关于进一步规范养殖档案 监管档案 工作日志管理的通知

第一篇：关于进一步规范养殖档案 监管档案 工作日志管理的通知

关于进一步规范养殖档案 监管档案 工作日志管理的通知

各动监分所：

养殖档案、监管档案、工作日志是落实养殖环节监管、确保不发生重大动物疫病和保障畜产品安全的关键措施，现就进一步加强和规范养殖档案、监管档案、工作日志管理，下达如下通知：

一、养殖档案、监管档案的适用

根据《山东省畜禽养殖管理办法》，达到生猪存栏200头以上、牛存栏50头以上、羊存栏200只以上、家禽存栏3000只以上、兔存栏300只以上的养殖场和养殖小区，为规模养殖场。达不到此规模的养殖场户为中小型养殖场和散养户。

养殖档案是落实养殖环节食品安全的基本措施，是落实规模养殖场食品安全第一责任的重要体现，也是实施兽医监管的重要依据。要求各规模养殖场必须建立完整、准确、真实、翔实的养殖档案。各中小型养殖场和散养户也必须建立完整、准确、真实、翔实的畜牧投入品进货、使用记录。

监管档案是各动监分所及其工作人员落实养殖环节监管的关键措施，是法律法规赋予的职责，认真专业务实的落实监管措施，建立完整准确的监管档案是严格履行职责的重要体现。要求对各规模养殖场必须按照省局制定的统一监管要求和格式，实施监管，每周至少一次监管；对各中小型养殖场和散养户必须按照县局制定的统一监管要求和格式，实施监管，每半月至少一次监管，特殊时期，加大监管频次。

二、规范养殖档案、监管档案的填写

（一）养殖档案的规范填写

所有规模养殖场必须建立统一的养殖档案。鉴于养殖单位文化水平参差不齐，且水平大部分较低，对于食品安全第一责任的认识不足，要求一是大力宣传国家关于食品安全的有关规定，使食品安全达到家喻户晓、贯彻始终，要让每一个养殖单位清楚知道食品安全的重要责任、如何才能确保食品安全；二是各养殖单位必须指定专人负责食品安全和养殖档案建立工作，各监管人员要靠上帮助指导养殖单位建立养殖档案；三是养殖档案必须实事求是，不得弄虚作假。重点是畜禽的进出栏、病死动物的无害化处理，即生产数字的统一；防疫、检测情况，数字与生产数字的统一；兽药、饲料、疫苗的畜牧投入品的购入与使用过程是否符合食品安全规定，有无适用违禁兽药和非法添加物质，休药期的执行；检疫申报记录是否与生产数字相对应。要求逐项核实填写。

（二）监管档案的规范填写

根据养殖档案和现场检查情况，实施监管，对存在的问题提出整改意见。监管的重点一是生产数字的统一性和准确性；二是防疫情况的落实程度；三是动物诊疗及病死动物的无害化处理检查，疫情报告制度的落实；四是畜牧投入品的购入、使用过程的监管，有无违反食品安全的情况出现；五是督促落实检疫申报和实施检疫情况。监管过程中要严查是否使用违禁兽药和违禁化学

物质以及出售、收购病死动物的情况，一经发现立即报告。

规范填写监管记录。动物的存出栏数字在各次监管过程中要连贯统一，在“防疫情况”栏目中，填写“下达强免通知书或督促免疫”、或者“**时间免疫**项目”、或者“***免疫在有效期内”；在“是否使用违禁兽药及违禁化学物质”栏，填写“经检查发现使用**”或者“经检查未发现使用”；在“预计出栏数和预计出售时间”栏，填写肥猪数量或生长猪数量、禽数量，并预计出栏时间；在检疫栏，填写报检情况及已检疫畜禽的出栏情况。畜主签字对监管情况予以认可。

三、工作日志的规范填写

工作日志是检验每一个同志工作的记录，是各所提高工作效能、加强人员管理的有效措施。要求一是工作日志填写要实事求是，不得虚记，二是要详细记录一天所做的工作，尽可能详细。各工作人员必须对监管对象的数字的统一性、使用的饲料兽药的品种、诊疗情况、防疫批次详细掌握。各分所所长要认真核实各人的工作记录，每日会议核实与隔日抽查相结合，严格落实各项工作措施。所长必须在工作人员每日工作记录上签字，实行签字认可制度。

四、监管档案、工作日志的管理

一是全面落实监管责任。从所长到各个职工必须人人有监管范围，人人有监管职责。要求各所将所有人员的监管的责任区域在各所公开，并于6月10日前将各人的监管责任区域，监管的场户情况报县动监所。以备县所公开。

二是定期公开各人的监管档案和工作日志。各所要每周一次对个人的监管档案、工作日志进行公开评议，所长要带头评议，针对存在的问题进行点评整改，各所同志要对所长的监管档案和工作日志展开评议，充分开展批评与自我批评，大力改进工作作风。

三是及时上交监管档案和工作日志，要求各所的工作日志必须于次月5日前全部上交县动监所，县动监所将分所分批公开展出所有同志的工作日志；对于出栏的肉禽的监管档案要求肉禽出栏后，各所必须将该批肉禽的监管档案、检疫证编号、收费收据编号一并及时交县动监所审查存档，审查人主成林。

四是县局将定期组织全体人员学习活动，每次全体人员集中学习活动，将全面展出一个所全体人员的监管档案和工作日志，按一下次序执行，索镇所—起凤所—果里所—田庄所—唐山所—新城所—马桥所。要求排到的各所工作人员在集中学习时带着自己正在使用的监管档案、工作日志参加展出。

五是各所之间应当加强养殖档案、监管档案、工作日志的学习交流，提高管理水平。

二〇一一年五月二十六日

第二篇：关于进一步规范两基档案

关于进一步规范“两基”迎国检建档工作的要求

“两基”档案是国家评估验收的重要组成部分。前一段时间各站校在“两基”建档工作中下了功夫，大家吃了苦，做了不少工作，但“两基”档案资料离“全面、真实、细致、统一、规范”的要求还有不少距离，一些站校还存在很多问题，必须进一步规范。前面，我们就“两基”迎国检七个方面档案资料和“两基”基表填报作了解释和说明，下面我就进一步规范“两基”档案、“两基”基表填写和其他相关工作向大家作以说明，不妥之处，请各位指正。

一、关于进一步规范“两基”档案问题

（一）注意补充以下内容

前面培训中提到需要补充的内容希望大家能够重视，在下一阶段完善档案过程中补齐，我再强调以下几点：

1.A－2－2－8之后，补充法制教育活动记录、心理健康教育情况记录（计划、情况调查、分析、心理咨询等）、德育课题研究资料（课题、研究过程、成果、德育论文、获奖证书复印件等）、家长学校资料（组织、制度、计划、教案、活动记录、总结等）。

2．F－5中应有公开课、优质课、观摩课、活动记录及教案（不要重复）；F－4之后或在合适的编号之下补充学生体质健康登记表和统计表，体育测试成绩表，综合素质评价结果（成长手册单独封存）；要补充校报、校刊样本、特长生获奖情况及小发明、小创

造获奖情况。

3.其他能反映学校质量特色的资料档案。

4.另存档案要在档案目录中注明。

5.补充档案资料补充在合适的目录之下，一般不在中间增加编号。

（二）重视处理好以下关系

1.处理好基础表册各其他表册之间的关系。基础表册（1）0—18周岁人口表册，（2）在校学生表册，（3）异动学生表册。

2.处理好各类表册与年报表的关系。各类数据的计算要准确无误，绝对数指标要准确到个位，相对数指标统一要求保留一位小数。处理好总数与其中数之间的关系。这方面反映出的问题，最典型的是各率中总比率与其中数比率之间的矛盾。处理好乡镇汇总数与各学校数据之间的关系。

3.处理好数据与时间的关系。许多数据是动态的也是不断变化的，因此在报表或材料中反映时要注明时间界限，以表明是某一阶段或某一时期的数据。如学生数、课桌凳数、教学仪器和设备的数量等。还有的数据是以一学年为一个时段，在这一学年中必须以学年初报表数据为准。如入学率、巩固率、小学毕业生升入初中的比例等反映普及程度的许多数据。

4.处理好表册与佐证材料的关系。填报表册的同时要收集整理好每年入学凭证（入学通知书，动员返校通知书,高中招生文件），异动凭证（转学证、休学证、复学证、职校分流注册证明等），免学、缓学凭证，以及其它证明材料、证件存根、报到册、成绩册、各种补助发放册等佐证材料。

5．处理好乡镇档案与学校档案的关系。“两基”档案建设按照属地管理原则，凡辖区内学龄人口相关资料、相关数据，不论在什么地方上学的，在其所在学校建档的基础上，所属乡镇都要统一整理建档。《民勤县两基迎国检建档工作手册》中，乡镇和学校档案资料为同一目录，建档时可结合实际，有所侧重。如A－2学校管理类资料中，学校档案资料相对较多，乡镇较少，在实际操作中，如果某一方面不需要建档，可以不建，但目录编号不能断码。这方面，乡镇、学校可根据实际，适当进行调整。乡镇无从建档，普及程度档案资料中，乡镇档案重点是0－18周岁人口（各年龄段）统计表册，重点完成入学率、完成率等数据统计，学校重点是在校学生统计表册，重点完成辍学率、毕业率等数据统计。这一点，小范在前面的培训中已经作了明确，希望大家注意。

（三）加强以下几个方面的管理。

1.乡镇（辅导站）、学校要有档案室（柜），要有专人负责管理，档案柜内档案装盒、编目标签等摆放整齐，所有档案排列要有序，整齐、美观、实用，便于查阅、利用。要编制档案总目录和卷内文件目录,便于检索和查阅（要有检索工具）。

2.“两基”国检需要准备三个学的“两基”档案，即2008/2009、2009/2010、2010/2011三个学（填报学年初教育

统计报表数据）。2007以前的“两基”档案，应保持原貌予以保存，不得遗失，以保证“两基”档案的连续性。

3.对现有档案，应尽量保留原始面貌，数据填写要真实准确，不能前后矛盾。做到“一要就有、一看就懂，一查就实，一核就准”。

二、关于“两基”基表填报问题

1．08－09、09－

10、10－11学年根据年报填写；11－12学据实填写，如果不能和年报对接，要说明原因，要言之有据，言之有理。8月3日8：30以前报电子表，下午下班前报纸质表，加盖公章。

三、关于城乡学校之间的协调问题

城区小学、初中要将秋季招收到你们学校的各乡镇起始年级学生电子花名册（含姓名、性别、年龄、户籍所在地、父母姓名等信息）于8月2日下午6时前发“两基”办邮箱，各站校同时注意接收“两基”办整合后的相关名册，并认真进行核实。大坝、三雷、苏武辅导站小学一年级学生入学学生还要和教育股联系获取名册。

城区学校负责学籍的老师还应注意：

1．家底要清。全校各年级学生毕业于哪个学校，来自哪个学校，户籍在哪个乡镇、哪个县区，要掌握清楚，要配合乡镇做好义务教育阶段学生就读情况调查，根据实际情况，出具必要的证明材料。

2.态度要好。从今天开始，各站校可能因属地户籍学生在城区上学问题而麻烦大家，请大家能给予积极配合支持。我们将向各站校提供大家和各校教导主任、校长的电话号码，以便各站校联系，回去之后，要向学校领导汇报这件事。

3.信息要实。凡提供的信息必须经过认真核对，提供虚假信息要追究相关责任人的责任。

四、关于“两基”工作进展情况的填表要求

五、关于站校建档过程中存在疑问的答复

六、几点想法

1．勤学习。学文件、通知、手册，明确、知晓必要的“两基”知识、概念。

2.多交流。和周边站校交流，取长补短，相互促进。

3.常汇报。自己不能解决的问题，让站校领导解决，但不能放着、拖着。

4．善思考。所选资料档案要能够反映学校工作实际，彰显特色、亮点。

5.敢创新。档案建设要突出特色、彰显亮点，就必须有所创新，做到人无我有，人有我新。

6.能负责。为自己、为学校、为“两基”认真负责地做好自己的本职工作。

第三篇：关于进一步规范教师电子档案的通知

绍兴县教育局

关于进一步规范教师电子档案的通知

各县属学校、镇（街）教管办：

为推进我县教职工管理工作的信息化进程，保证教职工信息的完整性和准确性，经研究决定对绍兴县教育人事管理决策辅助系统内各单位已录入的信息进行校核和补录，为保证数据整理、核实工作的顺利完成，特提出如下要求：

一、输录对象：各校在编教师（成校教师由初中学校负责录入）

二、输录要求：

1．核准教职工数量，按目前在编人数全部准确录入。做到不遗漏，不多余。

2．保证个体信息的全面性，准确性。特别是一些基本信息（如姓名、性别、政治面貌、学历、职称、职务、专业、出生年月、参加工作时间等），其中考核登记从2003年开始补录。所有信息可让教师填写好附表2后，再由管理员对照原数据信息进行校对、更新。

3．落实专人管理。各单位要有专人负责教职工信息的录入和更新工作，及时补充相关信息。并于11月25日前将附表1发至人事科政务信箱。

4．教职工重新归类，类别设置如下，高中：校长室、校办、教务处、政教处、总务处、语文组、数学组、英语组、物理组、化学组、生物组、政治组、历史组、地理组、体育组、信息组、艺术综合实践组、通用技术组、后勤服务（职高可根据学校分类需要变更组别）；初中：校长室、校办、教务处、政教处、总务处、语文组、数学组、英语组、科学组、社会组、体育组、信息组、艺术综合实践组、后勤服务、成人教育；幼儿园不需分组。

5．校核和更新时间：截至12月16日止。各单位校核、补录结束后及时把信息反馈到人事科政务信箱，人事科将对各校电子档案情况进行全面检查，并将检查结果列入对各校的年终考核。

注：为确保教师信息的真实性，各县属学校校长、镇街教育总支及时落实工作人员，严格保证录入数据的准确性，按时完成此项工作。另：今后更新数据（人事变化、职称变动、毕业生分配等）在每年9月的第二周周六前完成，其他个体信息随变随录。

绍兴县教育局 2009年11月16日

第四篇：企业档案工作规范

企业档案工作规范

DA／T 42—2009(国家档案局2009年11月2日发布，2010年1月1日实施)1 范围

本标准确立了企业档案工作原则、组织和制度要求，给出了企业档案业务工作、档案信息化建设、档案工作设施设备配置等方面的方法与技术指南。

本标准适用于大中型工业企业，其他类型企业及事业单位可参照使用。

2规范性引用文件

下列文件中的条款通过本标准的引用而成为本标准的条款。凡是注日期的引用文件，其随后所有的修改单(不包括勘误的内容)或修订版均不适用于本标准，然而，鼓励根据本标准达成协议的各方研究是否可使用这些文件的最新版本。凡是不注日期的引用文件，其最新版本适用于本标准。

GB／T 9705 文书档案案卷格式 GB／T 11821 照片档案管理规范

GB／T 11822 科学技术档案案卷构成的一般要求

GB／T 17678.1 CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求 GB／T 18894 电子文件归档与管理规范 DA／T 1 档案工作基本术语 DA／T 12 全宗卷规范 DA／T 13 档号编制规则

DA／T 15 磁性载体档案管理与保护规范 DA／T 22 归档文件整理规则

DA/ T 28 国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范 DA/T 31 纸质档案数字化技术规范 DA/T 32 公务电子邮件归档与管理规则 DA/T 43 缩微胶片档案数字化技术规范 JGJ 25 档案馆建筑设计规范

ISO 15489.1 信息与文献一文件管理：通则 IS0 15489.2 信息与文献一文件管理：指南

3术语和定义

DA／T 1—2000 确立的以及下列术语和定义适用于本标准。3.1 企业档案business records

企业在研发、生产、经营和管理活动中形成的有保存价值的各种形式的文件。3.2 企业档案工作business records management 企业履行档案管理职责的行为和活动。3.3 电子档案electronic records

具有保存价值的归档电子文件及相应元数据、背景信息和支持软件。3.4 档案信息化archival informationization

运用信息技术对归档文件、数据信息资源及档案进行采集、整合、维护、处置和提供利用服务的档案管理提升过程和工作方式。

4档案工作总则

4.1 企业档案是企业知识资产和信息资源的重要组成部分。企业档案工作是企业研发、生产、经营和管理活动的基础性管理工作。

4.2 企业档案工作应以企业资产关系为纽带，实行统一领导、统一管理、统一制度、统一标准。

4.3 企业档案工作应以满足企业各项活动在证据、责任和信息等方面的需求为导向，运用现代技术与管理方法，通过资源整合和开发，为企业研发、生产、经营、管理和持续发展提供有效服务。

4.4 企业应维护档案的完整、准确、系统与安全。

5档案工作组织 5.1 组织系统建设 5.1.1档案工作领导 企业应确定档案工作的分管领导，确定各职能或承办部门、各项目档案工作的负责人，确定档案部门的负责人。5.1.2 档案机构设置

企业应根据规模和管理模式设置专门的档案机构，或指定负责档案工作的机构。大型企业应设立档案馆。5.1.3 档案人员配备

企业应配备与企业研发、生产、经营和管理相适应的专职档案人员；各部门、各项目应配备专职或兼职档案人员。企业应保持档案人员相对稳定。5.1.4 档案工作体系

企业应建立以档案部门为核心，各职能或承办部门、各项目专兼职档案人员为基础的企业档案工作体系。5.2企业管理职责

5.2.1 企业应贯彻国家有关档案工作法律、法规和方针政策，建立健全档案工作规章制度，将档案工作纳入企业发展规划和工作计划，为档案工作持续发展提供保障。

5.2.2 企业应将文件形成、积累和归档要求纳入各部门、项目及专项工作职责和有关人员岗位职责，并对分管领导、部门和项目负责人及有关人员职责履行情况进行考核。5.2.3 企业应采取必要措施，维护和确保档案的完整、准确、系统和安全。

5.2.4 企业资产与产权变动时应做好档案的处置工作，国有企业应依照档发字[1998]6号文件的要求进行，其他企业可参照。

5.2.5 企业应对档案工作中做出成绩的集体或个人给予表彰和奖励；对违反有关规定造成档案损失的相关人员给予处分。5.3企业部门职责

5.3.1 企业各职能或承办部门及项目负责人应对本部门或项目归档文件的完整和系统负责。5.3.2 企业各职能或承办部门及项目文件形成者应负责积累文件，并对归档文件的齐全、准确和形成质量负责。

5.3.3 专兼职档案人员应负责收集、整理应归档的文件，对归档文件的整理质量负责。5.3.4 企业各职能或承办部门及项目对文件管理的责任，见ISO 15489.1第七章、ISO 15489.2和档发[2002]5号文件要求。5.4档案部门职责

5.4.1 统筹规划企业档案工作，制定企业文件归档和档案鉴定、整理、保管、统计、利用、移交等有关规章制度。

5.4.2 负责企业档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用工作。5.4.3 指导企业各部门、项目及专项工作文件的形成、积累、整理及归档工作。

5.4.4 监督、指导、检查企业所属单位(包括派出机构和投资的全资、控股企业)的档案工作。5.4.5 依照有关规定向国家档案馆或有关单位移交档案。5.5档案人员要求

5.5.1 档案人员应遵纪守法、忠于职守、具有专业知识。

5.5.2 档案部门负责人应具有中级以上专业技术职称或大学本科以上学历。5.5.3 档案人员应具备大学专科以上学历或同等学识水平。5.5.4 档案人员应定期接受档案业务培训。

6档案工作制度 6.1 工作规章

6.1.1明确企业文件形成、归档责任。企业在制定有关规章、标准和制度中应提出相应的文件收集、整理和归档的责任要求。

6.1.2 制定企业档案工作规定。企业档案工作规定是企业档案工作的基本要求，其主要内容应包括：档案工作原则及管理体制，文件的形成、积累与归档职责要求，档案收集、鉴定、整理、保管、统计、利用要求，资产与产权变动档案的处置原则，解释权限等。

6.1.3 建立档案工作责任追究制度。对相关岗位人员违反文件收集、归档及档案管理制度，发生档案泄密、造成档案损毁等行为，企业应提出责任追究和处罚措施，并将有关要求纳入相关管理制度。

6.1.4 制定档案管理应急预案。对可能发生的突发事件和自然灾害，企业应制定档案抢救应急措施，包括组织结构、抢救方法、抢救程序、保障措施和转移地点等。对档案信息化管理的软件、操作系统、数据的维护、防灾和恢复，应制定应急预案。6.2管理制度

6.2.1 文件归档制度。应明确文件归档范围及保管期限、归档时间、归档程序、归档质量要求以及归档控制措施。

6.2.2 档案保管制度。应明确各门类档案保管条件、特殊载体档案保管方式、档案清点检查办法、对受损档案的处置办法、档案进(出)库要求、库房管理要求和库房管理员职责。6.2.3 档案鉴定销毁制度。应明确鉴定、销毁工作的组织、职责、原则、方法和时间等要求。6.2.4 档案统计制度。应明确统计内容、统计要求和统计数据分析要求。

6.2.5 档案利用制度。应明确档案提供利用的方式、方法，规定查(借)阅档案的权限和审批手续，提出接待查(借)阅档案的要求。

6.2.6 档案保密制度。应明确档案形成者、档案管理者、档案利用者应承担的保密责任。6.2.7 电子档案管理制度。应对企业各信息系统中形成的电子文件提出归档、管理和利用要求。

6.2.8档案管理系统操作制度。应明确档案管理系统操作人员的职责、档案管理系统软件、硬件的操作要求。6.3业务规范

6.3.1 文件、档案整理规范。应明确文件立卷与档案整理原则、整理方法、档号编制要求和档案装具要求等。

6.3.2 档案分类方案。应明确分类依据、类别标识、类目范围。

6.3.3 文件归档范围和保管期限表。应明确各类文件归档的范围及其相对应的保管期限。6.3.4 特殊载体档案管理规范。应明确不同载体档案收集、整理的要求和保管的条件。

7档案业务工作

7.1 企业档案工作与业务活动

7.1.1企业档案工作是企业各项业务和活动的有机组成部分，应纳入企业领导工作议事日程，纳入企业规章制度及工作流程，纳入企业部门和有关人员的经济责任制或岗位责任制。7.1.2 企业档案部门或档案人员应参加产品鉴定、科研课题成果审定、项目验收、设备开箱验收等活动，负责检查应归档文件的完整、系统。

7.1.3 企业下达项目计划任务应同时提出项目文件的归档要求；检查项目计划进度应同时检查项目文件积累情况；验收、鉴定项目成果应同时验收、鉴定项目文件归档情况；项目总结应同时做好项目文件归档交接。7.2文件的形成、积累

7.2.1 文件形成时应使用耐久、可靠的记录载体和记录方式。

7.2.2 文件形成者应将办理完毕、有保存价值的文件及时交本部门、项目或专项工作档案人员保管。

7.3文件整理与归档 7.3.1 文件整理 文件立卷整理应遵循文件形成规律，区分保管期限，保持文件间有机联系。文书、科技、会计、人事等门类文件的整理，应分别符合GB 9705、DA／T

22、GB／T 11822、财会字[1998]32号、劳力字[1992]33号等标准及文件的要求；音像、电子等载体形态文件整理，应分别符合GB／T 11821、DA／T

15、GB／T 18894、DA／T 32等标准的要求。7.3.2 文件归档范围

7.3.2.1 企业在筹备、建设、生产、经营、管理等活动及产权变动过程中形成的具有保存价值的各种载体形式的文件都应纳入归档范围。国有企业文件归档范围应符合档发[2004]4号文件要求。

7.3.2.2 归档文件的主要来源有：

——本企业形成的文件；

——本企业引进项目、外购设备等接收的文件；

——所属单位及参股企业应向本企业提交的文件；

——本企业参与的合作项目，合作单位按要求应向本企业提交的文件；

——本企业执行、办理的外来文件。

7.3.2.3 企业应根据经营管理范围和业务活动类型制定文件归档范围和保管期限表。确定文件归档范围和保管期限可参照、但不限于附录A。项目建设类文件应依据企业在项目建设中的性质确定，建设单位、设计单位、施工单位、监理单位文件归档具体范围参见DA／T 28；服务类型企业各类文件归档范围及企业中专业性较强的业务活动的文件归档范围，应结合企业活动和专门业务编制。7.3.3文件归档时间

7.3.3.1 经营管理工作、生产技术管理工作、行政管理工作、党群工作中形成的文件一般应在办理完毕后的第二年一季度归档。

7.3.3.2 科研开发、项目建设文件应在其项目鉴定、竣工验收前归档，周期长的可分阶段、单项归档；产品生产及服务业务应定期或按阶段归档。

7.3.3.3 产权产籍、质量认证、资质信用、合同协议、知识产权等文件应随时归档；外购设备仪器或引进项目的文件应在开箱验收或接收后即时登记归档。

7.3.3.4 会计核算专业材料应在会计终了后由会计部门整理归档，保管一年后向档案部门移交。

7.3.3.5 电子文件逻辑归档宜定时进行，物理归档应与相应门类或内容的其他载体归档时间一致。7.3.3.6 磁带、照片及底片、胶片、实物等载体形式的文件应在工作结束后及时归档，或与相应内容的纸质载体归档时间一致。

7.3.3.7 更新、补充的文件，企业内部机构变动和干部职工调动、离岗时应清退的文件，企业资产与产权变动过程中形成的文件，其他活动中形成的文件等，应随时归档。7.3.4 文件归档要求

7.3.4.1 企业应实行部门、项目及专项工作的文件收集、整理、归档责任制。各部门、项目及专项工作专兼职档案人员应按照规定将文件整理后归档。

7.3.4.2 归档的文件应完整、准确、系统，其制成材料应有利于长久保存，图文字迹应符合形成文件设备(打印机、复印机、扫描仪等)标称的质量要求。

7.3.4.3 归档的文件应为原件。因故无原件的可将具有凭证作用的复制件归档。

7.3.4.4 非纸质文件应与其文字说明一并归档。外文(或少数民族文字)材料若有汉译文的，应一并归档，无译文的要译出标题和目录后归档。

7.3.4.5 归档的文件一般一式一份。重要的、利用频繁的和有专门需要的可适当增加份数。7.3.4.6 两个以上单位合作完成的项目，应以合同、协议等形式约定文件归档要求。主办单位一般应保存全套文件，协办单位保存与所承担任务相关的正本文件。

7.3.4.7 文件形成部门应就归档文件填写《档案交接登记表》(见附录B表B.1)。重要项目文件归档时应由项目管理部门编写归档说明，并经项目负责人审核签字。7.4档案收集工作 7.4.1 文件归档的交接

7.4.1.1 文件形成部门应按期将《档案交接登记表》随同已整理的文件向档案部门移交。7.4.1.2 档案部门接收时应认真核对，并检查档案质量。双方在《档案交接登记表》签字后各保留一份。

7.4.2 档案与资料的收集

7.4.2.1 企业应接收所属单位因产权变动后属本企业所有的档案。7.4.2.2 企业应根据资产管理权限接收无法人资格的所属单位档案。7.4.2.3 企业可根据需要收集宣传报道本单位的新闻资料。

7.4.2.4 企业可根据研发和市场竞争的需要收集与企业经营范围相关的资料。7.4.2.5 企业可根据需要向社会、离退休人员征集档案、资料。7.5档案整理工作

7.5.1 档案部门应区分全宗进行档案的分类、排列与编目。7.5.2 分类方案应依据企业管理职能，结合档案形成特点制定，并应保持相对稳定性和可扩充性。分类方案应附有分类说明。

7.5.3 类别号可采用阿拉伯数字、英文字母、拼音字母中的一种或两种混合方法设定。7.5.4 全宗内档案按类分别集中排列，类别内档案按类目条款顺序依次排列编号。7.5.5 根据分类方案和排列顺序编制档号。档号应指代单一，具有唯一性。档号编制方法见DA／T 13。

7.5.6 档号可采用“[全宗号—]分类号(或项目代号或目录号)—案卷号(或件号或盘、盒、张号)”([ ]表示可选)结构。

全宗号由企业根据对所属单位集中统一管理档案的需要和企业产权变更情况自行设定。7.5.7 纸质档案应与对应的非纸质载体档案设立互见号。

互见号是反映同一内容其他载体档案保管单位的档号。7.5.8 按全宗、类别、保管期限编制档案目录。

7.5.9 档案部门应对每个全宗建立全宗卷。全宗卷可单独管理。全宗卷的主要内容和编制方法见DA／T 12。7.6档案保管工作

7.6.1 档案存放应依据档案载体选择档案柜架。底图不宜折叠；磁性载体应选择防磁设施。重要档案应异地备份。

7.6.2 档案入库前一般应去污、消毒。受损的档案应及时修复或补救。对于易损的制成材料和字迹，应采取复制手段加以保护。7.6.3 库房管理

7.6.3.1 库房应保持干净、整洁，并具备防火、防盗、防光、防有害气体、防尘、防有害生物等防护功能(见JGJ 25)。

7.6.3.2 库房温、湿度应符合JGJ

25、GB／T 18894和DA／T 15对各类档案载体的保管要求，并有温湿度登记(登记表参见附录B表B.2)。

7.6.3.3 库房设备运转情况应定期检查，并及时排除隐患。

7.6.3.4 库藏档案应定期清理核对，做到账物相符。库藏档案数量发生变化时应记录说明。7.7档案鉴定工作

7.7.1 企业应成立由主管领导、职能部门、专业技术人员和档案人员组成的档案鉴定委员会(或小组)，负责确定文件保管期限和到期档案鉴定。

7.7.2 档案保管期限应根据文件对企业、国家和社会所具有的现实和今后工作查考、凭证作用，以及历史研究价值确定。

7.7.3 档案保管期限一般分为永久和定期两种。会计档案的保管期限执行《会计档案管理办法》。

7.7.4 永久保管档案。凡是反映本企业主要职能活动和历史面貌，对本企业、国家和社会有长远利用价值的文件，列为永久保管。

7.7.5 定期保管档案。凡是反映本企业一般工作活动，在一定时间对本企业各项工作有参考利用价值的文件，列为定期保管。定期保管档案的年限可根据其参考利用价值分为30年和10年。

7.7.6 企业应定期对已到保管期限的档案进行鉴定。经档案鉴定委员会鉴定，仍需继续保存的档案应重新划定保管期限；对保管期满确无保存价值的档案应登记造册，填写销毁清册(参见附录B表B.3)，经企业法定代表人批准后进行监督销毁。销毁清册永久保存。7.8档案统计工作

7.8.1 档案部门应及时、准确地填报本企业档案工作年报及有关统计报表。

7.8.2 建立档案工作统计台账，主要内容包括：档案馆(室)藏情况；入出库情况；档案利用情况；档案专兼职人员情况；档案设施、设备情况；档案销毁情况等。7.8.3 档案统计工作应保持连续性。7.9档案利用工作

7.9.1 档案部门应加强档案检索系统建设，开发档案信息资源，及时、有效地提供档案利用服务。

7.9.2 企业应根据保密规定和知识产权管理要求，设定利用者权限。超越权限的利用需经有关领导审批。’

7.9.3 利用档案应按规定进行登记(借阅登记表参见附录B表B.4)。利用效果突出的宜进行登记(利用效果登记表参见附录B表B.5)。

7.9.4 可采用直接查阅、电话调阅、网上查阅等方式提供利用原件、复制件、缩微件和电子档案。

7.9.5 企业宜对档案信息进行分类汇总，形成专题汇编，如规章制度汇编、专题文件汇编等。7.9.6 企业宜对档案信息进行综合整理，形成专题材料，如大事记、年鉴、组织沿革、产品性能比较、科研成果简介、工程项目简介、设备的更新换代、市场的变化等。

7.9.7 企业宜对档案信息进行分析研究，形成深层次加工材料，如历年生产经营指标统计分析、重大事故原因研究分析、企业史志等。7.9.8 企业可利用档案举办档案陈列或展览。

8档案信息化建设

8.1 档案信息化目标与原则

8.1.1企业档案信息化应以促进、完善企业信息化和提升档案管理现代化水平为总目标。8.1.2 企业档案信息化应坚持技术与管理并重、与企业信息化协调和同步的原则。8.1.3 企业各信息系统的开发与实施应充分考虑档案管理的要求。8.2电子文件的归档

8.2.1 电子文件归档要求及功能应嵌入文件生成系统。企业各信息系统生成的文本、图形、图像、数据等类型电子文件归档范围应参照纸质文件归档范围确定。音频、视频、多媒体等类型电子文件及数据库的归档范围应根据相关规定和需要确定。

8.2.2 企业各信息系统所形成的电子文件的元数据、背景信息，以及生成非通用电子文件格式的软件等应与电子文件一并归档。

8.2.3 归档的电子文件数据格式应易于识读、迁移。电子文件通用格式见GB／T18894第6章。8.2.4 电子文件应经鉴定、整理、审核后归档。电子文件的整理、鉴定与归档要求参见GB／T 17678.1和GB／T 18894。

8.2.5 加密的电子文件归档时一般应解密，必须加密归档的电子文件应与其解密软件和说明文件一并归档。

8.2.6 文件形成部门应负责确保归档电子文件具备真实性、可靠性、完整性和可用性。8.3传统载体档案数字化

8.3.1 企业可根据档案保管和利用的实际需要，有选择地对传统载体档案实施数字化。8.3.2 纸质档案数字化应符合DA／T 31的要求，缩微胶片数字化应符合DA／T 43的要求。8.3.3 照片档案和声像档案数字化文件格式见DA／T 32的附录B。

数字化生成的档案副本档号应与原档案对应。8.4电子档案的保管

8.4.1 电子档案应参照纸质档案分类方案进行整理。

8.4.2 电子档案应存储到脱机载体上。其存储载体见DA／T 32的附录C，保管要求见GB／T 18894的9.4。

8.4.3 脱机存储电子档案的载体或装具上应贴有注明载体序号、电子档案号、密级、保管期限、存入日期等内容的标签，电子档案载体应设置成禁止写操作的状态。8.4.4 存储在脱机载体上的电子档案应一式三套，一套封存保管，一套异地保管，一套提供利用。

8.4.5超过保管期限的电子档案的鉴定和销毁，按照纸质档案的有关规定执行，其删除和销毁应符合GB／T 18894中9.8的相关规定。对确认销毁的电子档案应有销毁文件目录存档。8.5档案网络化服务

8.5.1 企业应建立馆(室)藏档案目录数据库，并逐步实现档案的全文检索。

8.5.2 对数字化档案和各信息系统归档的电子文件，档案部门应根据设定的利用权限提供及时有效的网络化服务。

8.5.3 涉密档案管理系统应与互联网物理断开，非涉密档案管理系统可与互联网逻辑隔离。8.5.4 档案管理系统应采取身份认证、权限控制、加装防火墙等安全保密措施。8.5.5 档案管理服务器应采取可靠的备份、恢复措施。

8.5.6 各信息系统应有生成电子文件自动归档功能的模块或接口。8.6档案管理系统软件

8.6.1 档案管理系统软件的配置应满足本企业的实际工作需要，并适应本企业信息化建设发展需要。

8.6.2 档案管理系统应具备收集整编、数据管理、检索浏览、借阅管理、统计汇总、权限设置、安全保密、系统维护等基本功能，并能辅助实体档案管理及根据需求增扩其他相应功能。8.6.3 档案管理系统应与各信息系统之间衔接，并能接收和兼容各信息系统生成的电子文件。档案管理系统设计与实施参见ISO 15489.1第8章和ISO 15489.2。

9档案工作设施设备 9.1 档案库房

9.1.1档案库房应设置在远离易燃、易爆物品和水、火等存在安全隐患的场所，无特殊保护装置一般不宜设置在地下或顶层。

9.1.2 档案库房楼层地面应满足档案及其装具的承重要求。9.1.3 档案库房面积应满足档案工作发展的需要，留有存储空间。

设置档案馆的企业，档案库房建筑应符合JGJ 25的要求，库房一般应满足日后20年档案存储需要。9.2业务技术用房

9.2.1 业务技术用房应满足接收、整理、修复档案的实际需要。9.2.2 企业可根据工作需要设置档案接收、整理、裱糊、消毒、复印、数字化、缩微以及安全监控等用房。9.3阅览及陈列室

阅览室应邻近办公室和档案库房，环境安静。

陈列室(展览室)宜设置在适于观览的场所。9.4档案装具

9.4.1 档案柜架应牢固耐用，一般应具有防火、防盗、防尘作用。应根据非纸质载体档案需要选择有专用保护功能的柜架。有条件的可采用密集架。

9.4.2 各类档案盒规格、式样和质量应符合GB／T 9705、GB／T 11822、DA／T 22和GB／T 11821的要求。9.5保护设备

9.5.1 档案库房应配置温湿度监控设备及灭火器材、防光窗帘、防盗门窗等必要的设施。9.5.2 根据库房管理需要可配置除尘器、消毒柜、去湿机、加湿机、空气净化器等设备。9.5.3 有条件的企业应配置自动报警、自动灭火、温湿度自动调控、监控等设备。9.6技术设备

9.6.1 配备档案整理工作所需要的装订机、打印机等设备。

9.6.2 配备档案修复、利用需要的数码照相机、摄像机、复印机、阅读机等设备。9.6.3 配备信息化管理需要的计算机、服务器、扫描仪、光盘刻录机等设备，以及容灾备份设备、应急电源。

9.6.4 根据需要可配备CAD绘图仪、工程图纸复印机、缩微机等设备。

第五篇：民营企业档案工作特点及监管探讨

民营企业档案工作特点及监管探讨

一、民营企业档案工作的时代特点

民营企业档案是指民营企业在筹建、生产、经营管理等社会活动中直接形成的对自身以及国家、社会具有保存价值的文字、图表、声像等不同形式的历史记录。相对于国有企业，民营企业的档案工作除具有非公共性和封闭性外还有着以下几种鲜明的时代特点：

1、自主性

。众所周知，在计划经济时代国有企业只能在政府意志下严格按照国家计划从事各项活动，企业自主发展权极为有限，这也决定了企业档案工作自主发展权有限。在社会主义市场经济初步确立的今天，国有企业普遍建立了法人治理结构，企业自主发展权有了极大的提高，但由于所有权国有，企业仍不可避免地留下一些计划经济的烙印，企业管理中处于从属地位的档案工作也是如此。与国有企业不同，在市场经济条件下产生发展起来的民营企业，对自身的资产具有完全的所有权和支配权，它与政府不存在被领导与领导的关系，它完完全全以市场为导向，走自我约束、自我抉择、自负盈亏和自我发展的道路。自然，作为企业储备技术、储备文化、内含大量商业密秘和知识产权的企业档案，民营企业对它的自主权也是不言而喻的。首先，企业对自身的档案具有独立支配权，企业档案非依法律不受他人使用和干涉。这意味着企业对档案享有独立占有和独立收益的权力，这两项权力正是企业档案工作自主发展的最基本条件。其次，民营企业在档案工作上依法享有根据自身情况和市场变化选择适合自身发展的档案管理组织形式和工作方式的权力。

2、效益性。企业是以赚取利润为目的的经济组织，民营企业尤甚。相较于国有企业，民营企业在机构设置和人员配置上更加注重效益性。市场经济本质上是一种竞争经济，从整个经济环境看，市场竞争对企业提出了更高的管理机制要求。精简机构，精简管理人员，降低管理成本，集中资源、强化发展核心事业是民营企业面临市场竞争的必然选择。因此，民营企业在内部事务上总是追求以最少的代价获取最好的效益。具体到档案的管理上，当企业规模很小，形成的档案材料有限时，企业往往只指定专人或兼职人员负责保管档案；当企业规模很大，或发展时间较长，企业在管理、经营、生产和科研活动中形成的文件材料很多，且门类复杂，整理、保管和提供利用的工作量很大时，企业才会成立专门的机构来负责这项工作。

3、多元性。一是民营企业档案管理的主体呈多元化。不仅对科技档案，其它如经营销售档案、合同档案、知识产权档案、民主管理档案、企业资产档案以及企业文化档案也越来越受到关注。二是档案载体呈现多样性，不仅有纸质档案，还有照片、软盘、光盘、录音、录像档案，随着信息技术的发展，以网络为载体的档案也呼之欲出。三是管理模式上的多样性。正如国家档案局长毛福民指出的哪样：“企业档案实行统一管理是企业内的档案工作要统一领导，统一制度，档案部门和档案人员要统一管理企业的全部档案”。民营企业与民营企业之间、民营企业与国有企业之间是有很大差别的，档案管理模式也是千差万别，哪种整个行业或整个地区的统一领导和统一模式在民营企业中不可能存在。

4、随意性。这是与民营企业档案工作的自主性相伴生的一种特性。民营企业在对其自身档案具有独立支配权的同时，由于其管理者素质的差异和对档案工作重视程度的差别，在档案工作上往往存在很大的随意性。这导致不少问题，例如档案管理人员不专业、经常变动，缺乏严格的档案管理制度，档案法制观念薄弱，硬件设施不配套等，最终导致民营企业整体档案管理水平低下。

二、如何加强对民营企业档案工作的监管

针对民营企业档案工作的这些特点，档案行政管理部门应如何加强监管呢？笔者认为，应提高一种意识，抓住两个重点，搞好三项服务，探索社会化协作之路。

（一）提高法制意识。依法监管是加强民营企业档案工作的有效手段，应从三个方面入手：一是大力开展《档案法》和《档案法实施办法》的宣传工作，增强民营企业管理者的法制意识，使他们认识到建立和管好档案的重要意义，认识档案的潜在效益和长远价值，从而自觉做好档案工作，自觉接受监管。二是针对性的制定民营企业档案管理实施细则，以便在工作中有所遵循。三是要对民营企业档案工作实施登记管理，定期进行执法检查，对其建档、保管条件、档案工作人员资质认证、档案出卖与转让、档案销毁等进行全程监督和检查，依法对违反《档案法》的情况进行查处。

（二）抓住两个重点。民营企业规模不一，变动频繁，无主管部门，档案管理相对滞后，给监管工作带来诸多不便，必须坚持抓重点监管。一是抓住有一定规模的民营企业作为监管重点。规模企业毫无疑问对经济和社会发展具有更大的影响力，其档案对于国家、社会的价值普遍更大。二是要把重要档案作为监管重点，维护企业利益。民营企业要在激烈的市场竞争中要保持竞争力，必须维护自身商业密秘和商业利益。尤其是在加入