人才服务机构人事档案电子信息化建设与管理

第一篇：人才服务机构人事档案电子信息化建设与管理

人才服务机构人事档案电子信息化建设与管理

摘 要：随着信息技术的发展、互联网的出现、新媒体的兴起，各行各业的业态发生了较大的变化，市场化进程的加深增强了人才流动性，进而催生了人才服务机构的发展。人才服务机构在人事档案管理方面受到数字化浪潮的影响，管理模式有待转变。本文旨在分析人才服务机构人事档案管理现状的基础之上，提出人才服务机构人事档案管理电子信息化建设管理意义，并提出人才服务机构人事档案电子信息化建设与管理发展方向。

关键词：人事档案管理；信息化建设；人才服务机构引言

近年来，随着社会经济的快速发展，互联网新技术的兴起，新领域的不断活跃，市场对人才的需求增强，岗位也更佳多样化，导致人才流动规模不断扩大。各地人才服务机构管理的流动人员人事档案数量也随着不断增加。据武汉市人才服务中心对全市流动人员档案调查，2014年全市现有流动人员人事档案近54万份中，因国企改制而下岗失业人员人事档案约15万份，占28%；回生源地就业及未就业应往届毕业生档案15.7万份，占29%；新经济组织和新社会组织及专业技术人员、国企代理人员18万份，占33%；出国留学、国企管理等其他人员5.3万份，占10%；据统计，近年每年转入人才服务中心的流动档案在4万份左右，转出约1万份，每年新增档案3万份。

人事档案是社会公共信息一个非常重要的组成部分，通过档案可以查实个人的工作经历、学历、专业技术技能职称、社会关系、过往奖惩等情况。无论对企业人力资源开发管理还是人们的工作生活都有重要的影响，人才服务机构做好人事档案管理工作对个人、单位以及人才资源开发都有极其重要的作用。

但是，由于人才服务机构人事档案管理的政策、手段相对滞后，流动人才人事档案现存的管理模式出现资源时效性弱、整合度不高、检索利用开发不足等问题。随着信息技术的发展、互联网的兴起，人才服务机构人事档案管理也应该顺应潮流，从侧重实物静态管理向电子信息化建设管理的动态管理迈进，从传统手工到充分利用现代化技术手段，逐步实现人事档案管理的电子信息化建设。人才服务机构人事档案管理现状分析

2.1 管理观念落后

受到市场环境因素和用人单位需求的影响和制约，人才服务机构的人事档案管理还处于粗放型的发展阶段，没有体现在人才的市场化运作之中。比如档案的查询、借阅、提取、转存还是需要档案当事人现场办理或者代为办理，虽然很多信息可以通过互联网查询，仍然与人事档案信息化、智能化管理差距较大。

2.2 整体转变建设难度大

互联网时代用户获取信息的方式发生了极大的变化，信息获取日益方便、快捷，打破了时空限制，人才服务机构的人事档案管理体系要向着信息化方向转变，不单单是一个单一部门的责任和工作，必须从管理决策层进行判断和决策，层层推进，才能逐步实现电子信息化建设与管理。而且在转变过程中，还要觉察市场发展和技术发展动向，边改变边修正，难度较大。

2.3 缺乏有效的专业团队和考核机制

传统的档案管理以手工人力为主，现代化的人事档案管理逐步向信息化方向发展。人才服务机构面对的档案管理较之于其他机构流动性更频繁、数量更大、种类更多，传统的团队在档案管理方面有优势，但在人事档案电子信息化进程中就缺乏有效的专业团队合作。加上对于档案管理人员的素质考核制度一定程度上还停留在传统阶段，对电子信息化建设管理进程中的考核制度还不够完善。人才服务机构人事档案电子信息化建设意义

3.1 有利于人事档案资料的有序管理和高效利用

人才服务机构人事档案是数量庞大的资料，且流动性高，存取频率高，实现人事档案电子信息化建设与管理可以让人才服务机构的档案管理不再费时费力。实现自动化、网络化，数据只需要一次录入即可多次利用，可以实现内部数据共享，提高工作效率，也便于用户与阿成查阅检索。

3.2 有利于人才服务机构电子信息化建设与管理的标准化实现

人才服务机构要实现电子信息化建设与管理，人事档案管理必须实现信息化，这是实现标准化的必经之路。档案管理涉及流动人才的档案进、管、出的全过程，只有通过电子信息化技术建设与管理才能使得人才服务机构了解实时数据、优化管理模式，并约束和规范从业人员，将人的不统一因素最大限度缩小，规范操作流程。人才服务机构人事档案电子信息化建设与管理发展方向

4.1 人事档案向着电子化方向发展

人事档案电子化即数字化，是人才服务机构开展人事档案电子信息化建设工作的重要内容。一方面人才服务机构应当将人事档案的基本信息和日常管理信息通过互联网系统进行收集，以便于人事档案信息的联网检索、统计分析；另一方面机构要将现存的传统纸质人事档案通过扫描、录入等方式转化为电子档案，便于远程检索查阅，最终形成数字档案库。

4.2 管理手段向着信息化方向发展

互联网环境下，用户获取信息、处理资料的方式和手段都有很大的变化。人才服务机构服务的对象是流动人才，他们的人事档案流动性大、检索使用频繁，管理手段借助现代化技术实现信息化管理，有助于提高人事档案的利用率，且能够最大限度的保护传统纸质档案，避免其受到不必要的损害。还有助于保障人事档案的真实性和时效性，使得档案管理与存放更加系统规范，便于查阅利用。

4.3 人事档案管理团队向着专业全能化方向发展

现代化的人事档案管理人才是人才服务机构实现人事档案电子信息化建设与管理的保证。目前来看，大部分档案管理工作人员对档案管理的管理知识不够深入，加上现代化、信息化工作的开展，更是会遇到较大阻碍，导致信息化建设工作开展不利。要改变这种状况，人事档案管理团队必须向着专业全能化方向发展，既有档案管理工作知识，也有电子信息化建设技能，才能使得人才服务机构的人事档案管理发展迈上一个新台阶。总结

综上，人才服务机构人事档案电子信息化建设与管理是实现信息化人事信息管理模式的必要工作内容，对实现整个机构的信息化社会服务模式有非常重要的现实意义。同时，这也是一项长期而艰巨的战略任务，机构相关部门务必要认清形势，积极应用信息化技术创造条件，促进人事档案管理的根本变革。

参考文献

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第二篇：浅析企事业单位人事档案编研工作与信息化建设

浅析企事业单位人事档案编研工作与信息化建设

摘要：随着人事档案管理体制的变革，现代信息技术在档案管理领域的广泛应用，档案信息资源的开发利用是整个档案工作的终极目标，要衡量档案部门的工作实绩，就是要看静态的档案信息资源产生了多大的动态效应。

关键词：档案编研信息化建设

人事档案是企事业员工在职在岗经历的重要记录，是企事业的宝贵财富，人事档案编研工作是档案部门应社会化的需求，将人事档案信息化，以适应社会和企事业单位在选人用人上的需求。人事档案编研工作

人事档案编研工作是企事业人事档案信息化建设中的一个重要组成部分，其工作的重要性、艰巨性和研究性，已为广大人事档案工作者所认识，并在人事档案服务于科研生产的工作中发挥了积极的作用。

1.1 编研的重要性 ①人事档案编研为机关管理和科研生产提供最全信息。通过对各类人事档案进行分析研究，去粗取精，去伪存真，综合加工，将准确的、可靠的各种档案信息，按要求、按专题分门别类汇编成系统性资料提供给机关各部门、科研生产等部门调阅使用。各部门人员根据自己需要查阅编研成果，不仅可以少花时间、少费精力，还可以随时、方便快速地获得自己所需要的全面完整和准确可靠的资料。②人事档案编研能更有效地开发利用档案资源。原有人事档案信息的利用是通过使用者登门查阅的方式进行的。这种传统的查阅方式，虽然使用者可以看到档案文献的原件，但由于受地点、时间等条件的限制，加上案卷繁多、查阅很不方便，有时是大海捞针，还查阅不到想要的东西。经过人事档案编研信息化管理，完全打破了原有格局，使用者不用出门，就能快速、准确地查到自己需要的材料。③人事档案编研能推陈出新提供最有价值的信息。人事档案是员工经历的真实记录，包括本人升、奖、工作调动和职务的变化，既有优秀的员工业绩，又有过失的记录。人事档案人员将员工中优秀的业绩，撰写成编研成果，让榜样的事迹得到推广。④档案编研成果为领导决策服务。档案部门通过充分利用档案信息资源，进行综合分析后，撰写出人才等级报告，并附推荐文字说明。可依此为单位领导选取人用人时服务。⑤人事档案编研工作提高了人事档案管理质量和管理水平。通过人事档案信息资料的编研工作，可以检验档案归档是否完整准确、鉴定组卷是否规范合理、检索工具是否齐全、保管条件是否安全。通过档案信息资料的编研工作，可以自我检查、发现问题，并及时纠正错误，使单位的档案管理质量和管理水平得到进一步的提高。

1.2 编研的质量问题 ①保证原始材料的齐全完整。对于科研项目的专题编研工作，一定要有齐全完整的原始档案材料做基础，凡是涉及到这一专题的第一手资料都要收集起来，不能遗漏。只有收集齐全完整，才能有所选择地去伪存真，去粗取精，从而编研出有价值的成果来。②编研工作要编、研结合。对于科研项目的专题编研工作，既不能搞原始材料、原始数据的简单堆积罗列，也不能重编轻研，要编、研并重，编研出的成果才有较高的利用查考价值。③对员工业绩和过失教训的编研要注意尊重历史原貌。编研史料要保证原始材料的准确性和完整性，对所引用的史实和原件不能随意加以修订和更改，可以在忠于原始史料的基础上加进自己的体会。

1.3 编研成果形式多样性 编研成果形式的多样化是指成果的记录方式多样。例如，既有文字叙述，又要有图表、索引式，影集、手册式，以及照片、声像，光盘等制作形式的。这样，既方便了各类人员的查阅和利用，又避免了形式的单一。提高自我修养做好编研工作

努力完成单位的人事档案编研工作，确保在人事档案编研成果上出精品。

①提高编研人员的素质。人事档案编研人员要加强理论修养，改进思想作风，热爱本职工作，忠于职守，尽职尽责，确保档案安全，自觉遵守档案法律法规。②提高编研工作的现代化水平。人事档案信息资源的开发、利用必须借助于计算机及网络来全面提高人事档案编研的现代化水平。③保证编研基础信息的齐全完整。人事档案工作人员在接收档案时，必须认真细致地对每个单位的案卷按照职责范围、上下级关系进行检查验收，发现问题，及时补救。④增强单位人事档案编研工作的合力。通过单位人事档案部门和其它部门相互合作，取长补短，优势互补，形成人事档案编研工作的合力，这样既完成了编研工作的既定任务，又提高了人事档案编研成果的质量。⑤建章立制，奖惩分明。结合单位工作特点，建立健全单位人事档案工作的各项制度，确保单位人事档案管理工作有法可依、有章可循、有条不紊地进行，逐步走上法制化、规范化、标准化的轨道。⑥做好人事档案编研工作的关键是加强人事档案信息化建设。加强人事档案信息化建设

人事管理信息系统的开发可以促进人事管理的透明性，在提高工作效率的同时，使人事决策或相关决策更为科学。

3.1 建立人事档案信息管理系统 建立干部人事档案信息管理系统是实现人事档案信息化的基础，人事档案信息管理系统主要包括：档案检索管理系统、干部信息查询系统、信息综合开发系统。其中信息综合开发系统具有统计功能、分析功能和预测功能。

3.2 建立人事档案全文数据库 建立人事档案全文数据库，可满足各类人员的查询。查询者可随时方便地通过人事档案信息数据库查询到所需的员工信息。所查询到的员工信息还可根据查询者的要求快速生成各种名册和表格；通过查阅人事档案全文数据库，查询者也能方便地查阅到员工的简历、政历、组织鉴定、考核材料等内容，并能经网络计算机连接复制快速地打印出来。

3.3 人事档案信息动态化管理 人事档案管理要对人事档案信息实行动态化管理和维护，要建立电子人事档案的新途径，通过现代化手段建立人才业绩跟踪系统。一是要加快人事档案信息更新的速度，使之与人员流转的速度相协调。二是档案部门要不断完善充实有价值的人事档案材料和信息，添加反映员工本人个性特点、专业能力和个人信用记录等方面的资料，使人事档案更加丰富。

3.4 构建信息平台，实现资源共享 构建信息平台，实现资源共享的关键是企事业单位的领导要重视人事档案信息化建设，并把信息化建设提到议事日程上来。一是要建立干部人事档案网络化管理体系；二是要建立科学合理的人事信息库，因为人事管理工作的基础是对人事信息资料的依赖，人事信息资料信息量大、构成多维、要求精确、动态变化频繁、信息发布交流面广量大；三是要按管理权限，逐层逐级建立干部人事档案局域网；四是要通过局域网之间的相互联结，实行干部档案的网络化管理，确保干部人事档案分级管理的高效性。

3.5 人事档案信息化资源 人事档案工作要以人为本，能够公开的档案信息要逐步向社会敞开大门，为社会公众提供更多的人事档案文化产品和个性化的服务方式。

3.6 人事档案信息存储安全和利用安全 在技术安全管理方面，档案内部局域网与外网要物理隔绝，以保证安全。访问电子文件采取控制技术，对单位的档案资源，采用身份认证技术，防止非法访问。加密技术是在电子通信系统和应用系统中采用“双密钥码”。一个是公开的加密密钥，另一个是严格保密的解密密钥。发出电子文件时，使用收方的公开密钥，收方用只有自己知道的解密密钥解密。防火墙控制访问者，在某一个结构的网络和不安全的网络之间设置障碍阻止对本机构信息资源的非法访问。结束语

做好人事档案编研工作的关键是加强人事档案信息化建设。因为，信息化技术的迅猛发展和广泛应用，为档案资源的开发利用创造了前所未有的契机，我们要抓住这一机遇，努力学习和运用当代先进的科学技术知识与科技手段，加快组织人事档案的信息化建设，建立干部人事档案管理信息化系统。在建立好人事档案全文数据库的基础上，搞好人事档案的编研工作，更好地为企事业单位的领导、部门机关和科研生产服务。

参考文献：

[1]苏卫东，徐爽.企业档案信息化建设管理的研究[A].档案管理与利用――方法 技术 实践[C].2013.[2]马伯和.对企业档案编研工作的探索[J].价值工程，2010(24).[3]苏卫东.试论新时期对现代企业档案编研工作的思考[A].第九届沈阳科学学术年会论文集（经济管理与人文科学分册）[C].2012.作者简介：

厉丹（1967-），女，湖北武汉人，大学本科，馆员，主要从事人事档案工作。

第三篇：人事档案的信息化建设调研报告

人事档案的信息化建设的调研报告

档案托管中心

一、人事档案信息化建设的紧迫性

党的十六大报告中提出：“大力推进信息化，加快建设现代化”，“推进电子政务”。社会信息化水平在一定程度上已成为衡量一个国家或一个地区现代化程度的重要标志。档案是一个立档单位为适应职能活动需要而直接产生的依法归档的具有保存价值的文件与材料。档案是一种历史活动的原始记录，是国家重要的信息资源。

人事档案虽然是职工个人学习和工作经历的原始记录，但档案法明确规定：人事档案属于国家，是国家信息资源的一部分。职工人事档案记载的信息是与职工的切身利益密切相关的信息，具有证据性与法律性，在职工的职称评聘、工资晋升、基层选拔人才以及人事纠纷等方面都发挥着重要的证据性作用。因此，它的使用频率特别高，很需要信息化建设。

二、人事档案信息化的作用

1、提高管理人员的工作效率

传统的人事档案管理侧重于档案实体管理，管理人员手工收集、整编、管理、提供单位利用，工作量大，效率很低，费时费力。档案管理如果实行信息化后，档案管理更多的是体现在自动化、实时化、网络化。数据只需一次录入就可以多次反复利用，在档案管理内部进行数据共享。建立了人事档案信息数据库以后，检索查询起来就变得非常方便。传统的检索方式是档案管理人员从一本一本的目录中，找出所需的档案来，然后根据上面的记录到库房中查找，费时、费力。档案管理信息化后，档案的检索与查询就可以实现即时的查询，大大提高了管理员的工作效率。另一方面，人事档案的信息可以更好地得到利用，更快捷更准确地为决策机构提供依据。

2、有利于档案管理员业务水平的提高

人事档案信息化后，将档案管理员从烦琐的手工劳动中解脱出来。节约大量的手工工作时间，管理员有充足的时间钻研业务，开拓创新，学习各种管理知识，不断提高管理水平。同时，减少了管理员在库房中逗留的时间，有益于管理员的身心健康，更能体现“以人为本”的人性化管理理念。

3、有利于人事档案纸制载体的保护

人事档案纸制载体是最原始的证据材料，它的客观性是不可置疑的。因此，人事档案纸制载体的保护显得非常重要，而人事档案利用率非常高，工作中经常要查询有关人员的信息，平均每份每年都要翻阅两、三次，有人事争议的翻阅次数更多，调工资、评职称等等。再加上反复拆装，薄薄的纸片不堪重负。信息化后，人员的信息都可以从数据库中求得，减少了工作人员与原始材料的接触，有利于人事档案纸制载体的保护。

三、急需解决的问题

1、进行数据整合

人事档案记载的信息非常丰富，跨越的时间也很长，由于主观及客观等方面的原因，以至一份人事档案中的信息常常或多或少有点差错，数据前后不一，甚至有时一种信息有几种不同的记录。因此，在进行信息化建设之前，首先要进行同一信息的数据整合，以求取唯一正确的数据。这项工作虽然做起来比较刺手，花费的时间与经历恐怕比直接输入电脑用的时间与经历还多，但意义十分重大，错误的信息毫无利用价值，反而造成工作中不可挽回的失误。

2、重视档案人员的素质培养

科学技术是第一生产力，人是生产力中第一要素。只有管理人员的业务水平提高了，才能适应档案信息化、网络化的发展。拥有高科技，却缺乏能运用它的人才，那么，也只能望洋兴叹。在我国，传统的档案信息服务水平明显滞后于时代的发展，远远不能满足人们对信息的需求，具体表现在档案工作人员的信息意识淡漠，观念陈旧，抱残守缺，缺乏开拓与创新精神，以致于出现硬件设备的现代化与人员观念落后相互并存不协调的局面。因此，要加强档案员自身素质的提高，以适应信息化建设的需要。总之，随着时代的发展，社会的进步，网络化、信息化将在未来的社会中占主导地位，只要我们勇于开拓，不断进取，以时俱进，做好档案信息资源开发与利用，才能在社会主义建设中增强自己的吸引力和竞争力，才能在激烈的市场竞争中立于不败之地，才能在信息社会的发展中不断进步。

第四篇：强化人事档案信息化管理的作用

强化人事档案信息化管理的作用

摘 要:人事档案是记录一个人在政府机构、社会团体中从事人事管理活动的主要经历以及政治面貌、德能勤绩、品德作风等个人情况的文件材料，其以个人为 单位进行统一保存，具有依据、凭证及参考的作用。在考察、评价、使用人才方面，人事档案管理工作起到至关重要的作用。它能够促进人才的合理流动、分配和使 用，成为人事部门正确使用人才、合理解决工资等一系列问题的重要依据。随着科学技术的发展，我国人事档案管理逐步实现了数字化与信息化管理。本文基于我国 的人事档案管理进行了解分析，以期望我国的人事档案管理体制更加的科学化、人性化、功能化。

关键词:人事档案管理 计算机技术 信息化管理 网络技术

随着科学技术的高速发展，科技的进步推动网络技术与计算机技术的普及，更是促进了信息化水平的提高，这也为改革人事管理手段，提高工作效率，提供了一个 有利条件。新时期条件下，完善人事档案管理系统，推进人事档案信息化管理已成为国家部门、社会组织、企业提高管理水平的重要保障。

一、现阶段我国人事档案管理存在问题

首先，档案管理的手段与模式比较落后。现阶段以纸质材料为载体的记录手段依然是我国人事管理的主要方式，其与信息化管理相比滞后性尤为突出。其次，档案 内容不完善。我国人事档案管理凸显了许多问题，如个人信息记录不完善、信息记录陈旧、信息记录有冲突等问题。究其原因依然是管理手段与管理模式的落后。最 后，当前的人事档案管理在遇到突发事件将遭受巨大的损失。如遇到火灾、水灾等突发的自然灾害，当下的管理模式中人事档案的损失是不可估量的。由上可知，我 国人事档案管理存在种种问题的根本原因就是档案管理的手段与模式的落后。这就要求我们从促使人事档案管理规范化、合理规划、加强投入、加强人事档案的数据 库建设、加强管理人才的培养四个方面来提高我国人事档案的管理水平。

二、计算机技术在人事档案管理的应用

1.提高管理效率

人事档案是以个人的简历、人事关系变动、素质等诸多个人信息经管理人员收集、保管、统计等一系列工作整理而来。其目的是便于部门领导的审核与检察。这就 要求在信息管理上达到信息共享、方便快捷，而计算机技术与数据库简历信息系统即可满足其要求。可以为管理人员快速、准确、实时的搜寻员工信息，工作效率大 大提高。

2.节约成本

人事信息巨大的数据量及涉及范围广的特性可充分体现工作的复杂性。在传统的人事管理模式下，材料的投入将是 一笔不小的开销。同时，因其工作的复杂性，就必需分配巨大的人力、物力来完成数据管理及保存。这不仅浪费了大量的财力，还造成人员的臃肿。而人事档案管理 信息化实现了信息共享，可无纸化阅档，并且使用专业计算机软件可以快速生成人事管理审批报表，节约成本。同时计算机的存储能力在档案保存方面得以充分的应 用，档案也得到很好的保护，降低了管理成本。

3.多媒体的应用

随着计算机技术的发展，在日益成熟的多媒体技术的背景下，通过多媒 体技术对人事信息进行声、像影视、动画等多方面处理，从而使人事信息更加生动、全面的模式已经得到很多人的认可。而多媒体信息在采集、传输、存储等方面也 因计算机网络技术和数据库技术的发展得到极大的便利。我站为中国论文服务网，本站刊载大量企业管理论文范文格式，人事档案管理职称论文。供广大论文答辩需 要者、评职称需要者参考。

三、如何加强人事档案管理信息化

1.促使人事档案管理规范化

促使人事档案管理规范化就需要 有关部门从两个方面做起：一方面需要相关部门加紧制定、完善人事管理的规章制度，以此来促进人事管理规范化。另一方面人事档案管理的工作人员的队伍建设是 必不可少的，它是人事档案管理规范化的保障。这就需要相关部门加强重视程度，努力为档案管理人员创造良好的学习机会，提高他们在信息化条件下的专业水平与 业务能力。

2.合理规划，加强投入

人事档案的信息化管理自然需要相应的软、硬件设施作为支撑。各单位应该在合理规划的同时，加大 资金投入改善设施，加快人事档案信息化建设。例如设置防火、防盗的监控系统；升级改造计算机人事档案管理系统，提高管理效率。在其它方面上，加大培训管理 人员的投入，定期对管理人员进行全面、系统的培训和考察。制定奖罚机制，对于工作认真、管理有序的工作人员进行奖励，进而提高管理人员的工作积极性。

3.加强人事档案的数据库建设

人事档案信息数据库是是进行人事档案信息化管理的基本保障。只有建立了人事档案信息数据库，人事档案才能实现简单、高效、方便的管理。与此同时，在建立 数据库时应注意几个问题。首先，统一系统软件的主要信息是至关重要的，其可确保信息的及时性、准确性和完整性。其次，确保系统软件的统一，以降低信息转换 的难度，促进数据的共享和沟通。最后，定期的数据库维护与升级是必须的，这样使人事档案信息具有时效性。此外，实现网络资源共享也是数据库建设的一部分。我们在日常的人事档案管理不能总局限于一台计算机上，而是在各级管理部门之间构建局域网或广域网，从而达到在不同部门的管理人员可在计算机共享条件下实现 人事档案的读取与调用。

4.加强管理人才的培养

随着科学技术的发展，信息系统和办公自动化已日趋完善，这也对于人事档案管理人员 的计算机水平有了更高的要求。这就需要相关部门大力培养计算机技术过硬和拥有良好人事档案业务能力的复合型人才。对于具有发展前途的人员应加大业务培训为 其学习相关知识、提高技能、开阔视野创造机会。同时，要加强领导干部对人事档案信息化管理的认识，使其在工作中重视人事档案管理的信息化改革。此外，人事 档案管理工作是一个长期积累学习的过程，它需要工作人员具有较长时间的工作经验。而档案管理人员的频繁调度，将严重的影响人事档案管理的持续性。因此，确 保人事档案管理队伍的稳定是提高管理效率的有力保证。

四、结束语

人事档案是我国人事管理制度重要的一部分。它具有全面性、真实 性、流动性、机密性的特点，决定了人事档案管理是一项技术性、长期性的工作。现实生活中，人事档案具有不可替代的作用，我们应给予足够的重视，在参加工作 以后，人事档案发挥着重要的作用，如转正定级、职称评定等相关事宜。因此，在新时期条件下，加强人事档案信息化管理已成为国家机关、团体组织、企业考察业 绩的重要指标。在现代科技的迅猛发展下，充分利用计算机网络技术与数据库管理系统实现信息化管理，以此在构建一个资源共享的信息平台，促进了国家机关、团 体组织、企业服务信息的良性发展。

参考文献：

[1]刘英，杜清玲.加强人事档案信息化管理保障人事档案知情权.《兰台世界》.2010年2期

[2]翟福贞.人事档案信息化管理中的知情权与保密问题探讨.《兰台世界》.2010年24期 强化人事档案信息化管理的作用

第五篇：第四部分档案信息化建设与电子文件管理

第四部分档案信息化建设与电子文件管理

基本要求：

了解：档案信息数字化的含义，数字档案馆的含义，电子文件的概念和种类

熟悉：数字档案馆与现行实体档案馆之间的关系，电子文件的特点，电子文件的管理原则 掌握：档案网站的主要内容，数字档案馆的主要特点

一、档案信息的数字化

（一）档案信息数字化的含义：是利用数据库技术、数据压缩技术、高速扫描技术等手段，将纸质文件、声像文件等传统介质的文件和已归档保存的电子档案，系统组织成具有有序结构的档案信息库。

（二）档案信息数字化的内容：1档案目录信息数字化；2档案全文信息数字化。

二、档案网站的主要内容：是档案机构在公共信息服务网络上建立的站点，它一般是以主页的方式提供相关档案服务和开展档案宣传的。功能：1服务；2宣传；3交流。主要内容：1档案工作信息；2档案机构信息；3档案资源信息；4档案利用服务信息。

三、数字档案馆建设

（一）数字档案馆的含义：是利用电子网络远程获取档案文件信息的一种方式。含义：1是在计算机通讯网络上对各地的各种档案信息进行动态搜寻的实质；2它不是一种物理存在的实体，而只是利用分布于不同档案机构的数字化档案信息资源，以网络化方式加以转接；3其实质是形成一个有序的信息空间和资源共享的信息环境。

（二）数字档案馆的主要特点：1存在方式，是利用电子网络远程获取档案文件信息的一种方式；2运行方式，是存取档案信息的网络化；

3、功能定位，是一个档案信息资源的积累与保存中心，数字档案馆因其主要是对分布于各地的档案信息资源进行动态搜寻连接这一特色，从而在功能定位上是以“存取”为中心。

（三）数字档案馆与现行实体档案馆之间的关系：1实体是数字形成的基础；2数字的出现对实体的馆藏建设提出新要求；3数字为实体提供了新的管理和服务机制。数字与实体不是替代关系，而是相互依赖、相互促进的关系。没有实体，数字就失去了一个重要的信息源泉，没有数字提供的信息环境，实体就不可能突破原有的工作局限；数字的建设需要以实体作为基础，而数字的建设也可为实体的进一步发展提供新的机遇。

四、电子文件的管理

（一）电子文件的概念和种类：是在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。特征：1是由电子计算机等数字设备生成和处理，其信息是以二进制数字代码记录和表示的，因此亦称为数字文件，并可通过通信网络进行传输；2电子文件是文件的一种类型。数字信息是电子文件的技术属性，而文件是电子文件的功能属性。种类：

按电子文件的信息存在形式划分：1文本文件text如（WPS、WORD），纯文本文件，不包含格式代码，在使用时不受计算机和软件类型限制，如TXT，是政府机关使用最为普遍的电子文件类型。2数据文件data,一是电子表格文件（Excel）格式为XSL，二是数据库电子文件。3图形文件（graphic）,常用格式EPS。4图像文件（image）,如数码相机、PHOTOSHOP等。5影像文件（video）,视频，DVD等，6声音文件（audio）,音频设备，如WAV、MP3.7程序文件（Program）,源程序是纯文本文件。8多媒体文件，两处以上信息文件。9超文本文件，包含信息链接功能的文件。HTML，网站。

按电子文件的功能划分：1主文件，是指表达作者意图、行使职能的文件；2支持性文件，是指生成和运行主文件的软件；3辅助性文件、工具性文件，是指在制作、查找主文件过程中起辅助、工具作用的文件。

按电子文件的生成方式划分：计算机系统中直接生成的原生电子文件，将纸质或其他载体文件重新录入生成的数字化电子文件。

（二）电子文件的特点：1信息的非人工识读性，比特；2系统依赖性；3信息与特定载体之间的可分离性；4信息的易变性；5信息存储的高密度性；6多种信息媒体的集成性；7信息组织的多维性；8物理结构与逻辑结构的分离性；9信息的可操作性。系统依赖性：一是电子文件的制作、处理以至归档后的全部管理活动都必须借助计算机系统才能实现；二是不兼容的计算机和应用软件生成的文件在交换使用时会遇到不同程度的障碍。信息的易变性：1电子文件信息和特定载体的可分离性导致载体不再具有对信息的固化作用，计算机系统中信息的相对独立性使人们对信息的增删更改十分方便，信息可以在不同载体之间转移，动态文档中的数据不断地被自动更新或补充；2电子文件载体不稳定性有可能造成文件中信息的改变；3电子信息技术的发展，新的信息编码方案、存储格式、系统软件的不断出现更是对电子信息稳定性的巨大冲击，因为新的计算机系统和程序常常无法读取那些过时的代码，从而要求将原文件迁移到新的技术环境中，迁移过程中信息的损失，变异有时是不可避免的。物理结构与逻辑结构的分离性：物理结构是指文件信息存储于载体上的位置及分布情况，文件的逻辑结构是指文件信息的内在关系。

（三）电子文件的管理原则：全程管理原则：从文件产生到永久保存或销毁的整个生命周期中进行全程管理。它是一种全面的管理，建立了一个涵盖电子文件全部管理活动的管理体制、目标体系、制度体系、程序体系和技术方法体系。前端控制原则：文件形成是前端；处理、鉴定、整理、编目等是中端；永久保存或销毁是末端。前端控制要求对整个管理过程的目标、要求和规则进行系统分析和科学整合，把需要和可能在文件形成阶段实现或部分实现的管理功能尽量在文件形成阶段实现。前端控制是确保电子文件真实可靠、完整安全、长期可读的有效策略；是优化管理功能，提高管理效率的科学理念。集成管理原则：是将电子文件生成、运行、保管等管理活动有关的要素进行合理的互联与组合，形成具有要素结构的管理体系的过程。1文件流与业务流；2与其他信息流；3与内部管理活动的集成。动态管理原则：指对电子文件全程加以监控，以动态适应性管理措施实时应对电子文件生成、运转、利用过程中发生的变化和对管理工作提出的新要求。注重效益原则：一是投入比纸质文件管理要大得多，尽管存储空间大，但维护与开发投入大，静态保护难度大，成本高；二是信息化过程中各组织更注重信息资源的效益问题。