第四章 秘书的日常事务工作（共五则范文）

第一篇：第四章 秘书的日常事务工作

第四章 秘书的日常事务工作

[学习目的]理解办公室日常事务的各项内容主要构件及操作要求，能够按要求进行各项事务的操作。

第一节 接听与拔打电话

在秘书日常的公关实务中，电话沟通更是不可缺少的形式，很多客户正是通过电话最先接触和了解对方。正确使用电话，有助于创造良好的沟通气氛，提高办事效率，树立个人和组织的良好形象。

一、接听与拨打电话的原则与基本要求

1．表达规范、正确。2.礼貌热情，语气清晰和婉。3.简洁。4.保密。5.注意时间。

二、过滤电话的注意事项和基本要求

1.接听重要电话

所谓重要电话一般指来自上级的电话或来自公众的内容特别重要的电话，比如重要会议、重要通知、突发事件等。

至于如何判定重要与否，除了凭自己的经验和直觉，还可以参考以下标准：一是需要马上办理，二是需要交办，三是需要提醒，四是需要备忘，五是可能没有任何原因，只凭感觉有此必要，凡符合上述标准的来电，我们都要养成边听边记或挂断电话后马上随手记录的习惯。2.接听纠缠电话

秘书接听这类电话往往违背秘书的意愿，发话者为了达到自己目的，几次三番地来电话纠缠，而且现在有些人信奉“会哭的孩子多吃奶”的心态，经常打骚扰性的纠缠电话。这类电话一般会让人心烦意乱，拿不定主意，还可能发脾气，对普通人而言，可毫无疑问地拒绝或训斥对方，但秘书人员在接这类电话时应大度有礼，不怒不躁，不要被对方利用，但也要有原则。礼貌的回绝对方，不留任何余地。3.过滤恐吓电话

有些人为了某种目的，经常会使用威胁的办法给相关组织打恐吓电话，提出的条件也不尽相同，口气也有轻有重，但大部分的恐吓电话都与经济利益有关系。4.过滤唠叨电话 秘书在过滤电话时，经常接一些“长舌妇式”的唠叨电话，如何应对这类电话，一般多采用善意的谎言法。5.过滤代接电话 代接电话有三种：

一是领导不在时秘书代为处理。

二是代接电话是领导不能马上接电话，要让客人等一两分钟。三是领导在办公室，秘书为领导过滤电话。

在过滤电话的过程中也常常会遇到打错的电话，秘书也要始终保持礼貌和善用职业用语。

三、接听与拔打电话的程序

1.接听电话的程序

首先，接电话前应准备好电话记录单，以便记录一些重要电话。其次，当电话铃响起两声之后的间隔里拿起话筒，进行接听。再次，拿起话筒后应自报家门，弄清对方的身份与目的。2.拔打电话的程序

首先，在打电话之前要清理好自己的思维，对于重要的电话最好提前准备要说的要点，以免说错。其次，在打通电话时，要主动自报家门，说明来意。

另外，和接听电话是一样的，除了要用规范的职业语言之外，一般要等对方说完再见之后再挂机。

第二节 时间安排与计划

秘书日常事务工作之一就是做好组织的时间安排，包括日程安排、约会安排和旅行安排，其中帮助领导安排好时间就是本节要谈的，主要内容是就是做好日程安排，包括每月、每周、每天的日常工作安排。具体如下：

一、日程安排的内容

秘书日程安排的内容是把领导或组织每月、每周、每天的主要活动纳入计划，并下发给组织相关单位或部门。

领导或组织日常工作安排一般涉及以下内容：

1.各种接待、约会。包括接待或会见本单位员工、外单位来宾和国外的来宾。2.商务旅行活动。当前各组织领导特别是企业领导经常到各地、各国去联系合作事宜，进行市场调研和参观学习。

3.参加各类会议。各类组织都会经常举行不同类型的会议，领导部署重要的任务，或听取员工的建议，或组织各类表彰会议等等。

4.到车间进行实际检查或指导。优秀的企业家都注重及时了解本组织的生产、营销、资产运算等方面的情况，这离不开亲自去做市场分析、产品分析、资产分析等过程。5.组织的各类重大活动的安排。

6.领导私人活动的安排。在西方国家，包括日本秘书一般都要对领导的私人生活进行安排。比如何时去休假，替领导安排好接待领导私人亲朋的日程表等。

二、日程安排的基本要求：

1.统筹兼顾。所谓统筹兼顾，就是安排日常活动要从组织的全局出发统一筹划，又要兼顾领导的实际情况。2.安排规范.就是根据组织领导的分工，明确规定哪一类组织活动应由哪些领导参加，避免出现随意性，注重实效，克服形式主义。

3.效率原则。日程表的安排要体现效率原则。

4.突出重点。采用ABCD法则,对完成中心工作有直接联系或重要的活动，要优先安排，加以保证，以便领导集中精力办大事，防止领导疲于奔命，力戒形式主义。ABCD法则中的A是指先做重要而紧急的任务； 再做重要而不紧急的任务，即 B类事务； 后做紧急而不重要的工作，即 C类事务；

再处理就是 D类，可做可不做的事务，这样安排，只有这样，才能提高效率，充分利用时间，合理分配精力，完成工作任务。

5.留有余地。安排领导的时间要留有余地，不要安排得过于紧密，要给领导有空隙时间。

6.适当保密。领导的日程安排，一般都是自制成一览表的形式。日程表给领导一份，给秘书科长和其他领导一份，再就是有关科室和司机一份。不过，给科室和司机的日程表，内容不能太详细以防泄密。7，事先同意。在安排领导的日程表时，无论是一般的工作还是重要的工作，都要事先得到领导的同意。

二、日程安排的形式

领导的日程安排可以分为： 1.年计划表。2.月计划表。3.周计划表。4.日程表。日程安排注意事项

1.日程表编写以记叙、说明为主要表达方式，不加评论，不作过多分析，简洁而且具体，2.使人一目了然。

3.月计划、周计划、日计划不要安排得太满，尤其是后两者。因为环境随时变化，领导要根据不同的情况做出一定的改变，所以编写要留有余地。

4.所有的日程安排都应按领导的意思去办。经领导审核通过打印成表并送给相关部门，同时要留有备份。5.活动与活动之间要有一定的空隙时间，以避免一些时间冲突。

6.在制定日程安排表的过程中，应养成谦虚细心的习惯，事不论大小，都要认真去检查核对。然后再请领导审核，这样一方面减少错误，另一方面也提高工作效率。

7.对已经处理完的工作，一般应注明结果，对没处理的也一样，这样避免漏掉一些重要内容，也帮助领导随时掌握信息。

四、日志的系统

日志是根据周计划表写出的一天时间内组织领导活动计划，一般分为两种类型：即纵横两种方式，所谓纵，是以时间为线索，上班开始到下班为止，整个过程中什么时间应做什么事，按照顺序排列，属于领导必做的作为主线，安排的时间应在领导精力很好时。所谓横，是指事务。每一项事务都应该设定处理所需要的时间，将一些重要的事务工作马上安排让领导完成。在日志上记录事情的时候应该注意的问题：

1.写字永远要用钢笔——尚未联系妥当的约会可以先用铅笔记载，待约定之后再用钢笔描一遍； 2.记载时间、联系人姓名、地点以及其它有关内容，要尽可能简单而全面；

3.记载社交活动，要注意招待会或酒会的时间——“18：30分动身赴19：00的酒会”——以及穿着方面的任何应特别注意的情况；

4.一天的活动安排，应按时间先后记载；

5.每天开始，要先为当天的所有活动做好必要的准备工作，:如：为会议和约会准备好文件和档案材料； 6.每天工作结束，要仔细检查每个日志，看所有项目是否都已处理，所有约会是否都已赴约。另外，秘书在记录秘书工作日志和领导工作日志时，要互相协调配合，请见下例： 秘书工作日志 注意事项：

1.领导与秘书都要去参加的活动要记录在相同的时间内

2.秘书单独的活动，只有安排在领导的空余时间，或者单独活动的时间内

第三节 阅读资料

阅读资料一：

秘书在日常的接听与拔打电话过程中，要养成记录电话的好习惯，因为记忆力再好的秘书也不会把每天发生的各类事件都一一记清楚。记好电话内容，不但可帮助秘书合理地安排时间，及时地处理一些重要问题，还有助于日后建档以便备用，根据所在单位的不同电话记录单设计也不同，一般的电话记录单如下表所示： 电话记录单

（一）来电日期

来电单位或姓名

来电内容

是否需要回复

处理意见

电话记录单

（二）通话人

年 月 日 时 分 来电者单位

或姓名 主要内容：

接话人

通话时间 年 月 日 时 分

备注或处理意见：

来电单位、时间、主要内容、处理意见等都要如实记录，重要的电话还要领导亲自批示。比如： 电话记录单

（三）年 月 日 午 时 分

来电单位

内容

发话人姓名 接电话人

领导意见

处理

阅读资料二：规范的日程表 年度计划日程安排表 4-7 14日召开职工代表大会

一月

23日 董事会

二月 三月

董事长去日本考察

3日职工技能大赛开始，5日结束

四月

公司举行“以人为本”演讲比赛

„„ „„.十二月 进行年终总结大会，奖励先进个人和车间 参加广交会 召开股东大会

月计划日程安排表 4-8 日期 2 3

星期

二

50周年厂庆

三 四

一 皇台集团等兄弟单位参观，并组织专家 李银城董事长、王强元副经理去比利时参加展销会

全体职工大会，王晓元经理做年度报告并奖励优秀员工

人力资源部召开会议，在 2楼会议室

上午

条山酒业集团公司建厂

下午

周计划日程安排表 4-9 星 期 一 上午

8点半，2楼，李董事长介绍参展情况

下午

14点市场营销科汇报工作，3楼会议室

11点，李董事长参加市委的午餐会 8点王强元副经理组织各部部长学习新的《企业法》；

二

10点，王晓元经理在衢州饭店与新加坡客商进行谈判，12点共进午餐

三 四 五 六 七

日计划日程安排表4-10

条山酒业集团公司庆祝建厂 50周年日程安排表

12月1日(星期二)8：30~9：00 9：00~9：05 9：05~9：10 9：10~9：15 9：15~9：45 9：45~10：40 条山酒业集团公司庆祝建厂 50周年代表签到 王强元副经理主持，李银城董事长致欢迎辞 皇台酒业集团公司董事长王自兴致辞 市政府秘书长王鹏元致辞

王晓元经理做主题发言，介绍集团发展过程和未来目标 构建共赢的价值链，推进竞合策略。广告科科长赵志强 9点半，李董事长会见日本客人、、徐可圣副经理负责

16点李董事长、王晓元经理会见新到的大学毕业生、、检查

15点迎接市工商局、环保局

10：40~11：00 短暂休息，与会人员留影 11：00~13：00 午餐

14：30~16：30 李董事长陪同各位来宾去车间参观 16：30~17：30 圆桌会议 17：30~19：30 答谢酒会

一起观看晚会

19：30~21：00 由公司公关部、文艺部负责

第四节 技能训练

[训练目标]通过训练学生能够熟练掌握接听电话的技能与填写日志的技能 1.秘书小李一次给客户打电话，铃声响了五声之后还没有人接，他就挂了电话。她做的对吗？ 2.秘书小孙一次因工作被领导批评了，心情很不好，恰好电话响了，铃声响了两声以后，她拿起话筒说，“喂，你找谁？”当得知对方打错电话时，她很不耐烦的说了声“您打错了。”就将电话给挂了。她的做法对吗？

3.秘书小欧一次八点钟就给新疆的一位老板打电话，“喂，是张总吗？”“你是谁？”“我是杭州娃哈哈集团人力资源部的办公室秘书。”“对不起，我在吃早餐，等会打过来好吗？”“噢，好的。”如果你是秘书小欧，你该如何做？

4.秘书小董接到了一个投诉电话，对方态度还可以，她一边接电话，一边翻阅当天的文件。小董做的对吗？ 5.秘书小张一次接到了一个恐吓电话，对方态度很恶劣，声称一定要让她的老总亲自接。小张说老板不在，让他过一会打过来，对方依然态度强硬，小张就把电话筒放在一边，去做别的事情。小张的做法对吗？ 6.陈之安先生是沈阳某飞机部件股份有限公司主管销售的经理。请把下星期一的活动安排有关内容分别填写在陈之安先生和他秘书的工作日志上：每周星期一上午10：30在办公室举行会议，所有经理都参加。要安排时间去银行取现金。12：30陈先生与王新西先生（北京代理商）在文华大酒店共进午餐。为人事部的朱迪小姐安排下午3：00见陈经理。在该天某一适当时间，秘书必须空出半个小时的时间以便安排陈先生与自己商谈下一次推销工作会议的日程安排，但不能占上午9：00—10：00的时间，因为陈经理想在这段时间里处理他的信件。陈经理和夫人晚上7：30分出发去康特公寓出席晚8：00的俱乐部聚餐会。秘书本人在晚上7：00要参加社交俱乐部举行的一个会。

第二篇：日常事务中发挥秘书的参谋作用

如何在日常事务中发挥秘书的参谋作用

秘书参谋活动，是以秘书部门和秘书人员为主体，以所在管理系统的领导者为对象，以辅助领导正确决策为目标，以秘书实务为中介，以出谋献策为手段，影响领导者决策行为的过程。同一般参谋活动一样，秘书参谋活动也由参谋主体、参谋客体、参谋内容、参谋方法、参谋环境等要素构成。秘书参谋活动就是上述诸要素交互作用的动态过程。秘书参谋活动有自身的特点和规律。只有认识和把握这些特点和规律，才能在秘书工作中有效地发挥参谋作用。

秘书参谋规律主要有以下五方面的涵义：

（一）秘书参谋活动必须结合秘书工作任务一道进行，将参谋活动渗透到秘书实务之中。秘书工作千头万绪，归结起来，无非有两大职能：办事职能与参谋职能。这里所说的“办事职能”是对完成秘书工作任务的统称。如信息工作、调研工作、协调工作、督查工作等，都是秘书工作的重要内容，完成这些工作任务，也是秘书工作办事职能的体现。这里所说的“参谋职能”，不是指秘书部门和秘书人员单纯地为领导出谋划策，而是在完成秘书工作任务的过程中充分发挥参谋作用。秘书工作的办事职能和参谋职能是相互依存、相互作用的。办事职能是秘书工作的基础和本体，参谋职能主要是在完成秘书工作任务的过程中体现出来的。离开办事职能，秘书工作的参谋职能就不能独立存在。即使在重大决策的形成和实施过程中，秘书部门的参谋职能仍然必须通过提供信息、调查研究、综合协调、督促检查、撰写文件等具体工作体现出来，而不像咨询机构和专家、顾问那样，专司出谋划策。

秘书从事参谋活动必须与完成秘书工作任务紧密结合，这是一条客观规律。实践证明，什么时候二者结合得好，秘书工作的参谋助手作用就能得到有效发挥；什么时候不去结合，甚至企图把秘书的参谋职能与办事职能分离开来，对立起来，秘书工作就有陷入误区的危险。

（二）秘书参谋方向必须服从和体现领导决策意图，有利于决策目标的实现。

秘书参谋方向，是指秘书在参谋活动中思考问题的方向，以及参谋成果对领导决策产生影响力的方向。领导决策意图规定和制约着秘书参谋方向。因此，秘书在确定参谋方向时，必须以领导决策意图为导向，在此前提下充分发挥自己的主观能动性，积极为领导出谋献策，当好领导的参谋。

（三）秘书参谋活动的内容必须与领导决策活动的需求相一致，围绕领导工作的主旋律开展参谋活动。

秘书参谋活动在内容上也不能漫无中心，而必须有一个主旋律。秘书参谋活动的内容应侧重于满足领导决策的需要，围绕领导决策开展参谋活动。

辅助领导正确决策是秘书部门和秘书人员的最高职责，也是秘书参谋活动内容的根本出发点。只有根据领导决策的需要，不断提高秘书参谋活动的质量，才能保证为领导决决策服务好。

（四）秘书参谋活动方法必须与领导者的决策特征和参谋内容相适应，“直”“曲”相济，“谋”“咨”相承。“直”与“曲”是秘书参谋活动的两种主要方法。所谓“直”，指的是参谋活动中所运用的直接方法；所谓“曲”，指的是参谋活动中所运用的间接方法。上述参谋方法的采用，应与领导者的决策特征相适应，对不同的领导者采取不同的参谋方法。对同一领导者，因参谋内容不同而采用的参谋方法也应有别。总之，“直”“曲”参谋方法的灵活运用，应以提高参谋效率为目标，以适应参谋对象为原则。

“谋”与“咨”是秘书参谋活动中采用的两种方式。所谓“谋”，指计谋运筹；所谓“咨”，指咨询活动。“谋”“咨”相承，反映了秘书参谋活动方式上的基本特点。计谋运筹与咨询活动之间的依附性很强。在秘书参谋活动中，“咨”和“谋”，相辅相承，共同发挥着参谋功能。但它们毕竟是两种不同的参谋方式，具体运用时也须因时、因地、因人、因事而加以选择。

（五）秘书参谋作用的发挥，必须取得领导对秘书的信任，不断优化参谋环境。秘书作用的发挥，与参谋环境的优劣有直接关系。在参谋活动中，秘书与领导是一种互动关系。不过，通常先由领导向秘书发出参谋需求信息，然后再由秘书向领导者传递参谋建议信息，从而形成双向信息沟通模式。秘书与领导之间的相互沟通和交流，对参谋环境起着重要影响。当参谋环境不优越时，将影响秘书参谋作用的发挥。因此，秘书要有效地发挥参谋作用，首先必须优化参谋环境。

秘书参谋作用的发挥，与领导者对秘书的信赖程度成正比关系。领导对秘书的信赖程度越高，对秘书的激励越大，秘书参谋的积极性越高，参谋作用发挥得越好，领导对秘书参谋建议的采纳率越高。

秘书参谋作用的发挥，与秘书同领导者的配合状况也有很大关系。秘书与领导之间的关系融洽，工作中配合默契，思想上相互沟通，秘书的参谋作用就能得到充分发挥；相反，秘书与领导关系紧张，相互之间缺乏信任感，甚至于秘书有某种不安全感，在这样的环境压力下，秘书很难向领导提出有价值的参谋建议。因此，处理好秘书与领导之间的关系，对秘书发挥参谋作用十分重要。

综上所述，秘书参谋活动的五个方面的涵义，从不同侧面反映了秘书参谋活动的内在联系，揭示了秘书参谋活动的本质。只要我们自觉遵循这个规律，就能正确而有效地发挥秘书工作的参谋功能。

秘书人员在参谋时应具的素质

（一）良好的政治思想素养是参谋决策的风向标

1、正确鲜明的政治态度。

2、无私奉献的价值观念。

3、辩证创新的思维方式。

4、崇高的职业道德。

（二）丰富的知识积累是秘书参谋辅助的重要基础

1、广博的文化知识修养。

2、合理的知识结构。

3、获取新知识的能力。

（三）健康的心理素质是参谋辅助的重要保证

秘书人员要适应并做好参谋辅助工作，必须要有一个健康、良好的个性心理素养，概括起来，大致有以下四种个性心理素养:

1、弘毅不折的坚强意志。

2、自知、自制的承受能力。

3、沉着稳健的行为气质。

4、戒慎恐惧的职能心态。

第三篇：公司行政部门日常事务工作流程

公司行政部门日常事务工作流程

一、办公用品领用

1、领用人根据有关办公用品清单及实际需要（见附表1），向本部门兼职内勤提出申请，由内勤统一向行政部签字领取。

2、办公用品采购原则上由各部门向行政部提出申请后统一采购，特殊物品采购由部门领导及主管副总签字同意后另行购买。

3、办公用品费用每月摊销一次，如费用超出预算，由财务部通知行政部暂停向该部门发放办公用品，并在下一期预算中扣除超出部分。

4、员工离职时，应认真清点办公用品，到行政部填写交接清单并签字。

5、公司办公用品每月1日、15日发放2次，其余时间如急需领取办公用品须部门经理签字确认。

二、印签管理

1、公司印章刻制均须报总裁批准，由行政部凭公司介绍信统一到公安机关办理刻制手续。

2、下属企业和部门根据实际需要申请刻制内部或对外用章，但须经总裁批准。

3、各部门印章由各部门指定专人负责保管；印章使用及保管须有记录，不能委托他人代管。

4、用印人填写用印登记簿，注明用印事由、数量、申请人、批准人、用印日期。

5、经分管副总裁在该表上签批后方可盖印。

三、复印

1、公司所有复印文档工作原则上由行政部统一负责，未经行政部确认，各部门不得私自拿到公司外复印。

2、复印操作人应自觉在行政部复印管理台帐上登记。

3、复印用纸、用墨费用根据实际用量每月随办公用品摊销，复印机维修费用根据比例每季度摊销。

4、如行政部发现复印操作人未填写复印数量或数量不符，除责成其重新填写外，将限制该部门使用复印机,直至落实责任及相关处罚。

5、任何人不得利用公司机器复印与工作无关文件，行政部一经发现，有权根据公司有关规章制度,通知人事部进行处罚。

四、传真收发

1、公司与外界联系需对方发送传真时，尽量要求对方注明本公司具体收件人，以便行政部及时分发。

2、行政部收到传真后，在传真接收台帐上登记，并负责通知收件人及时领取及签字确认。

3、行政部每月或每季度根据传真使用比例摊销费用至各部门。

五、信件收发

1、公司所有收发管理工作均由行政部统一负责。收发业务范围包括：文件、邮件、报刊、挂号、电报的发送、登记，以及特殊文件资料的递送。

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2、收发人员须根据相关文件资料填写收件登记簿、发文登记。

3、收到信件资料由行政部负责通知收件人及时领取。

4、对贵重物品、汇款、邮包，要进行专门登记，并及时通知个人签字领取。

5、对投递错误的邮件，应及时退回或设法转移。

六、名片管理

1、公司名片格式统一化，由公司行政部依据企业形象规划并联系印刷业务。

2、印制名片申请者填写名片印刷申请单，经部门领导签字后交由行政部负责印制。

3、名片印制前需确认名片职务、职称、部门是否相符，姓名、联系办法等需确认无误。

4、公务、客户名片须在公司内作为共享资源。

5、自确认名片内容起，一周内到行政部领取。

6、名片印制费用每季度摊销一次。

七、固定资产的管理

公司设备申请流程为加强我公司固定资产管理，规范管理工作程序，提高资产的使用效率，杜绝浪费；参照《行政事业单位国有资产管理办法》（国管财字【】32号）规定，结合我公司实际情况，特制定我公司设备申请流程：

（一）原则：讲究计划性和成本效益，以物质资源供给的有序性，保证公司职能的按计划完成：

1.配发过程中，是否供应，供应多少，要以客观需要为依据，而不是单纯的级别；

2.要考虑实际可能的收益（对工作的推动）而不是不计工本，不问效果，一定要保证重点，分清缓急，把有限的资源用在“刀刃”上；3.要使库存保持合理的限度（基本上无闲置的资产），注意提高资金的有效利用率。

（二）、具体流程:1．各部门根据各自工作的实际情况和预算计划，提出切实可行的申请要求（内容具体翔实、理由充分），经部门经理和分管副总签字同意后，抄送给行政部。

2．行政部根据各部门现有的设备资产情况对申请进行核实，并对各部门要求从真正的客观需求出发，遵循设备申请原则，提出解决建议和意见（调拨或购买）。

3．如果采取“调拨”程序，行政部将调拨计划上报行政部主管副总签字确认后实施；

4．如果采取“购买”程序，行政部将参照“公司财务审批流程暂行规定”具体执行。

5．采购由行政部统一申请费用、组织购买、费用摊销，过程遵循“价廉物美”的原则，在满足各部门需求的基础上，注意设备的性能价格比，多压价比价、厉行节约。设备采购结束后统一由行政部和市场部组织验收核查；固定资产登记后，由各部门登记领用，责任到人。

6．所有资产在使用者离开公司或调离本部门时应收归行政部仓库，并在部门设备管理员处登记。

八、午餐饭票

1.员工到职，由本部门内勤根据其到职日期向行政部领取饭票。

2.每月30－31日，各部门内勤根据本部门正式员工实际人数领取下月饭票。

3.每月1－2日，由各部门内勤统计本部门上月饭票退票情况并向行政部提供详细名单。如遇周末，顺延两天。

第四篇：日常事务管理制度

日常事务管理制度

一、会议制度：每月一次股东会，一次员工会，每天员工早会。特殊情况除外。

二、出差制度：出差和带人旅游根据工作需要定出差人数和具体人。旅游带队一般去一人。特殊情况除外。出差和旅游要服从公司安排。

三、店堂店貌管理

1、保持店内和门前的卫生，清除乱丢乱放。

2、上班时间，禁止小孩在店内吵闹。

3、搞好接待，对待客人文明礼貌、和气、客气。

4、门市部，办公室做到人要精神，物要整洁。

5、店堂店貌管理由办公室负责。

四、档案资料管理

1、公司的文书、资料、档案、账单、票据由专人管理，做到分人存放，分类管理，整理有序。

2、严格防止票据、账单、资料的丢失和损坏。

3、杜绝乱丢乱放，任何人不得乱动别人的资料。

4、如发生丢损问题，要追究主管人和责任人的责任。

五、车辆管理

1、保证行车安全，保证遵章守规，如有违规罚款，由驾驶员自己承担。

2、爱护车辆、勤保养，保持车况良好。

3、送货车由办公室管理，不准办私事。如有特殊情况，必须经过办公室批准。

4、车辆加油由办公室负责，车辆加油维修等费用实报实销，不准假报虚报，假一罚五。

六、上班制度

1、上班时间：

门 市 部：上午7：00-7：30上班晚上8：30-9：00下班 外勤人员：上午8：00-8：30上班

下午2：00-2：30上班（下班时间根据情况）

2、上班时间不准做私事。

3、每月根据公司规定休假，超假时间不得工资。

七、请假制度

员工请假或休假必须提前一天写出请假条，交给办公室，一般情况不得超假。

麻城市九九商行二0一0年九月

第五篇：2012秘书资格四级考试复习笔记之办公室日常事务

2012秘书资格四级考试复习笔记之办公室日常事务

一、值班工作

(一)值班的任务和作用

值班大致设立值班室，值班室有兼职值班室与专职值班室两种类型。值班室的任务主要有以下几个方面：

1、办理领导交办的有关事项

2、下班后和放假期间的文件和事务处理

3、来访接待工作

4、沟通上下级通讯联系

5、记好当天大事记(三项记录：电话记录、接待记录、值班日记)

(二)对值班室与值班人员的要求

值班室要制定严格的岗位责任制，做到职责分明，奖罚分明。值班人员必须做到以下几点：

1、服务的精神和高度责任心

2、要提高警惕，遵守值班纪律

3、认真做好保密工作

4、接待来访来电要热情

5、要认真学习业务知识，提高业务水平

6、填写值班日志，做好交接工作

(三)值班日志与交接班

填写值班日记应注意以下事项：

1、填写值班者的姓名和值班时间

2、填写值班记录做到内容简明扼要，语言规范，字迹清楚，不加评论，不带个人感情，实事求是。

3、注意做好交接班工作

二、印章及介绍信的管理工作

印信和介绍信是各级各类组织对外联系的标志和行使职权的凭证。

(一)印章

秘书部门掌管的印章主要有三种：单位印章(含钢印);单位领导人“公用”私章;秘书部门的公章。

作用：(1)标志作用(2)权威作用(3)法律作用。(4)凭证作用

(二)介绍信

(三)印信注意事项

1、印信的刻制

2、印章启用前应备文通知有关部门

3、保管者不得委托他人代管

4、盖章要端正，清晰

5、盖章要领：把握标准，印泥适度，用力均匀，落印平稳。

三、电话工作

(一)通话工作的内容

包括：打电话、接电话和作电话记录。

1、接打电话： 熟悉接打电话的礼仪和接打电话的要领。

2、电话记录

它包括五个部分：即来话时间(年月日时分)、来话单位姓名、对方电话号码、来话内容、处理意见和记录人署名(复述、核对)。

3、传话：问清收话人姓名、职务、电话号码。

7、会议礼仪服务的要求

(1)突出重点

(2)尽量满足合理要求

(3)从小处入手，注重细节

8、会议信息的分类

(1)按会议信息的作用划分：与会者信息、会议指导性和宣传性信息、会议议题性信息、会议主题内容信息、记录性和结果性文件信息、会议的程序性文件信息、会议交流性文件信息、会议参考性信息、会议管理性信息

(2)按会议信息的保密性划分：保密性会议信息、内部性会议信息、公开性会议信息

(3)按会议信息传递方式划分：会议讲话信息、会议书面信息、会议声像信息

9、收集会议信息的程序

(1)确定会议信息的搜集范围

(2)选择会议信息的搜集渠道

(3)确定搜集会议信息的方法

10、会议纪要工作程序

是记载和传达会议情况及其议定事项的书面材料，是在会议记录的基础上，分析、综合、提炼而成，用来概括反映会议精神和会议成果的文件。

(1)完善会议记录

(2)起草、编写会议纪要

(3)确定引发范围

(4)接受者确认

(5)领导签字

(6)打印成文

(7)印制、分发或归档保存

11、会议经费结算程序

(1)通知与会人员结算时间地点

(2)清点费用支出发票

(3)核实发票

(4)填写报销单、将发票贴于报销单背面

(5)请领导签字

(6)到财务部门报销

(7)与相关部门及人员结清费用