商务英语函电在对外贸易中的重要性

第一篇：商务英语函电在对外贸易中的重要性

商务英语函电在对外贸易中的重要性

商务英语函电在对外贸易中的作用：世界经济和信息技术快速发展，商务英语函电已经成为对外贸易中不可或缺的重要组成部分。商务英语函电是在商务环境下，利用函电与具有不同文化背景的客户进行国际交流的行为，它是一种行业英语，是开展对外商务活动的基础和重要工具，是最常用也最有效的通讯手段之一对外贸易和商务英语函电概述

1.1 对外贸易

对外贸易是一个国家或者地区看待它与其他国家和地区的贸易活动，主要是商品、劳务和技术的交换活动。对外贸易不但可以把发达国家互相联系起来，也可以把生产发展水平低的国家以及地区加入到交换领域，使这些国家和民族的劳动产品日益具有商品以及交换价值的性质，带动他们的发展。进行对外贸易活动就可以参与国际分工，节约社会劳动，使各国的资源得到最充分的利用，加速社会扩大再生产，保证社会再生产顺利进行。按照货物移动方向可以分为进口贸易、出口贸易、净出口与净进口贸易等；按照运输方式可以分为陆运贸易、空运贸易、海运贸易等；按照交易对象可以分为直接贸易、间接贸易与转口贸易。

1.2 商务英语函电

商务英语函电是对外贸易中交流的主要途径之一。是以英语为载体而进行的函电往来，主要应用电报、电传、信函、传真、电子邮件等通讯方式。它是函电发出者编码和接受者解码的过程。只要能顺利编码和解码，函电交际过程就可以顺利进行。商务英语函电包括：商洽函、询问函、答复函、请求函、告知函、联系函。它是公司之间联系顾客的工具，在对外贸易中发挥着沟通买卖双方的媒介作用；它涉及的业务包括建立业务关系、询盘、发盘、还盘、接受、执行订单、装运、保险、付款、索赔等。商务函电的公函，其写作格式有多种风格，有专业式、简洁式和庄重式。格式自由化主要体现在信头、呼语和信内地址等方面。贸易双方业务联系越来越多，彼此间的了解与沟通日益深入，这也是函电存在的原因。英语函电在对外贸易中作用

随着信息技术和网络技术的发展，人类社会进入了信息社会，很大程度上传真、互联网、电子邮件等更为迅速、方便、经济的通信手段代替了传统的信函通信手段。商务函电以其体贴、完整、具体、简洁、准确、清楚、礼貌的特性，在对外贸易中发挥着重要的作用，目的是索取传递信息，进行有效的交流、处理商务交流中有关事宜，维持良好的业务关系和进行正常的商务往来。具有效率高、经济性与简洁性的特点。国际贸易的操作中，所有函电都有重要的法律依据。当产生贸易纠纷时，商务函电可能左右纠纷解决的结果。国际贸易越来越依赖于单据交换的过程，商务函电的中心化作用也日渐明显。笔者经过探究总结，提出了商务函电在对外贸易中的作用：

2.1 提高对外贸易的工作效率、降低成本

传统对外贸易的通讯方式中，传统的信函和电报都是以纸文件传送信息，这样就造成了有大量相关资料和单据需要整理，分类和存档的繁琐过程。等待客户回复的时间漫长，这样使得工作效率非常低，耗时耗力。现代商务函电的使用，使纸文件逐渐减少，工作量变小，工作变得比较简单，相关的信息可以通过商务函电快速地传送给客户或合作伙伴；同时为企业降低了成本，尤其在外贸企业不断发展壮大的当今社会，企业管理成本降低的幅度就愈加明显。

2.2 为企业挖掘更多新客户，加深彼此之间的联系

商务英语函电的出现和快速发展，使国际通讯方式更加便捷。许多外贸企业可以通过网络信息或者经过他人介绍后得到潜在客户的联系方式，然后就可以使用方便可靠的现代商务英语函电使他们在短短几分钟内与客户取得联系。在经过询问和相互交流后，就可以与客户建立长期的合作关系。这样企业的客户会越来越多，业务量当然也会随之有很大的提高，企业就会一步步发展壮大。建立客户群以后，平时与客户的联系也会相当简单，可以随时了解客户的需要，解决客户提出的问题并加深了解。例如，当外贸企业业务员在执行合同时，出现任何问题或困难可立即与客户取得联系，并通过商议得到解决途径使合同得以顺利履行；另一方面，常与客户保持联系了解近况、加深感情，为以后能方便顺利的合作打下了坚实的基础。

2.3 促进对外贸易经济的增长

近年来，电话和传真为跨国界的贸易伙伴提供了快捷的通信。有很多实例说明了这点，而电子邮件、MSN、Skype、黑莓这些先进的全球聊天通话网络通过信息交换平台，进一步促进对外贸易的发展。有这些快捷的全球通讯方式做后盾，使许多中、小型企业纷纷进攻国外市场，这样做来扩大贸易范围、规模从而寻找新的贸易发展机会，带动了我国进出口贸易的发展，推动我国的经济发展，为我国发展做出了贡献。

2.4 实现贸易的全球化

传统的贸易通讯方式是个比较繁琐的过程，有时还需要贸易双方反复进行多次的面对面的洽谈和信息交流，而对外贸易的进行很大程度上受到贸易双方地理位置等客观条件的限制。由于受到空间和时间的限制，贸易活动过程显得尤其复杂，而且成本费用很高，速度也很缓慢，安全问题也不能保障，数据很容易丢失或者毁坏。现代商务英语函电的迅速发展，为企业提供了进入国际市场的快捷通讯工具。外贸企业从此没有了时间和空间等因素的限制，企业的业务就可以在全球的范围内进行，寻找贸易合作伙伴和开展新的业务，并且可以随时与客户进行交流信息意见，就不会出现贸易双方洽谈和信息交流上的不便。哪里的客户都是一样便捷，贸易全球化势在必行

第二篇：商务英语函电在对外贸易中的重要性

随着全球经济的快速发展和经济一体化的进程，世界各国的经济贸易往来日益频繁，而众所周知，英语是当今全球运用最广的语言，因此英语便也成为了对外贸易中的主要用语我们也称之为商务英语。而商务函电是指在对外贸易中所使用的信函，电报，电传，传真，电子邮件等通讯方式。所以商务英语函电就是指在对外贸易活动中以英语为载体而进行的商务函电往来。商务英语函电是国际商务往来中经常使用的联系方式，是开展对外贸易业务和有关商务活动的基础及重要工具。商务英语函电是对外贸易的交流工具，它贯穿于对外贸易的各个环节，及时，具体，完整，准确地为贸易双方传递商务事业信息以及帮助双方达成最有效的交流与沟通。商务英语函电是对外贸易的重要媒介，它在各国之间相互沟通，开展业务，达成交易，建立友好关系工作等对外贸易活动中起着举足轻重的作用，是对外贸易中不可或缺的组成部分。如果没有往来的商务英语函电，贸易双方就无法完成正常的交流与沟通，无法获知对方的各项商务信息，因此大部分的国际贸易活动也都不可能顺利进行，所以，商务英语函电在对外贸易中的重要性可想而知。

商务英语函电在对外贸易中的第一个重要性就表现在它的索取信息和传递信息的功能。对外贸易本身就是特指国际贸易活动中的一国或地区同其他国家或地区所进行的商品、劳务和技术的交换活动。这是立足于一个国家或地区去看待它与其他国家或地区的商品贸易活动。他不同于国内贸易，可以去实地进行考察，双方面对面进行交流与沟通，从而获取一切对方的商务事业信息，对外贸易大多涉及本国以外的不同国家与不同地区，在很大程度上受到贸易双方地理位置等客观条件的限制，如果也像国内贸易那样进行面对面的索取信息与传递信息，这个过程肯定是繁琐而复杂的，而且加上空间和时间 的限制，这个过程的成本费用也会很高，速度也会很缓慢，过程中的安全问题也不能得到保障，甚至于可能在这种实际的信息传递中造成数据的丢失或者毁坏。商务英语函电的存在，就让这些问题得到了一一化解，索取信息和传递信息不会再受到时间和空间等因素的限制，甚至比以前更加快捷，可以快速的索取有效的信息传递给从事对外贸易的双方，利用商务英语函电开展对外贸易，买卖双方可采用标准化、电子化的格式合同、提单、保险凭证、发票和汇票、信用证等，使各种相关单证在网上即可实现瞬间传递，大大节省了单证的传输时间，而且还能有效地减少因纸面单证中数据重复录入导致的各种错误，对提高交易效率的作用十分明显,而且加上中间大量环节的减少，也在一定程度上降低了对外贸易过程中的成本。

商务英语函电在对外贸易中的第二个重要性表现在它一直贯穿于对外贸易的始终，处理整个对外贸易中各个环节的相关事宜。它涉及外贸业务中的各个环节。从建立业务关系、询盘、发盘、还盘、接受、执行提供、装运、保险、付款，到执行合同过程中的纠纷，以及最后的索赔，大都需要商务英语函电的解决。对外贸易过程各环节中所有往来的商务英语函电也都构成重要的法律依据，特别是当产生贸易纠纷时，它有可能左右解决纠纷的最终结果。而前面提到的还仅仅是体现在实实在在的对外贸易实际活动中，事实上，商务英语函电还在对外贸易过程中起着很多隐性作用，其实在建立业务关系之前商务英语函电的重要性就体现出来了，商务英语函电的出现让我们摒弃了传统方式上的寻找合作伙伴的方法，通过商务英语函电的平台，不但能节省大量的人力，物力，财力让你找到满意合作伙伴，也可以大大的拓宽你的选择范围，进一步寻找潜在客户。商务英语函电在洽谈过程中也起着重要的作用，他可以跨越传统的面对面洽谈的限制，在获得大量信息的情况下，还能提供更多更方便的异地洽谈方式。

商务英语函电在对外贸易中第三个重要性主要是在它使对外贸易双方更加方便的保持联络与沟通感情，促进双方得后续合作甚至长期合作。对外贸易过程中，买卖双方肯定不会只想仅仅只合作一次，甚至于双方特别互相认可的话，是容易发展长期的战略合作伙伴的，而商务英语函电就提供了这样一个长期交流的机会，商务英语函电能让交易双方能在最快的时间内进行信息与意见的交流，能在第一时间获知对方的需求，不管你在任何地方，任何时间，你都能第一时间解决交易当中出现的问题，这绝对会提高对方对合作的满意度，也会促使对方愿意和你保持一个长期的合作。对外贸易的过程本身就是一个不断交流，不断沟通，双方能够不断自我完善的过程，因为有了商务英语函电这样一个媒介，交易双方才能无障碍的获知对方的想法，获知对方的需求，从而进行全方面的配合，促进合作的有效及长远进行。长期的沟通与交流是双方在对外贸易交往保持新鲜感的最有效的方式，而商务英语函电是沟通最有效的方式。

商务英语函电虽然只是作为对外贸易过程中交流的媒介，可是它对整个对外贸易都是起着促进与辅助的作用。通过商务英语函电，企业获得了通往国际市场最便捷的方式，找到了寻找合作伙伴最方便的途径，商务英语函电促进了贸易全球化，使全球的贸易信息能够互通有无，让全世界各地的企业能够实现信息的共享从而在国际市场中找到最适合自己的位置，走适合自己发展的道路。它一方面降低了对外贸易的成本，另一方面还扩大了贸易机会，有力的推动了更多的企业能够走向国际市场，也促进对外贸易量迅速提高。在一定程度上推动了全球经济一体化的进程。商务英语函电在对外贸易中起着非常重要的作用，我们要学会更好地利用商务英语函电进行对外贸易活动，最大程度的发挥商务英语函电的作用，推动对外贸易的发展，推动全球经济的发展。

第三篇：商务英语函电在对外贸易中的作用

商务英语函电在对外贸易中的作用 摘要： 2008年对于全世界来说，应该是不平静的一年。一场全球性的金融危机突如其来，影响巨大。甚至影响了对外贸易。本文就商务英语函电的概念、功能及其所体现的开放性，全球性，地域性，低成本和高效率等内在的特征，商务英语函电在对外贸易中的应用及在对外贸易的作用进行了相关探索。它不仅改变了企业本身的生产，经营，管理，而且对传统的贸易方式带来冲击。其最明显的标志就是增加了贸易机会，降低企业成本，提高贸易效率。所以商务英语函电在经济全球化和全球信息化过程中得到迅猛发展，而其本身的发展又极大地推动了对外贸易的发展。

关键词：商务英语函电、对外贸易、企业

引言

本文在浅析英语函电在对外贸易中的的运用一文中指出,商务英语函电是对外商务交流的主要途径之一。它是函电发出者编码和接受者解码的过程。顺利编码和解码的过程就是利用函电交际的过程。但是由于交际双方的文化背景不同、社会环境背景各异、思维方式和交际方式有别，产生误解在所难免，但同时交际又是一个动态的、系统的过程。因此，揭示并掌握商务英语函电的特点及其翻译技巧，对于提高业务水平、培养跨文化交际能力、顺利达成交易是极为关键的。但是其中还有很多问题值得进一步探索，因此本文在分析商务英语函电概念及特点的基础上，对商务英语函电在对外贸易中的作用进行了研究。从而改变了企业本身的生产，经营，显著降低对外贸易成本，交易效率显著提高，提高了客户的满意度，扩大了贸易机会，使全球经济一体化的进程更快的向前推进。

一、商务英语函电的概念

商务英语函电是对外贸易领域人们借以沟通的书面工作语言, 以外贸知识为背景。以外贸语言为载体的电子书信。商务英语函电是对外商务交流的主要途径之一。但在信息化高度发达的今天，该信件并不局限于纸质信件，也可以是电子邮件、传真或MSN。它是函电发出者编码和接受者解码的过程。顺利编码和解码的过程就是利用函电交际的过程。商务英语函电最常用的内容包括：建立业务关系、询盘、发盘、回复、销售合同、包装、保险、赔偿、仲裁等。

二、商务英语函电的特点

商务英语函电是国际商务往来中经常使用的联系方式，是开展对外贸易业务和有关商务活动的基础及重要工具，因此,熟悉运用并正确理解商务英语函电出现的新特点，是顺利进行商务业务活动的前提和条件。

（一）作用地位中心化

随着世界一体化步伐的加快，国际间商务合作日益加强。在我国加入世界贸易组织后，与其他成员国的经济交往日趋频繁，对外经济贸易和技术合作迅速发展。对外贸易不断发展，而商务英语函电在当今世界贸易蓬勃发展之际，是国际商业交往中必不可少的手段，对外贸易的各个环节大多通过函电进行。从建立业务关系到达成交易，执行合同，以及执行合同过程中的纠纷等，大都需通过函电解决。因而，对外贸易又被称为“单据贸易”。在对外贸易的操作实务中，贸易各环节所有的交往函电都构成重要的依据。特别是当产生贸易纠纷时，它有可能左右纠纷解决的结果。对外贸易越来越依赖于单据交换的过程，商务英语函电的中心化作用也日渐明显。

（二）传输方式信息化

随着信息技术、多媒体技术和技术的发展，人类进入了信息社会，信函在业务交流中不再占主导地位，而是很大程度上代之以传真、互联网、邮件等更为迅速、方便、经济的通讯手段，但在信息和形式来看，其基本格式、表达方式和内容都没有大的变化。可以说，传真和电子邮件是一封用传真或电子邮件方式投递的信函。特别是随着电子商务方式的发展，进出口商可在网上轻轻松松地发广告、报价格、下定单、签合同、结货款等。电子商务的，是提高对外贸易效率的最有效办法之一，电子化、网络化对外贸易是对外贸易的发展方向。据在外贸行业工作的人员介绍，的商务交流98%使用的是E-MAIL，其余的是电传，有时候会打打电话。

（三）书写格式自由化

商务英语函电的公函，其写作格式有多种风格，有专业式、简洁式和庄重式。函电格式自由化主要体现在信头、呼语和信内地址等方面。随着贸易双方业务联系的增多与贸易关系的加强，彼此间的了解与沟通日益深入，有个人内容渗入公函的趋势，这也助长了其格式的自由化。

（四）语言风格简洁化

在商务英语函电的写作过程中，除因格式自由化而变简洁外,其语言运用方面也简洁化了。一方面，函电中应省去那些客套、多余的话语而直接指向磋商主题，主要是为了简洁明了、便于阅读;另一方面，电子数据交换、电报等用语及短句的使用，都使其语言风格简洁化了。

（五）写作形式多样化

由于商务英语函电涉及到外贸工作的各个环节，因此可以依据其作用、内容等分为若干种类。灵活掌握函电各种类型对外贸人员提出挑战。此外，函电的运输方式，除了传统的邮政邮寄外，还有现代化的快递、电报、电传、电子邮件以及国际互联网在线及时沟通等。能够应用不同传递方式，也对今天的外贸人员提出了新的要求。

三、商务英语函电在对外贸易中的功能与优越性

（一）商务英语函电在对外贸易中的功能

“传统的对外贸易活动，每一笔交易涉及的主体一般包括买方、卖方、银行、运输、税务、海关、商检等部门，环节众多，业务运作过程十分复杂，效率低，周期长，越来越不适应当今对外贸易业务快速发展的需要”。商务英语函电通过因特网将交易涉及的各方连成一体，把其中部分或全部的业务处理过程转移到网上。与传统的对外贸易活动相对应，商务英语函电在对外贸易中具有以下基本功能：

1.物色贸易伙伴

物色贸易伙伴是开展对外贸易的前提。在传统方式下，无论是买方还是卖方，为了寻找合适的贸易伙伴，必须付出极高的代价。而利用商务英语函电物色贸易伙伴，既可以节省大量的人力、物力的投入，而且还不受时间、地点的限制。一方面，企业可以通过建立自己的网站或借助有关对外贸易商务英语函电平台向全球范围内的潜在客户提供有关产品和服务的供求信息，吸引相关客户开展贸易；另一方面，企业可以主动上网搜索各种经贸信息，寻找到理想的贸易伙伴。

2.咨询和洽谈

“咨询、洽谈是每一笔对外贸易业务的必经程序，也是交易能否成功的关键环节”。在传统方式下，由于时间和空间的限制，咨询、洽谈的过程既漫长，又不经济。因特网不仅具有便捷、低成本的通讯功能，而且具有高效、大容量的信息处理能力，在国际商务的咨询、洽谈活动中也具有十分重要的功能。买卖双方可借助电子邮件、新闻组和实时的讨论组了解市场和商品信息，洽谈交易事务，如有进一步的需求，还可用网上的白板会议来交流即时的图形信息。通过因特网进行咨询和洽谈可以跨越面对面洽谈的限制，提供多种方便的异地交流方式。

3.网上订购与支付

商务英语函电可借助网站中的邮件交互传递网上的订购，并可通过银行和信用卡公司的参与实现网上支付。网上订购通常在产品介绍中提供十分友好的订购交互格式框，当客户填完订购单后，系统会用交易确认信息单来保证订购信息的收悉，订购信息也可采用加密的方法使客户和商家的商业信息不致泄露。对外贸易中的网上支付对可以直接通过因特网传递交付的软件、音影、咨询服务等无形产品交易来说极为便利，可节省很多人员的开销。并且，随着网络安全技术的不断发展，网上支付在对外贸易中的优势将会表现得更加明显。

4.交易管理

对外贸易的业务活动牵涉到政府的多个职能部门以及金融、保险、运输等众多配套服务部门，对对外贸易交易的管理包括有关市场法规、税务征管、报关、交易纠纷仲裁等多个环节。在传统的运作过程中，企业必须单独与各相关单位打交道，必定要花费大量的人力、物力，并且要占用大量的时间。商务英语函电使对外贸易的交易管理做到无纸化、网络化，使从事进出口业务的企业可直接通过因特网办理与银行、保险、税务、运输各方有关的电子票据和电子单证，完成部分或全部的结算以及索赔等工作，大大节省了交易过程的时间和费用。

（二）商务英语函电在对外贸易中的的优越性

商务英语函电提供企业虚拟的全球性贸易环境，大大提高了商务活动的水平和服务质量。其优越性主要有：

（1)提高了通信速度，尤其是国际范围内的通信速度。“商务英语函电一方面破除了时空的壁垒，另一方面又提供了丰富的信息资源”，为各种社会经济要素的重新组合提供了更多的可能，这将影响到社会的经济布局和结构。

(2)节省了潜在开支，如电子邮件节省了通信邮费，而电子数据交换则大大节省了管理和人员环节的开销。

(3)增加了客户和供货方的联系。

(4)提高了服务质量，能以一种快捷方便的方式提供企业及其产品的信息及客户所需的服务。

(5)提供了交互式的销售渠道。使商家能及时得到市场反馈，改进本身工作。商务英语函电重新定义了传统的流通模式，减少了中间环节，使得生产者和消费者的直接交易成为可能，从而在一定程度上改变了整个社会经济运行的方式。

(6)提供全天候的服务，即每年365天，每天24小时的服务。

(7)最重要的一点是，商务英语函电增加了企业的竞争力。

四、商务英语函电在对外贸易中的作用

与传统的对外贸易业务运作方式相比，商务英语函电在对外贸易中的优势十分明显，具体表现在：

（一）显著降低对外贸易成本

与国内贸易相比，对外贸易的单证数量繁多，处理费用高昂。“通过商务英语函电进行对外贸易，既可节省大约90%左右的文件处理费用，又可缩短交单、结算、汇款的时间，加快资金周转，还可节省利息开支，成本优势十分显著”。

交易成本的降低还表现在由于减少了大量的中间环节，使买卖双方可以通过网络直接进行商务活动，交易费用明显下降。“在传统的对外贸易业务中，因为大量的中间商的参与，国外进口商的进货价往往是国内生产企业交货价的5-10倍”。现在有不少对外贸易商务英语函电平台直接把中国的生产企业和国外的进口商的供求信息整合在网上，让他们在网上直接交易，由于减少了中间环节，使中国的出口企业和国外的进口商都得到了实惠。

(二）显著提高交易效率

利用商务英语函电开展对外贸易，买卖双方可采用标准化、电子化的格式合同、提单、保险凭证、发票和汇票、信用证等，使各种相关单证在网上即可实现瞬间传递，大大节省了单证的传输时间，而且还能有效地减少因纸面单证中数据重复录入导致的各种错误，对提高交易效率的作用十分明显。

在传统的对外贸易中，全部程序包括签约、洽谈、报关、租船订仓、保险以及支付结算等都必须由人工参与，交易效率低，错误发生率高，受时间的局限性大。而通过网上办理相关业务，可以最大限度地减少人工参与，并且不受时间限制，提高了业务处理的灵活性，为客户带来更多的便利。

（三）提高客户满意度

由于世界各地存在时差，进行国际商务的谈判就相当不便，对企业来讲，在传统的条件下，提供每周7天、每天24小时的客户服务往往感到力不从心。而利用商务英语函电可以做到7×24的全天候服务，任何客户都可在全球任何地方、任何时间从网上得到相关企业的各种商务信息。如果得不到理想的答案，还可以通过电子邮件的形式进行询问，只要企业及时回复，即可使访问者得到满意的答复。商务英语函电全天候、不间断运作可使全球范围内的客户随时得到所需的信息，为出口企业带来了更多的订单，并且可大大提高交易的成功率。

（四）扩大贸易机会

因特网作为一个全球性的网络，彻底消除了地域的界限，对减少对外贸易中的有形和无形壁垒有着积极的意义。在网上做生意，没有了宗教信仰的限制，也没有了种族的歧视，甚至公司的规模和经济实力的差别都显得不再重要。以美国为主的发达国家极力主张商务英语函电达成的对外贸易免征关税，这一方面有力地推动了对外贸易的发展，促进对外贸易业务量的迅速提高；另一方面，也有力地促进了世界范围内的商务英语函电的发展，使全球经济一体化的进程更快地向前推进。

（五）减轻对实物基础设施的依赖

传统的企业开展对外贸易业务都必须拥有相应的基础设施，如办公用房、仓储设施、产品展示厅、销售店铺等。与开展国内贸易相比，进行对外贸易对实物基础设施的依赖程度要高得多。因此，利用商务英语函电开展对外贸易可以显著减少在实物基础设施方面的投入。对于信息产品而言，如报刊杂志的电子版、视听娱乐和电脑软件及信息咨询提供等，如果产品本身可以在线成交和在线交付的话，则销售柜台、仓储实施等完全是多余的。整个销售环节，从研制开发、订货、付款到产品的交付都可以在网上实现。由于减轻或消除了对实物基础设施的依赖，企业可以将节省的开支大部分让渡给客户。

（六）改变对外贸易成本结构

在传统的对外贸易交易中，花费的成本主要指买卖过程中所需要的信息搜寻、合同订立和执行、售后服务等方面的成本，而商务英语函电可以大大节省这些方面的支出。有调查显示，“在传统的对外贸易中，一笔进出口业务要处理交易相关机构的单据约200-350份，业务流程长达一至数月；而纸张、行文、打印及差错的总开销约为货值的7％” ；另外，“在公司间共享的所有信息中，70%是从采购订单中获得的”，商务英语函电的应用，可以发掘定单附加的信息潜力，简化数据处理程序，缩短对外贸易的文件处理周期，降低企业的库存水平，消除信息传递过程中的人工干预，从而降低成本。据统计，“商务英语函电可以节省企业交易成本的5%到10%”。但是，商务英语函电又在传统贸易成本之外出现了技术、安全、法律等新的成本，不过两相比较，总体成本还是大大下降了。

结论：

在对外贸易中，商务英语函电已经成为一个重要的组成部分，在提高企业效率、降低成本、促进集约化经营等方面的作用举足轻重。但在新的经济形式下，电子信息技术的发展也给商务英语函电提出了挑战，电子方面的一些安全隐患是商务英语函电的对手。由于商务英语函电中所包含的信息是一个企业经济活动的重要内容，我们不能忽视这些安全隐患的存在。尽管商务英语函电也在不断的自我更新和完善之中，但是我们不能让一丝的风险在对外贸易中寄存。重要信息的泄露或者被恶意删除等，会给企业带来损失，有些企业可能会为此付出比较沉重的代价。因此我们要为商务英语函电建立一个良好的网络环境，注意密码的使用与更新，防范病毒等的侵袭，不断完善运用以及增加网络的安全系数，相信在不断地发展中，商务英语函电对国际贸易的影响与作用会越来越大，促进经济全球化与世界经济的发展。总之,在对外贸易活动中,要善于运用商务英语函电，实现利用商务英语函电开展对外贸易，它不仅改变了企业本身的生产，经营，管理，而且对传统的贸易方式带来冲击。其最明显的标志就是显著降低对外贸易成本，交易效率显著提高，提高了客户的满意度，扩大了贸易机会，使全球经济一体化的进程更快的向前推进。

只有充分应用好商务英语函电，,充分发挥其作用，才能有助于双方在平等互利的基础上建立贸易关系，树立自身的良好商业形象，促进对外贸易活动的双方相互交往沟通和传递信息，从而获得交易的成功，实现共赢。

参考文献：

① 刘洁：外贸英语函电在国际贸易中的特点与应用探析 [J].科技情报开发与经济 ,2007,(21).238

② 赵凤玉:商务英语函电[J].商场现代化，2007.5

③ 滕美荣、许楠：《外贸商英函电》，北京经济贸易大学出书社 2005年版

④ 吕平.试论如何指导学生写出完美的商务英语函电 [J].中等职业教育,2009,(14).⑤ 祁慰.商务英语函电特性与使用探析 [J].益阳职业技术学院学报,2010,(3).⑥ 常玉田.外贸函电[M].北京:中国人民大学出版社,2004.⑦ 林旭涛.浅析英语函电在对外贸易中的的运用［J］.广州广播电视大学学2005年,第2期

第四篇：解析商务英语函电在对外贸易中的重要用途

解析商务英语函电在对外贸易中的重要用途

摘 要：随着全球经济的飞速发展，尤其是我国加入WTO以后，世界经济正趋于无国界经济发展，这就避免不了各个国家进行大大小小 的国际性的贸易合作与商务洽谈。商务英语函电作为国家贸易交易中的重要支撑点，它的作用越来越重要。本文总结了商务英语函电的特 点，进而探析了商务英语函电在对外贸易中的作用。关键词：商务英语函电 对外贸易 作用 1 概述

在加入世界贸易组织，成功申办奥运会之后，我国的国际地位明

显增强。随着世界经济一体化进程的加快，国际贸易的飞速发展，我

国的对外贸易在总体经济中所占的比重越来越大。商务英语函电作

为对外贸易的载体，它的发展与更新有效的促进了对外贸易的发展。

随着经济的全球化，国际间贸易合作的加强，商务英语函电为各个企

业迅速、准确、细致地传递着各方所需信息。商务英语函电的发展极

大地解决了供给与需求方信息不对称的弊端，使得各方的有效信息

能够及时的传递在世界的每一个角落，在各国各企业之间建立了无

数沟通的桥梁，给各个企业带来了更多的洽谈商机。2.几个概念的阐述（1）对外贸易

对外贸易是一个国家或者地区看待它与其他国家和地区的贸易活动，主要是商品、劳务和技术的交换活动。对外贸易不但可以把发达国家互相联系起来，也可以把生产发展水平低的国家以及地区加入到交换领域，使这些国家和民族的劳动产品日益具有商品以及交换价值的性质，带动他们的发展。进行对外贸易活动就可以参与国际分工，节约社会劳动，使各国的资源得到最充分的利用，加速社会扩大再生产，保证社会再生产顺利进行。按照货物移动方向可以分为进口贸易、出口贸易、净出口与净进口贸易等；按照运输方式可以分为陆运贸易、空运贸易、海运贸易等；按照交易对象可以分为直接贸易、间接贸易与转口贸易。（2）商务英语函电

商务英语函电是对外贸易中交流的主要途径之一。是以英语为载体而进行的函电往来，主要应用电报、电传、信函、传真、电子邮件等通讯方式。它是函电发出者编码和接受者解码的过程。只要能顺利编码和解码，函电交际过程就可以顺利进行。商务英语函电包括：商洽函、询问函、答复函、请求函、告知函、联系函。它是公司之间联系顾客的工具，在对外贸易中发挥着沟通买卖双方的媒介作用；它涉及的业务包括建立业务关系、询盘、发盘、还盘、接受、执行订单、装运、保险、付款、索赔等。商务函电的公函，其写作格式有多种风格，有专业式、简洁式和庄重式。格式自由化主要体现在信头、呼语和信内地址等方面。贸易双方业务联系越来越多，彼此间的了解与沟通日益深入，这也是函电存在的原因。3新形式下商务英语函电的特点

（1）具有明显的法律特征

在市场经济时代，法律是约束人们经济行为的重要准绳。随着

国际往来的日益繁密，国际贸易程度的日益加深，法律的规范成为

人们自我保护的重要工具。商务英语函电是对外贸易活动中必不可

少的工具之一，并且能够有效记录各方在国际贸易的行为，具有突

出的法律特征及一定的法律效力。一旦在对外贸易中出现了纠纷，商务英语函电即可成为双方联系中的证据。商务英语函电的内容必

须要符合中国的法律法规，而且要遵从贸易合作方国家的经贸制

度。商务英语函电的术语则要遵循国际惯例和法律法规，即内容与

表达形式能够得到国际的认可。

（2）文体的正规性

由于商务函电涉及进出口业务，而且在函电的撰写过程中要

充分考虑海关、银行、运输、法律等专业要求，写作格式内容等都

要符合各方的规定，因此文体上可以归于专业文体或者正式文

体。商务函电类型主要有请求函、询问函、联系函、答复函、告知函

和商洽函等。商务英语函电的传递方式多种多样，主要包括邮寄、快递、电报、电子邮件以及基于互联网的在线即时沟通。

（3）受文化因素影响

由于商务英语函电的主要功能是与对外贸易中的合作伙伴进

行业务上的沟通与交流，那么自然要与不同国家的商人进行交流。

商务英语函电的根本目的是实现跨境文化的沟通无障碍和与不同

文化背景下生活的人们产生某种共鸣，达成某种共识。商务英语函

电的写作过程中如果不充分考虑对方的文化因素，就很难抓住合

作方内心的真实想法与合作欲望。因此，商务英语函电不单单是进行简单的外语翻译，而且还从另一面考验函电撰写人员和对外贸易

伙伴的交际技巧，特别是跨越文化差异的交际能力。

4.函电格式逐步创新

在新的时代背景下，商务英语函电的格式也在逐步的创新。为

了适应纷繁多变的世界贸易和日益加快的网络化进程，商务英语函

电格式较之以前发生了较大的改变，外贸函电的书写格式越来越

趋向趋同化和精简化。主要表现在以下几个方面：

(1附带文件及抄送的操作简化。新形势下，商务英语外贸函电 的附件以及抄送只需要添加多个收件人电子邮件地址，即可将同

一外贸函电发往所需的多个对象，而不再需要象传统的操作方式

那样去复印或抄写数份寄送不同的人等，这样的操作过程大大简

化，节约了人力物力才。

(2排版方式的便捷化。随着办公网络化的发展，外贸函电书信

体的整体布局和排版也有了较大的改善。从理论上来说，虽然只有

缩进式、齐头式和综合式三种方式，但随着电子商务的飞速发展，电子通讯和

Internet即时性、高效低耗的特点，人们逐渐摒弃单

一、冗旧的信函格局，转而广泛适用简单明了、便于操作、节省时间的信

函排版格式。

(3整体步骤的简约化。随着商务英语函电的发展与不断更新，一些陈旧的繁杂的步骤在逐步消除。例如，attention line(特别称呼

在后者格式中不再出现，或者出现在主题部分

(有的在此部分标注

何人接收此信

。又如，传统函电中的“识别记号”已废弃不用，以前是

需要打字、校正人员签字来确定责任承担，而现在的商务英语函电已

经基本上属于个人操作，已不再需要相关人员签字进行内容确认。

(4函电主题、称呼、正文、结尾谦称等主要信息不变。尽管在新 的形势和贸易环境下，传统的外贸函电格式已经发生了较大的变化

和演进，商务英语函电的发展已经能够胜任国际间交流支撑的主要

任务。但是商务英语函电从信函的主要构成内容层面上来讲，函电主

题描述、称呼、正文、结尾、谦称等的书写规范和构成，依旧没有改变。

5.商务英语函电在对外贸易中的作用

随着世界经济一体化进程的加快，经济全球化的特征日益明

显，国际贸易的步伐更加紧密。网络化进程的加快，使得信息的传

递更加便捷，网络的身影已经遍布社会的每一个角落。商务英语函

电，作为国际贸易交流的主要方式，几乎完全替代了普通信函，使得

普通信函逐渐退出了国际贸易的舞台。商务英语函电虽然在内容和

形式上较之普通信函没有太大的区别，但是它的快捷性、简单性、方

便性已经被人们所熟知。商务英语函电在很大程度上减少人力、物

力的耗费提高工作效率。从本质上看，商务英语函电就是省时省力

省成本地传递信函。

在新的经济形势下，几乎所有的对外贸易都可以在网上轻轻松

松地操作。在电子商务飞速发展的今天，网络国际贸易的效率越来越

高，国际贸易的电子化、网络化的进程越来越快。加入世界贸易组织，奥运会的成功申办，金融危机中的国际态度，使得我国更加被世人所

熟知，拉近了我们与其他国家的距离。我国的对外贸易也更加繁荣，国际经济交往日益频繁，经济与技术合作更加紧密。在对外贸易过程

中，商务英语函电记录了企业与合作方联系的各个环节。商务英语函

电不仅仅是方便企业间的交流，促进企业间的合作，更是处理企业

之间纠纷的重要证据。商务英语函电的主要作用如下：

（1）商务英语函电是企业取得信息的窗口

随着世界经济一体化进程的加快，世界经济的联系性日益紧

密，任何一个国家的任何一个环节出现波动，都会对其他国家的贸易

产生重要影响。在这样的环境下，商务英语函电不仅仅是单纯的交流

工具，更是交易双方即时获得信息，了解对方状态的重要窗口。正所

谓“牵一发而动全身”，在对外贸易中一丝一毫的变化，对企业来说都

是重要的商业信息。通过仔细研究商务英语函电，可以了解对方的情

况及变动，善于从中发现细节与问题，并认真对交易方进行分析、总

结，从而为对外贸易事业的发展进行良好的铺垫。

（2）节约对外贸易中的成本，提高工作效率

商务英语函电不仅仅是企业取得信息的主要窗口，商务英语函

电还能够有效的节约成本，提高工作效率。商务英语函电的网络传

输性，较之传统的信件有很多的方便之处显著降低对外贸易成本，与国内贸易相比,对外贸易的单证数量繁多,处理费用高昂.“通过商务英语函 电进行对外贸易,既可节省大约90%左右的文件处理费用,又可缩短交单,结算, 汇款的时间,加快资金周转,还可节省利息开支,成本优势十分显著”.交易成本的降低还表现在由于减少了大量的中间环节,使买卖双方可以通过网络直 接进行商务活动,交易费用明显下降.“在传统的对外贸易业务中,因为大量的中间 商的参与,国外进口商的进货价往往是国内生产企业交货价的5-10倍”.现在有不少 对外贸易商务英语函电平台直接把中国的生产企业和国外的进口商的供求信息整合 在网上,让他们在网上直接交易,由于减少了中间环节,使中国的出口企业和国外 的进口商都得到了实惠。商务英语函电的存储简

单性，使往来邮件的管理的工作量减少，节约了许多工作时间；商务

英语函电的易分类性，减少了工作中的易错环节，提高了工作效率；

商务英语函电的保存长久性，使得客户信息的存储更加长久，便于

与更过的客户建立长期有效的联系；商务英语函电的传输即时性，减少了流通时间，缩短了贸易中的交流时间与交易时间，利用商务英语函电开展对外贸易,买卖双方可采用标准化,电子化的格式合同, 提单,保险凭证,发票和汇票,信用证等,使各种相关单证在网上即可实现瞬间传 递,大大节省了单证的传输时间,而且还能有效地减少因纸面单证中数据重复录入

加快了企

业的整体运行效率，减少了企业的成本。

（3）提高客户满意度 由于世界各地存在时差,进行国际商务的谈判就相当不便,对企业来讲,在传 统的条件下,提供每周7天,每天24小时的客户服务往往感到力不从心.而利用商务 英语函电可以做到

7×24的全天候服务,任何客户都可在全球任何地方,任何时间从 网上得到相关企业的各种商务信息.如果得不到理想的答案,还可以通过电子邮件 的形式进行询问,只要企业及时回复,即可使访问者得到满意的答复.商务英语函 电全天候,不间断运作可使全球范围内的客户随时得到所需的信息,为出口企业带 来了更多的订单,并且可大大提高交易的成功率.（4）扩大贸易机会 因特网作为一个全球性的网络,彻底消除了地域的界限,对减少对外贸易中的 有形和无形壁垒有着积极的意义.在网上做生意,没有了宗教信仰的限制,也没有 了种族的歧视,甚至公司的规模和经济实力的差别都显得不再重要.以美国为主的 发达国家极力主张商务英语函电达成的对外贸易免征关税,这一方面有力地推动了 对外贸易的发展,促进对外贸易业务量的迅速提高;另一方面,也有力地促进了世 界范围内的商务英语函电的发展,使全球经济一体化的进程更快地向前推进.（5）减轻对实物基础设施的依赖 传统的企业开展对外贸易业务都必须拥有相应的基础设施,如办公用房,仓储 设施,产品展示厅,销售店铺等.与开展国内贸易相比,进行对外贸易对实物基础 设施的依赖程度要高得多.滨州学院专科毕业设计(论文

因此,利用商务英语函电开展对外贸易可以显著减少在实物基础设施方面的投入.对于信息产品而言,如报刊杂志的电子版,视听娱乐和电脑软件及信息咨询提供等, 如果产品本身可以在线成交和在线交付的话,则销售柜台,仓储实施等完全是多余 的.整个销售环节,从研制开发,订货,付款到产品的交付都可以在网上实现.由 于减轻或消除了对实物基础设施的依赖, 企业可以将节省的开支大部分让渡给客户.（6）改变对外贸易成本结构 在传统的对外贸易交易中,花费的成本主要指买卖过程中所需要的信息搜寻, 合同订立和执行,售后服务等方面的成本,而商务英语函电可以大大节省这些方面 的支出.有调查显示, “在传统的对外贸易中,一笔进出口业务要处理交易相关机构 的单据约200-350份,业务流程长达一至数月;而纸张,行文,打印及差错的总开销 约为货值的7%”;另外, “在公司间共享的所有信息中,70%是从采购订单中获得 的” ,商务英语函电的应用,可以发掘定单附加的信息潜力,简化数据处理程序, 缩短对外贸易的文件处理周期,降低企业的库存水平,消除信息传递过程中的人工 干预, 从而降低成本.据统计, “商务英语函电可以节省企业交易成本的5%到10%”.但是,商务英语函电又在传统贸易成本之外出现了技术,安全,法律等新的成本, 不过两相比较,总体成本还是大大下降了.（7）便于与合作方的结识与联系，搭建沟通桥梁

随着网络化进程的加快、电子商务的飞速发展、经济贸易的全

球化，商务英语函电的作用也在逐步壮大。商务英语函电通过各种

各样的通讯方式的使用，使得国际贸易的通讯更加快捷、方便，同

时便于与合作方的结识与联系，搭建沟通的桥梁。商务英语函电的

出现和快速发展，使得国际间的沟通更加快捷。在对外贸易的过程

中，企业可以通过网络查询意向客户信息或者经过第三方介绍的

潜在客户的联系方式，直接通过便捷的商务英语函电访问对方。在

经过交流和相互了解后，就可以与客户建立长期的合作关系。这样

积累的客户会越来越多，业务量当然也会随之上升，企业的发展进

入良性循环，企业就会一步步发展壮大。

另外，在经济飞速发展的今天，信息与技术传递的及时性，使

得同类企业在硬性条件上的差别越来越小。那么一个企业想获得

长久的优势，就要注重软件设施的建设，比如服务的提升。商务英

语函电不仅能够传递订单等信息，也可以通过细微的精心安排，达

到让客户过目不忘的效果。通过商务英语函电可以与客户建立更加

深厚的合作情谊，便于日后的交流与业务的往来。（8）为企业挖掘更多新客户，加深彼此之间的联系

商务英语函电的出现和快速发展，使国际通讯方式更加便捷。许多外贸企业可以通过网络信息或者经过他人介绍后得到潜在客户的联系方式，然后就可以使用方便可靠的现代商务英语函电使他们在短短几分钟内与客户取得联系。在经过询问和相互交流后，就可以与客户建立长期的合作关系。这样企业的客户会越来越多，业务量当然也会随之有很大的提高，企业就会一步步发展壮大。建立客户群以后，平时与客户的联系也会相当简单，可以随时了解客户的需要，解决客户提出的问题并加深了解。例如，当外贸企业业务员在执行合同时，出现任何问题或困难可立即与客户取得联系，并通过商议得到解决途径使合同得以顺利履行；另一方面，常与客户保持联系了解近况、加深感情，为以后能方便顺利的合作打下了坚实的基础。（9 提高了企业在同行业，甚至于世界市场上的竞争力-至关重要的。传统的贸易通讯方式是个比较耗费体力的过程，不仅浪费时间，而且运作过程历程复杂，成本用度高，速度缓慢，并还存在很大的安 全需要急需解决，极不符合贸易的高效、快速、及时性。有时还需要 贸易双方重复进行屡次的面对于面的接洽商谈和信息交流，而且贸易 活

浅谈商务英语函电在外贸中的作用

制，同样也受到时间和空间的局限，常常很容易丢失或损坏物品，造 成一定的经济、信誉上的损失。现代商务英语函电的快速发展，为企业供给了进入国际市场的快 捷通讯方式，东西方外贸企业从此时起几乎没有了地理区域的限制，可以在全球的范围内寻觅贸易伙伴和开展业务关系，并且可以及时有 效地与客户进行交流，就不会造成贸易双方在接洽、商谈和信息交流 上的不便； 使事实贸易的全球化，企业就能够及时了解目标市场信息，顺利进攻国外市场。

（10）对外贸易经济增长的支撑点

国际贸易进程的加快，对信息及时性的要求更加突出。在新形

式下，电子信息与科技的发展，企业在电话、传真的基础上，可以进

一步完善网络信息系统的建设。现阶段，众多企业已经习惯了应用

网络平台来展示自己，发布及时信息以及需求合作信息。商务英语

函电的出现使得合作伙伴间信息传递更快捷，使得世界上各个角落 的需求与供给信息能够及时有效的交汇。以前的国际贸易交往汇

中，往往由于信息不对称或者信息不及时，使得国际间的供给与需

求总是不能够有效的匹配。商务英语函电进一步的加快对外贸易 的发展，许多中、小型企业纷纷进驻国外市场，寻找新的贸易伙伴，建立良好的合作战略，更加迅速地促进对外贸易的增长。

(11 加快了贸易全球化的进程

国际贸易不同于我国内部企业之间的合作，企业之间不可能

总是面对面的进行交流，毕竟成本和时间是决定经济利润的关键

性因素。而传统贸易通讯方式的繁琐，必然会阻碍国家间贸易的发

展，阻碍贸易全球化进程的速度。商务英语函电的出现，客服了时间

和空间的限制，简化了贸易活动中的繁杂程序，节约了交易成本费

用，提高了交易的速度，保障了交易的安全进行，有效的避免了数据 的丢失和毁坏。现代商务英语函电的迅速发展，成为企业进入国际

市场的良好的支撑点。国家贸易间从此没有了时间和空间等因素的

限制，节约了交易的成本，提高了交易的效率，增加了企业的经营利

润。在此基础上，不仅原有企业会扩大规模，而且会促进新的企业 的诞生。对外贸易活动会更加频繁，国际间的交流日益紧密，国际间 的合作规模与次数会逐步增多。商务英语函电的发展与应用，逐步

推动了世界经济的发展，促成了国际间的更多合作，加快了经济全

球化的进程。6.结语

在对外贸易中，商务英语函电已经成为一个重要的组成部分，在提高企业效率、降低成本、促进集约化经营等方面的作用举足轻

重。但在新的经济形式下，电子信息技术的发展也给商务英语函电

提出了挑战，电子方面的一些安全隐患是商务英语函电的对手。由

于商务英语函电中所包含的信息是一个企业经济活动的重要内容，我们不能忽视这些安全隐患的存在。尽管商务英语函电也在不断 的自我更新和完善之中，但是我们不能让一丝的风险在对外贸易中

寄存。重要信息的泄露或者被恶意删除等，会给企业带来损失，有

些企业可能会为此付出比较沉重的代价。因此我们要为商务英语函

电建立一个良好的网络环境，注意密码的使用与更新，防范病毒等 的侵袭，不断完善运用以及增加网络的安全系数，相信在不断地发

展中，商务英语函电对国际贸易的影响与作用会越来越大，促进经

济全球化与世界经济的发展。

总之,在对外贸易活动中,要善于运用商务英语函电, 实现利用商务英语函电开展 对外贸易,它不仅改变了企业本身的生产,经营,管理,而且对传统的贸易方式带 来冲击.其最明显的标志就是显著降低对外贸易成本,交易效率显著提高,提高了 客户的满意度,扩大了贸易机会,使全球经济一体化的进程更快的向前推进.只有充分应用好商务英语函电，充分发挥其作用,才能有助于双方在平等互利 的基础上建立贸易关系,树立自身的良好商业形象,促进对外贸易活动的双方相互 交往沟通和传递信息,从而获得交易的成功,实现共赢.商务英语电函，形式的变革，贸易本质更好地实现方式！参考文献

[1]祁慰.商务英语函电特性与使用探析 [J].益阳职业技术学院学报,2010,(3.[2]吕平.试论如何指导学生写出完美的商务英语函电 [J].中等职业教育,2009,(14.[3]石亮.商务英语信函中的礼貌表现 [J].今日科苑 ,2009,(10.[4]滕美荣.实用商务英语基础教程 [M].首都经济贸易大学出版社,2007.[5]刘洁.外贸英语函电在国际贸易中的特点与应用探析 [J].科技情报开发与经济 ,2007,(21.238

第五篇：商务英语函电在对外贸易中的应用1

商务英语函电在对外贸易中的应用

中文摘要

自中国加入WTO，中国的对外贸易迅速地发展，使得商务英语函电被广泛、高频率地使用，已成为对外贸易活动中的重要组成部分。简单、快捷以及低成本的商务英语函电促进对外贸易更快捷、更高效、更规范化地进行。商务英语函电的使用不受空间、时间以及距离的限制，使企业与国外商人更好地沟通，从而促成贸易。

关键词：商务英语函电，对外贸易，应用

ABSTRACT Since China's accession to the WTO, China 's foreign trade rapid development.make the business English correspondence is widely, high frequency of use, has become a foreign trade activities in the important part.A simple, quick and low cost of business English correspondence for foreign trade faster, more efficient, more standardized manner.Business English correspondence in the use of the space, time and distance constraints, so that enterprises and foreign businessmen to communicate better, thereby promote trade.Keywords: foreign trade letters and telegrams, international trade, application

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商务英语函电在对外贸易中的应用

目 录

引言 ――――――――――――――――――――――――――――3

一、商务英语函电在对外贸易应用中的作用――――――――――――3

（一）减少企业人力物力消耗，使得工作效率提高―――――――――3

（二）缩短时间空间距离，使得企业关系更密切――――――――――3

（三）加快贸易全球化的步伐，使得对外贸易额增长――――――――4

二、商务英语函电在对外贸易应用中经常出现的问题――――――――4

（一）函电语言表达不够礼貌体贴，生硬直接―――――――――――4

（二）函电语言表达不够简洁明确，冗长繁复―――――――――――5

三、商务英语函电应用出现问题的原因――――――――――――――6

（一）贸易双方背景文化有差异―――――――――――――――――6

（二）贸易双方没有良好沟通――――――――――――――――――6

四、商务英语函电应用问题的解决对策――――――――――――――7

（一）掌握和熟悉英语函电的相关知识――――――――――――――7

（二）注重英语函电的写作理论和实践相结合―――――――――――7 结束语 ―――――――――――――――――――――――――――8 致谢 ―――――――――――――――――――――――――――8 参考文献 ――――――――――――――――――――――――――8

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商务英语函电在对外贸易中的应用

引言

随着全球经济一体化发展的加快及全球贸易的日益融合，中国对外经济贸易合作也迅速发展起来，与世界其他国家的合作及贸易往来越来越频繁，科技的快速发展和巨大进步，也改变了传统交易对象，极大地促进了各国之间的贸易往来，世界各国的经济贸易相互渗透、相互依存，国际商贸活动与日俱增，商务英语的使用也愈发广泛。英语函电是对外商务交流的主要途径之一，也使各国相互沟通、开展业务、达成交易、建立友好合作关系等商务活动的重要媒介。由于交际双方的文化背景不同、社会环境背景各异、思维方式和交际方式有别，在对外贸易中双方产生误解在所难免，因此，熟练掌握商务英语函电的内涵特点和应用技巧，对于双方交易的顺利达成是极其重要的。在世界这个大市场上，商务活动和贸易的洽谈、磋商，通常都是使用商务英语函电形式。商务英语函电在经济全球化和全球信息化过程中得到迅猛发展，而其本身的发展又极大地推动了对外贸易的发展。本文就商务英语函电的重要性，对外贸易的作用以及在应用商务英语函电中出现的一系列问题进行了相关探索，探讨了商务英语在对外贸易中的应用问题。

一、商务英语函电在对外贸易中的作用

在国际贸易中，面临很多问题需要贸易的双方进行协商洽谈，而国际贸易的全球性，使得贸易双方面临一些不可逾越的限制因素，例如地域方面、空间方面、以及时间方面的限制等等，这些限制因素的存在使得贸易的双方难以顺利进行面对面的交谈，从而在国际贸易的过程中出现很多的问题，阻碍了国际贸易的顺利进行。同时原来的通讯方式不能够满足国际贸易要求的快捷方便的要求，在这样的过程中贸易比较繁琐复杂，而且成本比较高，这也在很大程度上限制了国际贸易的进一步发展。随着商务英语函电的出现，突破了原来开展国际贸易方面的限制，能够及时有效的进行贸易双方的交流沟通，从而能够促进国际贸易在全球方面开展业务，推动了贸易全球化的实现。

（一）减少企业人力物力消耗，使得工作效率提高

传统的信函、电报等都是用纸质文件来传递信息的，客户或合作伙伴在收到信息后需要对资料进行分类整理和存档，整个过程非常繁琐费事，有时候找起来也不方便而且也很容易丢失，因为纸质文件易燃、易受潮、易磨损易等原因，保存起来没有电子文件安全有保障。同时纸类文件传输起来既浪费时间又消耗人力物力，没有办法及时将信息反馈给联络人，工作效率极其低下。可能在我们给海外客户传送之类文件并等待对方回复的过程中，客户已经同别的公司建立合作伙伴关系了。商务英语函电则能迅速地将对外贸易过程中有关信息及时迅速的传递出去，有效减少了原先对文件信息进行整理、分类等工作量，大大降低了人力、物力的消耗，不仅提高了工作效率，还降低了企业的成本。

（二）缩短时间空间的距离，使得企业关系更密切

近年来，信息技术产业的快速发展，涌现出了许多新型的通讯方式，如MSN、黑莓、Skype

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商务英语函电在对外贸易中的应用

以及国内时下流行的QQ，微信，米聊，YY语音频道等等，利用这些先进的全球聊天通话网络，可以更方便快捷的与贸易合作伙伴交换信息，带动了对外贸易的迅速发展。商务英语函电方便、迅速，简单，使得企业能够在短时间之内与自己的目标理想客户取得有效的联系，也方便合作伙伴与我们沟通交流，并达成进一步的合作。有时候当企业合作关系良好并且很密切的时候，往往会共享客户资源，使得双方能够共赢。很多外贸企业通过网络或他人的介绍得到潜在客户联系方式后，运用商务英语函电在短短几分钟内即可与客户取得联系，双方经过商议洽谈，在充分的沟通和交流之后就可以建立合作关系。这样一来，企业的客户会越来越多，业务量也随之增加，企业也会逐步逐步的发展壮大。商务英语函电使得对外贸易中的国际交流更加便捷，企业可以随时了解客户的需要，及时解决客户提出的问题，促进彼此之间的了解和认识，为贸易活动的顺利进行打下良好的感情基础。例如联想和IBM公司PC部并购促成联想公司成为世界品牌，联想之所以要并购IBM 的原因最重要的莫过于扩展海外业务,借助IBM 的品牌提升国际地位和形象获得IBM 遍布全球的渠道和销售体系和国际化公司的先进管理经验和市场运作能力。而IBM则是想通过联想公司打入中国市场。

（三）加快贸易全球化的步伐，使得对外贸易额增长

现代商务英语函电的发展，为企业在对外贸易中进行国际交流提供了快捷的通讯工具，企业不再受空间、时间的限制，可以随时随地的与客户进行沟通，及时交流信息。企业可以在全球范围内开展业务，寻找新的贸易合作伙伴，促进贸易全球化的发展，商务英语函电作为其中的重要组成部分，起到了积极的推动作用。比如沃尔玛、家乐福等大型超市的货物是各国产品的叠加。

有了商务英语函电这种快捷的全球通讯方式做后盾，许多中小企业也开始进军国外市场，寻找新的发展机会，以便扩大贸易范围和规模，这些都推动了我国进出口贸易的进一步发展，促进了对外贸易的增长。比如现在的服装行业，有次我网上购买的衣服店就是做外贸的，他家的衣服是做出口的，所以很便宜但是质量很好。可能这些中小型企业的规模并不大，但是他们在贸易全球化竞争激烈化的国际大舞台上也为自己争取到更多的发展机会。

二、英语函电在对外贸易应用中的常见问题

一般情况下，函电发出的目的是明确希望与对方达成贸易合作关系，并让对方作出承诺、履行义务，函电也包括向表达对某项条款或商品、服务质量作出协商、质疑、拒绝、谴责或索赔，这些都属于国际商务函电的内容。由于涉及到不同国家不同文化的沟通与利益取舍，从某种意义上来说，商务函电是一种礼貌程度很高的正式性对话。

当今，越来越多的进出口业务是通过买卖双方之间的往来函电协商才确定的，买卖双方很可能素未谋面，只是通过函电往来了解自己想知道的对方的详细信息，因此函电的质量也就代表了公司的形象，也是一个公司能否确定贸易合作的一个关口。

（一）函电中语言表达不够礼貌体贴，生硬直接

礼貌体贴在任何商务场合都显得尤为重要，它显示了我们的涵养与素质，正所谓礼多

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商务英语函电在对外贸易中的应用

人不怪。比如我们在收到客户的函电，出于礼貌我们要及时的答复对方，否则就会失去商机。此外，在贸易活动中难免会产生争议和纠纷，但是运用恰当的策略和委婉的辞令可以妥善解决问题。这就要求在撰写函电时站在对方的角度思考问题，以对方的需求、兴趣与困难为出发点。

我们想和对方合作，但是觉得对方的要价太高，有的商务英语函电在给对方的回复中就会很直接地写道Your price is too high for us to accept.这种说法就是很明确的表示不接受对方的还盘，原因就是觉得对方要价太高，当因为价格原因拒绝对方还盘的时候，要先肯定对方产品的质量，再提出价格方面的问题，这种欲扬先抑的手法可以使得对方从心里上得到认同感，这样就方便我们进一步的进行价格磋商。应该这样写We do not deny that the quality of your product is slightly better, but compared with what is quoted by other suppliers, your price is uncompetitive at all.第二种说法明显比第一种更为人性化。先肯定对方货物的质量，再提出价格问题，这种欲抑先扬的手法使得对方从心理上首先获得了一种认同感，为进一步就价格作出协商创造了良性环境。

一般贸易往来中，索赔是一个经常遇到又很敏感的话题，交涉不好会使合作双方关系僵化，并导致合作关系破裂的局面。例如当货物在运输过程中出现损坏，买方向卖方提出索赔交涉，卖方做出如下回复：It is obvious the damage you complained of must have taken place in transit.We are apparently not liable for the damage.It is quite out of our control.即使货物的损坏确实不是卖方的责任，也不是卖方所期望的，但买方读到这样的回复，百分之百会觉得生气恼火，字里行间感受到的是生硬和冰冷，很可能就不会再和买方继续进行生意往来了，觉得对方冷酷无情，并没有把自己当做是长期的合作伙伴。因此卖方应当充分体量买方所面临的状况，不宜直接生硬地回绝对方。如果在陈述清楚货物损坏的责任之外，能够加上下面的语句，回函就会显得礼貌体贴，更容易让人接受：We wish to express our deepest regret over the unfortunate incident.You must have been in a difficult position to meet the orders of your clients.If you feel it necessary we shall be pleased to take the matter up on your behalf with the shipping company concerned.如果买方收到这样的回函，就会感受到它所传递的理解与真诚，因为你能够站在他的角度为他考量问题并愿意主动帮他解决问题，这就已经充分表明你对他遭受此次损失的遗憾并希望能够弥补对方的诚意，而买方很可能就不会因为货物在运输过程中受损而迁怒于卖方了。

开票也是商务合作中比较敏感的话题，如何措辞就显得很重要了，有的商务函电中就直接的表明：Your records are incorrect, would you send us a copy of the bill?这个就直接地指出对方的错误，并没有等待对方确认就宣布了结果。如果将“your records”改成“our records”，并这样表述Are our records correct? If our recordsare incorrect, would you send us a copy of the bill?If you send the check to us in error, we will gladly return it to you.就表达出了如果对方遇到了如下的问题我们也会用同样的方式给你解决掉，这样就使对方有种亲切感和认同感。

（二）函电中语言表达不够简洁明确，冗长繁复

由于是对外贸易，那就意味着我们的贸易合作伙伴是跟我们语言，文化背景，社会环境，思维方式都不一样，沟通方面我们应该简洁明了。商务人士每天要阅读并处理大量的信函邮件，因此开门见山、直截了当的表达比罗嗦冗长的信函更受欢迎。外贸英语函电的篇幅应以一张纸为限，不宜拖拖踏踏好几页纸，应该短小精悍。一个段落最好不超过1O 行，否则给人以沉闷的感觉。如果段落太多字数太多这样会浪费对方很多时间，让对方觉得我方的函电不够到位，并以为我方的贸易合作愿望不是很真诚。选择一些虽短但意义确切的共 8页

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商务英语函电在对外贸易中的应用

词，可以给人以明快的印象，并可省去收信人逐字推敲词义的麻烦和时间。例如，用“though”代替“despite the fact that”，用“if”代替“in the event that”。在实际应用中应不断练习，删去不必要的字,让句子更精炼，表意更准确。还要避免使用一些传统陈旧的商业术语。此外，能够用一个单词表达的就不要用词组，能用短语表达的就不要使用从句。

例1：We would like to know whether you would allow us to extend the time of shipment for fifteen days, and if you would be so kind to allow us to do so, kindly give us your reply by cable without delay.这句话表达的是卖方想交货延期，并期望得到对方许可，但是表达太过拖沓，完全可以将开头的两句合成一句，避免表意重复。可以如下这样表达：Please reply by telegram immediately if you will allow us to delay the shipment until April 15.例2：We take liberty to approach you with the request that you would be kind enough to introduce to us some exporters of cottont extiles in your cities.Would you please introduce some exporters of cotton textiles in your city to us? 例3：In the event that you speak to Mr.Smith in regard to production, ask him to give consideration to the delivery schedule.这句里面用到从句In the event that和短语in regard to和give consideration to我认为完全可以缩略成If you speak to Mr.Smith about production, ask him to consider the delivery schedule.以上这三个例子都是属于一些过分客气的话语或者是一些啰嗦、陈旧的用法，使用这些陈腔滥调会阻碍读者找到真正有用的信息。为了避免误会，函电一定要具体、明确、避免使用模糊不清或有歧义的语言。例如货币符号“$”如果要表示美元，则必须写明“US$”，因为“$”还可以表示其它国家的货币，如HK$表示港币，NZ$表示新西兰元。在时间的表达上，避免使用“马上”、“明天”、“下个星期”这样的模糊表达。实例分析：

例4：We can assure goods next week如果用这句表达来回复对方的订货，显然很不具体，会给收件人带来许多困惑和麻烦。因此最好改为：The 100 boxes of frozen chicken you ordered on 25th, June will be delivered on the 3rd, July.三、商务务英语函电应用出现问题的原因

（一）贸易双方有文化背景差异

在于国外人进行沟通时肯定会遇到文化差异这一阻碍，业务员不熟悉对方国家的文化，有时候发了一句中国式的玩笑话，或者是措辞不当，客户就消失了，好一点的可能比较恼怒，但这都会对双方之间的贸易产生影响。因此，我们需要了解客户的文化，在写邮件时避免触及到这些，引起不必要的误解。例如：在与美国人沟通时，对方开出了新的条件，我方不能接受，就直接说：“No”，而不是拐弯抹角地说：“that’s difficult”，这会让直爽的美国人觉得你很不干脆，回复：“no, but….”时则可以表示还可以继续谈谈。相反，在与日本人沟通时，他们往往会处于礼貌回答：“是”，但这并不代表他赞同你的意思。

（二）贸易双方没有良好沟通

利用外贸函电我们可以与外商交换信息、单据、资料、合同等，从与外商建立业务关系时的沟通到签订合同到办理保险、报关直至最后获得货款，一笔外贸业务的完成离不开商务英语函电。它使用简单、投递迅速、收费低廉，保存方便、全球畅通无阻，并且内容

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商务英语函电在对外贸易中的应用

可以是文字、图象、声音等各种方式，是商务人员进行信息交流和沟通的主要手段。但是，如果贸易双方沟通过程将某个环节漏掉了，如装船方式，装船的确切日期，包装方式，付款条件，装船期限等之中的一个环节忘记解洽谈了，刚好在贸易过程中某个环节出现了问题，那么买卖双方会为由谁来承担损失发生纠纷。而这个沟通前期准备工作不充分就是导致贸易合作关系僵化的一个关键原因。

四、商务英语函电应用问题的解决对策

（一）掌握和熟悉外贸函电的相关业务和知识

从事外贸业务需要对进行外贸业务的主要流程及相关的知识有深刻地了解和掌握。什么时候把业务的进程信息发送给客户，怎样运用专业的贸易术语写一封简洁、得体的商务英语函电等等这些都是在对外贸易业务中，商务人员运用函电传达的。

通过本次毕业实习我了解到许多外贸企业将“能够熟练使用外文，流畅和准确的和外商沟通”作为考查职员和招聘新人的标准之一。可见英语函电在商务活动中的广泛应用以及准确熟练使用函电技巧的重要性了，更显对掌握和熟悉外贸函电的相关业务和知识是函电应用中重要部分。

（二）注重商务英语函电写作理论与实践相结合

只有通过系统地学习、不断地操练、模仿和实践，才能更好地巩固所学的知识，最终达到能够正确翻译并能拟写相关的外贸信函。再好的理论倘若不与实践相结合也是毫无意义的。因此，应首先充分了解英语函电的语言特点、写作格式、写作技巧和规则，以及相关商务知识等理论基础上进行大量的操作练习，从而更好的培养和有效地运用英语函电的能力。

对外贸易的成功进行要考虑到很多因素，但是，不管怎么说，都是有章可循的。首、在信息化时代，要能高效率的筛选信息，抓住需求，这是商务英语函电的第一步，也是最重要的一步。其次，要充分考虑到贸易对方所在地的商业习惯、民族习惯和文化习惯等，这些都是对外贸易成功与否的非常关键的隐性因素。例如，阿拉伯国家对伊朗和阿拉伯半岛之间的海湾命名有很大意见，坚定的认为那里是阿拉伯海湾，但是世界上的常用名称是波斯湾。无论贸易双方如何对对方的业务有多么的感兴趣，当与一个阿拉伯商人在这一问题上产生冲突时，生意一定做不成。再比如，有些国家在周五不工作，如果你把重要的会议安排到了这一天，那么很显然，会议是没有人参加的，这时候如果时间安排的非常紧，彼此间的贸易自然就不可能进行了。还有在某些国家认为荷花是不吉祥的，常用来作为祭祀器具的图案，如果这时候贸易的对象上有这图案，并在商务英语函电中把这些表达出来，那么自然的，这笔对外贸易也就不可能成交了。由此可见，这些隐性因素是非常关键的，而且对商务英语函电的作用巨大。最后，一定要按照英语国家的信函格式书写商务英语函电，并要简洁、清晰的表达出合作意图与目的。这是对外贸易的双方彼此间交流的基础，决不能马虎。为了贸易的成功进行，这些准备工作必不可少。所以我们一定要将商务英语函电的写作理论跟实践现实相结合，这样才能达到利用商务英语函电完成贸易合作的目的。

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商务英语函电在对外贸易中的应用

结束语

在对外贸易中，商务英语函电已经成为一个重要的组成部分，在提高企业效率、降低成本、促进贸易全球化等方面的作用举足轻重。但在新的经济形式下，电子信息技术的发展也给商务英语函电提出了挑战，我们将如何运用商务英语函电给我国带来更多的贸易机会，怎样完善商务英语函电写作方式。尽管商务英语函电也在不断的自我更新和完善之中，但是我们不能落后时代的潮流，要紧跟经济全球化贸易全球化的步伐。相信在不断地发展中，商务英语函电对国际贸易的影响与作用会越来越大，应用也会越来越广泛，并会促进经济全球化与世界经济的发展。

致谢

本论文是在我的指导老师侯志燕的亲切关怀和悉心指导下完成的。她严肃的科学态度，严谨的治学精神，精益求精的工作作风，深深地感染和激励着我。从课题的选择到论文的最终完成，侯老师都始终给予我细心的指导和不懈的支持，侯老师不仅在学业上给我以精心指导，同时还在思想、生活上给我以无微不至的关怀，经常打电话发短信问候我最近工作和生活的状况，认真倾听我工作中的烦恼并给与我建设性的意见，叮嘱我在外要注意人身财产安全，有时候也会邮件通知我一些返校注意事项。在此谨向侯老师致以诚挚的谢意和崇高的敬意。在此，向这三年中给予我诸多教诲和帮助的各位老师表示由衷的谢意，感谢他们三年来的辛勤栽培。在论文即将完成之际，我的心情无法平静，从开始进入课题到论文的顺利完成，有多少可敬的师长、同学、朋友给了我无言的帮助，在这里请接受我诚挚的谢意！最后我还要感谢培养我长大的含辛茹苦的父母，谢谢你们！

参考文献

[1]丁冬梅、钱文娟.商务英语交际与写作[M].北京大学出版社，2006（7）.[2]李雅静、张德玉.涉外经贸英语函电（修订版）[M].中国海洋大学出版社，2006（10）.[3]李佳、孟建国.英语函电的写作特点及其在商务活动中的应用[J].商场现代化，2009院学报,2006:111～112.[4] 滕美荣,许楠.外贸英语函电[M].首都经济贸易大学出版社,2005（4）.共 8页

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