第一篇：论秘书的心理素质
论秘书的心理素质
[论文关键词] 秘书
心理素质
[论文摘 要]随着我国改革开放的不断推进，社会发展也不断深入。近年来，越来越多的人开始日益关注秘书自身素质的提高问题。试图从心理素质这一独特的角度出发，探索作为一名秘书所应具备的心理素质，同时也提出若干提升这些素质的建议，希望能通过本文的论述，给读者一点有益的启发。
近年来，随着我国改革开放的不断推进，社会发展也不断深入，部分人也开始注重从提高秘书自身素质的角度着力进行研究。故此，论述秘书素质的文章可谓汗牛充栋。综观这些文章，大体将秘书的素质分成“德、智、能、体”四个方面。“德”是指秘书个人在生活上表演出的各种行为和表现;或是指秘书个人蕴藏于内、外部未露的特点。“智”是指履行秘书职责的知识水平，主要包括法律知识、文化知识和一定的科学知识水平，这是形成履行秘书职责能力的基础；“能”是指履行秘书职责的能力，尤其是指作为秘书这个职业的能力，具体包括调查研究的能力,参事议事的能力,依法监督的能力,考核和评议的能力,组织群众、宣传群众和发动群众的能力；“体”是指履行秘书职责的身体素质。以上四个方面基本涵盖了秘书所应具备的素质，但是笔者认为，这种概括忽视了一个很重要的方面，这就是秘书的心理素质。
一、秘书心理素质的含义及其重要性
参照北京师范大学林崇德教授关于心理素质的定义，笔者认为，秘书的心理素质可以认为是居于秘书这一职务的人所应具有的心理要素或因素的质量。这些心理要素或因素应该包括：责任感、心理调适能力、换位思辨能力、心理承受能力、应变能力、激发力、韧性、弹性、刚性程度等。这些素质对于秘书顺利地履行秘书职责和义务有着重要的意义：
（一）良好的心理素质有助于增强秘书的使命感和荣誉感，使秘书工作的过程中更有自信。在我国，秘书长期以来被作为是一种荣誉性职务，由领导和部门做出安排，……他们中有些人在他们的工作岗位和行业中是能手、专家，……但缺少秘书的责任感，这就不能做一个好的秘书。”为什么一个行业的专家和能手在处于秘书这一职位上的时候却成为一个“橡皮图章”？除了缺乏必要的法律素质外，缺乏作为秘书的责任感，缺乏在兼职秘书的现实情况下平衡本职工作和秘书工作的调适能力，缺乏应对各种复杂情况的应变能力以及缺乏在秘书工作中创新的激情等，都是致使某些秘书缺乏使命感和荣誉感的重要因素。责任，有没有秘书的责任，有没有对公司、企业的责任，并且敢不敢表达公司、企业的意志，是最重要的秘书素质。
（二）良好的心理素质，尤其是高指数的“逆商”，是决定秘书能否坚定地履行秘书职责的关键。作为一名秘书，在复杂的工作环境中，要圆满、出色地完成工作职责，没有超一般人的毅力是难以想象的。此外，作为一名优秀的秘书，还要敢于在各种复杂的环境中提出建议，不畏其他力量的干预，独立做出抉择，坚持原则。所有这些行为，离开了非凡的勇气和毅力，都只能是空中楼阁，昙花一现。
（三）良好的心理素质有助于秘书紧密团结，进而从整体上实现工作预期目标。一个组织作用的最终发挥，关键因素在人本身。我们要完成工作预期目标，关键在人，在于怎么提供组织保证和人才支持。为此，除了要抓好秘书的工作之外，对人才的考核和培养成为重点。我们很难想象在我们的秘书缺乏真诚、信任、公正和宽容等品质的情况下，公司、企业内部能很好的沟通和协调，而不会变成马恩笔下的“清谈馆”。这就要求我们的秘书要具有整体意识，个人的工作和活动要服从于、服务于整个公司、企业内部的工作，通过每一个秘书个体的活动来达到整个公司、企业内部的目标。在不断充实自身责任感和荣誉感，不断打造坚忍不拔的勇气和毅力的同时，作为个体的秘书也要有公司、企业这一整体的意识。
二、秘书心理素质方面存在的问题及原因探析
目前各类秘书的心理素质良莠不齐，由于没有进行过全面的心理测试，并没有具体的数据能够反映当前秘书的心理素质状况。但从以下方面可反映出部分秘书的心理素质明显不符合作为一名秘书的要求：
1、保密意识不强
2、有关存档档案工作被忽略重视程度不够
3、不愿意主动的不厌其烦的做好工作
4、迎送之时，过于简单
5、会场布置不够精细 从心理学的角度分析，上述方面反映出某些秘书在心理素质方面至少存在以下四个问题：责任感不强，换位思辨能力差，对秘书工作缺乏激情，自我控制能力薄弱。那么，出现这些问题的原因是什么呢？笔者认为，主要有以下几方面的原因：
（一）“先天”的因素：主要是指秘书在当选秘书之前，其所处的特定的社会历史环境通过其自身特定的社会实践形成的生理、心理、自我意识等诸因素的个人自身系统的独特性。这种独特性主要体现在秘书自身的个性以及在个性基础上形成的兴趣、爱好和气质。加上独特的社会历史环境，这种独特性反映出每位秘书个体不同的发展状况：好的个性，当然有利于秘书当选后的成长进步和持续发展；相反，“若缺乏从事秘书活动的良好个性，这本身就使自己处于一种 劣势，必然会有碍自身发展，影响其作为秘书价值的实现”。
（二）“门槛”的因素：这里主要是指对秘书本人的考察机制。众所周知，我国目前的秘书缺乏竞争机制，退一步说，即便是公司企业建立了专门的考察部门，其也很可能只重视秘书的品德、能力、知识、年龄等方面，而忽视心理素质这个重要的因素：因为那些不健康心理的表现诸如自我封闭严重、虚荣心强、自私心理严重甚至明显的恐惧症、歇斯底里症等在秘书的考察材料中往往难以找到。
（三）“后天”的因素：主要是指秘书在工作以后，其要受到公司企业内部因素和社会外部环境因素的持续综合作用。部分秘书也许具备充当秘书的“先天”因素，并且也在选拔程序中顺利当选，但其“逆商”不高。在当选后的秘书活动中，由于受到目前不完善的制度的制约以及特定社会环境因素对秘书正确的限制，持续的活动目标不能达成的情况将很可能造成他们“习得的无能为力”。如果不在秘书的培训过程中进行相关的“逆商”提高训练，则很难避免会出现这样的情况。
三、如何提高秘书的心理素质
针对制约秘书良好心理素质形成的三大因素，笔者认为，要提高秘书的心理素质，首先应该把握如何判断一个秘书心理现状的方法。参照对领导干部心理状态的判断方法，笔者认为主要应注意以下几点：
（一）看情绪状态。有健全的情绪生活才是心理健康的人。秘书身兼两职，生活、学习、工作上可能有许多烦心和苦恼的事情需要面对，这些事情实际上是对秘书心灵的折磨，同时在某种程度上侵蚀着健康的秘书心态。能找准烦恼的症结，然后用正确的方式应对，随时保持积极乐观的进取心态，是做一个具有良好心理素质的秘书的重要标志。
（二）看人际关系。秘书的职务要求秘书应对各种社会关系，于是，如何在这些关系中找到最好的平衡点，使这些关系处于和谐的状态，如何以宽容、友好的心态在公司企业和员工间架起沟通的桥梁，都是对秘书人际关系处理能力的考验。
（三）看态度。看秘书对工作、学习、生活的态度，看秘书能否在工作、学习与生活中充分发挥自己的智慧和能力。
（四）看行为。看一个秘书的言行举止是否符合法律道德的要求，尤其是秘书这一职业的职业道德的要求。
（五）看意志。看其在提出议案时是否具有明确的目的，表决时是否及时果断，以及能否面对现实、切实有效地处理困难与挫折。
（六）看自我定位。看秘书是否具有正确的自我意识，能否将自己准确地定位在一个秘书这一特殊的职位上，看其所追求的人生价值实现中是否包含了与其秘书身份相符的内容。
在正确判断一个秘书的心理现状后，笔者认为，可以从两个方面提高秘书的心理素质：一方面，加强秘书履职所需心理品质的培训：可在当选后短期强化培训，履职的过程及时心理干预；另一方面，加强秘书自我心理健康调节。
首先：履职所需心理品质的培训。
短期强化训练法。这原是摸索出来的一种培训中高级领导人才的“应急”的方法。请有关专家（可包括资深秘书、心理学家等）用一周的时间讲述大剂量、高强度的心理学理论知识以及秘书履职的经验。同时采用社会心理训练法，提升秘书的人际交往能力。这些方法包括：
1.敏感性训练法。这是根据团体动力学理论而设计的，培养训练秘书认识自我能力和与人相处能力的方法。它通过群体成员的相互作用与相互帮助，使秘书逐步正确认识自我、评价他人，提升秘书的人际交往能力。
2.心理观察能力训练法。秘书交际能力的大小，其实是基于他对他人的观察结果。因此，特殊的情景模拟和角色扮演，是培训秘书抛弃成见，进行客观观察，最终达到了解自己和了解他人的目的的捷径。
其次：履职过程的心理干预。
要建立专门的秘书心理咨询部门。该部门应该是由多位具有临床经验的资深心理专家组成的专家库，主要负责定期对秘书的心理素质出具体评估报告。报告只交秘书本人阅读。报告内容中应根据秘书这一职务的特殊情况，详细给出对当事人的心理分析，末尾提出合理建议，由秘书自主决定是否遵循建议。定期评估小组每次应由随机从专家库中抽取的若干名专家组成，以保证每位秘书得到中肯的评估意见和建议。
最后：加强秘书心理健康的自我调节。
只有心理健康的人才能有正常、合理的行为，非健康的心理则会导致异常的或偏执的言行。秘书因承受各种压力而易出现心理健康问题，一旦达到其意志力难以控制的程度，轻则难以处理好各种关系，影响工作成效，重则可能会出现偏离法律法规和社会规范的行为。因此，要想提高秘书的心理素质，就要提高秘书自我应对压力和保持良好心态的能力。
第二篇：论秘书的心理素质
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1.论秘书的心理素质
2.秘书的外表礼仪之我见
3.论秘书与同事关系的关系
4.论秘书同企业领导的工作关系
5.试论中小型企业秘书的接待工作
6.浅谈秘书工作挫折的类型及对策
7.论当前企业秘书工作的重要性
8.浅谈秘书与企业领导的工作感情
9.浅谈秘书授受工作挫折的心理素质
10.浅谈外贸企业秘书工作的特殊性
11.秘书同事之间的关系之我见
12.论秘书心灵没的重要性
13.论秘书外观仪表的重要性
14.浅谈秘书与秘书之间工作的协调关系
15.浅谈秘书工作与企业发展之间的关系
16.论秘书工资的类型与交付方式
17.论秘书的住房条件及重要性
18.浅谈当前企业轻视秘书工作的现象及对策
19.论秘书与商务助理的关系
20.秘书工作的内容及要求之我见
21.论秘书休假的必要性
22.论企业文秘人员的工资待遇
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23.论企业文秘人员的午休条件及必要性
24.论秘书上下班交通费报销的方式及必要性
25.论女秘书产假期的工资待遇
26.论秘书的午餐存在问题及解决策略
27.略论秘书办会能力的重要性
28.中型会议的设计方案
29.秘书撰写公文中存在问题及改进意见
30.论秘书接待客户的技巧
31.论秘书洽谈业务的技巧
32.谈谈秘书接待员工家属的技巧
33.浅谈秘书办理工商企业事务的能力
34.供销会议设计方案
35.外来企业代表的接待技巧
36.浅谈秘书的心理挫折及其对待
37.论文员倦怠心情对工作的负面影响
38.浅谈秘书语言对工作的积极影响
39.论秘工人员考勤制度的积极与消极效果
40.浅谈秘书接听电话的技巧
41.浅谈秘书做会议记录的技巧
42.略谈秘书对企业领导的工作服务策略
43.浅论文秘工作会议准备的对策
44.企业内部会议设计方案
45.某企业产销产品的调查报告
46.某企业产品产销困难及对策
47.浅论秘书收集企业销售信息的重要性
48.论秘书的办公自动化能力的作用
49.浅谈秘书使用计算机的能力及困惑
50.论秘书英语口语的必要性
51.论秘书摄影摄像能力的重要性
52.论外贸企业秘书英语能力的重要性
53.浅论秘书的职业道德内涵及存在问题
54.论秘书座班制的问题及对策
55.论秘书口头表达能力对企业工作的影响
56.论秘书的文字写作能力对企业的影响
第三篇：秘书角色论
秘书角色论
摘 要：不同的岗位赋予了工作者不同的岗位职责，不同的岗位职责限制了工作者不同的工作范围。秘书的地位是从属于领导的，其职责是服务于领导，辅佐领导决策。如何把握好
秘书角色的分寸，为秘书工作定好位、定准位，是秘书开展好工作的先决条件。
关键词：秘书角色定位
社会是个大舞台，领导也好，秘书也好，大家都在这个舞台上扮演各自的角色。而不同的角色，在“剧”中有不同的要求，不能随心所欲。领导的运筹帷幄，决策千里，秘书的鞠躬
尽瘁，辅佐决策，不同的角色赋予了他们不同的工作职能。研究秘书角色的分寸，指的是作
为一名秘书人员应明确自己所处的角色、地位，知道与自己角色、地位相符的身份，以此决
定自己在处理与其他角色（比如领导）关系时的行为。
一．秘书沟通艺术
《孙子兵法》 日:知己知彼,方能百战百胜.要处理好与领导之间的关系,首先要对领导有一
个全面的了解.一般说来,秘书能够和领导相处愉快,大多是秘书了解领导的管理风格、工作作
风以及性格等方面,从来都是秘书配合领导工作,鲜有领导被秘书“牵着鼻子走的”.只有明白
这些,秘书才能察言观色,投其所好。秘书职责上主要在于与领导沟通以及和同事之间的沟通。一）与领导沟通时要学会未雨绸缪
无论何时何地,秘书人员要切记自己是领导的助手,属于份内的事情要认真做好,除此以
外不能擅做主张。要维护好管理层内部的团结,在向领导汇报、请示、反映问题时,不发表有
关领导个人的议论,不当传话筒,不说不利用于团结的话。
领导每天需要面对和解决的事情很多,为了提高沟通的质量,秘书人员要提前把沟通的目的以及表达的方式思考成熟,对领导的工作日程也要有个清晰的了解 还要对领导的心情
做个大致的揣摩。这样既能节省时间,也能使沟通更为有效。倘若在领导日程排得很满、心
情又很糟糕的时候去与之沟通,往往会事倍功半,不但达不到沟通的目的,反而会使领导对秘
书人员产生反感。
二)要学会把领导的“脉”
秘书平时在与领导的接触中,要学会观察,学会总结。针对不同性格的领导,找出适合与
之沟通的方法，所谓一千个人就有一千个哈姆雷特。比如与冷静型的领导相处时,秘书人员
可能会觉得对方难以捉摸,这就需要秘书人员善于观察,从领导日常的工作中去了解他的喜
好。在与领导沟通的过程中，多聆昕他的意见和建议,切勿自作主张;凡是领导交办的事务,务必要做到万无一失,对一些细微之处做到一丝不苟。这样相处→段时间后,就会取得冷静型
领导的信任。雷厉风行、有魄力的领导通常性格爽快,很欣赏有才能的人。因此在与他相处
时,可以大胆地提出自己的想法和建议,他到好处地施展自己各方面的才能。由于这类领导相
当有魄力,所以只要你的建议可行,他都会支持你。在和这类领导相处时,除了要扎实稳妥地
办事之外,还要注意在领导面前把握好一个表现的“度”,尽管他爱才惜才,但是如果表现过头,会让这类领导认为你是在故意卖弄,反倒弄巧成拙。虽然我们接触的领导性格各异,但是只要
秘书人员在工作中兢兢业业,多思考、勤学习,加上巧妙使用沟通的技巧,那么我们就能从容
面对。当然如果遇到那种极端自私、脾气暴躁或品质有问题的领导,最好的办法就是选择离
开,因为和这种类型的领导相处,不仅会感到沟通是件异常困难的事情,而且工作上也会带来
很多意想不到的麻烦。
三）与同事的沟通技巧
（一）。如何与人相处之怎么样待人
在一个单位里面,秘书除了要面对领导,更多的时候是要面对各个科室的同事。为了使
各项工作顺利开展,秘书人员在与同事相处时要把握好以下几点:
每个人都渴望得到别人的尊重,尊重别人也就等于尊重自己。所以,在与同事的接触中,秘书人员要牢记：不做不能做的，不说不该说的。对每一位同事都平等相待,千万不要因为对某个人有意见或看不惯,就不屑于与其说话,这样很不利于团结。和平团结更有助于工作的顺利开展。
诚信是人与人之间沟通的基础。秘书人员在与同事相处时,要树立“诚信第一”的观念,答应别人的事情要做到言必信,行必果。即使由于某种原因没有做到,也要诚恳地向对方说明,取得对方的谅解。对于同事的一些小缺点和小毛病,不能挖苦讽刺;对于听到的一些关于议论自己的言论,也用不着去追根问底,凡事以一颗平常心对待。在工作中我们难免会和同事有一些磕磕绊绊，这样问题就来了。当这种情况出现时秘书人员要做到的是如何去解决而不是拼狠斗强，要做到与人友善。与人以渔，人必与之以鱼。
（二）老老实实做人，踏踏实实做事
很多人认为秘书是领导身边的人,不好接近。作为秘书想要消除同事的这种误会,就必须在和同事的相处中,坚持实事求是的原则,有多大能力办多大的事情，不高高在上，更不要到处炫耀自己的成绩，要保 持谦虚谨慎、踏踏实实的工作作风。
二．秘书工作者的定位
秘书所在的办公室是一个单位联系上下、协调左右的枢纽部门。工作关联度高、辐射面广,倘若牵不住“牛鼻子”就会被任务拖着走而疲于应付。而要提高办文、办会、办事效率,把繁杂的工作任务梳理整齐,分理清楚,按时完成,真正为领导分忧、为基层服务、为同级助力,角色的定位非常重要。正确的角色定位就是要知道自己“该做什么”,“先做什么”,“不做什么”,以及如何“补位”。
秘书是一种职务的名称,指处于枢纽地位,主要以办文、办会、办事来辅助决策并服务于领导的人员,是领导的参谋和助手。秘书既是参谋也是助手,秘书在工作中处于承上启下、沟通内外的地位。
一、现实生活中秘书定位的误区角色定位分为社会定位和血缘定位。而社会定位又可分为职责定位和交际定位。这里所指的角色定位是指社会定位中的前者,即个体对自身在某个社会单位中所担任的职位及所拥有的权利和义务的认识。具体而言就是秘书对自己在本单位和本部门担当的角色及所有的权利和义务的认识定位。秘书是领导的参谋和助手,许多工作是通过秘书来完成„
秘书与领导之间的关系,是秘书人际关系中最重要的关系,是决定秘书工作成败的关键因素。每个秘书都希望有一个良好的领导环境和愉快的工作氛围,但现实工作中很多时候领导们的意见是不一致的,这就导致秘书经常处于领导与领导之间的“夹缝”中进退维谷的局面,处理得不好,就会将两方都冒犯。那么,在工作中秘书该如何应对这种局面呢?求同存异,统筹兼顾
领导分工不同,考虑问题的出发点就不同,即使都是为了搞好工作,意见也不一定全都一致。另外,当一项工作涉及各个相关方面时,往往不同方面的分管领导人都会关注这项工作。如果各领导人分别从自己的职能角度,对这项工作做出了看法不同的指示时,就出现了使秘书左右为难的多头指示,秘书就可能被“夹”在中间,两头受气。对此,秘书一定要认清楚领导意见的相同之处,做到求同存异。因为这样做,一则两个领导的意见都符合,二则领导也希望团结一致,不讲团结的毕竟是少数。这样就可避免两头受气了。领会精神 ,维护大局
从管理科学化的角度来说,多头指示是不利于工作有序进行的。但从秘书工作头绪多,要与各个方面打交通的实际情况来看,多头指示往往是难以避免的。面对这种情况,作为领导人,应主动会商,讨论出各方面都能接受的方案来,不要使下级为难。作为秘书,应主动寻求领导人意见的共同点,灵活处理。如果处理不当,不仅会使工作陷于混乱,而且会影响秘书与领导甚至影响领导人之间的关系。我们常说,秘书执行领导指示,必须抓住“精神实质”,这就是强调正确
领会领导意图。不同领导的指示尽管在许多具体细节上各有所异,但在大的方面精神实质是一致的,有时秘书之所以会出现被领导之间“夹”住的现象,往往是由于理解有误,人为造成矛盾,从而自己把自己给“夹”住了。所以,秘书在执行领导命令时,一定要对上级的命令仔细分析一下,抓住了精髓再干。力争协调,融洽关系
按理说,领导人之间的工作意见不一致,确有领导层本身协调不够的原因,但作为被“夹”者,秘书多从好处着眼,充分发挥自身的主观能动性,通过创造条件争取让领导意见统一起来,才能改善被动局面。秘书应主动与领导们沟通或促进领导之间的沟通,共同商讨出一个妥善的办法。若各分管领导人各持已见,相持不下,秘书要请示主要领导人,由主要领导出面协调或裁决。掌握特点,灵活运用
任何领导者都有一套具体的领导方法,其安排工作都存在着一定的灵活性,而这种灵活性又常常体现在每个领导的性格、习惯、作风等特点中。因此,要想避免被领导之间的“夹板”夹住,平时就要注意摸清并掌握不同领导的特点,做到心中有数,将影响工作的矛盾消除在萌芽状态。比如对爱说过头话的领导,理解时就要防止“过头”,对说话“欠火”的领导,理解时就不能总“欠”着应该到的“火”。只有摸清不同领导的喜好,才能采取灵活机变的措施,防止生搬硬套而制造的“夹板”,从而避免自己“夹住”自己
当遇到领导的意见是不一致时,秘书决不能偏向一方,擅作主张;或者搬弄是非,投机讨好;或者按照秘书个人意愿取其所需。秘书应竭尽全力,使之协调统一,避免酿成领导之间的矛盾和纠纷。若发现个别领导的指示有明显的错误,将会带来不良后果时,应把事实和情况向该领导人汇报清楚,提出参谋建议,分析利弊得失,帮助修正决策。若该领导人固执已见,秘书可按照程序和原则,向上报告情况。对于事关几个分管领导职权范围内的问题,各分管领导人的意见难以统一时,最好在适当的场合,向领导班子请示,由领导班子的办公会集体研究决定。这样,秘书就能不被领导们的“夹板”夹住。
找准自己的定位，演好自己的角色。与领导配成搭档，努力成为他的好伙伴、好助手，提他担责分忧，随时随地抓住时机表示自己对他的忠心，永远站在领导这一边，以你的态度说明一个事实：我是你的好朋友，我会尽自己所能为你做事。以你的力量使上司更有光彩，其终极结果你会发出耀眼的光芒。
三、秘书角色意识秘书角色及秘书角色意识
“角色”,原本是戏剧、电影等表演艺术中的概念。上世纪初,由乔治•米德引入到社会心理学的领域中,意指“人处于一定社会地位上所具有的一套权利义务和行为规范。”[那么,套用这一概念,“秘书角色”我们就可以理解为“当一个人处于秘书这一社会地位上时所具有的一套权利义务和行为规范”。因为一个人生活在社会中,经常需要扮演不同的身份,例如在家庭中可以是儿女、父母、夫妻,在社会交往中可以是朋友、敌人、陌生人。在这里,我们所强调的是当一个选择了“秘书”一职作为自己的职业时,他在工作时所应具备的权利义务和行为规范。
“角色意识”则是指一个人在社会群体中对自己所处的地位以及由地位所规定的社会职责的感知和认识、自己对周围人的种种角色关系的理解与协调。相应的,秘书的角色意识也就是秘书人员对自己所担任的“秘书”这一角色的社会地位以及由社会地位所规定的社会职责的感知和认识。正确认识秘书角色,是成为称职秘书从业人员的基本要求,是脚踏实地做好秘书工作的保证,更是促进秘书职业化进程快速健康发展的“强化剂”。秘书角色意识的培养
形成正确的职业角色认知,即摆正自我在工作中的位置,认清自己在职业生活中扮演的角
色。秘书在职业生活中,一般扮演着三种角色:在组织单位内部,秘书只是所有职工中的普通一员,他和其他所有职工一样,都是为完成组织任务、实现组织目标而工作的,除职务不同和分工不同外,并无任何特殊之处;在和领导相处时,秘书人员是下级、是配角、是辅助者和服务者,应该接受领导的指挥和安排,协助领导做好工作,完成任务;当秘书受到领导和单位的委派,作为领导或组织的代表参加一些活动时或从事工作时,秘书人员又成为了单位的代表,可以在领导授权范围内做出决定,同时应该注意建立和维护组织在公众心目中良好的形象。
形成正确的职业认知,还应该注意摆脱错误的角色认知造成的误导。目前,在我国,很多行政机关、事业单位的领导都是从秘书岗位上提拔起来的,这就容易给人造成一种错觉:今天的秘书就是明天的领导。再加上我国传统“官本位”文化的影响,更是让一些人为了升官而选择了秘书职业。这种错误认识在非秘书人员中也普遍存在,以至于形成了一个“错误氛围”,也在一定程度上对秘书人员形成正确认识带来了影响。做秘书是为做官打基础、做准备,秘书是“准领导”,一旦产生了这种错误认知,在工作中难免会无法认清、摆正自己的地位,无法用正确的心态来面对自己的工作和工作中的各种关系,从而影响了正常的工作开展。这种错误认知同时也影响和阻碍了秘书职业化发展的道路,即,秘书,应该被看作是和教师、医生等一样的一种职业,而不只是一个职位,更不是一个通向仕途的跳板。许多领导人从事过秘书工作,这是事实,但走向领导岗位不是选择秘书职业的目的更不是秘书工作的本质和目标。
我们无意否定有些人走仕途的理想,固然,不想当将军的士兵不是好士兵。但是,身为士兵却不首先正确认识士兵的职责,这就更不是好士兵。一个士兵首先要考虑的是正确认识自己的职责,做一个优秀的士兵。
所以,培养正确的秘书角色意识首先应该培养正确的职业角色认知。
虽然“认知”与“认同”仅一字之差,但职业角色认同却比职业角色认知更进一步。如果说“认知”还只是从客观上正确认识自己所从事的职业,那么“认同”则是从主观上给自己一个正确的评价。
许多秘书人员在谈到自己的工作时,常常不愿意用“秘书”两个字,似乎这两个字给人的感觉是琐碎、平凡,甚至低等,而换用“助理”、“文员”等看似更专业、更上档次的名称。的确,秘书的工作可以用琐碎、平凡来概括,但绝不低等。秘书工作可以分为三大类:办文、办事、办会。仅就办事一项,就包含了许多琐碎而复杂的内容:接打电话、收发文件、打印复印、替上司安排日程,甚至端茶倒水……这些事情看似简单并不复杂,更看不出对于一个决策的制订、一个组织的运营会起到什么决定性的作用,所以,许多秘书人员觉得自己的工作“技术含量太低”,“随便换个人都能做”,“好似勤杂工”,成就感很低。因为自己所做的百分之八十甚至更多可能都是一些不起眼的琐事,而自己在单位中也只是名不见经传的无名小辈,有了成绩是领导指挥有方,失误了却是自己的失职,甚至要背负骂名,时间久了,难免会产生职业倦怠。其实,作为秘书人员,应该看到自己在一个组织中所发挥的作用,应该自己首先认同自己的作用、肯定自己的价值。秘书人员在一个组织中就像一颗螺丝钉,虽然很小,很不起眼,容易被人忽略,但是作用却是不容替代更不能缺少。试想一下,一部正常运转的机器如果忽然掉了一只螺丝钉,是不是得出故障呢?这些看似小事,却代表了一个组织的形象,一个没有经历过秘书职业培训的人想把这么一项简单的工作做得完美无可挑剔还真不容易。这仅仅是初级秘书,中级(新标准四级)秘书主要负责起草文稿、办理公文、信息调查研究和整理。高级秘书则需要参与政务和管理事务,他们不仅是领导得力的左右手,更有可能是领导中枢的成员,工作的综合性更强,对知识和能力的要求更高,在组织工作中发挥的作用就更不容小觑了。所以,秘书从业人员大可不必自我轻视,应该对自己的价值有一个正确的认同。
在认同和肯定了自己的作用与价值,给了自己一个客观、正确的评价之后,还应该进一步以自己的职业而骄傲与自豪,树立一个“我是秘书我自豪”的自信形象和坚定信念。
可以说,每一个成功的企业里都有一个团结高效的秘书的团体在协同合作,每一位成功的领导背后都有一个得力的秘书充当他的助手。比尔•盖茨曾经在公开场合说过:“我和微软的成功因为有露宝。”(注:露宝是微软总裁秘书)
秘书人员应该自豪地肯定而不是否定自己价值。秘书价值的实现,无论是从本质的角度还是从其最终的目的看,都取决于他的艰苦工作和他对别人、对社会的实际贡献。尽管秘书人员不直接做决策,也不直接创造经济效益和社会效益,但是秘书人员所做的每一项工作,文字工作、会议筹办、活动策划、信息搜集、协调沟通,都在创造价值,都在间接地创造经济和社会效益。就这一点而言,秘书的作用是不容轻视更不容忽视的。秘书人员应该以自己所从事的职业为荣,以自己为组织为社会所做的贡献而自豪。
3.秘书人员工作意识
自我意识
秘书的自我意识是指秘书人员对自身和所处环境关系的认识和感受,它是秘书人员现代意识的内容之一。虽然秘书工作具有很强的服从性、服务性特点,但秘书人员又都是具有独立人格和独立思维能力的个体,特别是在改革开放的今天,秘书人员一方面受开放环境的影响,应该具有较强的主动性和能动性;另一方面,今天的秘书人员多半受过较高层次的教育,他们更应有思考的独立性。如果没有自我意识,何言“参与政务”?又何言“管理事务”?因此,作为一个秘书人员,应该锻炼和培养自己的独立思考和独当一面的能力 ,以便在领导决策前为之提供有效的依据,在领导决策后正确领会并执行其意图。
责任意识
秘书人员工作态度和工作质量的好坏,在一定程度上直接影响着一个单位的作风建设。只有树立较强的责任意识,秘书人员才能随时随地注意维护单位的形象和声誉,才能做到工作认真、态度端正、处事果断,在任何人面前、在处理任何事上,都表现出良好的思想文化和职业道德素养,才能真正提高秘书工作的质量和水平。
在建设有中国特色社会主义宏图大业中，各行各业、各级党政机关需要有大批精明能干的秘书，才能适应现代社会高效率的管理。尽管秘书人员级别不同，行业各异，“闻道有先后，术业有专攻”，其秘书意识与气质不能不具备，不能不深化。有较高的秘书意识与气质的修养，秘书功能才能得到最佳发挥，秘书职能才会高效运转。因此，秘书人员在不断扩充理论、应用知识、提高各种办事能力的同时，必须自觉加强秘书意识与气质的修养。
四、秘书工作的参谋之道
工作得法，事半功倍。有参谋之心，不得参谋之法，会南辕北辙，劳而无功。因此，当参谋，拟对策，出谋略，务要熟悉参谋之道。
1.重在调查研究。在参谋工作中，调查研究的目的在于掌握信息，先人所知。信息是谋略的基础，谋略以信息为根据。因此，事关谋略的调查研究应是高层次、高水平的，特别讲究深入实际的调查研究。它要求调研讲究实效出成果；应从宏观、政策、对策上想全局，议大事，求上策，使自己的谋略进入领导的决策圈。
2.学会谋略比较。根据需要与可能、目标与信息，拟个方案并不难。难的是拟定几套方案，并掌握不同方案的比较方法，从比较中找出优劣，加以论证，向领导者提出更为可靠的参谋意见与依据。有经验的参谋人员，遇事常思多种可能，准备好方案。参谋方案应多而好，当然要多得适当，好得可取。“两利相交从其重，两害相交趁其轻，利害相交取其利”。有利无害者最佳，利大害小者可用，利小害大者必舍。不同方案，孰优孰劣，不能妄加评说，要靠计算分析取得根据。古语说：“多算胜，少算不胜，何况不算乎！”（《孙子兵法·计篇》）因此，设计和比较方案，要多做定性分析与定量分析，做到多算于前，少失于后。
3.掌握参谋时机。信息科学证明，信息接受者对某一信息最需要时吸收它的可能性最大。一般来说，某一问题迫在眉睫，或决策者正在考虑这一问题，或这个问题解决的条件已经基本成熟，我们出谋献策就容易引起重视。参谋工作的这种规律性要求提供参谋意见，要
把握好时机，做到言当其时，不失良机。所谓“机”，通常是指人们对事物所呈现的某种特殊状态的认识和利用。在参谋活动中，如能有效地察机、识机、握机、用机，会以较少的劳动获得较大的参谋成果。如对“机”熟视无睹，麻木不仁，或不懂用机，就会丧失良机，前功尽弃。“机”，随时随地都在变化之中。高明的参谋人员，总是无机时寻机，弱机时强机，有机时乘机，见机时借机，得先机之利参谋人员不可忘记，“见而不决，人将先发；发而不繁，人将先收；难得者时，易失者机，迅而行之，速哉！”（见《兵经百篇·速字》）机不可失，时不再来，要及时谋划，相机参谋！
参考文献：
1.《如何把握好秘书的角色》 作者：谢晓聪 ；
2.来源http://office.hnist.cn/onews.asp?id=302 <浅谈秘书工作中的沟通技巧>；
3.周春彦、鞠琳、盛恩泽：《如何当好参谋》物资出版社；
4.王育.秘书实务[M].北京:高等教育出版社,2007；
5.蔡超,杨锋主编.现代秘书实务[M].广州:暨南大学出版社,2006；
6.《秘书工作的参谋之道》作者：佚名。
第四篇：论现代领导的心理素质
论现代领导的心理素质 领导者作为一个组织正常运作和发展的发动者和推动者,其素质如何,直接关系到领导活动的效果和工作的成败。随着时代的发展和科技的进步,现代领导者面临着许多新情况、新问题,这对领导者的素质提出了新的要求。因此,领导者必须与时俱进,不断提高对自身的政治素质、道德素质、知识素质、能力素质、心理素质和身体素质等综合素质,以适应现代化建设的需要。
作为一个领导者,要想出色地完成领导任务、发挥领导功能,就必须具备较高的领导者素质。领导者素质是多方面的,包括政治觉悟、思想品德、心理素质、知识结构、能力水平以及身体状况等。在这其中,心理素质和其它素质相比,属于基础素质,它经常地、间接地发挥作用,因而往往不如其它条件容易受到人们的重视。其实,这是一种错觉和偏见。从心理学上来讲,人的心理状态决定了“人类潜能”的发挥。比如自信这种心理品质是每一个成就卓越的人必不可少的。一个领导者如果过于自卑,总是对自己的能力、威信缺乏自信,那么他就不会成为一个出色的领导者。所以,心理素质是其他素质尤其是能力素质的前提和基础。古今中外,杰出的领导者无不具有较高的心理素质。在我国杰出的领导人当中,毛泽东、周恩来、刘少奇、朱德等性格各异,但都有很好的心理素质。与此相反,历史上尽管才华横溢,博学多识,但由于心理素质方面存有严重缺陷而身败名裂者,也不乏其人。心理素质较差,存有心理缺陷,往往成为许多领导者失败的重要原因。
现代社会的深刻变革与快速发展,对领导者的心理世界造成了强烈冲击,同时也带来了巨大的心理压力。因此,通过心理调适,维护心理健康已成为现代领导者亟待解决的一个现实问题。为此,领导干部要学会一些心理调适的方法。
第一,树立正确的三观,坚定理想信念。树立科学的世界观、价值观、人生观;树立正确的权力观、地位观、金钱观、利益观、政绩观,不为名所累,不为利所缚,不为欲所惑。保持一种健康、平和、淡定的心态,拥有健康的身心。一定要正确认识和看待自己手中的权力。权力是服务、是责任、是义务。权力和义务、责任是统一的,有多大权力,就要履行多大义务,就要承担多大责任。权力还是一把双刃剑,运用得好,为民造福;运用不好,自掘坟墓。只有树立正确的三观才能具有坚强的意志与信念,只有坚持正确的理想信念,才能做到志存高远,心胸开阔,从容淡泊,在名利得失面前不困惑。
第二,正确认识自我,培养健康的自我意识。一要正确认识自我,使自己多一份清醒,少一份浮躁。二要积极悦纳自我。即内心深处要充分地接纳自己,要有良好的自我观念,要理性客观地分析自我。接纳自己的缺点,欣赏自己的优点;就是要喜欢自己,对自己有价值感、自豪感、愉快感和满足感。
人必先自爱而后爱之;人必先自助然后人助之;人必先自信然后人信之。三要善于与自己沟通。这是一个人不断认识自己、完善自己的重要途径。
第三,善于排除负性情绪,保持情绪稳定。一要学会转移、适当宣泄。宣泄有助于疏导人内心困扰,释放积压的情绪。苦闷、不愉快时,要学会转移,环境的改变,可在一定程度上排除负性情绪。当不良情绪特别是愤怒情绪爆发之前,设法用跑步、游泳等运动把注意力引开。要让情绪有适当的宣泄机会。可以向家人、朋友、或赏识器重你的领导,把心中不愉快的感受倾诉出来。也可以诉诸文字。二要学会宽容。允许别人对事件有独立的看法和判断,对别人不同的观点要容忍。人与人之间的差异性大于相同性。如果一个人坚持自己的看法和和观点,有他的理由,就应该尊重。三要学会换位思考,这是人际交往中的黄金法则。要站在对方的角度看问题。有的不良情绪是由于自己抱怨别人引发的,如抱怨同事处理问题不当,抱怨下属办事无能,抱怨上级领导不支持等,越想心里越窝火,越窝火心情越糟糕。其实这是缺乏换位思考,心理学上称之为同理心。因此要学会心理换位,增强同理心。
第四,采取科学方法,化解工作压力。一是对工作中的压力要有所认识、有所准备,预先估计、分析总结,增强心理承受力;对结果要给自己多种心理准备。这样无论最后结果如
何,心理上都可以接受。二要学会科学的工作,对工作任务做一个整体规划;学会科学授权;尽量今日事今日毕。三要懂得劳逸结合。领导干部在工作之余可以安排出一定的时间,尽情去做和工作无关而又一直想去做的事,要积极地休息。
第五,构建和谐人际关系,建立稳定的社会支持系统。任何人都是社会人,人的社会适应主要是人际关系。每个人都扮演着不同的角色,和谐的人际关系是身心健康的主要方面。如果家庭、工作关系紧张就会造成人的心理问题。在困难和烦恼时寻找你平时最信任、最喜欢的朋友倾诉和沟通。
在日常的工作中,领导干部努力提高自身的文化水平和聪明才干,就能增强人际吸引力从而使自己得到更多的理解和支持。领导干部如果能学会尊重和欣赏他人,就能赢得更多的理解、关心、支持、帮助和友谊,得到更多人的心理营养。
在提升自己的心理素质的同时，同样要提升自己其他方面的素质，如知识素质，能力素质，道德素质等等，在各个方面同时提升自己，做一个合格的好领导。
当然，没有人天生就具备这些素质，要想成为一个成功的领导者，必须在管理实践中不断完善自己，要根据实际，随时改变现有的管理方法，学会新的管理技巧，在管理过程中不断调整自己、充实自己，使自身的素质跟上时代的发展。
第五篇：论口译翻译良好的心理素质
口译员良好的心理素质
由于口译工作总是在大庭广众之下进行的，译员要面对众多的听众。临场经验不足的译员总有一种怯场心理，尤其是在比较重要的场合或有高级别领导在场。怯场的原因多半是自信心不足，译前准备不充分，怕其他同行挑剔等。怯场难免会影响译员的情绪和口译的质量。为此，译员要注意突破心理障碍，努力战胜自我，培养从容面对听众的良好的心理素质。具体方法是平时要注意锻炼在大庭广众之下说话的胆量，每一次会议前都要认真做好译前准备，尽量找机会与会议的组织者、发言人有所接触，尽可能多地了解会议的背景情况。如果是专业性较强的会议翻译，事先还要阅读一些有关方面资料，强记专业术语，做到心中有底，以防情绪紧张而影响翻译质量。
现场口译，语言信息交换得相当快。若对某些专业不熟，真正能出口成章的极少，像这种情况边想边译、卡壳、重复、废话、颠三倒
四、兴口开河时有出现。口译要求译员不仅能吃苦耐劳，适应持续的紧张状态，而且心理状态要稳定，领悟能力要强，反应机敏，记忆非凡。虚心好学，嘴勤、眼勤、手勤、腿勤，尤其是大脑清醒，善于控制自己，思想集中，不能心不在焉、口误迭出，要有坚定的自信心。自信心除了来自译员本身的气质外，主要来源于良好的应变前准备——即业务准备及心理准备。“机会与成功永远属于那些有所准备的人。” 有些人因为准备不够，情况不明、匆匆上场，自然显得心虚，译得语无伦次，有些初出茅庐的译员，由于怯场，外宾开口就慌神，大脑里一片空白、心跳加速、脸色苍白、急出汗来，译员显得十分狼狈。而有了良好的心理素质，就如演员上舞台，可使演技得以正常发挥。临场紧张的一个重要表现就是译员将注意力集中于零散的词或词组，而忽略对发言人整体意思的理解和表达，尤其是遇到生词或不熟悉的信息时，更容易思维断线，无法继续。译员要具备自控力，防止情绪波动，这样可避免失误和不利影响。自信心不足并处于被动或持种种担心，如专业不熟、术语不清、译时卡壳，怕别人挑刺，这些都会直接影响效果。当翻译活动现场有本专业同行时，要报着交流的心态面对自己的同行，而不是“比”的心态，这样更容易使自己心态平和，发挥出应有的水平。
自信心对初译者尤为重要。初译者不必强迫自己尽善尽美，老译员对生疏专业有时也不顺当，在所难免。第一次不完美，不要放弃努力，总结经验教训，一次次提高，不要怕丢面子。做翻译本来就会有失败的遗憾，成功的喜悦，凡走上口译之路的人，都是在一次次摸爬滚打中锻炼提高的，没有实践就没有成功。要使自己胸有成竹，有自信心，译员就要发挥人的主观能动性，不打被动战，要打主动战。接到任务前，应自觉积极地做好译前准备。
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