民营企业档案工作特点及监管探讨

第一篇：民营企业档案工作特点及监管探讨

民营企业档案工作特点及监管探讨

一、民营企业档案工作的时代特点

民营企业档案是指民营企业在筹建、生产、经营管理等社会活动中直接形成的对自身以及国家、社会具有保存价值的文字、图表、声像等不同形式的历史记录。相对于国有企业，民营企业的档案工作除具有非公共性和封闭性外还有着以下几种鲜明的时代特点：

1、自主性

。众所周知，在计划经济时代国有企业只能在政府意志下严格按照国家计划从事各项活动，企业自主发展权极为有限，这也决定了企业档案工作自主发展权有限。在社会主义市场经济初步确立的今天，国有企业普遍建立了法人治理结构，企业自主发展权有了极大的提高，但由于所有权国有，企业仍不可避免地留下一些计划经济的烙印，企业管理中处于从属地位的档案工作也是如此。与国有企业不同，在市场经济条件下产生发展起来的民营企业，对自身的资产具有完全的所有权和支配权，它与政府不存在被领导与领导的关系，它完完全全以市场为导向，走自我约束、自我抉择、自负盈亏和自我发展的道路。自然，作为企业储备技术、储备文化、内含大量商业密秘和知识产权的企业档案，民营企业对它的自主权也是不言而喻的。首先，企业对自身的档案具有独立支配权，企业档案非依法律不受他人使用和干涉。这意味着企业对档案享有独立占有和独立收益的权力，这两项权力正是企业档案工作自主发展的最基本条件。其次，民营企业在档案工作上依法享有根据自身情况和市场变化选择适合自身发展的档案管理组织形式和工作方式的权力。

2、效益性。企业是以赚取利润为目的的经济组织，民营企业尤甚。相较于国有企业，民营企业在机构设置和人员配置上更加注重效益性。市场经济本质上是一种竞争经济，从整个经济环境看，市场竞争对企业提出了更高的管理机制要求。精简机构，精简管理人员，降低管理成本，集中资源、强化发展核心事业是民营企业面临市场竞争的必然选择。因此，民营企业在内部事务上总是追求以最少的代价获取最好的效益。具体到档案的管理上，当企业规模很小，形成的档案材料有限时，企业往往只指定专人或兼职人员负责保管档案；当企业规模很大，或发展时间较长，企业在管理、经营、生产和科研活动中形成的文件材料很多，且门类复杂，整理、保管和提供利用的工作量很大时，企业才会成立专门的机构来负责这项工作。

3、多元性。一是民营企业档案管理的主体呈多元化。不仅对科技档案，其它如经营销售档案、合同档案、知识产权档案、民主管理档案、企业资产档案以及企业文化档案也越来越受到关注。二是档案载体呈现多样性，不仅有纸质档案，还有照片、软盘、光盘、录音、录像档案，随着信息技术的发展，以网络为载体的档案也呼之欲出。三是管理模式上的多样性。正如国家档案局长毛福民指出的哪样：“企业档案实行统一管理是企业内的档案工作要统一领导，统一制度，档案部门和档案人员要统一管理企业的全部档案”。民营企业与民营企业之间、民营企业与国有企业之间是有很大差别的，档案管理模式也是千差万别，哪种整个行业或整个地区的统一领导和统一模式在民营企业中不可能存在。

4、随意性。这是与民营企业档案工作的自主性相伴生的一种特性。民营企业在对其自身档案具有独立支配权的同时，由于其管理者素质的差异和对档案工作重视程度的差别，在档案工作上往往存在很大的随意性。这导致不少问题，例如档案管理人员不专业、经常变动，缺乏严格的档案管理制度，档案法制观念薄弱，硬件设施不配套等，最终导致民营企业整体档案管理水平低下。

二、如何加强对民营企业档案工作的监管

针对民营企业档案工作的这些特点，档案行政管理部门应如何加强监管呢？笔者认为，应提高一种意识，抓住两个重点，搞好三项服务，探索社会化协作之路。

（一）提高法制意识。依法监管是加强民营企业档案工作的有效手段，应从三个方面入手：一是大力开展《档案法》和《档案法实施办法》的宣传工作，增强民营企业管理者的法制意识，使他们认识到建立和管好档案的重要意义，认识档案的潜在效益和长远价值，从而自觉做好档案工作，自觉接受监管。二是针对性的制定民营企业档案管理实施细则，以便在工作中有所遵循。三是要对民营企业档案工作实施登记管理，定期进行执法检查，对其建档、保管条件、档案工作人员资质认证、档案出卖与转让、档案销毁等进行全程监督和检查，依法对违反《档案法》的情况进行查处。

（二）抓住两个重点。民营企业规模不一，变动频繁，无主管部门，档案管理相对滞后，给监管工作带来诸多不便，必须坚持抓重点监管。一是抓住有一定规模的民营企业作为监管重点。规模企业毫无疑问对经济和社会发展具有更大的影响力，其档案对于国家、社会的价值普遍更大。二是要把重要档案作为监管重点，维护企业利益。民营企业要在激烈的市场竞争中要保持竞争力，必须维护自身商业密秘和商业利益。尤其是在加入

第二篇：民营企业档案工作情况汇报

衡阳市民营企业档案工作情况专题

汇报

近年来，随着改革开放的深入发展，民营企业已成为社会主义市场经济的重要组成部分，我市民营企业发展比较迅速，已成为我市经济建设和社会发展的一支主力军。为了确保全市民营企业健康稳步发展，发挥档案工作为经济建设服务的特点，我们对民营企业档案工作进行了摸底登记、指导建档等，现将有关情况汇报如下：

一、民营企业档案工作的基本情况

1、我市总产值在5000万元以上的民营企业有家，已建档的有家，其中等几家档案室已达标。

2、贯彻落实《关于民营企业档案工作发展的意见》（以下简称《意见》）情况：（1）、领会文件精神，转发文件。市档案局收到《意见》后，召开了有关会议，认真领会文件精神，研究部署民营企业建档工作。与市乡镇企业局、市工商联联合转发此文，要求各县市区档案局进行转发，并于2007年转发了《湖南省民营企业档案管理暂行办法》（衡档发[2007]9号），把《意见》的要求真正落到实处。（2）、建立民营企业档案工作示范点，召开了全市民营企业档案工作座谈会。我们选取了部分档案数量多、条件相对好的民营企业建立档案工作示范点，并于2006年 7月13日在中凌集团召开了全市民营企业档案工作座谈会，当时的市委常委、市委秘书长杨邦伟同志出席会议并作了重要指示。

（3）、加强对民营企业建档工作的指导和监督。我们每年都通过电话咨询、上门指导等方法对规模以上民企进行指导，对有建档需求的中小民企，我们按《意见》要求手把手协助其建档。

3、2005年以来，我们加强了对民营企业档案工作的管理，认真贯彻落实国家、省档案局对民营企业档案管理的要求，争取了市委、市政府主要领导对民营企业建档工作的重视，在建立示范点，召开现场座谈会的基础上，通过各种途径向民营企业宣传《档案法》、《湖南省档案管理条例》等档案法律法规与档案业务知识，增强了他们对档案工作的认识和法制意识。档案局还派了业务指导人员到企业，对全市5000万元以上民营企业进行了摸底调查登记，帮助他们进行建档建制工作，到目前为此我市大部分的民营企业已达到有档案、有柜子、有人员的“三有”标准，规模以上民营企业已全部建档，其中王一集团、共创集团等大型民企在集中统一管理、装具现代化（已配备了密集架）、人员专职化等方面做得较好。

4、民营企业档案工作中存在的问题和困难。民营企业档案工作还处于起步阶段，需要加强督促引导的地方较多，其问题和困难主要表现在：（1）、缺乏档案意识。不少民营企业和法人代表缺乏对档案工作在企业管理中地位和作用的正确认识，认为企

业以盈利为目的，主要精力和资金放在生产经营和产品销售上，档案未对企业生产经营管理产生经济效益，所以不愿意安排专人管理，不愿投入资金，造成档案工作难以正常有序开展，文件材料都散存于各部门和个人手中。（2）认识有误区。部分民营企业管理者认为民营企业是私人企业，不是国营企业，档案属于老板的私人财产、商业机密，这些企业不愿将涉及本企业的技术、会计等方面的档案放档案室保管，也不愿接受当地档案行政部门的指导，例如耒阳联运鞋业有限公司，管理者强调企业是台湾私人企业，档案中有商业机密，不能泄密，一直拒绝当地档案行政部门提供的上门指导。（3）企业档案人员问题。大部分民营企业中的档案人员兼职过多，工作量大，顾此失彼，没有时间阅读档案业务书籍，也没有接受专门的档案业务培训，故做起档案工作来，全凭自己的理解，意识行事；再者民营企业人员流动性很强，据我们了解的情况，大部分的民营企业档案岗位上基本没有干满一年的，这样造成了文件材料收集不全，整理不规范，管理处于混乱状态，给档案工作带来了极大危害。

二、民营企业档案工作事例

通过推动建档工作，民营企业的档案意识显著提升，档案工作显著加强，档案的发挥了显著作用。（1）王一集团是衡阳一家土生土长的民企，经过几年的飞速发展，它已成为有十余家分公司的大型企业，集团总经理张弢在利用档案维护企业权益、解决劳资纠纷等方面发现档案的重要性，在接受市档案局指导的基础

上，一次性投入十余万元建立了专用库房，配备了密集架、实行了专人管理，集团档案基本上实现了集中统一管理。（2）示范点之一的中凌集团，尽管企业规模不是很大，但董事长李龙华对档案工作相当重视，不仅配合档案部门的业务指导工作（我们在该点前后指导近一个月，李董指定了专人全程协助并要求相关部门也抽调专人配合），对在其现场召开的民营企业档案工作座谈会也给予了高度重视，除制作专门的VCR介绍企业的档案情况外，李董更是以身说档，以切身经历谈档案利用，让与会的民营企业家深刻认识了档案的重要性。（3）耒阳市南方水泥东兴水泥厂是湖南省重点项目工程，于200６年3月20日创建，该企业在耒阳市档案局的宣传、引导、指导下，董事长梁国成认识到档案是企业的原始凭证，档案工作作为企业一项基础性管理工作的必要性，认识到档案管理必须与企业管理同步发展的重要性，在企业投资、筹建开始，从机关单位请了一位退二线老档案员负责档案的管理，通过耒阳市档案局的指导，建立了一个规范达标的档案室，为中国建材湖南南方水泥集团收购提供了有价值的真实凭证，为二期扩能工程提供了宝贵的原始依据，使工程能够顺利进行。目前东兴水泥厂是湖南省内第二大水泥生产企业，年创产值10亿多元，创税收过亿元。（4）湖南三和食品有限公司是湖南省农业产业化龙头企业，连续几年被评为衡阳市50强企业，“三味园”商标是湖南著名商标，董事长蒋新华同志非常关心和支持档案工作，于2009年6月请衡阳县档案局同志指导，按《工业

企业档案分类标准》建档，经过一个多月的努力，组卷178卷，终于建立起了规范的档案室－－制度健全、整理规范、检索工具配套、查找方便。（5）衡阳鸿鑫实业有限公司经过蒸湘区档案局指导后，有了较强的档案意识，设立了档案室，对档案的收集较为齐全，集中保管本单位会计档案、技术档案，企业职工档案，并有专人管理。（6）、（7）（„）

通过对先进事例的分析，我们认为做好民营企业档案工作的途径是：在档案行政部门的正确引导下，企业领导要树立正确的档案意识，在管理层的重视下，在确保人力、物力、财力的前提下，建立完善的档案工作管理体制，就一定能把民营企业档案工作搞好。

三、对民营企业档案工作有关法规、政策、措施等方面的意见和建议

１、加大宣传，增强民营企业的法制意识。我们要加大开展《档案法》和《湖南省档案管理条例》的宣传工作，使他们认识到建立和管好档案的重要意义，认识到档案的潜在效益和长远价值，认识到档案是企业资产、资信的凭证，企业的发展离不开档案，从而自觉做好企业的档案工作，自觉接受档案行政管理部门的指导和监督。

２、立足服务，加强指导，规范民营企业档案工作。档案部门应在坚持主动服务，上门指导、协助企业搞好档案工作的前提下，不强求企业档案机构的级别、设施设备、人员数量和保管条

件，以企业档案工作有效开展为最大前提。目前，我国民营企业数量众多，规模不一，我们重点应先抓规模在５０００万元以上的，技术含量较高的企业，规范重点企业的档案工作，根据不同企业的重点需求，帮助建立灵活、实用的档案管理模式。例如：做房地产的企业侧重于政府有关政策和红头文件、征地手续、报建手续、房屋质核等资料的收集和整理；做实业的偏重于产品的技术开发、销售网络等资料的收集和整理。根据民营企业性质的不同进行分类指导，规范建档工作，维护企业利益，促进企业发展。

３、创新机制，搞好档案服务工作。我们要针对民营企业的特点，遵循市场规律，为企业开展档案寄存、代管业务，对规模较小，没有条件设立专门机构，没有人员管理档案的企业，可将档案寄存市档案馆代管，在制定相关政策时可考虑对代管的权利和义务进一步细化和明确，以消除相关企业的疑虑。另外还可考虑为民营企业建立档案工作协作组织，促进档案人员业务交流和横向联系，开展互相学习，互相服务，使民营企业档案工作形成自我管理、自我约束，自我完善的自律机制，但建议不对协作组成员收取任何经费（民营企业对收费是很反感的），协作组运转经费应由档案行政管理部门统筹安排，实行专款专用。

第三篇：民营企业档案工作的思考

民营企业档案工作的思考

民营企业档案管理是国家档案事业的重要组成部分，也是档案工作中的一个新内容和新课题，如何促进民营企业档案工作实现规范化、科学化、制度化、法制化管理，对档案行政管理部门来说，既是挑战，也是难题。

随着企业改制工作的不断深化和民营企业自身的发展和壮大，民营企业已成为中国最大的企业群体，占全国实有企业总数的74%。因此，近年来各级档案行政管理部门越来越重视民营企业档案工作，逐步将此项工作纳入工作日程，深入研究和探讨促进民营企业档案工作发展的新思路和新办法，鼓励、支持、引导民营企业建立健全档案工作，采取“面对面交流，手把手指导”的方式，积极主动服务，收到了一定的效果。但民营企业档案工作尚处于起步阶段，依然存在着档案意识淡薄、建档工作滞后、管理制度不全和人员设备匮乏等诸多问题，成了影响民营企业持续发展的薄弱环节，工作开展仍不够理想，还滞后于民营企业发展的需要。

(一)民营企业主档案意识不强。民营企业档案工作的好坏，决定于企业主对档案工作的重视程度。民营企业起点低，家底薄，抗风险能力差，更需重视加快企业全面的管理变革，提高企业的整体素质。但仍有不少企业，特别是中小型的民营企业，要不就是企业处于成长阶段缺乏财力和精力，要不就是囿于旧有思维，意识不到企业档案建设的重要性，吝于在档案信息资源上有所投入，观望徘徊于门口之外。大多数企业主档案意识薄弱，认为档案工作是纯粹的赔本买卖，是一种负担，有意识的弱化甚至漠视档案工作，这种心态和意识严重阻碍了民营企业档案工作的开展。

(二)民营企业档案管理的推动力不足。由于民营企业均以盈利为目的，经营理念趋向于追逐利润最大化，精力和资金主要放在生产、经营管理和销售上，相应地档案资源也失去了展现自身价值的良好平台。同时，档案本身所能产生的效益又具有隐蔽性和滞后性，难以量化，档案工作与企业的利益关系不存在着直接的联系，它的投入与产出倾向于一种隐性和长时段的状态。使得民营企业主缺乏加强企业档案管理的动力，难以充分调动各种资源和力量推进本企业档案工作的顺利开展。

(三)民营企业档案管理水平不高。档案工作在许多中小型民营企业具有较大的自主性和随意性，经常遭受冷遇，甚而有一部分民营企业的档案工作仍处于“无意识”、“无制度”、“无人员”、“无设备”、“无库房”、“无经费”的六无状态。有的企业即使有，也很不全面，处于一种可有可无的边缘化状态。工作资源贫乏，档案管理人员多为兼职，工作量大，业务杂，缺乏一定的专业水平，且人员经常变动，档案资料散存和散失现象严重。

(四)档案行政管理部门指导管理力度不够。民营企业作为独立的经济实体，其所有制的特殊性决定了民营企业对于自身形成的档案拥有完全的自主管理权，档案的权属明确，同时也对选择什么样的管理模式，建立什么样的运行机制具有自主权。而档案行政管理部门不能沿用和照搬对国有、集体企业的指导方法，用统一的指令、计划、规范和标准去主导民营企业档案工作的开展，监督、指导力度明显削弱，缺乏足够的监管力度。同时，档案行政管理部门应有的办公经费难以得到有效保障，专业人员力量配备薄弱，缺乏必要的交通等办公工具等客观因素，也严重制约了档案工作的监管力度、范围和效果。

针对民营企业档案工作现状，笔者认为应着重从以下几个方面予以加强和引导。①

(一)提高认识，增强做好民营企业档案工作的自觉性。档案行政管理部门要有针对性地学习上级政策法规，调查研究本地民营企业发展实际，认真贯彻落实《关于促进民营企业档案工作发展的意见》，始终坚持“抓服务、谋发展”的工作思路，统一思想，形成共识，增强工作的主动性，把握业务的规律性。

(二)加大宣传，增强民营企业主的档案意识。档案行政管理部门应充分利用一切机会、创造一切条件，加强宣传引导，努力形成推进民营企业档案工作的良好氛围，开创民营企业档案工作新局面。一是大力开展法制教育，增强民营企业管理者的法制意识，使他们认识到建立和管好档案的重要意义，认识档案的潜在效益和长远价值，从而自觉做好企业的档案工作，自觉接受监督。二是大力加强意识引导，调动广大民营企业主的积极性和主动性。紧紧围绕本地特色产业、支柱产业等民营企业的发展态势教育广大民营企业主，建立健全档案工作对民营企业提升整体管理水平、维护企业和职工合法权益、规避市场风险、扩大市场、提高经济效益、促进企业发展具有越来越重要的作用。三是下大力帮扶一批基础条件成熟的民营企业，建立健全档案工作的各项制度，实现档案资料规范管理的典型，通过学习、交流、联谊等多种形式、多种渠道大力宣传，充分发挥先进典型的示范带动作用。

(三)以点带面，逐步规范民营企业档案工作。由于民营企业数量众多、规模不一，档案管理相对滞后，给监管工作带来诸多不便。档案行政管理部门在抓好重点监管的同时，实施分类指导，努力实现民营企业档案工作与企业发展的良性互动，促进民营企业档案工作深入开展。针对不同规模、不同行业、不同发展阶段的民营企业，因企制宜、因地制宜地开展民营企业档案工作，培养不同层次、不同标准的档案管理典型，及时推广先进经验，以点带面，逐步推动民营企业的档案工作规范化。

(四)立足服务，加强档案业务指导。我们始终坚持主动服务，上门指导，把工作的重心转移到服务上来，遵循自主管理、高效运用、因地制宜的指导原则，充分调动民营企业的积极性和主动性，全力协助企业搞好档案工作。一是拓宽服务渠道，突出服务主题，主动为民营企业提供档案业务咨询、档案整理和代存、档案技术服务及档案人员推荐、培训等服务。二是倡导企业实行档案、图书、情报、资料等信息资源一体化管理。不强求企业档案机构的级别、设施设备、人员数量和保管条件，以企业档案工作的有效开展为最大前提。三是加强对民营企业中关系国家利益和安全、涉及公共利益、记录社会重大事件和活动，以及企业应当承担社会责任等方面档案的监管。

(五)加强协调，与相关部门形成工作合力。民营企业的档案管理工作牵涉多个部门，档案行政管理部门应积极牵头，主动做好协调工作，加强与经信委、工商联、工商局等相关部门的协作，形成推进民营企业档案工作的整体合力，促进民营企业提升档案管理水平。

①全国政协副主席、全国工商联主席黄孟复2011年1月18日在“中国民营经济发展形势分析会”透露，“十一五”期间中国登记注册的私营企业数量已经超过840万户，年均增速达14.3%，私营企业成为中国最大的企业群体，占全国实有企业总数的74%。2

第四篇：江西省民营企业档案工作情况汇报

积极引导规范服务

努力推进民营企业档案工作发展

江西省档案局

近年来，我省民营经济发展迅速，在国民经济中发挥着越来越大的作用。截止2009年底，全省共有民营企业107.15万户，从业人员达425.52万人，注册资本（金）达1974亿元，2009年民营企业销售或营业收入达2748.12亿元。民营企业在增加经济活力、提升经济效益、扩大社会就业、增大公众财富、维护社会稳定、促进社会公平方面、推动江西经济发展方面作出了巨大贡献。

一、近几年加强民营企业档案工作的主要做法

多年来，我们本着“以点带面，突出服务、分类指导”的原则，有针对性地开展民营企业档案指导工作，并把各地民营企业档案工作纳入全省工作考核内容。2006年，我局和省发改委、省工商联及时转发了国家档案局、国家发改委、中华全国工商联下发的《关于印发〈关于促进民营企业档案工作发展的意见〉的通知》，2007年又下发了《关于建立工作联系点制度的通知》，要求各设区市建立民营企业档案工作联系点3至5个，各县区至少1个，通过以点带面来推动民营企业档案工作的发展。我们的主要做法有：

1（一）主动介入、加大宣传、提高企业档案意识。针对多数民营企业认识不到档案重要性的这一现实状况，我们把提高各民营企业档案意识作为开展民营企业档案工作的前提，主动介入民营企业档案工作。例如：南昌市档案局、赣州南康市档案局都向所在地区民营企业发了一封“致全市民营企业的一封公开信”，信中着重指出了开展民营企业档案工人作的重要性，指出民营企业要做大、做强就需要把所形成的具有保存价值的文件材料完整安全的保管好，并且每年都会向新老民营企业发入《民营企业档案工作宣传册》等资料，在消除企业主对档案工作的排斥心理，增强企业老板的档案意识，收到了良好的效果。

（二）建立民营企业档案工作联系点，提高民营企业档案工作水平。2007年我局下发《关于建立档案工作联系点制度的通知》后，各市、县区档案局都分别选择相应的民营企业建立了档案工作联系点，帮助民营企业建档，接受企业档案人员业务咨询，实现企业档案工作规范化管理，通过建立联系点制度，以点带面，不断推进民营企业档案工作。例如：2008年，新余市档案局推行“民营企业档案管理年”活动，通过试点单位赣西学院达到档案工作规范化管理省一级单位，推动了一大批民办院校档案工作上等级。

（三）立足服务、加强档案业务指导。鉴于民营企业自身的特点，档案局对于要求规范整理档案的企业采取主动服

务，服务上门、指导上门。切实把帮助民营企业做好档案工作当作一项重要任务抓紧抓好，加大对民营企业档案工作指导和服务力度，使民营企业档案工作在企业发展中发挥积极的作用，最大限度地实现档案的基础信息对民营企业发展的保障功能，帮助民营企业在激烈的市场竞争中不断完善自我，赢得更为广阔的发展空间。如九江市档案局让九江市浔朋化工企业两个档案员来跟班学习了一周，并且实行“档案追踪反馈”，在档案员学完回去后，了解他们整理档案的情况，及时做到档案管理规范化。新余市档案局主动与润合肉类有限公司联系，委派专人驻企指导，真心诚意帮且企业建制立档，使企业档案工作规范化管理水平达到了省三级。

二、存的主要问题和困难

（一）档案意识比较淡薄。民营企业档案工作的好坏，取决于企业领导者的档案意识，决定于企业对档案工作的重视程度。由于民营企业把主要精力和资金放在生产、经营和销售上，加之档案的即时价值不明显，价值体现往往滞后，因此大多数民企管理者档案意识淡薄，不了解企业档案的重要性，不懂得档案资料对于民营企业发展的重要意义，对档案工作没有投入应有的人力、物力和财力，影响了企业档案工作的建立和开展。

（二）档案管理水平较低。民营企业档案工作存在较大的自主性和随意性，民企中的档案管理人员多为兼职，不仅

大多数没有经过档案专业培训，专业水平较低，而且档案管理人员流动较大。另外，大多数的民企档案管理存在“无库房、无装具、无制度”等“三无”现象，档案资料一般都是收集存放于办公室文件柜里，涉及企业权益的重要档案资料一般保存在企业决策者手中，其他档案资料则大多散存在各经办部门或人员手中，基本上没有实现集中统一管理。

（三）档案业务指导服务跟不上。由于对民营企业档案管理，目前国家还没有出台具体的管理办法，档案行政管理部门对开展民企档案工作业务指导普遍存在畏难情绪。另外，民营企业发展快，数量多，且档案专业性强，载体形式多样，在市、县基层档案行政管理部门业务指导力量不足的情况下，要实现对民企的一一指导，有一定困难。

第五篇：我国民营企业档案工作现状

我国民营企业档案工作现状

论文关键词：民营企业 档案 管理 现状 对策

论文摘要：在分析我国民营企业档案工作现状的基础上，提出了推进民营企业档案工作全面、健康发展的对策：一是开展心理引导，激发建档热情。二是勇于开拓创新，实现多元服务。三是坚持依法治档，注重监管方式。四是拓展管理范围，推行多元模式。

1.正确认识民营企业档案工作的现状

从笔者所在的福建省晋江市了解的情况和河南开封市非公有制企业档案工作情况调查结果来分析，我国民营企业档案工作的现状大致可归结为两点。

1.1 我国民企档案工作处于自发的状态，部分企业已有相当的发展水平。据笔者对福建省晋江市的恒安纸业集团、亲亲食品集团、七匹狼集团、凤竹集团、福马食品集团等10余家民营企业的调查中发现，这些企业均已开展了不同程度的档案工作，特别是凤竹、七匹狼和恒安三家集团公司的档案工作虽然管理模式各不相同，但其工作都已达到相当的水平，恒安集团公司因已在香港上市，注重汲取和采用国外的管理模式，凤竹集团公司在国内上市，许多档案业务在借鉴国企的管理模式上有所创新发展，其档案管理已通过国家二级标准的验收。七匹狼集团则采用与国企截然不同的分散式管理模式。而据河南开封市的调查结果表明，在被调查的82家企业中，已开展档案工作的68家，占被调查企业的83％；尚未开展档案工作的10家，仅占被调查企业的12％；未说明是否开展档案工作的4家，占被调查企业的5％。库房、档案专用设备的设置情况也较好，在调查的企业中，明确有档案库房的占90％，未说明库房情况的只占10％。这些企业都具有一定的代表性，分别为加工业、制造业、流通业、服务业、房地产业及其他行业。这说明当前民营企业对于开展档案工作已有相当的自觉性和发展水平。

1.2 民营企业的整体档案管理呈橄榄形状，水平不均衡。一般而言，规模大的企业好于规模小的企业，明星企业好于一般企业，创立时间长的企业好于创立时间短的企业，效益好的企业好于效益差的企业。从开封市调查中可以发现，随着企业资产的增加，企业规模的扩展，已开展档案工作企业的比例数量也随之上升，显示企业规模与企业资产情况对档案工作有非常直接与重要的影响，同时，调查结果也表明未开展档案工作的企业比例很少，仅占12％，加上未说明开展档案工作的企业也仅有20％，而档案管理已达到较高水平的示范企业也是少数，所以，从总体上看，民营企业整体的档案管理呈现出两头小、中间大的橄榄型状，水平不均衡。我们业界一些学者将当前民营企业的档案管理状况，分为四个类型。一是“重视型”。档案工作被企业列入重要议事日程，有专门的宽敞的库房和档案人员办公室，档案阅览室；有专职档案人员，管理设施设备齐全；根据企业的实际情况制定了一整套档案管理制度，各类文件资料收集齐全、归档及时，保管科学、利用见效。其中，少数企业的档案管理甚至通过了国家级标准的验收。二是“上进型”。企业主有一定的档案意识，配备了档案兼职人员，设置了档案室，也开展了一定的档案工作，但档案人员素质不高，兼职过多，档案工作未能有效地全面开展起来，档案的效益也未能充分地发挥出来，三是“随意型”。企业主的档案意识还不够强，对档案工作的关注还不到位，急需用时强调要管一管，平时对档案持可有可无的态度，无专门的档案室和档案人员，档案工作只是办公室、行政部或相关部门的一个末位的工作。工作随意性较大。四是“不管型”。企业主没有档案意识，企业一些重要证件、核心文件零散地放在企业主或部门负责人手里，档案管理处于“三不管”和“五无”的状

态，即“档案部门不管、工商部门不管、企业主自己不管；无机构、无人员、无库房、无设备、无经费”这种类型在小型企业中比较多见。

从我国民营企业档案管理出现的这两种状况中可以看出，以往很多业内人士认为我国民企档案工作总体上处于一种无序的，混乱的状态的看法是片面的，是认识上的一处误区。福建省晋江市和河南省开封市这一南一北的情况颇具代表性。从调查分析中，我们可窥见我国民营企业档案工作的发展现状。改革开放以来，特别是中国加入世贸组织以来，我国的民营企业在激烈的市场竞争中，在国际市场的博奕中，已逐步成熟起来，企业主的档案意识被不断唤醒，特别是一些规模企业，明星企业的老总们，对档案已有了比较深刻的认识。福建凤竹集团公司年产值5亿多元，利税9400多万元，是全国同行业的明星企业，该公司陈澄清董事长认为档案对企业的发展起着至关重要的作用，当前市场的竞争归根到底是企业文化的竞争，而档案是企业文化的重要基础，企业文化提升取决于企业档案作用的充分发挥。所以，他除亲自带队到晋江、泉州市档案局争取业务上的支持外，并经常过问和解决档案工作中存在的人、财、物问题，公司早在1991年档案管理就通过省级先进标准的验收，2001年通过了企业档案目标管理“国家二级”评审。目前，有2名专职档案人员，并形成一个严密有序的档案管理网络，有1个综合档案室和4个档案分室，档案在公司上市和经营管理中发挥了不可替代的重要作用。而凤竹公司并非只是我国民营档案管理的一叶“诺亚方舟”。很多规模~,Ak的企业主已经具有相当的档案意识，在实践中认识到档案是企业极为重要的核心资源，并已经开展档案管理工作，但没能得到及时的指导。其水平有很大的局限性。忽视档案工作的大多数为小型企业的企业主，对企业开展档案工作的心态复杂，认为档案室工作增加小企业的负担，怕在外部人员的指导下泄露商业秘密，影响生产经营的正常开展。在认识上把建档工作与企业利益对立起来，这其中与档案部门的宣传与服务的缺失不无关系。所以，客观地、全面地认识当前民营企业档案工作的现状、将有助于我们有针对性地推进民营企业档案工作的全面、健康发展。推进民营企业档案工作全面发展的对策

2.1 开展心理引导，激发建档热情。从以上分析中我们不难看出，企业主的档案意识是决定民营企业档案工作能否开展的关键所在。所以，要树立企业的档案观，必须进行积极的心理引导。一是管理意识引导。大量事实说明，我国民营经济发展的最大制约因素是没有很好的管理。民营经济要想在“二次创业”中得到发展，就必须尽快实现从无管理的经营向现代化管理的经营方式的转变。对此，企业主应该有清醒的认识，新形势下民营经济只有加强管理，企业才能在残酷的市场竞争中立足。民营企业的档案意识也只有植根于宏观管理观念的土壤，才可能生长发育。因为档案管理本身是企业管理的重要一环，而档案又为企业的各项管理提供了必不可少的重要基础。忽视档案工作，民营经济的管理便成了无本之木，所以，企业主还有什么理由可以忽视企业的档案工作呢?二是逆向思维引导。我们很多时候无法正确估计出档案到底为企业产生了多大的直接效益，但却能从反面告诉企业主，滞后的档案工作必定是制约民营经济发展的“短板”。所谓“短板”是指决定整体效益的关键制约因素，没有完善的档案管理，民营经济的发展就会留下致命的管理漏洞，滞后的档案工作就会成为制约企业整体效益的关键性制约因素。民营企业在决策上的特点使它在投入和自身建设中具有排他心理，因而档案部门不能一味地急于去作正面的宣传灌输，有时可以从侧面、甚至反面逆向思维的角度来激发民营企业的建档热情。

2.2 勇于开拓创新，实现多元服务。在市场经济条件下，民营企业档案工作的开展，单靠面上的简单宣传不行，靠行政的强制手段也不行，只有通过提供及时的档案法规信息、通过加强操作性较强的技术标准的研究和组织，向企业提供切实可行的档案管理技术规范标准，以便为民营企业档案工作科学管理提供依据。国家档案局正在抓紧制定《企业档案业务

规范》作为行业标准印发，民营企业档案工作也可参照。同时，应积极推动民营企业档案工作协会的建立，充分发挥企业档案工作协会的作用，利用协会，提升自律能力，定期不定期地进行座谈、交流，充分利用这一民间组织与档案行政部门联系、沟通、传递需求信息，使之在民营企业与档案职能部门之间架起一座桥梁。由于它是一个非正式组织，其成员从民营企业内部具有较强档案意识的人员中产生，因而既能代表民营企业利益，反映他们的真实想法，又具有较高的档案工作热情，并能较好地领会档案部门的专业意图，能起到较好的沟通作用。各级档案部门该放手时应放手，将不堪之责依托于各类民间组织。档案部门为民企提供服务，应更多地注重于宏观上政策与技术的引导，而不应拘泥于繁重而不现实的具体业务环节，要不断开拓创新。努力探索出一些新路子、新方法：一是充分运用档案网站的传播优势，开辟内容丰富、信息新颖的民营企业档案工作服务专栏。传播最新的法规、标准，传播先进经验，成功作法，同时，与新闻单位联手，运用现代的传播手段增强全社会的档案意识，普及档案知识：二是有针对性地编写业务指导材料和工作指南，送发到各有关企业，指导建立档案工作；三是根据民营企业的意愿，为企业培养档案人员和招聘选拔档案人才：四是积极推进档案中介组织服务，如档案事务所、托管中心等。档案事务所主要提供档案业务咨询服务和档案整理服务。可根据不同规模、不同产业和不同地区的民营企业的特点，分类组织档案业务咨询服务。针对民营企业档案工作管理水平参差不齐的实际情况，从基础业务开始，包括文书处理程序、归档范围、立卷标准、分类编目、上架排列、检索利用、安全保管、统计反馈等内容和要求、通过现场咨询、信件咨询、专栏咨询等形式为企业释难解惑：成立档案托管中心，在企业自愿的前提下，与企业签订托管协议双方签订安全保密协议，明确各自的权利、义务和违约责任，接受私营企业各种文件资料的整理、代管、提供利用等“一条龙”服务。彻底将小型民营企业从档案管理的困境中解脱出来，为其提供高效、便捷的档案服务。五是教育培训服务。针对民营企业档案人员变动频繁、兼职过多、工作繁重的特点，档案部门可以采取上门培训、现场培训、远程培训等灵活多样的形式，帮助民营企业档案人员掌握档案管理的基本知识和应用计算机的技能。档案行政管理部门在为民营企业服务的同时，也应注重提高自身的素质、不断更新知识、努力提高服务能力和创新能力。

2.3 坚持依法治档，注重监管方式。《档案法》第十六条规定：“集体所有和个人所有的对国家和社会具有保存价值的或者应当保存的档案，档案所有者应当妥善保管。对于保管条件恶劣或其他原因被认为可能导致档案产生严重损毁和不安全的，国家档案行政部门有权采取代为保管等确保完整和安全的措施，必要时，可以收购或者征购。”私营企业有很大程度上的自主权，但私营企业档案管理的自主必然是在法律框架下的自主。民营企业要知法、守法、执法，履行《档案法》规定的义务，依法做好档案管理工作。各级档案部门曾一度产生“民营企业档案工作要不要管”的疑惑，这是不必要的，其实，民营企业档案工作不仅要管，还要依法管好。民营企业档案是国家档案全宗的组成部分，理应纳入国家档案资源建设范围，各级档案部门要加大对民营企业宣传档案法律法规的力度、提高依法管理、保护档案的水平。前国家档案局局长毛福民同志在全国民营企业档案工作座谈会上的讲话中明确指出“要针对民营企业档案管理中存在的问题和违法行为加大执法检查和查处力度，突出监管重点，确保档案安全。由于民营企业的发展经历不同，其档案内容也具有很大差异，如有的民营企业是从原国有企业转制而来，其档案中有国有企业内容，有的民营企业在与国有企业或科研事业单位合作中形成的资金、技术、专利、品牌、著作权等知识产权、高新技术、商业秘密等方面的档案，不仅涉及企业的利益，而且关系到国家、社会及人民群众的利益。国务院《关于鼓励支持和引导个体私营等非公有制经济发展的若干意见》指出，要放宽非公有制经济市场准入、允许非公有制经济进入基础设施、垄断行业公用事业以及法律法规未禁止的行业(包括金融服务业、国防科技工业等)。民营企业涉及的领域越来越广，各省、自治区、直辖市档案行政管理部门要研究确定民营企业中对国家和社会有保存价值档案的范围，并依法进行

监督管理。凡是关系到国家利益和国家安全及公共利益的、记录社会重大事件和活动的、反映企业应当承担社会责任的档案，都应视为对国家和社会有保存价值的档案”，考察西方发达国家关于私人档案的法律法规我们可以同样看出，一方面，他们承认和保护私人对相关档案的所有权：另一方面，他们又都强调对这些档案的管理和利用实施监管的必要性与合法性。只不过有些国家采取相对强硬的刚性监督政策，另一些国家则采取相对温和的柔性监督政策，这说明从国际范围上讲、承认企业和私人对档案的所有权，与国家对这些档案的管理工作实施监管并不矛盾。所以，各地档案行政管理部门要充分发挥自身的监管职能，适时地介入民营企业，在提供优质服务的同时，实施有效的监管，应注意的是在监管中要注重方式，切忌采取简单粗暴的工作方法，要做到在监管中“一个不干扰、两个有利于”的原则，即在监管中不干扰民营企业的生产经营活动，要有利于促进民营企业加强管理，提高经济效益：有利于对国家和社会有保存价值档案的安全保管，科学利用，合理流向。监管方法可实现多样化，体现灵活性，可因地制宜，因企制宜。对只是暂时尚未建档的企业应积极引导其根据本企业的特点建立相应的档案管理规章制度，使企业的档案工作有章可循，从而实现自我约束，自我监督。

2.4 拓展管理范围，推行多元模式。一是要树立档案管理范围与企业竞争需要相适应的观念。反倾销在我国加入世贸组织后成为业界和媒体使用频率最高的词汇之一。反倾销犹如一把双刃剑，它既可以是一种反对低价倾销这一不公平竞争行为的防御性武器，也可以是一种推进带有歧视性的贸易保护主义政策的进攻性武器，世贸组织今年5月20日公布了反倾销最新统计数据表明：中国已经连续9年成为世界上遭遇国外反倾销措施最多的国家，截至2004年底已受到各类反倾销起诉逾600多起，我国企业要应对国外企业提起的反倾销调查案，就要以一整套完整、真实地反映其生产、经营及管理等各项活动的现行文件、档案为前提。同样地，我们也可以在国外企业的进口冲击下，以档案为依据，拿起反倾销的武器。实际上，反倾销或应诉调查的过程就是对一个企业档案工作质量检验的过程，就是以事实说明档案工作关乎企业生存发展的过程。所以，只有不断制定和完善有助于企业档案形成完整、真实的保证性措施，以增强企业产品在国际市场上的竞争力。此外，还要加强知识产权档案的收集管理，当前知识产权的范围在扩大，也决定了知识产权档案范围的扩大。我们加入了世贸组织，就要按照世贸组织知识产权的范围去执行，与贸易有关的知识产权协定规定了知识产权保护的范围，包括版权及相关权利、商标、专利、工业设计、集成电路布图设计、植物新品种保护及未公开信息等。由于包括商业秘密在内的知识产权是依附于一定载体而存在的智力成果，而档案是记载智力成果的一种形式，所以，管理好企业知识产权档案，是保护企业知识产权的一项重要的基础性措施，二是要树立档案管理手段与企业信息化进程相适应的观念。民营企业在其信息化的过程中水平参差不齐，档案管理中的手工管理、计算机辅助管理，网络管理会同时并存，不能脱离企业管理状态的实际而单纯去追求档案手段的更新。所以，进人世贸组织后，随着企业形态和类型的多样化、企业档案管理形式也将会呈现多元化、个性化态势，不能简单地搬用国企单一的集中统一管理模式，而应因企治档，探索出集中式、网点式、寄存式等不同的多元管理模式。同时，应努力改变单一管理档案和静态管理的习惯做法，积极探索切实可行的民营企业档案、信息、图书、资料四位一体管理的新路子，充分发挥企业信息整体的优势。