工作人员工作规范标准

第一篇：工作人员工作规范标准

工作人员工作规范标准

一、就业中心工作人员应该做到：

1、严格遵守一切时间规定。

2、遵守国家法律法规，遵守中心的一切规章制度。

3、待人接物文明礼貌，热情周到。

4、着装整洁，仪态端正、举止文雅。

5、保持工作环境的清洁、整齐。

6、服从领导，听从指挥。

7、团结友爱，精诚合作，发扬团队精神。

8、细致思考，预先准备，准确行事，服务得体。

9、勤奋学习，精通专业知识，熟练操作技巧，善于动脑，勇于创新。

10、克尽职守，认真负责，不推诿，不越权。

二、工作人员的基本素质要求

1、具有良好的语言表达能力。

2、保持良好的仪容、仪表、内在气质和文化修养。

3、具有基本的业务知识和专业技巧。

4、具有全新的服务意识和专业技能。

5、具有一定的观察判断工作对象心理活动的能力。

6、具有勤奋好学、积极向上的进取精神。

7、具有现代化经营企业的知识。

8、具有健康良好的身体及充沛的工作精力。

三、服务工作规范标准

（一）接待工作规范标准

1、每日上岗前1-分钟做好一切准备工作。

2、严格接待工作中的服务质量，表情真诚自然。

3、使用自然规范服务用语，A：您好，这里是青年就业中心。B：很高兴为您提供服务。C：请您登记。D：请稍侯。E：对不起。F：再见。

4、在接待工作中要精神集中，举止大方，热情周到，言语真诚。

5、热心解答客人的各类咨询。

（二）解决矛盾的规范准备。

1、当客人对工作有异义时，应态度和歇，耐心、做好解释工作。

2、对客人提出的批评和建议应虚心、接受、尽快予以纠正和改正。

3、温有寻衅闹事，情况、应沉着、冷静、不解激化矛盾，并及时向止设报告。

（三）解决矛盾的规范位置

1、当客人对工作有异议时，应态度和蔼，耐心做好解释工作。

2、对客人提出的批评和建议应虚心接受，尽快予以纠正和改正。

3、遇有寻衅闹事情况，应沉着、冷静，不能激化矛盾，并及时向上级报告。

（四）卫生工作规范标准

1、严格遵守就业中心的环境卫生管理规定。

2、保证一个文明、清洁的工作及接待环境。

3、各部门要负责做好本部门的环境卫生工作。

（五）工作人员的几不准。

1、工作人员应保持良好的精神准状态上岗，工作中禁止伸懒腰等一切不文明行为。

2、工作人同不得用手指点客人。

3、工作人员不得染黑色以外的头发，不得留长指甲和涂指甲油。

4、工作人员的坐立和行走，应保持姿势端正，不得勾肩搭背，趴于办公桌上，摇晃并发出很大的响声。

5、严禁在工作时间交谈与工作无关的事情。

6、严禁在工作时间串岗、嘻笑、打闹。

7、禁止在工作时间吃东西，嚼口香糖从事任何娱乐活动。

8、严禁同客人吵架，发生争执按照有关规定进行解决。

9、严禁在办公区内吸烟，严禁在工作时间饮酒。

第二篇：前台工作人员工作规范

前台文员工作规范

一．目的为规范规范公司前台工作人员的日常工作，特制定本规范。

二．前台文员主要工作

1.负责前台电话的接听和转接，做好来电咨询工作，重要事项认真记录并传达给相关人员，不遗漏、延误；

2.负责来访客户的登记、接待、咨询并通报相关部门；严格执行公司的接待服务规范，保持良好的礼节礼貌；

3.对客户的投诉电话，及时填写登记表，并于第一时间传达到相关部门处理，定期将客户投诉记录汇总给总经理；

4.转接总机电话，收发传真、信件和报刊；

5.管理办公用品，管理维修打印机、传真机、复印机等办公器材；

6.打印、复印文件和管理各种表格文件；

7.安排公司的会议及相关的差旅预定；

8.保管各种表单、手续、手册；办公用品的申购、发放管理；

9.更新和管理员工通讯地址和电话号码等联系方式；

10.接受行政经理工作安排并协助人事文员作好行政部其他工作；

11.完成本部门分配的其他工作和任务

三．服务规范

1.来访接待

1）来访者进门，前台马上起身接待，并致以问候或欢迎辞。如站着则先于客人问话而致以问候或欢迎辞。

 注意事项：客人进门前应及时打开电动门，起立表示欢迎对方，并保持微笑。

2）单个人问候标准语如下：

 “先生，您好！”或“先生，早上好！”

 “小姐，您好！”或“小姐，早上好！”

 “您好！欢迎光临野力公司。”

3）来者是二人以上的，标准问候语则为：

 “各位早上好！”

 “大家上午好”

 “先生、小姐，你们好！”

4）对已知道客户或来访者姓名的，标准问候语如下：

 “X先生好！”

 “X小姐好！”

5）接待程序

a)引导来访者到接待厅就座，递上茶水，送上公司宣传资料并与来访者确认其单位、姓名以及对方所要寻访的业务部门或人员；

b)通知相关部门人员接待，介绍时先介绍主人，后介绍客人；

c)如来访者寻访的对象是公司副总或总经理，应先与副总或总经理确认是否接见，如可安排接见，则引导来访者至副总或总经理办公室，行走时走在客户或来访者侧前位置，并随时用手示意。途中与同事相遇，点头行礼，表示致意；

d)进入房间，要先轻轻敲门，听到回应再进。进入后，回手关门；

e)介绍双方，介绍的顺序为先介绍副总或总经理，后介绍来访者，介绍完毕退出。

2.电话接听标准：

1）听到铃响，应在第二声铃声至第三声铃响前拿起话筒；如果超过3声铃响，再接电话，必须先说：对不起或对不起，让您久等。

2）电话接听时先问候，并自报公司、部门。语言规范如下：

“您好，某某（中国）有限公司！”或“您好，这里是某某（中国）有限公司！”

3）接听电话时必须保持足够耐心、热情。注意控制语气、语态、语速、语调，语言亲切简练、礼貌、和气。要具有自己就代表公司的强烈意识。

4）要仔细倾听对方的讲话，一般不要在对方话没有讲完时打断对方。如实在有必要

打断时，则应该说：对不起，打断一下。

5）对方声音不清楚时，应该善意提醒:声音不太清楚，请你大声一点，好吗?

6）如电话打进来了，对方要找的同事不在，礼貌的做法是先向对方说明情况，再询问对方名字，并考虑如何处理；同事回来后，立即转告并督促回电。注意要做好详细的电话记录。

7）转接电话，首先必须确认同事在办公室，并说：请稍等。

8）转接电话时，按键应该短促干脆，不要过长时间按着（一般不超过一秒钟），拨完分机号码后，轻轻挂上电话。

9）谈话结束时，要表示谢意，并让对方先挂断电话。不要忘了说再见。

10）如果谈话所涉及的事情比较复杂，应该重复关键部分，力求准确无误。

11）如果领导在开会时的电话接听

 首先向对方解释领导正在开会，礼貌询问对方是否需要留言。

 如有留言，应按电话备忘录的要求做好记录。

 如对方执意要通话，应记下其基本资料，请对方稍等，随后将资料写在便条上送交领导并等候吩咐。

12）领导正在会客时的电话接听

 首先应跟对方解释并询问是否需要留言或劝其过会儿再打来。

 如遇紧急情况，应请对方稍候，设法联系领导以听其吩咐。

 若受话人正在参加重要会议，则应礼貌致歉，婉劝对方过会儿打来。

 注意事项

1）通话中禁止使用“喂”、“你找谁”、“你是谁”、“你有什么事”等用语。

2）正确使用称呼和敬语；

3）对容易造成误会的同音字和词要特别注意咬字（词）清楚；

4）不要讲俗语和不易理解的专业语言；

5）语言要简练、清楚、明了，不要拖泥带水；

6）无论对方是陌生人还是熟人，禁止使用幽默语言以免造成误会；

7）要尽量不失礼节地辨明对方的身份、姓名、工作单位和电话号码；

8）避免以下各种不礼貌现象：

A.无礼。如：“你不报姓名，我是不会给你接转的。”，“你有什么事就说嘛”等。

B.傲慢。如：“他正忙着呢，现在没空”，“不知道”，“不在”，“我已经说过了，明天再打来”。

C.有气无力，不负责任。如：“我也不知道他在不在”，问：“到哪儿去了？”答：“不知道”，问：“我等一会儿再打来吧？”答：“随便”。

D.急躁。即不等对方说完，自己抢话说且一口气说得太多太快。

E.独断专横。即不断地随意打断别人的叙述或位未等对方说完就挂线。

F.优柔寡断、拖泥带水。即回答问题不清楚，犹犹豫豫，毫无把握。

G.不耐烦或出口伤人，态度粗鲁，语言生硬。如：“声音大点，你说什么？我听不见”，“下班了，明天再打”

9）询问打电话者时，口气一定要保持谦虚、客气、友好，语气要和蔼。要尽量使用标准规范的语言。

比如：“请问先生您贵姓？”

“方便留下您的姓名和公司名称吗？”

“请问，您需要我为您做点什么吗？”

“请您稍等片刻，我通知经理来接听您的电话好吗？”

“您交代的事情我已经记录下来了，现在复述一遍给您听行吗？”

“很抱歉，经理暂时不在，需要给他留言吗？”

“请问，您可以留下您的电话号码和住址吗？”

“谢谢，请多提宝贵意见。”

“请放心，我一定将您的意见转达给我的上司。”

“好的，我们一定遵照您的吩咐去做。”

“请不要客气，这是我应该做的。”

10）当工作中出现差错或失误时，一定要诚心诚意表示歉意，并尽力挽回公司的形象。

如：“实在对不起，是我们不小心碰撞了您的物品，请您多原谅。

“对不起，让您久等了。”

“很对不起，是我们没有给您解释清楚，产生误会，还请您多原谅。”

“对不起，我们暂时还没有开展此项服务，如果您有此项要求，可向值班经理提出，我们尽力为您解决。”

“对不起，总经理暂时不在，您是否需要给他留言呢？”

“不好意思，打搅您了。”

“对不起，我没听清楚，请您再重复一遍好吗？”

四．前台文员仪容仪表规范

1.着装要整洁合身，不得穿脏或有皱折的衣服。

2.头发梳洗整齐,长发要捆绑好，不得戴太夸张的发饰，只宜轻巧大方的发饰,头发不得掩盖眼部或脸部。

3.不得抹太多胭脂水粉，只宜稍作修饰，淡扫娥眉，轻涂口红，轻抹胭脂便可。

4.不得留太长指甲，不宜涂鲜红指甲油，指甲油只可用淡色的，不得用强烈香料(香水)。

5.在工作的时候，常带着自然的笑容，表现出和蔼可亲的态度，能令客人觉得容易接近。

6.不得故作小动作，打哈欠要掩着口部，不要作出搔痒、挖鼻、掏耳、挑牙等不雅的动作。

7.工作时不得咀嚼口香糖及吃东西。

8.站姿要端正，不得摇摆身体，不得倚傍墙、柜而立或蹲在地上，不可歪头歪身，及扮鬼脸作怪动作。

9.除了工作上应交待的事，不得互相攀谈私事，不得争论，不粗言秽语。

10.不得擅自用柜台电话作私人之用，如遇急事可请求上司用后台的电话。

11.不得在工作时，阅读报章、书籍或上网聊天、看电视、玩游戏等。

12.走路时，不可奔跑，应脚步轻快无声，不要作怪动作。

第三篇：工作人员工作规范承诺书

工作人员工作规范承诺书

作为嘉文乐园公司的一名工作人员，我郑重承诺：

一、坚守诚信。决不触犯以下任何一条，一旦触及，我主动接受公司的处罚，并承担由此产

生的一切后果，负全部法律责任。

1.故意虚假报账；

2.收受回扣泄漏公司商业机密；

3.从事与公司有商业竞争的行为；

4.包庇违法乱纪行为。

二、终止抱怨。始终以积极和正面的心态面对同事和问题。

1.不在员工面前抱怨公司或其他部门，不在任何场合发泄不满、抱怨他人；我愿意接

受公司和同事监督，单个工作内类似的抱怨行为发生三次，我将主动辞职。

2.沟通时，我总是带着解决办法或建议提出自己的问题，否则即视为抱怨，接受公司、同事的批评。

三、遵守纪律。我承诺准时参加公司召集的会议，按时完成在公司管理会议上（包括但不限

于周例会）布置、并在会议纪要中记录跟踪的工作要求。

如有违反，我愿意接受处罚：

1.迟到一分钟，店长及以上人员罚款50元、其他人员20元，上限为一分钟的10倍

金额；无故不上班、请假未获批准不上班，除视为旷工外，处罚上限为一分钟的20倍金额。原则上请假应提前24小时向店长申请，否则无论任何理由，均按迟到或旷工处理。

2.其他公司管理会议上布置的工作要求未按时按质完成，每延迟完成一个时间单位

（如周报为一分钟、临时任务为一小时、重点任务为0.5天），店长及以上人员罚款50元、其他人员25元，上限为一个时间单位的10倍金额；无故不完成，处罚上限为一个时间单位的40倍金额。

我将在工作中坚决履行上述承诺，并主动接受公司考核和广大员工监督。

本人签名：________________上级签名：________________

20年 _____月____日20年_____月____日

备注：承诺书一式三份，人力资源部存档一份，本人和上级各保存一份。

北京嘉文乐园科技有限公司

第四篇：业务员工作规范标准

业务员工作规范标准

（一）职责

１.负责本区域的市场管理，维护市场秩序，制止恶性竞争。２.完成本区域的市场开拓，产品销售任务。

３.维护市场终端客户：补货送货，办理退货，结算收款。４.负责维护本区域的产品形象，宣传推广工作。５.负责本区域的市场调研工作和批发商的评估工作，主动与批发商沟通联系，做好客情。６.完成总经理交办的工作。

（二）业务员的工作流程（特别是入司在三个月内的新业务）

１.参加公司的产品知识，业务技能，营销知识培训。

２.每天至少拜访终端客户２５家—５０家，认真填写《终端客户拜访铺货表》日、星期、月报表，接受区域经理的检查和工作指导与监督。

３.必须服从业务总经理、区域经理的工作安排和业务监督与指导。处理好本区域的客户投诉，收集并提供市场竞品的情报。听从上一级领导的安排，不能擅自作主，对违背上级决议所造成的后果负责。

４.收集客户的资料，每天计划拜访路线，针对不同的客户制定相对的销售（套餐）政策，跟客户交谈让客户更好的去接受公司的产品。5.处罚制度：（1）对不遵守和执行公司制度和工作标准流程胡，造成后果的，扣发岗位津贴合奖金，后果严重的承担全部责任。

(2)扣发奖金和岗位津贴：未完成本月基本任务的，行为对公司信誉造成严重损害的，对公司机密泄密的，未给总经理请示擅作草率决定的给公司造成损失的，每月出勤不足25天的。

（三）工作考核评分标准：

1.销售回款率【商超，特通】

回款完成率=本月实际回款率/本月计划回款率 【商超提成按实际回款计算】

【特通提成按实际回款计算】

【C类小超市和终端流通提成按实际回款计算，C类小超市应该当月结回的帐没有特殊原因而未结回的，扣发当月岗位津贴或奖金。终端流通不欠帐，（特殊原因欠账的，未经总经理批准的，个人自负）（经总经理批准的和业务做担保的有欠帐的，应在规定的时间内收回，收不回的总经理和业务各承担50%的损失）2.市场开拓完成率

（1）本月计划开拓网点：二级市场，终端市场。计划本月、本星期、当日开拓多少网点（业务管辖的商店、名烟名酒店、网吧、特通、二批商、业务网店有多少家?）(目标开拓多少家？实际完成多少家？实际完成率是多少？市场铺市率是多少？)3.报表、报告

每星期日下午向总经理报送市场计划（书）开拓表，终端流通呈报大流通经理：王建华负责监督实施。商超呈报商超经理：刘艳玲负责监督实施。

4.服务态度和服务质量【有区域经理以上组成的评审团判定，如有涉及者可回避】

客户合理投诉一次扣10元工资。

5.忠诚度和执行力考评【有区域经理以上组成的评审团判定，如有涉及者可回避】

工作时间内交代的工作任务，要求行动迅速，保质保量按时圆满完成领导交办的各项任务。不执行或有意拖延时间的两次以上，扣发当月奖金或补助。

6、奖罚制度的程序【有总经理和大区经理以上组成的评审团判定执行】

国有国法，家有家规，无规矩不成方圆，遵循国家劳动法的原则，奖罚分明，多劳多得，少劳少得，不劳不得，所有加盟金海商贸公司的员工必须无条件遵守和执行。

（四）大区经理的职责（责、权、利）

1.参与制定公司大流通、AK渠道的策略和年、季、月销售目标制定，对分管的目标进行分解，跟踪，落实销售任务。

2.参与公司发展方向重大决策，参与新品和销售的制定、谈判、落实、对其结果进行评审，对价格有知情权，有权利参与各渠道的价格制定，操作流程。

3.负责大流通与KA卖场大客户的谈判，费用，合同，堆头，终端陈列。负责市场产品信息采集，渠道变化，客户信息反馈。

4.及时走访和掌握市场：新品上市拓进度和产品销售信息反馈的情况，铺货工作的开展，终端铺市的情况及完成率，终端陈列。KA卖场牌面、堆头、陈列、客情等情况

5.管理业务区域经理，业务主管（包括人员培训，思想政治工作的沟通，产品和销售技巧的讲解，人员激励）确保销售目标的达成。

6.管理和培训，辅导销售人员。各项公司管理制度，产品售前的准备工作，售中的跟进和产品的扩展，售后客服工作。

（五）业务员的晋升制度【800无责任底薪+400责任底薪+提成？】

业务专员（初级业务）1.熟练掌握产品知识，基本掌握销售流程，具备基本的销售技巧并熟练的能和客户沟通，建立熟悉的客情，能够单独完成基本销售任务量的基础上完成目标任务30%--40%的业务员。

区域业务经理（中级业务=业务精英）【无责任底薪800+责任底薪400+岗位津贴100+全勤奖100+交话补助100+提成？+绩效奖金？】1.具备优秀的销售技能，热爱销售岗位，工作充满热情；勇于挑战自我，不断打破所在区域、渠道销售的基本任务量记录；敢于到困难区域渠道去勇挑重担；具备良好的人际关系处理能力。

2.销售额：连续三个月完成和超额基本月销售任务，连续三个月当中至少有一次完成目标任务，得到绩效奖金。平均目标完成率50%-60%者。

3.勇气：敢于放弃原有区域渠道，到困难区域渠道接受挑战；能勇挑重担，在竞争中起到压制对手的关键作用。

4.职业技能：具备优秀的销售技能；三次以上在培训课承担培训任务的成功经验；五次以上带队市场促销经验者；

5.能力和客情：能在本区域全渠道拓展业务，终端商店：---家。名烟名酒：-----家。网吧-----家。二批商----家。B.C小超市-----家。特通------家。能在促销队伍中起到带头示范作用。

高级业务经理（高级业务=超级业务精英）【无责任底薪400+责任底薪800+岗位津贴100+全勤奖100+交话100+管理津贴100元+年终大奖】1.具备优秀的销售技能，热爱销售岗位，工作充满热情；勇于挑战自我，不断打破所在区域、渠道销售的基本任务量记录；敢于到困难区域渠道去勇挑重担；具备良好的人际关系处理能力。

2.销售额：连续三个月完成和超额基本月销售任务，连续三个月当中至少有二次完成目标任务，得到绩效奖金。平均目标任务完成率80%者。

3.勇气：敢于放弃原有区域渠道，到困难区域渠道接受挑战；能勇挑重担，在竞争中起到压制对手的关键作用。

4.职业技能：具备优秀的销售技能；三次以上在培训课承担培训任务的成功经验；五次以上带队市场促销经验者；

5.能力和客情：能在本区域全渠道拓展业务，具有长期客户300-500家。终端商店：---家。名烟名酒：-----家。网吧-----家。二批商----家。B.C小超市-----家。特通------家。能在促销队伍中起到带头示范作用。

第五篇：总经办工作规范及标准

总经办工作规范及标准

一：会议工作管理实务

1、会前准备工作

1.1、总经理的相关会议需要事先了解会议的目的，会议规模，与会人员名单，出席会议的对象，明确会议口号、资料。时间、地点、日期，会议的议程、主要内容、主题、执行人、主持人。还要会议资料、设备和场地的要求，会议组织的步骤。1.2、将要求每项工作都做好记录，留有备份，会议当天要带在身边。1.3、准确地拟定会议的议题、名称、规格、和标准。1.4、合理地拟定会议议程、日程和预算经费。

1.5、掌握选择会议场所的程序，选择并预定合适的会议场所。1.6、掌握会场座位的排列方法和会场布置方式，精心布置会议现场。1.7、及时通知参会人员，准备会议文件和制作会议证件。1.8、安排电话会议和视频会议，减少会议开支。

2、会间组织服务工作

2.1、安排与会人员签到，统计到会人数和缺席人名单，引导到会人员就坐，以便与会人员找到座次。

2.2、安排会议发言，抓紧催交发言稿和掌握发言稿印刷情况，以保证发言稿能在发言前复印妥当并提前送一份给发言人。

2.3、做好会场后勤保障，适量放些钢笔，纸张，以备应用，会议期间应有饮水等供应

2.4、按规定出席总经理、副总经理主持的会议，并作会议记录和纪 要

2.5、检查清理会场和整理会议文件。

2.6、传达会议决议，撰写会议总结和结算会议经费，估会议效果。2.7、应根据领导的意图，按照会议的性质，确定摄影的规模和参照范围，联系好摄影师，安排好摄影位置。

2.8、搞好现场指挥，以保证大中型会议集体摄影活动有条不紊的顺利进行。

2.9、做好会议的特殊情况的处理，如变更会场，调整议题，增加会议人员等，所以要求工作人员始终在场，采用应急措施，做好临时调度工作。

3.会后组织处理工作

3.1、整理好会议记录编发会议报告和整理会议纪要的依据。

3.2、印发会议纪要和决办事项通知，会议纪要写好后，就要发给有关部门执行，同时也避免日后查找翻阅原始会议记录。3.4、安排与会人员的离场，回收需要收回的会议文件。3.5、做好会议文件的归档，与会议事项的落实。

4.电话会议的处理工作

4.1、事先拟发会议通知，及时通知参加会议的单位和有关人员，并要求与会单位和与会人员按时到电话会议开通的会议听会。4.2、会前要及早与电话管理部门联系，确定开会的具体时间，以使电话管理部门及早做好准备

4.3、做好主会场的组织服务工作，落实好与会单位和人员的名单，落实会议发言人讲话稿，做好服务工作。

4.4、开会前要按应到会名单点名，检查各地分会场的会议情况，并将情况及时向会议主持人报告。

4.5、召开电话会议的电话应加保密设备，保证会议内容不泄露。

二：文书档案管理工作实务

1.收文处理

1.1、收到文件后要在对方的文件投递单或文簿上签字，以示收到。1.2、收方办公室文秘在接收文件时，亦可向发文单位出具收条。1.3、拆分文件之前要对所有文件进行分拣，拆分要细心，注意保护好封内文件的完好，注意吧封内文件倒净。

1.4、取出的文件要单独放置，不要与处理过的文件或其他文件混淆在一起。

1.5、检查文件上的主送单位，来文单位与封皮所写是否相符。1.6、来件如未装订，拆封当时就要整理好，以免一个完整的文件误分两处。

1.7、注意封皮的保存利用。

1.8、封内装有回执单的，应在回执单上签收并及时将回执单退回来件单位。

1.9、了解审（签）批内容，拟出初步意见，汇报公司领导。1．

10、分管领导召开相关部门会议，了解具体情况，拟出具体办理意见，报公司领导。

2.发文处理 2.1、拟稿即撰写文件的初稿或草稿，要注意标题要醒目，主题要明确，要一事一文。

2.2、可发可不发的文件坚决不发，看是否经过有关部门审核，是否经办公室审核，登记。

2.3、签发文件时，要先审再发，签发的格式包括核准姓名，签发日期三项，缺一不可。

3.文件管理

3.1、对所有文件先识别，后分类登记，再分别办理。

3.2、普通传阅文件，盖收文章，填写收文簿，放置在传阅文件夹内，按部门传阅。

3.3、待处理文件，做好收文记录，填写办文单，经理阅处后送至相关业务科室办理。

3.4、接到会议通知及文字资料时，做好记录，及时送经理阅示，根据经理批示通知相关人员参会。3.5、重要的和急办的文件，跟踪催办。3.6、办理结果反馈相关部门及主要领导。

3.7、有关部门根据上级文件精神及实际工作情况起草文件。3.8、秘书对发文稿件审核校对后送总经理签字。3.9、登记文件并留发文稿及两份文件存档。3.10、收集应归档的文件材料，确保文件齐全完整。3.11、判断文件是否归档，慎决文件去留。

3.12、对应归档文件进行分类（综合类、人事类、机构类、工资类），并确定归档期限（永久、长期、短期）。3.13、盖档号章，编制页码，制作归档文件目录。3.14、按件号装盒、上架；无需存档文件及时销毁。

三：参谋辅助协调与督查工作实务

1.参谋的原则及要领

1.1、文秘的主要职责是辅助领导决策，因此，服务于领导及其所从事的事业，为其所参，为其所谋。

1.2、还要敢于实话直谏，要求文秘工作人员有敢于坚持真理，敢于负责任的勇气。

1.3、要养成冷静的气质，还要保持平静的心境。1.4、文秘给领导出谋划策时要慎重参谋，顾全大局。1.5、作为文秘工作人员，要懂得掌握分寸，不要强加于人。1.6、谨防粗心，做到脑要勤，嘴要勤，手要勤，腿要勤。1.7、当文秘工作认为领导的决策，指示不正确时，一般不要直接反对，可将问题提出来，一并将可能发生的后果阐述出来，以动摇领导的决心，最终改变注意。

1.8、总经办人员应具备良好的应用文写作能力。例如：拟写通知、通告之类的事宜。

2.协调的方法及内容

2.1、当面临一个具体的协调事项时，第一步要收集有关信息，对所有事项进行调查，准备好资料，文稿，做好准备。

2.2、在调查过程中要懂得发现问题，分析问题，抓住问题的重点。2.3、根据问题，矛盾，经过思考，权衡，就可以制定协调活动方案，列出协调问题的层次和序列。2.4、实施协调方案，形成协调意见。

2.5、抓住有利的协调时机，控制好协调中的情绪，运用协调时的语言。

2.6、文秘在协调过程中要特别注意协调有关职能部门的意见，必要时还可约请有关部门人，待意见统一后再上报主管领导。

2.7、文秘还要善于化解矛盾，在协调解决重大问题时要注意听取各有关部门意见，听取下级当事人的意见。

2.8、对于会议协调，会议内容涉及其他部门业务范围的，事先要与各有关部门充分协商或征求意见。

2.9、文秘在接到组织会议和活动指示后，要根据领导的要求，主动与有关部门联系，具体协调安排会议议程或活动。

2.10、审批会议的协调工作，会议时间，地点，人员的统筹协调，时间上主要考虑工作闲忙和与其他活动，会议的冲突。

2.11、在工作中遇到困难，要仔细听取有关部门和单位的意见，要与主管沟通，取得一致意见后在做决定。

2.12、文秘在凡请示报告涉及与有关部门业务范围内工作，应将请示退回原单位，并请原单位与有关部门联系处理。

2.13、要与有关部门协商好，必要时要出面召集有关部门单位共同协商，研究解决。

2.14、协调好后，方可报送领导审批，并将领导批示意见尽快地通知单位和有关部门贯彻执行。

3.督查工作内容

3.1、文秘在督查过程中，必须做到实事求是，必须从机构运行和督查整体共同目标出发。3.2、对机构运行过程实行有效的督查，必须根据督查对象的运行特征或构成要素，将督查系统划分为若干子系统使之形成一定的督查规范和标准。

3.3、文件内容贯彻落实的督促检查

3.31根据文件内容所提出要求和规定的时限进行催办，并及时将下属各单位呈报的执行情况或报告汇总后呈报以示回告。

3.32以文件形式专门起草制发督查通知，将文件的主要内容逐项分解为若干格可操作的子项，作为督查工作要求，然后发下去再进行督办检查。

3.33根据文件的内容也可列出需要督办检查的提纲，然后按照督查提纲组织督办检查。

3.34文件内容的贯彻落实的督办检查可采用组织督查组的办法进行，也可采用分级督查，普遍督查，专项督查以及其他方式进行。

4、督查工作的程序

4.1、领导交办事项的督查程序：交办→立项→登记→转办→承办→催办→检查→办结→办结回告→审核→立卷→归档

4.2、中心工作督查程序：分解→立项→送审→批办→转交办→督办→催办→检查→综合分析→专题回告→审核→再批办→再送督办与再催办→再办结回告→再审核→立案→归档

5.督办工作实务

5.1、要严格时限，及时报告，彻底查清，把问题解决好。5.2、要事实清楚，处理得当。

5.3、文秘查办催办工作应当做到“一个为主”、“三个结合”、“四个坚持”

5.31、“一个为主”就是要树立全局观念，围绕改革和建设这个中心 5.32、“三个结合”就是与信息工作结合、与信访工作相结合及与调查研究工作相结合

5.33、“四个坚持”就是坚持原则，实事求是，秉公办案、坚持归档办理，分级负责、坚持领导上阵，亲自查办、坚持结报反馈制度

五．日常工作

5.1、在同一时间段内做类似的工作。如在同一时间段内往拨打电话，把需要复印的文件积攒在一起，然后去复印等，这样，既可以节约时间，也可以提高工作效率或质量。

5.2、如紧急各重要的工作，先办理紧急的事情；重要和不紧急的工作，先做重要的工作；不重要和不紧急的工作，可以另找时间做，或者找他人做；自己不擅长的工作，而且该工作也不保密，可以与别人交换工作来做等。

5.3、总经理秘书可用预测的办法来减轻工作压力、舒缓工作节奏，把工作做到前面，如明天14点总经理要召开财务会议，作为秘书，可在明天10点左右把上次会议的记录以及其它财务报表等从档案柜内找出来，放在总经理的办公桌上。如果任职者能更好地预测明天会做哪些工作，他就能更好地完成本职工作。当然，也不能把第二天的工作日程根据预测，安排得满满的，因为不管你的预测能力如何强，第二天总是会有些突发事情需要处理，因此要留出一定的空余时间来处理这些突发事件。

5.4、对于公司或者外界报送给总经理的备忘录、报告、申请以及其它信息文件等，及时呈送或报告给总经理。5.5、在总经理的日常工作安排中，事前征得总经理的同意。5.6、草拟各类通知、报告、总结、计划、简报、讲话稿等。5.7、每日一上班根据当日公司内外的主要活动（会议）内容，编成《今日要事》，供总经理和运转副总参考。

5.8、每日下发《检查记录》到有关部门，每周每月底汇总，编制各部门及部门经理奖金考核一览表，供运转副总经理审阅。5.9、每日参加由运转副总主持的工作晨会或专题会议，编写会议纪要，了解有关部门落实情况。

5.10每日两次集中将各部门（分公司）和外单位送到办公室的所有文件和报告，整理后交总经理私密批示。

5.11分发总经理私密批示过的文件，转送有关总经理传阅或有关部门办理。

5.12参加总经理室一周工作指令会，起草《一周工作指令》，催办指令各项内容的落实情况，于周六将《指令落实情况》交转总经理。

六、商务谈判

6.1、掌握各种信息的搜集方法和渠道，充分搜集商务谈判信息，并参与制订商务谈判方案和组建商务谈判小组。6.2、布置商务谈判现场，营造融洽的商务谈判气氛。

6.3、做好上午谈判的辅助性工作，协助主谈判人员处理谈判中的问题。

七、办公环境管理

7.1、合理设置办公室的布局。7.2、布置和美化办公室环境以及合理摆放办公室设备。7.3、维护责任区整洁的工作环境。

7.4、应对办公中出现的紧急情况，做好办公室的安全管理。7.5、对办公室、办公桌及用品、办公室内外环境的管理。这些不仅关系到秘书和其他工作人员的工作情绪和工作效率，更涉及到秘书所在组织的形象，所以要知道办公室的6S是什么，它包括：清理、整顿、清扫、安全、素养、规范。

八.保密工作

1.文秘的保密要求

1.1、文秘工作者应在思想上树立高度的保密观念和政治责任感，在行动上养成良好的保密习惯： 1.11不该说的秘密，绝对不说

1.12不该问的秘密，绝对不问 1.13不该看的秘密，绝对不看 1.14不该记的秘密，绝对不记 1.15不在非保密本上记录秘密事项 1.16不在私人通信中涉及公司秘密

1.17不在电话、明码电报和普通邮局传递秘密信息 1.18不在公共场所和家属、亲友面前谈论秘密 1.19不在不利于保密的地方存放秘密文件和资料

1.20不携带秘密材料游览、参观、探访、访友和出入公共场所

2.会议前的保密 2.1、文件保密要求文秘准确地表明文件密级，限定文件阅读范围，控制文件的印制权限。

2.2、加强文件的印制管理，严格文件封发管理，严格登记制度。2.3、对于会议秘密，文秘要做到根据内容和需要，严格确定出席人员，涉密会议，对会议服务员也要严格审查。

2.4、根据需要，确定会议印发文件及其数量，翻印上级文件和领导说话要事先请示征得同意。

2.5、会议涉密文件要表明密级，统一编号，按照规定的范围印发。2.6、会议地点及会场各项设施要有安全保障。2.7、在电话会议中不得讲述保密内容。

3.会议中的保密

3.1、会议开始后，要对与会人员进行保密教育，宣布保密纪律，对与会人员明确提出防泄漏要求。

3.2、对发放的文件、资料要统一编号登记，严格领取文件的手续。3.3、重要涉密文件，一般不准录音。3.4、重要会议要凭会议证入场。

3.5、会议期间如发现文件丢失或盗窃，应立即报告，采取措施，及时追查，设法补救。

4.会议后的保密

4.1、会议结束后，要认真清理文件，并将应收回的文件如数收回。4.2、要对会议住地、房间、会议室进行清查，防止文件、笔记本等丢失。4.3、会议主办部门应向参加会议的单位发出《会议文件清单》，以便各单位文秘部门向与会人员收取文件，统一管理。4.4、与会人员应将带回的文件主动交回本单位文秘登记保管，需要时再借，不得长期保留在个人手中

总经办一天的工作样板 开门前后

 取邮件报纸

 开门，定格观看办公室（有，务） 取传真，翻日历，打开电器

常规工作

 查看日志(准备，提醒，,) 处理邮件、来件、分类、呈送、发出邮件，，） 聆听上司指示（笔记，，） 接听电话、收发传真，电子邮件

 制备文稿（起草、修改、审批、打印、装订） 接待访客  安排会议、约会

 处理办公室事务（清洁，安全，购水，用品，订票）

日志项目

 为上司——外出、会议、会客（准备、参加、结束） 为自己——外出、会议、会客（准备、参加、结束）

关门前后

 查看日志（提醒上司，自己清晰） 回顾当日（是否结束，加班后）

 离前必做（清理办公桌，存放信息，关闭机器，切断电源，保密检查，柜屉上锁，管好门窗）

总经办人员一天的工作样板 8：30到达自己的办公室

8：35打扫上司的办公室、接待室等房间，查点备用物品 9：00上司到办公室

9：15 为上司冲咖啡，确认当天的日程安排，通知总经理办公室主任在接待室接待预约好的客人

9：30 有传真或电子邮件的话，根据上司的指示回复

9：45 邮件到达后进行分拣，将紧急的信件和包裹分发给收件人

10：00接听电话，将前一天来访客人的数据输入电脑中的顾客名录，整理报纸杂志，剪报、扫描等等

10：30 接待客人，给客人沏茶等

11：40 上司外出，将上司交待的文件打完 12：00 午休

13：00 回到办公桌前，上网查资料，接听电话等等

13：10 上司回到公司，给上司冲咖啡，报告电话留言，领回上司上次出差时的单据，核算出差费用

14：00 根据总经理办公室主任的指示，复印并打印文件 14：30 招待客人，给沏茶

15：25 回到办公桌前继续起草报告（计划明天写完）15：30 为公司司务会准备咖啡

16：00帮总经理办公室主任的信写好之后，写好信封，并通知快递公司将信取走；公司司务会结束后清理会场，打印出第二天上司的工作日程表，交给上司

17：30 上司出门办事，整理未完成的文件 18：00 准备下班

另外，秘书还经常要预订饭店、为上司准备午饭、准备客户礼品、打扫秘书办公室、给会议准备茶水......