007--办公费用管理办法

第一篇：007--办公费用管理办法

目的范围

本着节约，禁止浪费，合理使用办公费用的原则，加强销售部办公费用使用的管理。本文件适用于销售部所有办公费用的管理。

2管理职责

2.1综合管理科是销售部办公用品采购发放的归口部门，销售部经理负责办公用品发放的审批工作。

3工作程序

3.1为提高工作效率，办公用品的使用以计划性需求按季度采购、发放。

3.1.1各科室每季度1日提交科室办公用品需求计划表（见附表1），由主管经理审批报送综合管理科。

3.1.2综合管理科按各科室办公用品需求计划表，负责统一采购、登记建帐。

3.1.3各科领取办公用品时在办公计划需求表上签字确认,办公计划需求表留存综合管理科备查，科长应合理控制各科室办公用品的使用。

3.1.4未列入计划需求的特急办公用品时，请需求人写出申请报告由其主管处长审批后临时采购、发放。

3.2对计算机、复印机、打印机等设备的需求，按公司财务规定超二千元以上的设备列为公司的固定资产。设备采购前需到综合管理科填写设备需求报告表（见附表2），经销售部经理审批后方可报送相关部门进行采购。

3.3综合管理科负责采购办公用品的财务报销，销售部经理负责报销手续的审批。4本办法由综合管理科起草并解释。

第二篇：办公费用、办公用品和办公设施管理办法

办公费用、办公用品和办公设施管理

一、办公费用

1、办公费用由办公室承包使用，年初制定考核目标和奖罚比例，季度考核，年终兑现。

2、办公费用包括公司机关各部室在办公过程使用的办公用品支出。

3、基层各单位购置办公用品、公司集中学习和大型会议发生的费用支出（包括购置的办公用品、书籍资料等）、以及构成固定资产的办公设施，不列入办公费。

4、办公费用必须由办公室负责人登记签字后，方可给予办理报销。

5、办公费用本着节约的原则，充分利用网络资源进行无纸化办公，压缩办公费用支出。

二、办公用品

1、办公用品由办公室负责管理和发放。

2、公司日常办公用品如笔、纸、文具易耗品等，由办公室统一采购入库。各部室开领用单，部室负责人签字，办公室审批，然后到行政库领取。

3、电脑及打印机耗材，每季度由各部室报计划，办公

室汇总审核后统一购买。

4、行政库没有的办公用品，以及一次领取较多或较大金额（总价在50~200元之间）的办公用品，须由部门制定出需求计划，于季度初报办公室审批。总价高于200元的，须由总经理签批。

5、需要印制的信封、信纸、便笺、标牌等，由办公室负责统一印制。

6、非一次性消耗办公用品如水瓶、水盆等，部室领用后指定负责人管理，并由办公室编号登记。员工离职时，须将责任办公用品办理移交手续后，方可办理调离手续。

7、各部室没有按程序报批申购，擅自购买办公用品的，由责任人自行承担。

8、办公室行政库的保管人员要建立账本，做好办公用品入库、出库、领用等登记手续，每季度盘查一次，并对下季度办公用品的采购数量提出建议。

三、办公设施

1、办公设施由办公室负责管理，构成固定资产的，经营部、财务部同时做好登记造册。

2、公司办公设施包括：电脑及周边设备、通讯设施、办公桌椅、文件柜及其它办公用设备和设施。

3、公司每季度对公司办公设施进行清查，清查人员由

办公室、经营部、财务部、政工部抽调人员组成。各部室要认真配合清查统计工作，不得隐瞒。

4、办公设施配备本着从简够用的原则，严格控制和避免重复设置，充分利用公共资源，减少设置上的浪费。

5、各部室必须及时对本部门使用办公设施进行检查维护，需要维修的及时报给办公室。因维护不当或故意造成的办公设施损毁的，以及丢失的办公设施，由责任人或部室负责人赔偿。

6、需要添加的办公设施，须由使用部门做好计划，每季度初经办公室审核，报总经理审批后由办公室安排统一购置。

7、需要更新的办公设施，由办公室、经营部会同技术人员共同对原办公设施进行评估，确需更新的，由办公室申报当季计划后安排购置，并对原办公设施提出处置意见报总经理审批。

8、员工离职时，必须提前做好办公设施移交工作。办公室、经营部、政工部联合负责移交物品的检查工作。

9、各部室没有按程序审批，擅自购买办公设施的，由责任人自行承担。

第三篇：办公费用管理制度

办公费用管理制度

为控制酒楼办公费用，降低经营成本，本着增收节支的原则，特制定本管理制度：

一、管理部门：

按照归口管理原则，由总经办负责办公费用的管理。

二、电话管理：

1、对经理级以上管理人员和经过总经理批准的特殊岗位及人员，发放定额电话补贴。

每人每月100元。

2、经理级以上管理人员和经过总经理批准的特殊岗位及人员可接外线。

3、采购部人员的话费限额为300元/月，营业部限额为200元/月，超过部分由部门承担，具体承担由部门负责人决定。由财务部每月清理，并从工资中扣除。

4、禁止员工使用客用电话，如被稽查到，每次扣10分。

三、办公用品：

1、对办公用品实行“以旧换新”办法，纸张类、一次性消耗的除外。对内办公用纸张

务必双面使用。

2、领用时部门填写物品领用单，经部门经理签字后，送财务审核，并经总经理批准后，到仓库领货。

3、仓库准备容器，回收旧的物品，并按“以旧换新”的方法及有关领导的批示，见单

发货。如领用部门不能提供旧物品，仓库原则上拒绝发货；如仓库未能执行“以旧换新”的办法，被财务部发现，则按同等价值的5倍追究仓库负责人的责任。

4、所回收的废旧物品，经财务部认可后，予以销毁。

四、低值易耗品：

1、营业部门的低值易耗品参照“以旧换新”制度。

2、对各部门的陶器、筷子、餐具类的损耗管理，除实行“以旧换新”制度外，也实行

定额管理制度，根据目前管理要求，控制在当月营业收入的0.30%范围内，超过此标准的部分追究洗碗部、楼面及厨房负责人的责任。

3、如出现陶器、筷子、餐具类的遗失、短缺，将按原值追究负责人的经济责任。

4、财务部协助建立备查账务，每月底盘点，清理损耗情况，追究相关责任。

5、顾客打烂、损坏酒店物品，必须按价赔偿（如未赔偿，则必须由经理文字说明），酒

楼员工打烂、损坏酒楼物品，也必须按价赔偿，由物品所在部门出单处理。

五、总经办、财务部将不定期检查此管理制度的执行情况，如发现某部门未能严格执行，将追究部门负责人的责任。

抄送: 董事会

第四篇：办公费用定额管理

2.报销审批权限

(1)网络费用单笔金额超过3 000元(含3 000元)的由行政总监负责审批。

审批程序为：经办人——部门主管——行政部经理——财务部经理——行政总监——财务报销。(2)网络维修费用单笔金额在3 000元以下的由部门经理审批。

审批程序为：经办人——部门经理——行政部经理——财务部经理——财务报销。

六、图书资料费用控制

图书资料费用是指公司订阅专业书籍、参考资料以及报纸杂志等的支出。1.归口管理部门归口管理部门为行政部，负责预算控制、订阅以及报销等日常工作。2.报销审批权限

(1)图书资料费用单笔金额超过1 000元(含1 000元)的由行政总监负责审批。

审批程序为：经办人——部门主管——行政部经理——财务部经理——行政总监——财务报销。(2)图书资料费用单笔金额在1 000元以下的由部门经理审批。

审批程序为：经办人——部门经理——行政部经理——财务部经理——财务报销。2差旅费控制方案与工具

2．1差旅费控制关键点

差旅费是公司员工因公出差期间所产生的交通费用、住宿费用和杂运费等各项费用。差旅费控制的关键点如图7-2所示。

图7-2差旅费控制的关键点

关键点1

强化对差旅事项的信息化管理，提高出差效率，降低出差频率

关键点2

对费用指标实行月度分解，将费用指标下达到各个部门、各个员工

关键点3

将差旅费报销标准细化到个人及部门，规范差旅费的使用情况

关键点4

合理安排出差次数和人数，减少不必要的出差，节省差旅费

关键点5

规范差旅费报销的审批程序，杜绝虚报、冒领差旅费情况的发生

关键点6

对各部门需出差人员进行分类，排出时间表，合理安排工作进度和其他事项

2．2差旅费用控制方案

方案名称

差旅费用控制方案

执行部门

监督部门

一、目的为了有效控制差旅费，规范员工出差期间的补助和工资的发放情况，特制定本方案。

二、制定差旅费用的支出标准 1．出差交通费用标准（1）选择出差交通工具

员工出差工具的选择标准如下表所示。

出差工具的选择

出差类型 出差情况

出差工具 短途出差

单程距离在300公里以内

公务车、自用车前往

长途出差

同行超过两人

公务车

需要速去速回

单程距离在300公里以上

公司没有为其配有公务车的员工长途出差

长途客车、火车

客船、飞机及公务车

已经配有公务车以及有自用车的员工长途出差

公务车、自用车

运行时间在6小时以上

乘火车出差在当日晚6时至次日早8时

硬卧 经理级及企业聘任的高级专业人员

副总经理级以上（含）人员

软卧

因故未能乘坐卧铺的，又逢当日晚6时至次日早8时的（2）在无紧急任务的情况下，乘坐飞机的员工须乘坐机场巴士作为往来机场的交通工具。

（3）员工在国内旅行时，公司提倡员工使用低成本的市内交通工具，但公司也允许员工使用当地出租车。员工在申请出租车费报销时，必须提供详细的乘车地点、时间、原因和金额等信息。

2．住宿标准

（1）在出差过程中，住宿标准的具体内容如以下两表所示。

出差住宿标准

部门：单位：元/日

类别

出差地区

一级

二级 三级 四级 五级 六级 经理级以上人员（包含经理）500200 1 000 300

250 200 主管级人员 250 200 150 其他员工

200

150

注：总经理级（含）以上的干部和薪级为十级以上（含）的专业人员的住宿费用实报实销。地区等级划分一览表

地区等级 范围

一级 日本、北美、西欧、北欧及澳洲等国家和地区 二级 东南亚、西亚、东欧、南欧等地区 三级 非洲、中美洲、南亚、南美洲等地区

四级

上海市、北京市、广州市、深圳市、珠海市、厦门市、东莞市

五级

天津市、重庆市、广东省、浙江省、海南省、苏州市、常州市、无锡市和部分沿海开放城市及省

会级城市

六级

国内除四级、五级所列地区以外的地区

注：部分沿海开放城市是指不在四级地区以内的沿海开放城市，包括大连、秦皇岛、烟台、青岛、连云港、南通、福州、湛江、北海及国家新开发的沿海城市。

（2）差旅中各员工的住宿费用应依据公司员工出差业务情况和层级情况选择。

（3）差旅中员工出差日期及离开城市的日期会有所差异，公司应依据出差日期与工作日的关系，选择不同的倒休和补助标准。

（4）公司员工在不同地区出差的补助也会有所差异。3．补助标准

出差的具体补助标准如下表所示。

出差人员补助标准

出差人员职务和情况

住宿费用 补助标准 既有行政职务又有聘任专业职级的员工 最高标准 最高标准 有行政职务但无聘任专业职级的员工 一般员工标准

一般员工标准

出差期间无需住宿或获得免费住宿的员工 无

无

两人出差中，有一人为异性的 较高级别人员的标准 较高级别人员的标准 级别不相同的两人

出差 较高级别人员的标准 较高级别人员的标准

同行出差的两人或超过两人时

按各自标准执行

无 外出培训或会议人员，费用已包含食宿费用的 无

无 出差在本市且无住所的不超过本市区住宿标准

无

出差在所属公司的，工作期间免费就餐的 无 餐费减半

全天有对外招待业务的无 核减当日全部餐费补助

出差当天往返，且时间超过6小时的 无 补助减半执行 有对外招待业务且超过24小时的无 有实际出差天数计发补助

实习期、试用期人员出差，工作期间免费就餐的 无 无 不报销手机话费的人员出差 无 通信费10元/天 出差目的地为本公司分支 无

无通信费补助 驾驶员及已享受业绩提成的人员 按同档标准执行

餐费按标准减半执行

4．其他差旅费用的报销标准

其他差旅费用的报销标准如下表所示。

其他差旅费用的报销标准

费用明细

报销条件

新员工路费、行李托运费

人力资源主管签字办理

出差期间因业务发生的传真费、邮寄费 票据背面填写清楚事由，据实报销 项目组前期未设餐厅享受餐费补助 项目所在地和回总部后的考勤记录

出国考察期间产生的费用 考察报告，由行政部签字的提交考察报告记录 员工发生的误机、误车费用

个人承担60﹪的费用 出差发生的订票费，往返机场、火车站的交通费用 人力资源主管签字办理

未经许可逾期返回所产生的费用

扣减其逾期天数的住宿费及出差补助

未按照“出差登记表”中拟订路线产生的费用 相关费用不予报销，且扣减相应天数的出差补助

三、强化差旅费用的审批，杜绝违规费用支出

出差人员需及时按规定填写“出差登记表”，经上级主管签署意见，方可预支相应费用。

四、规范差旅费报销流程 1．申请出差借款

凭核准的“出差申请单”向财务部申请合理金额的借款。2．出差返回后应及时结清暂支款项

（1）出差返回后一周内填具“差旅费报销单”，结清暂支款项。

（2）未在一周内报销者，财务部应通知人力资源部从其薪资中先行扣回，待报销时再进行核付。（3）财务部要定期核对差旅费用报销的情况。3．员工不能使用以下方式结算费用

（1）费用先由公司下属的分公司代付后再通过内部进行往来结算。（2）差旅费用账单直接开给公司并要求公司直接支付。

第五篇：关于办公费用的请示

关于办公费用的请示

集团公司：

由于我公司扩建，急需一批物品，现需桌子5张、椅子5把，费用共计2500元，需台式电脑5台，费用15000元，我公司现向领导请示帮助解决办公用品费 17500元，恳请解决为盼！

妥否，请批示！

集团第一分公司

二0一三年五月二日