第一篇：秘书常识：秘书的思维与话语方式思辨
秘书的培养是一项十分艰巨的工程，人们对此已研究多年，也采取了许多办法，如许多地方开设了各种各样的秘书培养班，不少学校还增加了秘书实训室、模拟工作中心等，投入了大量的人力、物力、往往还是难以见效。一段时间以来，社会上把秘书职业人才的培养是同于一般的制造或修理专业技能人的培养，结果虽然开展了大量的实际模拟的动手操作能力的训练，但即使这样培养出来的学生，走上工作岗位后真正能确实胜任秘书工作的情况并不使人乐观，相反，我们却可以看到，有些并不是秘书专业出身的其他专业的学生如中文、法律甚至理工专业的学生却在秘书岗位上得心应手、如鱼得水得工作着，这不禁让我们反省一下现行的秘书专业教育和专业人才培养是否存在问题，如果确实有问题话，那么我们的问题到底处在何处？
问题是在何处？问题恐怕就出在培养人才的核心观念上，即培养秘书人才到底是治其智还是治其力？答案应当是明确的，秘书人才的培养绝对不能是简单机械操作式的人才批发，也许我们教会他们许多技能，诸如速录、文字处理、计算机应用、公文写作等等，但却没教他们学会去思考怎样适应秘书这样的角色，怎样做一个合格的职业人。
从社会身份来看，秘书就是一种职业。从事秘书职业的人，其职业行为和特征最显著的莫过于它的思想和行为。秘书的思想和行为是具有内在的特性的，我们只有更进一步地了解、掌握秘书的思想特征和行为特征，才可以在人才培养和秘书人才的职业训练方面获得更有效的进展，才可以将秘书人的培养与其他职业人才的培养区别开来。那么秘书人的思维特征和行为特征应当是怎样的呢？
秘书职业，从工作性质和工作关系上看，它是一种从属性的职业，它必须依附一定的主体才能得以存在，而主体价值观决定了从属地位的秘书的价值观，因此，秘书能否合格，是否胜任，首先是能否体认到秘书的职业地位及其价值取向完全是不以秘书人个人意志转移而转移的这一点。合格的秘书，应当首先是对自己的职业地位有清楚地认识，并且明白主体价值观对秘书职业人价值立场具有霸权式覆盖的特点。简单地说，就是对秘书职业服务对象（首长、老板等）的意识形态无条件地占有秘书人意识形态的特殊性这一点清醒地确认，才可能自觉地去完成自我价值立场的转变和职业思维模式的确定。在这里需要明确的是，秘书人的思想主体是什么的问题。秘书人作为个体的人来说，是有自己的思想和情感的，但一旦进入职业的角色，那么，这时秘书服务对象的思想和情感就必然地要成为秘书人思想的主体，秘书人仅仅就是自己服务对象的思想和情感的另一个载体而已。就秘书的服务对象来说，无论各个层次的大小领导，对秘书的职业要求基本上是一致的，就是必须满足他在意识形态方面霸权式的期待，而秘书人就应当在满足这种霸权式的期待方面作出自己的努力。
实际上，秘书价值立场的转变并非是轻而易举的。一个人，尤其是在没有成为秘书职业的从业者之前，都是具有个人的思想、情感和价值立场的。也是就说，不是秘书人的人可能会允许有许多非常个人的私性的东西，尤其是思维方式可以有许多比较自我、个性化的成分，这不仅会成为工作障碍，有时反而可以帮助自己获得成功，如与秘书职业比较接近的作家、记者等。表面看，作家、记者等等主要工作也都是写材料，但如果是秘书，他写的材料自我、个性化的因素参杂其间，就不一定可以使自己获得职业上的成功，因为从职业的特点和性质上看，这时一种错位。秘书的职业不允许它可以用秘书个人的价值取向来为自己服务的主体代言，这是它的性质和地位决定了的，它只能以其服务主体的价值观为自己的价值取向，它只能为主体代言。实际上，秘书服务主体对秘书人价值上具有绝对的霸权地位。秘书服务主体的价值观对秘书来说，是绝对和唯一性的，这就迫使秘书人必须学会做到个人价值观的丧失和自我思维的无意识。只有懂得并学会自我意识的自觉丧失，完成个人价值取向主动地向主体价值取向的转变，才能自觉地服务于主体，才能真正的以服务主体的意识和价值观进行现实问题的思考。所以，秘书人才的培养首先就是为秘书的服务主体培养具有与秘书的服务主体完全一致的价值观和意识形态的人才，以秘书的服务主体的意识转移而转移，以秘书服务主体的是非为是非，这样，秘书职业人才能职业性地去思考如下一些问题：我们所服务的政治和利益集团在当下需要什么样利益？政治和利益集团应当在当下的语境中如何言说？
思维观念转变了，秘书写作时文字表述的话语方式才能水到渠成。话语方式，具体地讲，就是用什么样的方式来进行言说。秘书究竟应用什么样的方式进行言说呢？实际上，一个人话语方式取决于以一个人的思维方式，当秘书的价值立场确立以后，其思维方式也会随价值立场的转变而转变。一个人具有无产阶级价值观的人，他的思维方事务往往是比较客观、辩证地思考问题，能够把握事物的本质内容。1921年，毛泽东同志在《中国社会各阶级的分析》中发表了“谁是我们的敌人，谁是我们的朋友”的著名观点。那时，他虽然还身兼着国民党宣传部副部长，但他确立了无产阶级的立场和世界观，尽管身在国民党的意识形态管理机构，但并不妨碍他运用无产阶级的世界观进行正确的思考，可见，人的思维方式一旦确立，那么，他的话语方式也就随之转变。秘书职业人在思维方式、价值立场等方面确立了从属于服务主体的需要之后，也就必然地要成为服务主体所需要的意识形态的人，秘书人作为主体意识形态的代言人，那么就必须去以主体的身份、地位去言说。我们可以经常看到，一些在秘书的职业岗位上工作出色的秘书人才，之所以写出的文章几乎很少被修改，工作上能够被自己服务的对象所倚重，不是因为秘书自己有个性，而是领导的个性此时已经体现在秘书人的职业工作之中，秘书已经与领导在思想和情感上完全一致，他的工作自然可以完全符合领导的所思所想。符合领导的所思所想的秘书，自然能够满足领导在意识形态方面的霸权式的期待。
秘书一旦成为主体意识形态的代言人，那么在言说方式上就必然有所追求，就要符合秘书工作所需要的语境。一个合格秘书人，是必须了解并熟悉秘书岗位的特殊语境的。秘书岗位的特殊语境应当指两个方面：一个是秘书生活、工作的社会、政治环境；一个是对秘书在具体生活、工作中的寓言环境要求。秘书生活、工作的环境对秘书人的职业行为具有特定的制约性，这种特定的制约性表现为地区和地区之间，低级行政机关和高级行政机关、一般行政机关和特殊行政机关、行政机关和企业机关、小企业和大企业机关之间的区别。地区及机关不同，秘书生活、工作的环境也会不同，秘书的工作寓言也必然会产生区别。不同地区、不同机关的性质及其类型和差别会影响到秘书人的思维，也一定会影响到秘书的话语方式。一般讲，体现主体意识相态的言说，在性质上都是“官样文章”，在外观形态上，就是说“官话”。具体地讲，秘书人的文字表述下笔就应当是“官言官语”，而不能是其他的话语方式，如果真正做到了“官言官语”，那么，就具有了秘书工作所需要的话语方式了。应当注意的是，同样是说“官语”，却是有差别的。“官”有高低，“位”有不同，即使是说“官话”也要有清醒的身份职位意识，既不能越位，又不能错位，即使大机关里的小部门都已经习以为常的话语方式在小机关里的大领导那里也是不能随便模仿的；中心城市机关里的话语方式在边缘城市机关里也是不能盲目照办的，这就是秘书人必须要了解的社会和政治的语境，只有这样才能使意识形态的代言成为适当得体的秘书话语方式。
因此秘书人的培养，首先是意识形态人才的培养，其次是官方话语写作人才的训练，明确了这两点，我们在人才培养方面可能更有效地接近我们所追求的目标。
第二篇：秘书考证常识
秘书考证常识：五类职业资格证书各有不同
秘书作为公司的“主管”，把一切安排得井井有条。各类企事业单位、政府机关都需要这类人才，因此秘书工作具有广泛的就业空间。同时，由于秘书职位接近中枢，可以接触学习更多的业务知识，加之与上层接触机会多，更易获得横向发展机会。国家秘书职业资格证书
该证书是1997年劳动保障部推出的第一个全国统考秘书职业资格证书，也是秘书行业的入门标准证书。此秘书资格证具有普遍认可性，一般公司和企事业单位的文秘招聘都以拥有此证书为基本标准。
适用人群：各类在校大学生，正在或准备从事办公室工作者均可报考此秘书证考试。
权威性：这是含金量较高的秘书资格认证。证件由国家社会和劳动保障部颁发，是在国内从事秘书职业的资格准入证明。
证书等级：国家职业资格五级、四级、三级和二级。
考试内容：采取情景录像测试和书面笔试模式。考核认证内容和等级将以《秘书国家职业标准》和《秘书国家职业资格培训教程》为依据，主要考核完成秘书职业功能和工作内容所必备的技能和知识要求，其中包括专业外语考核。
考试准备：文秘专业的学生一般准备3－4个月即可。考试中涉及的文书写作、公关礼仪、档案管理、办公自动化等内容，文秘专业的学生在日常学习中都有涉及。只要认真准备，通过比较容易。
颁证机构：国家劳动和社会保障部。
全国商务秘书（CBSC）资格证书
该证书是中国商业技师协会职业教育专业委员会根据国家文件设立的考试项目，旨在培养具有策划能力的复合型商务秘书人才。该认证重视商务技能的培养与考核，帮助考生提升文档管理、信息收集、整理、分析及商务活动策划等综合业务能力。
证书等级：初级商务秘书、商务秘书、高级商务秘书。
考试内容：分理论和技能两部分。根据各科目内容采用不同考试形式。专业理论含商务秘书理论与实务、商务电脑实务理论部分和商务英语，为闭卷笔试考试；商务电脑技能部分为上机考核。
颁证机构：中国商业技师协会。
伦敦工商会（LCCIEB）秘书证书
LCCIEB（英国伦敦工商总会考试局）是全球最大的职业技能证书发放机构之一。LCCIEB的证书适用于需继续进修的专业秘书，特别是去国外深造的学生，世界上许多大学都把LCCIEB证书列为入学条件之一。该认证目前在国内30多个省市设立了考试中心。
适用人群：所有LCCIEB考试均对外开放，在任何一个依照规定建立了注册中心的国家，任何国籍的考生都能参加考试。因此对于想出国工作的学生来说，这是一个不可多得的含金量又较高的资格认证。
权威性：LCCIEB是一家国际性的考试机构，在世界90个国家设有考试中心。它所颁发的证书和文凭在这些国家受到普遍承认。
由于LCCIEB是职业资格鉴定组织，因而其证书有“秘书工作绿卡”之称，其最大的用处就是增强就业竞争力，帮助证书持有者在国内外、特别是国外工作。考试等级：考试等级分为三级，国内目前开考的是二级和三级。
考试内容：二级考试包括商务英语（二级）、商务管理和文本产生三门；三级考试包括商务英语（可自选二级或三级）、商务实践、商务管理（三级）和文本产生（三级）。
考试准备：准备时间需一年左右，考试难度很大，对办公程序和速记要求较高，考生最好通过专门的培训来进行强化训练。
颁证机构：英国伦敦工商总会考试局。
剑桥办公室管理国际证书（剑桥秘书）
该证书由国家教育部考试中心中英中心从英国剑桥大学考试委员会引进，是按国际标准开发的秘书技术和职业培训课程。此证书为国际、国内双认证证书，除了可以满足学员就业需要，也可以满足从业人员提高技能的需要，是较高层次的秘书资格认证项目。目前全球有160个国家认可该资格证书。
适用人群：剑桥秘书证书考试共分初级、中级和高级三个级别，主要是依照学历不同的人群来划分层次：初级适用于高职、高专学生；中级适用于本科学历的学生；高级适用于本科以上学历的学生。
权威性：UCLES（英国剑桥大学考试委员会）是世界上著名的考试机构之一，剑桥大学考试委员会设计的职业证书考试已在世界上160多个国家开展，每年有600多万学员参加考试，具有相当高的权威。
证书等级：初级、中级、高级。
报考条件：中专以上学历在校生及从事办公室工作人员，具有一定的英语基础。考试内容：核心课程，如文字处理、商务沟通和任务管理、办公室管理；选修课程，如速记、客户服务、组织会议和活动、人际商务技巧、信息与沟通技术。考生可以根据考试级别任选考试模块。
考试准备：准备时间一般在半年左右，考试采用作业设计和实践考核等方法相结合，有几大模块，考试难度相对较大。
颁证机构：中国教育部考试中心、英国剑桥大学考试委员。
IAAP秘书资格证书
IAAP是国际职业秘书协会的英文简称，是全球著名的跨国性职业组织，在27个国家和地区设立分支机构。作为全球闻名的秘书协会组织，其考试影响力不可小觑，在业内被称为“博士级”的资格证书。目前，IAAP在北京和上海等大城市已设立了培训点和考点。
报考条件：高中以上学历，且具有6年秘书工龄。
考试内容：包括企业法、企业行为科学、企业管理、人际学、秘书会计学、秘书技能、办公室秘书工作程序等。
颁证机构：国际职业秘书协会。
第三篇：秘书常识
秘书常识：如何掌握速记技能
“会速记的人不一定是秘书，而秘书人员却应该掌握速记技术。很多国家的秘书工作是速记工作的同义语，有„速记秘书‟这个特定的职称。凡是从事秘书工作的人员，都要熟练地掌握实用性很强的速记技术。速记被列为秘书考试的内容之一，是作为秘书人员的录用或晋升的一个标准。”（《秘书职业技能培训鉴定教材·第四章速记基础知识》）由此可见，把速记作为秘书人员应该掌握的技能列为职业资格技能考试鉴定的内容，说明国家的有关方面已经重视速记在秘书工作中的作用。因此，国家劳动与社会保障部制定的《秘书职业技能标准》对初级秘书、中级秘书、高级秘书在“速记知识”方面提出了不同的要求。要求初级秘书“熟悉汉字快速记录与速记的基本原理与方法”，中级秘书“熟练速记与汉字快速记录法的知识”，高级秘书“掌握速记符号略写法的创制规则及应用常识”。初级的只是“熟悉”汉字快速记录与速记的“基本原理与方法”；中级的则进一步要求“熟悉速记与汉字快速记录法”在“法”上“熟悉”其“知识”；高级秘书则不能只停留在“熟悉”其“汉字快速记录法”与一般“速记知识”，而要求“掌握速记符号略写法的创制规则及应用知识”，强调的是掌握规则会“创制”并能“应用”，让秘书人员在学习速记知识基础上，结合实际工作需要去创制一些常用词、语、句的略写法。
然而，从近几年的几次全国秘书职业技能鉴定考试试卷内容来看，“秘书技能”方面考核鉴定根本就没有有关“速记技能”的内容。
不论初级还是中级、高级，对速记这门“实用性很强的技术”，只是让秘书“了解”点速记知识，并没有要求“掌握”有关速记的应用“技术”，而且每道题仅为1分，速记题分数最多仅占知识卷总分的4%。所以在历次鉴定考试中，不少参加考试的秘书人员对速记部分都不去理睬它，认为丢速记分不在乎，影响不了大局。这显然与“凡是从事秘书工作的人员，都要熟练地掌握实用性很强的速记技术”的要求是相悖的，有违于秘书职业技能素质的初衷。秘书到底应该不应该掌握速记技能，退一步说，应该不应该掌握汉字快速记录的一些方法，这是亟待解决的观念上的问题。据美国《职称辞典》对“秘书”一词的正确含义，是指工作水平高超、能贯彻执行下列活动的人：“
（一）全面处理机关或公司的行政工作，以减轻政府官员或公司负责人的较次要的行政事务及办公室工作；
（二）能运用速记记录口述；
（三）能用翻译机将口述或将复制的记录信息译成文字；……”可见，作为秘书人员对于会速记和速记技能的掌握是不可或缺的。
建议重视速记技能鉴定考试，不仅要适当增加速记知识的考核比例，还应该有速记技能考试的内容，如同考核计算机运用能力那样必须在规定时间里听写一段不少于2000字的速记记录（哪怕就是使用汉字“汉字快速记录法”），从而考查应考的秘书人员与秘书工作相关的速记技能的实际能力水平，与秘书职业技能标准相一致。
第四篇：秘书常识：秘书必备的品质
秘书常识：秘书必备的品质
秘书的日常工作虽然是帮上司“打杂”，但她在另一方面又肩负着“公司形象代言人”的重任，她给外人的印象不仅关系着上司的形象，也关系着整个公司的形象，所以，作为职业秘书，一定要在工作中有意识地塑造自己的品质。
一、认真
且不说职业秘书，就是一般的白领，在工作中也要“认真”，可以说，做到“认真”二字对于秘书来说是最起码的要求，但是，从另一个意义上来说这也是很困难的。特别是对于年轻的秘书来说，谁没有个小爱好，想自在一点呢？比如，与朋友在电话里聊天是一件很惬意的事，但是，无论哪个公司都不会允许秘书有这种享受及类似的行为。作为职业秘书，不仅要遵守单位的规章制度，而且还要比一般工作人员做得更好，因为你在领导身边工作，他们对你的要求自然更严，标准更高；他们不可能容忍你工作毛手毛脚、大大咧咧或办事拖拖拉拉。
二、诚实
所谓诚实，就是说老实话，办老实事，做老实人。当然，作为白领都需要诚实，但对于秘书来说这一点尤其重要，因为不管经验多么丰富，秘书在繁杂忙乱的工作中多少会出这样或那样的差错。出了错，马上道歉，这就是诚实。比如，一个港商希望与自己的上司见面，他在电话里说“下午14点来拜访”，你却听成“下午4点来拜访”，结果出现失约，造成误会。工作中出现了差错之后，就应当实事求是地向上司认错，而不是掩盖事实，或者往他人身上推以逃避自己的责任。有些秘书不诚实，为了自己或自己朋友的私利，故意隐瞒事实的真相，不实及时地向上司汇报，从而给上司的决策造成失误。所以，对于秘书来说，诚实是最重要的人品，只有用诚实才能换取上司和同事的信任。
三、谦逊
与其他部门的人相比，秘书的确有一种“近水楼台先得月”的优势，可以容易得到各种信息，听到各种机密，这是秘书工作本身决定的。比如这天上午，公司开董事会讨论人事问题，秘书到会议室为与会者添了好几次茶，这样她就自然而然地知道了一些人事变动的事；又比如，总经理明天上午出差，下午让秘书分别通知赵钱孙李四位部门经理来交待工作，其中他与李经理谈得最长，一直到下班还没有结束，这意味着什么？秘书当然能明白其中的微妙之处。正是由于秘书容易得到这种“上层信息”，往往会引起一些人的羡慕
或忌妒。如果秘书自己也产生这种优越感，那就会在无形之中破坏自己与其他部门人的关系。
如果秘书没有谦逊的品质的话，职务上的优越感就会让她滋生出骄横跋扈的毛病，比如把上司的职权当成是自己的职权，谁要是不买自己的账，就假公济私，想方设法结对方穿小鞋；即使你不是一个颐指气使的人，但总会有人看在你上司的份上向你献殷勤，如果不具备谦逊的品质，你也会慢慢地把自己的尾巴翘起来。因此，为了搞好与各方面的关系，秘书无论何时何地都要把自己当做公司的普通一员，绝对不允许自己滋生出“超人”的感觉。
四、合群
秘书部门是一个单位的神经中枢，从收集信息到给领导安排工作日程，几乎秘书的每项工作都需要各部门的协助配合。如果一个秘书不合群，不是离群索居，就是孤芳自赏，那她就很难有亲和力，公司里的同事就会对她敬而远之；如果这样，那她不仅得不到各部门的支持，反而有可能到处有人给她使绊，让她寸步难行。
五、宽厚
秘书应该性情温和，待人友好。因为部门利益、价值观念等方面的原因，同事之间对一些具体问题的看法上出现分歧是正常的。因此，当你在工作中遇到难以沟通的时候，应习惯换位思考，从对方的角度看问题，理解对方。不管双方的分歧如何大，你首先要在人格上尊重对方，不是以权势压人，强迫对方接受自己的意见；如果对方不接受，就找机会刁难人家，给对方穿小鞋。
六、自信
秘书工作的一个特点就是突发性事件多。比如，老总约好一个重要的客户下午三点钟见面，可是他在两点半的时候没跟任何人打招呼，就一个人开车出去了。客户马上就要到了，秘书应该怎么办？找办公室主任也找不着。面对这种情况，秘书应该情绪稳定，缓急有序。因此，秘书必须有高度的自信，否则局面无法收拾。当然，秘书的自信一般不会挂在嘴上，也很少显在脸上，他们的自信多是化作了行动；秘书办事谨慎，这并不表明胆怯；为人宽容，但不是懦弱的表现。事实上，秘书只有自信才能赢得上司的信赖，秘书凭借自信而成功的比例远远高于依赖聪明而成功的比例。
七、慎密
秘书在工作中必须慎密周到，养成做事留有余地的习惯。比如，秘书于雪的上司明天下午要去山东泰安出差，但在中午他还要在燕京饭店宴请一个东北来的客户。上司与客户
吃完午饭马上就去北京站，乘火车在下午七点之前赶到公司在泰安的办事处，晚上宴请当地几个重要客户。
于雪对上司的日程是这样准备的：要在下午七点之前到达泰安，就必须下午两点半之前上火车，因为从北京到泰安快车大约需要4个小时，再加上从泰安火车站到办事处约半个小时；如果与东北的客户吃饭预定花一个半小时，加上从燕京饭店到北京站和提前上车需要一个小时，那么，只需要在十二点开始进餐就行。根据这种反推法，于雪安排司机十一点半从公司送上司到燕京饭店(半个小时足够)，并订了下午二点半的火车票，通知泰安办事处的人下午六点半接站。
但是，第二天意想不到的事发生了：上司与客人吃饭时一聊天就把时间忘了，直到两点钟才从饭店出来。他一看手表，说忘记了时间，问在饭店外等候的司机，去泰安下一趟火车最早是几点，；司机说不清楚，上司有些不耐烦，于是司机马上打电话问于雪。没过一分钟，于雪就用短信将今下午北京站路过泰安的所有火车的开车时间发了过来，因为于雪预计到了这种情况可能出现，提前做好了准备。当时上司很惊讶，但也很满意。作为秘书，就应该办事慎密，能将工作中可能出现的各种意外状况考虑在内了。不过，在日常工作中出现小琼面对的这种意外情况并不多，你准备好几十次列车时刻表也许只有一两次能用得上，所以，有些秘书可能会认为这么做是做无用功，但是，像小琼面对的这种情况在什么时候发生谁也不知道，所以，对于秘书来说，那种认为以前没有发生过、以后也决不会发生的想法是不负责任的。如果办事慎密，留有余地，结果往往会出乎你自己的意料。如果你养成了这么一种办事习惯，上司和同事就会对你有另一种看法：你是一种办事稳重，可以值得信赖的人！
八、有上进心
一个优秀的秘书会脚踏实地，追求上进。这种上进心表现在两个方面，一是自我学习能力强。她会经常了解时事政治的最新动态，并对宏观经济的走向有较深的把握，因此，她会经常上网，并注意收集电视、报刊杂志等媒体上的各种信息，弥补自己知识上的不足或迎接新的工作的挑战。
在另一方面，她会注意自我完善。人们在自我完善过程中，不仅能更客观地看待自己，也能更加深刻而又敏锐地了解世界和看透人心。因此，自我完善的过程实际上也是塑造自己品格的过程。但是，自我完善并不限于增加学问，比如，听听京剧，看看美术作品，这些都是丰富自己内心世界的手段，也是自我完善的方式。
九、幽默风趣
秘书在工作中应该冷静，处理问题小心谨慎。但是，久而久之，她可能会给人一种机械而又呆板的印象，这对你维持良好的人际关系不利。作为秘书，你不仅要搞好自己的人际关系，而且还有责任协助上司处理好各方面的人际关系，因此，她还必须机智并富于幽默。所谓“机智”就是俗话说的“在什么山上唱什么歌”，不墨守成规，能将原则性和灵活性融为一体。而所谓幽默感，就是你说的笑话让人不得不笑，但它又是优雅的，不同于一些手机短信中的“黄段子”。但是，秘书毕竟是处于企业管理神经中枢，是上司与公司内外交流沟通的重要桥梁，她不能为了机智幽默而机智幽默，重要的是你的内涵和能力，否则，她就会给人留下一个只会耍嘴皮子的印象。
第五篇：秘书常识：秘书的知识结构
秘书工作的综合性，要求秘书人员横向具有较宽广的知识面；秘书工作又有自己的专业特点，这又要求秘书人员纵向具有较深厚的专业知识。秘书应有四方面知识的纵横结合。
1、基础知识
秘书应具有的基础知识分为两个方面：一方面是社会科学基础知识，即相当于高中水平的语文、政治、历史、地理、外语知识；另一方面是自然科学知识，即物理、化学、数学、生物等知识。高中文化程度，是国家对政府机关干部的最低要求，也是秘书人员应有知识的基本层次。
2、专业知识
专业知识是指所有秘书人员都应具有的秘书业务知识，包括：公文和应用文写作知识，文书制作和文书处理知识，档案保管知识，办公室管理知识，调查研究知识，会议组织知识，信访工作知识，信息科学知识，行为科学知识和公共关系知识等等。
3、行业知识
行业知识是秘书人员所在行业、系统的专业知识，如在政府机关工作的必须具有行政管理知识，在工商企业工作的必须具有企业管理知识、市场营销知识。其他处在教育、军事、外事、科学、文艺、体育、医疗等行业系统的秘书人员，也应分别具有各自的行业基础知识。
4、相关知识
这一部分是秘书人员为适应时代需要，做好工作，应加以进修提高的知识，是秘书人员知识结构中的较高层次，有经济学、法学、社会学、心理学、传播学、领导科学、统计学等。学习这些知识，可以使秘书人员从更广阔的领域去从事秘书工作。有些知识可以使秘书人员从更深的角度去认识秘书工作和秘书活动。还有些知识可以帮助秘书人员从更好更先进的角度去考虑和从事秘书工作。
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