《四川档案》2010年第六期---职工档案管理体制初探

第一篇：《四川档案》2010年第六期---职工档案管理体制初探

为职工人人有档案，让档案件件有归宿——成都市职工档案管理体制初探

职工档案是职工身份确认、招工录用、工作调动、服务

聘任、职称晋升、工资福利、个人奖惩等情况的真实历史记录和凭证，它关系着职工就业、退休、医疗、办社保、享福利等诸多方面的切身利

益。然而现有职工档案管理体制的弊端，让大量职工求档不得，提档伤心！眼看着党和政府为群众谋福利、办社保，分享现代文明成果、安度

幸福晚年，而自己却为寻找合法权益的依据——档案，上下求索、苦苦追寻。

在成都市档案局（馆）的查阅大厅，每天都有前来查找个人档案的市民。或因为企业破产后档案不知去向，或街办麻痹大意丢失档案，他们只

得来综合档案馆间接查找。有市民为找到档案喜极而泣，千恩万谢党和政府；更有人历经曲折，寻档无着，满腹牢骚，口头上与爹娘过不去！

据统计，在过去三年中，我局（馆）“市民利益”的查中率为36.74%。也就是说有近三分之二的来馆查档市民，找不到自己的档案，其权益得

不到有效的保障。

今天，职工档案管理的规范化和法制化，已成为一个关系百姓民生、关乎社会和谐的重大课题。做好职工档案管理的监督和指导，是档案行政

管理部门义不容辞的责任。本文试图从分析我市职工档案管理现状和弊端入手，探讨现代职工档案管理新体制、新规章、新手段，探寻从根本

上解决职工档案管理的新思路，化解社会矛盾，构建社会和谐，服务市委、市政府创建世界现代田园城市这个中心工作。

一、我市职工档案管理的现状

1992年6月，劳动部和国家档案局颁发的《企业职工档案管理工作规定》指出：企业在职和离退休职工的档案由所在企业的劳动职能机构管理。

1996年以后，针对一些国有企业相继破产的情况，成都市人民政府颁布的《关于国有破产企业职工档案、户口转移问题的通知》规定，“企业

宣告破产，职工„„的档案„送达职工本人户籍所在地的街道办事处、乡（镇）政府就业服务机构或经劳动保障部门批准的档案保管机构。”

据此，我市现行职工档案管理的大致情况是：企业在职和离退休职工的档案由企业保管；改制破产企业下岗和离退休职工的档案由街道办事处

保管；一般社会人员（注一）的档案由街办、人才中心等机构保管。

但是据我们实际调查，成都市职工档案管理的情况非常复杂。首先，大多数企业独立管理着在职和离退休职工的档案。其中，国营大中型企业

领导班子成员的档案由各级组织部或企业工委管理。企业内部还有固定工、合同工和临时工之分，企业通常只给固定工和合同工建立档案，临

时工则不建档；部分企业将职工档案委托人才中心等机构代管，还有部分企业没有建立职工档案。

其次，改制破产企业的下岗职工和离退休人员档案，分别被保存在街办劳动保障所、人才中心、区（市）县综合档案馆和部分职工自己手中。

由我市经贸委管理，存放在成都锻造厂综合楼的七个行业协会61家破产企业档案中，也有大量职工个人档案。

其三，一般社会人员（注一）的档案，按规定应该存入市、县两级劳动保障部门下属的街办、人才交流中心等机构。然而，随着市场经济的发

展和经济体制的转变，“人事档案无用论”流行一时，“弃档”现象越来越严重。据统计，我市有社会人员约200万人，但“成都市人才流动服

务中心”却只存有6万多份流动人员档案。因此大量的大中专毕业生、自由职业者、小型私营和民营企业员工、小型独资和合资企业员工、无业

者、农民工等，或者是“人档分离”，要么就根本“无档在案”。

二、我市职工档案管理的弊端

（一）职工档案管理的体制陈旧

我市现存职工档案管理体制的最大弊端是分散型、多渠道管理。职工档案由各个机构保存于多个保管场所。企业和破产改制企业的职工、离退

休职工档案，分散地保管在企业、街办、个人、人才中心和区（市）县综合档案馆。大量的社会人员（注二）不知道自己的档案该放哪里，现

在哪里，或未必哪里。在这种情况下，劳动部门不知道哪些人需要就业援助，社保部门不知道哪些人该办社保；档案行政管理部门更难以对如

此分散的职工档案，进行有效的监督和指导。

（二）职工档案管理的制度缺失

成都市至今没有一部权威的《企业职工和社会人员档案管理制度》，使得我市企业职工和社会人员档案管理无法可依、无章可循。一方面，企

业、街办和人才中心等人事档案保管机构，不明确职工和社会人员档案的收集、整理、保管、利用的规则、制度和法律责任，从而难以确保他

们档案的完整、有效、安全和合法转递；另一方面，企业职工和社会人员对自己的档案没有知情权、支配权，特别是当自己的档案被丢失、损

毁和扣押的时候，找不到法律武器来维护自身的合法权益。同时，档案执法部门在对侵犯企业职工和社会人员档案合法权益的行为进行处罚时

缺少准确的尺度。

（三）职工档案管理的手段落后

目前我市大多数职工档案管理部门，仍然采用提供纸质档案、账本式目录、手工检索等方式，这些传统落后的手段已远远不能适应经济和社会

发展的需要。一方面，职工档案利用效能低、检索速度慢、传递不方便。另一方面，当纸质档案一旦发生损坏、遗失，职工档案就永久失去其

凭证作用，造成无法弥补的损失。因此，我们亟待改进职工档案的管理手段，利用现代计算机技术和网络技术，实现安全可靠的保管、准确高

效的查找、快速方便的传递。

三、我市职工档案管理的设想

（一）建立职工档案管理新体制

建立一套全新的、适应时代转型和社会进步的职工档案管理体制，使职工档案的管理由现在的多头、分散管理，逐步过渡为集中、统一管理。

按照《档案法》“档案集中统一保管原则”，借鉴其它省、市职工档案管理的经验，我们建议将所有职工分为三大类，即在职类、社会类和离

退休类，分别成立“在职职工档案管理中心”、“社会人员档案管理中心”、和“离退休职工档案管理中心”，分别对其档案进行集中统一管

理。

（1）“职工档案管理中心”

大中型企业设立专门职工档案管理机构，管理在职类职工档案。小型私营民营企业、独资合资企业职工档案，纳入“社会人员档案管理中心”

集中统一管理。

（2）“社会人员档案管理中心”

设立在市、县两级劳动和社会保障部门之下，其职能是将市、县两级所有社会人员（注二）的档案集中，便于加强统一管理和安排就业。

（3）“离退休职工档案管理中心”

设立在市、县两级社保部门之下，其职能是将市、县两级原来分散于企业、街办或个人手中的所有离退休职工档案，集中于市、县两级社会保

障机构统一管理，方便办理社保相关手续。

（二）制定职工档案管理新规章

成都市劳动和社会保障局会同市档案局，尽快制定《成都市企业职工及社会人员档案管理制度》。一方面明确企业职工档案管理范围、内容、方式、标准，使职工档案管理程序化、规范化、科学化、制度化。建立职工档案管理的责任追究制度，对职工档案的归档、保管、利用、转递

及由此产生的法律责任加以界定。

另一方面，调整职工档案归档内容和范围。在强调职工考核、技术特长、录用、调动、奖惩、工资、任免等材料的同时，增加职工的失业、医

疗、工伤保险、住房公积金、失业证明、再就业、养老、乃至诚信等方面的材料，为企业职工办理社会保险、享受各种福利待遇提供完整的依

据和凭证。

（三）完善职工档案管理新手段

以电子政务标准体系和职工档案管理标准体系为指导，借鉴和开发出一套适合我市职工档案管理的软件系统。采用接收、归档、微机录入、电

子扫描、数据库查询一条龙管理体系，用数字档案代替纸质档案，用计算机查询代替手工检索，进而利用现代网络技术逐步实现成都市全域联

网，将我市20个区（市）的职工档案数据加以整合和交换，实现“互通有无，互换数据，互开证明”。即利用者在任何一个地区、任何一个“

中心”都能查询到所需的信息，并实现异地开具档案证明功能。进而，逐步将扩大到全省内联网，乃至全国联网。

二〇一〇年七月九日

第二篇：职工档案

第一步：个人版填写：

登录中国建造师网站，点击一级建造师注册系统，点击个人版登录入口，有三个下载地址[下载地址一下载地址二下载地址三]，点击任意一个进行下载，下载后进行安装至本地电脑，然后从开始——程序——一级建造师注册系统个人版打开进行填写个人信息，填写完毕后点击上方保存，弹出保存路径对话框，将信息保存在指定位置即可。

第二步：企业版填写

1、登录中国建造师网站，点击一级建造师注册系统，点击建造师注册企业登录入口，进入企业版（企业如是第一次注册需要填写企业的详细信息后保存提交即可），点击左侧目录树中“初始注册—注册审查”，在申报状态旁边点击“导入个人申报信息”，在弹出的网页中，浏览个人信息保存位置并上传数据文件，导入成功后，个人信息便处于待报状态。

2、审查：点击人员信息后边的“审查”按钮，核实此人员的信息，包括劳动合同的起止时间等，核算无误后点击表格下方的“保存”按钮，完成企业的审查工作。

3、上报：将人员姓名前面的方框反选，同时点击上报按钮（上报按钮在申报状态的右侧横栏中黄色字样），人员便已上报至主管部门，上报成功的人员处于审查中状态。

4、打印：

◆个人信息打印：上报成功后，将申报状态的下拉框中选择审查中，审查中的人员信息将会显示出来，点击人员后面的查看，弹出一级建造师初始注册申请表(1-1)，点击打印即可。

◆汇总表格打印：点击初始注册—注册审查，人员上报后，将申报状态下拉框中选择“审查中”，审查中的信息会显示出来，在反选列小方框中打“√”选择准备汇总的人员，选择完毕后点击申报状态右侧的“生成汇总表”黄色按钮进行汇总，弹出“企业一级建造师初始注册申请汇总表”后可选择汇总表右侧“导出Excel文件”保存至本地，然后进行打印。

第三篇：职工档案挂靠协议书

职工档案挂靠协议书

甲方：

乙方：

为明确甲、乙双方责任，确保职工档案挂靠期间内不出现争议，经甲、乙双方协商同意，签订如下协议：

1、甲方为乙方办理招工手续。

2、以甲方名义办理招工手续后，乙方只做为职工档案挂靠，不做为公司职工。

3、挂靠档案后乙方所需交纳的养老金、医疗保险金、档案托管费等其它所有费用由乙方自行承担，在甲方通知交纳养老金、医疗保险金、档案托管费时，乙方必须在甲方规定的时间内交纳，逾期不交纳，将视为自动解除劳动合同。

4、乙方档案挂靠期间内所发生的一切社会责任由乙方自行承担（包括：债权、债务、人事纠纷等），与甲方无关。

5、本合同一式贰份，甲、乙双方各执一份，签字有效。档案挂靠人员名单：

甲方代表人：

乙方代表人：

年月日

第四篇：职工健康档案工作总结

职工健康档案工作总结

为增强政府机关企事业单位工作人员的防治意识，做到有病早治，无病预防，使广大工作人员以饱满的精神，健康的体魄投入到工作生活中。我院对公安局、园林处、电信公司等25家机关企事业单位员工进行了健康体检，并于2011年8月10日—9月15日对25家机关企事业单位职工进行职工健康档案电子录入，共计1737人，电子档案录入率达100%。

此次建档以政府机关、企事业单位为主，以在职职工为对象，采取信息采集、填写调查表、进行职业健康检查等方式进行。健康检查项目包括：体检人身高、体重、血压、心电图、视力、听力、血尿常规、肝功、胸片、B超等多个项目，录入健康档案包括职工个人基本信息表、健康体检表、患病住院职工的接诊记录表、会诊记录表、双向转诊单、双向转出单、居民健康档案信息卡7大项目，在体检的同时对患有慢病的职工及时作出健康督导，发放健康教育处方3000余份，通过录入健康档案，对来我院体检的职工健康现状有初步了解，我社区将对体检对象的健康档案作出系统的分类健康检测管理，也为来我院进行体检的各单位职工的健康状况提供有效保障。

目前职工健康档案的建档还处在初级起步阶段，我社区把建立职工健康档案放在重要位置，通过2年的健康体检，对来体检的每位体

检对象建立了相应的职工健康档案，并取得了行之有效、较满意的效果。对职工健康档案的管理工作起到了推动和促进作用。

向阳社区卫生服务中心2011年9月20日

第五篇：职工健康档案工作总结

职工健康档案工作总结

落实职工劳动保护知情权和建立职工职业健康档案，是工会维护广大职工劳动安全和职业健康权益的重要举措。为扎实开展“依法维权年”，切实抓好以尘肺病为主的职业病防治工作，从根本上维护好职工的职业安全健康权益，我公司认真贯彻落实集团公司工会相关文件要求，结合我公司实际，现将工作情况总结如下：

一、领导重视

落实职工劳动保护知情权是企业民主管理的重要内容，是调动职工生产积极性的有效措施，职工职业健康档案是职工职业健康现状的客观反映，事关职工身体健康和生命安全。为扎实推进我公司职工健康档案管理，我公司成立了以xx为组长的职工健康档案管理工作领导小组，工会组织，各部门各成员通力协作，有条不紊地开展工作，根据集团公司工会相关文件要求逐条落实，克服困难，端正思想，责任到人，有序推进职工健康档案管理工作。

二、工作内容

（一）宣传与培训

组织专人进行建档培训，系统掌握职工健康档案建立、管理和使用规范的要求、技术，建立健康档案必需的医学知识、技能，健康档案信息系统的操作应用等。讲解健康档案项目填写要求，即除不需要填写项目外的所有项目必须全部填写，并要准确无误，必须要和职工详细了解信息，以达到档案的准确性、完整性。

组织职工集中学习《工会法》、《劳动法》、《安全生产法》、《职业病防治法》，使职工充分认识“红线”意义，使公司职工积极支持我们的建档工作顺利完成。

（二）健康档案的建立

1、建档内容：包括个人基本信息、健康体检和其他医疗卫生服务记录等。

2、建档方式：公司组织职工去医院进行健康体检，医生负责提供建立健康档案服务，负责对职工进行健康调查和体重、身高、血压等基础健康检查，建立健康档案。

（三）健康档案的管理

1、建立健康档案人员为管理人员。

2、健康档案的建立要遵循自愿与引导相结合的原则，在使用过程中要注意保护服务对象的个人隐私。

3、做好健康档案的备份工作。

4、规范健康档案的管理。建立职工健康档案的调取、阅读、记录、存放等管理制度，保证方便使用、长期保存、规范管理。

（四）健康档案的工作进程

我公司现有员工xx人，已建立健康档案 xx份，电子档案数xx份。

我公司建立职工健康档案工作已初具规模，但有些职工对建立职工健康档案的目的及意义还不是非常了解，对医生的检查询问合作还需要深入，在工作中还存在在许多不足，我公司需要不断深入学习、实践，克服困难，以高标准、严要求，严格按照集团公司工会的工作部署努力把下一步工作做得更加完善。