商务合同档案管理办法(试行)100201（共5则）

第一篇：商务合同档案管理办法(试行)100201

商务合同档案管理办法

(试行)

第一条为进一步强化商务合同管理，规范业务经营活动，防范商务法律风险，根据江海粮油集团公司贸易档案管理要求，结合码头中转业务特点制定本办法。

第二条商务中心负责商务合同档案的建档工作，指定专人负责合同档案材料的收集、归类、整理、编目、装订。每一批次（航次）业务执行完结后（批次<航次>的确定由商务中心负责）及时进行业务小结并对档案材料进行审订、归档，每一份商务合同执行完结后及时进行合同执行情况小结并建立合同档案。

第三条企业管理部负责商务合同档案管理制度和标准的制订、修订工作。每一批次（航次）业务执行完结后及时对合同档案材料的归档情况进行检查，每一份商务合同执行完结后及时对合同档案建档质量进行监督检查。

第四条物流部负责货物接收、保管、发运作业过程中相关理货（计量）单据的收集、归类、整理工作，并及时移交至商务中心统一编目、装订、建档。

第五条财务管理中心负责合同结算记录的确认。

第六条档案室负责商务合同档案的接收、编目、保管、鉴定和提供利用，对合同档案的装订进行业务指导。每年至少组织一次商务合同档案的移交、接收工作，一般应安排在当年12月份至次年1月份。

第七条商务合同档案应围绕商务合同建档，确保“一合同一档案”。若一份商务合同项下发生了若干航次（批次）中转业务，则该合同档案卷内应区分航次（批次）分别建立单航次（批次）业务档案（对

外贸货物中转业务，按海关规范化管理要求分船次建立单船档案）。

第八条每一份商务合同档案中的归档材料应按时间顺序编号并装订成册，归档的所有文件材料原则上应为原件，并统一使用A4纸或折叠成A4纸大小的幅面，装订尽量保持整齐划一。

第九条每一份商务合同档案材料在装订前必须分别报经商务中心、企业管理部负责人（或其授权人）审核并签名确认后方可进行装订。未办理上述审核手续的商务合同档案档案室不得接收。

第十条为确保归档材料的完整性，商务中心应督促每一位业务承办人平时准备好专用的档案资料袋，对业务开展过程中产生的需要归档的材料随时放入专用档案资料袋中。

第十一条商务合同档案一般由客户信息档案、合同执行记录、货物收发记录、合同结算记录四部分组成。考虑到客户信息档案特殊的使用价值，一般将其列入客户信用档案内，不再列为商务合同档案归档的必备内容。

第十二条客户信息档案内容包括但不限于：《客户信息登记表》（相应信息应录入港务管理系统并保持一致）、年检后的工商营业执照副本复印件（应加盖客户公章）、年检后的组织机构代码证复印件（应加盖客户公章）、年检后的税务登记证复印件（应加盖客户公章）、法人代表或其授权人身份证复印件、法人代表身份证明或其授权委托书（原件）。如是个人客户，应该取得客户签字确认的个人身份证复印件。

第十三条合同执行记录包括但不限于：合同评审记录（包括可行性分析报告、相关部门的论证记录、《合同审批单》、合同文本（包括双方的谈判记录、签约授权证明原件、银行提供的资信证明或担保证明材料原件、生效的合同书正本、客户预留的提货单、印章、签字样本）、合同履约记录（双方业务往来信函、传真及电话记录、双方签订的补充协议及备忘录等）、合同执行跟踪记录（《商务合同执行归档

稽核记录表》、《航次（批次）中转业务稽核报告》）、合同纠纷处理记录（解决合同纠纷的申请书、起诉书、答辩书、协议书、调解书、仲裁书、决定书、判决书的副本或正本复印件）。

第十四条货物收发记录一般应包括：

1.货物接收记录包括但不限于：《货物调入（过驳或代中转）通知单》（包括客户的入库通知、承运方提供的送货单或运单）、《货物调入（过驳或代中转）作业通知单》（包括具体的理货单和磅码单）、港航交接记录、货物接收记录汇总表。

2.货物保管记录包括但不限于：与客户的对帐记录、货物保管期间的质量变化情况通报及其寄（送）达记录。如货权发生转让的，还应包括货权转让记录（货权转让后如我方与受让方另行签订有合同，我方与受让方之间的业务往来记录另行单独建立商务合同档案）。

3.货物发运记录包括但不限于：《货物调出通知》（客户提货单正本或符合约定的传真件、复印件）、《货物发运审批单》、《货物调出作业通知单》（包括具体的理货单和磅码单）、港航交接记录、货物发运记录汇总表。

备注：对外贸货物，应按海关规范化管理要求分船次建立单船档案，单船档案中除上述内容外，还应包括与船舶本身有关的船舶技术档案资料、船舶在港照片、船舶到港情况申报表、船舶靠离泊工作联系单、船舶靠离泊事实记录、船舶港口使费收取记录。除此之外，对外贸进口货物，货物调入记录还应包括海关、国检准卸通知、进口货物舱单、卸货工班记录、国检计量鉴定证书或理货公司理货报告、货物堆放场站图（货物堆放后发生位臵变更的需有变更后的场站图），货物调出记录还应包括国检、海关同意放行的正本小提单。对外贸出口货物，货物调入记录还应包括国检检验检疫证明，货物调出记录还应包括海关放行单复印件、国检放行的准装通知、货物堆放场站图、装

船工班记录、国检计量鉴定证书或理货公司理货报告。

第十五条合同结算记录一般应包括但不限于：商务与财务部门之间的对帐记录、与客户之间的对帐记录或对方的确认记录、开票通知书、发票寄（送）达记录、收款通知书、款项到帐记录等。

第十六条对违反本办法相关规定的人员，除依照《员工手册》、江海粮油集团公司《合同与法律事务管理办法》相关处罚规定进行处罚外，还可将当事人调离工作岗位，并依据相关绩效考核细则与其奖金收入挂钩。

第十七条本办法由企业管理部负责解释。

第十八条本办法自正式印发之日起施行，原有规定中与办法不符的以本办法为准。

第二篇：信贷档案管理办法(试行)

信贷档案管理办法（试行）

第一章 总则

第一条 为规范XXX公司（以下简称公司）信贷档 案管理，根据有关管理制度，结合公司实际，制定本办法。

第二条 本办法适用于公司办理信贷业务和从事信贷管理活 动的各分支机构及其信贷工作人员。

第三条 档案管理实行统一领导、分级管理的原则。公司风 险管理部门负责信贷档案制度建设与检查落实工作。公司有关部 门、公司、部门应根据自身职责负责做好信贷档案的收集、立卷、移交、归档、调阅、保管及销毁工作，并做到科学管理、有效利用，严防毁损散失，确保信贷档案的完整与安全。

第四条 信贷业务档案是指公司各机构在受理、调查、审查、审批、发放和贷后管理过程中形成的具有法律意义的或具有史料 价值及调研价值的各类文件。

第五条 信贷管理档案是公司各机构在实现信贷经营管理目 标、履行管理职责过程中，形成的记录和反映管理状况的文件、会议记录、监测台帐、报表等资料。其中，有特别管理意图和管 理需要的信贷管理档案称为特别档案。

第六条 信贷档案管理应当遵循以下原则：

（一）真实性原则。信贷档案材料原则上应为正本、原稿，不得另行编写与修改。对只能收集复印件的重要档案，收集人员 与原件核对后，在加盖客户公章的复印件上注明“与原件核对一 致”并签章确认。如：企业法人营业执照、组织机构代码证、税 务登记证、法人代表身份证明等；

（二）完整性原则。完整记录信贷业务流程，有利于明确信 贷经营责任和信贷管理责任；

（三）及时性原则。整个信贷管理流程中形成的档案须按要 求及时更新，按时归档;

（四）保密性原则。任何人对涉及国家机密、公司和客户商 业机密的信贷档案均须严格执行保密制度。

第二章 信贷档案管理机构、人员及职责

第七条 公司、公司分管信贷工作的负责人、信贷业务前后 台负责人、部门主任应对辖内机构或其职责范围内的信贷档案 管理工作负责。其主要职责是组织实施，督导落实档案管理工作。

第八条 公司信贷档案管理的部门及其职责分别是：

（一）公司风险管理部是公司信贷档案管理牵头部门，负责 信贷档案管理的指导、检查、评价以及公司权限内的资产风险分 类等信贷档案的管理。

（二）公司授信审批部，负责公司授信业务有关审查、审批资料及相关信贷档案的管理。

（三）公司资产保全部，负责公司权限内法律诉讼、抵债资 产接收处置、呆账核销等审查、审批资料及相关信贷档案的管理。第九条 公司信贷档案管理的部门（机构）及职责分别是：

（一）风险管理部，负责公司范围内信贷档案管理的指导、检查、评价，负责公司权限内的信贷管理档案的管理。

（二）公司业务部，负责本部门承担授信调查的公司类信贷 业务档案的管理。

（三）农业及个人业务部，负责本部门承担授信调查的农业 及个人类信贷业务档案的管理。

（四）部门，负责本机构承担授信调查的信贷业务档案的 管理。第十条 各级机构和部门应落实信贷档案管理岗位人员，作 为信贷档案管理的直接责任人，负责信贷档案资料的汇集、分类、整理、装订和保管。

信贷档案管理人员应遵循档案资料交接、原始资料帐册化、查阅档案登记、移交档案监交、档案完整性的规定。

第十一条 其他信贷工作人员根据承担的授信工作职责，依照公司信贷管理的有关规定采集、确认并完整移交信贷资料。

第三章 信贷档案分类

第十二条 信贷档案分为信贷业务档案、信贷管理档案和信 贷特别档案。

农户小额信用贷款档案按《XXX公司农户小额信用 贷款管理办法》进行管理。

第十三条 信贷业务档案包括但不限于以下资料：

（一）客户依法设立的文件、注册登记文件、章程、法人代 表证明文件（含身份证）、住所、联系电话、注册资金、资产负 债状况和在金融机构负债结构情况；

（二）信贷业务申请书；

（三）调查核实论证中形成的报告和意见；

（四）评定信用等级资料和结果；

（五）审查中形成的材料和意见；

（六）贷审会会议记录和表决情况、审批意见；

（七）借款合同、担保合同及其附件、补充协议、委托书、借据、展期还款协议书、贷款催收通知书等文件资料；

（八）担保登记资料；

（九）贷款责任人落实情况；

（十）客户报送的财务报表、有关业务衔接文件、函件及有关情况反映；

（十一）信贷业务监管过程中形成的企业生产经营、财务变 动情况、分析、监测报告、反映企业经营状况的报表以及贷款风 险评价资料；

（十二）抵（质）押物变动情况或保证人生产经营及管理情况；

（十三）不良贷款认定和贷款核销过程中形成的记录和书面文件资料；

（十四）不良贷款清收中形成的诉讼文书；

（十五）其他认为需要列入档案的资料。各资料具体内容应当遵循该类业务管理规定。公司可根据授权管理需要，将信贷业务档案中的信贷客户基本信息档案、客 户评级档案、授信业务档案、贷款业务档案、票据业务档案、不 良贷款档案、法律事务档案由公司或部门分别管理，具体要求 由公司确定。

第十四条 信贷管理档案包括公司信贷管理档案、公司信贷 管理档案、部门信贷管理档案以及部门信贷管理档案。

第十五条 信贷管理档案包括以下资料及内容：

（一）记录和反映公司实现信贷经营管理目标、履行管理职 责的文件、会议记录、监测台帐、统计报表、调查分析材料；

（二）公司信贷业务上报提请审批的请示、审批表、审查、复查、审批会议记录、表决情况、批复等资料；

（三）信贷检查、督促、考核工作记录和报告批示、奖励处罚决定等资料；

（四）其他需要纳入信贷管理档案的文件资料。

第四章 信贷资料的采集、移交、汇总和整理

第十六条 信贷资料的采集贯穿信贷业务和信贷管理工作全 过程。各信贷岗位都应按规定要求收集信贷资料。

第十七条 每一工作岗位工作完结后应当及时向下一岗位完 整地移交信贷资料。抵押物他项权证、产权证明书、保险单、质 押权利的证明、有价单证等重要物品原件应于收妥当日移交会出 岗位视同有价单证入库入柜管理。

第十八条 信贷档案的移交应当进行签收登记。

第十九条 信贷档案管理岗位人员应按规定汇总审核、分类 整理各岗位移交的信贷档案资料。若发现不完整或缺漏的，应当 向有关岗位人员催索，有关人员应及时补交，无法补交的，应作 好记录并双方确认，涉及影响业务合法有效的资料，应及时报告 有关领导。

第五章 信贷档案的立卷归档

第二十条 信贷档案由相应的机构或部门负责立卷、归档。统一印制成册的审贷会记录，应当先行编码，依照时间先后叙时记录，直接作为档案进行管理。

第二十一条 信贷档案的立卷应当达到以下要求：

（一）信贷管理档案按类别分类立卷，有文号的按文号顺序 排列，没有文号的，按时间先后叙时排列；

（二）公司类信贷业务档案按客户立卷，流动资金贷款一户一档，项目贷款按项目一项一档；

（三）个人信贷业务档案根据资料的数量可以多户一卷；

（四）档案案卷内首页必须设置卷内目录表，且卷内目录标题对应页码应当与档案资料一致；

（五）档案案卷卷尾须设置备考表，用以记载该档案案卷在管理中的特别事项。

第二十二条 各机构或部门应当统一信贷档案的封面、卷脊记载内容、格式和档案案卷编码规则。

第二十三条 信贷档案实行一年一装订，装订要求牢固、整齐、美观、便于查阅。

第二十四条 装订前，应在卷内每一页资料右上角打印顺序码。第二十五条 信贷档案归档，应当建立信贷档案总目录，登记信贷档案归档情况。

第六章 特别档案的管理

第二十六条 特别档案是指有特别管理意图和管理需要的信 贷管理档案，包括：

（一）已核销的资产档案；

（二）票据置换贷款档案；

（三）农商行改制置换不良贷款档案；

（四）淹没再贷款置换三峡淹没贷款档案；

（五）抵债资产档案；

（六）诉讼档案；

（七）其他重大的需要特别管理的信贷档案。

第二十七条 已核销的信贷资产档案、抵债资产档案均应按年专门建档，专门立卷管理。

第二十八条 已核销的信贷资产档案包括以下内容：

（一）逐户逐笔经批准核销的信贷资产明细清单；

（二）申请核销和核查、审批的全部文件；

（三）有关责任人落实和追究情况；

（四）被核销资产的业务档案资料或与信贷业务档案案卷的对应关系；

（五）追收、保全及其他和收回情况；

（六）其他需要列入的资料。

第二十九条 入档核销的信贷资产明细清单包括以下内容：

（一）债务人名称、住所、法人代表；

（二）核销贷款本金；

（三）债权原约定期限；

（四）申请人、批准人；

（五）对应的业务档案资料（随卷或对应卷号）。

第三十条 各类置换资产档案要件与内容，参照本办法第二 十八条、第二十九条规定办理。

第三十一条 抵债资产档案包括以下内容：

（一）抵债资产的管理监测台帐；

（二）取得抵债的文件；

（三）申报和批准文件；

（四）原债权的业务档案或与信贷业务档案案卷的对应关系；

（五）抵债资产权属变动和管理过程中形成的有关文件资料；

（六）处置过程中形成的有关档案资料；

（七）其他需要列入的资料。

第三十二条 诉讼档案应当包括以下内容：

（一）起诉书；

（二）答辩状；

（三）律师代理合同，代理词；

（四）判决书或调解书（和解协议）、裁定书；

（五）关于起诉、应诉和诉讼中的论证决策的会议记录、决定；

（六）执行中的法律文书；

（七）诉讼得失分析报告；

（八）其他需要作为诉讼档案的内容。

诉讼档案的判决书（调解书、和解协议）与抵债资产取得档 案划分发生冲突的，归入其中之一档案，另一档案目录中须记载 对应档案卷号页码。

第三十三条 其他重大需要特别管理的信贷档案由公司确定，统一管理。

第七章 信贷档案的保管、调阅

第三十四条 贷款档案的保管期限分为三年、五年、十年、长期四类。

第三十五条 信贷业务档案保管期划分如下：

（一）短期信贷业务本息已结清的，保管期限为三年；

（二）项目贷款业务本息已结清的，保管期限为三年；

（三）未结清本息的信贷档案保管期限为长期；

（四）具有重要研究价值的档案，为长期保管。信贷业务档案保管期限的起算时间自该档案卷内全部信贷业务本息均结清的次年起算。

第三十六条 信贷管理档案资料的保管期划分如下：

（一）普通的信息、情况通报和临时的统计分析资料的保管期限为五年；

（二）信贷综合统计分析资料和具有一定核查及研究价值的 信贷档案，保管期限为十年；

（三）上级文件、审贷会议记录、贷款审批决定、信贷政策 措施、信贷检查处罚、重要的管理文件，保管期限为长期；

（四）特别档案保管期限为长期。信贷管理档案的保管期限自该档案卷装订之日起计算。第三十七条 信贷档案存放应当符合以下要求：

（一）配备专用保管柜，有条件的应设置信贷档案室；

（二）保管柜内档案存放按年分类排列；

（三）安全、保密，方便查阅。

第三十八条 信贷档案员应当勤勉工作，定期检查信贷档案 完整性，及时对破损、变质档案进行复制、修复或其他保全性技 术处理，防止虫蛀、鼠咬、霉烂、毁损、散失和泄密。

第三十九条 本机构内部员工因工作需要调阅信贷档案，应 由调阅人提出申请，由档案管理部门负责人批准后方可调阅。第四十条 有权管理监督检查单位因履行职务需要查阅信贷档案时，应持有效身份证件和工作文件，经档案管理部门负责人 批准，在专人陪同下查阅。如需复印，经批准后由档案保管员为 其复印。

第四十一条 借款合同、担保合同、债权凭证、担保证明文 件、担保登记文件等信贷资料和其他信贷档案原则上也不得出 借，但因特殊原因确需出借的，借用人除按规定登记外，还须填 写《信贷档案出借单》，经信贷档案管理部门负责人签字批准，留下备份或复印件后由信贷档案管理人员凭单出借。借用人限于 与履行职务相关的公司工作人员。

第四十二条 信贷档案借用人或查阅人在借用或查阅期间，应保证档案的安全性和完整性。归还时档案管理员应对照出借前 留存的备份或复印件逐一清点归档，在确认归还的档案无误后，按规定登记确认。一经确认档案管理人员就须对档案的真实性和 完整性负责。

第八章 信贷档案的移交和销毁

第四十三条 信贷档案移交应当遵循以下规定：

（一）信贷档案管理人员因工作变动，应移交其管理的信贷 档案；

（二）移交档案时，应抄列清册，在移交人、接收人和监交 人同时在场的情况下，清点核对一致后签字交接；

（三）监交人由信贷档案管理机构或部门负责人担任；

（四）信贷档案移交清册作为重要信贷档案资料装订在本年 度信贷管理档案卷内；

（五）机构分立、原机构存续的，信贷档案由原机构保管；原机构解散的，信贷档案应经分立各方协商后由其中一方代管。

（六）机构合并，信贷档案应由合并后的部门保管。第四十四条 信贷档案保管期限届满，确无保存必要的，可依照下列程序销毁：

（一）由公司信贷管理部门负责人、部门负责人、公司稽核人员和档案管理员组成鉴定小组，逐卷鉴定，确定存毁；

（二）对拟销毁的档案要清点核对，登记造册；

（三）公司负责人在信贷档案销毁清册上签署销毁意见；

（四）公司信贷管理部门、稽核部门、保卫部门、部门共同派人现场监销，并在销毁清册上签字确认。

第九章 检查考核和责任

第四十五条 公司应定期对信贷档案管理工进行检查、考核。实施信贷检查时，应对信贷档案管理状况做出评价。第四十六条 违反档案管理规定，损毁、遗失、擅自销毁信贷档案造成档案不全的；涂改、拆取、伪造信贷档案的；擅自对 外公开信贷档案和相关材料的以及档案管理人员玩忽职守造成 档案缺失的；因档案管理问题造成公司债权损失的，按《员工违 反规章制度处罚办法》追究有关责任人责任。

第十章 附 则

第四十七条 本办法由XXX公司负责解释、修第四十八条 本办法自印发之日起施行。附件：XXX公司信贷档案模板

改。

2009年10月

第三篇：有限公司档案管理办法(试行)

北京莹玮雅集珠宝有限公司档案管理办法（试行）

北京莹玮雅集珠宝有限公司档案管理办法（试行）

第一章 总则

第一条 制定目的

为了加强对公司档案的管理、收集和整理工作，规范公司档案管理流程，完善档案管理制度，充分发挥档案的作用，按照公司管理策略要求，结合有关法律规定和公司实际情况，特制定本办法。第二条 适用范围

本办法适用于公司整体及各部门、店柜。在公司档案管理工作中，各部门、店柜及相关个人必须严格贯彻执行公司《莹玮雅集珠宝有限公司员工手册》（以下简称“员工手册”）中有关保密制度的规定，严密保管，未经许可不得透露档案内容，确保档案的真实、完整与安全。第三条 档案范围

本办法中的档案是指公司、各部门、店柜及相关个人在营运、行销、资讯等方面，以及财务、产品、人力资源管理等活动中所形成的历史性记录文件，该记录文件的形式包括图文声像等。档案管理人员同时应综合鉴别档案对公司的保存价值，其中包括档案的内容、来源、时间、可靠程度、名称等。

需入档文件材料的类型包括：

（一）大事记类：公司大事记纪要材料，包括：公司设立、变更的申请、审批及登记等方面的文件材料，公司章程、员工手册、各类公告、规章制度等法规性文件；

（二）人资管理类：劳动工资及人力资源管理等方面的文件材料；

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（三）合同类：各类合同，其产生途径包括但不限于下列所述：营运、行销、财务、产品、管理、资讯等；

（四）财务管理类：财务会计及其管理方面的文件材料等；

（五）会议活动类：公司各类例会、重要会议的会议记录、公司举办的各类大型活动等；

（六）培训类：教育培训课程的相关教材、文件资料等；

（七）工作报告类：主管的周、月工作报告，及工作计划等；

（八）宣传报道类：各类媒体有关我公司的宣传报道，通路、行销情报方面的文件材料等；

（九）其他类：其他具有利用和保存价值的文件材料。第四条 管理体制

公司在管理部下设档案管理岗，档案管理人员应按照本办法要求负责档案文件材料的积累、整理、立卷、归档，并对各部门档案工作进行协助、检查与督促。各部门、店柜及个人应积极配合完成，同时公司会按照《员工手册》相关奖惩制度对上述人员进行考核。

第二章 管理流程

第五条 入档要求

需入档的文件材料应完整、准确、系统，按照自然形成规律，保持历史联系，区别保存类别、所属与类型，并在填写《莹玮雅集珠宝有限公司档案管理移交单》（以下称“移交单”）后交档案管理岗归入档案库。

“移交单”由文件移交人与档案管理人员在共同清点文件后认真

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北京莹玮雅集珠宝有限公司档案管理办法（试行）

填写完成，所有内容应由手工填写，并由档案管理人员留存备查。

财务部门形成的文件记录由本部门负责日常立卷和归档，待一个会计审核结束后一并移交至管理部统一保管。第六条 档案审核

档案管理人员应当对需要入档的文件材料进行审核。

经审核通过后，全部归档文件应按照自然属性分为永久保存和定期保存两种类别进行存档。对于定期保存的文件材料，经主管确认失效且却无保存价值后，应当及时由管理部负责销毁。第七条 入档规则

档案管理人员应按照下述规则将文件进行编号后方可入档，档案编号公式为：“类别---所属部门---类型（生成日---序号）”，具体内容与对应代号表述如下：

（一）按照第六条所述，档案分为两种类别，对应代号为： 永久保存类档案代号---A；定期保存类档案代号---B。

（二）档案依照产生途径将所属划分为九项，其中第八项“营运部下设三个子项，对应代号为：

公司---01；管理部---02；财务部---03；行销部---04；产品部---05；资讯部---06；执行长室---07；营运部---08；文创富御---09。

其中，新光店---08PEK;复兴门百盛店---08PKS；太阳宫百盛店---08PKA。

（二）依第三条第二款所列项目，档案所分九种类型的代号为：

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北京莹玮雅集珠宝有限公司档案管理办法（试行）

大事记类---SJ；人资管理类---HR；合同类---CO；财务管理类---FI；会议记录类---ME；培训类---TR；工作报告类---RE；宣传报道类---PR;其他类---OT。

（四）“（生成日---序号）”部分的填写方式为：“生成日”为该文件材料产生的月日，“序号”的功能是在文件标注上述各代号后仍无法取得区分时进行辅助排序。

例如：执行长室于2011年1月13日产生了两份永久型合同，按照上述编号规则对两份合同进行编号为：

A---07---CO(0113---01)，A---07---CO(0113---02)。第八条 档案调阅

凡需使用档案的人员，均需在档案管理人员处认真登记档案调阅信息，经管理部主管签批后方能调阅。

调阅时限和被调阅档案的使用权限由使用档案的人员与管理部协商后确定。

档案管理人员应认真做好档案的调阅记录，并跟办被调阅档案的收回入柜工作。

第三章 附则

第九条 生效时间

本办法经执行长签核后生效。未尽事宜由公司管理部负责解释。

莹玮雅集珠宝有限公司 2011年1月13日

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北京莹玮雅集珠宝有限公司档案管理办法（试行）

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第四篇：合同管理办法（试行）

**机电设备有限公司

合同管理办法（试行）

第一章

总则

第一条

为规范**机电设备有限公司（以下简称“公司”）合同的管理，防范与控制合同风险，有效维护公司的合法权益，根据国家有关法律、法规，结合公司实际，制定本办法。

第二条

本办法适用于公司签订、履行的旨在建立民事权利义务关系的各类合同、协议以及具有合同性质的备忘录、文件等，包括但不限于采购合同、销售合同、合作协议、代理合同、服务合同等。

第三条

任何人不得以任何形式泄露合同涉及的商业和技术秘密。

第二章

合同管理部门及职责

第四条

综合办公室负责合同的归口管理职责

（一）建立健全合同管理制度，组织贯彻、监督检查合同管理制度执行情况。

（二）负责合同专用章的使用及管理，建立合同登记台帐，并负责备份盖有合同专用章和公司公章的合同文本。

（三）负责公司合同编号管理，建立合同信息档案，对各类合同信息进行登记、保管、统计。

（四）主持公司重大商务合同谈判。

（五）负责对合同文本审查工作，对其合法性提出意见。

（六）监督检查合同的订立和履行，协调或指导合同承办部门的合同管理工作。

（七）负责协调外聘律师对合同合法性的审查和合同执行情况进行检查工作，定期对公司签署的协议进行综合分析工作，处理公司合同纠纷和合同索赔等工作。

（八）负责公司合同文本的档案管理工作。

（九）负责除物资采购部合同承办职责以外的其他合同的承办工作。

第五条

物资采购部履行采购合同承办职责

（一）负责调查、了解并收集合同当事人的相关工商资料及开票信息等。

（二）负责合同的流程审签工作。

（三）负责拟定、审查采购合同文本，负责准备合同最终签订文本。

（四）负责合同工期、质量、安全、合同价款、款项回收支出督促等履约情况的记录。

（五）业务往来过程中，负责对相关的函件、通知单等资料的收集归类，并及时交综合办公室、财务资产部、经营管理部备案保存。

第六条

经营管理部履行资产处置合同、招标代理合同承办职责

（一）负责调查、了解并收集合同当事人的相关工商资料及开票信息等。

（二）负责合同的流程审签工作。

（三）负责拟定、审查资产处置合同、招标代理合同文本，负责

准备合同最终签订文本。

第七条

财务资产部负责合同履行的监督职责

（一）负责审查合同内容是否符合国家财经法规和公司财务管理制度，维护公司利益。

（二）负责合同款项支付及票据审查工作。

（三）业务往来过程中，负责对相关的询证函、付款申请单等资料的收集、审查、归类，并定期备案保存。

第三章

合同的订立

第七条

合同签订前，合同承办部门应当对合同当事人的主体资格、资信能力、履约能力进行调查，并搜集对方当事人的资质证书、专营许可证、法定代表人身份证明（或有效的授权委托书）、资信和履约能力等相关资料。经合同承办部门负责人核实后，由经营管理部备案保存。

第八条

合同谈判由承办部门组织，公司采购领导小组参加，重大合同谈判应遵循相关法律法规并邀请集团法务、技术等专业人员参加。

第九条

合同由承办部门起草，凡国家、行业有合同示范文本或合同有统一文本的，应优先适用或参照适用。

第十条

合同的订立应按照公司规定的程序进行会签、审批程序

（一）承办部门申报。

合同承办部门负责准备合同文本及相关材料，按照公司的规定程序和格式填报合同会签表，由承办人签名确认、承办部门负责人审核后申报。

（二）相关部门会签。

由财务管资产部和综合办公室根据其对合同管理的职责对合同文本进行审核并签署意见。

（三）分管领导审签。

由公司分管领导对合同文件进行审核并签署意见。

（四）经理审查。

在通过上述各级审核的基础上，由经理对合同文件进行审查。

（五）执行董事审批。

由公司执行董事对合同文件进行审批并签署、或授权签署。

（六）合同完善。

根据领导的审批意见，若对合同有重大改动，应返回合同经办部门修改并重新组织审签和审批。

（七）合同文件的打印和校对。

合同承办人负责合同文件的打印及文字校对，并对合同文件的正式稿和经审核的合同文件文本的一致性负责。

（八）合同文件的签字和盖章。

合同文件正式稿应加盖合同专用章和法定代表人或委托代表人签名，应加盖骑缝章。

（九）合同文本的备案。

负责准备合同最终签订文本3套，分别交由综合办公室、财务资产部、合同承办部门备案保存。

第十一条

合同主体

（一）订立合同必须遵守《中华人民共和国合同法》及其他相关法律法规的规定。

（二）订立合同的主体必须具有法人资格，且须严格按本办法规定的程序进行，未经公司法定代表人的授权，任何部门和人员一律不得以

公司名义对外订立合同。

（三）订立合同不得与不能独立承担民事责任的组织签订合同，也不得与对方当事人签订与其履约能力明显不相符的经济合同。

第十二条

合同形式

（一）订立合同，工程材料单次采购价格超过5000元应采用书面形式，5000元以下及框招类可以采用订单形式，单体设备类原则上应采用书面形式。

（二）书面形式是指合同书、补充协议、技术协议、公文信件、数据电文、产品订货单（包括电报、传真、电子邮件等），除情况紧急或条件限制外，公司原则上要求采用书面合同形式。

第十三条

合同内容

（一）当事人的名称、住所、合同抬头、落款、公章等应与对方当事人提供的资信情况载明的当事人的名称、住所等信息应保持一致。

（二）合同标的应具有唯一性、准确性，采购合同应详细约定规格、型号、商标、产地及标准等内容。

其中：服务合同应约定详细的服务内容及要求，对合同标的无法以文字描述的应将图纸、或设计资料、相关纪要等作为合同的附件。

（三）合同数量应采用国家标准的计量单位，一般应约定标的物数量，常年采购合同无法约定确切数量的应约定数量的确定方式（如订单、送货单、发票等）。

（四）标的质量有国家标准，部门行业标准或企业标准的，应约定所采用标准的代号，可以用指标描述的产品应约定主要指标要求（标准已涵盖的除外），凭样品支付的应约定样品的产生方式及样品存放地点等。

（五）合同价款应在合同中明确，价款的支付方式如转帐支票、电汇、票汇、信汇、托收、信用证等应予以明确，价款的支付期限应约定确切日期或约定在一定条件满足后多少日内支付。

（六）履行期限、地点和方式。

履行期限应具体明确，无法约定具体时间的，应在合同中约定履行期间的方式。

合同履行地点应明确交货地点，约定具体地名的应明确至市辖区或县一级、或买方指定地点。

采购合同在合同中一般应约定交付的手续，即合同履行的标志，如托运单、送货单方式交货，仓库保管员签单等。

（七）合同的担保。

合同中对方当事人要求提供担保或本方要求对方当事人提供担保的，应结合具体情况根据《担保法》的要求办理相关手续。

（八）合同的解释。

合同文本中所有文字应具有排它性的解释，对可能引起歧义的文字和某些非法定专用词语应在合同中进行解释。

（九）保密条款。

对技术类合同和其他涉及经营信息、技术信息的合同应约定保密承诺与违反保密承诺时的违约责任。

（十）违约责任。

根据《合同法》作适当约定，兼顾公司的利益和合同的公平性。

（十一）解决争议的方式。

解决争议的方式可选择仲裁或起诉，选择仲裁的应明确约定仲裁机构的名称，选择起诉的一般应约定在公司住所地有管辖权人民法院解决。

（十二）合同落款。

要写明公司名称、法定代表人（授权委托人）、电话、传真、开户行及账号、签订日期等信息。

第十四条

合同编号

（一）合同编号采用规则统一、简明易记、不重不漏、便于管理的原则确定。

合同编号并不改变合同性质和内容，作公司内部合同管理之用。

（二）合同编号采取拼音与数字相间隔组合而成，一般由3部分构成，即公司拼音简称+签订日期+合同类型编码及该类型流水号（四位数），例如2019年8月19日签订的一份购销合同（采购），可编号为：DZJH20190819GX0006-G。

（三）合同类型编码，分为：采购合同，CG；

合作协议，HZ；代理合同，DL；监造合同，JZ；服务合同，FW；劳动合同，LD。根据公司发展的实际情况，经营管理部、财务资产部、合同承办部门可联合商定新类型的合同编码。

第十五条

合同签署

（一）公司法定代表人行使全部对内对外合同的签署权，也可授权他人代理签署合同。

（二）公司法定代表人的委托人，必须根据本公司法定代表人在合同会签表上书面授权签署合同。

受托人应当在授权范围和期限内订立合同。未经书面授权的人不得签署合同。

（三）法定代表人或已被授权委托人认为具备签署条件的，签署合同后加盖合同印章。

法定代表人未签字或未得到公司法定代表人

授权的，不得签盖合同专用章（公章）。

（四）《合同会签表》应作为合同附件，一并归档保存。

第十六条

合同盖章

（一）公司公章或合同专用章。

原则上，公司对内对外合同统一盖合同专用章。紧急情况下，经综合办公室登记后盖公司公章。

（二）合同签字、盖章后，应朝正面加盖骑缝章。

第四章

合同的履行、变更和解除

第十七条

合同履行应本着“重合同、守信誉”的原则，严格执行合同各项规定，保证合同全面、实际履行，确保合同预期目标实现。

第十八条

合同履行实行动态跟踪制度。合同承办部门应随时跟踪合同履行，在合同重要时间节点前，对合同当事人的履约情况及时记录、催促。对合同履约信息，合同承办部门应备案保存。

第十九条

合同履行实行信息反馈制度。若合同发生变化或争议等，合同承办部门应及时报分管领导及相关部门协商解决。

第二十条

合同变更应与对方当事人协商具体变更方案，并经相关部门会签及公司领导审批后，签署书面的变更协议，防止合同变更的随意性。

第二十一条

合同争议的解决，应坚持以合同文件为依据，以法律为准绳的原则。

第二十二条

合同在履行过程中，出现法律规定或合同约定可以变更或解除的条件时，除一方依法享有单方解除权外，经合同双方协商一致后，方可变更或解除合同。

第二十三条

合同的变更或解除，必须采用书面形式，必须符合法定或约定程序。

第五章

建立健全合同风险防控机制

第二十四条

合同经办部门、合同管理部门及合同监督部门应提高风险防控意识和证据保存意识。公司建立健全合同风险的事前、事中、事后的防控机制。

第二十五条

合同风险事前防控。有计划的对合同样本和其他法律防范措施进行推广，提高公司各部门的法律防范意识。严格按照公司规定程序进行合同审签，全面对合同风险审查。完善目前公司使用的询证函、交货单等，做到措辞严谨，具有法律依据的作用。

第二十六条

合同风险事中防控。加大对合同履行中的管理力度，对到了履行期限的合同要求经办部门出具书面说明，及时监督各合同的履行情况。对可能出现纠纷的合同，立即作出补救办法，防止出现诉讼情况。合同履行过程中，注意收集往来函件、通知等文件材料，做好必要的证据保存工作。

第二十七条

合同风险事后防控。若合同当事人出现合同违约行为，应视违约情况的轻重，采取口头提示、书面通知、发送《律师函》、调解、诉讼或仲裁等方式解决。若公司出现违约情况，应及时与合同当事人沟通、取得谅解，签署备忘录或相关文件，避免诉讼。

第六章

考核与奖惩

第二十八条

合同经办部门、合同管理部门应当严格遵守本制度，有效订立、履行合同，切实维护公司的整体利益。公司

综合办公室负责本办法执行情况的监督考核。

第二十九条

对在合同签订、履行过程中发现重大问题，积极采取补救措施，使本公司避免重大经济损失以及在经济纠纷处理过程中，避免或挽回重大经济损失的，予以奖励。

第三十条

合同经办人员出现下列情况之一，给公司造成损失的，公司将依法向责任人员追偿损失：

（一）未经授权批准或超越职权签订合同。

（二）为他人提供合同专用章或盖章的空白合同，授权委托书。

（三）应当签订书面合同而未签订书面合同。

第三十一条

合同经办人员出现下列情况之一，给公司造成损失的，公司可酌情向有关人员追偿损失：

（一）因工作过失致使公司被诈骗。

（二）公司履行合同未经对方当事人确认。

（三）遗失重要证据资料。

（四）发生纠纷后隐瞒不报或私自了结或报告避重就轻，从而贻误时机的。

（五）合同专用章、盖章的空白合同、授权委托书遗失未及时报案和报告。

（六）其他违反公司相关制度的。

第三十二条

公司职员在签订、履行合同过程中触犯刑法，构成犯罪的，将依法移交司法机关处理。

第七章

附则

第三十三条

本办法由**机电设备有限公司负责解释、修改。

第三十四条

本办法自发布之日起施行。

第五篇：惠州市城乡建设档案管理办法(试行)

惠州市人民政府令

（第68号）

《惠州市城乡建设档案管理办法（试行）》业经2009年9月16日十届101次市政府常务会议讨论通过，现予发布，自2010年4月1日起施行。

市长：李汝求

二○一○年三月十七日

惠州市城乡建设档案管理办法（试行）

第一章 总 则

第一条 为加强我市城乡建设档案（以下简称城建档案）规范化管理，充分发挥城建档案在城乡规划、建设、管理工作中的作用，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国城乡规划法》、《建设工程质量管理条例》（国务院令第279号）、《城市建设档案管理规定》（建设部令第90号）、《城市地下管线工程档案管理办法》（建设部令第136号）等法律、法规及规章，结合本市实际，制定本办法。

第二条 本办法所称城建档案是指在城乡规划、建设及其管理活动中直接形成，对国家和社会具有保存价值的文字、图纸、图表、模型、声像、电子文件、缩微片等不同载体形式的文件资料。城建档案是城乡规划、建设和管理的重要基础资料及信息资源，是依法进行社会管理和公共服务的重要依据。

第三条 本办法适用于本市行政区域内城建档案的收集、报送、整理、保管、利用和管理

第四条 凡在本市行政区域内进行建设活动的各建设单位和个人，应从城乡发展的整体利活动。

益和长远利益出发，管理好本单位和个人形成的建设工程资料，并按规定向城建档案管理机构移交有关城建档案资料。

第二章 城建档案的管理机构和职责

第五条 城建档案工作实行统一领导，分级管理的原则。市城乡规划行政主管部门是市城建档案管理部门，业务上接受市档案主管部门的监督和指导。县、区人民政府城乡规划行政主管部门是本行政区域内城建档案管理部门，业务上接受同级人民政府档案行政主管部门的监督和指导。乡镇人民政府负责本行政区域内的城建档案管理工作。

第六条 各级人民政府应当加强对城建档案工作的领导，把城建档案事业列入城乡建设发

第七条 市、县（区）城建档案管理部门的主要职责： 展规划，保证城建档案机构、人员和经费的落实，使之与城乡建设事业协调发展。

（一）组织实施有关城建档案管理的法律、法规、规章和规范性文件。

（二）编制并组织实施城建档案事业发展规划和工作计划。

（三）组织实施城建档案工作的业务技术标准和规范。

第八条 市、县（区）城建档案馆（室）和乡镇建设管理机构（以下统称城建档案管理机构）是具体负责城建档案管理的机构，受市、县（区）城乡规划行政主管部门和乡镇人民政府的委托，具体负责本行政区域内城建档案的日常管理工作，主要职责：

（一）按本办法第十条的规定，接收和保管城乡规划、建设和管理中形成的具有永久和长期保存价值的城建档案资料。

（二）参加纳入城建档案接收范围的建设工程竣工验收工作，参加市、县（区）和乡镇重点建设工程项目、基础设施工程、公用设施工程、地下管线工程项目竣工验收。

（三）对接收管理的城建档案资料，采取现代化管理手段，进行科学系统的管理，为城乡规划、建设、管理和科研等工作提供服务。

（四）广泛征集、收集各门类城建档案资料，利用各种载体保存等手段，加强作为全国文明城市有关城建档案资料的积累和收集，不断丰富馆藏。

（五）市、县（区）城建档案管理机构负责对县（区）、乡镇城建档案工作进行技术业务指导、检查和监督。

（六）定期组织对建设单位、施工单位和监理单位的资料员和施工员进行城建档案方面知识的培训。

第九条 从事城建档案工作的人员必须严格执行国家有关保密的法律、法规和档案管理制度，遵守保密制度，不得泄漏城建档案中涉及的国家秘密，并应具备相应的档案管理和城建方面专业知识。

第三章 城建档案的接收范围

第十条 凡具有永久和长期保存价值的城乡规划、建设及其管理档案材料，有关单位和个

第十一条 城建档案包括各类城乡建设工程档案、业务管理与业务技术档案、城乡基础资人必须按本办法的规定向所在地的城建档案管理机构移交。

料以及国家住房和城乡建设部、国家档案局确定的其他城建档案资料。

（一）各类城乡建设工程档案：

1.城乡工业、民用建筑工程，包括各类工业建筑与住宅、办公、文化、教育、卫生、体育、商业、金融、保险等建设工程档案；

2.城乡基础设施工程，包括道路、桥梁、广场、停车场、照明、涵洞、排水、泵闸、污水处理等建设工程档案；

3.城乡公用基础设施工程，包括给水、供气、供电、公交场站、轻轨、电信、邮政等建设工程档案；

4.城乡交通基础设施工程，包括公路、铁路、航空、水运等建设工程档案；

5.城乡园林建设、风景名胜工程，包括公园、游乐园、城市绿地、古树名木、风景名胜区、城市雕塑工程档案；

6.城乡环境卫生设施建设工程档案，包括城乡公厕、垃圾站、垃圾焚烧发电厂、垃圾填埋池等建设工程档案；

7.城乡环保、防洪、水利、抗震、人防工程档案；

8.军事工程档案资料中，除军事禁区和军事管理区以外的穿越城乡的地下管线走向和有关隐蔽工程的位置图。

（二）城乡规划、管理、建设各专业管理部门形成的业务管理和业务技术档案，包括城乡规划、管理、勘测、设计、施工、监理、园林、环卫、公用设施、房地产管理、人防等部门形成的业务管理和业务技术档案。

（三）城乡基础资料，包括城乡历史沿革、地名、水文、自然、经济状况；有关城乡规划、建设及其管理的规范性文件；计划、统计、技术规程规范方面的文件、科学研究成果；城乡建设发展史等方面的基础资料。

第四章 城建档案的移交时间和要求

第十二条 应当由城建档案管理机构接收的档案，其形成单位按下列时限移交：

（一）建设工程档案在工程项目竣工验收后3个月内移交。

（二）规划建设管理系统的各业务行政管理部门形成的业务管理和业务技术档案，应根据不同业务管理和业务技术档案的特点，遵循方便组织，有利于保证归档文件材料的完整、准确、系统，并方便利用的原则，正确地确定移交时间。

第十三条 向城建档案管理机构移交的城建档案，必须符合下列要求：

（一）城建档案资料应齐全、完整、准确、系统、字迹工整，有利于长久保存，案卷质量应当符合《建设工程文件归档整理规范》（GB/T50328-2001）、《建设电子文件与电子档案管理规范》（CJJ/T117-2007）规定的要求。

（二）城建档案资料应当是原件。

（三）竣工图图样清晰，与建筑物实体相符，并加盖竣工图章。

第十四条 城乡规划行政主管部门在核发建设单位的《建设工程规划许可证》时，应同时给建设单位发放《建设工程档案编制及移交告知书》，明确编制、报送城建档案内容、范围、时间、程序和责任。

建设单位与勘察、设计、施工、监理等单位在签订工程承包合同时，应当明确收集、编制、移交建设工程档案的责任、要求等内容。

第十五条 在建设工程项目竣工验收通过之日起3个月内，建设单位应当向城建档案管理机构移交一套符合规定要求的建设工程竣工档案，城建档案管理机构出具《建设工程城建档案接收证明书》，载明建设工程项目名称、移交单位、案卷总数、档案存管机构等内容。建设行政主管部门在办理建设工程竣工验收备案时，应将《建设工程城建档案接收证明书》作为必备的建设工程竣工验收备案的文件材料之一。没有城建档案管理机构出具《建设工程城建档案接收证明书》的建设工程，建设行政主管部门不得办理建设工程的竣工验收备案手续。第十六条 凡建设工程档案不齐全、不准确的，移交单位应当根据与实物相符，能准确记

载工程建设主要过程和现状的原则，进行补测、补绘后报城建档案管理机构。

第十七条 新建、改建、扩建的房屋建筑，房产管理部门在审核颁发房屋权属证书时，应当核验建设工程档案接收证明，将《建设工程城建档案接收证明书》列入房产产权产籍档案。房产管理部门办理房屋工程产权登记时，应将城建档案管理机构加盖“与原件相符”核对章的《建设工程规划许可证》复印件作为申办材料之一。

第十八条 城乡地下管线普查和测绘所形成的地下管线资料，应当在普查和测绘工作结束后3个月内移交城建档案管理机构。对城乡地下管线进行变更、改造的，地下管线产权单位应当据实修改、补充和完善原地下管线档案，绘制现状图，并在变更或改造结束后30日内及时向城建档案管理机构移交。对弃用、停用的地下管线，建设单位应当及时报城建档案管理机构备案，城建档案管理机构应当及时做好地下管线信息更新工作。各地下管线专业单位或管理单位应当每年向城建档案管理机构报送本单位地下管线专业图。

第五章 城建档案的管理与利用

第十九条 城建档案管理机构对接收或者收集的城建档案资料应当及时登记、整理、编制检索工具，做好城建档案的保管、鉴定、统计、编研、保护和利用工作，对破损或者变质的城建档案应当及时采取补救措施。

第二十条 城建档案管理机构应当建立健全城建档案管理制度，严格执行国家保密制度，第二十一条 城建档案馆（室）建筑应当符合档案馆建筑设计规范（JGJ25－2000）国家严防城建档案散失和泄密。不得擅自销毁城建档案。

标准，保管城建档案应有适宜安全保存的专门库房，库房达到防盗、防火、防震、防雷、防水、防潮、防高温、防霉、防虫、防光和防污染的“十一防”要求。库房面积应当符合城建档案工作业务规范的要求。

第二十二条 城建档案管理机构应使用符合国家标准的档案用品和装具，逐步配备温湿度

第二十三条 城建档案管理机构的馆房建设、设备购置等所需经费应当列入固定资产投资第二十四条 城建档案管理机构应当根据城乡规划、建设、管理工作需要，编制必要的检第二十五条 公民、法人或者其他组织凭居民身份证、工作证或者单位介绍信等有效证明，自动控制、监控、计算机、声像等设备，实现城建档案管理的规范化、标准化和现代化。计划，日常经费由同级财政统筹安排。索资料和参考资料，向社会提供服务。

经城建档案管理部门同意后，可以利用已开放的城建档案。其收费办法依照国家和省、市有关规定执行。

第六章 奖励与处罚

第二十六条 市城乡规划行政管理部门或县级以上人民政府对在城建档案收集、保护、管理、提供利用和研究方面做出显著成绩的单位和个人，应当予以表彰和奖励。

第二十七条 有下列情况之一的，由城乡规划行政主管部门或其他有关部门对直接负责的主管人员或者其它直接责任人员依法给予行政处分；构成犯罪的，依法追究刑事责任：

（一）无故延期或者不按照本办法的规定归档、报送的。

（二）单位和个人损毁、丢失、涂改或者伪造城建档案的。

（三）城建档案工作人员玩忽职守，造成城建档案损失的。

第二十八条 建设工程竣工验收后，建设单位未按照本办法的规定移交建设工程档案的，由城乡规划行政主管部门对建设单位予以通报批评，责令限期补报；逾期6个月不补报的，按照《中华人民共和国城乡规划法》第六十七条的规定，由城乡规划行政主管部门对建设单位处1万元以上5万元以下的罚款。

第七章 附 则

第二十九条 本办法自2010年4月1日起施行。有效期5年。

发布部门：惠州市政府 发布日期：2010年03月17日 实施日期：2010年04月01日(地方法规)