业务部工作流程

第一篇：业务部工作流程

业务部工作职责

一，总则

1.1 目的：为了加强业务部各项工作管理，使期管理标准化，制度化，规范化，以提升公司凝集力，提高工作效益，特制定本制度。

1.2 范围：本制度适用于所有业务人员。

二，工作流程

1.整理报价： 1.1 针对不同客户询盘，整理《客户询价单》，提供至成本核算人员。产品的报价主要包括：客户国家的识别，产品的质量等级、产品的规格型号、产品是否有特殊包装要求、所购产品量的多少、交货期的要求、产品的运输方式、产品的材质等内容。

1.2 收到成本核算表后，业务人员仔细核对是否与客户要求一致。有出入，要求重新核算；无出入，交由上一级主管签字，重新整理《Quotation Sheet》报至客户。

2.处理样品：

2.1 如有新产品需要样品确认，必须先制作详细样品单，向工厂索取样品，以免工厂错误打样。收到样品之后，应核对样品尺寸，质量，重量和照片，确保寄出的样品同报价吻合，可以按照其生产。

2.2 针对样品费用问题同工厂和客户协商。并针对寄样费用，同客户协商，协商不了的情况下，汇报上级主管，达成解决之道。

2.3 寄样所有内容，附上整套寄样图片，需记录在《样品打样清单》，以便及时追踪和后查。3.合同签订：

3.1 贸易双方就报价达成意向后，客户正式订单并就一些相关事项与公司确认协商，双方相互确认后，需要签订商业合同《PROFORMA INVOICE》。

3.2 在签订商业合同《PROFORMA INVOICE》过程中，主要对商品名称、规格型号、数量、价格、包装、唛头、装运期、付款条件等内容进行商谈，并将确认后的内容写入《PROFORMA INVOICE》。

3.3最终商业合同《PROFORMA INVOICE》需交由上一级确认无误后方可发送给客户。

3.4 最终商业合同《PROFORMA INVOICE》需有客户签名方可生效。

4.收取订金或信用证

4.1T/T付款

4.1.1 客户必须先交付预付订金，一般为订单的30%，具体可协商。

4.1：L/C付款。4.1.1老客户通常是在交货期前1个月确认L/C已经收到；新客户必须在收到L/C复印件后方可确认订单的可行性。

4.1.2 收到L/C 后应业务人员和单证员分别审查信用证（特别条款可请求银行单证协助审查），检查是否存在错误，交货期能否保障，及其它可能的问题，如有问题应立即请客人改证。

5.下《生产通知单》：

5.1在收到信用证或预付款的前提下，开始进行备货。

5.2 根据最终商业合同《PROFORMA INVOICE》制定生产计划单，经过审批后，下达《生产通知单》至生产部进行生产。5.3 包装确认

5.3.1 老包装，如无变化，在《生产通知单》上注明，使用老包装，或者同某个订单，注明订单号。

5.3.2新包装，必须在出货期的前15天之前确认，以不耽误交期。

5.3.3 商检产品包装，需在《生产通知单》上注明要做商检。

6.追踪和验货：

6.1在备货过程中，生产部同步进行生产进度汇报，对生产完的产品进行入库登记，以便业务人员掌握整个订单的生产进度。

6.2一般在交货期前一周，调取品质部验收报告。如客户指定人员检验。一般要在交货期两周前与验货人联系，预约验货时间，确保在交货期前安排好时间。确定后将验货时间通知工厂。

6.3 每次新产品出货，需有大货样品留底。

7.报检：

7.1 国家法定商检产品于发货前一周提前申请商检。7.1.1 塑料花洒：需准备单证包括《SALES CONTACT》《COMMERCIAL INVOICE》，《PACKING LIST》，《报检委托书》《出境塑料产品检验结果单》。如有信用证，需注明信用证单证号及复印件。申请结果《出境货物换证凭条》。7.1.2 阀门：需准备单证包括《SALES CONTACT》，《COMMERCIAL INVOICE》，《PACKING LIST》，《报检委托书》，《阀门合格申明》。如有信用证，需注明信用证单证号及复印件。申请结果《出境货物换证凭条》。

8.租船订舱：

8.1.在备货的同时，如果本票业务不为客户指定货代，则向货运代理公司询价，确定本次出运的货代公司。如为客户指定货贷公司，在货物出运前与客户指定货贷确认具体费用，并与其它公司价格做比较，价格商议后方可订舱。

8.2.在货物全部生产、包装完毕后，生产部制作装箱单，业务人员根据《装箱单》，结合合同及信用证货物明细描述，安排订仓。通常在一周前安排定仓。

8.3、业务人员根据《装箱单》、信用证等统一缮制出全套的出运单据。包括《SALES CONTACT》，《COMMERCIAL INVOICE》，《PACKING LIST》《出口货物明细单》和《中华人民共和国海关出口货物报关单》。

8.4、业务人员先将《订仓单》传真给货代公司进行配船订舱，确认配船日期和费用后。确认收到货贷公司《送货通知单》或《装柜通知单》（要求在指定日期前将货物运至指定仓库）。

9.出货跟踪

9.1 整箱（FCL）：根据《装箱通知单》，与货贷确认集装箱到指定地点的具体时间，并通知仓库

装箱人员做好装箱准备。

9.2 拼箱（LCL）：根据《送货通知单》，要求仓库人员必须提前或按时将货物送到货代公司指定的仓库，由仓货代公司安排集装箱拖货至船公司指定的码头。

10.出口报关： 10.1业务人员拿到核销单后，将货代公司报关所需的全套报关单据《SALES CONTACT》，《COMMERCIAL INVOICE》，《PACKING LIST》《出口货物明细单》，《中华人民共和国海关出口货物报关单》，《报关委托书》，《商检换证凭条》和《出口收汇核销单》寄到货贷公司用于报关、出运。联系并确认货代公司收到上述单据。

10.1.1 宁波港口出运可提前寄《中华人民共和国海关出口货物报关单》，《报关委托书》和《出口收汇核销单》至货贷公司，其它文件可最晚于报关前一天传真至货贷公司。

10.1.2 上海港口最晚需提前两天寄全套单证至货贷公司。

11.收款：

11.1.准备文件：督促船公司尽快出《提单确认件》及运费帐单。仔细核对无误后，向船公司书面确认提单内容。如果提单需客人确认的，要先传真或扫描《提单COPY件》给客人，得到确认后再要求船公司出正本。并同时准备其他相关文件，如《COMMERCIAL INVOICE》《PACKING，LIST》和《一般原产地证》等文件。

11.2.交单：

11.2.1采用L/C收汇的，应在规定的交单时间内，备齐信用证上要求的全部单证，并严格审单，确保没有错误，才交银行议付。

11.2.2采用T/T收汇的，在取得提单COPY件后马上扫描提单给客人付款，确认受到余款后再将提单正本及其它文件寄给客人。

12.核销退税：

准备核销退税资料，包括《COMMERCIAL INVOICE》，《PACKING LIST》，《SALES

CONTRACT》，《申报要素》，《中华人民共和国海关出口货物报关单》，《出口货物明细单》

13．业务登记/存档：

每单出口业务在完成后要及时做登记，包括电脑登记及书面登记，便于以后查询，统计等。

14.售后问题的处理：

因出口产品供货方原因产生的出口产品错发,漏发,质量不合格导致客户提出质量、数量索赔的，业务人员应及时处理。

三．现有客户维护和新客户开发：

1.现有客户关系维护

1.1处理好定单和索赔问题，保证交货期和产品质量，协调与客户之间的关系

1.2 适时对重点客户保持联系，并及时向客户提供我司最新产品信息和产品目录。

1.3 在国外的重要节假日里，需发送电子贺卡以示问候。

2.新客户开发

2.1 展会名片的跟踪。

2.2 Alibaba网站的维护，和客户询价的及时回复。2.3 同行及老客户的介绍和推荐。

2.4 其它B2B网站的最新资源搜索及整理。

第二篇：业务部各项工作流程

业务部工作流程

一、常用表的签订流程

签订“合同签约”流程

1、签订“品牌引进审批单”，主要填写的内容包括：品牌、品类、楼层位置及面积、合作条件及政策、预计装修时间、预计上柜时间，商户签字→品部经理→楼层经理签字→业务部签字→总经理签字；一式两份，楼层一份，业务部一份。

2、专柜复尺（由财务部、业务部、楼层、商户四方共同执行，复尺完毕四方签字确认）→出图（平面图、效果图、电路图）→电路图、效果图楼层，品部经理签字→楼层经理签字→物保部签字→业务部签字→总经理→财务部→物保部办理相关手续

3、签订“合同审批表”，楼层管理人员负责填写合同审批表内容包括：供应商姓名和联系电话、专柜面积、经营品牌、客户性质（代理、加盟、生产商）、合作期限即合同期限、保证金和电表费用、合作方式及其它费用（包括物业费、空调费、广告宣传费）、备注即其它需文字标注的项目如：免租期、各种卡费的扣除、独家经营等相关项目、装修期限→商户签字盖章或按手印→品部经理签字→楼层经理签字→业务部签字→总经理签字→→财务部签字信息部录入（合同审批表一式三份：业务部、财务部、信息部各一份）

4、根据合同审批表由楼层签订合同，商户签字盖章或按手印→楼层经理签字，楼层到总经办加盖合同章（任丘市新绿洲商品交易有限公司），合同一式三份商户一份、财务部一份、业务部一份

签订“临时促销申请表”流程

1、由商户所在楼层的负责人按实际情况填写该表。包括品牌名、供应商名、合同执行政策、活动执行政策（包括执行扣点、执行扣点加租金、纯租金扣点为0）。

2、品部经理签字→楼层经理签字→业务部→总经理→财务部→审合签字信息部录入。

3、该表一式三份，业务部、信息部、财务部各存档一份。签订“合同变更单”流程

1、将相关项目填写好包括：原供应商姓名和现供应商姓名、原楼层和现楼层楼层、原品牌名和现品牌名、原经营项目和现经营项目、原面积和现面积、合同变更日期。

2、原供应商和现供应商提供身份证复印件→原供应商签字按手印确认（如未在本地，由原供应商文字声明愿自动放弃新绿洲时代广场某品牌的经营权，签字按手印并提供身份证复印件）→现供应商签字按手印→楼层负责人签字（变更楼层需原楼层负责人和现楼层负责人分别签字）→业务部签字→总经理签字→财务部签字→信息部录入

3、该表一式四份，现供应商、业务部、信息部、财务部各存档一份。签订“供应商退场审批表”流程：

1、由商户所在楼层的负责人按实际情况填写该表。

2、品部经理签字→楼层经理签字→业务部签字→物保部→总经理签字→财务部→信息部录入

3、该表一式三份，业务部、信息部、财务部各存档一份。

花车租赁手续

商户和楼层管理人员到业务部填写花车租赁申请单分别签字（花车单辆单天5元，单辆单月100元）→持花车申请单两联到财务部交费→财务部收费签字确认→花车申请人持交费收据复印件和花车申请单一联交业务部由业务部带领领取花车。

二、五证一书包括的内容及审核

五证：营业执照、组织机构代码证、税务登记证、商标注册证、检验报告。一书：授权书

审核五证一书的标准，即五证必须有最新的年检记录，授权书仍在授权期限内。

三、三标的内容

三标：即吊标、领标、水洗标

吊标：要有成分、厂名、厂址、电话。

水洗标：要有水洗说明、成分

吊标和水洗标成分一致

四、价签的填写

品名：品牌名加品名。

编码：专柜商品码。

产地：与吊牌上的地址统一。

规格：型号范围，如：齐码、全码、S-L、165-185等

等级：与吊牌的等级统一

单位：件、套、双、只等

质地：与吊牌上成分一致。

物价员章：楼层经理人名章

零售价：书写保留2位小数，占上半部。

价签书写

1、商品要求一货一签、货签对位（同类商品摆放在一起得可以共用一个价签，如果分开必须另外书写一个价签，只限服装类）。

2、价签规格要和商品相辅。

3、价签摆放位置要整齐醒目。

4、书写字迹工整、清楚，不得有缺项、涂改、漏项、有污渍。

今后，不在进行企业检验，而改为企业申报制度，企业在规定时间内，在工商局指定的网络平台上，按要求申报公司登记信息、公司运营情况等内容，并向全社会公示公开，工商局将采取抽查的方式予以核实。

如果报送不实信息，必然要承担后果；如果不按时申报信息，在工商局公示中将会被列入“异常状态”，连续三年“异常状态”，公司就会被列入“黑名单”并向全社会公示。到时候估计不会有人跟这样的黑名单公司做生意了。

第三篇：最全业务部工作职责与工作流程

业务部工作职责与工作流程

第一部分：工作职责

一、业务员工作职责：

1.明确公司的销售目标并努力实现目标。

2.构筑营销理念，创建营销体系，建立健全销售部门各项管理规章制度。3.维持与老客户的良好关系，努力发展新客户。

4.维护公司利益，进行售价管理，为公司进行价格决策提供市场依据。5.进行市场调研和市场需求预测，提出产品竞争策略和新产品开发建议。6.掌握订单生产进度，当出现异常时尽可能协助其他部门解决问题，及时安排出货及跟踪货款回收情况。

二、船务部工作职责

1． 及时与业务员沟通，确保在旺季也能顺利订到舱。

2． 安排出货及准备报关资料，报关资料必须准确，以便顺利清关。3． 及时处理提单补料及银行交单事宜。4． 掌握最新运输价格，为公司节约成本。

三、业务跟单

1． 主动跟踪业务订单确认情况。2． 主动跟踪订单进展情况。

3． 当订单出现异常时，协助解决问题。

4． 管理业务样机单，跟踪样机情况及追踪样机款。

四、报关员

1、具有全面的报关业务知识，熟悉作业流程，熟知国家海关对企业进出境货物的政策法规，争取公司利益最大化。

2、及时申请报关和报检，确保本企业货物的进出口符合海关、商检要求，手续齐备、顺畅通关。

3、保证与各部门的沟通渠道畅通，做好报关、仓库及财务的内控整合。

4、及时向公司领导汇报工作进展状况，请示工作中遇到的问题，并寻求最佳解决途径。

5、配合海关、商检、外经等政府部门的业务监管与指导，保持良好的工作关系。

6、报关员是连结公司与海关之间的纽带,是沟通公司与海外市场的桥梁;既要体现工作的原则性又要考虑客户需求的灵活性,积极做好两者之间沟通与协调。第二部分：业务部工作流程

一、业务订单流程

1． 收集产品资料，不定期的整理各种产品的（VCD，DVD，CAR DVD，PORTABLE DVD，DVB-S，DVB-T，HOME THEATER）报价单（包括最新出来的面板图，产品规格，价格，包装资料，付款方式，交货时间等等）。2． 与客人沟通，了解客人需求，与采购、工程确认是否可以满足客人要求（如面板可否做，功能是否完全符合要求等），确认OK后，根据客人要求做样机供客人确认。

3． 跟进客人那边对样机的测试结果。如客人对样机提出问题，及时反馈给我司品质部及工程PE部，给客人一个合理的解释并给出解决办法。样机确认ok后，与客人讨论订单细节，双方达成一致意见后，与客人签PI。（个别客人可能不要求送样机，直接讨论订单细节，并签下PI。）催促客人打订金或开L/C。4． 等客人打订金或开L/C的同时，与客人确认产品生产要求明细，准备好生产指令单给工程PE部审核。5． 收到订金或收到可接受的L/C后，把生产指令单拿给总经理签字，交给人事部下发各相关部门。（收到L/C第一时间内审核，如发现存在不合理的条款时，必须马上向客户提出改L/C。）

6． 新机型的交货期一般下单后25天至30天，指令单下发后，业务必须把所有相关资料给工程部，并协助工程部尽快确认订单细节（前后板丝印，开机画面，彩盒，说明书，遥控器，卡通箱，包装方法等）。前、后板丝印及英文说明书由工程部提供，业务员检查无误后发给客人确认；面板资料确认后，工程部根据面板实物设计彩盒，再把彩盒图片发给客人确认。发给客人确认的文件，要求客人在两天内确认。如果说明书需翻译成其他语言，请客人自行翻译并提供翻译后的文档，同时必须与客人翻译完成的时间以配合生产进度。（提供英文说明书文档给客人后，一般要求客人必须在10个工作日内完成翻译工作并发给我司。）

7． 所有细节确认后，注意跟踪物料采购进度及生产排期以确保交货期。8． 提前与客人确认船期及定舱事宜。在大货生产完的前一个星期通知船务定仓，一般交货方式是FOB深圳，如是客人指定货代，则需客人提供货代联系资料。

9． 生产完成后，与品质部确认验货时间并通知客人验货。验货通过后，再次与客人确认准确的出货时间并安排出货。(详情请见出货流程)10． 根据客户银行的信用度和不同情况及时检查货款是否到帐，如在合理的时间内没有收到货款要及时和客户沟通，保证货款及时到帐。

11． 到帐后填写收支平衡表。每个客户必须做收支表，以便查收款。

二、出货流程

1． 业务员必须提前通知船务出货计划，船务在出货前一周（旺季时必须提前10天）与业务确定出货所需的详细资料，如出口国家、目的港、付款方式、客户资料、船公司资料等，订相关船期的船。

2． 拿到S/O后，必须了解放舱及结关日期并告知相关人员做好准备确保顺利出货。

3． 出货前查看是否已做好商检通关单，如未做及时通知报关员做好相关商检通关单，并了解商检数量及使用哪本手册报关。4． 根据出货进度，让仓库交成品及配件出库明细表。

5． 根据出库明细表和L/C制作发票装箱单报关资料，报关资料数量必须和商检一致。

6． 准备报关资料（其中包括核销单，手册，报关委托书一式三份，空白箱单，空白发票，报关资料，商检通关单。）

注意：（1）报关委托书上盖两个公司印章，箱单发票盖章（2）报关资料根据商检数量填写，可能与实际数量不符

（3）核销单上注明：PI号码/台数/出口国家/手册号码/第几项，交与肖总盖章 7． 填写出口控制表，要和商检、报关资料一致。

8． 传S/O到报关行打单并安排拖车，并在当天拿到司机资料交给仓库，同时告知相关人员到柜的大概时间以便安排出货。

9． 由业务填写发货申请单，经财务及经理签字后交给仓库。发货申请单上必须写清楚工单号，机型数量及配件等细节。

10． 出货当天准备齐报关资料由货柜司机带回报关行，并安排好手册。11． 及时了解货柜是否安全返码头，查柜与否，如遇查柜先了解报关资料是否准确并及时协助报关行处理。

12． 出货第二天必须做好PL跟INVOICE，与客人确认后给肖总盖章。交报关资料一份给仓库，两份给财务。INVOICE两份财务，一份肖总。13． 填写交货收汇明细表（注明L/C号码，数量，交单日期及金额）。14． 根据L/C做提单补料并及时传到船公司做单。

15． 拿到提单草稿及时让业务确认，确认ok通知做电放或出正本。16． 及时与船公司结款，并取回正本提单或拿到电放资料。

17． 等提单同时要准备交单资料，要和信用证要求的交单资料相符，保证交与银行资料准确无误。

18． 资料准备齐全后用快递寄到交单银行（提单背面要盖公司印章背书，DRAFT要盖四个章

第四篇：外贸业务部主要业务工作流程 一

外贸业务部主要业务工作流程 一.前期的准备工作 1.网站建设方面 外贸业务的展开必须依托网站，通过一个公司的中英文的网站，来展示一个公司的经营实力，国际贸易不像国内贸易，做国内贸易主要是做业务，买卖双方可以当面接触，可以进行实地考察，而做国际贸易，买卖双方能见到的几率很小，双方只有借助网络平台进行在线商谈具体的商品细节，所以要想做好国际贸易，实现公司发展，必须尽快建立完善的公司网络平台，以早日实现公司目标。2.发布产品 现在说的发布产品信息，是在网站完善之后，通过各大国际网站，来宣传本公司的网站，以便跟多的客户点击我们网站，扩大公司网站的影响力，以带动进口方的与我公司合作的意图，方便国外客户找到我们。现在我们通常用的发布产品的网站有：中国商品网、Made-in-China、Ecplaza、Tradekey、EC21等国际网站上发布本公司的一些产品信息及联系方式。其中这些网站有些是收费的网站、有些是免费的网站，现阶段我们可以使用免费的网站进行前期的宣传工作，等到后期公司外贸部门发展到一定程度可以进行有偿的网络注册宣传等。我们也可以进行注册国内网站进行宣传，现在的主要目的是进行公司网站的推广工作，扩大公司的影响力。二.业务联系工作 1.外贸部业务员每天的工作任务 ①登入联系方式 业务员进入公司上班后，首先要进入公司的网站，打开以公司名义注册的MSN、雅虎通、QQ等联系方式，查看留言，查看在线联系人，查看有没有在线询盘的客户等工作。②登入邮箱 登入邮箱，处理客户的邮件，在登入邮箱时要查看邮箱留言、邮件、各种询盘等等。这些要进行邮件的筛选，分析岀重要回复的邮件，次要回复的邮件等。在处理邮件的过程中，要给客户回复邮件，对以前发送的邮件再进行跟踪客户等。③发送联系邮件 在处理完客户询盘邮件以后，要进行发布联系邮件，在已有的客户联系资料中，根据目前市场需求量的大小选择国外客户进行发布联系邮件。④处理退回邮件 在发布的联系邮件过程中，会有部分邮件可能由于邮箱错误、网络等方面的原因出现退回的邮件，这时要根据邮件退回的信息处理退回的邮件，最主要的是查处退回的原因，以便下次能发出成功。⑤在线询盘的处理 对有些在线询盘的客户，要根据目前的市场行情，给客户在线进行报价，双方在线进行价格的磋商，主要有询盘-发盘-还盘-接受等，在客户接受价格之后，尽快要客户下订单，以便我方做合同，以最快的时间把合同传给客户确认，等客户把确认的合同传回来之后，要执行合同。三．合同签订以后的工作 1.签订合同和合同签订之后的工作 客户确认订单之后，做合同，传给客户确认合同，双方确认合同之后，卖方要进行组织货源，买方要根据双方确认的付款方式（信用证方式：卖方要催促买方尽快开立信用证；T/T方式：要有30%的预付款，要催促买方尽快把预付款回到卖方）。2.组织货源（备货）及包装 在销售合同和买方签好之后，就需要我们尽快组织货源，我们以和买方确定好的价格在国内寻找质量稳定、价格合理的供货方。我们要在合同规定的时间把货物按照合同的规格生产完，在加工生产货物的同时，我们需要及时和工厂进行沟通，以确保货物的质量。要按照合同的规定包装，合同规定有什么样的包装，在工厂生产加工过程就要严格要求用什么样的包装，以确保包装和合同规定的相一直。3.检验检疫 在货物生产加工完成之后，我们需要按合同上的要求对货物进行检验检疫。如果合同要求CIQ商检，我们需要和商检局进行沟通，及时安排对货物进行检验检疫，尽快取得商检局核发的《岀境货物通关单》；如果合同规定是做SGS商检，我们要安排货代及时和SGS商检机构取得联系，有SGS商检工作人员做检验，并出具《SGS商检证书》。应注意在给工厂下订单时要说明商检要求.提供出口合同，发票等商检所需资料。而且要通知工厂将来产品的出口口岸，便于工厂办理商检。应在发货一周之前拿到商检换证凭单/条。商检证书是经过出入境检验检疫部门或其指定的检验机构检验合格后而得到的，是各种进出口商品检验证书、鉴定证书和其他证明书的统称。是对外贸易有关各方履行契约义务、处理索赔争、议和仲裁、诉讼举证，具有法律依据的有效证件，同时也是海关验放、征收关税和优惠减免关税的必要证明。4.安排货代负责出口相关事宜（租船订仓和配载）在货物组织完之后，我们需要及时和货代进行沟通，安排商检和报关事宜，还要确定

船期，和货代确定好货物装船的时间、地点等。以便在合同规定的时间内，将货物安全的运到目的港。按合同的要求是在产地做商检和报关还是在港口做商检和报关。①.如果跟客户签订的合同是FOB CHINA条款，通常客户会指定运输代理公司或船公司。应尽早与货代联系，告知发货意向，了解将要安排的出口口岸，船期等情况，确认工厂的交货能否早于开船期至少一周以前，以及船期能否达到客人要求的交货期。应在交货期两周之前向货运公司发出书面定仓通知（SHIPPING ORDER），通常在开船一周前可拿到定仓纸。②.如果是由卖方支付运费，应尽早向货运公司或船公司咨询船期，运价，开船口岸等。经比较，选择价格优惠，信誉好，船期合适的船公司，并告诉业务员通告给买方客户。开船前两周书面定仓。③.如果货物不够一个柜，需走散货时，向货代公司定散货仓位。拿到入仓纸时，还要了解截关时间，入仓报关要求等内容。④.向运输公司定仓时，一定要传真书面定仓纸，注明所定船期，柜型及数量，目的港等内容，以避免差错。⑤.查看船期表，填写出口货物托运单。即可向货运代理办理委托订舱手续。⑥货运代理根据货主的具体要求按航线分类整理后，及时向船公司或其代理订舱。当船公司或其代理签出装货单，定舱工作即告完成，就意味着托运人和承运人之间的运输合同已经缔结.5.投保 货物订妥舱位后，属卖方保险的，即可办理货物运输险的投保手续。在履行CIF出口合同时，卖方在装船之前，应按照买卖合同或信用证的规定及时办理投保手续。出口商品的投保一般都是逐笔办理的，在投保时，应将货物名称、保额、运输路线、投保险别等一一列明。保险公司接受投保后，即签发保险单或保险凭证。通常双方在签定《购货合同》中已事先约定运输保险的相关事项。常见的保险有海洋货物运输保险、陆空邮货运输保险等。其中，海洋运输货物保险条款所承保的险别，分为基本险别和附加险别两类：（1）基本险别有平安险（Free from Paricular Average-F.P.A）、水渍险(With Average or With Particular Average-W.A or W.P.A)和一切险（All Risk-A.R.）三种。

（2）附加险别。附加险别有一般附加险和特别附加险两种类型。6.报验换单 在货物运到港口后，向港口商检局申请换《出境货物通关单》，这需要凭产地商检局签发的商检换证凭单/条到港口商检局换证。7.报关 货物集中港区后，发货单位必须向海关办理申报出口手续。由发货单位专业持有报关证人员备妥出口货物报关单，连同装货单、发票、装箱单（或磅码单）、商检证、出口结汇核销单、出口货物合同副本及有关单证向海关申报出口，经海关官员检查单证和货物，确认单货相符和手续齐备后，即在装货单上加盖放行章。经海关查验放行的出口货物，方能开始装船。这阶段到海关办理手续有四个环节：申报、查验、征税、放行。一般在拖柜同时就将报关所需资料交给合作报关行，委托做商检通关换单及出口报关。通常要给报关留出两天时间（船截关前）。委托报关时，应提供一份装柜资料，内容包括所装货物及数量，口岸，船公司，定仓号，柜号，船开截关时间，拖车 公司，柜型及数量，本公司的联系人和电话等。也可以在取得商检局核发的《出境货物通关单》以后，安排货代公司进行出口报关工作。货代公司在取的《出口货物报关单》后要及时寄送到我公司，以便我们公司整合完善全部单据向银行进行交单议付。8.交接装船 在货物到达港口后，应该直接交接给货代公司，有货代公司按照事先确定的时间装船。在海关放行后，发货单位凭海关加盖放行章的装货单与港务部门和理货人员联系，查看现场货物并做好装船准备，在装船过程中，出口方委托的货运代理应有人在现场监装，随时掌握装船进度并处理临时发生的问题。

9.发装运通知 对合同规定需在装船时发出装船通知的，应及时发出，特别是由买方自办保险的。如因卖方延迟或没有发出装船通知的，致使买方不能及时或没有投保而造成的损失的，卖方应承担责任。货物装船后，出口方应及时地向国外方发出“装运通知”及相关证明，以便对方准备付款、赎单、办理进口报关和接货手续。装运通知：一般是要求在开船后几天之内, 通知客户发货的细节,装船通知的内容一般有：订单号或合同号、信用证号、数量、总值、唛头、包装件数、目的港代理人、船名、航次、预计开航日和预定到达日等。10.支付运费 船公司为正确核收运费，在出口货物集中港区仓库或库场后申请商检机构对其衡量。凡

需预付运费的出口货物，船公司或其代理人必须在收取运费后发给托运人运费预付的提单。如属到付运费货物，则在提单上注明运费到付，由船公司卸港代理在收货人提货前向收货人收取。11.收取海运提单 即获得运输文件： ①.最迟在开船后两天内，要将提单补料内容传真给船运公司或货运代理。补料要按L/C或客户的要求来做，并给出正确的货物数量，以及一些特殊要求等，包括要求船公司随同提单出的船证明等。②.督促船公司尽快出提单样板及运费帐单。仔细核对样本无误后，向船公司书面确认提单内容。如果提单需客户确认的，要先传真提单样板给客户，得到确认后再要求船公司出正本。③及时支付运杂费，付款后通知船公司及时取得提单等运输文件。支付运费应做登记。装船完毕，由船长或大副根据装货的实际情况签发大副收据，将大副签发的收货单交原发货单位，出口企业可以凭此单据向船公司或其代理人换取海运提单。12.制单结汇 交单指出口人（信用证的受益人）在信用证到期前和交单期限内向指定银行提交符合信用证条款规定的单据。这些单据经银行确认无误后，根据信用证规定的付汇条件，由银行办理出口结汇。货物装运后，进出口公司即应按照信用证的规定缮制和备妥各种单据，包括汇票、出口发票、运输单据和保险单以及其它合同或信用证规定的所需结汇单证单据。在信用证规定的交单有效期内，将各种单据和必要的凭证送交指定的银行办理要求付款、承兑或议付手续，并在收到货款后向银行进行结汇。13.业务登记： 每单出口业务在完成后要及时做登记，包括电脑登记及书面登记，便于以后查询，统计等。14.文件存档： 所有的文件包括P/O、商业发票、装箱单、保险单、L/C、提单和议付文件必须留存一整套以备查用。四.工作中需要注意的问题 1.与国内的供货商签订的购货合同问题 在与国内的供货商就报价达成意向后，买方企业正式订货并就一些相关事项与卖方企业进行协商洽谈，双方协商认可后，需要签订《购货合同》。在签订《购货合同》过程中，主要对商品名称、规格型号、数量、价格、包装、产地、装运期、付款条件、结算方式、索赔、仲裁等内容进行商谈，并将商谈后达成的协议写入《购货合同》。这标志着出口业务的正式开始。通常情况下，签订购货合同一式两份由双方盖本公司公章生效，双方各保存一份。2.付款方式问题 国际比较常用的国际付款方式有三种，即汇付付款方式、托收付款方式和信用证付款方式。①.如果是T/T付款的客户，要确认定金已经到账。T/T付款方式是以外汇现金方式结算，由客户将款项汇至公司指定的外汇银行账号内，可以要求货到后一定期限内汇款。这种贸易方式，是一般的贸易商首选的付款方式，卖方应争取使用这种付款方式。②.如果是放帐(给买方一定的付款期限)的客户，或通过银行D/P，D/A等方式收汇等，需经理确认。此种付款方式不赞成使用，对卖方不是和有利，如果是长久的贸易伙伴可以考虑实行。③.如果是L/C付款的客户，通常是在交货期前1个月确认L/C已经收到，收到L/C后业务员应该仔细审查信用证，检查是否存在错误，交货期能否保障，及其他可能的问题，如有问题应立即请客户改证。3.出口结汇时应注意的问题 我国出口结汇的办法有3 种：收妥结汇、押汇和定期结汇。①采用L/C收汇的，应在规定的交单时间内，备齐全部单证，并严格审单，确保没有错误，才交银行议付。②采用T/T收汇的，在取得提单后马上传真提单给国外买方付款，确认收到余款后再将提单正本及其他文件寄给国外买方。③如果T/T收汇的，要求收全款才能做装箱的，要等收款后再安排装箱。拿到提单后可立即寄正本提单给国外客户。4.使用提单应注意的问题 船公司装船完毕，由船长或大副根据装货的实际情况签发大副收据，将大副签发的收货单交原发货单位，出口企业可以凭此单据向船公司或其代理人换取海运提单。①.提单是出口商办理完出口通关手续、海关放行后，由外运公司签出、供进口商提货、出口商结汇所用单据。②.所签提单根据信用证所提要求份数签发，一般是三份。出口商留二份，办理退税等业务，一份寄给进口商用来办理提货等手续。③.进行海运货物时，进口商必须持正本提单、箱单、发票来提取货物。（须由出口商将正本提单、箱单、发票寄给进口商）。

第五篇：业务部工作

业务部工作管理（与各部门协调部分）

一、对质检部

1、业务部转到质检部的资质须及时审核；

2、货到当日须入库（随货同行，检验报告及相关资料齐全时）

3、入库时，货物与产地须相符，入库必须保证准确性；

4、因差资料而未入库，须及时报业务部；

5、到货三天内破损（数量不符，货品不对），可视为来货破损，三天后视为在库破损，来货

破损由业务部负责退换货，在库破损业务部协调退换，但不保证能全部退换。来货破损，当天需有书面通知业务部。

二、对库房

1、采购退出的药品，业务部通知马伟，库房见退货票备货，退货不超过一个工作日。

2、对于商业发货，库房须明确负责发货、退货的人员；

3、原则上，到货七天后的在库破损，业务部概不负责；

4、做好近效期退换货配合工作，做好赠品管理；

5、如库房有批号调整的货物，须及时通知业务部。

三、对财务

1、安排协调对账；

2、做好票据转接工作；

3、及时下账。

四、对运输部

1、自下单日起，运输部须两日内提回货物

2、及时发货

五、对销售部

1、先出近效期的货物；

2、配合近效期的催销；

3、业务部按正常量购进的、销售部订购的、公司决定购进的大宗货物，必须由销售部负责

销完，因销售造成的近效期，业务部不承担责任；

4、原包装完好的正常原因退货，销后三个月内业务部按流程退货；销售过程中因人为因素

造成的破损，业务部不予处理；已销售的药品，因客户滞销造成近效期的，业务部不予处理；

5、公司签约产品，销售部必须按量分销；厂家活动政策，销售部必须按量执行；

6、开票员对部分产品开完大货要及时通知业务部；

7、及时反馈市场信息；

8、增加客户，至少与一千家终端有业务关系（达到单月销售2000元）；

9、厂家要求退换货的产品，业务员须按规定日期退回公司，过时业务部不负责；

10、销售尽量按整包装开货，有零散货尽量开票时带出，避免零散货放至近效期的现象发生。最后，所有部门人员电话必须保持畅通，OA在线。