加强疫情档案收集管理认识思考

加强疫情档案收集管理认识思考

立足当前，用好重大疫情档案。利用与服务是档案工作的目的与宗旨。经过长期实践，我国形成了一套提供档案利用的理论和方法。但此次x疫情是一次突发公共卫生事件，它的发生时间、发生地点都具有不确定性，档案利用需求和特点与我们日常服务的对象有很大差别，这给档案利用带来了较大难度，尤其在抗击重大疫情工作要求的快速响应、跨地区跨单位调用档案、精准提供档案利用等方面尚缺乏经验。

如，此次疫情对“非典”时期档案利用需求最大最迫切的应该是x市，但“非典”档案主要保存在北京，x在调用“非典”档案时存在很大难度。但中国中元国际工程公司向x市城乡建设局提供小汤山医院图纸的事例又恰恰说明了抗击重大疫情工作中跨地区、跨部门调用档案的迫切性及重要性。从小汤山医院图纸利用和此次x疫情所体现出来的高速、精准、跨地区跨部门的高效档案利用需求，档案部门应从X个方面着手抓好重大疫情档案的开发和利用。

一是用好数字档案馆（室）建设成果。

重大疫情作为突发公共卫生事件，一旦发生将对人类的生命财产安全造成严重威胁，要在第一时间进行应对。此时，对档案调阅利用的时间要求是分秒必争的。因此，快速的档案检索速度，不受空间距离限制的档案信息提供，所提供档案信息的精准程度就体现了档案工作服务重大疫情抗击工作的效果。在这些方面，数字档案馆（室）是可以发挥优势的。

首先，数字档案馆（室）检索档案的速度快，手工检索无法比拟。利用数字档案馆（室）可使档案部门快速响应重大疫情抗击工作对档案利用的需求。其次，数字档案馆（室）可远程检索并远程提供档案信息利用，能够满足重大疫情发生时人员活动受限和跨地区跨部门异地查档调档的需求。再次是数字档案馆（室）可大幅提高检索档案的准确性，可满足重大疫情抗击工作对高效率档案利用的需求。一些中央企业建成的数字档案馆（室）在服务此次抗击x疫情中体现出了其重要作用。

如交通银行通过数字档案馆有效解决了疫情期间公司有关部门对“非典”档案的需求。国家电网公司通过数字档案馆（室）建设成果实现了公司全员移动办公，并推出了移动数字档案应用，在此次疫情防控中起到重要支撑作用。这次抗击疫情对档案利用的需求也间接启示我们，数字档案馆（室）建设的力度仍需加大。

二是加强对重大疫情档案利用需求的研究和档案编研工作。

重大疫情一旦发生，情况紧急，如何在第一时间精准地将有关档案提供给有需求的部门和人员，是抗击疫情中发挥档案作用、提高档案利用效率的又一关键。

首先，疫情发生后，档案部门也不能囿于提供档案原件服务，而是在进行深加工的基础上，再提供利用档案信息。如湖南省岳阳市档案馆在疫情发生后迅速行动，市档案馆馆长余友安撰写了X多字的调研报告《X年前岳阳抗击“非典”回顾与启示——对我市当前疫情防控的一点思考》，并报送市委、市政府，为全市疫情防控提供参谋服务，得到了市领导的充分肯定。

其次，档案部门要在平时做足功课，加强对突发公共卫生事件中档案利用需求研究，梳理出参与突发公共卫生事件管理的不同部门不同人员在不同阶段对不同档案的利用需求，将各阶段有关人员的档案利用内容拉条挂账，形成应急方案。

其次，要加大重大疫情档案编研力度，在平时就形成一批有针对性的重大疫情档案编研成果。因为编研成果可以缩短利用者获取有用档案信息的时间，提高档案利用的精准度。

三是建立档案服务抗击重大疫情协调机制。

重大疫情作为突发公共卫生事件的不确定性决定了其档案利用人员、利用内容的不确定性，加之我国是一个突发事件频发的国家，这种跨地区、跨部门档案利用将成为一种常态。要应对这种非常规档案利用需求，应在各级档案行政管理部门、大型企业事业单位档案部门建立抗击重大疫情档案调用工作的协调指挥机制，一旦突发重大疫情，协调指挥机制可以精准对接抗击疫情协调指挥部门，快速实现跨地区、跨单位调用档案，为疫情防控部门提供更多参考借鉴。

档案部门还应争取将档案工作纳入突发公共卫生事件应急协调机制，使档案部门及时、全面了解突发公共卫生事件应对进展，精准识别档案利用需求，提高档案利用的精准度。

放眼长远，管好抗击x疫情档案。高效的档案利用是抗击x疫情的需要。但是，在提供档案服务科学精准打赢疫情防控阻击战的同时，我们也要放眼长远，总结经验，针对此次疫情期间暴露出的短板和不足，抓紧补短板、堵漏洞、强弱项，从完善重大疫情防控体制机制和健全国家公共卫生应急管理体系的高度，大胆创新，从以下X个方面着手，健全重大疫情档案管理体系。

一是创新档案进馆要求，优化重大疫情档案进馆（集中）时间。

我国的档案进馆制度中建立了档案资源定期集中制，集中时间分别是归档满X年和X年。但此次疫情期间对“非典”档案利用的需求表明，现有档案进馆制度中的档案资源集中时间不能满足发生时间不确定的重大疫情防控的需求。如各地在X年抗击“非典”时形成的档案，有的到今年只有X年，大多未进馆，使得各地综合档案馆在此次x疫情抗击中可利用的只有当时作为临时机构的全国防治非典型肺炎指挥部撤销时进馆的档案。企业也只能利用本级或本企业形成的档案，而无法利用下级企业或其他企业的档案。为此，需要创新档案进馆制度，对于常设机构形成的重大疫情档案实现即归档即进馆制度，无须等到在形成单位保管满X年（或X年）。同时，要创新重大疫情档案鉴定制度，将抗击重大疫情形成的档案尽可能确定为较长的保管期限，必要时可全部划为永久。因为，档案资源的丰富程度是决定档案信息参考价值大小的重要因素。

二是创新重大疫情档案保管机制，建设重大疫情档案馆（中心）、档案数据中心或档案专题数据库。

跨地区、跨部门调用档案是抗击重大疫情期间档案利用工作的显著特点。要满足这种需求，实现档案信息集中从而实现共享是有一条有效途径。尽管我国的档案进馆制度在一定程度上实现了部分档案资源信息的集中，但在我国的档案管理体制中，重大疫情档案与其他档案一样，按全宗归档，按地区进馆，这使得同一次重大疫情抗击中形成的档案仍是分散在不同地区或单位保管，难以实现跨地区、跨部门调用或共享利用。为此，要研究建立重大疫情档案馆（中心），收集保管历次重大疫情管理中形成的分散在全国不同地区、不同单位的档案，使重大疫情档案信息实现集中，方便共享利用，以应对重大疫情发生时档案的快速调用，减少档案的跨地区、跨单位调用。当然，建立重大疫情档案馆（中心）的方式需要改革当前我国档案管理机制。如要保持现有档案实体保管机制不变并实现档案信息集中共享，也可以采用建立重大疫情档案数据中心或档案专题数据库方式，对重大疫情档案数据进行集中管理。地方重大疫情专题档案数据可以按“县级—市级—省级—国家级”逐级建设的模式，企业可按“三级以下企业—二级企业—总部—国家级”的模式，先分级建设后集中建设，以加快建设速度，最终建成一套包括全国所有重大疫情档案的国家级档案专题数据库。

三是加大新技术的推广应用，大力推进电子文件“单套制”归档。

历史告诉我们，重大疫情的发生往往意味着人员活动空间的限制。电子文件电子化单套制归档使归档工作可以远程完成，使得在抗击x疫情中形成的档案，不会因为人员活动受限和无法面对面交接而不能及时归档。国家电网公司在此次抗击疫情中就充分利用企业数字档案馆（室）试点形成的电子文件“单套制”归档技术，顺利推进抗击疫情档案远程在线实时归档，并同时推出抗击疫情文件材料的手机应用软件归档，在抗击x疫情档案的管理中发挥了重要作用。经过几年探索，电子文件“单套制”归档技术日臻成熟，认可电子档案凭证效力的法律法规日益完善，在此次抗击x疫情档案管理中全面应用电子文件“单套制”归档技术完全可行。

健全和完善突发事件档案管理体系。除了突发公共卫生事件以外，其他如重大自然灾害、事故灾难等突发事件在我国也时有发生，同样需要档案利用的有力支撑，档案利用需求的特点也大致相同，同样也会形成需要归档保存的文件材料，同样需要健全档案管理体系。我们完全可以利用加强抗击x疫情档案工作的契机，健全和完善突发事件档案管理体系。此次抗击x疫情中的档案工作思路和方法同样能在其他突发事件中进行应用。这不仅能为增强档案工作治理体系和治理能力作出贡献，也能为完善重大疫情防控体制机制和健全国家公共卫生应急管理体系作出贡献，更可以为提高国家治理能力和治理水平作出贡献。