行政助理岗位说明

第一篇：行政助理岗位说明

岗位说明书
编号:
岗位名称 行政助理 所在部门 总裁办公室 人员编制数量 若干名

工作综述

受总裁委托,协调各部门工作,行使公司日常办公秩序,行政文书,后勤保障等管理权限.

总裁
岗 位 图

行政助理
序号 工作 权重 工作职责

达成效果

1, 组织收集,分析,综合公司行政方面的情况,协助总裁调查研究,了解情况并 提出处理意见或建议,供公司领导决策.2, 负责公司发文的拟定,审核,报批,编号,打印,传递,做好收文的登记,传 阅,归档,立卷及文书档案资料收集,归档,立卷工作;01 30% 日常行政事 务管理 3, 负责公司档案的管理工作 4, 负责公司的印鉴管理,严格按规定或领导的指令使用 5, 负责做好公司来宾的接待,迎送等工作;6, 负责公司报刊,来往信函的收发,登记,传阅,批示工作;7, 负责公司刊物的编写,编辑,设计工作;8, 搞好行政后勤决算工作,并组织计划的实施和检查;

1, 负责公司办公用房的分配调整,办公用品,用具标准的制定和管理;
02 10% 公司财产的管 控

2, 负责将公司的财产入编,做到帐面与实物一致;3, 根据工作需要及人员的增补,定期或不定期置办办公用品;4, 对办公用品的申领及使用情况进行管控,做到有效利用及配发;5, 每半年对财产进行盘点一次,定期维护或更换办公设备;

1, 负责督促,检查公司各部门对公司的方针政策,上级指示,董事会决议,总裁 03 20% 公司文件的执 行及监督 办公会议决议的贯彻执行情况,及时向总裁反馈信息;2, 抽查员工对公司政策的了解程度 3, 制定文件上传下达的责任制度

04

25%

各种资质证照 的年检

1, 企业营业执照,资质证书,车辆证照等的年检办理 2, 各种立项文件,标书的编写及整理



05

5%

各项会议的组 织及安排

1, 负责组织安排公司的各项会议和活动,做好会议记录并及时整理会议纪要 2, 跟踪会议内容的后续执行情况及反馈信息

1, 负责公司对上级主管部门的联系,公司有关法律咨询和联系工作;负责公司的保 密工作.06 10% 其他内勤事务 2, 负责公司内的安全保卫工作,建立防火,防盗,防灾害事故发生的安全保卫责任 制,保护公司财产的安全,以确保公司生产,工作的顺利进行.

1,有权了解公司各部门情况,索取必要的资料,有权检查,监督各部门对公司会议 决议和领导指示的贯彻执行情况.2,有权督促各部门及时做好文件资料的立卷,归档工作.职位权限 3, 有权按领导的指示,协调各部门之间的工作关系.4,有权审核和校正各部门以公司的名义起草的文件;有权拒绝打印,发放不符合领 导要求或质量不高,效果不大的文件,资料.5,有权检查和监督各部门的工作纪律和文明办公的执行情况.工作 协调 关系 内部 外部 公司

各部门 各主管审批部门 职位 关系 性别:口男 任 职 资 格 教育水平培训经历 工作经验 能力要求 个性品质 □女 √不限 可直接升迁的职位 可相互转换的职位 可升迁至此的职位 年龄: 口熟练 22 至 行政经理 技术文秘 无 35 岁

岗位禁区

婚烟: □已婚 □未婚 √不限 英文:√一般

行政管理或文秘专业本科以上学历 无 有一年以上行政管理工作经验

□精通

1,具有团队精神,服从领导安排 2,有良好的沟通能力和文字功底 勤劳刻苦,能承受工作压力

审批 审批日期

直接上级 签字日期

任职人 签字日期

第二篇：行政助理(兼出纳)岗位说明

行政助理兼出纳岗位说明书

岗位名称：行政助理兼出纳 所属部门：行政部 直接上级：行政部负责人 直接下级：无

岗位职责： 职责一：行政部

1． 接听打进公司的电话，做好转接和记录工作。2． 负责办公室日常事务接待、来访客人接待工作。3． 负责安排办公室的清洁卫生工作。

4． 负责办公用品的采购申请、验收、发放、登记和管理。

5． 负责名片印制、报纸杂志订阁、收发和公务信函、传真收发工作。6． 负责办公设备的盘点，报废，维修，出售，封存等工作。7． 负责车辆的管理，用车登记，用车统计。

8． 文件的管理，合同、资料、图书的分类及编制整理。9． 制度及表单的制作。

10． 负责员工的考请假，加班，考勤工作。11． 公司员工社保事宜。12． 完成上级交办的其他工作。

职责二：出纳部

1.负责现金的提取；每月银行对账单及社保单的打印； 2．发票、单据及各类报表的统计、保管等；并编制相关凭证。2.负责销售发票的开具。3.负责员工的费用报销事宜；

4．每月5日前，把工资表，社保单，发票，银行单据汇总到会计人员做账工作。5．其它出纳工作。

第三篇：行政助理岗位职

行政助理岗位职责

一、任职资格：

1.年龄23岁以上，身体健康；大学专科以上学历。

2.具有行政管理等相关知识和能力，熟悉行政管理各项业务及运作流程。从事行政管理工作2年以上。

3.具有较强的工作责任心、客户服务意识，具有较强的逻辑思维能力、综合分析能力、语言表达能力，有良好的职业操守、具有优秀的组织、控制、沟通、协调及应变处理能力，具有良好的执行能力；心理素质好，能够承受较大工作压力，办事认真、踏实肯干，团结协作、为人正直，并能协调处理部门相互关系。熟练使用网络、办公软件，具有较强的公文写作能力。4.服从公司的工作调配；遇特殊情况时可适当放宽条件。

二、岗位职责：

1.执行上级公司、项目总经理、部门经理和行政主管的指令。

2.协助行政主管编制质量环境管理体系文件和本项目行政管理规章制度。3.协助行政主管制定行政工作计划，协助行政主管编制部门行政支出预算。4.根据公司行政管理制度要求，起草、流转、整理、归档各类公文。5.协助行政主管组织各类会议，进行会前准备、会中服务和会后整理等工作。6.根据公司行政管理制度要求，做好证照、印鉴、合同等行政事务管理。7.根据公司档案管理制度要求，做好本项目档案管理，监督和指导各部门文员做好档案归档工作。

8.根据公司采购管理制度要求，汇总各部门月度采购计划，验收采购物品，审核物品领用申请，核查库存情况，组织固定资产和低值物品盘点。9.根据工作要求，协助行政主管组织开展党工团等员工活动和企业宣传活动。10.根据质量环境管理体系文件要求，进行质量环境管理体系的运行与维护。11.根据公司行政管理要求，监督和指导各部门文员行政管理工作。12.协助行政主管检查员工劳动纪律和各部门行政管理情况。13.协助行政主管控制各部门办公费用。

14.协助行政主管按月进行采购数据统计和分析，提高资金利用率。

15.主动认真学习各种安全知识，提高安全防范和操作技能；熟练掌握本岗位的安全操作规程，上岗前做好岗前安全学习和安全防护措施。完成领导和上级公司交办的其他工作。

第四篇：行政助理岗位说明书

行政助理

职位名称

行政助理

职位代码

所属部门

行政部

职

系

职等职级

直属上级

行政经理

薪金标准

填写日期

核

准

人

职位概要:

协助行政经理完成公司行政事务性工作及部门内部日常事务工作。

工作内容:

协助上级制定行政、总务及平安管理工作开展规划和方案；

协助审核、修订行政管理规章制度，进行日常行政工作的组织与管理；

协助高级管理人员进行财产、内务、平安管理，为其他部门提供及时有效的行政效劳；

考核和指导行政部工作人员的工作并给予业务指导；

协助承办公司相关法律事务；

参与公司经营事务的管理和执行工作；

会务安排。

任职资格:

教育背景:

◆行政管理或相关专业大专以上学历。

培训经历:

◆受过管理学、公共关系、文书写作、档案管理、财务会计根本知识等方面的培训。

经

验:

◆2年以上行政管理工作经验。

技能技巧:

◆具有较强的时间管理能力；

◆优秀的外联和公关能力，具备解决突发事件能力；

◆良好的中英文写作、口语、阅读能力；

◆熟练使用办公软件；

◆熟练使用操作办公自动化设备。

态

度:

◆工作细致认真，谨慎细心，责任心强；

◆具有很强的人际沟通、协调能力，团队意识强。

工作条件:

工作场所:办公室。

环境状况:舒适。

危

险

性:根本无危险,无职业病危险。

直接下属

间接下属

晋升方向

轮转岗位

第五篇：应聘岗位 行政助理（模版）

应聘岗位：行政助理

摘要：以行政助理这一职务为例阐述有效的面试沟通技巧。首先要求面试者应从以下方面着手做好面试前的准备工作：要对行政助理工作有具体的了解，要对你所面试的公司要有个大概的了解，公正地组织好个人资料，做好个人形象设计。其次，面试过程中的注意事项：1准时赴约；2入座礼仪；3自我介绍的分寸；4自信对答。相信这会让面试者在求职道路上达到事半功倍的效果。

关键词：组织能力综合素质举止得体注意事项

对于所有刚刚走出大学校园的大学生来说，他们毫无社会经验、工作经验，要找到一份合适而满意的工作可以说难之又难。因此，面对严重的就业形势，面试成为大学生获得工作机会的一个重要途径。而如何充分把握面试这一小平台来展现自我就显得更为重要。但往往大多数大学生在这个过程中都会感到不知所措，或者做得不好，使自己在求职中不能充分展现自己，失去了宝贵的就业机会。就此，我根据自身的经历，以行政助理这一职务为例阐述有效的面试沟通技巧。

对于刚毕业的大学生往往都会向往进入一家大公司作一名行政文员，每天出入高级的写字楼，与众多能干而又很有活力的人一起工作。但大公司在招聘行政文员时往往有很多要求，除了工作能力方面的要求外，还会许多柔性的要求，而这些柔性的要求大都是通过面试表现出来的。这就要求面试者要在面试中能很好的表现自己，充分尽量展现自己的个人魅力。

所以面试者要做好十足的准备，首先应从以下方面着手做好面试前的准备工作：

（一）既然决定面试行政助理工作，就要对行政助理工作有具体的了解： 行政助理的能力要求：

行政助理要达到熟练准备统计报表、书面报告的能力以及具备一定管理方面的演说能力。它要求行政人员要熟练掌握一定电脑技术、MS Word、Excel和PowerPoint等办公软件的运用，以及创建多种专业文件的能力。还应具备分析性思维，因为他们经常需要对自己的工作进行轻重缓急的判断，同时要对公司的发展和表现进行逐步地监控，对公司的经营理念、管理策略、企业精神、企业文化、用人政策等重大问题上有自己的思。行政助理需要有非常好的组织能力，善于沟通，使自己成为员工和领导之间的桥梁，及时完成领导交办的任务，既要服从领导，又要善于发现问题，主动解决问题。传播公司的正面形象并很好地反映在组织工作中，熟悉如何进行控制。凡事要站在公司的立场，为公司着想。

行政助理的职责：

不同行业的行政助理有不同的职责，但其大致上的主要职责是：

1、负责员工的考勤，于次月第一个工作日提供考勤报表并存档；

2、负责员工档案管理，包括原始档案的收集、整理、归档、电子档案的建立；

3、对一般文件的起草和行政人事文件的管理；

4、依据人力资源要求计划，组织各种形式的招聘工作、收集招聘信息、协助招聘工作；

5、处理人事日常管理工作，负责请假、招聘、录用、保险、合同等人事手续的办理；

6、及时办理相关证件的注册、登记、变更、年检等手续；协助做好公司人力工作的管理、培训与指导；

7、组织公司各种活动的策划；

8、负责办公用品采购计划制定及物品领取管理。

（二）要对你所面试的公司要有个大概的了解

在什么公司面试就应该多了解与该公司相关的业务，因为很多公司在招聘新人的时候，几乎都会问到同一个问题：你对我们公司了解多少？如果回答“我还不了解你们公司”，对获得这个职位的想法将是一个致命的打击。没有哪家公司喜欢对自己一无所知的人成为自己公司的一员，至少他觉得你并不真的看重这份工作。所以为了更好应对面试，我们必须做好万全准备。花点时间在网上或图书馆里查阅有关这家公司的情况。，尽可能地多了解公司的情况，包括它的产品、规模、收入、声誉、形象、管理、员工、技术、历史以及所信奉的企业文化等，认真准备招聘人员可能提出的问题。一定要做到有备而来。

（三）应客观公正地组织好个人资料

预备好学历证书、技能证书（如外语水平证、计算机等级证、所学专业技能等级证等）、荣誉证书、个人简历等反映个人信息的资料，以达到认清自己，做好谋职定位的目的。同时，要填好应聘表。填写时应根据要参与应聘的岗位有侧重地填写自己在校的经历、所学课程、对知识的把握程度、爱好及特长等。这从一个侧面显示了一个应聘者的综合素质和志在必得的参与认真程度。这不仅是一个行政人员办公能力的很好体现，同时也是行政人员细心程度的体现。

（四）做好个人形象设计

形象主要是针对面试时的衣着、修饰做准备。一般面试者应当提前一两天做好着装准备，以免一切都是新的而影响发挥。一般不要穿着太过于华丽，要庄重，切忌不要给人轻浮的感觉。我们的衣着要从应聘的岗位考虑，我们都知道一般行政人员的形象往往是一个公司形象的体现，因此我们要从维护公司形象的角度出发，做到仪表大方，举止得体。穿而着前卫、浓妆艳抹，尤其男生戴戒指、留长头发等标新立异的穿着与行政文员的身份不符，给招聘人员的印象也不太好。一般说来，女性的着装要大方得体，应注意服饰整体配，以简单朴素为 主,女性最好化淡妆,不要穿金戴银以示庄重。男性的着装以正式的西装为宜，领带要打端正，领带夹应夹在衬衫的第三与第四个扣子中间的位置。袜子颜色最好配合西装的颜色。还要注 意自己的修饰及一些细节：出门前要仔细检查一遍自己的整体仪容是否整洁，扣子、拉链是 否扣好、拉好，衣服是否有破损或者褶皱，鞋子是否干净光亮。外还要注意个人卫生，除了 当天脸部清洁外还要特别注意耳朵、脖子等部位的清洁和指甲的修剪。切忌小看这些细节，它们很可能都对我们的面试起到举足轻重的影响。总之，我们在形象上应给招聘人员留下大方、干练感。

其次，面试过程中的注意事项：

1准时赴约。一般来讲，比原订时间早５－１０分钟到达面试地点较好，以示求职的诚意，给对方以信任感,切不可让招聘人员等候。同时也可调整自己的心态，作一些简单的仪表准备，以免仓促上阵。倘若因故迟到了，一定要道歉并说明原因，以征得对方的谅解,否则会给 招聘者留下不好的印象，甚至会丧失面试的机会。

2入座礼仪。面试者要注意自己在面试中的礼仪问题，也就是办公室面试面试礼仪。因为行政文员的形象和礼仪往往代表公司的形象，所以这一点必须要在面试中充分注重体现。进入面试房间前应先敲两下门，得到允许后再进去，然后向对方行点 头礼或者鞠躬礼后再关上门。开关门动作要轻，以从容、自然为好。在用人单位没有请你坐下时，切勿急于落座。用人单位请你坐下时，应道声“谢谢”。坐下后保持端正姿态，两手自然轻放在膝上，两腿并拢，身体可稍稍前倾。同时，面试者入座以后，尽量不要出现晃腿、玩笔、摸头、伸舌头等小动作，容易给招聘人员一种不成熟、不庄重的感觉。

3自我介绍的分寸。文职岗位需要很强的语言表达能力，所以在做自我介绍时要注意特别说话内容，说话语气以及所表达出的诚意。如果面试者说话颠三倒四，语意不清，容易让人觉得无法担当大任或是语言虽然动听，但华而不实，缺乏诚意，都不是成功的表达。同时，不要象背书似的把简历上的内容再复述一遍，那样只会令主考官觉得乏味。做好前二分钟的自我介绍往往是面试成败的关键，因此，时间控制十分重要。只要用舒缓的语气将简历中的重点类容稍加说明就可以了。如主考官想深入了解某一方面时，你再作介绍。切忌将自我介绍进行得时间太长，让考官产生厌倦感。

4自信对答。行政助理一职很考验人的应变和处事条理。所以在回答问题时要辩证分析，多维答题。回答问题不要陷入绝对的肯定与否定，应多正反两面考虑。所以要辩证地分析问题，理由充分地说理论证，而不要简单地下结论，有时还要从多个角度思考，具体情况具体分析。同时还要冷静思考，理清思路。一般来说，当招聘人员提出问题以后，考生应稍作思考，不必急于回答。即便是招聘人员所提问题与你事前准备的题目有相似性，也不要在招聘人员话音一落，立即答题，那给招聘人员的感觉可能是你不是用脑在答题，而是在背事先准备好的答案。如果是此前完全没有接触过的题目，则更要冷静思考。磨刀不误砍材工，匆忙答题只可能会不对路、东拉西扯或是没有条理性、眉毛胡子一把抓。经过思考，理清思路后抓住要点、层次分明地答题，效果会更好一些。

4行为举止。在面试过程中要保持举止文雅大方,谈吐谦虚谨慎,面带微笑，体现文职岗位对应聘者的亲和力的要求。对方给你介绍情况时，要认真聆听,在适当的时候点头或适当提问。回答问题时，眼睛要适度的注意对方，口齿要清晰，声音要适度，答话要简练。一般情况下不要打断考官的问话或抢问抢答，否则会给人急躁、不礼貌的印象。

最后，在面试结束后，也要记得礼貌离开面试场地。因为在当今社会,求职者越来越多,就业形势越来越严峻，许多大学生在这个过程中对一些基本礼仪与技巧所知甚少，或者根本就不注意，结果在求职中因小失大，达不到预期目标。要知道面试不仅是对一个人学识的考验,更重要的是对他为人处事及沟通能力的直观考核。因此，大学生在面试过程中一定要注意一些基本礼仪与技巧,也只有掌握了这些东西，大学生才能在求职道路上达到事半功倍的效果。