中外秘书比较研究[范文模版]

第一篇：中外秘书比较研究[范文模版]

中外秘书比较研究

[摘要]我国秘书教育兴起于上个世纪八十年代初，由于适应了改革开放的发展趋势以及时代的要求，呈现出一种蒸蒸日上、发展迅猛的势头。这期间，不少高等和中等职业院校，纷纷建立了秘书专业，有了一批专业化的教师队伍，出版了一大批秘书专业教材，为社会培养出了大批的各种急需的秘书人才。在秘书职业教育的理论和实践方面进行了可贵的探索。尽管如此，较之发达国家，我国秘书专业教育起步较晚，并且受根深蒂固传统教育思想影响较深，一个体现时代精神并与世界接轨的现代秘书教育体制尚未真正建立起来。因此我们有必要系统考察发达国家秘书职业环境和秘书职业教育，进行比较分析，借鉴西方发达国家的成功经验，建立起具有中国特色的科学规范的现代秘书教育制度。

[关键词]秘书 秘书职业环境 职业能力

对中国和国外秘书职业环境和职业教育进行比较研究，是当前秘书教育理论研究必须要面对的一个关键课题。我国秘书教育肇兴起于上个世纪八十年代的，顺应改革开放的时代背景蓬勃发展。此间，很多高等院校和中等职业院校，纷纷建立了秘书专业，培养了一支专业化的教师队伍，出版了大量秘书专业教材，在秘书职业教育的理论和实践方面进行了弥足珍贵的探索。时至今日，秘书职业教育在发展中遭遇瓶颈：国内严峻的就业形势使得大量非秘书专业的学生加入秘书工作岗位的竞争，秘书职业的专业教育优势难以凸显；各类高等院校的秘书专业定位不清，过分注重学科体系的完整性，缺乏对职业能力的培养与训练；中职院校学生基础知识环节薄弱，缺乏职业成长和提升的潜力；社会对秘书职业的认识存在误区，学生对秘书专业选择的无奈和就业过程中的眼高手低造成秘书专业的尴尬定位。由此，秘书专业教育的改革势在必行，我们迫切需要建立一个能够体现现代秘书职业精神并且具有成长潜力的、分层次的、多元化的职业秘书教育体系。各国秘书职业深深植根于各国的经济基础，浸润着各国的领导管理体制、人文环境等上层建筑的要素同时深受不同程度的国际文化交融的影响。以更加开放的视角观察分析国外尤其是西方发达国家的秘书职业环境与颇具特色并具有成功示范效应的秘书职业教育将为我国的秘书专业教育理论与实践提供更为广泛的思路。

一、中外秘书职业环境比较

（一）中外对于秘书的职业定位具有很大的趋同性

“国际秘书联合会”对秘书的界定是：秘书应是主管人员的一位特殊助手：她（他）掌握办公室工作的技巧，能在没有上司过问的情况下表现出自己的责任感，以实际行动显示出主动性和正确判断的能力，并且在所给予的权利范围内做出决定。作为全球性的秘书组织对于秘书的职业描述代表了大多数国家对于秘书职业定位的一致性：

一个部门或单位的上司不可能事必躬亲，管理工作需要“辅助”上司这个特殊的工作层次，这就是使得当今的秘书职业具有共同的本质属性。纵观世界主要发达国家，对秘书的定义，都强调了它的“辅助性”。“秘书应是主管人员的一位特殊的助手”明确了秘书的辅助性地位。

秘书的辅助性的本质特性，决定了它在社会活动中的地位，同时也决定了秘书相似的基本职业功能。从美国的《韦氏秘书手册》、英国的《剑桥秘书“证书”考试指定教材》到德国的《当好秘书100诀窍》，一致认为：处理各种信息；上传下达，下情上达；协调沟通；催办、督办；撰写、审核、印制、传发文件；筹办和组织会议；安排上司工作日程；组织各项活动；档案保管等，是其中最基本的、最常见的职能要求。

基于相同的秘书工作职能，各国对于秘书基本素质的要求趋向于一致。主要包括基本知识结构，基本能力结构，基本的职业道德要求。具体而言，知识结构包括社会科学基本知识和自然科学基础知识。其中有公文和应用文写作、文书学、档案、办公室管理、会议组织等知识，以及一些与管理学、经济学、法学、社会学、心理学相关的知识。基本能力包括写作及口头表达能力、社交活动能力、协调能力、观察分析能力、应变能力、使用现代化办公机具的能力、预测能力等。尽管各国对秘书职业道德及个人品质要求不尽相同①，但中外秘书都离不开“为领导服务”之宗旨，因此各国均将忠于领导或上司，爱岗敬业、勇于负责、诚实谦虚、团队精神，善于沟通，保守机密，富有创造、主动精神等作为秘书职业道德的基本规范。

（二）中外秘书职业环境比较

我国尚处于发展阶段，由于经济条件的限制，办公现代尚未完全普及，即便是诸如北京、上海、广州这样的一线城市，办公现代化程度远逊于西方发达国家。我国秘书工作的不少环节尚处于手工操作阶段，如信息的收集、整理、传输、使用和存贮，大多是以办公室信息中枢与信息网络上信息员的口传（电话）笔录、文字资料整理、文件剪报制作与传输为主要方式，而精确、高效地电脑化信息系统尚未普及。对管理中关键问题的了解与解析，大多用手工操作式的典型调查、抽样调查手段和手工操作为主并渗透人为因素的统计资料为依据，作以掺杂过多主观色彩定性为主，辅之以不精确的定量研究分析，使辅助决策的信息失真。而西方发达国家现代办公系统已趋于完善，在大数据的时代背景下，对信息的分析大多以计算机程序化的数学统计和精确的计算为基础，通过科学的定量和定性分析得出比较精确的结论。相比较而言，我国的信息处理与分析具有较大的不确定性，给秘书辅助决策造成了困难。

我国的经济体制改革经历了巨大的制度创新，传统计划经济的影响在短时期内难以消除。在传统模式中，强调秘书的纵向沟通。秘书尤其是政府秘书习惯性地被称为“秀才”、“笔杆子”，即其主要工作内容就是善于把上面的精神、单位的情况以及下面反映的问题“上传下达”，并按领导意图用文字准确鲜明地表达出来，秘书工作沉溺与“文山会海”。而成熟的市场经济要求管理者一切要面对市场，面对社会公众。这就要求秘书人员具有更开放的视野，能够多层面、多角度的接触和了解社会。管理者为了谋求效益最大化，则需要秘书成为自己的智囊和助手，帮助解决实际问题和提高工作效率，而不仅仅是文字表达。

（三）中外秘书工作职业化异同

我国古代拥有丰富的秘书工作经验和繁荣的幕僚文化，而现代秘书工作职业化的时代进程却远远滞后于西方国家，民主、法治、平等、人权等宪政制度的缺失使中国经历漫长的封建社会却没有形成职业化的秘书。不仅如此，深厚的幕僚性秘书活动也对我国现代秘书职业产生了持续性的影响。

我国现代职业化的秘书活动具有以下特点：首先，现代秘书活动范畴已不仅仅局限于国家官僚体系，而是广泛存在于各行各业，已经成为一种具有辅助服务职能的专门职业。然而政府秘书在任职条件、职业能力、职业道德方面仍有一些特殊要求。其次，确定了秘书办文、办会、办事、信息处理、沟通协调等特定秘书工作内容，确定了秘书职业技能培养教育体系和职业资格考核体系，建立了对秘书从业进行指导和服务的秘书行业协会。第三，秘书工作是非权力性服务。现代秘书工作内容既有别于我国古代有一定职权的官吏型秘书，又区别于副职领导者、职能部门管理者和专职的咨询智囊人员。秘书岗位一方面解决了领导“独木难支”的现实问题，另一方面解决了过多的副职和职能部门造成的权力分散，决策迟缓的弊端。第四，明确了秘书工作的目的是辅助服务于领导，在辅助服务的有效过程中体现自身的劳动价值。秘书的职业道德要求与职业价值体现具有鲜明的职业特色。

我国秘书所体现出的职业化特征与西方发达国家秘书职业化具有同质性和趋同性。现代社会分工日益细化，决定事务发展的要素越来越多元化，具有更多的不确定性，整体筹谋、统一指挥、综合协调对于事业的成败越来越重要，而秘书的辅助、沟通协调对于企业管理和项目决策均能起到优化的作用。

二、中外秘书职业教育比较

由于秘书在管理系统中具有不可或缺的特殊地位，我国和西方各国都比较重视秘书的职业教育，不仅开展了广泛的多层次的秘书职前教育，而且还采用多种形式进行在职教育，但在教育理念、教育体制、师资队伍建设、职业教育模式等方面存在诸多差异。

（一）中外秘书教育理念的差异

在培养目标上，西方国家突出秘书教育“职业性”：西方发达国家培养的是受过专门训练和严格技能考核的人员，是经过规范化培训和专门考试的具有职业技能的人才，以适应现代管理工作的需要。秘书职业化程度高，具有较强的职业自信心，作为一项专业化工作具有较强的职业荣誉感。如在欧洲各国普遍设立的欧洲女秘书培训班具有较高的社会认可度，而法国将秘书教育的目标定位为：“全力培养从秘书做起的管理国家的人”，由政府筹办法国国立行政学院以为政府培养高级秘书而著称，高级秘书为优秀人才所热力追捧。在我国，由于秘书职业的形态还不够完善，社会对秘书职业认知的误区、职业教育并未获得平等的社会地位以及秘书职业化程度不够高，导致职业认可度较低。更多的人不是把秘书作为一种职业方向，是把秘书职业作为一种跳板和过渡，秘书岗位“留不住人”，这种社会现状的存在致使秘书职业教育培养目标错位或缺位。

西方发达国家秘书职业教育紧贴市场经济的需要，与社会经济生活密切相关。他们的课程设置、培养模式、考核标准都是根据公司、企业的现实需要来确定的，课程内容就是秘书工作内容，课程考核针对秘书职业能力。经过职业教育，秘书上岗即能独当一面，秘书职业教育极大增加了就业竞争力。我国的秘书职业教育虽也强调联系实际，但由于传统的社会阶层划分导致职业教育将在很长一段时间难以取得与学术教育平等的社会地位，我国秘书教育还未摆脱以“课堂为中心”、“讲授为中心”、“教师为中心”的学院式教学的局面，比较强调学科的完整性，技能培训流于形式，学生目标定位不准确，普遍存在“眼高手低”。学生不了解社会不了解市场，毕业后还需要很长的适应期，用人单位还需要进行岗前培训，秘书专业的专业技能在就业竞争中体现不出优势。

（二）秘书教育体制上的差异

我国秘书培养偏重于学历教育，拥有一套相当庞大的秘书正规学历教育系统，而西方发达国家比较强调非学历教育的秘书职业资格培训，更重视秘书职业技术教育。美国、英国、法国等国的秘书在取得学历文凭后，并不能直接获得秘书职业的从业资格，要获得相应的秘书职业资格证书才能进入工作岗位，成为一名职业秘书。由秘书协会主持统一的职业培训和专业考试，已经形成用人要求、考核标准、使用和工资收入相关联的体系。我国的由人力资源与社会保障部主办“秘书资格证书”考试还刚刚起步，考核内容、标准和方式都有待进一步改进，针对职业鉴定的专门性培训缺乏规范管理，在社会上的影响还有待于进一步扩大。

不仅如此，西方发达国家秘书教育及培训，特别重视职业能力的培养。以德国为例，秘书教育虽然由职业专科学校、高级职业学校、职业学院承担，但教学方式一般是每周上1～2天课，其他时间却在公司企业中实习，边学边干，在实践中获得秘书职业能力。法国以培养高级秘书人才为己任的国立行政学院，第一年不在课堂上课，而是把学生分派到各级行政机构去担任见习行政人员。下去实习的学生，由当地官员充当指导教师，“真刀真枪”地进行实习。实习完毕，要求每人就工作中遇到的问题写成论文做出分析和提出对策，然后上升到理论。这种“实践――理论――实践”的教学方法，符合应用学科的教学特点，使学生学的知识扎实，动手能力强，无论是实践能力或理论水平都能够得到较快的提高，能在较短的时间里培养出高级秘书人才。反观我国秘书职业教育，一方面传统的教学模式重理论轻实践，课堂和校内有效的职业教育的能力培养和专业训练模式还在摸索当中，另一方面我国大学的盲目扩招导致秘书专业人满为患，难以有实习单位能够提供所需的工作岗位。

（三）秘书师资队伍的差异

西方先进国家在秘书职业教育和培训方面积累了丰富的经验，达到了相当高的水平。不仅表现在先进的教学理念和适合社会经济发展的秘书教育体制上.而且也表现在拥有一支经过严格职业培训的、高水准的师资队伍上。西方发达国家秘书教师不仅具有扎实的理论基础及相关的专业知识，而且具有深厚的秘书操作实践能力。美国国家教师经验鉴定委员会提出，“你没有给病人做过成功的手术，你就不要教学生怎样动手术”，“你不是出色的律师，你就别教学生怎样当律师”。秘书教师也一样，若没有秘书工作的实践，就不能教学生做秘书。英国从事秘书教学的教师，必须经过国家培训署的认可.才有资格从事秘书教学，很多秘书教师都是有过工作实践的顶尖秘书。英国对秘书教师的实践性、技能性提出了很高的要求。我国秘书教师虽然有较深厚的理论基础和专业知识，但相当一部分却未经过秘书专业的系统的严格的训练，秘书职业的职业能力较低，而成功的职业秘书则很难在秘书职业培训中担纲。造成了教秘书的不是秘书，是秘书的不教秘书的现状。

（四）秘书分层教育的差异

我国秘书教育采取一般学历教育模式，成批招收，成批毕业，目标定位不准确，教育层次混杂，学生职业方向和层次定位缺位。秘书专业毕业的大学生在就业中的优势不明显，学生普遍缺乏职业荣誉感。而德国在秘书职业的分层教学上做出的有益探索是值得我们深入思考的。

欧共体一体化进程的加快迫使德国在外事秘书人才培养方面做出新的探索――出现了“培养欧洲秘书”的计划及其教育实践活动，为德国外事秘书教育提高了档次，使“欧洲秘书”跻身于“白领阶层”。德国的“欧洲秘书培训班”采取分批招收，分期择优筛选，分层次培养秘书人才。在招收对象上，入学起点高，淘汰制度严苛；在课程设置上，重视速记、打字、外语等技能课，并根据学生不同情况开设多门选修课，定出标准，严格考核；在训练方法上采用强化训练模式，以高难度、高强度训练达到职业技能的高标准，突出秘书教育的职业特色，因此培养出的学生相比较普通高校文科培养出来的学生在专业领域具有明显的优势。

德国秘书职业教育的成功经验给我国秘书教育改革提供了更广泛的选择：其确定的具有鲜明特色和顺应市场需求教育培养目标、教学思路清晰、要求严格的技能训练方法、分段培养竞争择优的教学模式、既注重专业技能又关注职业个性培养的教学计划为我国的秘书职业教育提供了有益的经验。

[注释]

①《剑桥秘书证书考试》指定教材关于秘书人员的道德素质和个人品质有如下的要求：“可靠性”、“责任感”、“谨慎性”、“忠于职业”、“创造性”、“守时性”、“良好的外表”、“个性和幽默感”、“良好的适应性并乐于助人”、“礼貌与礼仪”、“乐观”以及“团队合作和良好的工作习惯”等。

德国克劳迪娅?贝伦斯――施奈德和恩斯特?蒂迈尔合著的《当好秘书100诀窍》一书强调了人品的作用，它说“人品是对一个人的个人特点本质的阐释”，并且强调了“团队协作能力”、“举止得体”“有自知之明的自信心”、“有自我责任心”、“能承受身心压力、态度积极”“灵活性、诚挚”、“有勇气、主动和有奉献意识”等。

日本企业对秘书职业道德提出的要求则是：“富有积极进取的精神”、“创造性地工作”、“严守秘密”、“对外接待热情诚实”、“与领导人融洽相处”、“能很好地配合同事工作”等等。

[参考文献]

[1]简论中外秘书教育差异视域下我国秘书教育的发展思路，黄强，经济视角，2013年5期；

[2]中外融合：中外秘书学课程建设，余厚洪，秘书，2013年1期；

[3]浅谈中外秘书教育的不同特色，马培新，秘书，2005年9期；

[4]中外秘书教育的比较研究，李欣、李国栋，教育与职业，2004年32期；

[5]中外秘书职业的培训及考试，方晓蓉，当代秘书，2000年2期。

（作者单位：安徽警官职业学院 安徽省合肥市）

第二篇：中外秘书比较

Chapter One

2、秘书工作：秘书和秘书机构为领导工作服务，处理机关日常事务，完成领导交办任务，对提高领导工作效率起辅助作的工作。

3、中外秘书比较的目的：

4、秘书性工作的时代性变化：

5、中外秘书比较的基本内容：(1)为适应国际交往的需要。（1）领导视野的拓展与秘书工作；（1）有关产生、发展历程的比较。(2)为适应现代管理和领导活动的需要。（2）管理要素的拓展与秘书工作；（2）有关现实状况的比较。(3)为适应我国秘书理论与实践发展的需要。（3）权力运用的主动性与秘书工作；

（3）有关发展趋势的研究。

4、秘书人员如何协助领导高效行使权力： 法纪严明是提高管理效益的基础。（1）要了解组织运转中的关键部位、关键环节。（2）要善于把握带有倾向性的动态。

5、中外秘书比较必要性体现在：

工作实践比较研究的必要性：

（1）可以更加系统地吸收外国特别是西方发达国家秘书工作有益经验，为我国社会主义市场经济发展服务。（2）可以更加深入地认识秘书工作的基本职能和本质属性，提高我国秘书人员的素质。

（3）可以对我国传统秘书工作方法进行扬弃，发扬优良的民族传统，丢弃消极的东西，形成符合我国社会发展需要的秘书工作体系。秘书理论比较研究的必要性：

（1）有益于借鉴西方发达国家秘书理论有益部分，适应我国社会主义市场经济体制的发展。（2）促进中外秘书理论的融合。

6、中外秘书比较的主要方法：

7、中外秘书比较的内容：

8、学习中外秘书比较的要点：

(1)系统研究法;(1)纵向历史发展比较的关节点;理清脉络;点线结合;(2)比较研究法;(2)横向现实状态比较的对应点;相关理解;主动思考;(3)文献研究法;(3)职能活动比较的特征点;Chapter two

1、人们把国家的产生和文字的产生，作为秘书工作产生的两个必要条件和基础。

2、秘书工作基本属性是近身综合辅助性。

4、人类社会秘书活动的源头在原始社会。早在原始公社时期，部落首领身边就有了近身辅助的秘书性人员。

魁普：古秘鲁印加印第安人用打结的绳子统计人口、记录土地疆界，作为部落标记，传达命令表示宣战、记载刑法、墓志等。早期奴隶制阶段：公元前四千年左右，古代东方的原始社会制度开始解体，一些地区的原始公社开始演化成为奴隶制国家。国库文书档案：古罗马贵族元老院、百人团会议、市议会所形成和拥有的公务文件档案，因其保存处与罗马国库在一起而得名。

统一国家文书档案：平民与贵族联合成自由公民后，平民的文书档案和贵族元老院的文书档案均移到统一的文书档案馆集中保管而得名。

5、黄帝设置六相，辅助自己分管各方面的事务。黄帝身边的史官：仓颉、沮涌、孔甲。

6、原始社会时期的秘书性活动内容：

（1）听下言纳于上、受上言宣于下的纳言的活动。（2）原始信访活动。

（3）原始会务活动。原始会议的组织操办是我国秘书会务工作的源头。（4）记言记行的史官活动。黄帝时期，就有了仓颉、沮诵、孔甲等充当史官。（5）占卜吉凶的巫祝活动。可以说巫祝是宗教秘书活动的始祖。（6）出现了原始文书。

7、原始文字是最早萌生原始秘书性工作的基础性条件。

8、简述中国原始秘书性活动与外国的不同之处：

（1）中国原始秘书性活动大多可以为后世所了解，而外国的原始秘书性活动却大多湮(yān)灭。

（2）中国原始秘书性活动的一些方法至今影响着当代的秘书活动，而外国的的原始秘书活动对当代的影响极小。（3）中国的原始文字演化为现代中国汉字，古文书也有明显的承继关系；其他古国的文字和文书大都失传了。

9、东方古国文书的内容：

（1）宗教文书（4）军事外交文书（2）经济文书（5）国王纪年文书（3）法典文书（6）科技文化文书

汉穆拉比法典：是迄今已发现的、古代奴隶制国家的第一部比较完整的法律，对后世有较大的影响。

伊文斯根据泥板文书书写比较规范统一、字迹清晰等特点分析，古希腊已有了专门刻写泥板文书的人员“司书”。

10、古希腊文书档案大体有以下几种：

（3）虚心听取群众意见，做领导的耳目，高度重视关系到群众根本利益的问题并向领导反映。

（1）题铭文书，希腊历史之父希罗多德曾广泛地利用题铭文书，撰写了一部《希腊波斯战争史》。（2）神庙文书，它标志着古希腊集中保管国家文书档案的开端。

（3）王国文书，公元前4世纪未，文书档案基本上归王室统管，它标志着奴隶民主制的瓦解和神庙文书档案时代的结束。古希腊的《预言书》对古罗马的秘书性工作影响较大。

11、古罗马文书有以下类型：

（1）贵族神庙文书。(①大祭司团文书档案.②占卜祭司文书档案③军事外交祭司文件档案④贞女祭司文书档案。)（2）平民神庙文书档案。（3）国库文书档案。（4）统一国家文书档案。（5）皇帝文书档案

12、从已经掌握的历史文献资料看，“誓”是我国最早的国家文书。

13、按文书的载体分，商王朝的文书可分为三类：①甲骨文书 ②金文文书 ③简牍文书

14、商王朝的国家秘书性工作管理制度：（1）确立了国家公文格式。

（2）初步建立了国家文书归档保管制度。

（3）太史寮内秘书性人员有了初步的分工，并由负责长官统一进行管理。《尚书》为我国最早的公务文书汇编本；

15、西周王朝社国家秘书性工作特点：

（1）秘书性工作的分工更加明确，出现了卿事寮和太史寮。（2）巫史分离，史官司地位升高，成为西周重要的秘书官员。（3）西周凡官署皆设史，其办文辅政的秘书性工作更为普遍。（4）西周专设了“天府”收藏保管国家公务文书，实行副本存制度。

（5）西周的保密制度有所加强，文书档案无关人员无法窥见，盗窃者即受严刑处罚。（6）形成了采风调查制度，派官员深入民间以观政，了解礼仪法度实施情况。（7）西周的秘书性工作有了初步的规则。

（8）西周还出现了公文用印制度，以加盖印章强化官府的权力和信用。

16、中外奴隶制国家秘书性人员的职能活动相同之处：

（1）职能地位比较确定，均是奴隶制国家最高统治者身边的综合辅助者。（2）职能范围比较明确，都围绕实施奴隶占有制统治展开办文辅政活动。（3）素质要求比较相近，中外秘书性人员都要求有较高的文化水平。

（4）在“君权神授”观念的影响下，奴隶制国家秘书性工作均带有一定的宗教色彩。

（5）占卜在奴隶制国家秘书性人员办文办会办事中是一个重要环节，也是秘书性人员发挥辅政作用的重要手段。（6）国家秘书性人员的任用，采用世袭制。

（7）秘书性人员对其辅佐对象的人生依附关系已经确立，这一关系一直沿袭至封建社会。

17、简述中外奴隶制国家公务文书的相同之处：

（1）基本内容均反映了当时奴隶制国家社会生活状况和国务管理活动。（2）对国家文书档案均极为重视，视为神物和珍宝，（3）对文书档案的管理随时代发展越来越严格，越来越重视保密。（4）奴隶制国家的文书已产生了用印制度。

18、中外奴隶制国家公务文书方不同之处：（1）文书载体的不同。（2）文书保管体制上的差别。（3）文书文体的分类不同。

（4）国家文书使用文字语言发展的不同。（5）国家文书与宗教文书关系上的差别。Chapter three

1、教皇文件档案：是教皇在主持教务中产生、利用和保存的文件档案。2、4世纪，在圣罗伦萨大教堂里建立了最早的教皇文件档案馆。

3、欧洲教会活动中的秘书性工作有以下特点：

（1）办文办会办事是以宗教名义，但活动的内容涉及社会各个领域，对当时的社会生活有极强的影响力。

（2）辅助对象虽然是教会首领，但并非局限在某一领域的辅助，而是具有综合辅助性；

（3）教会秘书性人员虽是基督教徒，但对世俗有广泛的接触，只有这样，才能适应教会首领的需要；

（4）教会文件档案虽然主要为教会服务，但其中包括大量教会与世俗封交往的文件材料，因此，它也具备直接为世俗封建统治服务的职能。

4、春秋战国时期的秘书性工作的特点：

（1）新兴的地主阶级子弟“士”不少人充当了诸侯国君身边的秘书性官吏。

（2）采用了新的文书载体，除了一部分继续使用甲骨文书外，普遍采用了木、缣帛等书写材料。（3）政务记录已形成制度，不仅记录君主言行，一切政务要事均要记录，并抄录副本多份。（4）文书种类有所发展。

（5）保密制度有所加强，创建了封泥制度。

（6）拓宽了文书档案的利用范围，除了作为统治的工具外，还用作传授知识和编写典籍史册的材料。

5、秦汉王朝的秘书性工作在以下方面出现新变化：（1）皇宫内秘书性工作与政务秘书性工作分开；（2）秘书性机构和人员进一步扩大；（3）中央秘书性工作的分工；

（4）地方政府、监察系统及军事组织也配备了秘书性人员。（5）秦汉统一了文字。（6）书写材料的进步；

（7）形成了更为规范的秘书工作制度；（8）文书档案的管理进一步加强；

（9）对秘书性官吏的选任采用多种形式，这对先秦史官秘书性人员的世袭制是一大进步；（10）创办了培养秘书性人员官吏的学校。

6、封禅中的秘书性工作，实际上是盛大祭典会务组织，就秘书性工作而言，它标志当时秘书性官吏的综合组织能力系统安排事务的能力，办文、办会、办事的综合业务水平，已达到前所未有的高度。

7、中外封建社会早期封建王朝秘书性工作的相同之处：（1）时代基础和历史发展过程上相似。

（2）社会环境有相似，都出现了封建土地所有制。

（3）封建国家政权均是封建主阶级的压迫劳动人民的机关。（4）秘书性人员的职能地位相近。（5）秘书性人员的职能活动相近。（6）秘书性工作的职能领域相近。

8、国家管理水平和秘书性工作水平的一个综合标志：国家公文文体种类的丰富程度。

9、秘书性工作的传统不同，中国国家秘书性工作代代相传有秉笔直书的的客观求实的传统，秦汉王朝又有五善、五失、常课、集簿等考核体制，逐步养成了严谨规范的传统。

10、中欧封建领主的秘书性工作的相同之处：

（1）在隶属关系上，秘书性人员都对封建领主存在人身依附的关系，直接对封建领主负责。（2）在工作内容上，除了办理文书档案和参谋辅助外，还要根据领主的需要，管理和操办大量事务。（3）封建领主所重视的文件的大体类型也比较相似。

（4）封建领主的秘书性活动大多以辅助领主管理内部事务为主。

11、中国与欧洲封建领主的秘书性工作的不同之处：（1）对封建王朝相对独立性的程度不同。（2）秘书性人员受其封建领主的保护程度不同。（3）封建领主的秘书性工作的职能稳定性不同。

12、中欧宗教活动中秘书性工作的相同处：

（1）都以传播宗教教义为宗旨，开展办文办会办事的秘书性工作。（2）均有一定的宗教组织作为活动领域。（3）均按照一定的宗教活动的程序进行。

Chapter four

1、欧洲封建社会城市秘书性工作的内容包括：（1）保管国王、大封建主对城市颁发的各种文件；

（2）组织操办市政长官与封建领主之间为了协调矛盾而召开的会议；（3）为市政长官草拟城市管理中需要的各种文件法规。（4）操办城市议会会务，草拟会议文件，作会议记录；（5）办理市政日常公务。

2、英王亨利一世时期建立了中央管理机关——枢密院，设有专司财政的部门，也先后设立具有顾问咨询性质的御前会议，起着枢密院和最高法院的作用。

3、三级会议：国王腓力四世为取得反对罗马教廷斗争的胜利，于1302年首次召开了有高级骑士、世俗贵族、富裕市民代表参加的三级会议，它成为国王的咨询机关，也是国王同封建贵族、市民上层结成联盟的形式。4、14世纪，法国国王将文书档案专门存在的王宫教堂内，称为“宪典宝库”。

5、宪典宝库建立的意义：

（1）说明法国国王为了强化王权对文书档案更加珍视；

（2）标志着政务的纷繁，产生了更多文件材料，集中保存国家文书档案也有了重大发展；（3）对法国秘书性人员保管和利用文书档案为国王提供服务，有了更为良好的基础性条件。

6、欧洲封建国家的秘书性工作具有以下特点：

(1)为强化王权服务的作用大为加强，秘书性工作的领域更为扩大。

(2)秘书性工作地位有所提高，文件档案作为王权的象征，被视为宝物由国家统一管理。(3)文书档案的保管更加机密，带有一定的神密性和不可接触性，珍藏在与世隔绝的密室中。(4)王国的秘书性工作与教会的秘书性工作逐渐分离，国家的文件档案保存在教会的情况已不多见。

7、我国造纸术西汉早期已经发明，到东晋末年桓玄下令公文统一用纸张作载体，并为后世沿用。

8、从梁陈开始，文章有了“文”与“笔”之分。“笔”后来发展为应用文。

9、唐设政事堂，为三省集体办公议政之处。隋唐建立了以刑律为后盾的一套秘书工作的制度。

10、宋代的秘书工作制度又有所发展：

（1）一文一事制度（2）引黄贴黄制度。（3）诏令副署制度。（4）公文誉写制度（5）军邮制度。

11、宋代的档案工作也有所发展，设架阁库保存档案。南宋时还设有中央架阁总库，收藏全国重要档案史料。

12、中外封建社会中期国家政权机构秘书性工作不同之处：

（1）时间要素上的差异。（2）空间要素上的差异。（3）受宗教的影响程度不同。（4）文书载体的不同。

13、封建社会中期城市秘书性工作的相同相似之处：（1）都要从事办文辅政的日常事务，充分行政长官的助手，（2）均要办理涉外事务和外交文书。（3）经济领域的秘书性工作增多。

14、封建社会中期城市秘书性工作的不同之处：

（1）城市秘书性工作与封建国家的关系状态不同。（2）城市秘书性工作的交往渠道和方式不同。（3）城市经济领域的秘书性工作专业化程度有差异。（4）城市秘书性工作与宗教的关系不同。

15、封建社会中期宗教秘书性工作的相同处：

（1）辅助对象和基本职能相似。（2）内部事务方面相似。（3）在指导思想上相似。（4）都要协助宗教首脑与官府往来。

16、封建社会中期宗教秘书性工作不同之处：

（1）介入世俗社会生活的程度不同。（2）介入世俗社会生活的方式不同。（3）与封建国家政权的关系不同。

Chapter five

1、英国枢密院：原是英王的私人顾问机关，也是代表王权的最高行政机关，后演变成为协助国王处理立法、司法和行政事务的中央政府机关。2、1681年西班牙将40万条以上的法令精简为6377条，编成《印度等地法律汇编》，秘书人员在精简和汇编过程中做了大量工作，使这部法律汇编成为后来英、法、荷制定殖民地法令的范本。

3、在英国像商业拓殖家公会一类的带有行会色彩的规约性商团。以英国东印度公司为代表的资本主义股份公司。

5、尚宝司负责皇帝印玺的使用。

7、国家机关秘书性工作的相似处

（1）秘书性机构的渊源大体相似。（2）服务对象的相似。（3）工作内容的相似。

8、国家机关秘书性工作不同之处

（1）在隶属机关上有差异。（2）服务对象的差异。（3）业务内容和工作方法上的差异。（4）国家行政中枢秘书性机构的体制不同。

9、对外事务中秘书性工作的相同之处

（1）中国与西方外交秘书性工作的增多，是社会发展的客观要求。（2）中国和西方外交秘书性工作均是为国家推行的外交政策服务的。（3）中国与西方的外交秘书性工作，均是国家外交事务中不可缺少的环节。（4）外交活动促进了秘书性工作的发展。

10、对外事务中秘书性工作的不同之处（1）反映在主动与被动的差异上。（2）反映在攻势与守势的差异上。（3）反映在外交立足点的差异上。

Chapter Six

1、法国大革命在抓住了政权和军权后，立即组织秘书班子草拟了《人权宣言》，并在议会通过了这一确立人权、法制、公民自由和私有财产权等资本主义基本原则的文件。在国民会议组织条例的最后一章规定成立国民会议文件档案馆，并从议员中选出馆长，由议长、会议秘书、馆长分掌文件档案馆的三把钥匙。

2、法国大革命中的秘书工作，为推行革命措施，发动群众，打击封建反动势力，发展革命形式，巩固新生政权，起到了不可低估的作用。采取了一系列秘书工作改革、特别是批准了卡缪起草的国家档案馆条例。这个条例是近代史上 关于档案的第一个重要文件，按此条件建立的国家档案馆也是历史上第一个具有近代意义的档案馆，它具有全国性，公开为全国公众服务。

3、巴黎公社的秘书工作特征具：

（1）为夺取无产阶级政权服务，（2）为组建无产阶级政权机构服务。（3）为打击阶级敌人服务。（4）为保持无产阶级本色服务。（5）为维护人民的根本利益服务。（6）为发展无产阶级事业服务。

4、西方国家近现代秘书工作的发展的表现：（1）秘书办公工具的变革。（2）秘书部门的地位得到巩固。

（3）国家秘书工作的分工得到进一步发展。（4）国家机构中的秘书人员的素质进一步的提高。（5）国家秘书机构的负责人一般都是决策层的重要成员。

（6）政权首脑一般都配备有个人专职秘书或为首脑个人公务服务的秘书班子。

5、近现代秘书工作分支的发展：

（1）由秘书的参谋咨询功能，发展成为专司参谋咨询的机构和专门从事参谋咨询有偿服务的中介机构。（2）由秘书办文办会事务，发展成为对顾客提供办文办会服务的秘书事务所。（3）出现了秘书行业组织，如秘书协会

6、晚清，民间还出现了专门培养幕僚的私人开办的学校——幕馆。

7、太平天国为了便于文件处理，在天京设立了诏书衙，专门管理公文和缮写公文。

8、太平天国专设了公文传递机构“疏附衙”，每隔三五十里置一所，每年驿递员二古十名不等。

9、根据《临时政府组织大纲》，总统府设秘书长一人，由临时大总统直接任命，胡汉民被任命为首任大总统府秘书长。

10、南京临时政府时期的秘书工作改革:（1）在公文上，废除封建称谓，一律称现任职务名称，普通民众则称“先生”或称“君”。（2）规定凡发文必须盖印、签名。（3）公文文尾均要以公元署年月日。（4）改革公文文体，尽可能地简化公文。（5）高度重视人民来信。

11、南京临时政府秘书工作——首开中国现代国家秘书工作之先河。

12、文书工作竞赛运动：1947年，由国民党政府组织的运动成立了专门的竞赛组织机构，颁布了竞赛的有关规则，对公文的撰拟、办理、书写、打字的速度、数量、质量进行比赛，以提高秘书人员的业务能力。

13、在长征途中，为了适应组织军事化的要求，很多机构撤消，机要科是当时唯一的秘书部门。

14、近现代中外秘书工作发展体现：（1）秘书工作机构更为健全。（2）秘书工作的内容更为丰富。（3）秘书工作制度更为规范。

（4）秘书工作的效率有所提高。（5）国家秘书人员的来源更为广泛。（6）国家秘书人员的从业人数大为增长。

15、近现代中外国家政权机构的秘书工作的不同之处：

（1）服务对象的不同。（2）运作体制不同。（3）变革程度不同。（4）外事工作的立足点不同。

16、中外企业秘书工作的相同之处：（1）服务对象相似。（2）工作内容 相似。（3）职能地位相似。

（4）秘书人员的任用方式相似。

17、企业秘书工作的不同之处：

（1）规范性的程度不同。（2）受政府的影响不同。（3）企业秘书与企业主管的关系有所差异。

18、中外无产阶级革命中秘书工作的相同处：（1）秘书工作的利益目标相同。

（2）无产阶级革命中的秘书工作与广大人民群众有着密不可分的血肉联系。

（3）无产阶级革命中的秘书与领导者之间，在政治上是平等的同志关系，在工作上是主辅配合的上下级关系。

19、中外无产阶级革命中秘书工作的不同之处：

（1）所处的社会环境不同。（2）文化上的差异。（3）复杂性程度不同。（4）曲折性程度不同。20、秘书理论与实践发展的相同之处：（1）秘书工作向社会各个领域扩展。（2）秘书工作业务分工向专业化发展。

（3）在秘书业务操作上融入了大量相关知识和方法。

21、秘书理论与实践发展的不同之处:（1）强调秘书工作的政治性方面，（2）秘书工作的社会普遍性上的差异。（3）对秘书工作的制约上的差异。（4）在秘书行业发展上的差异。（5）秘书教育体制上的差异。Chapter Seven

1、秘书参谋职能基础的相近处：（1）领导者主事者对秘书参谋的需要。

①适应不断发展变化的环境的需要；②承担责权压力的需要；③科学决策的需要；（2）秘书具有参谋辅助的便利条件：

①秘书处于组织管理的中介位置，便于在上传下达，左右沟通的过程中发挥参谋辅助的作用。②秘书处于信息枢纽位置，便于在信息输入、转换、输出的运作中，发挥参谋辅助作用。③秘书工作具有综合职能的优势，便于站在领导工作需要及全局的高度，发挥参谋辅助作用。④秘书具有近身沟通的便利，更有利于发挥参谋辅助作用。

2、秘书参谋职能基础的不同处：

①参谋辅助环境的差异；

②参谋辅助功利目标的差异；

③参谋辅助能量的差异；

3、中外领导者选择秘书人员的要求相似之处:（1）就领导者的信任程度而言，中国与西方领导者一般是选择忠诚可靠的人充当自己的秘书。（2）就秘书的参谋智能而言，中国与西方的现代秘书人员大多受过良好的教育的职业训练。（3）在秘书参谋辅助的主动性上，西方秘书人员提出参谋建议，大多需要考虑上司的态度。

4、秘书参谋职能体现的相同之处：

1）参谋辅助的体现形式相近，秘书体现参谋辅助职能形式的多样性和内容的综合性。

2）参谋辅助效果的制约因素相近： 第一是参谋辅助效果的间接性。（1）要经过领导决策的选择。

（2）要受到执行实践的选择。（3）受到具体条件的限制。第二是参谋辅助效果体现的机遇性。

（1）善于发现和利用组织管理活动需要造成的机遇。

（2）善于发现各种异常现象、失误，找出这些问题存在的原因、危害性以及有关对策建议。（3）关注领导者注意力造成的机遇。

（4）理解和体察领导者的心理情绪及其变化，从理论上讲，作为高素质的领导者任何情况下，对来自各方面的意见或建议，都应该认真倾听，理智选择，按需要和可能采纳。

3、参谋辅助多种价值性相似。

（1）实际效益价值。（2）衍生价值。（3）参考价值。（4）沟通价值。（5）负面价值。

5、秘书参谋职能体现的不同之处：

1、参谋辅助层次区别差异：

（1）体现在高层秘书的参谋辅助上。（2）中层秘书辅助上的差异。（3）低层秘书参谋辅助上的差异。

2、参谋辅助运作上的差异

（1）体现在对重大决策参谋辅助的程度上。（2）体现在参谋辅助的主动性上。

（3）体现在参谋辅助对群体智能开发的程度上。

3、参谋辅助障碍上的差异

（1）体现在管理体制上的障碍。（2）体现在领导人方面的障碍。（3）体现在秘书方面的障碍。

6、秘书参谋方式的相似处：

1、对决策的参谋方式相似

（1）在领导决策前要作大量铺垫性参谋。（2）决策形成时要作有效的辅佐性参谋。（3）在决策执行中要做全过程的参谋辅助。

2、把握参谋时机的方式相似（1）跟踪把握参谋时机的方式相似。（2）重点把握参谋时机的方式相似。（3）预测把握参谋时机的方式相似。

3、进行辅助的沟通方式相似（1）咨询式（2）进谏式（3）探索式

4、进行辅助的思维方式相似

（1）比较式（2）诊断式（3）补充完善式 Chapter Eight

1、中外秘书文书撰拟的相同处：（1）文书撰拟任务性质的相同；（2）文书撰拟基本要求有相似；（3）文书撰似基本程序有相似；

2、文书撰拟的不同处

（1）文书撰拟的传统影响的差异，特定用途和专门体式要求的文种，在行文规则上既有隶属关系间的沟通，又更多的是非隶属关系的横向沟通，具有一定的变通性。

（2）文书撰拟的文体模式的差异，在美国，常用的文书类型有公务信函，英国常用的文书种类与美国大体相似，其中公务信函、各类报告、备忘录是经常和大量使用的文体。法国与德国等西方国家文书种类也大体与美英相似，以公务信函、报告书、备忘录等为经常大量使用的文种。

3、需要拟办的文件：

（1）一般是上级机关主送本机关并需要贯彻落实的文件；（2）本机关所属部门或下级机关主送本机关的请示性文件；（3）平级机关或不相隶属机关主送本机关需要答复的文件；

4、中外收文处理相同相似之处：

（1）收文处理都有系统的程序，每一道程序都规定了操作内容和要领；（2）都有拆封、分类、登记、送领导者阅办等主要环节；（3）对封皮上标明亲启或机密的来件，都应交给收信人拆封；

（4）对拆封的来件，秘书都要阅读，以便进一步处理；

（5）中外秘书既要办理收文事务，又要对领导人处理文件起到参谋辅助作用；（6）为防范秘书收文处理出现差错都建立了有关制度；

5、中收文处理不同之处：（1）在收文范围上存在差异。（2）收文处理要求上存在差异。

（3）收文处理包含的内容上存在的差异。（4）领导者参与收文处理的程度不同。

（5）收文处理中的秘书参谋辅助程序上的差异。

6、存在上述差别的原因：

（1）秘书工作的传统和体制不同；（2）领导者对秘书工作的要求不同；（3）对收文处理范围的划定方式不同;

7、签发是文件形成的关键性环节。文件经过领导人核准签发后即已生效。签发人是代表发文组织行使权力的，对文 件负有完全责任，应以高度责任感行使这一权力。

8、定稿是文件的标准稿本，是进行发文登记和缮印的依据。

9、中外秘书发文处理相同相似之处：（1）发文处理都有确定的程序。

（2）中国和西方国家秘书在发文处理中都十分强调清理核查工作。（3）都强调发文处理的规范性和完整性。（4）都强调有领导人的签署。（5）一般都有发文登记制度。

10、中外秘书发文处理不同之处：

（1）中国高层领导机关发文时，还要寄发发文通知单，以便收文方点收文件。西方没有此规定。（2）在寄发信封的书写格式上，各国按自己的传统有着一定的区别。（3）西方国家发文中往往使用一些标记符号，中国一般没有使用。

11、立卷归档是文书处理的最后一个环节。

12、如何确定文书立卷的范围：

（1）要保证文书档案的齐全和完整；（2）要保证文书档案的精确；（3）要便于有效管理。

13、立卷归档的文件材料：在本机关职能活动中形成的文件材料，即已经办理完毕的、具有查考利用价值的文件材料。

14、归档的工作步骤：

（1）编制案卷的系统化存放号。（2）案卷移交前检查验收。

（3）案卷移交归档。上一的案卷，在第二年1~2月份集中立卷，3月份全部移交归档。（4）办理移交手续。

15、档案的利用是以馆（室）藏档室信息资源为基础。档案的编研工作，是以馆藏档案为主要对象。

16、美国常用的文书档案的分类方法：

（1）主题分类法，即按文件最重要的主题名称作为归档分类的首要因素，次要的主题作第二个因素，依此类推；（2）按地区分类，以地域位置作为分类的最主要依据；（3）与主题结合的分类，如“主题——数字”分类；（4）由主题要点派生出来的“十进位制”分类法；（5）按语音归档分类法；（6）按年月日归档分类法。

17、中国与西方国家秘书文书档案工作的差异： ①在文书档案工作的范围上有一定差异； ②在文书档案的分类方式上存在一定差异； ③在文书档案的保存方式上存在一定的差异； 20、中处秘书资料工作的差异之处：

①侧重点存在一定的差异。中国秘书除了购买必备的工具书、参考书外，更强调对上级机关的方针、政策的收集整理，对各种会议中获取、实践中产生的资料的进行收集、整理，而且实践资料对中国秘书的价值更大。西方秘书侧重于出版物资料的收集和整理。②为领导者服务要求上存在一定的差异。

中国秘书的资料工作主要为领导的组织管理工作和行使其职权服务，也就是为领导者的公务服务。而西方国家秘书的资料工作，既为领导者的公务服务，也要为领导者的个人事务，即“私务”服务。Chapter Nine

2、中外秘书布置会场的差异之处:（1）大型会议的会场布置，中国强调规范严谨，而西方则比较灵活。

（2）中国会场装饰布置，受中国文化的影响，强调典雅庄重而有意韵；而美英等国的会场布置受西方文化的影响，相对比较自由、浪漫。

（3）在会场桌椅的排列上，中国强调整齐，变化比较少；而西方则比较富于变化。

3、中外秘书会前文字材料的差异之处：（1）体现在执笔撰稿任务的轻重上。（2）体现在对调查研究的重视程度上。（3）体现在侧重点的差异上。

4、中外秘书准备会议文字材料，都十分重视报告，特别是主题报告，中国不少会议中，典型材料占很大比重，特别是总结性会议、工作研究性会议等，典型材料往往能产生极大的影响，会议秘书对这类材料也极为重视，要花费极大精力。西方国家秘书在准备会议文字材料时，比较重视各类数据报表，通过提供数据报表，让与会者进行定量定性的分析，对问题做出判断。

5、会议记录最突出的特征是其具有原始记录性。

6、中外秘书作会议记录的相同之处：

（1）基本任务相似；（2）基本作用相似；（3）基本原则相同；（4）会议记录最后归属相似；（5）基本结构相似；（6）基本过程相似；（7）基本要求相似；（8）辅助手段相似；

7、中外秘书作会议记录的差异之处：

（1）在格式上存在某些差异。中国会议记录的基本格式是大体统一的。美、英等国的会议记录有正式会议记录和非正式会议记录之分。（2）某些程序环节上的差异。如英国会议记录中，一般都要求记载宣读上次会议记录的有关情况，有时还要对上次会议记录履行通过手续，并由主席签字。而中国一般没有此项规定。

（3）某些特殊要求的差异。西方股东会会议记录，记录者必须了解到会股东所持股份的情况，以便在有关问题表决形式决议时按股份数额计算是否通过。这是中国的传统会议记录中一般是少见的。

（4）某些记录项目上存在一定的差异。如英国会议记录上，通常有下次会议的时间一项；中国一般未规定此项。

8、中外秘书会后文字材料工作的相同处：

（1）对会议所有的文件材料，会后都要进行认真清理，不允许随意丢散任何会议文件材料。（2）对会议记录会后都要整理成正稿，并打印寄发给有关人员。

（3）对包括会议记录在内的所有重要会议文件，都要进行整理，立卷归档保存。（4）秘书在会后都有一定的文字起草任务，这些文字工作都是为会议服务的。

9、会后文字材料工作的差异之处：

（1）在撰拟文稿等文字工作的任务轻重上存在差异。中国秘书任务较重，西方国家秘书任务较经。

（2）在会后草拟文字材料的类型上存在差异。中国秘书会后除了整理会议记录外，还要草拟寄发会议简报、会议纪要等。西方国家秘书除了整理会议记录外，主要是起草会议摘要和各种感谢信和祝贺信。

（3）在草拟过程上也存在某些差异。西方秘书在会后寄发礼仪性书信时，按已定的名单和惯例草拟寄发即可。而中国秘书会后草拟简报、会议纪要等，要按正式发文的程序办理。

10、中外秘书会后催促执行工作的差异之处：

（1）中国秘书催促执行会议议定事项的重点，以下属执行单位为对象；西方秘书则主要是提醒领导者，以免遗疏漏。（2）中国秘书在催促中还要了解具体执行情况；西方国家则没有明确规定这方面的要求。

（3）中国秘书在催促执行会议议定事项的工作中，还要反馈信息，并及时发现问题，协助领导者探求解决问题的办法，工作任务比较重。而西方则未明确规定这方面的内容，会议议定事项的执行，主要靠法规和责任关系的制约。Chapter Ten

1、中外秘书整理领导办公室也存在某些差异：

（1）信赖基础的差异。（2）磨合过程的差异。（3）整理范围的差异。Chapter eleven

1、专职秘书的文稿撰拟相同相近之处

①撰拟内容相近;②要求上有相近之处;③撰拟特征的相近之处;

2、信息资料处理的相同之处： ①收集处理信息的范围和环节相近。②收集处理信息的手段有相近之处。

③协助其领导积累资料的要求相近。④协助其领导积累资料的重点相近。

4、生活服务及安全保卫工作的差异之处：一是体现在各自的生活习俗上，二是体现在有关管理制度上，三是体现在领导观念上。

5、辅助领导人实施管理的相同之处： ①辅助的领域相近

1）对领导人决策提供辅助和服务；2）为其领导人开展各项领导活动做好协调沟通工作；3）协助领导人进行督促检查，强化指挥控制。②辅助方式相近； ③辅助要求相近。

6、辅助领导人实施管理的差异之处：参谋辅助的层次差异，授权方式上的差异。

7、财务辅助的相同之处： ①参谋建议活动中的财务辅助； ②撰拟文稿活动中财务辅助； ③受权理事活动中的财务辅助； ④筹办会务活动中的财务辅助； ⑤对领导人公务旅行的财务辅助；

8、财务辅助的差异之处：

1、财务辅助范围的差异；

2、财务辅助程度的差异，3、财务辅助要求的差异；

4、财务辅助手段的差异；

5、财务辅助在办文中的差异；

6、财务辅助机密性的差异，10、中外秘书在领导人旅行活动中工作的相近之处： ①根据领导人外出目的拟定计划； ②协助领导人确定随行人员名单； ③准备领导人外出活动的文件资料； ④做好外出活动的物质准备； ⑤记录领导人旅途的活动情况； ⑥做好必要的宣传报道；

领导人旅行安排的差异之处：

旅行目的差异； 旅行区域上的差异； 安排组织者上的差异； 注意事项上的差异。

Chapter twelve

1、宏观环境：各国政治、经济、历史、文化等因素构成的社会环境。

2、中观环境：由组织的管理体制、权力的运行方式、秘书的组织环境构成的社会环境。

3、微观环境：秘书开展其业务的具体人际环境，主要包括秘书与领导班子、领导人的人际关系，与机关各部门工作人员的关系及与具体交往的组织内外公众的关系等。

4、中外秘书性活动产生的共同基础：人类群体活动的需要

5、中外秘书性活动作用的共同之处：都是社会管理不可缺少的环节

6、现代职业化的秘书活动与历史上官吏性秘书活动的显著区别：

①现代秘书活动范畴，不仅仅限于国家官僚体系，它广泛存在于一切社会管理活动乃至一切重要的社会生产实践和科学文化活动中。②现代秘书有了办文、办会、办事等特定的职业内容；有了秘书职业技能教育考核体系；有了指导秘书实践的秘书工作理论系统和秘书行业协会学会。这是官吏性秘书时代所不具备的。

③现代秘书活动是非权力性的服务活动，起到参谋助手、协调沟通、分忧代劳等作用；

④现代秘书活动的目的是提高其领导者或主事者的工作效率，在服务的有效程度中体现自身的劳动价值； ⑤现代秘书必须根据领导者或主事者的需要决定自己的工作重点和活动方式。

7、西方女性更适合从事秘书职业表现在：

（1）女性的一般特征比较适应秘书工作的职业特征。

（2）女性的打字天赋具有一定优势。字母打字机，是“文化史上继造纸术和印刷这后的第三项重要文化工具的发明。

8、西方男女不平等对从事秘书工作的影响

（1）西方不少职业至今仍然是男性的世袭领地。（2）在西方男女同职不同酬的现象十分普遍。

9、西方现代女性的就业时间分为两个阶段：

第一阶段是从学校毕业参加工作开始至结婚为止。第二阶段从婚后所育孩子上学开始至接近或达到退休年龄为止。Chapter Thirteen

1、我国秘书素质标准主要内容：

政治素养方面要政治坚定、忠诚积极、遵纪守法，品德修养方面要坚韧不拔、无私奉献、能当诤友；

知识素养方面要有较深厚的理论知识、较高的政策水平、扎实的基础知识；

技能修养方面要有较强的文字表达能力、一定的口头表达能力、较强的出谋划策能力； 在生理和心理素质方面要顽强自信、理智冷静、善自我调节、身体健康等。

2、我国秘书素质如何与国际接轨：

（1）面对我国秘书理论与实践的实际情况，继承发扬我国秘书文化中优良的传统，摒弃不切实际的东西；

（2）针对我国国际交往的现实需要和未来发展的要求，借鉴西方发达国家的秘书素质体系，吸取其合理部分充实到我国的秘书素质系统中去。（3）根据现代管理和办公自动化的需要，加强我国秘书人员的知识素质、能力结构；

（4）随着管理实践的发展和现代领导对秘书辅助需要的变化，不断调整我国秘书人员的素质结构，使秘书的素质标准更加贴近秘书工作实践。

3、秘书素质标准：是对秘书活动主体提出的知识、能力、气质、人格、作风等方面的要求，是秘书活动主体 主观方面素质的标准化反映。

5、文字处理能力、综合办公室能力是各国选用秘书的共同要求。

6、CPS考试：美国国家秘书协会设立的“秘书专业证书”（CPS）项目，由专门学校主持考试并发给证书。考试合格者，可以获得行政管理专业证书，可在信头或自己署名后缀C.A.MP字样。

7、美国国家秘书协会的CPS考试内容包括：

技能、技术、知识三个方面（1）人际关系原则；

（2）日常公务中涉及到的法律原则；（3）实用的经济学及管理原则；（4）信息处理的有效程度；（5）现代秘书工作基本程序；

Chapter Fourteen

1、秘书：指党政机关、社会团体和企事业单位中，以文字和行政事务为主，直接为领导服务的综合性办公人员。其工作有辅佐性和公务服务性。

2、美国则强调“起到行政助理作用”，并明确提出“秘书实际上处于负责人的地位”。

3、我国秘书工作及其理论带有治世理政的严密性、规范性和承继性。

4、美国秘书工作及其理论带有与经营管理相适应的多样性、效率性和机变性。

5、英国秘书的含义有三个层次：

（1）主事者身边的公务服务人员和办事助手；（2）非盈利社团中义务操办日常事务的负责人；（3）政府官员。

6、英国国家系统的秘书分为两类：（1）政务官（2）事务官。

7、事务官分为四级：(1)行政级(2)执行级(3)文书级(4)助理文书级 Chapter Fifteen

1、中外秘书收集处理管理信息的相同处：

理论依据的相同之处。中国和西方秘书信息工作，都是依据现代信息论、系统论、控制论等。基本性质的相近之处。秘书信息工作都具有服务性、从属性、广泛性、综合性、时效性。

基本环节的相近之处。中外秘书信息工作都有信息的收集、整理、传递、反馈、存储和提供利用等基本环节。

基本方法的相近之处。（1）反映在信息工作各环节的操作方法有相近之处。

（2）反映在获取信息的方法上。（3）反映在信息综合分析的方法上。（4）反映在信息处理的基本手段上。（5）反映在信息开发利用的方法上。

2、中外秘书收集处理管理信息的差异之处：（1）信息网络构架上的差异；（2）开发利用方式的差异；

（3）调查获取信息的侧重点的差异。

3、我国秘书工作中比较侧重典型调查，蹲点调查是颇有中国特色的一种调查方式。这种调查不仅有利于深入具体地了解到可靠的一手材料，而且有利于密切干部与群众的关系培养调查者的吃苦耐劳精神。

4、西方国家秘书在运用调查手段获取信息时，往往侧重于运用民意测验即问卷调查方式。

5、中外秘书管理协调的相同之处：（1）领导者对协调重视相近。（2）秘书协调的地位相近。（3）秘书协调的主要内容相近。（4）秘书协调的主要方式相近。

（5）中外秘书协调的地位相近。

6、中外秘书管理协调的差异之处 ： 一是协调环境的差异之处； 二是协调依据的差异之处，三是协调的侧重点的差异，西方国家秘书协调，更侧重于使用电话、接待来访者以及处理人际关系方面的协调。

中外秘书协助领导安排日程的异同 相同相近之处：目的的相近，依据与原则相近，基本环节相近。

7、中外秘书协调安排领导活动遵循以下原则：（1）必须围绕领导工作中心，突出重点。

（2）必须建立有关制度，做到领导日程安排规范化。（3）必须注重实施。

（4）必须征求领导人的意见，并由领导人最后审定，决不能由秘书及秘书部门包办代替。

9、中外秘书完成领导交办事务的相近之处：

（1）扮演角色相近，中外秘书都要完成领导人随机交办的工作任务，都扮演领导机关或领导人代表的角色。（2）任务范围相近，在领导人职权范围内的事务，领导人都能授权书秘书去完成。（3）授权方式相近，一般都是经过领导人授权。

（4）基本要求相近，都必须认真仔细地听取领导人的指示和命令，并要求边听边记录摘要。

10、中外秘书授权方式的相近之处：

（1）确定性授权:领导人将任务的内容、处理的目的、要求、步骤、办法都在授权时明确地向秘书指出，秘书只要按照领导人的明确指示去办理，就能完成领导交办的事项。

（2）弹性授权:领导人指出授权范围、处理原则；而具体的处理程序和办法，由秘书人员自行处理。（3）不确定授权:领导人只指出要解决的问题，让秘书全权去处理。

11、中外秘书完成领导交办事项的差异之处：

（1）交办事务内容的差异，体现在私人事务上和机密性事务上。（2）接受交办事项时承诺的差异，（3）交办方式的差异。

12、中外秘书机构管理的相同相近之处：

（1）对秘书机构管理的高度重视相近，（2）秘书机构的主要任务管理相近。

13、中外秘书机构管理的相异之处：

（1）秘书机构设置的差异，（2）职能范围的差异，（3）指导体制的差异。

14、中外对秘书劳动成果认定和激励的相同之处： ①影响秘书劳动成果的要素相近。②秘书劳动成果都难以准确测定。

③秘书获取劳动成果的途径和客观效应的相似之外。

15、中外秘书获取有效的劳动成果有多种途径：

按工作内容分，可从参谋建议、协助管理和事务服务三种途径取得劳动成果。

第三篇：中外秘书工作比较研究

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中外秘书工作比较研究

21世纪以来，我国的企业纷纷进行了改革与重组，企业竞争力不断加强。随着改革的不断深化，我国拥有了巨大的国内和国际市场，各跨国公司竞相要在潜力无限的市场上占得一席之地。随之而来的是对我国秘书工作的一轮轮挑战和新要求。国外秘书体系比较成熟，通过国内外秘书工作的比较来找出两者之间存在的差距，找出对我国秘书工作的可借鉴之处。

秘书，是我国政府机关和企事业单位都会普遍设置的一种行政性质的职位；与此同时，在全世界范围内则是最广泛的社会职业之一，对全社会的发展起着十分重要的作用。不论是国内还是国外秘书工作的发展，都有较长的渊源，但是双方各自的发展道路和发展水平不同，这直接导致了如今中外秘书角色各具特点及存在差距的现状。国内的秘书工作的发展已有着几千年的历史，一直到中国共产党成立之前，中国历史上的秘书工作都是为历代统治阶级服务的，加上儒家思想观念深入人心，导致政府机关单位的“行政秘书”成为全国秘书的代名词，官场化的秘书工作使我国现存的秘书工作实现不了自身的突破。国外秘书的概念，形成于资产阶级革命时期，是工业社会的产物。如今，国外秘书已经发展成为一种社会职业。秘书的社会职业化，已经在发达的资本主义国家中完全实现。秘书不是官员，而是分类众多、服务领域广阔的社会职业。

一、中外秘书工作比较

（一）从工作特点看差异 1.国内秘书工作的特点

（1）政治性

国内的秘书工作带有较深的政治特色（一般是从事公务工作）。政治特色主要表现为，秘书主要以政策的需要，秘书经过清楚领导的意思，协助领导把事情处理好，秘书应该对党和国家的方针、政策非常清楚，并根据法律条款为领导提供建议和意见，并协助领导处理公务；公务秘书工作的开展，大多是运用政治的方法与行政的方法结合；公务秘书一般具自己的群体的特殊组织形成；秘书的选拔工作需要严格的规程，必须是是具备党员的资格，有很好的执行能力，选拔政府系统的秘书通常要求具备国家公务员的条件，而在部队的秘书人员要有军人的资格。大部分从事秘书工作的人员仅仅将秘书这一职业当作是一个过渡的平台，一个让自己获得提拔的基点，一个通往仕途的起点。

（2）从属性

从秘书的工作中可以看出，领导处于主导地位，而秘书的工作处于“从属”的地位，秘书机构主要为处于核心地位的领导服务，是管理机构的辅助组织。也就是说没有核心的领导决策机构，秘书机构也就不存在了。秘书这种从属性表现为，如果没有领导的工作，秘书的工作也就不存在了；秘书人员在工作中只能根据领导的意思来处理事务，他们没有决策权；秘书在处理日常事务时，要根据领导的意图来做，他们决不能自己做主，这样就会超越了自己的权限。

秘书工作的特性要求他们必须与领导站在同一观点上，发挥自己的服务性，要根据领导的指示，来帮助领导处理日常工作没有时间亲自完成的内容，为领导的工作提供全面的帮助。

（3）被动性

秘书的工作还存在着“被动性”，他们要靠领导的指示来办事，其具体表现为：他们的工作要在领导的指示下来进行，有时候秘书可以主动安排一些工作，但是这些工作也需围绕领导的工作进行开展，达到领导的满意的程度。

秘书工作具有被动性，但不等于他们没有工作的主动性，他们在执行任务的时候仍然发挥自己的主动性，通过不断的努力出色完成任务。比如在领导做决策时，秘书可以适当的给出自己的意见给领导做参考，并积极提供有价值的观念给领导。

（4）综合性

秘书工作具有很强的综合性，他们做事情要考虑到多方面的因素，从全局的观点上来考虑问题，避免出现片面性；秘书工作中还有一项就是上传下达，是上司与员工的沟通的桥梁，与此同时，秘书工作还包括处理信件、撰写公文、布置会议等。

2.国外秘书工作的特点（1）社会化和终身化

国外同样存在着秘书这一行业，他们不仅在各企事业单位，而且存在于社会当中各个领域，以美国为例，目前美国共有秘书性质的工作人员300余万人，在美国各个领域中发挥着重要的作用。由于队伍的壮大，秘书工作已不仅是一种职业，而且已发展成为一种新兴的行业。

随着秘书地位和作用日益显著，很多人把秘书这一职业当成是自己一生的追求，终身秘书也越来越多。

（2）私人化

在美国，私人秘书是一个非常常见的工作，从明星到政府官员，从老板到运动员，从律师到医生，几乎都有私人秘书，各行各业，甚至是家庭主妇。私人秘书的存在成为国外秘书工作的一大特色。

（3）主动性

由于管理人员在事业竞争中的重要性，秘书人员有了更多的参与决策过程的机会，他们的职能已经较之先前明显扩展。随着秘书私人化的普及，很多人都会直接下放一些决策的权利给秘书，使他们的主动性得以发挥，有些雇用私人秘书的人，直接将一些工作全权授予私人秘书打理。

（4）专门性

随着社会结构越来越复杂，秘书工作也越来普遍，专业化程度也越来越高，是社会各个行业的重要一个组成部分。严格来讲，每个行业都有秘书性质的工作人员，当前，许多行业秘书开始涌现出来，医疗秘书、教育秘书等已经很常见，充分地反映了秘书的专门性。

（二）从工作内容找差别 1.国内秘书工作内容

国内秘书工作内容大同小异，结合我国的实际情况，我国各个领域的秘书分为15类，他们分别负责以下工作：文书撰写、文字处理、文本制作、档案管理、会议组织、调查研究、信息资料工作、信访工作、接待工作、协调工作、督查工作、日程安排、日常事务、办公室管理、其他临时交办事项。其中“办文、办会、办事”是秘书最主要的工作。在国内，对秘书人员的文字功底的要求是非常高的，需要秘书能够快速、高效并准确地完成公文的撰写。

虽然秘书工作内容中有档案管理这一项，但在实际工作中，很多机关事业单位中，秘书一般都缺乏专业的素质，进而导致档案不能进行合理的分类、有效的保存和管理。

2.国外秘书工作内容

国外秘书工作（这里以香港为例）根据秘书分类的不同，则秘书的工作内容也不同。

（1）公司秘书

公司秘书可管理公司的相关文件，在老板的不在的时候代替老板处理公司事务；他们可以代表领导签字、有一定的发言权，在领导授权的范围内对事情进行决策，但他们并不能直接参与公司事务决策。这类秘书的工作内容可分为监督管理、参与决策、信息披露等。

监督管理。公司秘书要清楚公司章程对自己的约束力，对公司的日常事物要有明确地掌握，保证处理事务流程的合法性，在按着公司制度与章程的前提下，做好自己的工作，在股东大会、公司会议的时候做好记录，监督公司人员工作情况，并负责与其它部门相沟通、资产评估机构、律师事务所、证券商以及投资者、股东之间的关系，从各方面确保公司按章程合法经营。

参与决策。公司秘书有时候也参与决策工作。在国外股票市场中，秘书要及时了解股票情况，认真听取董事会和决策者对业务的办理意见，并提醒管理者、决策者需要注意的一些问题，和公司需要承担一些义务等，遵守公司的相关规定，科学、合理、及时地决策，确保上述决策信息在第一时间发布，避免公司利益受损。

信息披露。公司的管理制度在不断完善的过程中，公司的信息透明度也在不断地提高，为了提高公众投资的信心，秘书负责把公司的上市信息按着公司的规定进行及时地披露，还要对中介机构进行监督，保证他们披露信息的真实性，还要防止公司的一些保密信息不要外露，做好信息安全工作等。

（2）公司商务助理

公司商务助理一般就是秘书的职能，负责帮助经理处理日常经营中的一些事务，但他没有决策权利。他的工作主要分为两类，掌握上市公司的发展动向，比如文书的撰写、转接电话、接待来宾等一些工作；还要根据公司的安排外出办事，接送与收发各类文件，还要为领导办一些私事等，比如为公司的领导接送家人，为上司的太太送鲜花等。

（3）办公室文员

办公室文员包括销售文员、行政文员、企划文员等。在这些公司中，秘书处于最为底层的位置，主要负责根据部门经理的意思起草各类文件、修改文稿、打字、复印、收发传真等；把材料及时交给领导并传达给客户，负责员工的考勤工作；公司的档案管理、信息的收集、处理、分析等一系列的工作。

（三）从工作方式看差别 1.记录方式

国内秘书做记录时一般用笔记本，但笔记本一但记上内容之后，就很难增加和减少内容，有时候只能在旁边进行添加，看起来非常不方便。当笔记本用完后就会丢进抽屉当中，如果再想找到一些有用信息非常困难，找起来也非常旨时间，不利工作效率的提高。

国外的秘书一般采用活页备忘录来记载信息，一旦需要增加内容时，就当是轻松地把信息写到另一页上，并按着顺序重新排列起来，当需要某些信息的时候就可以根据时间进行查找，非常方便。活页备忘录的质量很好，象卡片一样，写起东西来非常容易，并且能够随身携带。

从国内外秘书的工作习惯来看，国外秘书的工作效率更高一些。2.出差与应酬方式

在国内，一些公司在招聘秘书的时候必须要满足“长期出差”这一条件，而出差、应酬等都是秘书一些不得以的工作，特别是“女秘书”更容易引起人们的关注。因此，秘书面临着自己爱人和上司爱人两个难题，而女秘书面临的类似问题更为突出，这也给国内秘书行业人员带来了很大的压力。所以在国内，男性秘书的受欢迎程度远远超过女性秘书，除了世俗的眼光认为女秘书肯定不光彩之外，还有许多人认为男性秘书做事更加可靠，办事更加方便，身体素质更强。另一方面，随同上司出差或应酬又在一定程度上拓展了秘书的人脉，这是一笔无形的财富。

在国外，一些女秘书在签订合同的时候就注明不与上司出差，女秘书不负责一些工作以外的事情，比如应酬、出差等，这样就不会引起双方家人的误会，也避免了公司其它人员对她们的轻视。因此，在国外女秘书一样可以得到上司太太的信任，即使有的时候不得以，必须要和异性老板一起出差，他们也会让上司带上他的爱人一同前往，这样不避免了一些问题的出现。

3.时间观念与工作效率

国内秘书的工作时间一般是八小时。有时候没有什么重要的工作，打扫卫生、为领导沏茶、整理一些文件成为上班工作的主要内容。但也有的时候很忙，甚至在晚上还是加班赶材料，因此工作缺乏稳定性。

国外秘书的工作时间大部分是七小时，实际上接近八小时，秘书一定要提前上班，为领导做好工作的准备，并对当日的工作进行安排。下班的时候他们也要晚一些，这些在公司的制度上都不能得到体现。在上班后的第一件事就是把上司当天的工作记录在备忘录上，然后根据领导的工作安排时行准备，他们讲究当日的工作当日完成，每一件事件都不能拖拉，否则就会影响以后的工作。国内的秘书注重工作效率，工作期间的事情一般不会带回来，私人时间非常宝贵，不能被公事所占用。

（四）从工作能力找差距 1.国内秘书专业素质

国内秘书的专业差，他们的工作不够明确，非常复杂，而国内秘书的素质更是高低不齐。有调查显示，国内秘书真正接受过正规培训的不到三分之一，他们一般都是文科毕业，以中文、经济管理、法律专业的居多，当然也包括一些理工科毕业生。近些年我国也实行了“秘书资格考试制度”，并在实际的工作中，秘书并不一定非要资格证，只要单位聘用就可以，多数单位对秘书都没有明确的要求。国内对秘书职业还存在着一定的偏见，律师、会计师等专业人才都不愿意从事秘书这一职业，这些都因素都影响了我国秘书行业的整体素质。2.国内秘书工作能力

众所周知，国内秘书的工作综合能力不强，掌握的工作技能比较单一，且选拔进入岗位的时候大多并没有掌握作为秘书的基本工作能力，最多只掌握了比较扎实的文字功底。而经过本科四年培养的大学生们，也仅仅只是记住了书本上的理论知识，并没有很好的将书本知识运用于实践的能力，所以大部分秘书从业人员都是在进入岗位之后，通过在工作中学习、请教前辈等方式来提升自己的工作能力。我国的秘书政策不够健全，在人事制度的调整与改革中还没有涉及到秘书工作的相关内容，所以我国秘书工作能力还不能得到有效提高。

3.国外秘书专业素质

在国外，秘书的专业素质比较高，特定的秘书工作都由特定的高专业素质的人员担当，比较高等级的秘书工作都要由高水平、高素质、综合能力强的秘书人员来担任。随着社会政治、经济发展的不断变化，对秘书工作提出了技能专业化的更高要求，使专业分工呈上升之势。高级秘书通常要具有人事管理、财务管理、行政管理、经济调节、系统与信息管理和特殊疑难问题的处理能力。此外还要求有多年行政管理工作经验与良好的职业道德和作风修养。在国外，要做一个称职的秘书，必须具备较高的专业知识技能。

4.国外秘书工作能力

国外的秘书工作能力远远超过国内的秘书，这主要得益于国外秘书职业教育。在培养目标上，国外突出秘书教育“职业性”。国外培养的是受过专门训练和严格技能考核的人员，是经过规范化培训和考试的具有职业技能的人才。与此同时，国外特别重视学生能力的培养，特别是有关职业技能操作能力的培养。以香港地区为例，香港地区的秘书要一定的职业操守，对公司的信息安全负责，决不能把一些重要的商业秘密透露出去。他们的专业能力、工作经济和个人品质都非常重要。在香港的一些高校已经开放专门的秘书专业，香港城市理工学院与得法理工学具有一定的代表性。目前香港还组织秘书资格考试，对一些已经入职的秘书人员要进行严格的考核，比如能够讲流利的英语、会熟练使用各种办公软件等都是他们必备的素质。对于一些与内地有来往的公司，还要有较强的汉语能力，能够进行汉字输入，讲流利的普通话等。

正是因为国外秘书职业对秘书从业人员的要求相对来说比较高，所以在某一程度上决定了国外秘书工作能力水平。

二、比较下的不足

（一）工作能力上的不足

国外秘书人员的工作能力比我国秘书人员的强，综合能力也很高。在综合素 质比较高的前提下，国外秘书可能也是某一专业领域的专家。这与国外秘书教育、培养和秘书职业化息息相关。通过对比我国秘书工作能力与国外秘书工作能力，找出我国秘书工作存在有以下不足。

1.文书管理

整理、包管好文件、资料，熟练地进行文件整理、汇集、归档，当领导需要时，立即就能提供，是干秘书工作不可缺少的一种能力。同时还要掌握按英文字母顺序检索的规则等等。

现阶段，我国各个政府和单位的档案管理现状令人堪忧，档案堆积、随意存放、归档错误等屡见不鲜，这不仅与有关单位不重视档案管理有关，也与秘书人员缺少专业的档案管理能力有关，部分秘书觉得只要把所有的文书全部存放起来，不随意丢弃，当有需要时再去查找即可，但是这往往会造成查找文档工作效率低下。如今，随着办公自动化的不断深入与发展，许许多多的文档都以电子档的形式储存下来，这要求秘书不仅要熟练地掌握办公软件，还要掌握电子文档的管理方法。2.语言能力

随着中外合资企业和外资独立企业在我国迅速发展，对秘书的语言要求也越来越高，要具备驾驭、使用本国语言的能力，要求秘书熟练掌握英语以及其他外语的能力。必需外语的工作场合，要求对英、法、西班牙语的能力必须达到相当高的程度。不只要求日常会话说得好，还要求有相当的语言学基础能力。对极平常的单词的准确意义及初步的语法都不明白的人，是干不了秘书工作的。

3.其他能力

用中国的一句俗语来说，秘书是“万金油”，要求各方面都要涉猎，但是我国目前的秘书工作却很局限，繁杂却没有知识技术含量，以致很多人认为秘书工作仅仅只是打杂，这需要加强我国秘书在其他方面的能力，例如在会计方面，要求秘书有一定程度的复式记账、支票、保险、税务等知识；在分析资料方面，要求有能把长长行列的数字编成图表、统计表的知识；在印刷报告书、请柬时，要有必要的编辑、校对知识。同时，秘书还应掌握必要的摄影知识、制作单位宣传报纸等知识。

（二）工作方式上的不足

国外秘书善于运用先进的科学技术来服务于秘书工作，同时所有的秘书人员 都能熟练地操作电脑，工作效率非常高，在对比之下，也显示出了我国秘书工作在方式上的一些不足。1.办公自动化

现阶段，我国有一部分秘书还是不能熟练地掌握电脑办公系统，在很多的秘书工作里，还是习惯地使用传统的手写进行书写或记录，尤其是在制作和处理公文方面。即使有些秘书学会了电脑办公系统，但是由于掌握程度不够或是操作次数不多，在使用时，还是明显的感觉到心有余而力不足，进而导致效率低下。

2.主动性

我国大部分秘书在工作主动性上还存在些不足，这跟秘书的工作态度与观念有关。大部分人觉得只要将自己分内的工作完成即可，在领导们集体讨论的时候，习惯了记录者和旁听者的角色，久而久之，秘书的工作的被动性日益突出。

3.其他工作方式

在面对上司的不理解或者错误的批评时，很多国内的秘书选择沉默，但是这并不是解决问题的好方法。人际之间需要沟通，当然秘书与领导更需要沟通。当领导做得不对时，秘书要敢于用委婉的方式指出领导的错误；当遇到领导的不理解或者错误的批评时，秘书也要耐心地与领导沟通，可以选择过段时间再与领导静下心来沟通。

三、新形势下，国外秘书工作对我国的借鉴之处 随着我国市场经济的不断发展、科技水平的进步，我国知识经济的发展不断加快，在经济全球化的今天，企业对员工的素质要求越来越高，高层次、高素质人才成为社会发展的主要推动者，是未来社会的培养目标，这就向传统秘书工作提出了挑战，促使秘书工作在各个领域进行深入改革。

通过国外秘书工作与国内秘书工作的比较，找出国内秘书工作存在的不足与差距，通过借鉴国外秘书工作的优势，来加强我国秘书人才队伍建设，加强秘书人员的综合素质，建设具有中国特色的秘书工作体系，促进我国秘书工作职业化。

（一）加强秘书人才队伍建设 1.建立完善的秘书工作培养体系

一是市场对人才的需求为人才的培养提供了方向。随着市场经济的发展，我国对秘书的要求也在不断提高，原来的秘书仅仅以处理文字、撰写一些公文为主，而现在显然不能符合社会发展的要求。

二是提高人才的专业化，加强学校调和的专业化，可以开设专业的秘书课程，根据市场的需求来培养人才，打破原有的人才培养体系，对秘书工作进行系统化的整合。第一，学校开设应用类课程，提高课程内容的实用性；第二，依托区域的文化牲，对地方的历史文化与风土人情进行全面的了解，为将来的工作奠定基础。第三，以培养能力为主，加强课程的实践性，力求满足各类企事业单位对秘书人才的需求。

三是要是职业能力为培养核心，不断创新教学方式方法。在教学活动充分发挥学生的主动性，培养学生的创新精神与实践能力。秘书行业属于一专多能的行业，在进行培养的时候要采取灵活多变的培养方式，在教学中模拟真实的工作情况，为学生设立一定的问题，让他们通过自己所学的知识加以解决，这非常有利于学生的个性化发展。目前国家对秘书工作也进行了相应的规定，如何强化秘书工作的实践性，在秘书课程中要有所反映，并通过教学的具体案例来进行了督导与学习。秘书课程还是一门实践性非常强的课程，在教学的各个环节中都应该引入实践的环节，让学生逐步适应这样独特的教学方式，并提高他们在教学中的参与度，利用各种模拟的信息、工作任务等来提高自己的工作能力，让他们能够得到真实的综合训练。在教学中还要积极采取现代化的教学辅助设施，比如多媒体体手段，来提高学生的学习兴趣，并通过直观、生动的演示加强他们对问题的理解，提高学生的学习效率。

四是要加强秘书专业设置的规范化建设。由于近几年各种独资、合资企业迅速发展，对私人秘书的需求量不断增加，造成各种秘书专业培训班一哄而上，而不是根据市场预测对秘书需求量来严格、合理的设置专业的混乱局面；实际上，我国的秘书队伍的主体是公务秘书，随着政府职能的转换、机构的精减，秘书的总体需求量并不会大幅度增加，因此势必出现秘书专业的毕业生找工作难的后果，从而使秘书专业陷入困境。因此，秘书专业的设置必须根据秘书专业自身的特点，主动研究市场经济条件下人才供求关系的新问题、新情况，拟定切实可行的专业设置规划。专业设置层次必须明确，包括成人教育的培养也必须多层次多渠道，以适应现代社会发展的需要；专业的设置也必须根据办学条件、师资力量、社会需要等诸多因素来合理配置，使有限的教育资金发挥巨大的社会效益，而不能完全跟着市场跑。

五是要加强教材的规范化建设。目前，虽然国内有上百种教材，但内容交叉、体系单一，已形成了单纯化、雷同化的模式。加强教材规范化的建设，就是根据大学、中专、成人教育的对象不同，各自的培养目标及层次不同，编写适合不同层次需要的不同类别、不同内容的教材，以保证教材的示范性、趣味性、形象性、层次性和科学性。

2.提高秘书从业资格标准

造成国内秘书工作发展缓慢的原因之一还是因为社会用人单位对秘书这一职业的从业人员要求不高，一般只要求两点：一是用过硬的文字功底；二是熟悉电脑办公软件。我们可以看到，很多非文秘专业的本科学生从事着文秘工作。所以，提高秘书从业资格标准具有十分重大的意义。

第一，要成立全国性的有权威的秘书协会，实行全国统一标准的秘书等级考试。通过全国标准化、规范化的统一考试，不仅使各类学校依照统考这根指挥棒来加强课程和教材的规范化建设，而且使用人单位对秘书的聘用、定级有可靠依据。

第二，对从事或将要从事秘书工作的人员的要求不仅仅是一张秘书从业资格证书，用人单位还需要在雇用秘书时进行对实践能力的考核与评估。要提高秘书从业人员的标准，门槛准入程度要提高。

（二）加强秘书人员综合素质

我国秘书人员综合素质不高，因为秘书工作既繁琐又复杂，所以这很考验秘书人员的综合素质。秘书综合素质的提高能够加快工作效率，促进秘书工作的顺利开展。

1.第二外语能力

如今，中国于世界经济、文化交往越来越密切。这样，懂一门外语就十分必要。现在的英语还是国际的普通话，不懂英语，看不懂英文信函，听不懂英语电话，接待不了外国客人，就达不到商务秘书的最低要求。对于企业中的秘书有能力的话，最好再掌握一门小语种，因为很多企业的客户可能是国外一些公司，这时秘书如若能够掌握这门语言，会对公司的发展添上浓墨重彩的一笔，这会促进双方的沟通，加强双方的持续合作。

2．环境适应能力

秘书的环境适应能力对秘书工作来说举足轻重，看似轻松实则比较困难。这里所说的环境不仅仅指的是秘书的工作环境，还包括全球的政治、经济、文化和科技环境。秘书要能够很快的适应领导的为人处世的方法和同事待人接物的原则，要将秘书这一角色很快的融入环境中，发挥好自己的作用。同时，秘书拥有敏锐的政治辨识度，清晰的经济知识，快速适应全球大环境的变化，将会对秘书工作的各个部门起到十分重要的作用。

3.培养跨文化交际能力

在外企或者合资企业中，秘书直接服务的领导、朝夕相处的同事，都是来自不同的国家。不同国家的人，有不同的风俗与礼节。所以秘书在交际过程中，不仅要掌握好国际通用的礼节，同事也要了解各个国家的风俗。因为秘书不仅要处理好自己与领导的关系，处理好自己与同时之间的关系，还要处理好领导与其他同事之间的关系。

在提高综合素质的同时，秘书可根据所在单位或企业的需求，培养自己在某一领域的专业能力。

（三）建设具有中国特色的秘书工作体系 建设具有中国特色的秘书工作体系，需要在消化和吸收国外秘书工作的优势上，进行我国秘书工作的创新。

所谓的中国特色，主要指的一是实践特色、二是民族特色、三是时代特色这三个方面的特色。是在与中国秘书工作实际相结合的过程中，吸收实践经验、融入民族传统、反映时代要求的必然表现。

1.实践特色

我国的秘书工作要多多实践，在实践中找经验，在经验中实践，不断提高我 国秘书工作的实践水平。要发挥不怕失败、不怕艰辛的精神，勇于将秘书专业知识运用于秘书工作实践，用秘书工作实践来不断提升理论知识。

2.民族特色

中华民族文化源远流长，我们的民族特色就体现在我们的民族文化上。作为 一个中国的秘书，必须掌握一门中华民族文化，尤其是在企业的秘书，其承担的不仅仅是一项工作任务，还是发扬与传承中国文化的使者。秘书工作的民族特色就要体现在秘书日常的表现当中。

3.时代特色

我国的秘书工作要适应时代潮流，在高科技日益兴盛的时代，我们要更好利 用这些科技来服务于我们的秘书工作。在中国特色社会主义初级阶段这样一个大的时代背景下，秘书工作要找好自己的基点，利用好我国目前加速发展的大好时机。

第四篇：中外企业文化比较研究

中外企业文化比较研究

摘要：企业文化是现代企业发展的重要组成部分，优秀企业文化能不断提升企业的核心竞争力。美国、日本、印度等国家知名企业都具有自身的核心价值观，有独特的企业文化。我国企业文化建设存在重形式、轻内涵和缺乏创新等问题。需发掘传统文化精华，结合自身企业特点创造适合企业发展的企业文化，不断提升企业竞争力。

关键词：企业文化；企业竞争力；标准化；以人为本

中图分类号：F270 文献标识码：A

文章编号：1007－7685(2009)06－0089－03

如何提高企业竞争力是企业发展的核心问题，先进的企业文化和良好的企业形象是提升企业无形资产竞争力的重要来源。当前，企业文化在企业竞争力评价指标中的作用逐渐被强化，企业竞争力的提高与企业文化发展相辅相成趋势日益明显。因此，要保持企业持久的竞争力，需实施企业文化发展战略，促进企业发展。

一、美国、日本、印度企业文化的特点

美国和日本等发达国家的优秀企业都有一个共同特征，即它们都具有自身的核心价值观，有独特的企业文化。近年来，发展中国家经济发展迅速，涌现出一大批具有国际竞争力的企业。其中，与传统文化相融合、独具魅力的印度企业文化独树一帜。

(一)美国

美国的跨国企业在全球最多且最具竞争力，而每个成功的企业背后都有一个优秀的管理团队，他们创造出适合企业发展、能持续提高企业竞争力的企业文化。美国的企业文化重视个人价值实现。如，苹果电脑公司认为，应开发每个员工智慧的潜力，寻找他们思维的闪光点。“人人参与”、“群言堂”的企业文化，使企业不断开发出具有轰动效应的新产品。在个人价值实现的过程中，也推动了企业整体的发展。美国的企业文化提倡奉献和竞争。企业员工只有具有奉献精神才能真正将个人发展和企业整体利益结合起来，全心全意为企业服务。企业员工只有展开竞争才能有效益、出成果、出人才。同时，美国企业又非常重视为员工搭建良性竞争的平台，充分发掘他们的潜力。提倡创新和利益共享是美国企业文化的另一特点。美国的IT公司处于世界领先地位，他们秉承创新、激励创新的传统，使公司的产品始终走在世界前列。在利益共享方面，美国许多企业实行股份制，给员工配股，提高他们在企业的地位，增强他们对企业的归属感。

(二)日本

日本企业特别重视企业文化建设。其企业文化的特点主要有：一是企业文化的核心是“和魂洋才”。“和魂”指日本的民族精神，“洋才”指欧美的技术。“和魂”和“洋才”结合，成为日本近代企业家经营活动的指导思想。二是家族主义是企业文化的显著特色。家族主义把家庭的伦理道德转移到企业中，企业的管理活动都是为保持集团这个大家庭的协调，维护大家庭的利益，充分发挥大家庭的力量。家族主义观念在企业中表现为团队精神，提倡和谐的人际关系。因此，“和为贵”的思想是日本企业文化的核心。三是企业文化的重要内容是以人为中心，多方面协调企业的生产关系，缓和劳资矛盾，将企业发展成为一个命运共同体，实现劳资和谐，提高员工的主体意识。

(三)印度

印度的企业文化主要表现为家族文化、精英文化、信用文化、人本文化和行业文化。印度人民党政府前任财政部长亚什万特?辛哈曾说：“印度有三种经济，一种是信息技术推动的新经济，一种是砖瓦泥匠代表的旧经济，还有一种就是老牛车代表的更加陈旧的经济。”无论哪种经济都是私营企业占多数，家族企业多，但他们又不迷信家族接班制度，如果家族培养不出精英，可将产业交给家族外的精英来处理。家族文化和精英文化的优势互补保证企业发展的持续性。印度企业认为信用是企业生存的根本，信用不仅体现在同其他企业的交往中，同时在员工待遇上也讲求信用，严格遵守员工合同，为员工谋求利益，听取并采纳员工意见，这是印度企业中的人本文化。印度企业广泛加入行业协会，团结一致，注重在行业中提高自身的知名度。另外，行业规范严谨，重视企业的社会效应，提倡回报社会并以此提高企业的荣誉。

(四)美国、日本和印度企业文化的共同特点

首先，他们的文化都根植于本国优秀的文化传统。美国一向崇尚个人主义。因此，企业文化将实现个人价值放在首位，重视发掘员工价值，人尽其才，扩大员工的发展空间。而日本和印度的企业文化家族观念较重，他们将家族主义融入企业管理中，成为一种文化，这降低了管理难度，保证企业策略的一致性。其次，这些国家的优秀企业无不将回报社会视为己任。企业不是一个独立的个体，而是社会生活中的一份子，企业只有在社会的支持下才能长期盈利、获得发展。同时，企业在奉献社会的过程中又提高了自身的知名度和美誉度，也将得到社会更大的支持。企业与社会间的良性互动，既有利于企业，又造福于社会。最后，这三国的企业文化都重视提高员工的归属感，提倡员工对企业的荣誉感。只有这样，员工才能甘心为企业奉献并在工作中找到乐趣。

二、中国企业文化存在的问题

改革开放三十年来，我国企业发展取得长足进步，随着企业的生存环境由计划经济体制逐步转向市场经济体制，从工厂制转向公司制，我国企业竞争也从产品竞争和服务竞争转向深层次的文化竞争，企业在探索中不断发展壮大。但同时也应注意到，与许多国际知名企业相比，我国绝大多数企业在文化建设方面还存在明显不足。

(一)企业文化建设重形式、轻内涵

目前，我国许多企业都有自己的企业文化，但这些“企业文化”往往只是名义上的口号，并没有真正植入到企业的日常经营和决策中，没有真正形成企业特色。如，有的企业虽然打着“务实、责任”的口号，但员工工作不严谨、消极怠工，有的员工不爱惜公司财物，没有责任心。究其原因在于企业文化只流于形式，没有真正深入员工的心里。另外，我国一些企业的所谓“文化”过于追求形式，不切实际，广大员工不能理解，奋斗目标不切实际，这样的企业文化就失去了原有的意义。

(二)企业文化建设缺少创新

企业文化理论源于西方发达国家。我国加入WTO后，许多西方国家的管理理论被我国企业采用，而我国部分企业纷纷模仿西方国家管理模式，不顾企业自身生存环境，全盘照搬西方模式，结果忽视了我国传统文化中的精华部分。事实上，这样的管理理念并不利于我国企业发展，因为企业文化是基于民族文化的根基之上，我们所吸收的文化必须与我国企业文化相融合，否则就会“水土不服”。文化差异是企业发挥自身优势的条件，失去这个差异就等于削弱企业的竞争优势，这对企业发展不利。因此，我国企业一定不能照搬西方企业文化理念，应根据实际情况，加以创新，确定适合企业发展的企业文化建设目标。

(三)企业文化建设存在政治化倾向

在计划经济时代，企业的管理者是党组织，企业文化建设也基本上等同于思想政治建设。虽然改革开放已三十年，国家也在大力推行政企分开，但从思想政治着手建设企业文化的意识仍存在，带有浓重政治色彩的企业文化建设不利于企业的发展。

三、构建有中国特色企业文化的对策

我国是一个历史悠久的文明古国，许多优秀的文化传统需要认真发掘，融入到我国企业文化中。企业应看清自身的特点，根据实际情况构建企业文化，为企业的持续发展打造良好的“软件”设施。

(一)秉承传统，构建个性鲜明的企业文化

美国、日本、印度的企业文化都是在本国文化传统的基础上发展起来的。任何企业都不能脱离国家的传统文化。因此，企业文化建设要结合本国社会文化传统。我国是一个历史悠久的文明古国，灿烂的民族文化是我们取之不竭的精神财富，传统文化中的信义应成为企业活动的准则。而儒家思想中的“家国天下”也可解读为：企业承载国家经济建设的重任，应在自身发展的同时努力回报社会，为国家做贡献，国家强大企业才有坚实的后盾。如，海尔集团总裁张瑞敏将《论语》、《孙子兵法》、《道德经》中的传统文化思想融入到企业文化建设中，提出带有浓郁传统文化气息的企业文化：“管理无小事”、“人人是人才，赛马不相马”、“日事日毕，日清日新”。他倡导的企业精神是：“追求卓越，永不满足”，并追求“敬业报国”的信念。这些与我国优秀文化结合的海尔文化创造出令世界震惊的海尔业绩。目前，海尔模式已被写入哈佛大学MBA课程，成为中国型企业文化的典范。

(二)企业文化建设的标准化与人性化相结合

人性化是强调企业管理者通过道德修养感化职工，领导以身作则，将道德观念融入到员工的评判标准中。标准化指企业建立完整的规章制度。完善的制度可以保证员工明确职责，提高工作的目的性。但一些企业常常将二者割裂开或将二者对立起来。实际上只有标准化和人性化相结合，才能最大限度地发挥员工的积极性。过于强调人性化，忽略制度建设，会导致工作懈怠、管理无方，往往会忽视员工的工作能力；反之，只强调标准化建设，不注重员工思想道德建设，不体谅员工，就会使管理过于形式化，企业也就失去持续上升的动力。以海信集团为例，该企业是从十几人的手工作坊发展成为大型电子信息企业集团，海信集团的企业文化是“敬人为先、创新为魂、质量是根、情感管理”。海信集团建立完整的激励机制、明确的奖惩制度，并要求人人遵守。同时海信的企业文化倡导人和人之间的情感关怀，有浓厚的人情味，让很多员工对海信都不忍割舍、放弃高报酬的其他工作机会。海信将标准化与人性化完美结合在一起，员工人人争先，在把握创新和质量两个关口后，企业得以快速发展。

(三)构建以人为本的和谐的企业文化

企业归根到底是人的集合，企业管理也就是人的管理。美国的企业文化强调实现员工的个人价值，为员工构建公平的竞争平台，发掘他们的潜力。日本企业文化中“和为贵”的思想促进团队协作，发挥整体优势。印度企业文化中的精英文化、人本文化无不将人推到企业发展的关键点。因此，我国企业应以人为本的构建和谐企业文化。构建以人为本，和谐的企业文化要重视人才引进和人才培养，培养一支高素质的员工队伍。我国最大的房地产公司之一万科公司始终认为人才是最重要的资源和核心竞争力。董事长王石认为，人才是一条理性的河流，哪里有谷地，就会向哪里汇聚。万科始终将人才引进和培养放在公司发展的首位，不惜成本建设人才培训机制，良好的人才储备成为企业发展的源动力。构建以人为本的和谐企业文化要为员工创造舒适的工作氛围，增加员工的归属感。只有这样，才能提高员工的主人翁意识，把企业看成自己的家。雅戈尔是我国知名的服装企业，他们创造了“将所有员工视作亲人”的亲和文化，这就是增加员工归属感的最好写照。同时构建以人为本的和谐企业文化要以顾客为本，以服务社会为本。只有这样，才能赢得良好声誉，才能有更好的发展前途。

责任编辑：李琪

第五篇：比较中外秘书的历史发展

比较近代中外秘书的发展历程

摘要：秘书在世界范围内是最广泛的社会职业之一，也被誉为世界上常青的职业，在我国，秘书一词由来已久，据史籍记载其最早出现在汉代；而在国外，秘书也是一个历史比较悠久的职业，其来源于拉丁文，意思表示的是可靠的职员，中外秘书的发展，虽总体相似，却也各有其特点。

关键词：职业 中外秘书 发展 领导 能力

当一次热情洋溢、富有真知灼见，并反映公众心声的讲话引起经久不息的掌声的时候，人们很少会想到草拟讲话稿的秘书；当一个会议整合与会代表的意愿，取得广泛共识，获得圆满成功的时候，会前会后在幕后事无巨细操劳的秘书，大多不会载入史册；当一位领导者管理有方、耳聪目明，勇于创新，做出了贡献的时候，他除了感谢组织的培养和群众的支持外，内心还深深地对其身边默默无闻、无私奉献的秘书怀着感激之情。

秘书是领导者、主事者身边的综合辅助工作人员和公务服务人员，他们以辅助决策，综合协调，沟通信息，办文、办会、办事等为主要职能，是领导者、主事者的参谋和助手。

秘书是秘书工作的主体，是秘书理论与实践研究中的核心。无论是中国还是外国，秘书都是社会中必不可少的人员之一，中外秘书的发展，虽总体相似，但却也有其各自不同的特点。

一 中国秘书的发展历程

自1840年鸦片战争后，我国进入现代社会。这一历史时期，我国实现了古代尚未职业化的秘书性工作向职业化的现代秘书工作的转变。

（一）晚清时期

鸦片战争后，西方大举入侵。1911年，清廷成立责任内阁。责任内阁内的秘书机构有：承宣厅，负责宣布诏令、办理奏折等。制诰局，负责拟制诏令、进呈贺表等。收文处，负责收手京外衙门投送内阁的公文。在中央政府各部门，也设立了秘书机构。这一时期的秘书机构，分工更细，任务也更为具体，对外办文、办事、办会更多。

（二）南京临时政府时期

1911年，以孙中山先生为总统的南京临时政府之总统府正式设置秘书处作为政府日常办事机构。总统府秘书处下设总务组、军事组、外交组、电务组、官报组、收发组等分支机构。总统府设秘书长一人，直接听命于大总统。秘书处在秘书长领导下工作。南京临时政府的秘书工作，首开了我国具有现代意义的秘书工作之先河。

（三）国民党政府时期

国民党政府实际上一直是以蒋介石为最高统治者的高度集权专制政府。1932年设立侍从室为蒋介石的亲信秘书机构。侍从室下设若干处，其中掌管机要秘书工作的处最为重要。这一时期，政府及国民党党务组织、军队的各级领导机关，都配备了比较完备的秘书机构，社会团体也有了自己的秘书工作，特别是规模较大的企业的秘书工作较前代有所发展，不少企业家和社会名流还聘有私人秘书。

（四）战争年代中国共产党的秘书工作

抗日战争时期，中国共产党及其根据地政府的各级秘书机构得到健全。1937年重设中央秘书处，下设秘书、文书等科，区以上的领导机构均设有秘书部门。而到了解放战争时期，中国共产党的秘书工作又有了进一步发展。在这一时期，秘书工作大为加强，文电处理日趋完善与系统。中央机关文件处理形成一套完整的程序。革命战争时期中国共产党的秘书工作，为新中国成立后的秘书工作奠定了坚实的基础。

二近代外国秘书的发展历程

我们主要从三个方面来看西方近代的秘书工作。

（一）国家秘书工作的发展

西方近代国家秘书工作的发展体现在以下方面：（1）秘书机构的地位得到巩固。西方国家政权系统的秘书机构—办公厅、秘书处，大多通过法定程序，确定为政权组织中不可缺少的组成部分。（2）国家秘书机构的负责人一般是决策层成员，如秘书长、国务秘书一般都能参与或辅助决策。（3）国家秘书工作分工进一步发展，有了政治秘书、安全事务秘书、文化事务秘书、经济事务秘书、法律事务秘书及日常事务秘书等。（4）政权首脑的秘书班子强化。首脑不仅配有各类专为个人工作服务的秘书，还配备有近身服务的办公室、政研室等秘书工作班子，提供多智能、高效率的公务服务。（5）国家机构中的秘书人员的素质进一步提高，选拔任用的要求也比较严格。（6）秘书的办公工具得到不断改善，办公技术及手段也不断发展。

（二）工商企业秘书工作的发展

西方近代工商企业中的秘书工作也得到不断发展。（1）办文、办会、办事、信息处理、接待等秘书工作已成为有一定规模的工商企业经营管理中的不可缺少的环节。（2）先进的科学管理理念应用于秘书工作管理，如程序化管理、岗位职责管理、工作流程控制等运用于秘书工作管理后，使其更为规范、有序。（3）工商企业秘书对企业主管的近身综合辅助和服务，使之在实践中成长为具有全面经营管理能力的人才而晋升为各级企业主管，从而使高级企业秘书岗位成为培养各级企业经营管理者的重要台阶。

（三）秘书工作的分支发展 西方秘书工作的分支发展在这一时期十分活跃。（1）秘书的参谋咨询发展为专司参谋咨询的机构。（2）秘书的办文办会事务，发展为秘书事务所、会议会展中心。（3）出现了各类秘书的行业协会、学会等。（4）秘书的分类更细，社会普及面更广。这些，都是秘书工作理论与实践发展的重要标志。

让我们以美国为例，看看秘书在近现代的发展要求。

在美国，秘书有着良好的发展机会，公司往往为秘书提供多方面的、广泛的实践机会，给秘书的长远发展奠定坚实的基础、美国秘书的发展往往十分注重以下方面。

（1）通过学习提高素质。越来越多的领导都在尽力寻找那些既有广泛的人文科学知识，又拥有良好技能的秘书。美国秘书要想成长迅速，必须通过学习提高自身的综合素质，这样才会受到欢迎。

（2）通过实践提高技能。经理们十分强调秘书处理办公室事务的技能，要求秘书必须熟悉一切办公程序，熟练的使用复杂的通信设备，所以，秘书只有在实践中不断的提高自己的专业技能水平，才能够具有诸多的发展机会。

（3）建立良好人际关系。人际关系是秘书发展的重要保障，秘书必须处理好与上司、同事、外界的关系，才能得到多方面的支持与合作才能为自己的迅速发展打下良好的基础。

（4）全面熟悉所在企业。秘书所在的组织是其生存发展的具体组织环境。秘书必须全面了解它，促进它的发展。只有对企业熟悉，秘书才能够在特殊情况下具有应对复杂问题的能力，同时增长才干，具有更多晋升的机会。

（5）积极迎接全新挑战。科技的发展使传统的秘书事务减少，秘书面临办公现代化的挑战，如果秘书能不断学习现代办公技术，用以取代旧的技能，就能获得很好的职业保障及更好的秘书职位。

秘书工作关联着社会的各个领域。无论中外秘书，其工作的发展都是社会发展的有机组成部分。研究秘书工作发展的规律性，必须要清楚的明白秘书这个职业在各个时期的发展历程，只有系统的研究秘书职业在历史发展的进程，全面的认识到现实发展的状况，才能准确的把握其演化规律，进而把握未来发展的方向。学习秘书学，从事秘书工作和研究秘书理论与实践的人们，都应该清醒的认识到这一点。

参考书目：

【1】 方国雄，方晓蓉等主编 秘书学.北京：高等教育出版社，2003.8.【2】 王绍龄主编 秘书学.第一版，河南：河南大学出版社，1988.8.【3】 金常德 赵莲娜主编 秘书学概论.第二版.大连：大连理工大学出版社，2009.10（2010.11重印）.【4】 丁水木著 文字秘书的修养.上海：三联书店上海分店，1988,1.【5】 岳凯华主编 秘书学概论.湖南：湖南大学出版社，2005,7(2008.7重印)