办公行为规范(--贸易办字 [2010] 第1号 )

第一篇：办公行为规范(--贸易办字 [2010] 第1号 )

杭州---贸易限公司文件

---贸易办字[2010] 第01号

签发人：

办 公 行 为 规 范

第一部分 电话使用事项

一、基本要求：

1.办公电话一般控制在铃响三声之内接听，周围电话无人接听时，应就近帮助接听，如果确有原因导致响铃较长时间才接起电话，接起后应先向对方表示歉意； 2.第一句话当自报单位名称，并用统一的客套话应答，在接通电话后应该首先说： “您好，胜冠贸易！”，切忌一拿起电话直接说“喂”；

3.接听电话时，需知对方是谁，如果在通话后还不清楚对方是谁，应及时询问对方所属单位。可以用比较委婉的语气询问：“您好，您能告诉我您是什么公司吗？”或“我应该怎么称呼您？”； 4.如果对方要找的人不在时，需询问对方有无重要事情，或者了解对方来电的目的，根据情况决定处理方式，基本流程如下：告知对方要找的人不在 → 请教对方姓名 → 主动询问对方是否需要留言 → 记录留言内容 → 结束电话；

记录留言内容时要注意依照“3W”原则，即“WHEN(什么时间)”、“WHO(对象是谁)”、“WHAT(什么事)”； 5.如果对方要找的人正在打电话，基本流程如下：告知对方要找的人正在接电话 → 请教对方姓名 → 询问是否要等待 → 告诉受电者来电者姓名 → 看情况处理；注意等待的时间不宜太久； 6.转接电话时，在不清楚对方来历和用意的情况下电话要先保留，然后请示当事人如何处理； 7.接到打错的电话，要委婉告知“您拨错号码了，这里XX公司”；自己打错电话时应该向对方表示歉意； 8.挂断电话前必须先与对方告别，确认对方已讲完后再放下电话； 9.通话简明扼要，不得在电话中聊天；工作时间内，不得打私人电话。

二、打电话时的注意要点：

1.接电话的问候语要诚恳有精神、声音要清晰；

2.音量适中，避免高声争论，保证通话的前提下，尽量压低声音，避免影响他人工作；在公共办公场合，不宜使用电话的免提功能；同时不要离话口太近，让对方听起来很刺耳；

胜冠贸易办字 [ 2010 ] 第 01号

3.在商务电话中，如有未尽内容，应明确约定下次的通话时间； 4.重要事项需通过复述对方要表达的内容来得到对方的确认； 5.通话突然断线时，先打电话的一方应马上再打给对方；

6.如接到有关公司重要事项的电话，在不清楚责任人的情况下，做好电话记录，并及时交行政部门处理。

总体归纳为：

铃声响2-3声 → 拿起电话 → 报单位名称及问候 → 询问来电事宜 → 汇总并复述来电事宜 → 礼貌性结束电话 → 挂断话机

第二部分 工作语言

1.与他人讨论时应音量适中，不宜大声喧哗、嬉笑，影响周围人工作； 2.工作中应使用普通话；

3.对他人应正确称呼，应注意对象和场合，工作时间不宜称呼同事的昵称，严禁对他人称呼带污辱性的绰号； 4.工作语言应文明礼貌，请别人办事时应说“请”、“拜托”、“劳驾”、“有劳”等，接受他人的帮助时应致谢。

第三部分 仪表仪容

1.员工仪表仪容应该朴素自然，干净整洁、大方得体，与公司形象相符，行为举止的要求不仅限工作环境内，更注重员工出行时所体现的公司形象； 2.头发不宜染成鲜艳的颜色，男员工不提倡留长发；

3.女员工工作时应保持淡雅妆容，不宜涂抹色彩艳丽的眼影、口红、指甲油或其它化妆品； 4.衣着应清洁、整齐，严禁穿背心、拖鞋上班；

5.衣着应大方、得体，正式会议、贵宾客户参观等重要活动时期必须按公司要求着装；

第四部分 商务礼仪

一、客户优先原则

1.行走时如果迎面与客户交汇，应先让在一侧，等客户走过自已身后，再继续行走； 2.如果是和客户一起等电梯，应自觉地站在其身后位置； 3.出电梯时应让客户先行，并为他们伸手扶住电梯门。

二、办公礼仪

1.同事碰面，可以相互以微笑地点头示意代替口头打招呼； 2.与他人交谈时不宜将双手抱在胸前；

3.员工行走时不宜脚步拖沓或发出特别的响声，如非遇到紧急情况不应在工作场所奔跑；

第五部分 节能行为

1.员工应该在日常工作中注意节约，培养节约的习惯； 2.中午下班离开办公室时，应关灯、电脑、空调等；

《办公行为规范》

第 2 页

共 4页

胜冠贸易办字 [ 2010 ] 第 01号

3.下班回家应把所有办公电器的电源关闭； 4.按公司规定，在允许的温度下方可开启空调设备； 5.办公用品完全用完后再领用新品；最好能以旧换新； 6.公司员工喝水应自备水杯，不应使用公司纸杯；

7.打印或复印非正式文档应尽量考虑使用再生纸。

第六部分 办公环境

幽静整洁的环境，不仅令人心情舒畅，提高工作效率，同时，良好的环境同整洁的仪容一样是尊重和礼貌的象征，在我们优雅的办公环境中，请每位员工提前五分钟到达，做好清洁与准备工作，每天抽出五分钟整理办公桌和抽屉，保持办公环境的舒适与整洁。

一、基本要求

1.二不应：不应在公共办公场所喝酒、吃东西；与工作无关人员不应随便带入办公场地； 2.二整洁：工作现场整洁；工具、办公桌面整洁。

3．保密意识：公司所有员工必须严格执行保密制度，公司文件、保密资料不得随意带出

公司或对外宣传，不得对外透露公司相关文件及未公开的经营业务信息、数据和资料；

4．邮件收发应在公司指定的邮件收发处进行，需要签收的，每位员工可就近办理，严禁在办公区域内收发邮件，禁止邮件收发人员、来访人员和其他外来人员在办公区域内逗留。

5．每位员工都应培养不断学习的意识，首先掌握公司各项制度以约束自身行为，更要努 力学习业务知识，掌握更多技术要领，提高个人综合素质。

6.公司强调团队精神和竞争意识，员工之间应真诚团结，以公司发展为目标，以个人提

升为方向；

二、办公桌

1.所用文件夹应做好标识，并在文件夹架内摆放整齐； 2.桌面上、计算机、电话机、办公用具保持清洁； 3.按规则归类文件夹，文件夹应认真管理存放；

4.按规定归档文件，做到容易取出、便于存放。

1.每天上班时间一到即应进入良好的工作状态，上班时不应听音乐、聊天、睡觉、上网、看与工作无关的书籍等； 2.柜子、办公用品、设备摆放整齐；打印机、复印机、传真机旁无纸张杂乱堆放现象； 3.走道畅通，办公室墙上不随便张贴东西；

4.废弃物品或超过3个月不用的过期用品应及时处理，不得胡乱堆积； 5.办公室、会议室椅子，使用离开后均应立即复位； 6.吸烟应去指定场所，吸毕后应熄灭烟蒂；

7.办公室进出应该随手关门，任何区域都禁止用脚踢门，开关门禁止用力过猛，发出较大声响； 8.办公室应确保安静，禁止大声呼唤人，禁止数人隔着几个位置交谈，禁止在搬运物品

三、办公室环境

《办公行为规范》

第 3 页

共 4页

胜冠贸易办字 [ 2010 ] 第 01号

时发出大的噪声；

四、公共设施

1.应爱惜公共设施、公司财物、厉行节约、爱护公共卫生，尊重他人劳动成果； 2.禁止在公共区域涂写、损坏公用设施，严禁硬物划损墙面、门及其它设施；

3.正确操作使用各类办公设备，严禁违章、野蛮使用。

本文件自发布之日起生效执行

杭州---贸易有限公司

二零一零年叁月十玖日

主题词：办公 行为 规范 制度 主 送： 各部门 抄 送： 公司领导

拟稿人：王祥龙 校核人： 审核人：

《办公行为规范》

第 4 页

共 4页

第二篇：某公司办公行为规范

第一章总则

第一条为加强公司管理，维护公司良好形象，特制定本规范，明确要求，规范行为，创造良好的企业文化氛围。第二章细则

第二条服务规范

1.仪表：公司职员工应仪表整洁、大方。

2.微笑服务：在接待公司内外人员的垂询、要求等任何场合，应注释对方，微笑应答，切不可冒犯对方。

3.用语：在任何场合应用语规

范，语气温和，音量适中，严禁大声喧哗。

4.现场接待：遇有客人进入工作场地应礼貌劝阻，上班时间（包括午餐时间）办公室内应保证有人接待。

5.电话接听：接听电话应及时，一般铃响不应超过三声，如受话人不能接听，离之最近的职员应主动接听，重要电话作好接听记录，严禁占用公司电话时间太长。

第三条办公秩序

1.工作时间内不应无故离岗、串岗，不得闲聊、吃零食、大声喧哗，确保办公环境的安静有序。

2.职员间的工作交流应在规定的区域内进行（大厅、会议室、接待室、总经理室）或通过公司内线电话联系，如需在个人工作区域内进行谈话的，时间一般不应超过三分钟（特殊情况除外）。

3.职员应在每天的工作时间开始前和工作时间结束后做好个人工作区内的卫生保洁工作，保持物品整齐，桌面清洁。

4.部、室专用的设备由部、室指定专人定期清洁，公司公共设施则由办公室负责定期的清洁保养工作。

5.发现办公设备（包括通讯、照明、影音、电脑、建筑等）损坏或发生故障时，员工应立即向办公室报修，以便及时解决问题。

第三章责任

本制度的检查、监督部门为公司办公室、总经理共同执行，违反此规定的人员，将给予50-100元的扣薪处理。本制度的最终解释权在公司。

第三篇：办公行为规范

办公行为规范

为加强公司管理，维护公司良好形象，特制定本规范，明确要求，规范行为，创造良好的企业文化氛围。

第一条 服务规范：

1.仪表：公司职员应仪表整洁、大方，不穿奇装异服，不留怪异发型，不浓妆

艳抹，尽量着职业装上班。

2.微笑服务：在接待公司内外人员的垂询或要求的时候，应注视对方，微笑应

答，切不可冒犯对方或心不在焉。

3.用语：在任何场合应用语规范，语气温和，音量适中，严禁大声喧哗。

4.现场接待：有客人来访，如果没有事先预约，前台应先安排客人就座，了解

清楚来者的意图，并将信息尽快反应给相应的同事或领导，做好

接洽工作。不能随便将同事或领导电话告诉来访者。上班时间（包

括午餐时间）办公室内应保证有人接待。

5.电话接听：接听电话应及时，一般铃响不应超过三声，如受话人不能接听，离之最近的职员应主动接听，重要电话作好接听记录，严禁占用

公司电话时间太长。

第二条 办公秩序

1.工作时间内不应无故离岗、串岗，不得闲聊、吃零食、大声喧哗，确保办公环境的安静有序。

3.职员应在每天的工作时间开始前和工作时间结束后做好个人工作区内的卫生保洁工作，保持物品整齐，桌面清洁。

4.各部门专用的设备由部门指定专人进行管理维护

5.公司公共区域或设施由办公室安排轮流值日，定期进行清洁或其他维护。

6.发现办公设备（包括通讯、照明、影音、电脑、桌椅等）损坏或发生故障时，员工应立即向办公室报修，以便及时解决问题。

7.各部门之间做好沟通工作，避免由于信息不通畅造成的问题，提升工作效率。

8.在职员工必须遵纪守法，爱岗敬业，不得公开发表有损公司形象或利益的言论，更不得出

现损害公司利益的行为。

9.同事之间相互团结，不得拉帮结伙、不务正业。更不得拉拢或煽动其他员工做有损公司利

益的行为。

10.上班时间不得兼职其他工作（公司特聘兼职人员除外）。

第三条 岗位责任

1.各部门严格按照公司规定的岗位职责进行工作，不得越权、越岗。

2.各部门必须对本部门员工培训岗位职责，使之明确自己的工作范围，以提高工作效率。

3.各部门必须按照公司统一的组织架构和管理流程，进行工作的执行和汇报，以确保工作流程的清晰，不打乱仗。

第四篇：办公行为规范通知

办公行为规范通知

第一条 为加强公司管理，维护公司良好形象，特制定本规范，明确要求，规范行为，创造良好的企业文化氛围。

第二条 服务规范

1．用语：在任何场合应用语规范，语气温和，音量适中，严禁大声喧哗。

2．现场接待：遇有客人进入工作场地应礼貌劝阻；

3．电话接听：接听电话应及时，一般铃响不应超过三声，如受话人不能接听，离之最近的职员应

主动接听，重要电话作好接听记录，严禁占用公司电话时间太长。

4．个人手机：个人手机应随身携带，勿将手机放置于办公台上，手机铃声应尽能选择不太夸张型的或将音量调小或振动，以免来电时打扰他人工作；

第三条 办公秩序

1． 工作时间内不应无故离岗、串岗，不得闲聊、吃零食、大声喧哗、玩游戏，确保办公环境的安静有序。

2．职员应在每天的工作时间开始前和工作时间结束后做好个人工作区内的卫生保洁工作，保持物品整齐，桌面清洁。

3．各部门专用设备由各部门指定专人定期清洁，公共设施则由总务负责定期的清洁保养工作。

4．发现办公设备（包括通讯、照明、影音、电脑、建筑等）损坏或发生故障时，可立即向总务部报修，以便及时解决问题。

5．各部门文件柜应指定人员管理、文件柜应随手关,文件柜上面不可放置任何物品(除办公设备外)。

6．任何人不得在办公室内带帽子，前往车间应自觉配戴工作帽，进入办公室前必须摘下帽子。

7．公司职工在离位或下班时应将椅子放整齐。

8．办公垃圾请自觉丢垃圾桶里，办公废纸（不可再利用类）需放到总务指定的废纸区域。

9．不可利用公司的办公设施（如：电脑）进行与工作无关的事(如：玩游戏)。

第四章 责任

本制度的检查、监督部门为总务部，公司全体人员及总经理共同执行。

第五篇：办公人员行为规范

泉州市三颖超硬工具有限公司

办公人员行为规范

1.目的为规范办公人员的工作秩序，体现员工的精神风貌，树立公司的良好形象，特制订本规范。

2.适用范围

适用于公司办公楼内的所有工作人员。

3.内容及要求

3.1 着装仪表及礼节

3.1.1熟悉商务礼仪，着装应清洁、大方、得体、精神面貌好。

3.1.2男士不留长发，女士提倡淡妆，上班时不穿奇装异服、拖鞋、背心、短裤等，工作场

所不打赤脚，不穿拖鞋。

3.1.3提倡讲普通话，语言表达要准确贴切，音量恰当，语速适中，谈吐要文雅，态度要诚恳，要耐心听取他人讲话，不得轻易打断别人的发言，不得讥笑、讽刺对方。

3.1.4在公共场合举止要端庄，不要抠鼻孔、掏耳朵、修指甲等，不得言行粗俗。

3.1.5同事之间见面要主动打招呼，问候一声“您好、您早或再见”；工作时应使用文明用语，如您好、请问您找谁等。

3.1.6要主动与同事沟通交流，密切配合，团结协作，关心下属，做事雷厉风行，处事公道正派，培养优良的团队精神，不断提高工作效率。

3.1.7客人来访应热情大方，待人接物要有礼貌，无关人员应专心工作，不得交头接耳、四处观望，不得对客人评头论足。

3.2 工作纪律

3.2.1 自觉遵守《考勤管理制度》，工作时间不脱岗、串岗、睡岗，工作时间不得擅离职守办

私事、不懒散、不消极怠工。

3.2.2办公区内工作时间内不得观看影视片、玩电脑游戏、用餐、聚众聊天、嘻笑打闹、高声喧哗等，不得用电脑做与工作无关的事。

3.2.3 工作时间内不阅读与工作无关的书籍、报刊、杂志，接打电话不得吵闹，长话短说。

3.2.4自觉遵守公司的各项规章制度，对于公事的报告应逐级汇报，不可越级反映，但紧急

或特殊状况可以事后再向直接上级汇报；不得对下级及关系亲密者护短、迁就、包庇，不得拉帮结派，要团结不要团伙。

3.2.5在职期间,不能从事与公司利益发生冲突的其他商业活动，严禁假公济私、损公肥私、索受贿赂，坚决反对损害公司利益的人和事。

3.3会议规范

3.3.2每月开三次公司例会，分别是全体管理人员一次；总经理与外贸部一次；总经理与生

产部一次；

3.3.2在会议开始提前5分钟，进场会议材料并做好准备。

3.3.3开会期间关掉手机或调为静音和震动，不从事与会议无关的活动。

3.3.4发言简洁明了，主题明确，认真听别人的发言并记录，不得随意打断他人的发言。

3.3.5自觉维护会场秩序。

泉州市三颖超硬工具有限公司

3.4安全管理

3.4.1自觉接受值班保安员对出入办公楼、园区、宿舍楼携带物品的检查。

3.4.2下班前应整理好办公用品, 关闭岗位上的照明用具、电脑、打印机等电源，关闭空调、锁好门窗、收起笔记本电脑等贵重物品，离开办公区要随手锁门。

3.4.3 严格执行保密制度，不得打探公司秘密，保管好重要文件、合同、资料等，一切对外

交往活动中，未经公司许可不得向外披露内部情况，以防失泄密事件发生。

3.4.4使用的贵重物品、设备等要有专人负责，存放保管要确保其安全，防止被盗、丢失。

3.4.5爱护公司办公设备，不得因私使用办公设备，未经同意不得随意翻动他人资料、动用他人办公设备。

3.4.6爱护消防设备，不得移动或破坏消防设备设施，专人定期检查消防安全工作。

3.4.7严禁随意将烟蒂扔进废纸篓、垃圾桶或扔在可燃杂物上，不得在办公区内、廊道、楼

梯间乱堆放物品。

3.4.节假日值班人员应认真作好公司值班日、来电来访记录，及时向有关部门的相关人员反

馈情况，并做好相关安全工作和来访接待工作。

3.5 卫生管理

3.5.1增强文明办公的意识，讲究卫生，注重健康，不得随地吐痰、乱丢纸屑、烟蒂等杂物

或向窗外抛扔垃圾杂物。

3.5.2 加强办公区域的6S（整理、整顿、清扫、清洁、素养、安全）管理，办公物品摆放要整齐、干净、有序。

3.5.3自觉维护卫生间清洁卫生，使用后要及时冲洗，注意节约使用洗手液。

3.5.4自觉爱护办公区域内的花草树木，不得采折毁坏树木花草。

3.5.5不得在公共通道、走廊、楼梯间、墙面、立柱等处随意张贴、处乱刻乱画。

3.6 水电管理

3.6.1 增强安全用电意识，不准私自乱拉、乱接电线，不得使用大功率的电器。

3.6.2 坚持节约水电的原则，自觉养成随手关水、关电的好习惯，不得随意开启灯光、电器。

3.6.3 使用空调应注意节约，夏天在30℃以上方可开启空调制冷，温度设置不应低于26度。

4．考核及奖罚

4.1 本规范作为办公楼工作人员工作表现记录的重要参考文件之一。

4.2 各部门应加强对所属员工的教育宣导，自觉养成良好习惯。

4.3对于屡教不改的员工，公司将通报批评。

5.附则

本行为规范由人力资源部解释、补充和修改，颁布后即执行。