根据高校档案实体分类法与高等学校档案工作规范以及去

第一篇：根据高校档案实体分类法与高等学校档案工作规范以及去

根据《高校档案实体分类法与高等学校档案工作规范》以及去其他兄弟院校考察学习，结合我校工作实际，分部门制定以下档案归档参考范围。

附件：各部门档案材料归档范围（参考范围）

各部门档案材料归档范围

一、党委机关

党办工作

1、上级党委重要文件

2、学院党委及党委工作部下发的文件

3、党委会议记录、纪要、重要工作会议材料

4、学院党委和上级党委调研、检查、巡视工作形成的材料

5、党委书记、副书记在学院内的重要讲话组织工作

1、上级党委组织部文件

2、组织部发文、工作计划、工作总结

3、本校组织机构调整工作的报告、决定、批复、通知等材料

4、党员发展等专题党委会议记录、纪要

5、落实政策的有关材料

6、副处级以上干部名册 宣传工作

1、上级关于宣传、学生思想政治工作的文件

2、学院宣传工作计划、决定、报告、通知、总结

3、教职工、学生政治思想工作动态及调查、校报、院刊工作

l、上级有关出版工作的文件

2、工作计划、工作总结、报告、规章制度

3、编辑出版工作规章制度

4、《辽宁理工职业学院》校报

5、《辽宁理工职业学院》季刊

二、纪委

1、上级纪委关于纪检工作的文件

2、纪委工作计划、报告、总结、规章制度

3、学院纪委重要会议记录

4、纪委工作调查材料

5、纪委工作重要统计材料

6、群众来信来访及处理意见

三、团委

6、出版的请示与批复

7、审稿意见材料

8、出版通知单

9、其它重要材料 统计材料

4、理论学习材料

5、宣传工作及其他重要材料

6、反映本院重大活动的剪报、光盘、照片及实物材料

7、党支部、支部委员改选工作的报告、审批材料

8、各党支部、支部委员名册

9、党员名册

10、组织部牵头的重大活动材料

11、党校工作材料 稿和参加上级会议发言稿

6、党代会材料

7、党支部报党委的工作总结、工作计划、报告、请示

8、党支部会议记录、统计表、调查材料、奖励材料

1、上级关于共青团工作的文件

2、团委工作计划、工作总结、规章制度

3、团代会、学代会文件（通知、名单、工作报告、决议、选举结果、领导讲话、大会发言和大会通过的文件）

4、表彰、奖励先进团支部、优秀团员材料

5、团干部名册

6、重要团会会议记录

7、学生会文件、材料

8、团委组织本校学生参与的各种学会、社团有关材料

9、团委牵头进行重大活动的有关材料

10、社团活动材料

11、勤工俭学、科技创新活动材料

12、社会实践有关材料

13、各类活动形成的有价值的声像材料

四、工会

1、上级关于工会工作的文件

2、工会工作计划、工作总结

3、教代会、职代会有关文件材料（通知、名单、报告、决议、选举结果、领导讲话、大会发言、重要提案及处理情况等

五、校办

1、需要归档的上级文件

2、学校下发的文件

3、院长办公会议记录、纪要

4、全院性的工作会议、座谈会文件

5、学院评估材料

6、院领导在会上的重要讲话和参加校外重

文件）

4、工会表彰先进的材料、名单

5、工会会员代表大会有关文件材料

6、基层工会干部名册、会员名册

要会议的发言稿

7、本院的大事记、年鉴等材料

8、校史材料

9、各部门工作计划、工作总结、会议记录、纪要等重要材料

六、人事处

l、上级有关人事工作的文件

2、人事工作计划、总结、规章制度

3、人事工作重要会议记录、调查材料

4、教职工动态月报(1)教职工变动一览表(2)教职工统计表

(3)教职工人员结构变化表(4)临时工变动一览表

5、师资培养、进修工作安排、计划、规定、总结

6、人事统计报表

七、教务处、考试中心、督导处

1、教学综合

(1)上级有关教学工作的重要文件(2)工作计划、报告、总结(3)本部门发文

(4)教学工作的重要会议记录、规章制度

(5)教学工作的调研报告、简报(6)教学检查材料、评估材料(7)教学优秀教学质量评奖材料

2、学科、专业与实验室建设

(1)上级关于学科、专业设置及实验室建设

7、在职教职工名册

8、教职工年度考核、职级变动、专业技术与技术等级变动汇总材料

9、职工评定专业技术职称、工人技术等级材料及上级批复材料

10、授予荣誉称号（申请审批表、汇总表及证书复印件等）

11、教职工校内调动材料

12、教职工录用、调入、调出材料

13、重要信访及处理材料 的文件

(2)专业、实验室论证、评估、申报、审批材料

(8)非学历教育的培训班、进修班材料

3、学籍管理(1)学生成绩总册

(3)重点学科、专业、实验室建设材料(4)学科、专业、实验建设统计报表

(2)学籍变更材料（升学、留级、休学、复学、转学、退学）(3)学生处分材料

4、课堂教学与教学实践(1)各专业教学计划、教学大纲(2)课程建设要求及校历表、课表(3)各专业课程试题库(4)典型教案、重要备课记录

5、教材

(1)自编、主编教材

(2)各专业使用教材目录(3)自编主编教学指导书、实习指导书、习题集等

八、学生处

一、行政综合材料

1、上级有关学生管理工作的文件

2、学生处发文

3、工作计划、报告、总结、规章制度

4、学生管理工作重要会议记录

二、学籍管理

1、新生入学登记表

2、在校生名册

3、学生学籍变更材料（休学、复学、转学、退学）

九、招生办

1、上级有关招生工作文件

2、学院招生工作计划、报告、总结

3、招生来源计划

十、就业指导处

1、上级关于毕业就业工作的文件

2、学院毕业生工作计划、简报、总结

3、毕业生审批、派遣名册

十一、财务处

1、财务综合类

(1)上级有关财务会计工作的文件

(2)学院财务管理规定、计划、总结、请示、批复等文件

(3)会计档案移交保管清册(4)会计档案销毁清册

2、财会档案

(1)会计报表(2)会计凭证(3)会计帐本

4、毕业生供需统计、计划、就业协议书

5、毕业生学历注册名单

6、毕业生质量跟踪调商和信息反馈材料

4、新生录取名册

5、学生学籍卡

6、招生简章、招生工作总结

4、学生奖励材料（奖学金、优秀学生、先进班级）

5、学生处分材料

6、学生毕业合影照片

5、学生军训材料

6、学生思想政治工作典型调查材料

7、学生思想政治工作统计材料(5)教学实习计划、总结及有关材料(6)社会调查、社会实践计划、总结及有关材料(4)工资清册

十二、资产处、后勤处

l、资产管理综合材料

(1)上级有关仪器设备、国有资产政策、业务管理等工作的文件

(2)学院仪器、设备管理的规章制度(3)学院资产管理工作计划、工作总结、报告

(4)资产管理工作会议记录、纪要(5)仪器设备购置计划、报告及经费分配方案

(6)本院仪器设备移交清册及设备仪器报废、调拨报告和批复

(7)仪器设备业务工作的综合统计材料

2、仪器设备项目

十三、保卫处

I、上级有关武装保卫、消防、人防、民兵工作的文件

2、学院保卫工作计划、报告、总结、规章制度

3、调查材料、统计报表

4、案件的侦察、调查、处分结论材料及上

十四、监察处

1、上级有关监察工作的文件

2、学院监察工作方面的规章制度

3、监察工作计划、总结、调查报告等材料

十五、图书馆

1、上级关于图书工作的文件

2、图书管理工作的规章制度

3、图书工作的计划、报告、总结

4、图书发展概况、规划

5、图书藏品目录

6、图书统计材料及统计年报

7、图书馆与校外交流材料 级的批复、判决书

5、案件的平反、复查处理结论及上级的批复材料

6、要害部门的公安保卫、消防工作

7、安全稳定、突发事件处理工作的重要材料

(1)申购报告、计划，论证报告(2)上级或主管领导批复和准购批示(3)定购合同（复印件）和会谈纪要、记录等

(4)开箱记录及装箱单

(5)安装、调试记录和双方签字移交文件、保修单

(6)验收报告及文件材料(7)索赔来往函件及结果文件(8)设备说明书及全套随机文件材料(9)使用、检修、故障事故记录(10)重大事故的调查分析及处理意见

十六、科研处

1、行政、科技管理工作文件材料(1)上级关于科研工作的文件

(2)学院科研工作总结、报告、规章制度

(3)学院科研计划管理、成果管理、经费管理文件材料(4)申报科学基金及有关批复(5)科研统计材料(6)学术活动材料

2、科研项目材料  科研准备阶段

(1)开题报告与课题论证材料(2)任务书、合同书、协议书(3)课题研究计划、设计

(4)计划执行情况、计划调整或撤销报告(5)课题投资和预决算材料  研究实验阶段

(1)实验、测试、观测、考察的原始记录

(2)数据处理材料，包括计算机处理材料(如程序设计说明、框图、计算结果)(3)研究工作阶段小结、年度报告(4)配套的声像材料

(5)样品、标本等实物的目录  总结鉴定阶段(1)研究报告、研制报告(2)论文专著(3)专家评审意见

(4)鉴定会材料（鉴定代表名单、会议记录、鉴定意见）(5)鉴定证书(6)推广应用意见(7)课题工作总结  申报奖励阶段(1)科研成果登记表(2)科研成果报告表

(3)科研成果奖励申报与审批材料

(4)科研成果获奖材料（奖状、证书）影印件(5)专利申请书或证书影印件  推广应用阶段(1)转让合同书、协议书(2)生产定型鉴定材料

(3)成果被引用或投产后反馈意见(4)推广应用方案及实施情况(5)扩大试生产的设计文件、工艺文件(6)对外学术交流材料(7)成果宣传报道材料

十七、基建处

1、综合材料

（1）上级有关基建工作的文件（2）基建工作规章制度（3）基建工作计划、总结（4）水、电、气管道分布图

2、可行性研究

（1）项目建议书及批复（2）可行性研究报告、项目评估（3）环境预测、调查报告（4）设计任务书及计划任务书

3、设计基础

（1）工程地质、水文地质、勘察设计、勘察报告 物

地质图、勘察记录、化验试验报告、重要土、岩 录

样及说明

（3）水文、气象、地震等其它设计基础材料

4、设计文件

（1）初步设计（3）施工图设计（5）设计计算书（7）总体规划设计

5、工程管理文件

（1）征用土地批准文件及红线图、拆迁、件

补偿协议书

（3）施工执照、产权证书 水

6、施工

（1）土地施工文件（3）电气、仪表安装施工文件

7、竣工验收

（1）竣工验收报告（3）质量评审材料

8、基建财务、器材管理

（1）财务计划、年度计划（3）主要材料消耗、器材管理 2）地形、地貌控制点建筑物、构筑及重要设备及安装测量定位、观测记2）技术设计

4）技术秘密材料、专利文件 6）关键技术实验 8）设计评价、鉴定及审批 2）承包合同、协议书、招、投标文4）环保三同时、消防、卫生等条件电、气、暖供应协议书 2）设备及管线安装施工文件（2）全部竣工图纸（4）竣工验收会议决议文件（2）工程概算、预算、决算（4）交付使用的固定资产

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第二篇：企业档案工作规范

企业档案工作规范

DA／T 42—2009(国家档案局2009年11月2日发布，2010年1月1日实施)1 范围

本标准确立了企业档案工作原则、组织和制度要求，给出了企业档案业务工作、档案信息化建设、档案工作设施设备配置等方面的方法与技术指南。

本标准适用于大中型工业企业，其他类型企业及事业单位可参照使用。

2规范性引用文件

下列文件中的条款通过本标准的引用而成为本标准的条款。凡是注日期的引用文件，其随后所有的修改单(不包括勘误的内容)或修订版均不适用于本标准，然而，鼓励根据本标准达成协议的各方研究是否可使用这些文件的最新版本。凡是不注日期的引用文件，其最新版本适用于本标准。

GB／T 9705 文书档案案卷格式 GB／T 11821 照片档案管理规范

GB／T 11822 科学技术档案案卷构成的一般要求

GB／T 17678.1 CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求 GB／T 18894 电子文件归档与管理规范 DA／T 1 档案工作基本术语 DA／T 12 全宗卷规范 DA／T 13 档号编制规则

DA／T 15 磁性载体档案管理与保护规范 DA／T 22 归档文件整理规则

DA/ T 28 国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范 DA/T 31 纸质档案数字化技术规范 DA/T 32 公务电子邮件归档与管理规则 DA/T 43 缩微胶片档案数字化技术规范 JGJ 25 档案馆建筑设计规范

ISO 15489.1 信息与文献一文件管理：通则 IS0 15489.2 信息与文献一文件管理：指南

3术语和定义

DA／T 1—2000 确立的以及下列术语和定义适用于本标准。3.1 企业档案business records

企业在研发、生产、经营和管理活动中形成的有保存价值的各种形式的文件。3.2 企业档案工作business records management 企业履行档案管理职责的行为和活动。3.3 电子档案electronic records

具有保存价值的归档电子文件及相应元数据、背景信息和支持软件。3.4 档案信息化archival informationization

运用信息技术对归档文件、数据信息资源及档案进行采集、整合、维护、处置和提供利用服务的档案管理提升过程和工作方式。

4档案工作总则

4.1 企业档案是企业知识资产和信息资源的重要组成部分。企业档案工作是企业研发、生产、经营和管理活动的基础性管理工作。

4.2 企业档案工作应以企业资产关系为纽带，实行统一领导、统一管理、统一制度、统一标准。

4.3 企业档案工作应以满足企业各项活动在证据、责任和信息等方面的需求为导向，运用现代技术与管理方法，通过资源整合和开发，为企业研发、生产、经营、管理和持续发展提供有效服务。

4.4 企业应维护档案的完整、准确、系统与安全。

5档案工作组织 5.1 组织系统建设 5.1.1档案工作领导 企业应确定档案工作的分管领导，确定各职能或承办部门、各项目档案工作的负责人，确定档案部门的负责人。5.1.2 档案机构设置

企业应根据规模和管理模式设置专门的档案机构，或指定负责档案工作的机构。大型企业应设立档案馆。5.1.3 档案人员配备

企业应配备与企业研发、生产、经营和管理相适应的专职档案人员；各部门、各项目应配备专职或兼职档案人员。企业应保持档案人员相对稳定。5.1.4 档案工作体系

企业应建立以档案部门为核心，各职能或承办部门、各项目专兼职档案人员为基础的企业档案工作体系。5.2企业管理职责

5.2.1 企业应贯彻国家有关档案工作法律、法规和方针政策，建立健全档案工作规章制度，将档案工作纳入企业发展规划和工作计划，为档案工作持续发展提供保障。

5.2.2 企业应将文件形成、积累和归档要求纳入各部门、项目及专项工作职责和有关人员岗位职责，并对分管领导、部门和项目负责人及有关人员职责履行情况进行考核。5.2.3 企业应采取必要措施，维护和确保档案的完整、准确、系统和安全。

5.2.4 企业资产与产权变动时应做好档案的处置工作，国有企业应依照档发字[1998]6号文件的要求进行，其他企业可参照。

5.2.5 企业应对档案工作中做出成绩的集体或个人给予表彰和奖励；对违反有关规定造成档案损失的相关人员给予处分。5.3企业部门职责

5.3.1 企业各职能或承办部门及项目负责人应对本部门或项目归档文件的完整和系统负责。5.3.2 企业各职能或承办部门及项目文件形成者应负责积累文件，并对归档文件的齐全、准确和形成质量负责。

5.3.3 专兼职档案人员应负责收集、整理应归档的文件，对归档文件的整理质量负责。5.3.4 企业各职能或承办部门及项目对文件管理的责任，见ISO 15489.1第七章、ISO 15489.2和档发[2002]5号文件要求。5.4档案部门职责

5.4.1 统筹规划企业档案工作，制定企业文件归档和档案鉴定、整理、保管、统计、利用、移交等有关规章制度。

5.4.2 负责企业档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用工作。5.4.3 指导企业各部门、项目及专项工作文件的形成、积累、整理及归档工作。

5.4.4 监督、指导、检查企业所属单位(包括派出机构和投资的全资、控股企业)的档案工作。5.4.5 依照有关规定向国家档案馆或有关单位移交档案。5.5档案人员要求

5.5.1 档案人员应遵纪守法、忠于职守、具有专业知识。

5.5.2 档案部门负责人应具有中级以上专业技术职称或大学本科以上学历。5.5.3 档案人员应具备大学专科以上学历或同等学识水平。5.5.4 档案人员应定期接受档案业务培训。

6档案工作制度 6.1 工作规章

6.1.1明确企业文件形成、归档责任。企业在制定有关规章、标准和制度中应提出相应的文件收集、整理和归档的责任要求。

6.1.2 制定企业档案工作规定。企业档案工作规定是企业档案工作的基本要求，其主要内容应包括：档案工作原则及管理体制，文件的形成、积累与归档职责要求，档案收集、鉴定、整理、保管、统计、利用要求，资产与产权变动档案的处置原则，解释权限等。

6.1.3 建立档案工作责任追究制度。对相关岗位人员违反文件收集、归档及档案管理制度，发生档案泄密、造成档案损毁等行为，企业应提出责任追究和处罚措施，并将有关要求纳入相关管理制度。

6.1.4 制定档案管理应急预案。对可能发生的突发事件和自然灾害，企业应制定档案抢救应急措施，包括组织结构、抢救方法、抢救程序、保障措施和转移地点等。对档案信息化管理的软件、操作系统、数据的维护、防灾和恢复，应制定应急预案。6.2管理制度

6.2.1 文件归档制度。应明确文件归档范围及保管期限、归档时间、归档程序、归档质量要求以及归档控制措施。

6.2.2 档案保管制度。应明确各门类档案保管条件、特殊载体档案保管方式、档案清点检查办法、对受损档案的处置办法、档案进(出)库要求、库房管理要求和库房管理员职责。6.2.3 档案鉴定销毁制度。应明确鉴定、销毁工作的组织、职责、原则、方法和时间等要求。6.2.4 档案统计制度。应明确统计内容、统计要求和统计数据分析要求。

6.2.5 档案利用制度。应明确档案提供利用的方式、方法，规定查(借)阅档案的权限和审批手续，提出接待查(借)阅档案的要求。

6.2.6 档案保密制度。应明确档案形成者、档案管理者、档案利用者应承担的保密责任。6.2.7 电子档案管理制度。应对企业各信息系统中形成的电子文件提出归档、管理和利用要求。

6.2.8档案管理系统操作制度。应明确档案管理系统操作人员的职责、档案管理系统软件、硬件的操作要求。6.3业务规范

6.3.1 文件、档案整理规范。应明确文件立卷与档案整理原则、整理方法、档号编制要求和档案装具要求等。

6.3.2 档案分类方案。应明确分类依据、类别标识、类目范围。

6.3.3 文件归档范围和保管期限表。应明确各类文件归档的范围及其相对应的保管期限。6.3.4 特殊载体档案管理规范。应明确不同载体档案收集、整理的要求和保管的条件。

7档案业务工作

7.1 企业档案工作与业务活动

7.1.1企业档案工作是企业各项业务和活动的有机组成部分，应纳入企业领导工作议事日程，纳入企业规章制度及工作流程，纳入企业部门和有关人员的经济责任制或岗位责任制。7.1.2 企业档案部门或档案人员应参加产品鉴定、科研课题成果审定、项目验收、设备开箱验收等活动，负责检查应归档文件的完整、系统。

7.1.3 企业下达项目计划任务应同时提出项目文件的归档要求；检查项目计划进度应同时检查项目文件积累情况；验收、鉴定项目成果应同时验收、鉴定项目文件归档情况；项目总结应同时做好项目文件归档交接。7.2文件的形成、积累

7.2.1 文件形成时应使用耐久、可靠的记录载体和记录方式。

7.2.2 文件形成者应将办理完毕、有保存价值的文件及时交本部门、项目或专项工作档案人员保管。

7.3文件整理与归档 7.3.1 文件整理 文件立卷整理应遵循文件形成规律，区分保管期限，保持文件间有机联系。文书、科技、会计、人事等门类文件的整理，应分别符合GB 9705、DA／T

22、GB／T 11822、财会字[1998]32号、劳力字[1992]33号等标准及文件的要求；音像、电子等载体形态文件整理，应分别符合GB／T 11821、DA／T

15、GB／T 18894、DA／T 32等标准的要求。7.3.2 文件归档范围

7.3.2.1 企业在筹备、建设、生产、经营、管理等活动及产权变动过程中形成的具有保存价值的各种载体形式的文件都应纳入归档范围。国有企业文件归档范围应符合档发[2004]4号文件要求。

7.3.2.2 归档文件的主要来源有：

——本企业形成的文件；

——本企业引进项目、外购设备等接收的文件；

——所属单位及参股企业应向本企业提交的文件；

——本企业参与的合作项目，合作单位按要求应向本企业提交的文件；

——本企业执行、办理的外来文件。

7.3.2.3 企业应根据经营管理范围和业务活动类型制定文件归档范围和保管期限表。确定文件归档范围和保管期限可参照、但不限于附录A。项目建设类文件应依据企业在项目建设中的性质确定，建设单位、设计单位、施工单位、监理单位文件归档具体范围参见DA／T 28；服务类型企业各类文件归档范围及企业中专业性较强的业务活动的文件归档范围，应结合企业活动和专门业务编制。7.3.3文件归档时间

7.3.3.1 经营管理工作、生产技术管理工作、行政管理工作、党群工作中形成的文件一般应在办理完毕后的第二年一季度归档。

7.3.3.2 科研开发、项目建设文件应在其项目鉴定、竣工验收前归档，周期长的可分阶段、单项归档；产品生产及服务业务应定期或按阶段归档。

7.3.3.3 产权产籍、质量认证、资质信用、合同协议、知识产权等文件应随时归档；外购设备仪器或引进项目的文件应在开箱验收或接收后即时登记归档。

7.3.3.4 会计核算专业材料应在会计终了后由会计部门整理归档，保管一年后向档案部门移交。

7.3.3.5 电子文件逻辑归档宜定时进行，物理归档应与相应门类或内容的其他载体归档时间一致。7.3.3.6 磁带、照片及底片、胶片、实物等载体形式的文件应在工作结束后及时归档，或与相应内容的纸质载体归档时间一致。

7.3.3.7 更新、补充的文件，企业内部机构变动和干部职工调动、离岗时应清退的文件，企业资产与产权变动过程中形成的文件，其他活动中形成的文件等，应随时归档。7.3.4 文件归档要求

7.3.4.1 企业应实行部门、项目及专项工作的文件收集、整理、归档责任制。各部门、项目及专项工作专兼职档案人员应按照规定将文件整理后归档。

7.3.4.2 归档的文件应完整、准确、系统，其制成材料应有利于长久保存，图文字迹应符合形成文件设备(打印机、复印机、扫描仪等)标称的质量要求。

7.3.4.3 归档的文件应为原件。因故无原件的可将具有凭证作用的复制件归档。

7.3.4.4 非纸质文件应与其文字说明一并归档。外文(或少数民族文字)材料若有汉译文的，应一并归档，无译文的要译出标题和目录后归档。

7.3.4.5 归档的文件一般一式一份。重要的、利用频繁的和有专门需要的可适当增加份数。7.3.4.6 两个以上单位合作完成的项目，应以合同、协议等形式约定文件归档要求。主办单位一般应保存全套文件，协办单位保存与所承担任务相关的正本文件。

7.3.4.7 文件形成部门应就归档文件填写《档案交接登记表》(见附录B表B.1)。重要项目文件归档时应由项目管理部门编写归档说明，并经项目负责人审核签字。7.4档案收集工作 7.4.1 文件归档的交接

7.4.1.1 文件形成部门应按期将《档案交接登记表》随同已整理的文件向档案部门移交。7.4.1.2 档案部门接收时应认真核对，并检查档案质量。双方在《档案交接登记表》签字后各保留一份。

7.4.2 档案与资料的收集

7.4.2.1 企业应接收所属单位因产权变动后属本企业所有的档案。7.4.2.2 企业应根据资产管理权限接收无法人资格的所属单位档案。7.4.2.3 企业可根据需要收集宣传报道本单位的新闻资料。

7.4.2.4 企业可根据研发和市场竞争的需要收集与企业经营范围相关的资料。7.4.2.5 企业可根据需要向社会、离退休人员征集档案、资料。7.5档案整理工作

7.5.1 档案部门应区分全宗进行档案的分类、排列与编目。7.5.2 分类方案应依据企业管理职能，结合档案形成特点制定，并应保持相对稳定性和可扩充性。分类方案应附有分类说明。

7.5.3 类别号可采用阿拉伯数字、英文字母、拼音字母中的一种或两种混合方法设定。7.5.4 全宗内档案按类分别集中排列，类别内档案按类目条款顺序依次排列编号。7.5.5 根据分类方案和排列顺序编制档号。档号应指代单一，具有唯一性。档号编制方法见DA／T 13。

7.5.6 档号可采用“[全宗号—]分类号(或项目代号或目录号)—案卷号(或件号或盘、盒、张号)”([ ]表示可选)结构。

全宗号由企业根据对所属单位集中统一管理档案的需要和企业产权变更情况自行设定。7.5.7 纸质档案应与对应的非纸质载体档案设立互见号。

互见号是反映同一内容其他载体档案保管单位的档号。7.5.8 按全宗、类别、保管期限编制档案目录。

7.5.9 档案部门应对每个全宗建立全宗卷。全宗卷可单独管理。全宗卷的主要内容和编制方法见DA／T 12。7.6档案保管工作

7.6.1 档案存放应依据档案载体选择档案柜架。底图不宜折叠；磁性载体应选择防磁设施。重要档案应异地备份。

7.6.2 档案入库前一般应去污、消毒。受损的档案应及时修复或补救。对于易损的制成材料和字迹，应采取复制手段加以保护。7.6.3 库房管理

7.6.3.1 库房应保持干净、整洁，并具备防火、防盗、防光、防有害气体、防尘、防有害生物等防护功能(见JGJ 25)。

7.6.3.2 库房温、湿度应符合JGJ

25、GB／T 18894和DA／T 15对各类档案载体的保管要求，并有温湿度登记(登记表参见附录B表B.2)。

7.6.3.3 库房设备运转情况应定期检查，并及时排除隐患。

7.6.3.4 库藏档案应定期清理核对，做到账物相符。库藏档案数量发生变化时应记录说明。7.7档案鉴定工作

7.7.1 企业应成立由主管领导、职能部门、专业技术人员和档案人员组成的档案鉴定委员会(或小组)，负责确定文件保管期限和到期档案鉴定。

7.7.2 档案保管期限应根据文件对企业、国家和社会所具有的现实和今后工作查考、凭证作用，以及历史研究价值确定。

7.7.3 档案保管期限一般分为永久和定期两种。会计档案的保管期限执行《会计档案管理办法》。

7.7.4 永久保管档案。凡是反映本企业主要职能活动和历史面貌，对本企业、国家和社会有长远利用价值的文件，列为永久保管。

7.7.5 定期保管档案。凡是反映本企业一般工作活动，在一定时间对本企业各项工作有参考利用价值的文件，列为定期保管。定期保管档案的年限可根据其参考利用价值分为30年和10年。

7.7.6 企业应定期对已到保管期限的档案进行鉴定。经档案鉴定委员会鉴定，仍需继续保存的档案应重新划定保管期限；对保管期满确无保存价值的档案应登记造册，填写销毁清册(参见附录B表B.3)，经企业法定代表人批准后进行监督销毁。销毁清册永久保存。7.8档案统计工作

7.8.1 档案部门应及时、准确地填报本企业档案工作年报及有关统计报表。

7.8.2 建立档案工作统计台账，主要内容包括：档案馆(室)藏情况；入出库情况；档案利用情况；档案专兼职人员情况；档案设施、设备情况；档案销毁情况等。7.8.3 档案统计工作应保持连续性。7.9档案利用工作

7.9.1 档案部门应加强档案检索系统建设，开发档案信息资源，及时、有效地提供档案利用服务。

7.9.2 企业应根据保密规定和知识产权管理要求，设定利用者权限。超越权限的利用需经有关领导审批。’

7.9.3 利用档案应按规定进行登记(借阅登记表参见附录B表B.4)。利用效果突出的宜进行登记(利用效果登记表参见附录B表B.5)。

7.9.4 可采用直接查阅、电话调阅、网上查阅等方式提供利用原件、复制件、缩微件和电子档案。

7.9.5 企业宜对档案信息进行分类汇总，形成专题汇编，如规章制度汇编、专题文件汇编等。7.9.6 企业宜对档案信息进行综合整理，形成专题材料，如大事记、年鉴、组织沿革、产品性能比较、科研成果简介、工程项目简介、设备的更新换代、市场的变化等。

7.9.7 企业宜对档案信息进行分析研究，形成深层次加工材料，如历年生产经营指标统计分析、重大事故原因研究分析、企业史志等。7.9.8 企业可利用档案举办档案陈列或展览。

8档案信息化建设

8.1 档案信息化目标与原则

8.1.1企业档案信息化应以促进、完善企业信息化和提升档案管理现代化水平为总目标。8.1.2 企业档案信息化应坚持技术与管理并重、与企业信息化协调和同步的原则。8.1.3 企业各信息系统的开发与实施应充分考虑档案管理的要求。8.2电子文件的归档

8.2.1 电子文件归档要求及功能应嵌入文件生成系统。企业各信息系统生成的文本、图形、图像、数据等类型电子文件归档范围应参照纸质文件归档范围确定。音频、视频、多媒体等类型电子文件及数据库的归档范围应根据相关规定和需要确定。

8.2.2 企业各信息系统所形成的电子文件的元数据、背景信息，以及生成非通用电子文件格式的软件等应与电子文件一并归档。

8.2.3 归档的电子文件数据格式应易于识读、迁移。电子文件通用格式见GB／T18894第6章。8.2.4 电子文件应经鉴定、整理、审核后归档。电子文件的整理、鉴定与归档要求参见GB／T 17678.1和GB／T 18894。

8.2.5 加密的电子文件归档时一般应解密，必须加密归档的电子文件应与其解密软件和说明文件一并归档。

8.2.6 文件形成部门应负责确保归档电子文件具备真实性、可靠性、完整性和可用性。8.3传统载体档案数字化

8.3.1 企业可根据档案保管和利用的实际需要，有选择地对传统载体档案实施数字化。8.3.2 纸质档案数字化应符合DA／T 31的要求，缩微胶片数字化应符合DA／T 43的要求。8.3.3 照片档案和声像档案数字化文件格式见DA／T 32的附录B。

数字化生成的档案副本档号应与原档案对应。8.4电子档案的保管

8.4.1 电子档案应参照纸质档案分类方案进行整理。

8.4.2 电子档案应存储到脱机载体上。其存储载体见DA／T 32的附录C，保管要求见GB／T 18894的9.4。

8.4.3 脱机存储电子档案的载体或装具上应贴有注明载体序号、电子档案号、密级、保管期限、存入日期等内容的标签，电子档案载体应设置成禁止写操作的状态。8.4.4 存储在脱机载体上的电子档案应一式三套，一套封存保管，一套异地保管，一套提供利用。

8.4.5超过保管期限的电子档案的鉴定和销毁，按照纸质档案的有关规定执行，其删除和销毁应符合GB／T 18894中9.8的相关规定。对确认销毁的电子档案应有销毁文件目录存档。8.5档案网络化服务

8.5.1 企业应建立馆(室)藏档案目录数据库，并逐步实现档案的全文检索。

8.5.2 对数字化档案和各信息系统归档的电子文件，档案部门应根据设定的利用权限提供及时有效的网络化服务。

8.5.3 涉密档案管理系统应与互联网物理断开，非涉密档案管理系统可与互联网逻辑隔离。8.5.4 档案管理系统应采取身份认证、权限控制、加装防火墙等安全保密措施。8.5.5 档案管理服务器应采取可靠的备份、恢复措施。

8.5.6 各信息系统应有生成电子文件自动归档功能的模块或接口。8.6档案管理系统软件

8.6.1 档案管理系统软件的配置应满足本企业的实际工作需要，并适应本企业信息化建设发展需要。

8.6.2 档案管理系统应具备收集整编、数据管理、检索浏览、借阅管理、统计汇总、权限设置、安全保密、系统维护等基本功能，并能辅助实体档案管理及根据需求增扩其他相应功能。8.6.3 档案管理系统应与各信息系统之间衔接，并能接收和兼容各信息系统生成的电子文件。档案管理系统设计与实施参见ISO 15489.1第8章和ISO 15489.2。

9档案工作设施设备 9.1 档案库房

9.1.1档案库房应设置在远离易燃、易爆物品和水、火等存在安全隐患的场所，无特殊保护装置一般不宜设置在地下或顶层。

9.1.2 档案库房楼层地面应满足档案及其装具的承重要求。9.1.3 档案库房面积应满足档案工作发展的需要，留有存储空间。

设置档案馆的企业，档案库房建筑应符合JGJ 25的要求，库房一般应满足日后20年档案存储需要。9.2业务技术用房

9.2.1 业务技术用房应满足接收、整理、修复档案的实际需要。9.2.2 企业可根据工作需要设置档案接收、整理、裱糊、消毒、复印、数字化、缩微以及安全监控等用房。9.3阅览及陈列室

阅览室应邻近办公室和档案库房，环境安静。

陈列室(展览室)宜设置在适于观览的场所。9.4档案装具

9.4.1 档案柜架应牢固耐用，一般应具有防火、防盗、防尘作用。应根据非纸质载体档案需要选择有专用保护功能的柜架。有条件的可采用密集架。

9.4.2 各类档案盒规格、式样和质量应符合GB／T 9705、GB／T 11822、DA／T 22和GB／T 11821的要求。9.5保护设备

9.5.1 档案库房应配置温湿度监控设备及灭火器材、防光窗帘、防盗门窗等必要的设施。9.5.2 根据库房管理需要可配置除尘器、消毒柜、去湿机、加湿机、空气净化器等设备。9.5.3 有条件的企业应配置自动报警、自动灭火、温湿度自动调控、监控等设备。9.6技术设备

9.6.1 配备档案整理工作所需要的装订机、打印机等设备。

9.6.2 配备档案修复、利用需要的数码照相机、摄像机、复印机、阅读机等设备。9.6.3 配备信息化管理需要的计算机、服务器、扫描仪、光盘刻录机等设备，以及容灾备份设备、应急电源。

9.6.4 根据需要可配备CAD绘图仪、工程图纸复印机、缩微机等设备。

第三篇：档案数字化流程与规范

档案数字化流程与规范

一、档案接收

档案接收概述：

档案接收是数字化加工流程的第一步。为了保证档案接收过程中，档案数目无误，档案实体的安全，接收时要对档案资料进行详细登记，建立电子/纸质接收登记和入库登记本，不出现漏登记或重复登记，记录资料的缺、残、漏、损、重、页码混乱等状况，对所接收的档案资料进行两人以上交叉核对、检查，与客户进行书面交接并签字确认。

实体记录：档案的物理位置（库排架位置）、档案的数量，档案年代、全宗号、案卷号、目录号、档号、存放箱号等信息。

针对接收档案形成档案管理台账，保持档案的完整性。

准备档案箱，按批次接收档案，并填写记录清单，双方签字确认。质量管理措施：根据用户的电子或纸质的档案目录清单与我方的下架接收清单进行比对。如发现有误，打印出勘误表由客户签字确认。

接收客户档案的电子目录文件、光盘等。

二、档案整理

档案整理概述：

在图像扫描数字化加工之前，根据档案管理情况，按下述步骤对档案进行基本整理，包括盒内文件排序、标盒流水号、记录档案物理状况、拆除装订物，编写页码、做好前期基本整理工作，确保档案数字化加工质量。

档案整理流程：

1.对每盒档案的文件顺序按照统一的规则进行排列，具体的排列顺序由本单位客户提供标准；

2.盒内文件顺序排列好后，对每页档案进行编页，一盒一个大流水号，采用2B铅笔统一编在档案的右上角，背面有字的编在页面的左上角；

3.档案拆装：根据采购方的档案分类对档案进行起订、去除金属装订物，排序的工作，核对档案的资料顺序和记录档案的物理状况（纸张状况、照片页、图表页），包括资料的缺、残、漏、损、重、页码混乱等状况，建立电子/纸质档案资料分类接收清单和出库登记本，拆订整理好的档案用夹子夹起，以防错乱,装订的标准是左对齐、下对齐。

4.档案修复：有破损的地方在备考表中注明，对于卷边或边缘破损严重的档案、过于窄小的文件页，用宣纸在档案四周加边或接边，并按照裱补原则，先加长边，后加短边；对于多份文件粘连得情况，采用干揭法小心揭开；对于粘连严重、无法分开的则登记，不在分开。

5.对于装订成册、不便拆装的文件，可直接采用专业的PS7000不拆卷扫描仪直接扫描。这样即可以保证不拆除档案文件，又可以保证图像的清晰与完整。

6.对整理完成的文件进行详细登记，形成“档案整理记录清单”，提交客户，以备查验。7.档案整理清单表单（整理人、、盒号、卷数、件数、页数、破损情况、备注）

三、目录著录（案卷目录、卷内目录）

传统组卷目录著录分为：案卷目录与卷内目录。简化组卷目录著录分为：卷内目录 案卷目录与卷内目录简述：

案卷目录:要体现出本案卷内所有文件的主题，也就是概括本案卷内所有文件的中心思想。

卷内目录:与案卷目录不同，卷内目录要反映的内容是每一件的文件

主题。著录项目: 案卷目录:、档号、全宗号、目录号、案卷题名、起止日期、页数、件数、等字段

卷内目录:、全宗号、目录号、档号、件号、文号、文件题名、文件日期、页数、等字段

著录软件：著录软件著录方式为两录一校。（即两个人著录同样的数据，校对时用软件对比两个人的数据是否一致）

两录一校（著录软件）： 由于档案的数量较多，导致档案目录也不断增加。为了防止在档案录入后生成的电子目录数据库中数据出现不必要的错误或不规范，利用我公司两录一校目录录入质量管理软件，对档案录入进行准确性的质检。即两个人著录同一内容的目录，由软件进行自动对比，如有错误自动返红显示，第三个人与原档案文件对照进行更改。

四、档案扫描规范及分工

(1).操作扫描仪人员：

1.档案扫描：文书档案采用200分辨率、照片档案使用600分辨率进行扫描（分辨率也称DPI）,扫描图像分为彩色储格式为：JPEG。

2.图纸扫描：主要分为工程与基建图纸，扫描图纸有两种方式：

a.利用专业的宽幅图纸扫描仪对需要扫描的图纸进行加工。

b.利用普通扫描仪对需要扫描的图纸进行多页扫描，在图像处理时将多页图像拼接，还原为原图纸样式。

3.图像扫描文件夹建立方式从根目录开始依次为：全宗号-、期限、件号。在件号的文件夹内保存该件每一页的扫描图像。图像与件号命名：不足5位前面用0补齐，如图像：00001.jpg、件号：00001。

注意事项：

1.扫描完成后的图像应避免出现扫缺、漏扫、扫重等情况。2.扫描时要将文件放端正、压平再扫。

3.扫描时适时掌握掀盖、放纸、拿纸等流程，防止掀盖过早造成文件扫缺。

4.扫描尺寸分为A4、A3两种形式，如特殊纸张超出A4扫描范围，可用A3尺寸进行扫描。

5.扫描时仔细对应文件页码编排顺序，如发现编错页、编漏页等情况，及时交给整改人员进行修改。

6.扫描完成后的电子图像要放在与档案实体档号相对应的文件夹内进行存储，文件夹内的图像绝不能有“张冠李戴”的现象产生。

(2)图像处理人员： 图像处理概述：图像处理主要是针对扫描完成后的电子图像进行加工处理，利用图像处理软件可对扫描后的电子图像进行旋转、纠斜、剪边、裁切、去躁等处理，还具有局部加粗、减淡等功能，处理完成后的图像要求居中、清晰、端正，无其它干扰信息。

1.图像处理时要求保留页面全部内容(包括页面内容与页码)。2.每一页图像都需要旋转为正常阅读视角。

3.对角度倾斜的图像进行纠斜，纠正后即可进行下一步操作(不能影响图像清晰度)。对角度倾斜且需要旋转的图像进行操作时，要先纠斜后旋转。4.图像周围不能有过多的白边，如果白边过多影响美观必须进行裁取为合适的页面大小，如A4大小就得按A4大小的比例进行裁取。

5.彩色图像处理时如遇图像边缘有字，字比较贴边，要留出（1~2）毫米白边（如图像边缘无字，则不需留边）。

6.图像的大小(像素)要基本一致。

(3)图像质检人员（可让挂接人员用时进行）

经过扫描、图像处理后的电子图像，质检员就可以进行图像终检，图像终检是图像扫描与图像处理最终的一次质量检验，也是特别精细的一道工序。要做一名优秀的质检员必须具备过硬的专业知识、丰富的实际操作经验、较强的责任心才能把质检工作做好。图像终检方法：利用ACDSee 及柯达映像软件对处理完成的图像进行逐页质检，该工序主要针对图像处理后的数据进行核对、质检，终检主要对图像处理后的电子图像进行质量检查，（包括图像是否清晰、版面是否居中、是否倾斜、是否扭曲、是否完整等），如遇不合格图像要返回到处理人员手中进行返工处理（并详细记录错误率），返工完成后质检人员要对返工后的图像进行再次质检，直到该图像合格为止。

(4)挂接人员（终检）挂接：将录入完成的成品目录导入到数据库中，通过数据挂接软件或其他工具将其与质检完成的扫描图像进行挂接，来实现目录与图像的一一对应关系。以方便各单位、各部门通过档案管理系统对加工档案进行正确、快速的查询与检索。

终检：在挂接的同时核对扫描的页数与目录页数与文件的目录是否一致，如不一致需对与原件进行校对并修改。

五、刻盘

将最终挂入前的扫描图像的目录及图像一起刻入光盘。

第四篇：高校档案规范管理达标升级工作方案

为进一步促进我校档案工作科学化规范化管理，更有效地积累、保护和利用档案资源，更好地为学校事业科学发展服务、为实现“二次崛起”发展目标服务，根据国家档案法、《高等学校档案管理办法》和省、市档案局档案工作规范管理达标升级的有关文件通知精神，现结合我校档案工作现状实际，制定如下工作方案。

一、指导思想和工作目标

以科学发展观为指导，以《档案法》、《高等学校档案管理办法》和《湖北省档案管理条例》等为法律依据，把档案达标升级工作与学校干部能力作风建设年活动紧密结合起来，进一步提高全校档案意识和专兼职人员的档案业务能力和素质，建立健全档案工作规章制度，理顺体制机制，夯实基础，对照标准，狠抓薄弱环节，积极争取省市档案局指导和支持，虚心请教，多方取经，力争在底前实现aa级档案工作规范管理达标；然后再用2-3年的时间实现aaa级达标，从而实现我校档案工作的高起点跨越式发展目标。

二、aa级达标工作的实施步骤和主要任务

严格对照《高等学校档案管理办法》和达标升级标准，实事求是地分析我校档案工作的现状与实际，针对存在的薄弱环节，我校aa级达标工作原则上按照以下具体步骤组织实施：

（一）加大档案材料的收集力度，进一步丰富馆藏，大幅度提高馆藏数量。

1、原拟设档案分室的教务处、继教学院等单位和部门，除12个二级学院和理工学院外，现一律视作档案集中统一管理体制下的立卷归档单位部门，对过去所保存档案中的凡属学校立卷归档范围的材料要全部重新整理并移交进馆。

2、科研处所保存的科研档案材料，按项目结题原则进行立卷归档，凡已结题的科研项目档案材料要全部整理并移交进馆。

3、对各二级学院成立前后所形成的属于应归档范围的五类档案材料，尤其是历届毕业生学籍卡片、成绩总表、学位照及毕业集体照等要抓紧催交，要在本二级学院档案检查验收中完成整理并移交进馆。

4、组织机关各职能部门对－五年间形成的应归档文件材料进行一次全面清理和移交，以弥补已上架的这几年档案类目和材料的不全。

5、完成已收集进馆的零散文件材料的立卷归档工作。

责任人：材料收集整理组，张本琴负责督促指导，馆内其他同志和全校专兼职档案员配合执行。完成时间：本学期寒假之前。

（二）加大档案整理力度，进一步提高档案整理业务质量，使已上架的近5年档案案卷达到整理规范要求。

1、按照试行“三合一制度”，区分类目、保存价值和保存期限，对新补进馆的文书档案材料进行规范化立卷归档，与原已上架的相关案卷重新整合，重新排架，编制检索工具。

责任人：材料收集整理组、相关部门兼职档案员、学工助理配合，鉴定与督导组参与。完成时间：12月－5月。

2、按照各类专业档案整理规范要求，完成对已进馆的基建档案、会计档案、科研档案和声像档案的规范整理立卷，编制检索工具。

责任人：材料收集整理组，鉴定与督导组参与。完成时间：5月之前。

3、组织力量补充编写至今的每年馆藏档案全宗说明（全宗介绍），会同校办补充整理襄樊学院合并组建以来每年大事记。

责任人：档案编研组，鉴定与督导组参与。完成时间：6月。

4、完成档案工作文件制度修订制订，汇编成册，印发全校。

责任人：档案编研组，完成时间：上半年。

5、会同组织人事部门做好副处副高以上干部教师档案整理备检工作。

责任人：胡鹏飞、唐甜甜，完成时间：10月之前。

（三）启动电子扫描和计算机著录工作，以招投标方式引进市场专业公司，把近5年产生的适宜永久保存的文书档案案卷目录和卷内目录录入档案管理软件系统，并对部分纸质档案进行数字化处理，有选择地实现档案信息网络化。

责任人：电子著录组，各单位各部门档案员和学工助理等配合，完成时间：10月之前。

三、aa级达标的相关准备工作

（一）将档案aa达标工作作为重要工作，列入学校党政工作要点，提高档案工作在目标责任考核中的分值权重。

（二）成立学校档案达标升级工作领导小组，其成员如下：

组长：李儒寿

副组长：李文学

成员：档案馆、网络中心负责人，各单位各部门分管领导，达标工作督导员。

领导小组下设办公室和工作专班，负责组织实施达标升级的具体工作。

办公室主任：熊华山（兼）

收集整理组：廖文胜胡鹏飞梁小玲唐甜甜姚胐朏

章勇陈媛冷鲜慧马陆杰许嫚嫚

杨茜毛竹弋兵马可

电子著录组：郭自龙胡鹏飞潘虎祝睿

档案编研组：熊华山廖文胜姚胐朏

鉴定与督导组：刘万君熊华山张本琴黄文

（三）调整和确定档案工作网络，重新明确各单位部门分管领导和专兼职档案员。并按照国家有关档案法规，出台相关政策，让条件允许的二级学院设置档案员专岗，兼职从事资料员工作，可参加档案系列职称评聘，享受相关待遇。学校机关相关职能部门可视岗位工作实际情况设置档案员专岗，以利调动其工作积极性。

（四）适时召开全校档案规范管理达标升级工作动员会。

（五）以引进和调配方式为档案馆增加档案信息计算机管理和档案编研方面的本硕以上学历专业人才各1名。

（六）以招投标方式引进市场专业公司，对已立卷归档的案卷进行数字化处理，相应购买网络版高校档案管理软件，配置专用服务器和公共查询终端。

（七）为馆舍区域走廊安装防盗门，现库房安装内置防盗窗网。

（八）适时邀请省市档案局领导和专家来校指导。

（九）在完成上述软硬件备检工作基础上进行校内自查自评，撰写自评报告，向省市档案局提出检查验收申请。

四、几点要求

实现档案达标升级是深入贯彻落实《高等学校档案管理办法》的切实有效举措，是全面提升学校综合管理水平、建设全国知名的有较高水平的教学型大学的需要，也是切实提高我校档案业务工作水平，实现档案工作高起点跨越式发展的重要举措。另一方面，顺利实现档案达标升级也可以给全校教职工带来切实的经济实惠。

档案达标升级是一个系统工程，从现在到明年底只有一年的时间，任务艰巨，困难很多。全校上下必须统一思想，凝聚共识，拿出迎接教育部本科教学工作水平评估的精神和劲头，增强责任意识，勇于攻坚克难，扎实做好各项准备工作，确保顺利达标。全校各单位部门都要高度重视档案升级达标工作，主要负责同志和分管领导要亲自过问，亲自协调。

（一）按照本方案规定需收集、整理的档案资料，各单位各部门要不折不扣地按时移交档案馆。凡因档案资料移交不及时、不完整而发生遗失、损毁、泄密等问题，要追究相关单位和部门及相关人员责任。

（二）在收集整理工作开始之前，各单位各部门应摸清家底，制定详细的计划，分整理，按时完成。对整理过程中的业务技术问题，档案馆要及时提供指导和咨询。

（三）实行档案达标升级工作进展情况通报和问责制度。

（四）档案达标升级工作领导小组和专班成员、专职督导员要切实履行职责，认真做好档案的收集归档鉴定工作，确保有价值的档案材料收集完整和整理规范。

第五篇：文书工作与档案工作

文书工作与档案工作

一、教学目标

1．知识和技能目标：

理解文书与档案工作的特征，掌握文书与档案工作的内容和一体化操作的步骤。

2．操作技能目标：

能进行“一体化”操作。

3．情感目标：

通过对文档工作内容的学习，使学生建立起对本专业学习的兴趣和感情。

二、教学重点：掌握一体化操作的步骤。

（1）登记时便对文件进行分类；

（2）处理文件时便进行价值鉴别；

（3）建立立卷类目，随时立卷；

（4）标引档号、分类号、主题词；

（5）注录文件特征。

三、教学难点：理解一体化的概念。

四、教学策略：自主学习和协作学习、探究学习相结合。

五、课时安排：2 课时(45 分钟×2)。

六、教学环境：多媒体电教室。

七、授课过程：

一、导课

通过一段录像介绍文书与档案工作，由此引入新课。（播放录像）

二、讲授新课

（一）、文书工作与档案工作的特征

1．服务性插入图片展示

2．政治性

3．管理性提问：试比较班级管理工作与

（二）、文书档案工作的不同之处

文书工作与档案工作的内容：用幻片展示

阅读内容，用表格形式体现文书与档案工作内容插入表格（原文件）

（三）、文档一体化用幻灯片例举实

1．文档一体化的概念提问：文档一体化是否是将文书与档案工作合二为一？

2．文档一体化的操作步骤用录像展示列举生活中的一体化现象学生参与

三、课堂训练

让学生描述文档一体化的概念

四、课堂小结

五、布置作业