调）——会务
★ 《会议纪要》分送范围
1.书记会议纪要分送：区四套班子领导，区人大办、政府办、政协办，相关单位；存档。
2.常委会议纪要分送：区四套班子领导，区人大办、政府办、政协办，区委各部委办局、各有关单位，存档。
3.党政联席会议纪要分送：区四套班子领导，区人大办、政府办、政协办，各普发单位，存档。
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