职能部门办公费用控制管理暂行办法

第一篇：职能部门办公费用控制管理暂行办法

深圳市XXXXX实业有限公司文件

深XXXX总字【201X】第XXX号 签发人：XXX

职能部门办公费用控制管理暂行办法

职能部门办公费用管理归口总裁办公室。办公费用管理坚持多办事、办好事、少花钱，厉行节约、精打细算的原则。

一、办公费用范围

1、人员工资、福利、住宿房租、电扇（空调）、床、桌、椅、柜、扫把、拖把、撮箕等支付配置费。

2、办公室房租、水、电、空调、电扇、照明设施等支付配置费。

3、办公室桌、椅、文件资料柜、电脑、电话机、打印机、传真机、复印机、扫描仪、过塑机、照相机、投影仪等配置费。4、1-3相关设施设备维修保养费。

5、电话费、传真费、网络费及电脑相关软件等支付配置费。

6、日常办公用品费包括个人办公用品或低质易耗品（如笔、笔芯、订书针、回形针、信封、信纸、胶水、橡皮擦、N次贴、软面抄、笔记本、订书机、计算器等）和公用办公用品（如、档案袋、打印、复印、传真纸张及其耗材、凭证打印纸、多层打印纸、各种印刷表格等）。

7、相关会务、招待费。

8、相关学习培训、资料购买费。

9、相关宣传费、业务书籍费。

10、交通工具开支费用。

11、员工误餐费、市内交通费。

12、安保、卫生、环境美化费。

13、其它相关费用支出。

二、办公费用预算

1、职能部门办公费用由总裁办公室会同各职能部门于年初拟定预算，由资财部汇总、审核，报经总裁、董事长审批通过后执行。

2、职能部门办公费用预算应留有余地，并根据实施情况做出适当调整。

3、原则上，各项费用开支不得超出年初预算的额度。

三、办公费用审批权限及程序

（一）、属于职能部门年初费用预算内的审批程序如下：

1、费用当事人申请。

2、部门总监（经理）审查确认。

3、总裁办公室审核。

4、资财部审核。

5、总裁审批。

（二）、属于职能部门年初费用预算外的，一律报请总裁、董事长审批。

四、办公费用控制

（一）、人员控制是办公费用控制的主要途径。各职能部门应严格控制人员编制，除非必要，一般不应因人设岗。

（二）、增加人员时，应首先考虑现有人员相关住房、办公设施设备的合理使用，减少浪费和闲置。

（三）、添置的办公用品属固定资产核算范围内的，由总裁办公室及时登记固定资产明细账，并注明保管人员姓名，各职能部门要确定专人管理，以免丢失和损坏，否则，视其情况，照价赔偿。职能部门人员调离本单位时，需先办理财产移交手续，再予办理调动手续。

(四)、除属于固定资产范围内的办公设施设备年初预算临时购买外，其余办公用品由总裁办公室按季度编制采购计划，交公司采购部统一采购入库，资财部仓管员验收入库保管。各职能部门需要时前往总裁办公室填单签字登记后，到仓库领取，仓管员凭单发货。总裁办公室会同采购部门每月对仓库的进货单和发货单进行对账。同时，对各职能部门按人头消耗进行评价，以便为进一步制定人员消耗定额提供依据。

（五）、凡属于公用办公用品，如打印、复印、传真纸张及其耗材、维修维护管理等费用。其成本分摊按其领用的A4纸张进行分摊（A3纸按A4纸2倍计算）。

（六）维修费用控制。

1、各职能部门的设施设备出现质量问题时，报总裁办公室处理。

2、对于在保修期内的设施设备，由总裁办公室直接联系厂家进行维修，超过保修期的设施设备，总裁办公室接到报修后，与维修厂家进行联系，商定修理费用。维修费用确定后，报经总裁、董事长审批后实施。其费用由报修部门承担（不包括以上第四

（五）项）。

（七）、费用控制检查。总裁办公室依据各职能部门年初费用预算方案，每月会同资财部对各职能部门费用支出进行检查，对超出预算的且无特殊情况经总裁、董事长特批的，则在此后的月份里严加控制，直至恢复到正常预算范围内。

五、费用报销。除由总裁办公室按季度编制采购计划，交公司采购部统一采购的外，其他相关的办公用品（相关设施设备维修保养），一律按先申请后实施的程序办理。未经申请，擅自实施的，资财部不予报销。

XXXXXXXXXXXXXXXX有限公司

二零一一年七月二十八日

主题词： 职能部门

办公费用

控制管理

暂行办法 报：董事长、总裁 送：

发：各职能部门

存档1份 拟稿： XXX

校对： XXX

共印15份

第二篇：行政办公费用控制通知

关于降低办公费用的文件

为降低公司运营成本，最大限度杜绝浪费现象，根据公司目前管理现状，现就严格内部管理，厉行节约，推动节约办公建设的具体事项通知如下：

一、节约办公用品。办公用品实行集中领用登记制度，统一使用“办公费用申请单”，由各部门主管在每月的5号统一上报行政部，每月只报一次，以控制办公用品的支出。办公耗材实行领用核算制度，控制纸质文件的印刷数量，尽量在电子媒介上修改文稿，减少出清样次数，提倡双面用纸。打印机、复印机的墨粉用完后，要重新灌装，再次使用。

二、节约用车、用油费用。加强机关车辆使用、维修管理和油耗考核，严禁公车私用，严格实行车辆定点加油、定点维修、定点停放和定期保养制度，鼓励在集体公务活动中合乘公务用车，严格控制车辆外借和外借车辆，确因工作需要外借车辆或车辆外借的应严格履行报批手续。节假日公车一律定点封存，车钥匙交办公室保管。

三、节约通讯费用。严禁用办公电话聊天、打声讯电话，打私人长途。使用电话时要尽量减少通话时间，或通过网络传递信息，尽量减少传真使用次数和大批量发送传真。

四、节约维修费支出。严格执行维修申报审批制度。办公区公共部位维修由办公室负责，凡维修项目需编制方案，经财务审计处审核并报主任批准后实施，应急维修和零星修理也应及时报告并认真审核。加强水电管理维护，日常小修由办公室负责。

五、加强监督检查。行政部、财务部要密切配合，做好厉行节约各项规定的落实执行。对违反规定，造成浪费的现象根据有关制度给予严肃处理。厉行节约是中华民族的传统美德。各部门要进一步弘扬艰苦奋斗、勤俭办事业的优良传统，把节约节支作为公司作风建设的一件大事摆上重要位置，通过进一步完善管理制度，细化考核办法，最大限度地堵塞漏洞，减少和杜绝浪费，降低公司运行成本。

公司行政部 2017-5-05

第三篇：行政办公费用控制方案

行政办公费用控制方案

为缓解金融危机所造成的影响，避免一切不必要的开支，并配合2009年的行政办公预算，做到真正意义上的控制及节约成本费用支出，现行政办公费用的支出及使用提出如下方案：

一、办公用品：

1、各部门根据并结合实际日常工作所需，将本部门各项办公用品的费用

控制到最低限额。

2、部分办公用品做到资源共享，针对内部使用文件一律采取双面用纸，针对相关部门复印、存档的文件均可使用双面用纸，如行政人事部、财务部、前厅部等特殊岗位，可根据实际情况而定，涉及到带有人事工资、财务及公章等文字性的纸张，尽量避免双面用纸造成资料外露。针对上报集团及相对正规严肃的各类文件也可使用新纸张，具体操作使用范围根据各部门实际工作所需而定，本着节约的原则完成日常工作。

3、签字笔及圆珠笔等消耗品，则在使用完毕后申购更换笔芯，以降低费用支出。

4、某些文具领用后最少六个月禁止再申领。虽然金额很小，也要订出基准，依照申请制度领用，禁止随便购买。因个人原因不注意将办公用品遗失时，严格执行由部门经理负责赔偿。

5、各部门于每月上报下月办公用品申购时，详细列明上次领用数量及时间，并标注清楚申购理由，在确保节约支出的同时，保证工作的正常运营所需。

二、各部门饮用水费用

1、各部门严格按照规定执行饮用水领取程序，严禁出现浪费现象。

2、行政人事部也将严格控制各部门领取饮用水的数量及时间，对上次领取情况进行审核，保证每一桶饮用水都有单据可依。杜绝一切浪费现象的发生。

三、部门电话费

1、各部门根据相关电话费用限额标准严格执行，如每月电话费用超支则由部

门经理予以交纳。

2、各部门严禁工作时间用公司电话打私人。财务部在月底核实电话的限额标准时，对各部门的电话使用情况进行抽查。

3、部门因工作需要申请开通电话时，要填写“电话开通申请单”，详细填写申请理由，经总经理批示同意后，方能开通外线电话。

四、快递费用

1、因工作需要使用快递服务，需提前告知部门经理具体事由，在得到部门经理同意后，才能使用快递服务。在第一时间将快递“个人留存”服务单上交到行政人事部留存，以备与快递公司核对费用所需。

2、因私人事宜不能使用快递公司为其提供服务，如发生此类情况，所发生费用则由个人自行承担。

3、行政人事部与快递公司针快递费用进行核对时，依据保留的“个人留存”服务单与快递公司一一进行核实。

五、名片制作

1、因工作原因需印刷名片，要填写“制作名片申请单”，详细填写清楚申请事由，数量，经审批上报同意后，行政人事部对上次申请数量情况进行审核后，方能印刷。

六、固定资产和低值易耗

1、加强电脑、打印机、传真机、复印机等机器设备的日常保养和维护，随时清除灰尘，擦拭表面污迹，确保机器良好运行，延长机器使用寿命。

2、办公室内所有设备设施属共有资产，应珍惜爱护。各部门经理要切实负起责任，如发现故意破坏者，按有关规定严肃处理。

3、各办公桌椅、电脑、打印机由各部门负责人进行管理，使用人员负责日常维护和管理，一旦发现损坏，及时向部门经理报告并说明情况。正常消耗型损耗，可报相关部门负责维修；过失损耗，由使用人自行负责维修。

第四篇：办公费用管理规定

办公费用管理规定

（2006年2月）

第一条为加强公司办公管理，提高办事效率，特制定本规定。

第二条本规定适用于大连元瑞科技有限公司。

第三条办公费用：凡在日常工作中所发生的快递费、邮寄费、车费、复印费、交通费、维修修缮等等由办公引起的相关费用统称为办公费用。

第四条日常发生的相关费用低于30元以下的经部门领导同意后，自行垫付后于每月的25日报销日报销。

第五条超过30元以上的费用可以向财务部门申请现金，有部门领导签字的申请单交财务部门领取现金办理。

第六条超过100元以上的费用按规定申请用支票结帐。

第七条在财务部门请款及办理支票的费用，在拿回支票的最短时间里到财务部门办理结算。

第八章请款后由于各种原因没有花费的现金，及时交到财务部门，没有请示不得挪为他用。

第九条如果实际花费超过请款范围，应电话申请经同意后方可执行，否则多出费用自行负担。

第十条同时购买多种东西，应列明细清单，否则不予报销。第十一条本规定由管理部门负责解释并组织实施。

第十二条本规定自发布之日起实施。

第五篇：办公电话管理暂行办法

关于公布《办公电话管理暂行办法》的通知

财务部、综合部：

为加强办公电话的使用和维护，提高办事效率，保证工作的顺利开展，加强电话的管理，节约话费开支，特制定本办法。

一、办公固定电话的管理

1．办公电话由综合部统一管理，具体办理装机、移机、停机以及维护等工作。

2．各部门因工作需要，改变电话使用性质、办理装机、移机、停机等业务，须经处领导批准后，由综合部具体办理。产生的各种费用由财务部统一清算。

3．电话费交纳由综合部与财务部共同负责。

4．加强电话使用管理，减少不必要的话费开支，上班时间避免在电话中聊天，减少私人电话。

5．为便于各部门加强电话管理，及时发现办公电话使用中出现的问题，每月由综合部负责到电信部门打出话费帐单，对发现的话费不正常大幅度超支，由电话使用部门调查后，提出意见报主管处领导审核。

二、移动电话管理

1.为便于工作开展，对处（公司）内职工每月给予一定限额的移动电话使用费补助。

2.在实施话费补助后，原则上处内人员必须保证手机24小

－ 1 － 时开机，对不开机者取消当月话费补助报销资格。

3.补贴方式：

（1）根据工作需要，处长（副处长）、经理（副经理）实行话费托收不限额实报实销方式。

（2）其他人员实行确定报销限额，话费自行交纳，每月按照话费发票限额内报销的办法（对话费在限额内的按话费发票面值报销；对于话费超出限额的，超出部分原则上不予报销，确因工作原因造成的，必须经处领导签字认可后，方能报销超出部分）。

具体限额标准为：

部（科）长、副部（科）长300元/月；

一般工作人员分为两档，业务员、办事员为100元/月，汽车司机为80元/月。

三、本办法适用范围仅为处及公司的人员，不适用于下属公司。

四、本办法自2005年1月1日起执行。

五、本办法由综合部负责解释。

二〇〇五年 月七日

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