浅析秘书性别差异对处事方法的影响(定稿)

第一篇：浅析秘书性别差异对处事方法的影响(定稿)

专科毕业设计（论文）

设计题目： 浅析秘书性别差异对处事方法的影响

系 部：

人文艺术学院

专 业： 涉外事务管理（文秘与策划）

班 级： 121301班

姓 名：

陈斌 学 号： 12430513010指导教师： 蒋璐

职 称：

助教

2015年6月

南京

摘要

随着时代的发展，社会科学也越来越先进，这预示着社会科学发展的又一个春天来临了。然而当今社会，对秘书这一从古至今都存在的工作来说，社会上频频出现的关于秘书性别差异引起的问题的讨论，这恰好是研究秘书发展的最具有时代意义和现实意义的话题。这将对未来职场中秘书这一职位的需求状况和培养、任用秘书人员有着非常深远的意义。两性与生俱来的差异会对秘书工作造成影响吗？如何才能避免两性差异对秘书工作的影响呢？本文分别从秘书性别的差异表现，男性与女性在秘书工作中各自的优势以及如何克服两性差异做好秘书工作等几个方面入手，结合我在江苏盛久装饰有限公司的实际工作体会，浅论秘书性别对处事方法的影响。

关键词

秘书

性别差异

影响

处事方式

Abstract

Secretary first appeared in China in the late shells, visible secretary has a long history of our country.Human society have the leadership work, leaders and leadership group, also have the secretary work.Most of the secretarial career is by women, with the development and progress of the society, a male secretary professional people more and more, men and women in the cognition of things and there is a difference on the way.Does the gender difference influence secretaries’ performances at work? And how to avoid such negative effects arising from gender differences? in this paper, based on the research of the internship units, gender differences in way of doing things to try to talk about and analysis of secretarial work, how to eliminate the influence of gender differences of secretarial work, improve work efficiency, improve their ability.Keywords secretary gender effect difference way

目录 引言...................................................................................................................1 2 秘书的工作特性...............................................................................................1 3 在秘书工作中性别差异的具体表现...............................................................1

3.1 沟通与技巧............................................................................................2 3.2 思考方式................................................................................................2 3.3 个人情绪................................................................................................3 3.4 在遇到挑战和风险时对工作的主动性................................................3 4 克服两性差异做好秘书工作...........................................................................4

4.1 主动沟通与交流....................................................................................4 4.2 克制个人情绪........................................................................................4 4.3 主动面对挑战........................................................................................4 4.4 做好最大化分配....................................................................................5 结论.......................................................................................................................6 致谢.......................................................................................................................7 参考文献...............................................................................................................8 引言

现代社会中，越来越多的人承担起秘书的角色，秘书的含义也在不断的拓宽发展，秘书的工作也越来越多样化，随着社会的发展，秘书不再只是以前的行政职位，转变为更加社会化、职业化的工作，越来越多的领导需要秘书来为自己的工作及生活进行安排，以便他们能对自己的时间进行更有效的利用。当今社会，人们普遍认为女性更适合担任秘书这一职位，因为女性天生有着敏锐的直觉，观察细心，更容易通过细微的差别快速对事物的性质作出判断，捕捉到一般男性不易察觉到的信息，这对秘书的日常工作大有裨益。但同时，由于现在社会的一些不良现象时常曝光，使得秘书的性别问题一跃成为社会上的敏感话题。本人在江苏盛久装饰有限公司担任实习秘书期间，就发现了这一差异性，那么本文就对秘书的性别差异与其所产生的影响进行分析讨论，找到如何克服两性差异做好秘书工作的方法，将对秘书这一行业的发展及前景起到积极的作用。秘书的工作特性

在我国古代炎黄殷商时代，就有了类似于秘书的工作，在古代，人类男尊女卑的思想，所有职业都是男性担任，秘书也都是由男性担任的。而在现代，社会在不断进步，女性在社会当中的地位上升，女性自身的特点被逐渐发现，现代社会秘书大部分都是女性。

我国现阶段的秘书行业存在的特性是，首先是女性居多，我们日常普遍接触到的秘书人员以女性居多，公司在选择秘书方面，更为愿意雇佣女性，选择面试人员时大部分也都是女性。其次是年轻人居多，公司在选择秘书方面也更愿选择年轻人担任这一职务，年轻人的思维及适应能力相对较快，对于新事物的接受能力较强，所以普遍比较喜欢选用年轻人担任这一工作。再次是秘书工作的流动性大，秘书的工作较为繁琐，需要处理日常事务，听从领导的安排办事，很多时候会与领导发生不和而导致对现状不满，男性很难在短时间就可以实现自我价值，从而想要换一份职业。此外，秘书的工作不需要某项专业的技能，相对来说容易上手，所以适应性快。秘书工作中性别差异具体不同的表现

男性与女性本身就存在差异，在思维逻辑、理论分析、心理等各个方面都有

其不同的表现，接下来通过在实习公司具体的事例来探讨这些差异以及由此对秘书工作产生的不同效果。

3.1 沟通与技巧

我所实习的装饰公司为了提高职员的工作水平，定期会在公司举办培训班，这个培训班，不仅能够很大程度上提高个人的工作能力，而且也会大大增加升职机会。可每次培训班的人员几乎都是固定的，一次业务部的男职员向我们抱怨说，他的部门经理不关心他们，他很想去上培训班，可他的经理一次也没为他们争取过，结果都被别的部门抢了先。听了他的抱怨后，一位上过培训班的女秘书就告诉他其实她能上这培训班也是和自己的经理提了好多次才申请到的，问他有没有和自己的部门经理提过要上培训班的想法，那男职员只是咕哝了句“这还要我自己说啊，有这样的机会是谁都想的”。

在职场中男性会因害羞、不好意思、爱面子等因素而很少与人交流，这样于人于己都不利，更容易与他人造成误会，这往往会影响到自己接下来的工作，影响整个公司的利益。

3.2 思考方式

一次公司在一项工程竣工验收之际，现场监工突然打电话回来告知工程有一点小的问题，将会影响到验收，经理得知后紧急将其召回并通知各部门准备开会。会议主要是解决工程验收问题，经理说每个人都有发言权，只要是对解决问题有帮助的，都将会考虑采纳。即使是这样，在会议当中，更多在给出建议与交流的是男性，而女性则大多时间是听取并且记录。本是一次普通的会议，却可以由此看出男性与女性在思维方式上存在很大的区别。

男性的形象思维丰富，想象力强，思考问题也比较细致，在处理问题方面，男性更能抓住细节，主要是能够大胆的参与到其中。

冬天的早晨，大家到公司之后都喜欢先喝一杯开水暖暖身子，一次早上烧水时领导刚好看见了，便让我给他泡一杯茶。平时都是前台的女秘书给领导泡茶的，她看见我端着满满的一杯茶时，立即叫住了我，告诉我领导不喜欢把杯子装的满满的，而且喝茶口味比较淡。那位女秘书把杯子接过去，又重新泡了一杯茶让我

送了进去。一杯茶水，让我长了个记性，有关领导的事情不能凭自己的感觉来做。

在日常办公室生活中，女性更加体贴，女性可以记住领导一些小习惯，领导的兴趣爱好等，从而能够更好地与领导接触，做好秘书这一工作。

3.3 个人情绪

由于公司电脑使用年限过长，导致经常会发生电脑死机现象，领导便让财务部与业务部两个部门的秘书共同联系几家电脑销售商，准备更换办公室老旧的电脑，但由于其他的事件的耽误，没有及时将结果汇报给领导，导致两个人被领导批评指责。事后财务部的女秘书情绪很失落，在对待他人及其他工作方面都没有精神，态度也不好，相反那位男同事却没有这样的现象，只是当时与我们抱怨几句后，再看他已经进入到工作状态中，不受这件事的影响。

女性更容易将自己的情绪带到工作当中，而男性这方面要比女性好很多。当有同事直接向你暗示：除工作上的事情外，无心与你建立所谓的“朋友”关系时，女性通常自己会感到受伤，接下来也就直接影响到了彼此工作上的合作与支援。然而这种状况对于男性来说，男性一般的反应则是无所谓，也许上班时在会议中还处于针锋相对的状态，下班后却能在一起去唱K，公私泾渭分明，二者不混为一谈，也不会因此而互相产生矛盾。即便彼此之间不是朋友，只要能够在工作上配合，能够共同达成目的，就可以合作。

3.4 在遇到挑战和风险时对工作的主动性

装修居室对谁来说都是件头疼的事，所以公司那些前辈老说不怕顾客要求高，就怕客户外行还挑刺。对于这个说法我也是极为赞同的，因为在盛久装饰公司实习时这种事情已经司空见惯了。针对这些客户，公司都是通过开会讨论，提出解决方法，并且需要有人专门负责与客户沟通，解决客户的疑问。其实开会提出解决方案都不是问题，往往是在与客户沟通的选人上犯难。谁都不想与这些难缠的客户打交道，可是逃避并没有用，领导都是采取员工主动承担的方法，这个时候那些女职员都是一个个低下头玩弄着手中的会议记录笔，互相看着，最后几乎都是男性能够主动站起来揽下这个任务。

当公司提出新的任务时，多数女性都会担心自己能否胜任，缺乏自信心，考

虑的较多，在经过一番思考与纠结后，往往会选择逃避，很难能够主动去承担风险与挑战。男性则与女性相反，他们更愿意主动接受新的挑战，积极地想办法解决困难，不愿甘心于平淡的工作，新的挑战更能促使男性的干劲与潜能。克服两性差异做好秘书工作

4.1 主动沟通与交流

在人际发达的社会，沟通显得尤为重要。在职场中，那些不善于与人沟通的男性更应该克服自身的沟通障碍，更好的与人交流。有意见应及时与上级沟通让上司知道，毕竟工作不是玩猜谜游戏，及时地沟通很必要，一来可以减少和上司不必要的误会，二来能帮助自己更好地完成工作任务。

女性相比于男性来说，其特点会比较喜欢采取沟通的方式来探讨和解读，从而解决问题。就比如在我实习的公司，客户前来询问房子装修上的事宜的时候，部门经理不一定会有那么多的时间来和客户沟通，基本都是部门秘书与客户直接沟通，往往这时候就需要专业的职业人员来帮助经理完成与客户的沟通。况且女性与生俱来的细心和谨慎，她们自身上的这些优势就已经使得她们自己在秘书这个岗位上取得了优势，能最大的发挥她们自身的这些优势，在秘书这个岗位上就会走的更加长远。

4.2 克制个人情绪

工作遇到瓶颈或挫折时，女性习惯私下向朋友或同事表达各种抱怨与烦恼，最终很有可能导致全公司的人都知道了你的挫折。结果是没有解决原有的困难，换来的却是团队成员对你的不信任。但男性不会向别的同事吐露烦恼，也不会把本身焦虑的情绪表现出来，因为这对于完成工作毫无意义。作为女性，也不要幻想他人会替你解决烦恼，要想办法找到其他方法来平衡情绪、缓解压力，不要让自己在公司里的抱怨转变为自己的负担。作为秘书，更加不能使这种情绪让领导感受到，这样只会增加领导的厌恶感，是有百害而无一利。

4.3 主动面对挑战

女秘书要克服自卑的心理，树立自信才能减轻职场带来的压力。职场女性应

有效地组织自己的工作，处理好家庭与工作之间的关系。摆脱依赖，勇于争取。去掉自身的优越感，脚踏实地的工作。提高自身的素质，充分发挥自身优势，加强自身的心理素质，不要轻易被外界的因素影响，调整好心态，积极勇敢地面对挑战，做职场强人。

4.4 最大的发挥性别优势

其意义在于能让两者发挥出各自的最大优势，就如有需要在体力上的事情安排男性去做，能更好的发挥出男性自身的优势，同时也避免了女性在做体力活儿的时候受伤的情况，也可以是领导出去饭局时选择带男秘书出去，一来可以适宜的帮助领导挡酒，二来也可以断绝女秘书被骚扰的可能。女性虽然在体力和耐力上不如男性，但却在语言上、沟通能力上、处理人际关系上具备一定的优势，把女秘书安排在与客户交流沟通上，也能够利用本身的语言优势处理上司的文件拟稿，在有人际关系的前提下也可以处理领导的对外联络等一系列的工作。

结论

在当今社会，秘书这一职位日益职业化的趋势之下，秘书的重要性也在逐渐的彰显出来。而两性的差异对秘书工作的影响也逐渐成为了岗位在选择人才时所考虑的一个重要方面。本文通过江苏盛久装饰有限公司为例进行研究，通过实例分析男性与女性秘书的区别。在现代社会竞争与压力如此之大的时代，只有互相学习与发展，在秘书工作中，利用两性各自自身的优势，协调分配，互相配合，这样才能更好的做好秘书工作，走的更加长远。

致谢

由于本人的能力及知识有限，本篇论文仍有许多不足之处，希望大家多加指正。在此我要感谢我的指导老师，感谢您的谆谆教诲以及对我的学业及生活的帮助，还要感谢我的同学对我的帮助与支持，是你们的鼓励与支持使我走得更远，更加自信。

参考文献

[1] 沈蕾，张虹。试论我国秘书工作的职业化及其途径[J].北京联合大学学报，1998（12）：59-64.[2] 赵映诚.秘书文化及其继承与重构[J].秘书之友，2004（6）：4-8.[3] 艾洪涛.我国秘书工作职业化的现状分析[J].沧州师范专科学校学报，2007（4）：114-115.[4] 李石谈秘书队伍应具备的素质黑龙江教育学院学报2004,6 [5] 杨群欢基于民营企业特点的高职秘书人才适应性对策研究集团经济研究2007,2 [6] 路卫华浅谈知识经济时代高校教学秘书的素质及能力教育与职业2006,6 [7] 韦经麟秘书在实践中的自我修养文教资料2006,10 [8] 徐宪江.秘书的秘密 2:做好秘书是门技术活[M]．北京：中国法制出版社，2012 [9] 宋斌著.秘书学系统［M］.武汉：湖北人民出版社，2000.[10] 张清明.秘书参谋职能概论[M]．武汉：武汉大学出版社，2001 [11] 赵燕.秘书工作案例分析与拓展[M].北京：中国物资出版社，2011.

第二篇：谈秘书的性别差异与处事方法

大学生毕业论文

题目： 谈秘书的性别差异与处事方法

学校： 黄冈师范学院继续教育学院

班级： 鄂东女子学校校区1103班

姓名： 范 彬

指导教师： 钟文丽

完成日期： 2016 年 5 月 9 日

谈秘书的性别差异与处事方法

摘 要：时代的发展，日新月异。社会科学发展迅速。生活水平的提高，人们对精神文化的要求更加提高。人与人的交往，加快各种信息之间的传递。人各有志，每个人的成功都不同，展现了各种职业，但是，其中有一个主要因素都是共同的，那就是人际交往处世。秘书处理日常工作都离不开与人的交往沟通。本文从两性秘书男女差异表现以及各自的优势阐述秘书的性别差异与处事方法从而提高秘书沟通的重要性及提高工作效率。

关键词：处事方法；性别差异；学习沟通。

目 录

1.引言…………………………………………………………………………2 2.秘书的工作…………………………………………………………………3 3.秘书的工作性别体现………………………………………………………3 3.1了解„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„3 3.2沟通„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„3 3.3尊重„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„4 4.两性合作分享做好秘书工作„„„„„„„„„„„„„„„„„„4 4.1克制个人情绪„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„4 4.2合作分享„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„4 4.3主动发挥优势„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„5 5.结论„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„5 6.致谢„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„6

1.引言

秘书的工作也越来越多样化，具体的岗位不同，职责也不同。秘书也不只是简单 2 的行政工作，同时也要分担起领导工作和生活中的事情。应该都普遍认为女性更适合秘书这一职业，因为女性有着天生敏锐的直觉，观察细心。比男性更能快速发现事物的差别。但这并不是所有的优势。穿衣有搭配的学问，秘书有性别的差异。本文对秘书性别差异进行讨论。以提高工作效率。

2.秘书的工作

早期在古代，男尊女卑，看到的都是男秘书辅助。现如今社会，女性地位的上升，女性自身优势被发掘。秘书也大都有女性担任。

关于办公室秘书工作职责，熟悉工作，掌握工作规律，熟悉工作方法，了解对象，包括了解自己。熟悉专业知识。做好办公室日常行政事务及文秘工作。各种会议的记录及会务工作做好来访接待工作。完成领导交代的其它任务和各种应急事务的处理。这些都是比较烦琐的工作，流动性也大。

3.秘书工作的性别体现

男性与女性本身就存在性别差异，在思维逻辑，理论分析，心理等各个方面都不同。女秘书在工作中更能体谅他人，能为领导同事着想，能拉近与领导之间的距离，因此理容易沟通。男性秘书在耐心这方面稍有欠缺。女秘书容易产生从众心理，而男性秘书可能敢于提出不同见解。3.1了解

做一份工作之前，首先要对这份工作有一个深入的了解释，这也在日后的工作能进步更快。秘书这份工作本身是烦琐的，自己心理素质要提高。处理工作事务，听从领导的安排做事，时日久之很多时候会导致对现状不满。男性更觉得长时间无法体现自身价值。秘书是个可高可低延展度很强的职业。所以做这份工作之前，提高自身综合素质。了解工作性质本身，了解男秘书与女秘书各自的优势。3.2沟通

沟通促进人与人之间的交流，秘书为上司分担忧愁，是领导与同事之间的桥梁。秘书的特殊地位，更应处理好秘书之间的关系。秘书与秘书之间的关系处理也是一门学问。沟通就要多去说，有错误也可适当婉转告知，切不可搞小圈子。男女秘书之间工作相处，应当讲诚信，互相宽容，知人知言。双方处于平等的地位。有原则而不固执。沟通过程中，互相一定要镇静，如果心里着急，话不一定说得明白，不仅浪费时间，可能也会把关系弄僵。所以同时要会交际，处理人际关系是一门学问，“世事洞 3

明皆学问，人情练达即文章”一个秘书如果很善于交际，那么办事成功率也会提高很多。3.3尊重

平等是建立良好关系的前提，那么秘书之间互相尊重他人的人身权利、自尊心、感情、不涉及他人隐私。如果两性秘书中有一人，因得到领导称赞夸奖，另一人心中极度不悦的话，也会导致工作受到一定的影响，能得到上司夸奖称赞，是自己工作的努力，也应受到鼓励从而激发自己积极上进，作为同行，应是尊重他人，为他人被领导肯定而积极学习。也要随时随地向领导人汇报情况，提供对事物的看法。决不可借工作之便假公济私说别人的坏话，这是一种美德，也是对别人的尊重。

4.两性合作分享做好秘书工作

秘书在办公室中良好的处事技巧有利于营造工作和谐、轻松的工作气氛，使办公室充满活力与生机。4.1克制个人情绪

女性秘书比男秘书显得胆小、多虑。女性也是感性的，更容易将自己的情绪带到工作中，而男性在这方面要比女性好很多，当有同事直接像你暗示，除工作上的事情外，无心与你建立所谓的“朋友”关系时，女性通常都觉得很受伤，接下来也就直接影响到了彼此工作上的合作与支援。然而这种情况对于男性来说，男性一般的反应则是无所谓，不拘小节，不会耿耿于怀，也许上班时可能会有针锋相对，但下班后还能一起交流唱K,所以个人情绪这方面自己要调整。即使不是朋友了，工作能相互配合，也能补长短。4.2合作分享

两性秘书之间要多分享看法想法，多接受他人的意见，才会有更多的收纳，顺利开展工作。你有一种想法，我有一种想法，合在一起，发挥角色的优势。共同的话题语言，共同的体验和共同的情感。也意味着双方工作成功的可能。寻找共同点，达到合作的默契。4.3主动发挥优势

自己主动做一件事，效果永远强过别人让你去做一件事。在人际交往中，认真聆听他人说话，并根据情况及时做出处理。做好办公室工作，保持工作场所清洁和谐。男女秘书都要克服自卑的性理，树立自信才能减轻职场压力，提高自身素质，充分发挥自身优势，加强自身的心理素质，调整心态，有原则而不固执。主动面对困难挑战，4

不退缩。

在发挥各自优势上，在一些体力上的工作男性秘书才能更好的发挥优势。同时也可以避免女性秘书在体力上会出现的意外受伤。影响办事效率，领导在外面饭局时可以选择带男性秘书应酬，可以帮领导挡酒，也可以防止女性秘书被骚扰的可能。女性虽然体力上不如男性秘书，但因天生敏锐，心细，语言沟通方面也占了优势，可以选择接待客户，与客户沟通。帮领导处理对外的联络。使之工作更长久。出色地做好领导服务的工作起到真正辅助的作用。

秘书已成为整个社会不可取少的力量，正在为社会经济的发展做着巨大的贡献，秘书具备灵活运用办公软件及驾驶汽车的能力，远远不止是人们所谓的“能说会道”“能吃能喝”或者“能提笔杆子”的秘书或者只是一个摆在办公室里的美丽的花瓶了。现代秘书，必须具有极其深厚的写作功底，如果不能牢实的掌握秘书知识，不用知识武装自己、不经常给自己充电。即使他（她）生有一幅很好的身材与姣好的脸蛋，或者是有强大的后盾力量作为靠山。那就可能没有办法做好自己的秘书工作了，难以胜任自己有秘书工作。用知识武装自己，这也是当代秘书最起码的前提条件。男女秘书，做为成功的秘书人员，让领导满意放心是天职，要想做到这些，必须具备过硬的业务技能，必须具备秘书人员要具备的各方面的能力。也是一个富于挑战的职业。提高心理素质，积极的进取心来迎接一切。

结 论

当今社会，秘书的重要性逐渐体现，秘书想要掌握处世技巧也不是容易的事，必须持之以恒的努力落实到实事中。良好的处世技巧对于工作的提升密切相联。男性与女性秘书，只有互相学习与发展，利用各自的优势，协调分配，互相配合，才能更加做好工作，和谐工作。

致 谢

由于本人的能力和知识有限，本篇论文仍有许多不足之处，希望大家多加指正。在此我要感谢我的指导老师，感谢您的谆谆教诲以及对我的学业和生活的帮助，也感谢同学们的帮助。你们都是我学习的榜样，衷心的感谢你们。6

第三篇：论性别差异对秘书工作的影响 原稿

一、秘书行业男性秘书职业发展现状及秘书职业女性化的原因 秘书，在我国是政府机关、企事业单位普遍设置的一种行政职位；在世界上乃是最广泛的社会职位之一，对社会发展起着不可或缺的作用。在现实生活中，担任秘书的既有男性又有女性，而秘书是办公室的重要组成人员，办公室工作的好坏，秘书人员起着关键的作用。在许多人眼里，秘书认识一种既让人熟悉又不被人了解的职业。秘书的辅助和参谋作用在该职业特征中最具代表性，他们是领导的左膀右臂，是领导保持上下沟通的桥梁；为此，他们必须全心全意并准确无误地提供支持与服务，从而体现出其自身价值。

（一）、我国男性秘书职业发展现状

说及秘书，大多数将女性联系起来，社会上流传的“女秘书”，“小秘”；其实不然，男性秘书以前就存在并发挥着不可抹灭的历史地位，现在许多高校都已开设文秘专业，有许多男生也纷纷报名，毕业后都将走上秘书岗位。下面就我国男性从事秘书职业进行总结：

第一、男秘书的发展历程：

1、男秘书很早就在历朝历代里出现。宫中秘藏之书，就是皇宫里秘密珍藏的图书，而管理秘藏图书的官府，名之为“秘书监”，主管官员为“秘书令”；我国古代历史上也有称副职“秘书丞”，分管官员叫“秘书郎”，历朝沿袭至清代，几千年历史有许多相当于现代秘书的职位，但他们都不叫秘书而被称之为史官、御史、尚书、掌书记，或中书舍人翰林学士等多由男人担任；当时的情况就是，叫秘书不是秘书，不叫秘书却是秘书；直到清末或辛亥革命前后，秘书概念才是名实相符。

2、在现代，秘书也叫辅臣，是国家领导人身边参与机要政务掌管机密文件和印玺，掌管宫廷内务的文职大臣，后来沿用至今的国家主管政府事务的部长或常务副部长。秘书还属行政职位，在现代中国秘书一直被当做一种行政职位，秘书人员被看做行政人员的一部分。秘书也已成为社会职业，在大、中、小国营事业单位则是办公室主任和秘书，成为管理和处理日常行政事务的重要人员，成为行政首长的得力助手。我国还规定：政府秘书均属国家公务员，秘书长属政务类公务员，一般秘书则属事务类公务员。在今天，男秘书担当高级职位。大多数男性秘书人员也可能担任着某种领导职位比如秘书科长、办公室主任等，主管或分管秘书部门的工作。

第二、男秘书职业现状的分析：

近年来，根据专家学者调查分析和社会的共同认知，男性秘书从业状况十分乐观。在《男秘书走俏女秘书降温》一书中作者提到：“现代老板更重实惠，从许多方面的原因看来，时下男秘书正在变得抢手。”据《黑龙江晨报》报道，随着社会的发展，秘书人才市场女秘书一统天下的局面已被打破，男秘书正悄然走俏。据不完全数据统计，近两年文秘专业的毕业生从需求上看，男生分配趋势好于女生，男秘书的市场行情越来越被看好。在努力推进民主与法制建设的今天，如何正确认识男性秘书在社会上的形象，了解他们的职业生存状态对我们在今后的秘书工作道路上具有举足轻重的作用。因为他体现了秘书为领导服务和为社会为人民服务的一致性，秘书对领导负责和对社会对公众负责的一致性。

面对男秘书悄然走俏的人才市场，社会学家李原教授说，企业领导与以往比较更加成熟现实。男秘书与女秘书相比，从生理机能上更能承担连续性工作，他们不仅可以代替老板处理身边事，更可以放心的派到外地代表老板洽谈生意。加之男秘书家里分心的事比较少，企业更多的从效益和经济实用型角度使男秘书成了抢手的重要原因。

我国就历史状况来说，男性秘书仍占大多数；本人认为从根本上讲这是由男性特殊的心理素质和生理条件决定的。许多心理学家研究表明：大多数男性善于管理，善于逻辑思维，刚强果断，独立工作的能力强。所以大多数国家中，高级秘书男性达到90%以上，这些高级秘书更侧重于调查研究，出谋划策，侧重于逻辑思维和高科技，喜欢充满激情和挑战的工作。

（二）、秘书职业女性化的原因

近二十年，女性秘书有明显的增长趋势；从世界范围来看，女性秘书在人数上也占有绝对优势。在西方国家初级秘书女性达到89%之多，她们温柔细心，体贴入微，善于形象思维，乐于做程序性、重复性的工作，适于一些体力较轻而且技术要求规范、简单的工作。这些现象，每个国家都有相似的特性。同时，男性在择业时，本能的一直倾向于管理、策划、组织之类的工作，即便无权无职，也要相对独立，他们不能亦步亦趋地跟在老板后面看其脸色行事。久而久之，种种原因，秘书之职便责无旁贷地落到了女性的身上。

女秘书源于欧美工业发达国家，是工商业社会的产物。随着我国加入世贸组织后，大批的外此企业不断涌入，我国从事秘书职业的女性正在快速的增长，大有秘书女性化的趋势。随着社会主义市场经济体制的不断发展与完善，不仅促进了人们思想观念的转变，而且也加速了产业结构的变化和社会分工，从而也促进了秘书职业向女性化方向的发展。众所周知，在发达国家和地区，秘书职业的女性化已经是个不争的事实。女秘书不再仅从事接待、打字之类的简单服务工作，更多的将被授予越来越重要的职责。第一、女性社会地位的提高是秘书职业女性化的社会原因

在旧中国，由于封建阶级的统治和“男尊女卑”的封建主义思想的束缚，女性不仅在政治上、经济上得不到相应的权力，而且在身心上也受到严重的摧残。新中国成立后，在中国共产党和人民政府的领导下，人民翻身当家做主，妇女们解放了，她们打碎了几千年来套在自己身上的精神枷锁，纷纷走出家门，走向社会，参加了自己力所能及的社会工作，为社会主义的建设事业贡献力量，真正成了“半边天”。改革开放以来，随着经济的发展和繁荣，女性的变化更大，她们中的许多人，敢于向困难挑战，为了就业，学会了为自己做主，向用人单位推荐，选择合适自己的职业进行深造、进修、培训，为自己在秘书、教师等职业方面就业求职打下了坚实的技能、技术基础，为自己从事秘书行业创造了必备的条件。

第二、第三产业的发展是秘书职业女性化的经济原因

第三产业有利于建立和完善社会主义市场经济体制。有利于加快经济发展，提高人民生活水平和综合国力。有利于扩大就业，缓解我国就业压力。我国第三产业包括流通和服务两大部门，而秘书行业是分属于服务行业的，随着第三产业的兴起与发展，必然带来相应的复杂的秘书事务活动。而这些经济形势的变化，不仅使秘书行业趋向社会化，而且由于女性自身的优势，从而促使秘书职业向女性化发展。

二、性别差异对秘书工作的影响

近年来，我国的生产结构从农业转向工业进而向现代工业发展，城市化、商业化、市场化为秘书这一职业的发展提供了环境。社会职业分工越来越细致，专业内容和技术成分越来越强，因此在协作中需要沟通、协调、合作的地方更多，这也给秘书工作拓展了空间。自古以来，两性差异便存在。我国是一个拥有五千年悠久历史传统的国家。在几千年的封建历史进程中形成了我国不同于别国的性别观念。历史发展到今天，男女平等，同工同酬的职业观念已经深入人心，但性别差异仍然影响着人们的思维、行动。

（一）、秘书工作的特征

秘书在所有单位和部门中都起着一种中枢神经的作用，在许多单位里，单位内外的各种信息，大多是通过秘书传到上司那里，而从上司那里发出的指令也几乎都是通过秘书发出的。因此，如果没有秘书的存在，单位工作的效率和成绩必定下降。如果秘书在这个过程中出现失误的话，必定造成整个单位运转的瘫痪。秘书也因此被人们看做是领导的左右手和眼睛。一般来说秘书工作主要有以下特征：

第一、综合性和专业性

秘书工作所涉及的范围和内容十分广泛，具有突出的综合性，包括起草综合性的文电，提供综合性的信息，进行综合性的调研，处理综合性的事务，综合各部门的情况，办理不属于业务部门的职责范围的事务。综合性不仅指秘书工作内容的广泛性，更重要的是对各种情况或信息进行去粗取精、去伪存真、由此及彼、由表及里的分析、归纳、抽象和概括，使之由个别上升到一般，由现象深入到本质，总结出带规律的东西，这种综合才是秘书工作的真正内涵。

另一方面，秘书工作又有它的专业性。这种专业性，主要是秘书业务的特殊要求，譬如:具有较高的政策水平、文字功底和理论知识，有较强的参谋能力、调研能力、信息处理能力和办文办事的能力，熟悉文书、档案、保密、信访、会务、通信、礼仪、接待等方面的知识，会操作现代化办公设备等等，要达到上述要求绝非易事。

第二、机要性与群众性

秘书工作是一项机要性很强的工作。这是因为，秘书工作是辅助领导工作的，而各级领导中枢都是机密核心，秘书部门是各级领导中枢的综合办事机关，秘书人员在领导身边工作，必然要接触到各种机密。特别是重要部门领导人的秘书，掌握很多重要情况，机要性更强。但是，也必须看到，秘书部门又是各级领导机关汇集信息的中心，是联系各方面的桥梁和纽带，其工作特点又具有广泛的群众性。许多文件的拟制，许多决策的实施，都直接涉及群众的切身利益，必须广泛听取群众意见。在各项政策实施过程中，秘书人员必须密切注意信息反馈，倾听群众呼声，才能纠正可能出现的偏差，防止矛盾激化。

第三、事务性与思想性

秘书部门的事务性工作都是围绕领导的政务性工作进行的，大致可分为四类：第一类是日常程序性事务，第二类是临时偶发性事务，第三类是领导交办性事务，第四类是部门不管性事务。这些事务工作具有频繁、杂乱、琐碎等特点，但又渗透着极强的思想性。

另一方面，秘书工作又具有很强的思想性。这是因为，秘书机构不仅是一个办事部门，还是一个重要的参谋部门，它在领导决策过程中具有重要的参谋作用。例如，在领导决策前进行调查研究，综合情况，提供信息、方案和其他决策依据；在决策形成过程中起草文电，将领导决策形成文字信息，化为切实可行的政策和措施，以便贯彻落实；在决策实施过程中督促检查，收集反馈信息，作为修正决策的参考，以辅助领导正确决策。

第四、被动性与主动性 秘书工作的辅助性质和从属地位决定了它存在着被动性的一面。这种被动性主要表现在两个方面：首先，作为领导者的参谋和助手，秘书部门和秘书人员必须按领导意图办事，不能自行其是。尽管秘书可以向领导提出不同意见和参谋建议，但在行动上必须坚决服从领导，奉命行事，不得我行我素，在这个意义上说，秘书是处于被动地位的。其次，秘书部门是各级机关的枢纽和门户，随机性的工作较多，事先难以预计。虽然秘书部门也有自己的计划和安排，但往往变动性大，随机性强，临时应付多，从这个意义上说也是被动的。

秘书人员在工作中既要不折不扣地贯彻领导意图，执行领导指示，又要充分发挥主观能动性，创造性地贯彻领导意图，力求从被动中争取主动，不断开创秘书工作的新局面。只有这样，才能适应领导工作的辅助需求。在被动性与主动性这对矛盾体中，主动性是它的主导方面，是决定秘书工作成败的关键因素。因此，秘书人员必须充分发挥主动性。

第五、经常性与突击性

秘书工作既有经常的常规性工作，又有临时的突击性工作，形成了秘书工作经常性与突击性的对立统一。所谓常规性工作，既包括经常出现、反复进行的工作，如办文、办事、办会、办信、接访等；又包括周期性的工作，如年初的计划，半年和年终总结，重大节日领导活动安排等。所谓突击性工作，一方面是指事先未预计到的、突然发生的、需要秘书突击处理的事项，如重大灾情、社情、重大事故等偶发事件，必须刻不容缓地突击处理；另一方面，也指秘书临时完成某项突击性任务，如临时受命调查某一事件，为临时决定召开的会议准备材料，向突然到来的上级视察人员提供有关资料，等等。在秘书工作中，经常性是它的主导方面，突击性则处于次要的从属地位。二者相互联系，相互影响。秘书做好常规性工作，并注意总结经验，积累资料，加强预测，就为完成突击性工作创造了条件；完成突击性工作，能够有效地锻炼和提高秘书人员的工作能力，更有助于做好经常性工作。这就是秘书工作中经常性与突击性的辩证统一关系。

（二）、现实工作中的性别差异 第一、心理差异

1、女秘书自信心不如男秘书强。我们常常发现男秘书惯于主导环境：一有机会便很自然地推荐自己，争取扮演火车头的角色；在会议上总是踊跃发表意见，俨然成竹在胸；领受领导交给的任务都充满信心，相信自己能做得更出色。与此相反，女秘书往往低估自己，不敢接受挑战性工作，给人一种没有气魄的感觉。

2、女秘书常显得比男秘书胆小、怯懦、多虑。早期的有关研究证明，女孩子比男孩子容易出现恐惧情绪，男性在恐惧时却报告自己并不恐惧。而女孩子在自己并不恐惧时却经常报告自己恐惧。女孩子常通过报告自己恐惧获得社会宠爱，而男性报告自己不是为了获得社会对其坚强性格的赞扬和认同。

3、女秘书更为细心。女秘书能细致周密地为领导安排好工作行程，认真负责地管理好资料文档，会用委婉，温和的口气恰到好处地拒绝领导不愿见的客人，还会在领导疲倦时端上一杯浓茶或咖啡，这些男秘书较难做到。

4、女秘书容易情绪化。两性学者傅瑞在《哭泣》中说：“女性的荷尔蒙激素比男性分泌得多，泪腺也比男性的发达。”所以，同一件事女性流泪的几率通常是男性的五倍。

5、女秘书更善于理解他人。女性更容易被场景氛围感化。这使女性比男性更容易理解别人，更富于同情心。女秘书在工作中更能体谅别人，能为领导和同事着想，能拉近与领导的距离，因此也就更容易沟通。

6、女秘书更容易产生从众心理。这与女性独立性相对较弱有关。在工作中男秘书喜欢打破常规，喜欢创新，敢于提出不同见解，能为领导决策提供更广阔的思路，而女秘书由于从众心理起作用常常不敢进谏，凡事按部就班随大流，对领导的指示不愿提出异议。

7、女秘书权力欲没有男秘书强。有上进心是好事，秘书做得好有可能成为领导，但有些男秘书为了取得权力有时会不择手段，不惜牺牲身边人的利益。而女秘书对权力看得较淡，对利益的要求也不是很强烈，倒是喜欢助人为乐，这极有利于团队工作的开展。

第二、思维差异

在思维品质上，两性诉差异较明显：女性由于有较强的形象记忆和机械记忆能力而更善于形象思维，更富于想象力，但思维的灵活性不够，理解力较差；男性更善于抽象思维，长于判断和推理，有较强的演绎，归纳能力，思维的灵活性较强，理解力较强。男人在逻辑推理方面总是比女人占优势，所以男秘书做事脑子更冷静更富条理而且更果断，较少优柔寡断、拖泥带水，这是女秘书难以企及的。男秘书处理危机的能力更大大超过女秘书。在思维方式上女性倾向于模仿，处理问题更注意部分和细节，对全局与各部分之间的关系把握较差；男秘书更善于独立思考，分析综合能力较强，处理问题更重视全局与和各部分之间的联系，但对细节注意不够。女秘书做事大多谨慎仔细，很少出差错，但是难以给领导出谋划策；男秘书多半注重全局但是对细节常考虑不周，所以容易出现疏漏。

第三、语言行为差异

首先是语言风格不同。男人的闲言碎语永远比女人少，这一点是公认的。但是在语言风格上，女性比男性占有优势。因为男性通常喜欢发号施令，常用命令语言，既不和善也不温良；而女性说话较含蓄、委婉，在表达反对意思时也多用委婉、含蓄的方式，言语不会过于尖锐。其次是女性更具利他行为，是人际关系中的一种积极因素。在社会群体中，女性多半具有奉献精神，乐于为别人服务，为别人付出。再次是支配欲望不同。一个人的支配行为表现在两个方面：其一是支配他人，以获得别人的顺从并以此为满足；其二是对他人所施予的影响予以抗拒。实验研究证明男性较之女性具有更强烈的支配欲望。最后是创造力不同。受思维差异的影响，男秘书在工作中比女秘书有更强的动手能力，也乐于自己进行探索，有强烈的创造欲望。而女秘书对创意活动不太感兴趣，也很少对其进行探究，动手能力相对而言较差，更愿意从事规定了步骤的工作。

（三）、不同性别在秘书工作中的优势

据调查，在中国100万名企业秘书中，男性的比例是相当少的，这和机关秘书正好形成一个十分有趣的反差。也许，这是环境和性质使然，国为相对于商界而言，政界的尔虞我诈需要野心，需要手段，而权利和女色很容易使男人犯错误，也很容易坏事。出于可以上述的因素，在男性强权占主流的政界，人们当然更愿意使用男性秘书。但在商界，情况却恰恰相反，男人的野心，男人对金钱的追求，对老板的具有潜在威胁。因此，除非老板本身不信这种理念，或者老板有自己的独特想法，或者这位男秘本质忠厚，才有可能被老板重用外，绝大多数老板还是愿意选择女性秘书。原因很简单，相对于男性对权力和金钱的欲望，比较容易满足，比较安分守己，比较愿意服从，另外，职业特性要求秘书比常人要加的谨慎、细致、周全。而在这些方面，女性天生的细腻比男性有太多的优势。特别是在待人接物方面女性的委婉温和更容易令人产生好感，对化解商业交往中的矛盾或尴尬绝对是大有裨益的。因此企业中女性秘书占绝大多数就成了顺理成章的事实。

第一、女秘书的优势

1、语言能力的优势。由于先天的原因，女性的音质悦耳，音调柔和，总体上女性运用语言的能力强于男性，并有较好的语感和外语接受能力。因此，从事翻译、编辑、文秘、公关以及教育工作正是女性发挥特长的好选择。

2、思维能力的优势。女性形象思维明显高于男性，思考问题也普遍具有细致、周全的优势。女性的记忆力强，贮存的大量信息易激发她们思维中的联想与想象，因此，女性在担任工程设计、制定工作计划、构思规划方案等方面，往往使人感到优美、典雅、和谐、细腻和直观新颖。在文艺、文学、艺术等领域，承担细致周全的工作也是她们择业的好去向。

3、交际能力的优势。女性普遍具有态度温柔和蔼、感情丰富且善于体谅别人的处境和困难的优势，在社交场合或工作协作中能表现出较强的人际交往能力，更能赢得别人的好感。因此，女性从事商品推销、工程项目联系、签订合同等工作有较大的优势。另外，女性的记忆能力较强，有利于数字、号码、词组、地名、人名的记忆，在与人交往中，能很快地记住对方的姓名、地址、电话等一些个人情况，这是女性获得信任和交往的又一法宝。

4、管理能力的优势。受过良好的高等教育的女大学生，个人修养好，善于广泛听取各方面意见并认真分析、采纳，同时女性温和、谦逊的品格使她们易于与人共事，友好相处。加之人际交往方面的特长，更能够在机关、企事业单位管理中发挥自己的才能。

第二、男秘书的优势

1、作风的优势。俗话说：有女人的地方话多。办公室里的女人们总是会找到老板不在或者公务清闲的时候，泡杯咖啡或者奶茶之类的围拢起来，东家长西家短开始比舌头与口水。聊的内容无非都是些鸡肠小肚、鸡毛蒜皮，所以在某些单位里经常能看见这样的场面：各个部门的女秘书们在叽叽喳喳闲聊，办公室仿佛变成了茶坊。如果遇到某些很有广播员天赋的女职员，那这个办公室甚至这家单位就没有秘密了。男人的闲言碎语永远要比女人少，即使有，也是放在工作之上的。

2、思维的优势。女人是感性的动物，男人是理性的机器。男人在思辩性、逻辑性方面，总是比女人有优势。所以派男人做事，脑子往往更冷静更富条理，而且男人做事果断，立竿见影，从不优柔寡断、拖泥带水。

3、耐力的优势。女人都比较娇气，无论在肉体上精神上都不耐劳。工作一累就吃不消了，动不动就请病假。如果老板严厉或者发火，遇到比较脆弱的女秘书，准保哭鼻子。男人就比较能忍耐，一般公司里加班熬夜时，一定是男职员精神相对足些，而男人有什么委屈苦衷，大部分都能放在心里。不像女秘，苦不能尝委屈不能受。既不能吃苦又不能耐劳的，当秘书怎么成?

4、体力的优势。如果是女秘书，自然只能做些脑力或者比较秀气的工作，比如接听电话、打文件、复印、泡茶，而男秘书既能胜任女秘书的工作内容，还能担当其他需要力气的工作。比如说搬运、修理的事。

三、秘书行业两性问题造成不良影响的成因

（一）历史传统原因

男女平等，无论是西方民主国家，还是东方文明古国，无论社会制度如何差异，还是平等呼声如何高昂，但归根结底，都未能从真正意义上求得平等，最多只能谈得上是较之以往有所改善。

在我国自母系氏族社会解体到封建社会结束，女性的社会地位始终低于男性，“男尊女卑”、“重男轻女”是人类男性中心社会普遍的价值观念。在我国漫长的以等级为秩序准则的封建社会中，妇女的卑微与低贱在三大基本伦常之一棗“夫为妻纲”的规范之下愈益强化，形成了现今的男女不平等的深层次的历史原因。

男权思想统治了人类世界数千年，是必须革除的陈规陋习，还给女性以自由与解放，但这只能说是社会发展的必然需求，而与文明的进化有着一定的牵连，但并非是因果关系。早在远古时期，当人们还在饮毛茹血的时候，其文明程度也并不发达，母系社会不是已经将女性的地位提到相当高的程度，可为何却最后衰落了，反而让男性统治达到了数千年，这其中固然有各种原因导致，但最终还应当归结于性别差异而形成的思想潜在的差异。

（二）社会发展原因

1、社会文化心理和性别观念的变化具有滞后性

目前，我国在立法的基本原则上已经接受了男女平等的观念，并基本形成了以《宪法》为基础、以《妇女权益保障法》为主体、包括各种法律法规在内的保护妇女合法权益的法律体系。但是，几千年封建社会遗留下来的重男轻女、男尊女卑等传统观念仍旧根深蒂固成为一种习焉不察的文化烙印，一种深层的社会文化心理。众所周知，暴风骤雨式的武装革命可以摧毁一个政权，可以改变一种制度，但无法在短期内消灭一种文化。同样，人们的性别意识观念不可能在一夜之间凭一纸法令即刻改变，而需要一场深层次的变革。

男权为中心的价值观，内化成为了女性的“集体无意识”。生活在被强大男权话语笼罩的现代传媒中的女性，是很难抗拒这种无处不在的力量的。女孩从幼年时期就被教育要“像个女孩”，卡通片、儿童读物都对女孩施以“要听话、安静、顺从”等观念的灌输。倘若她生性无所顾忌、大胆泼辣，就会被定性为“假小子”，社会与家长将尽一切努力将她拉回“女孩”的队伍。这种牢牢植根于社会文化体系中的性别文化差异，已被发展中的儿童内化为自身的一部分。在这种话语环境中长大的女孩，会在内心深处的认知结构中自觉认同男权话语为她设定的女性角色。她唯一的主体性就在于把这一角色扮演得更好，而不是发现她与角色之间的距离。这种几千年形成的“集体无意识”麻痹了女性的社会性别意识，钝化了女性的生命感觉，并且代代传承，对既有的不公平的两性秩序不仅毫无批判力，而且客观上起了维护和保护作用。

2、商业文化与消费主义的泛滥

按照马尔库塞的观点，大众文化的特点是以快乐为原则的。快乐原则与物质享受结合起来，同化了现实原则。在“快乐”原则驱使和影响下，消费主义意识形态的传播加剧了人类本能的放纵，享乐主义在社会成员中蔓延，不少人沉浸于物质享乐中,已经并正在接纳这种文化,传媒中的女性形象也随之被物化成为一种物质享乐的符号。

3、大众文化的通俗性和趋众性易于传播性别歧视信息

从大众传媒角度来讲，其公众性、趋众性和通俗性使之容易迎合大众心理，易于传播含有性别歧视的语言和信息。如在汉语中很容易发现含有性指向的含混语词和性别歧视的表达方式，传媒在借助这些大众熟知的通俗语言时往往也传播着性别歧视观念。例如，人们在评价女性时，往往更看重她们在家庭中是不是“好妻子”、“好母亲”，而较少注重她们对社会的贡献，“贤内助”似乎成为女性的专利，大量繁杂的家务劳动主要还是由女性承担。男性择偶时，喜欢“生活型”的多于喜欢“事业型”的。在现实生活中，性格温柔、文静内向、善于“主内”的女性容易得到社会认可，而性格开朗、喜欢交际、办事泼辣、事业有成的女性容易受到不公正的评价。大众传媒不断强化男权意识，标举男权价值，通过大量的、重复的、高频率出现的含有男权文化观念信息的传播，对整个社会造成消极影响，对处于文化边缘和流浪状态的女性意识和女性观念起着压制、约束、监控的作用，从而模糊男女之间存在的文化差异，把社会纳入男权文化体系之中，使女性的声音愈来愈微弱。因此，现代大众传媒在社会文化中扮演的是一个维护既有性别统治秩序，掩盖两性世界实际存在的不平等关系，并且麻痹和弱化女性的性别文化批判力，以使现存的(仍然是男性中心的)文化和社会统治更为坚固、合理的角色。

四、如何克服两性差异做好秘书工作 能否做好秘书工作，在很大程度上取决于秘书人员所应具备较高层次的素质修养和职业道德修养。这些素质修养和职业道德修养是秘书工作的性质，任务和特点所要求的，素质修养是指秘书人员在政治、思想、作风、道德品质、知识、解力、心理诸方面的综合素质。职业道德修养，主要指职业责任、职业纪律、职业情感、职业能力、职业形象、职业言行等方面的修养。秘书人员应通过长期的学习和实践以及生活磨练丰富自己的职业道德和综合素质。

秘书相对于其他职业而言，职业道德尤其重要，其原因主要就在于这个职业最接近决策层、领导层、甚至直接参与其中，知密多，知密早，知密深。职业道德要求主要有：忠于职守，自觉履行各项职责；服从领导，当好参谋；兢兢业业，甘当无名英雄；谦虚谨慎，办事公道，热情服务；遵纪守法，廉洁奉公，不假借领导名义以权谋私；恪守信用，严守机密；实事求是，勇于创新；刻苦学习，努力提高思想,科学文化素质；钻研业务，掌握秘书工作各项技能。

素质是成事之基，是立身之要。在新的历史条件下，领导工作对秘书人员的政治素养、专业知识、综合能力、心理素质、人际关系、思想观念等方面，都提出了新的更高的要求。秘书应具备的政治素养。坚定正确的政治方向，思想敏锐;强烈的事业心；较高的理论政策水平；实事求是的思想作风；淡泊明志，乐于奉献；踏实细致，一丝不苟。秘书应具备的知识素养。作为一个秘书主要应具备以下几个方面的知识：文化基础知识（包括外语，计算机,人文知识等）；相关专业知识（政治、经济、法律、财会管理等知识）；专业知识（文书、档案、会议、信访、公文写作、机关事务工作等知识）。因此，女秘书一要克服自卑，增强自信。二要摆脱依赖，勇于竞争。三要去“娇”、“骄”二气，勇于“眼光向下”。四要自强不息，争做强者。五要努力提高自身素质。必须要对市场经济对人才素质的要求有更加清醒的认识，充分发挥自身优势，努力提高自身素质，这样才能在工作中立于不败之地。六要树立良好形象。工作中要注重仪表，选择与自己的兴趣爱好、内部气质相符合的衣着打扮；要表现出良好的风度，落落大方，表现自然；要谈吐得当，充分发挥语言表达上的优势。

男秘书最重要的是要正确认识其社会地位和权力。在我国现代，大多数男性秘书人员也可能担任着某种领导职位比如秘书科长、办公室主任等，主管或分管秘书部门的工作，也有自己的下属。这样的秘书人员又得扮演部门领导的角色。这种角色要求秘书要忠实执行上级的意图，传达上级的指示，不能添枝加叶，假传“圣旨”。要说清楚哪些是上级的，哪些看法是自己的，不能混为一谈。

在当今社会，在知识经济的今天，人的现代化素质，是一个人，一个单位，乃至一个国家生存与发展的决定性因素。一个单位是否具有竞争力，取决于这个单位工作人员整体素质的提高。秘书人员的素质及其工作效率，直接影响到整个单位的形象及其在市场经济环境中的竞争力。因此，秘书人员要注意不断提高自身的素质和办事效率；要认清现象，正确对待优缺点，把握秘书规则，做好领导和组织的工作，发挥作用，只有这样才能得到社会公众的好评和认可。

第四篇：行政秘书业余爱好对个人成长的影响

一、行政秘书业余爱好对个人成长的影响

业余爱好能在一定程度上反映一个人的性格、观念和心态，避免长期从事繁琐的事丧失进取心。学习和发扬各种兴趣爱好，是自我实现的需要，能使自己的业余时间过得充实满足，家庭和睦、朋友开心。

行政秘书的业余爱好问题的确值得重视。行政秘书的业余爱好、生活方式不仅对其自身的品质、习惯的养成有着潜移默化的作用，而且可以借助爱好扩大自己的生活圈子，对其所从事的行政工作影响极大。

人们常说业余爱好是一个人的影子。的确，兴趣是最好的老师，有什么样的业余爱好在一定程度上显示了行政秘书的个人兴趣与品质修养，也会使人对其从这方面去对人有所了解和认识。生命的旋律，唱出来就是一首歌，写出来就是一首诗。业余爱好与个人的工作和生活密不可分，它不仅是行政秘书走向成功的坚厚积石，也是陶冶其道德情操和增进健康的一剂良药。

业余爱好多种多样，其中有些是积极的，而有些则是消极庸俗的。比如，一些行政秘书，以打牌消遣；有的则云山雾罩，喜欢神侃；有的爱逛商场打发时间。这都属于消极惰性的生活方式。采取这样的方式度过业余生活，不仅无形中滋养了行政秘书消极懒惰、无所事事、不思进取的生活观念，对其树立积极向上的人生观产生负面影响，同时会给行政领导及同事留下不良印象，不利于行政秘书自身的进取和发展。

二、作为行政秘书，其业余爱好应当注意的几个问题

首先，行政秘书应明确认识自己的个人兴趣及能力，树立培养、发展良好业余爱好的意识。树立正确的自我认识的观念，选择良好的有益的业余爱好。提高辨别力、鉴赏力，良好的业余爱好要进一步发展培养，不良爱好逐步改正。行政秘书最好兴趣广泛，业余爱好丰富多彩。

第二，最好不要仅限于读书、听音乐、上网，否则可能令人怀疑你性格孤僻。最好能有一些户外的业余爱好来“点缀”你的形象。选择业余爱好，应以益智、健身、培养良好意志品质为原则。有益的业余爱好，本质上使生活充实，能够展现出自身的文化品位，对营造行政工作氛围大有裨益。这样的爱好，才能对个人产生正面影响，对树立个人良好形象大有裨益。

可以从以下方面进行考虑:

1、益智类。如琴、棋、书、画。既修身养性，又给自己以文化艺术熏陶。读书更是一项益智的爱好，培根说：“历史使人明志，诗歌使人灵秀”。爱好收藏，能使自己积累历史、文化知识、生活常识，怡情养性，培养观察力、鉴赏力。

2、健身健脑类。如旅游、打球、游泳、滑冰、武术等。有的人喜爱旅游，利用节假日有计划的走遍大江南北，游历了祖国名山大川，使自己在游乐中开阔了视野、增长了知识，培养了吃苦耐劳、不畏艰险的意志品质。任何一种体育运动，都不是简单的机械运动，不动

脑筋思考，是不能熟练掌握的，所以，体育运动同时也是健脑活动。

总之，行政秘书有益的业余爱好，对培养自身优良品质影响深远，对树立良好个人形象意义重大，对行政事业发展的重要性是巨大的。从某种意义上说，良好的业余爱好也是一个行政秘书的骄傲与晋升资本。

第五篇：浅谈秘书的素养对工作质量的影响

浅谈秘书文化素养对工作质量的影响

摘

要

随着社会的发展，企业规模的扩大和经营模式的改善，沟通起到了至关重要的作用。秘书在企业作为一个上传下达传递信息的重要人物，其所具备的文化素养将对工作质量起到重要的影响。秘书作为领导身边的参谋助手，应该具备出色的能力技巧与良好的道德思想，这样才能使上司准确地了解问题的所在，作出及时的措施，提高了工作质量，才能使企业的效益不断的提高与进一步发展。

关键词 秘书文化素养；工作质量；影响

秘书是领导同志的参谋和助手，是领导同志和机关与群众联系的纽带，是上请下达，下情上达的桥梁和纽带。狭义的秘书定义指：“专门从事办公室程序性工作，协助领导处理政务及日常事务并为领导决策及其他服务的人员。”广义上的定义是：“位居领导人身边或领导机构中枢，从事办公室事务，办理文书，联系各方，保证领导工作正常运转，直接为领导工作服务并为各方面事务与信息工作的人。”秘书工作的性质、任务与特点决定了秘书工作的重要性。秘书工作能否做好对领导和机关的影响很大，要成为一个优秀的秘书人员，其需要具备基本的政治理论素养、思想道德素养和文化技能素养。而文化素养是秘书人员最基本的能力要求，其对工作质量的好坏起到了决定性的作用。

一、文秘文化素养的含义与内容

“ 素养”一词在《辞海》中的定义有4种，期中两条的概括对文化素养的解较为直接。其一：“素质”是指个人的才智、能力和内在涵养,即才干和道德力量。其二：素质”是指人的体质、品质和素养。而文化素养从一般意义上讲是指人对自然科学和人文科学的认识理解，狭义的思想上文化素养指一个人接受文化知识的高低，而广义上涉及到一个人的外在修养，本身所具备的知识能力技巧，和内在思想品质素养等。

当代社会，企业不断发展，竞争力不断加强，职员工作内容安排更加细致。秘书不再是“花瓶”，她必须具备执行力和判断力，协助领导完成工作。一个优秀的秘书，其所具备的文化素养对工作质量的影响非常重要。而文化素养包括很多内容，概括为以下几点：

1、社会科学

学好专业知识应是起码的要求，而懂得一点文史哲，具备一定的文化素养，也很有必要，可陶冶人生情趣，亦可对工作有所裨益。相传，在清朝某年间，皇帝派朝廷官员到南方招考官吏，但先后派了几人均未能完成此任。何故？只为南方的秀才们嫌这些官员文化素养低，写诗做对皆不行。后皇帝派了一个叫王尔烈的人又去江南办理此事。那些江南才子们以出对联来试王的文化，上联曰： 江南千山千水千秀才，王尔烈即刻以此下联对之： 塞北一天一地一圣人。语出惊人，顿受青睐。江南秀才们进而问到，先生的学问究竟有多大？王随口吟到：天下文章属三江 三江文章属吾乡 吾乡文章属吾弟 吾为吾弟改文章。由此，一句对联，一首诗完成了招考工作。

2、自然科学

秘书不仅仅要处理日常办公室内收发文件，传递信息等外还要为领导安排户外的一些活动。了解一定的自然科学知识，可以及时的处理些突发事件。比如重要领导人开会，选择开会地点时需要考虑到当地或者外地的地理位置条件，气候适应度，安全便捷等条件，这些都需要具备一定的自然科学常识。

3、语言沟通

当代社会，信息传递全球化，沟通尤为重要。良好的交流奠定成功的基础。一个高级涉外秘书必须具备一门精通的外语，能够顺利的与外界交流，掌握了信息才能合理的提供服务。

4、法律知识

当今社会是个文明的社会，但也存在很多道德缺乏有损国家或企业利益的人或事。为了保护自己和企业的利益安全，秘书人员要具备一定的法律知识。

5办公软件运用及文件抒写能力

秘书在日常办公中基本上要掌握word、excel、ppt等办公软件，有些公司要求会用photoshop、coreward、CAD软件。需要用到的是办公自动化设备有复印机、打印机、传真机，以及相关的维护。最基本的是要会公文写作、应用文写作，比如报告、函、通知、会议安排、会议纪要、礼仪接待等。

二、秘书文化素养对工作质量的影响

秘书人员基本的三要素中：一是内容--办什么事；二是时限--什么时间完成；三是要求--工作质量，注意事项。由二三两点可见，秘书人员做事情要有质量的保证及效率的把握。工作质量的好坏与秘书的文化素质密切相关，也直接影响到了工作质量。

做事情尽可能出色，这就需要社会科学知识，具备才干精神。秘书工作所需要的才干包括哪些？这些才干精神又将怎样影响工作质量呢？有如下几点可知。

1、精明的办事能力对工作质量的影响

秘书的基本职能就是办事，办事能力是秘书工作的重要能力。办事能力涉及完成任务的情况和临机处事的本领。要具有一定的办事能力，必须以知识面广、头脑清楚、思维敏捷、手脚勤快、经验丰富等文化素养为基础。这些能力都对工作质量产生一定的影响。办事能力主要体现在：

（1）理解和领会能力：就是要听得快，听得清，记得牢。为此，要有集中的注意力，灵敏的反应力，深刻的理解力，牢固的记忆力，机智的组合力和精湛的品评力。

（2）条理和驾驭能力：善于把繁杂的机关事务处理得井井有条。

（3）口头表达能力：这是对秘书职业的特殊要求。会说话，这是一门学问，而且是事关办事成败的基础。什么是会说话呢？起码要做到：①口齿清楚，②达意准确，③有点说话的艺术。前两条是最基本的，第三条是进一步的要求，它包括了感染力、说服力、风度、礼貌等等。人类语言学认为人的口语由两部分构成：声音要素和功能性发声。声音要素包括音调、音量、音速和音质，功能性发声含哭、笑、哼、哈、叹息、其他表情等。提高口头语言表达能力还应研究体态语。举个例子：英国驻华大使馆文化教育处文化参赞助理曹薇说，她一直在做涉外秘书，她的感受是做高级秘书英文要很好，包括所有的听、说、读、写。对于老板沟通方面，要掌握重点，了解其要求，具备牢固的记忆力与表达能力。如果没有掌握，那么对工作质量打了折扣，影响了公司的进程。曹薇说：“有的时候，我需要陪老板去开会，两个小时的会上，其他参加会议的人累了，可以发一下呆，如果对某个话题不感兴趣，也不是你负责的，就不用专心地听。可我不行，不管什么，我都要记下来，回去还要分析，因为那个记录你是要形成文件下发给所有同事的，但有些信息是不能随便公布的，这就考验你的理解和领会能力了。如果不重视这些方面，将会严重影响企业的安排，工作质量不过关了。”

2、法律知识的意识能力

北京市职业技能培训指导中心秘书职业培训项目主管王秀娣认为，作为一个现代企业的秘书人才，不仅要具备基本的职业道德、社交礼仪、办公室日常事务处理技能、掌握一门外语、各类公文写作以及档案管理等技能，还要了解有关公司法、合同法的法律法规，熟悉经济管理、理解企业文化。可见法律知识很重要。企业秘书作为企业的枢纽级人员，法律知识是必备的基础知识，他们必须做到知法、懂法、守法、护法，才能成为企业名副其实的“参谋助手”。具体来说，法律知识包括宪法、民法和刑法等等。企业秘书在法律方面的作用有：熟悉、了解与本企业有关的法律、法规，确保企业的生产经营活动在法律允许的范围内；熟悉并了解现行法律、政策在本企业是否已经用足，以协助领导在法律允许的范围内拓宽生产领域和经营渠道，搞活经营活动；密切注意本企业的权益是否受到非法侵害，运用法律武器保护企业。从而提高工作质量，有效地完成各项任务。

三、提高秘书文化素养的几点思考

当今世界，随着社会的发展和企业竞争的日益加剧，秘书工作的重要性越来越受到重视，秘书已经不是众人眼里“端茶递水”的角色，而是日渐成为企业内部参与管理的特殊助手，他们不仅要具备良好的职业道德，而且要掌握基本的文化素养。在竞争强大的背景下，秘书想要出色最重要的一点就是要提高文化素养。对于提高秘书文化素养我们要考虑以下几点：

1、自我意识

一个优秀的秘书，应该锻炼和培养自己独立思考和独当一面的能力，以便在领导决策前为之提供有效的依据，决策后能正确领会并执行其意图。要具备那样的能力就要提高个人文化知识，文化知识的积累丰富了个人的判断和理解能力，从而提高自我意识。

2、创新意识

办公室是综合服务部门，其工作量大，要求标准高，而且不能出现差错，这就要求秘书在处理具体事项上要求新、求实，在工作方式、方法、思维等各项工作上有所创新。看问题时，秘书要有深度，要理性、创新的分析问题。别人只看到问题的两个层次，秘书要多加思考地看到三个或者更多个层次。

3、信息意识

当今时代是一个信息时代，增强信息意识是秘书人员提高工作效率的重要保证。秘书人员每天接触的各种公文、请示、报告等材料中含有大量信息，秘书人员应在对这些材料的收集、归类、处理过程中将各种信息进行严格的取舍，把最有用的信息提供给领导。

4、智能意识

智能意识主要包括知识积累、思维记忆训练、临机处理方面。秘书在沟通方面起到非常重要的角色。要能够灵活运用语言就要掌握语言技能，语言技能的提高就需要地不断积累并丰富自己的知识。秘书工作的内容比较繁琐，要合理的管理需要具备良好的思维逻辑能力，有条理地完成各项任务。为了方便工作，秘书人员也要具备良好的记忆能力，善于记人记事。临机处置智能是指在一切情况下所表现的反应迅速、思路敏捷、处置泰然、机智灵活的智能。秘书人员接到突发事件信息后，应当迅速做出反应、按顺序先弄清事件的性质、程度和主要数据，发生地点，报告者情况，然后确定需要解决什么问题，应报告谁，通知谁，怎么做，做到灵机泉涌，左右逢源，分秒不误，毫厘不差。

四、总结

秘书是专门从事办公室程序工作、协助领导处理政务及日常事务，并为领导决策及其实施提供服务的人员。其活动的主要对象是领导者，根本职能是辅助管理，基本工作方式是处理信息和事务，由于这一工作的重要性，对从业人员也提出了较高的文化素质要求。尤其在深化改革、扩大开放、推进社会主义现代化事业的新时期，更需要一支具备专业文化素质，懂法守法、具备才干的秘书队伍。可以说，秘书文化素质的好坏直接影响工作质量的高低，推动企业的发展，保证各项工作正常运转的关键。因此，研究秘书文化素养对工作质量的影响有着重要的现实意义。

参考文献

[1]夏征农.辞海[M].上海：上海出版社，2003

[2]吴欢章.秘书素养[M].上海：上海文化出版社，2007