办公自动化软件在电信管理工作中的应用

第一篇：办公自动化软件在电信管理工作中的应用

办公自动化软件在电信管理工作中的应用

摘要：随着电信行业的日益发展，电信业务的不断扩大，用户对服务质量的要求越来越高，电信企业也面临着如何减少设备故障，提高服务质量，提高企业经济效率的挑战。因此建立办公自动化软件在日常管理中的应用，不仅能提高管理的效率，还能增强工作的合理有效性，能够克服和改善传统管理的许多弊端，实现轻松办公，提高企事业的运作效率，提升企业的市场竞争力。

关键词：办公自动化 管理工作 应用

中图分类号：G6 文献标识码：A 文章编号：1672-3791(2011)12(c)-0000-00

计算机的诞生和发展促进了人类社会的进步和繁荣，作为信息科学的载体和核心，计算机科学在知识时代扮演了重要的角色。在行政机关、企事业单位工作中，是采用Internet/Intranet技术，基于工作流的概念，以计算机为中心，采用一系列现代化的办公设备和先进的通信技术，广泛、全面、迅速地收集、整理、加工、存储和使用信息，使企业内部人员方便快捷地共享信息，高效地协同工作；改变过去复杂、低效的手工办公方式，为科学管理和决策服务，从而达到提高行政效率的目的。一个企业实现办公自动化的程度也是衡量其实现现代化管理的标准。

1办公自动化管理的意义

(1)管理变得轻松。办公自动化软件保证了信息的畅通性，提高了工作效率，传统管理模式需要两三天才能处理的报告或信息，在自动化软件应用后一两个小时就能完成。还是一个企业与整个世界联系的渠道，企业的Intranet网络可以和Internet相联。一方面，企业的员工可以在Internet上查找有关的技术资料、市场行情，与现有或潜在的客户、合作伙伴联系；另一方面，其他企业可以通过Internet访问你对外发布的企业信息，如企业介绍、生产经营业绩、业务范围、产品/服务等信息。从而起到宣传介绍的作用同时，自动化办公能保证信息自动有序更新，能够明确区分已办工作、在办工作和未办工作，减少了工作的重复性，减少了工作量，节约了工作时间。

(2)管理的协调性、灵活性增强。办公自动化不仅兼顾个人办公效率的提高，更重要的是可以实现群体协同工作。协同工作意味着要进行信息的交流，工作的协调与合作。这里所说的群体工作，可以包括在地理上分布很广，甚至分布在全球上各个地方，以至于工作时间都不一样的一群工作人员。办公自动化软件凭借其覆盖面广、效率高等特点，减少了企业信息死角，增强了企业内部与企业之间的沟通，同时提高了企业之间以及企业内部各部门的协调合作能力，提高了管理的协调性和灵活性，有助于提高企业的效率，增强企业的综合竞争力。

(3)改善了管理效率。工作效率的高低是衡量企业竞争力的重要标准。办公自动化可以和一个企业的业务结合的非常紧密，甚至是定制的。因而可以将诸如信息采集、查询、统计等功能与具体业务密切关联。操作人员只须点击一个按钮就可以得到想要的结果，从而极大得方便了企业领导的管理和决策。

(4)管理更加规范。在办公自动化软件的管理下，人为操作的因素减少，所有的工作都需要按照标准的规章制度运行，并有合理有效的考核系统。这样，减少了越权操作，增强了企业的监督管理，降低了企业经营管理的风险。

2电信业的特点

(1)规模化：电信已经成为克服时间和距离障碍的重要的信息传播方式。在克服距离障碍方面，电信已经成为无可代替的最广泛使用的现代通信工具，在克服时间障碍方面，电信传播方式也已经到了与书籍、报纸、期刊分庭抗礼的程度。

(2)标准化：通过电信方式有效传播的前提是编码和解码的对应性，在电信传播方式被大量使用的前提下，编码和解码过程的相逆性要求电信的标准化。如传播规程的统一、协议的一致、终端设备的兼容，这样才可以保证编译和解码的对应性。

(3)规范化： 有关电信的规范，一是对电信行业的管理规范；二是规定电信服务部门和使用人之间权利义务关系的民事规范；三是为实现电信的标准化。

(4)服务持续性、外部性、统一性：电信服务是建立一种不间断的交流平台，交流的需求随时产生，信息服务即使在客户不需要服务时也应一直处于待命状态。电信服务和技术必须使用统一的标准，必须保证接口的容性。

3办公自动化软件在管理工作中的具体应用

增强管理执行力是办公自动化软件的管理价值体现。从管理学的角度看，办公自动化软件的价值主要是规范流程、加强沟通以增强管理执行力。

(1)连接并构建起公司之间及公司内部的通讯平台。员工工作过程中遇到的问题能够及时的传递流通，确保各项工作的平稳进行。另外，办公自动化软件的管理工作不受时间、地域的限制，实现分布式办公，可以通过软件连接分散在局域网上的组织与个人形成虚拟的、在互联网系统下存在的集中办公场所。这样就克服了各厂区、各处室之间因地理位置分散造成的信息、文件等资料沟通和传阅障碍。

(2)通畅的沟通并促进信息的及时交流。利用自动化办公软件让信息准确及时地传递到各位领导、员工。在内部建立一个有效的信息发布和交流的场所，例如电子公告、电子论坛、电子刊物，使内部的规章制度、新闻简报、技术交流、公告事项等能够在企业或机关内部员工之间得到广泛的传播，使员工能够了解单位的发展动态。有效的沟通是工作顺利进行的基础，通过自动化软件办公的在线交流功能，能够及时地将新信息传播给每位员工，为整个办公系统的顺利运行奠定了很好的基础。

(3)协同并实现工作运作的自动化。协同是网络办公的重要特点，所谓协同是指以某项工作为主线，将部分人员、信息等资源组合起来，协同分工、共同完成这项工作。协同工作是提高工作效率的重要方法，能够实现管理的自动化、科学化和有序化。流转过程的实时监控、跟踪，解决多岗位、多部门之间的协同工作问题，实现高效率的协作。各个单位都存在着大量流程化的工作，例如公文的处理、收发文、各种审批、请示、汇报等，都是一些流程化的工作，通过实现工作流程的自动化，就可以规范各项工作，提高单位协同工作的效率。

(4)对管理工作的有效监控。每一个单位，都存在大量的业务系统，如购销存、ERP等各种业务系统，企业的信息源往往都在这个业务系统里，办公自动化系统应该跟这些业务系统实现很好的集成，可以对各个节点进行跟踪的管理控制。

(5)实现文档管理的自动化。可使各类文档能够按权限进行保存、共享和使用，并有一个方便的查找手段。每个单位都会有大量的文档，只要管理员给他注册一个身份文件自己上网就可以看到这个单位积累下来的东西，规章制度、各种技术文件等等，只要身份符合权限可以阅览的范围，他自然而然都能看到，这样就减少了很多培训环节。

4、结语

总之，为了实现管理的长久性和持续性，就必须采用现代化的管理手段。自动化软件在办公过程中改变了过去手动、纸质的传统管理模式，采用现代化信息手段进行内部管理，促使各项工作得以快速正常运转，办公自动化软件的应用，是优化管理领域的有效举措，是提升协作效率、办公效率和管理效率的关键，是提高整体竞争力的有效保障。

参考文献

[1]冷超群.办公自动化.北京:北京理工大学出版社,2010.[2]裴有柱.计算机网络技术(第3版).北京:电子工业出版社,2009.

第二篇：关于办公自动化软件在管理工作中的应用(可打印)l1

关于办公自动化软件在管理工作中的应用

姓名:闫玉婷

专业:计算机信息管理班级:09级信管学号:0941785506

5摘要:在数字商业时代的今天，管理意识和管理环境发生了巨大的变化。过去金字塔式的管理结构现已被打破，逐渐由多层次的管理时期进入扁平化管理时期。管理、监督的精度要求不断提高，用知识创造的工作越来越多。对信息量的要求也随之增加，沟通数量和质量要求都在提升。如果把管理工作比作一部车，那么管理工具应该就是车轮子，是它使得管理工作转动起来，而OA软件(办公自动化软件)就是使管理者从千头万绪的办公工作中解脱出来，帮助管理者在竞争中领先一步。OA软件是结合先进的管理思想，从广泛的用户需求中抽象出通用模型，并利用开发的软件产品。其主要作用是提高组织内部协作效率、信息效率，并帮助个人实现轻松办公，提高管理效率。它是管理者借以实践对群体管理的工具，是组织网络办公、协同办公的软件。

关键字: 办公自动化软件； 管理

为了提高我们的专业技能，为了我们今后能更好更快的适应工作需求，学校让我们进行了实习。通过实践学习，使所学理论知识得到验证，将自己在学校所学的理论知识向实践方面转化，尽量做到理论与实践相结合，培养灵活运用书本知识的能力，并且学到许多书本上学不到的东西，增长和扩充知识面，增加对社会的接触，为毕业后能快速地融入社会打下基础。

我很幸运来到隰县交通运输局办公室实习，并通过实习留到办公室上班了。转眼实习即将结束，通过这次实习让我受益匪浅。在办公室实习的这段时间当中我主要应用到办公自动化软件,在此我对办公自动化软件在管理工作中的应用做了如下总结：

一、办公自动化软件在单位的应用

(一)连接

单位上级、下属地理位置较分散，不方便报告、文件等资料的递送和传阅。使用了

办公自动化软件后，在办公区形成了一个依托网络而存在的虚拟办公场所，给大家的工

作带来了方便。

(二)沟通

通过办公自动化软件办公平台的在线交流、信急提醒(收到新的资料、有新的公告

发布均会有一个红色的信息提示弹出)功能可以及时地将最新的信息告知该平台的每位

用户。及时的信急沟通为办公的顺畅打下了坚实的基础，这一应用在工作中很重要，上

级交通部门下发的文件，我及时接收、查阅、登记，并将当天重要文件做以归类储存，并批印拿给领导查阅。有时候上级交通部门需要单位上交一些数据资料及上报工程进况

时，我要及时通知有关部门对此进行工作准备，完了再通过发送电子邮件上报上级交通

部门，这为我们的工作带来很大的方便，即节省时间，又提高了办事效率。

（三）Word软件的应用

Word应用软件在打印文件中很重要，在单位需要打印不同文头的文件，上行文，上行文，要进行合理的排版，字体、行距、边距都要按要求设置，既要达到要求，又要

达到美观，这样才能通过审批。当然在打印文件过程中一开始并不是一帆风顺的，存在一些细节问题，那时才知道自己在学校学的东西都是课本知识，没有应用到实践当中，在现实中自己处理问题的能力还是有限的，这让我觉得实习真的很重要，很值得。

(四)Excel软件的应用

在我们单位Excel软件主要应用在会计股和道路股及办公室，实习期间为各股室制

不同的表。例如：会计在每个月要发工资，这就要用Excel制作工资表，每逢节日又要

制作发放福利表。道路股更多应用到Excel，他们要对村、乡、镇、城各地方路况进行

调查及仔细存档，还要按实际情况设置修改数据，在危桥改造，公路修建中所需流程安

排、材料、费用等均用Excel制表录入。办公室主要制通训录表、来文登记表、签到表、请假表等。其中在上级下发文件中，需要上报内容用Excel形式上报，我就要根据相关

内容制表、填表，通过领导审批后上报上级部门。

二、办公自动化软件的应用价值

（一）连接

通过OA软件将分散在局域网和Internet上的各级组织与个人连接起来，形成一个

依托于网络而存在的虚拟集中式办公场所。

（二）沟通

及时进行信息的交流与共享，例如消息提醒、邮件通讯、新闻公告、知识共享等等。

沟通是协同工作的基础。

（三）协同

以工作流管理为线索，将人员、信息等各项资源按一定的规则组合起来，共同处理

一组事件。同时，建立起各个异构系统之间的关联系统，将各类管理数据进行抽取、转

换，参与流转。

（四）监控

工作过程的监督与控制、工作流程状态、处理时限等都是监控的内容之一。

三、办公自动化软件的管理价值

增强管理执行力是办公自动化软件的管理价值体现。从管理学的角度看，办公自动

化软件的价值主要是规范流程、加强沟通以增强管理执行力。在实际应用过程中，办公

自动化软件的管理价值体现在以下四个方面。

（一）建立内部通讯平台

平台上的员工通讯录、在线交流功能使工作信息得以及时的传递，保障工作的顺利

进行。

（二）建立信息发布平台

公告、调查、讨论的发布让信息准确无误地传递到各个用户。

（三）实现工作流转的自动化

协同流程的建立根据不同的工作对象灵活使用。

（四）实现文件管理的自动化

通过OA办公平台进行电子公文的发布，在协同工作中设置专门的流程，在文档管

理中建立相应的文件夹进行存档、归档操作。电子公文的实施取代了传统的公文传递方

式，不仅是传递方式的变革，还是管理意识的改变；除此之外，文档管理还可以进行文

档的共享和借阅，方便地实现了知识的共享。

四、办公自动化在工作中的使用意义

办公人员使用该软件后使管理工作变得轻松。原因有三:(1)信息流通快，以前两三

天处理的一个报告，在平台上可以压缩在1h内完成 ；(2)文件和工作都被自动、有序的流转，在办工作、待办工作清晰明了，相当于给使用者安排了一个虚拟秘书，大大减

少了工作量；(3)信息发布平台使无效会议减少。

其次，协作性、灵活性显著提高。但在专业化效率日渐提高的今天，部门和部门、环节和环节之间协作效率高低就成为组织提升整体竞争能力新的驱动因素。办公自动化

软件不仅能够帮助单位建设无边界组织，消除单位的信息死角，成为单位上下左右沟通

润滑剂，而且提高了单位部门间的协作能力，增强了团队精神。

第三，提高了管理效率。在办公自动化软件平台上，可以了解每项业务、每个职员的进度和状态，了解哪些地方、哪个环节有改善的余地、挖掘的潜力，借此提高组织的工作效率和管理效率。

第四，规范性增强。在办公自动化平台上，人的意志无法改变程序运行，一切都得

按照既定规则、单位制度进行。同时，杜绝了越权操作，增加了监督性。

最重要的一点是实现了知识管理。文档管理自动化可以使优秀员工的思想技能不断

积累；能即时管理、更新每个部门的各种资料。

五、办公室实习收获

办公室在单位是承上启下、沟通内外、协调左右、联系四面八方的枢纽，推动各项

工作朝着指定目标前进的中心。对内外工作协调、沟通，做到上情下达，下情上报，以

致办公室的工作繁杂琐碎。在此我将我的收获做了以下总结：

（1）公文方面的学习，主要包括公文的写作格式、要求，语言特点，公文的传送渠

道、方式的认识和公文的整理归档工作，通过实习，使自己对公文写作这一专业知识有

了更加具体的认识，促进了理论知识向实践动手能力的转化，使我受益良多。

（2）学习机关单位对外事务办理的程序及礼仪、礼貌用语、办事方式和技巧，让我学得更多的社会知识，能够更好的溶入社会。

（3）学习使用办公自动化设备如复印机、打印机、传真机、扫描仪等设备的使用，在我自己的就业天平上再加上一个砝码，增加我就业的资本。

（4）待人要真诚。我总觉得，经常有一些细微的东西容易被我们忽略，比如轻轻的一声问候，但它却表达了对同事对朋友的关怀，也让他人感觉到被重视与被关心。一份

发自内心的真诚能够换取同事的信任，不管是在学习、生活还是工作上，道理都是一样的。

（5）要善于沟通。沟通是一种重要的技巧和能力，时时都要巧妙运用。认识一个人，首先要记住对方的名字。了解一个人，则需要深入的交流。而这些，都要自己主动去做。实习中，跟下属部门的电话联系、与处室人员的交流，这一切的一切都能够锻炼我们的交流能力，使我的沟通能力得到进一步的提高。

（6）要有热情和信心。不管在哪个行业，热情和信心都是不可缺的。热情让我们对

工作充满激情，愿意为共同的目标奋斗；耐心又让我们细致的对待工作，力求做好每个

细节，精益求精。激情与耐心互补促进，才能碰撞出最美丽的火花，工作才能做到最好。刚开始进入一个领域，接触一份新的工作，都要有热情和信心，同时也要懂得主动出击，只有这样才能更好的与同事熟悉，更好的进入状态，溶入工作环境。

六、实习总结

在文件起草、文书处理、档案管理、文件批转、迎来送往等工作中我强化工作意识，加快工作节奏，提高工作效率，冷静办理各项事务，力求周全、准确、适度，避免疏漏和差错。

在办公室实习工作中严格要求自己，做到在公文办理中突出文稿撰写的准确性，公

文编发的规范性，公文处理的时效性，下发文件无差错，文件分类存放妥善保管。提高

自身素质，协助各股室完成好任务。

千里之行，始于足下”，这短暂而又充实的实习生活，我认为这对我走向社会起到

了一个桥梁的作用，过渡的作用，是人生的一段重要的经历，也是一个重要步骤，对将

来走上工作岗位也有着很大帮助。向他人虚心求教，遵守组织纪律和单位规章制度，与

人文明交往等一些做人处世的基本原则都要在实际生活中认真的贯彻，好的习惯也要在实际生活中不断培养。这一段时间所学到的经验和知识大多来自领导和同事们的教导，老师和同学的帮助，这是我一生中的一笔宝贵财富。这次实习也让我深刻了解到，在工

作中和同事保持良好的关系是很重要的。做事首先要学做人，要明白做人的道理，如何

与人相处是现代社会的做人的一个最基本的问题。

总之在实习阶段，使我的知识水平、思想境界、工作能力等方面都上了一个新的台

阶。在这里我要感谢我的教师，感谢他们平时对我孜孜不倦的教诲，感谢我的同学们，感谢他们对我学习的支持与帮助，感谢我的领导和同事们，是他们让我明白了很多人与

人之间处事的方式方法，感谢他们对我工作的支持与帮助。你们的恩情我现在无能回报，我只能在以后的学习、生活和工作中抱以饱满的热情、坚定的信念、高度的责任心去迎

接新挑战，勇攀高峰，努力回报社会。

参考文献

[1]李腊元.办公自动化[M].北方科学出版社,1993.[2]周荣春.办公信息系统[M].清华大学出版社,1993.[3]《实例版office2003在办公中的应用》编委会.实例版office2003在办公中的应用.电子工业出版社，2006年7月第一版第一次.[4]郝军启，于慧芳.Office2003办公软件应用教程.清华大学出版社，2006

年1月第一版第3次.[5]李勇，杨静宇.windowsXP+office实用教材.清华大学出版社,2006年10月第1版第1次.[6]张琳。一级MSoffice教程.中国水利水电出版社，2006年5月第1版每1次.

第三篇：办公自动化在秘书工作中的作用

摘要

办公自动化，英文 Office Automation，简称OA，是办公信息处理的自动化，它利用先进的技术，使人的各种办公业务活动逐步由各种设备、各种人机信息系统来协助完成，达到充分利用信息，提高工作效率和工作质量，提高生产率的目的。随着当今社会的快速进步，科技的飞速发展，面对竞争日益激烈的社会大环境，秘书工作中传统的、手工的办公模式，已经远远不能适应现代社会发展的需要。“办公自动化”的概念的引进，并在其秘书工作之中的应用，使得从事秘书工作的人员从繁琐的日常工作中脱离出来，节省了许多时间来考虑工作中的其它问题，从而不断提高工作效率。本论文将通过介绍秘书工作、办公自动化知识以及秘书工作与办公自动化的关系等几个方面，对办公自动化在秘书工作中的作用提出了自己的看法。

关键词： 办公自动化秘书工作文字管理档案管理信息管理

Abstract

In the face of an increasingly competitive social environment, secretarial work in traditional, hand-office mode, can not adapt to modern social development.To this end, we introduce the “office automation” concept, and applied to the work being secretary to Secretary of the personnel from the tedious daily work out of them, saving time to consider other issues at work, so as to continuously improve work efficiency.This article introduces the secretarial work, office automation, knowledge, and secretarial work and office automation aspects of the relationship between, on the office automation work in the role of the Secretary put forward their views.Key words:Secretary office automationinformation managementfile management text management

前言

办公自动化，是办公信息处理的自动化，它利用先进的技术，使人的各种办公业务活动逐步由各种设备、各种人机信息系统来协助完成，达到充分利用信息，提高工作效率和工作质量，提高生产率的目的。办公自动化由70年代未80年代初在我国的提出，到现在已有了近二十年发展历史。由于办公自动化技术的不断发展，办公自动化新产品不断的出现，办公自动化的内涵也不断地丰富和发展。社会的竞争日益激烈,信息的搜集与利用显的越来越重要,如何作好信息化社会大环境中的秘书工作,如何使秘书工作人员在本职岗位上发挥自身应有的作用,已经成为一个不可争议的话题。办公自动化的导入,使秘书工作人员可以从繁琐的日常工作中脱离出来,有相对较多的时间去考虑工作中的其它事情,从而提高了工作效率。本论文将围绕现代秘书在“办公自动化”环境中,如何更好的提高工作效率展开讨论。

目录

前言 ···························································································································· I

第一章 办公自动化概述 ························································································· 3

第一节办公自动化的概念、特征、内容................3

第二节办公自动化的功能与作用.....................3

第二章 办公自动化与秘书工作的关系 ································································· 3

第一节秘书在办公自动化环境中的主要工作内容..............3

一、文字管理工作 ················································································································ 3

二、信息管理工作 ················································································································ 3

三、档案管理工作 ················································································································ 4

第二节 秘书工作在办公自动化环境中的特征....................4

一、高效率的秘书工作 ········································································································ 4

二、秘书工作中的“体力”向“脑力”的转变 ································································ 4

三、自动化的秘书工作 ········································································································ 4

第三章办公自动化对秘书工作产生的作用··························································· 5

第一节促进秘书工作产生“革命性”变化...................5

一、处理情报信息方面的变化 ···························································································· 5

二、处理各种统计数据方面的变化 ···················································································· 5

三、在办理会务工作方面的变化 ························································································ 5

第二节极大地提高秘书工作效率.....................5

一、会务工作方面 ················································································································ 5

二、处理信息方面 ················································································································ 5

第三节促进秘书工作职能的扩展.....................6

一、领导工作中的需要 ········································································································ 6

二、秘书工作的可能性 ········································································································ 6

第四节使秘书的服务意识得到更新.................6

一、秘书意识到有更多的智力补偿有待自己去实施与挖掘 ············································ 6

二、秘书意识到有更多的服务方式有待自己去运用与创建 ············································ 7

三、秘书意识到有更多的服务范围有待自己去占据与开拓 ············································ 7 参考文献 ······················································································································· 7 致谢 ························································································· 错误！未定义书签。

办公自动化概述

第一节办公自动化的概念、特征、内容

办公自动化是将计算机技术、通信技术、网络技术和软件学应用于秘书工作之中，使秘书工作实现现代化、自动化、信息化、从而达到最大限度的提高工作效率，工作质量和改善工作环境的目的。如今的办公自动化是一个包含数据处理、文字处理、办公事务处理、管理信息系统、决策支持系统和网络信息系统在内的综合一体的办公自动化系统。

第二节办公自动化的功能与作用

一是内部通信简捷化。建立了单位内部的办公、通讯和网络系统，可以使单位内部的通信和信息交流快捷通畅，无需人为进行传递。二是信息发布快速化。在内部建立了一个有效的信息发布和交流的场所，如电子公告、电子刊物、新闻简报、公告事项能能够在机关内部得到广泛的传播，使职工能够及时了解单位的发展动态。三是工作流程自动化。主要是公文的处理、收发文、各种审批、请示、汇报等，都可以通过网络实现工作流程的自动化，既规范了各项工作，又提高了工作效率。四是文档管理程序化。可使各类文档能够按权限进行保存、共享和使用，并有一个方便的查找手段。五是辅助办公规范化。它牵涉的内容比较多，像会议管理、车辆管理、物品管理等与我们日常事务性的办公工作相结合的各种辅助办公，均可以实现这些辅助办公的进一步规范。六是信息集成高效化。我们每个科室都存在大量的业务系统，一些信息源往往都在这个业务系统里，办公自动化系统应该跟这些业务系统实现很好的集成，使相关的人员能够有效地获得整体的信息，提高整体的反应速度和决策能力。

第二章 办公自动化与秘书工作的关系

第一节秘书在办公自动化环境中的主要工作内容

一、文字管理工作

在秘书工作过程中，要接触许多文字工作，如有关文件、信函、报表、决议和命令、文稿、统计资料、数据、政策、规章制度等的详细情况，在计算机中加工处理、存储，可以做到及时查询、分析、修改、协助决策活动。

二、信息管理工作

秘书工作中的信息管理主要包括采集工作，加工处理工作，信息传递工作。

秘书工作中采集信息是其起点和基础。在信息工作中不能做到及时收集，迅速报送，再好、再重要的信息也会因时过境迁而推动利用价值。在秘书工作中，信息的采集主要通过语音、文字、图表、图像等方式，表现在办公自动化环境中则通过信息网络来获取。秘书工作的业务信息具有沟通上下、联系左右、协调内外的作用。可以通过计算机采集国内外的各种新闻热点信息，在实现信息联网的同时，还可以实现个人与社会，企事业单位与企事业单位之间的资源共享。

三、档案管理工作

在办公自动化环境中，秘书对档案管理的工作表现在整理，保管和保密上。

秘书人员在计算机上制作，接收文件，电子档案便应运而生。电子档案包括磁盘、软盘和光盘等储存介质，秘书人员在保管诸如此类的信息时，首先要将信息文件分门别类，建立一个文件夹，将这些内容保存在适当的介质上；确定的标识全宗名；划分全宗群；进行编号和排列。

秘书的档案保管工作是一项非常重要的工作，在确保档案完整的基础上，还要保证文件的安全。电子档案在稳定性上不如纸张材料。于是，秘书人员在保管档案时要做到以下几点：掌握好库房温度；保持库房内清洁，无腐蚀性气体，时刻检查通风状况；防止磁场的干扰；防止紫外线的直接照射。在保养和维修方面，秘书人员要保持磁带机、软盘驱动器、清洗机的清洁，定期对磁带、软盘、光盘进行检查、复制更新。

第二节 秘书工作在办公自动化环境中的特征

一、高效率的秘书工作

信息时代的到来，为信息的采集、传输、处理提出了新的要求。秘书人员的工作效率要想提高，只有引进高科技。当代的社会现状，计算机技术、信息技术、通信技术迅猛发展并紧密结合，为提高工作效率，改善办公管理提供了条件。同时，中文处理技术、信息系统技术、计算机软件开发技术、数据库技术、人工智能技术、管理方法学和行为科学的发展，也为秘书工作提供了许多便利。正是各种科学和技术的发展，才促使秘书工作效率不断提高，促使管理向科学化、规范化、自动化和高效化的高层次发展。

二、秘书工作中的“体力”向“脑力”的转变

秘书工作未实行自动化时，只是简单、重复、机械的体力劳动，所需动脑的也只是简单的，常人所有的思维活动，基本不需要高难度复杂的思维活动，基本上全是“体力劳动”。随着科学技术的发展，工作逐渐高效化，特别是自动化的应用，给秘书工作带来了极大的方便。这时人们为追求更高的效率，以省出时间去考虑其它事。从而人们就需要动脑考虑有关软件的升级，开发、引进新的设备。如何才能有效的进行工作？这就需要大量的，复杂的基于简单思维的基础上的高难度思维工作。从而工作就逐渐转变到脑力的使用上，秘书人员的实质也随之发生了变化，从繁重的体力劳动中脱离出来后，带来了思维的高度开发，思维能力由此变活跃，有更多的时间向领导提建议，由“助手”变成“参谋”，自此带来了质的飞跃，这都是秘书由“体力劳动”向“脑力劳动”带来的影响。

三、自动化的秘书工作

自动化秘书工作体现在办公自动化大环境中，就是秘书工作基本任务的根本改变。随着科学技术的高度发展，某些工作已经全部自动化，秘书只是一个监督、照看的作用。例如：现代机器人有待取代哟写经常性的、无聊的、单调的工作，这是自动化的典范。

这里强调的是自动化的秘书工作，但是再自动化，也离不开作为主体的人，人是秘书工作中最重要的一部分。自动化的秘书公作主要还是秘书人员的职能自动化。在某种程度上讲，这不只是软硬件上采用先进的高科技，使工作自动化，而是秘书人员对工作的态度，也有一个由被动到主动的发展过程。自动的去工作，自动的去思考，在工作中始终体现出自动，即用一种积极的、主动的、热情的心态去面对自己的本职工作，充分发挥主观能动性，这是自动化秘书工作的一种至高境界。

第三章办公自动化对秘书工作产生的作用

第一节促进秘书工作产生“革命性”变化

在秘书工作中引进计算机技术和一系列办公自动化设备，所带来的效果是“革命性”的，它使传统的抄抄写写式的秘书工作方式受到极大的冲击，迫使文秘人员提高工作效率，改变工作方式与之相适应。

一、处理情报信息方面的变化。

在自动化程度较高的办公室，秘书人员不必离开工作岗位。即能从计算机档案中调阅所需情报资料。阅读投放在电子信箱中的书信和各种文件目录表，接收领导人通过计算机发表的指令并按照需要在计算机上进行必要的文字处理。

二、处理各种统计数据方面的变化。

在上报各种统计分析表时，可以直接利用计算机提供的数据，进行有效地科学分析，并利用传真迅速上报，达到快速、准确、方便的目的。

三、在办理会务工作方面的变化。

传统的办会往往在一个特定的地方，如会议室、办公室或其他某个特定的会议场所。随着网络的发展，各种通讯技术的运用，使会议不局限在某一地方，扩大了会议的场所。如网络会议的产生，使与会人员足不出户，就能参与会议的整个过程，通过电视会议系统，不出差即可召开地区性或更大范围的会议。使用移动通信和电传呼，可以使秘书随时同外出的领导和工作人员保持联系，大大减少出差人员和出差费用，极大地改变了秘书的工作方式。秘书的工作方式虽然发生了重大的变化，但并不代表一些具体秘书工作中的规范处理程序的变化。由于公文办理、档案管理等工作有传统的规范程序，例如公文办理中的拟办、批办、承办等核心环节，档案管理中的鉴定、分类、整理等核心环节。即使在办公自动化环境下仍要保持规范处理，使OA与传统秘书工作真正相结合。综上所述，使秘书人员避免了在领导、同事与部分之间的穿梭，人与人面对面的接触大为减少，纯手工操作的成分大大降低，秘书工作方式发生了重大变化。

第二节极大地提高秘书工作效率

一、会务工作方面

会务工作方面可以用办公自动化系统辅助完成。由于会务工作极其复杂，千头万绪，所以秘书安排会议起来常常力不从心，然而，利用办公自动化系统中的电子日程表安排会议，仅需2—3分钟就安排好了，秘书能轻易应付大量会议。办公化自动化系统不仅能科学地分配会议室、交通工具、声响设备等，并能进行会议记录，编辑会议简报等，能自动检索会议内容，并能及时修改和删除。

二、处理信息方面

网络的发展，使信息和资源由整个机构共享，使众多人员能够一起处理项目。互联网不受空间与时间的限制，逐渐消除或重新定义了社会之间的界限、关系，给我们打开了广阔的思维空间，有利于秘书充分利用互联网获取知识，充分发挥思维能力为领导工作服务。如在实行资源共享，增加信息的占有量方面有大量的公共信息需要秘书去发布，如员工作业分配表、各项管理制度以及个部门组织图等。这些以往通常都必须印成书面材料，张贴出来或散发下去，不仅消耗大量的人力和物力，而且往往不能及时更新，影响使用，现在通过internet 之后，这些都可以在internet 上发布，提高效率，也节省了成本。信息被称为“财富的财富”，往往称为个人、企业、行业、部门甚至国家决策成败的关键。网络中大量搜索引擎的使用，适应了大量经济信息传播和处理管理的需要，不仅克服了传统的手工方法和原始程序处理信息存在的局限性。使搜集信息慢、传递手段落后、信息资源浪费、共享性差、存贮功能低、检索复杂、带有主观性等问题较好地得到了解决。更重要的是，秘书人员通过网络接触到了比过去更多的信息，掌握了大量情况。秘书人员真正做到了“眼观六路，耳听八方”，思考问题和解决问题的空间进一步扩展，这就使得他们有可能做好一般性的信息处理事务和参谋辅助的同时，参与领导授权范围之内的决策工作。

第三节促进秘书工作职能的扩展

传统的秘书工作主要是办文、办会、办事三个方面的内容。具体来说主要有文书工作、档案工作、会务工作、信息工作、信访工作、保密工作、督查工作、接待工作等等。随着网络的发展，使秘书工作与网络技术紧密结合在一起，为适应这一发展趋势，秘书人员要改变过去传统的工作模式，工作的内容不仅仅是以上所说几点，凡是为领导工作服务的能通过网络解决的事务都可以当作秘书的职能。秘书工作的职能扩展的两个相互对应因素：

一、领导工作中的需要

领导是机关或单位中的首脑，处于决策地位，相应的领导的事务也必定会繁多杂乱，网络的发展扩大了领导的需要，比如一些技术性难题，领导没有精力甚至没有能力去解决，就需要秘书及时处理。又如在会务工作中，秘书人员的工作内容不再仅仅是会前准备、会中服务、会后整理的三大环节，在电视电话会议中，还要帮助领导处理各种技术难题和通讯设备的连接情况。如果这些事务，由于领导的能力或精力不够等原因而得不到处理，势必造成很大的影响和损失，以至影响到领导的形象，为了领导工作中的不足和需要，就要促进秘书工作职能的扩展。

二、秘书工作的可能性

网络的发展，为秘书提供了一个良好的环境与平台，使秘书工作职能的扩展有了可能性。由于计算机技术与网络技术的发展，大量新型办公软件与设备产生，秘书可以借助这些新事物来扩展职能。如为了扩大企业的公共影响力，搞好公共关系，秘书要承担本单位网站的主导职位，把本单位的简介和发展概况等放在网站上供公众查询，还要及时有效地收集本单位的最新信息并在网上公布，定期编制简报和在一定阶段所取得的成果并在网上发布。

第四节使秘书的服务意识得到更新

“秘书意识”是一种角色意识，是主体基于个人的社会活动而形成的对自我的社会地位和由此规定的职责的知觉、理解和体验，它直接源于人的实践活动。随着网络的发展，缩短了大量的体力劳动过程，把全部或部分的体力活动交给计算机去完成，秘书服务内容发生了变化，主要从以下几个方面更新：

一、.秘书意识到有更多的智力补偿有待自己去实施与挖掘

网络的飞速发展，会伴随着系新型办会设备与软件的产生，秘书体力劳动大大减少，智力方面的事务会增多。由于领导不动这些软件与设备的用法，需要秘书去填补这方面的缺陷。秘书面对这一现实，为了更好地实现其自我价值，会花大力气去学习并掌握这些设备与软件的用法，以随时为领导提供智力服务。

二、秘书意识到有更多的服务方式有待自己去运用与创建

在办公自动化产生之前，秘书为领导服务的活动是秘书独立完成的，没有凭借外在力量（如计算机办公设备），然而随着网络的发展，秘书可以凭借各种办公设备与软件为领导服务。秘书已经深刻认识到为领导服务方式的多样性是现代优秀秘书人才所必备的基本要求，更重要的是已经有了一种运用旧有的服务方式创建新的服务方式的意识。

三、秘书意识到有更多的服务范围有待自己去占据与开拓

传统的秘书工作使服务范畴停留在抄抄写写式的范围之内，计算机等办公设备扩大了秘书服务范畴。只要是为领导工作服务可以通过办公设备解决的事务都可以列入服务范围之内。同样秘书也认识到服务范围的扩大，通过提高自身素质来适应其需要，去发现更多的服务范围为领导服务。如秘书人员要密切关心当代科学技术的发展状况，更加敏锐地发现办公自动化的新产品新成果，不断地搜集及时信息，并技能型归纳总结，找出有参考价值的技术资料，及时提供给有关领导，作为领导决策的参考依据。秘书服务意识得到更新，主观上会使秘书

服务工作的质量的到提高，指导秘书工作，从而有利于服务工作深入展开。

参考文献

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[4] 杨洪山，《办公自动化与秘书工作》。上海交通大学出版社，2007年4月版。

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[6] 张宗耀、刘百善，《办公自动化与现代办公设备》。西安电子科技大学出版社，2001年3月。

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[8] 陈冠任，《顶尖秘书》。当代中国出版社，2002年4月版。

[9] 廖金泽，《公司秘书手册》。海天出版社，2004年9月版。

[10] 赵映诚，《秘书学》。中国经济出版社，2009年5月版。

第四篇：办公自动化应用

第五章 办公自动化应用

随着计算机的普及和现代网络技术的发展，虚拟办公技术已逐渐成熟，无纸化网络化办公模式是现代办公自动化的发展趋势。建立在网络上的办公软件是实现办公自动化和信息化最常用的应用软件，是人们处理日常信息的一种手段，熟练地使用常见办公软件是当前时代对大学生的基本要求。

办公软件是软件公司开发的专门用于现代日常办公事务处理的软件，处理功能包括文字处理,演示文稿的创建,数据库,网页制作等。随着网络应用的普及，办公软件的功能越来越强大。常见的办公软件有WPS系列,Microsoft Office系列等，办公软件的发展帮助人们有效地提高了办公效率。

本章将分别介绍Microsoft Office 2003中的Word和Excel、Powerpoint的基本应用方法。

5.1 概述

早在1979年，MicroPro软件公司（简称WS）是最早用于处理办公事务的文字处理系统，在20世纪80年代，汉化版的WordStar(CWD)在我国非常流行。

1989年，我国香港金山电脑公司退出了WPS开发设计的软件，该软件是完全针对汉字数理开发设计的，在我国当时的软件市场上独占鳌头。1997年金山公司推出了基于Windows系统的WPS97。2001年5月，WPS正式采用国际办公软件通用定名方式，更名为WPS Office。2005年推出了拥有完全自主知识产权的WPS Office2005。在随后的几年中，WPS不断扩展和完善，作为民族产业的一个代表，在我国办公自动化市场上占有一席之地。

1990年Microsoft公司推出了图形化操作系统Windows3.0，英文版的Microsoft Word for Windows随后诞生。Microsoft公司对Word的功能不断改进，先后推出Word5.0,Word6.0及相应的中文版。

在电子表格软件方面，1982年IBM公司发布了Lotus1-2-3。Microsoft公司又把Word6,0和Exce15.0集成在Office4.0套装软件内，使其能相互共享数据，极大的方便了用户的使用。其后又相继发布了涵盖更多功能的Office95,Office97,Office2000以及中文版。2003年11月，Microsoft Office2003在北京正式发布中文版，在随后的几年里，Microsoft Office的版本仍在不断的升级。

Microsoft Office从2003开始面向Internet设计，强化了Web工作方式，运用了突破性的智能化中文处理技术，属于第三代办公处理软件的代表产品，其内容包括文字处理,电子表格,数据库管理,多媒体演示文稿,行程安排,网页管理等。Word Excel 和PowerPoint是Microsoft Office2003中最常用的应用软件。

Microsoft Word是文件处理软件，是Office的主要程序。它在文字处理软件市场上拥有优势份额，它适宜Windows和Macintosh平台。它的主要竞争者有OpenOffice.org Winter,StarOffice,CorelWordperfect和Apple Pages等。

第五篇：HSE管理在消防工作中的应用

HSE管理在消防工作中的应用

HSE管理体系是健康、安全与环境管理纲领性、法规性文件，也是消防中队健康、安全与环境管理体系运行、审核和管理评审的依据。通过深入开展“HSE方针、目标”的宣传教育和实践，逐步完善HSE体系管理制度，使中队员工HSE理念进一步增强，确保我单位消防安全平稳运行。

一、防火检查

消防重点单位应组织经常性的HSE防火安全检查，包括日常、定期、不定期、季节性、节前和专项检查。尤其要加强重点部位、关键装置的日常防火巡查，以及新建、改建、扩建项目的检查，及时制止、纠正违法、违章行为，防止和消除火灾隐患。

二、火灾隐患治理

火灾隐患的治理是对可能引起火灾的风险实施有效的消减、消除或控制的管理措施。企业火灾隐患的确定可以从以下几个方面着手考虑：危及安全生产，可能导致火灾的各种因素；可能导致火灾事故发生或扩大生产设施、而安全设施缺陷的；影响人员安全疏散或者灭火救援行动的隐患；消防设施不完好有效；擅自改变防火分区，容易导致火势蔓延、扩大的；违反消防安全规定，使用、储存易燃易爆化学品的；不符合城市消防安全布局要求，影响公共安全的；不符合现行国家、地方政府、行业有关HSE的法律法规、标准和规定的方面；公安消防机构、集团、油田公司以及我厂各级安全生产监督管理部门下达的火灾隐患整改通知书；基层单位自查出的火灾隐患等必须实施隐患治理。

三、防火关键装置、重点部位的确定与管理

单位易燃、易爆、易腐蚀、高温、高压等条件下运行的装置确定为防火关键装置；将储存易燃易爆危险化学品的罐区和装卸站台，对装置和生产起关键作用的公用工程系统确定为防火重点部位。消防中队会同各单位应定期对防火关键装置、重点部位进行检查评价，对防火关键装置、重点部位实施有效的监控，对在监控中发现的不符合项应及时纠正，制定防火关键装置、重点部位的应急预案，并定期组织实际演练。

四、施工现场消防安全管理

安全部门应负责停工检维修、日常检维修、紧急抢修，技术改造等施工现场企业自身的防火安全监督。施工前单位应做好施工队伍的安全资质证书确认工作，对施工队伍进行HSE安全防火教育培训；施工现场应配备足够的责任心强、熟悉工艺和防火的安全监督人员对防火实施有效监管，确认无火灾、爆炸危险后方可准许施工人员动工，施工人员对动火作业、临时用电作业、破土作业等必须严格遵守作业环节的各项HSE防火管理规定，并落实相应的消防安全措施。

五、员工消防安全意识的培养

在中队战斗员中通过多种形式开展经常性的防火安全宣传教育和培训，内容包括消防法规、消防安全制度和保障消防安全的操作规程，本单位、本岗位的火灾危险性和防火措施，有关消防设施的性能、灭火器材的使用方法，以及报火警、扑救初起火灾、逃生自救的知识和技能；同时对新上岗员工、新增岗位及转岗人员、外来培训和学习、外来施工人员做好安全教育工作；对单位的消防安全责任人、消防安全管理人、专（兼）职消防管理人员、消防控制室的值班和操作人员、特殊工程人员开展消防安全专门培训。

消防中队制定相关的防火教育和培训的计划、内容，做好检查、考核评比工作，建立激励机制，营造人人关注安全、全员参与HSE的氛围，切实遵循单位“安全第一，预防为主，全员动手，综合治理；改善环境，保护健康；科学管理，持续发展”的安全、环境与健康（HSE）方针。