数字档案馆室一体化的实践与思考

第一篇：数字档案馆室一体化的实践与思考

“数字档案馆室一体化”的实践与思考

--以绍兴市档案局（馆）工作创新为例

绍兴市档案局 梁国灿

摘 要：档案数字化包括国家档案馆与机关企事业单位两个层次，如何将数字档案馆与数字档案室作为一个有机整体统一建设，从而避免档案数字化工作“两张皮”，避免重复建设，又能实现机关、企事业单位与国家档案馆之间电子文件和数字档案的有效衔接和共享。这是一个新的研究课题。本文提出解决数字档案馆室建设中上述问题的创新路径——数字档案馆室一体化。文章以绍兴市档案局（馆）的工作创新为例，系统地分析了数字档案馆室一体化的实施背景，实施的基本内容，对全面实施数字档案馆室一体化项目的意义及有关理论问题作了分析与思考，并针对存在的问题提出相应的措施和对策。

关键词：数字化 数字档案馆 数字档案室

加快档案数字化，实现档案信息资源的安全保存和便捷利用，已经成为各级档案部门乃至全社会的共识。档案数字化包括国家档案馆与机关企事业单位两个层次。在具体实践中，这两个层次往往是分头进行，各做各的。由于标准规范与有关的业务要求不一致，从而造成机关企事业单位数字化成果难以与档案馆有效对接。类似的问题，还反映在档案的安全管理、数字化成果共享等各个方面。如何将数字档案馆与数字档案室作为一个有机整体统一建设，从而避免档案数字化工作“两张皮”，实现机关、企事业 1 单位与国家档案馆之间电子文件和数字档案的有效衔接和共享，这是档案部门面临的一个新课题。

近年来，绍兴市档案局（馆）围绕数字档案馆和数字档案室建设目标，不断探索与实践，特别是今年以来，在市委、市政府的支持下，创造性地实施“市级数字档案馆室一体化及安全管理”建设项目（以下简称“数字档案馆室一体化”项目），即以绍兴市档案局（馆）为主体，统筹协调，将市档案馆馆藏档案和对国家和社会具有保存价值的市级机关、团体和企事业单位室藏档案集中进行数字化处理，并将数字档案进行馆室交换、登记备份等安全管理的一项基础性信息化建设项目。

该项目的实施，进一步开创了数字档案馆（室）建设的良好局面。同时，也为有效解决上述问题提供了新的思路。本文结合绍兴市档案局（馆）的工作创新，就“数字档案馆室一体化”有关实践与理论问题作一些理性分析与思考。

一、实施“数字档案馆室一体化”项目的基本背景

（一）加强软硬件建设，全面落实设施和人才保障。

1、主动争取政府支持，共创数字档案室建设优良的软硬件环境。一直以来，绍兴市档案局积极争取将档案信息化建设纳入政府电子政务和信息化建设规划，并统一实施。随着信息化建设的全面推进，市政府投入大量资金，建设了较为完备的网络设备、服务器、信息化加工等硬件设备和配套设施等，创造了较好的网络环境，为档案信息化提 供了较好的硬件保障。为使数字档案室建设有一个统一可靠的档案管理系统，早在2004年，绍兴市档案局主动与市政府信息中心密切协作，共同开发了作为市政府统一的办公自动化系统--绍兴市协同办公系统组成部分的档案管理系统，并不断完善升级。此系统可以实现市级部门单位产生的电子文件从产生、交换、归档、整理、移交、到数据中心存储、发布利用、进馆的网络化集成化管理。2006年底，该系统通过国家档案局组织的科研项目验收，目前已在市级机关72家部门（单位）使用。

2、加强培训，全面提升档案队伍信息化素质。多年来，绍兴市档案局将提高档案人员的信息化水平作为加强档案信息化建设的基础性内容，每有计划、有步骤地组织各类档案信息化业务培训。特别是2005年以来，全面实施档案网上年检，主动加压，不断创造档案人员信息化工作的实践锻炼机会。通过网上年检，有效地实施了档案工作行政监管，提升了机关企事业单位档案人员信息化技能，加强了机关企事业单位档案信息化建设。

（二）以标准规范和典型引路，全面夯实数字档案室建设业务基础。

1、开拓创新，形成统一的业务标准规范。绍兴市档案局（馆）在调研的基础上，先后制订了《绍兴市市直机关、企事业单位档案室电子目录数据库结构与交换格式》、《绍兴市数码照片档案管理暂行办法》、《绍兴市市直机关单位档案网上年检办法（试行）》等一批档案信息化建设规范，建立了一套较为完善的信息化操作流程以及信息数据格式、存储、保管、利用等技术性标准。去年5月，在全省率先出台《绍兴市直机关、企事业单位数字档案室建设标准》，对管理体制、设备设施、数据管理、档案数字化、开发利用以及数字档案登记备份作出了全面的具体规定，可操作性强，从而使数字档案室建设走上科学规范、有章可循的轨道。

2、精心指导，成功创建了一批可供示范的数字档案室。数字档案室建设基础性的工作内容，主要包括档案目录数据库建设、传统档案数字化和电子文件档案化三个方面。档案目录数据库建设是指建成室藏各类档案的案卷级和文件级目录数据库；传统档案数字化主要是将传统的纸质档案、音像档案、照片档案转换为数字化档案，其中重点是室藏纸质档案的全文数字化，从而实现档案资源的安全保存和便捷利用；电子文件档案化是将本单位在办公自动化系统上运行的电子文件导入到档案管理系统进行归档，实现规范化管理。绍兴市数字档案室建设起步于2002年，并在2005年前后基本完成市直机关、企事业单位档案目录数据库建设任务。近年来，绍兴市档案局先后确定一批领导重视、档案业务基础较好的单位，积极开展数字档案室建设试点工作。在试点单位的确定中，注重树立各种类型的先进典型，便于普遍借鉴学习。既选择档案门类多、数量大、财力较强的经济管理部门，又选择档案门类单

一、数量较少、经济并不宽裕的普通机关单位；既选择使用市统一开 发的软件的单位，也选择使用省垂直管理系统开发的软件的单位。鉴于数字档案室建设的复杂性，绍兴市档案局在工作中对照标准，稳扎稳打，力求管理体制、设备设施、数据管理、档案数字化、开发利用等业务全面推进，成熟一个验收一个。去年命名表彰5家单位为“市级示范数字档案室”，同时公布一批档案信息化建设示范单位。其中市机管局、市旅游局等单位的数字档案已经实施登记备份。2008-2010连续三年，在绍兴市委、市政府组织召开的全市档案工作会议上，每年都确定一家先进单位介绍数字档案室建设的经验。

（三）起步早，标准高，数字档案馆建设取得新的全面进展。

1、加强档案馆基础平台建设，创造良好的服务环境。2008年7月，占地43.5亩，建筑面积21477平方米，总投资1.0562亿元的市档案馆新馆胜利竣工。搬入新馆以后,作为国家档案局确定的地（市）级数字档案馆建设试点单位，绍兴市档案馆按照国家档案局技术部的指导意见，在中国人民大学相关专家、教授和北京量子伟业公司的支持下，对业已建成的数字档案馆进行系统分析，查找薄弱环节，合力组织攻关，以档案全文数据库建设为重点，全面推进目录数据库、全文数据库、照片档案数据库和多媒体档案数据库建设，联合开发档案馆综合业务管理系统软件。这是一个集档案收集、整理、鉴定、统计、保管、利用、编研为一体的档案馆综合业务管理系统。系统应用两年来，档案馆综合业务做到 了流程化、规范化管理，极大地提高了局（馆）机关的运行效率，初步实现了局（馆）综合业务运行规范化、管理科学化、服务利用现代化。去年11月份该项目作为2008年国家档案局科研课题通过了国家局技术部组织的验收。

2、加快数字化步伐，优化完善数字档案馆建设。绍兴市数字档案馆建设起步较早。搬入新馆后，绍兴市档案馆依托综合业务管理系统，优化了储存和利用服务功能，加快了馆藏档案的数字化步伐。截至今年5月底，市档案馆建成目录数据共306万条，全文扫描共141万件781万页，专题数据库共10个，形成了一整套数字档案馆工作规范。去年12月，在国家档案局召开“全国数字档案馆建设方案制定及应用推广”项目验收会上，绍兴市档案局（馆）作了经验介绍。今年7月市档案馆以98.8分通过国家一级档案馆验收。

二、“数字档案馆室一体化”的初步实践

去年上半年，绍兴市档案局在全面调查的基础上，形成翔实的调研报告（以下简称报告）。报告建议市级各部门（单位）的档案数字化工作，原则上由市档案局集中统一安排，所需经费由市财政统一解决，各相关部门（单位）不再自行承担档案数字化工作。报告提出，集中开展市级部门（单位）档案数字化工作，有利于加快推进数字档案室建设步伐，有利于确保数字化工作质量以及安全管理，有利于实现档案数字化设备设施的整合，有利于集约使用财政资金。

报告在报送市委、市政府有关领导后，引起了他们的 重视。今年2月份，绍兴市发改委发文批复，同意以市档案局（馆）为主体，实施“数字档案馆室一体化及安全管理”建设项目，项目总投资1685万元，建设资金由市财政安排。实施期限为2010-2012年。主要建设内容包括：1.数字档案馆室一体化建设；2.档案馆馆藏和2008至2010年新增档案数字化处理；3.馆、室藏数字化数据容灾备份系统建设；4.涉密网建设；5.电子数据登记备份建设。

在今年3月召开的全市档案工作会议上，绍兴市委、市政府对全市数字档案室建设以及登记备份工作作出全面部署。市委、市政府“两办”转发市档案局关于《绍兴市直部门、单位2010—2012年数字档案室建设工作计划》（绍市委办发„2010‟30号），对市直数字档案室建设作出具体安排，整个“数字档案馆室一体化”项目涉及市级133个机关部门（单位）。

实施“数字档案馆室一体化”项目，是绍兴市档案信息化建设推进中的工作机制创新，也是构建区域性公共档案信息资源管理和服务总平台的有效路径。今年上半年市档案局多次召开有关会议，组织业务研讨和业务培训，统一思想，落实分工，进一步明确业务要求与标准，并精心组织招投标等工作。其中今年计划完成数字档案室建设任务的30个部门(单位)正在积极实施。6月份，经向全社会公开招标后，中标的数字化加工企业正式进场，首批10多个部门（单位）档案的集中数字化工作已经开展。在数字化工作过程中，市档案局（馆）特别注重加工质量，明确 要求数字化成果既要符合机关企事业单位档案业务要求，也要符合档案馆业务要求，以实现馆室之间的有效衔接与共享，并形成了一套有效的流程和制度。可以预计，整个项目建成后，不仅市级部门（单位）的数字档案室全面建成，绍兴市数字档案馆建设水平将大大得到提升，其中全文数据库总量将会达到4500万页。

三、实施“数字档案馆室一体化”项目的若干认识与思考

绍兴市档案局（馆）确定全市十二五档案信息化建设的总体目标是，市直133个部门（单位）以及档案工作目标管理已通过省级认定的市直企事业单位，在2012年底前全面完成数字档案室建设任务；县（市、区）80%以上的机关、乡镇（街道）和国有企事业单位在“十二五”末完成数字档案室建设任务。与数字档案室建设同步，全面实施电子文件与数字档案登记备份。市、县两级档案馆在2012年前全面建成数字档案馆，实现数字档案远程服务功能，并根据国家容灾要求，建立馆际间异地备份库。通过三年时间努力，绍兴市档案馆真正建成绍兴市级电子文件和数字档案的安全保管、交换共享和登记备份中心。

笔者认为，这是一个积极又稳妥的目标，经过努力是能够实现的。“数字档案馆室一体化”项目的实施，将为数字档案馆建设水平的进一步提高和市级部门（单位）数字档案室建设的全面完成提供了保障。

（一）全面实现馆室数字档案业务衔接，为档案馆室建设奠定业务和技术基础。

据初步统计，市直部门、单位仅需要扫描的纸质档案就达到3721万页。此外，还有32312张照片、3110盒录像（音）带需要数字化。这些部门与单位绝大多数属于进馆单位，室藏档案迟早都要接收进市档案馆。如何避免档案数字化工作“两张皮”，即保证档案数字化工作，既达到市级部门（单位）数字档案室自身建设的要求，同时又满足数字档案馆建设的各项业务需求，以避免重复劳动。这是一个新课题。因此，解决馆室有关业务问题的衔接，特别是解决档号对接、案卷级和文件级条目的完善、案卷质量的统一等业务问题成为实施数字档案馆室一体化项目的重要内容，或者说是数字档案馆、室建设共同面临的任务。当然，引导和规范档案数字化工作并有序管理，确保数字档案的完整、系统、安全、真实、有效，更是实施馆室一体化项目的应有之义。档案数字化工作的成果----数字档案，既是数字档案室的主体，也将直接成为数字档案馆的主要源头。自今年起，各机关单位向绍兴市档案馆移交实体档案，原则上同时移交对应的电子文件与数字档案。这将从根本上解决实体档案接收—档案数字化，再接收—再数字化--这样一种传统数字档案馆建设的模式，从而促使数字档案馆建设走上可持续的良性发展轨道。

（二）加快推进数字档案室建设步伐，为全面实施档案登记备份奠定物质基础。县级以上档案行政管理部门和同级国家综合档案馆对本行政区域内具有重要保存价值的电子文件和数字档案进行登记认证和数据备份，是新形势下浙江省确保档案安全与整合档案信息资源的创新之举。笔者认为，数字档案室建设与档案登记备份工作关系紧密，数字档案室建设为档案登记备份提供物质基础，档案登记备份工作又反过来促进数字档案室建设。数字档案即档案数字化成果，是档案登记备份的主要数据形式之一。绍兴市出台的数字档案室建设业务标准规定，数字档案室建成后，目录数据库、档案数字化成果应制作三套备份，其中两套在本单位保存（一套联机,一套脱机），一套在市档案局（馆）登记备份。显然，随着“数字档案馆室一体化”项目的成功实施和数字档案室建设任务的全面完成，电子文件与数字档案登记备份工作也将在绍兴得到全面推进。

自去年12月浙江省委办公厅、省政府办公厅印发《关于开展电子文件和数字档案登记备份工作的通知》以来，作为省档案局确定的全省档案登记备份工作试点单位，绍兴市档案局积极筹划，深入调研，结合实际大胆探索，档案登记备份工作已经取得一定成效。目前，结合“数字档案馆室一体化”项目，市档案登记备份中心所需的各种软硬件设备设施已经陆续到位。特别是在绍兴市委、市政府的高度重视下，数字档案室建设及登记备份工作列入今年市委、市政府对市级机关部门岗位目标责任制的考核内容。

（三）实施双向备份，共创双赢格局，为实现档案信 息资源整合与共享开辟新的有效途径。

绍兴市委、市政府“两办”发文要求，各部门、单位数字档案室建成后，其电子文件和数字档案及时在市档案局（馆）登记备份；同时市档案馆提供馆藏对应全宗数据库一套给所在单位，以方便利用。这样做，必将进一步调动机关、企事业单位数字档案室建设以及档案进馆的积极性，更好地实现档案信息资源共建共享、互连互通。无论是市级部门、单位将数字化成果向市档案局（馆）进行移交和备份，还是市档案馆将馆藏数字档案复制对应进馆单位，都将使对方极大地拥有馆（或室）藏档案的电子数据。由于这种整合不是类似接收实物档案那种占有式的整合，而是合作式的、以资源共享为目的的整合，既不是你吃掉我，也不是我吃掉你，从而实现真正意义上的双赢或共赢。通过增加档案信息资源，在更大范围提供利用，极大地方便相关单位乃至全社会档案信息资源的利用。同时，登记备份的主要目的之一是，确保数字档案数据的安全。这也是确保数字档案绝对安全的最后一道屏障。应当说，这是一件利国利民的好事情，必将得到大多数单位的理解和支持。

然而，“数字档案馆室一体化”项目的实施，特别是全面实施档案登记备份，仍然面临两大难题：（1）对于部分“档案大户”，尤其是民生档案资源集聚部门与单位，出于对部门利益或安全受损的顾虑，或者自恃地位特殊，因而可能对集中数字化工作，尤其是实施登记备份、实现档案信息资源共建共享，持抵触态度甚至拒绝配合。（2）由于 档案登记备份尚缺乏法律依据，对于拒绝档案信息资源共建共享和登记备份的行为难以有效制约。因此，在现有法律框架体系下全面实施档案登记备份，实现档案信息资源共建共享，各级档案部门需要进一步加大实践与探索的力度。

实施“数字档案馆室一体化”项目，是一个巨大的系统工程，涉及单位面广、档案数量多，建设周期长、软硬件依存度高、管理难度大。绍兴市档案局（馆）将全力以赴，进一步构建市本级公共档案信息资源管理和服务总平台。可以设想，随着数字档案馆室一体化项目的全面实施成功，绍兴市档案馆的档案信息资源将极大丰富，公共服务的能力将极大提高，并极大地促进档案信息资源在各级党政机关以及社会各界共享使用。

2010年9月2日

作者简介：梁国灿，男，浙江新昌人，1964年5月出生，1986年7月毕业于杭州大学历史系档案专业。现任绍兴市档案局副局长。邮政编码：312000。电话：0575-88225052。手机：***

第二篇：数字档案馆的调查与分析

中国广州档案网数字档案馆的调查与分析

随着计算机技术和网络通信技术的迅猛发展,数字档案馆的概念逐渐被提出并受到广泛的关注。它的出现和发展不仅从根本上改变了档案馆的工作模式和服务类型,而且为档案信息的共享提供了更为广阔的发展空间。我国数字档案馆的建设工作也应运而生。

那么什么是数字档案馆呢？数字档案馆是指档案收集、处理、存储、查询等档案管理活动的数字化、电子化、网络化，即虚拟档案。它是基于计算机网络技术、数据库技术以及多媒体技术的发展而产生的新型档案馆。数字档案馆是一个数字化的信息系统，它把分散于不同载体不同地理位置的信息资源以数字化的形式存贮，以网络方式互相联结，从而提供及时利用，实现资源共享。

中国广州档案网就是这样的一个数字档案馆。中国广州档案网以馆藏的革命历史档案和旧政权档案达十万多卷，包括明代和清代以来的各种旧时官府文书、地图、地契、历史图片等；中华人民共和国成立后形成的六百万卷档案以及各种专门档案盒为数众多的文物、实物和各种新旧报刊、图书资料为来源，建立了丰富便捷的网络途径。现在，以中国广州档案网为例，通过调查与分析它的网站布局、内容建设、档案信息资源特色、利用及搜索方式等内容。在与其他数字档案馆比较的基础上，提出了一些自己对该数字档案馆发展的意见与看法。

一、网站布局

网站布局是指当网站栏目结构确定之后，为了满足栏目设置的要求需要进行的网页模板规划。中国广州档案网的项目内容比较丰富精彩。但是内容多了之后，其网站布局就不会那么的美观大方。我们可以将其与中国第一历史档案作比较，中国第一历史数字档案馆的网站布局：就简单地包括基本概况、查档指南、服务项目、精品展台、学术活动、清史工程、成果展示、档案出版、档案知识、工作联系等板块，依次按顺序排列。也许是因为中国广州档案网的所包括的内容比较繁杂，因此其布局就显得比较的杂乱。比如说，它没有一个总的项目来统筹以下的子项目。整个网页就像是内容的堆积。当然，有时候缺点换个角度看也可以是优点，这样的布局可以让初次浏览该网页的公众尽可能的接受更多的信息。其他的特色还有在文字的旁边往往还配有图片，图文并茂可以达到更好的浏览效果。

例如：网上展厅，珍品荟萃，兰台园地，政民互动等项目旁边都配有相对应的图片。

二、内容建设

只要我们仔细观察就可以看到中国广州档案网的网站主要可以概括为这样几个版块：档案业务工作类栏目、档案资源服务功能性栏目、馆藏特色专栏、在线服务四大板块。中国广州档案网其中的一大特色是在其网页上有“网站地图”这一项目。在“网站地图”这一项目中，我们可以清晰的看到该网站由11个一级栏目，67个二级栏目构成，涵盖了档案工作的各个方面。其中局馆设置包括局（馆）长致辞和局（馆）机构两个栏目；政策法规包括国家级、广东省、广州市以及其他省市四个栏目；接收征集包括收集范围、收集方法、收集标准、权益维护和光荣榜五个栏目；档案业务指导包含的内容比较多，主要有：重大项目建设、民生档案工作、企业档案工作、档案馆工作、农村档案工作、声像档案工作、机关档案工作、档案信息化工作以及档案保护工作这样几个与档案资源息息相关的栏目；档案学会包括报刊信息、学会理事、学会章程三个栏目；政务公开包括政务公开目录、档案行政、计划总结和人事任免四个栏目；政民互动主要包括在线咨询、网上预约、网上投诉、便民信息、当年今日、在线留言六项构成；网上展览包括展览活动和声像档案两项；珍品荟萃主要有特藏室、名人档案、史料珍藏以及重大事项四项内容；兰台园地包括国际交流、兰台学院、档案人才、档案与生活四项；最后一个一级栏目是羊城风貌，主要展现的是广州地区的文化与特色，比如说广州概况、名城古迹、革命历史、食在广州、古城史话、民俗文化等。此外还有像图片新闻、视频点播、通知公告等特色栏目。总之一句话，中国广州档案网的内容比较的完备与具体。能够让每一个浏览其网页的公众都能够有所收获。

其中我个人比较喜爱的是珍品荟萃这一比较富有内涵的栏目，在这里我们可以了解更多的档案信息。在它的史料珍藏这一栏目里我们可以欣赏到广州的名胜古迹，比如广州解放纪念雕塑、黄花岗七十二烈士墓等。除此之外还有建筑风貌、园林绿化、书院学府、西关风情等比较能够反映这一地区历史与文化的景象。更多的还有这一地区的重大历史事件、名人档案、特藏室和编研成果都逐一的有所体现。

二、档案信息资源特色

1、网站定位准确，网页设计新颖。网站建设的前期定位决定网站建设的方向。2007年《我国省级档案网站测试报告》结果显示，资源服务指标平均得分39.2%；业务建设指标平均得分 49.3%； 网站建设指标平均得分 60.1%。这些情况反映了我国省级档案网站在网站资源和业务功能方面建设则较弱。不过从中国广州档案网我们可以看出它基本摆脱了上述的弊端，网站资源比较丰富，表现形式多样，有文字、图片和视频等各种载体。在业务功能方面，该网站以建立方便人民群众的网上档案信息资源利用体系为目的，具有比较多的服务通道。之前已经有提到，中国广州档案网所包含的内容比较多，因此在网页设计排版方面稍微有一些杂乱。

2、栏目规划得当，档案工作面面俱到。网站规划为这样几个版块：档案业务工作类栏目、档案资源服务功能性栏目、馆藏特色专栏、在线服务四大板块。由11个一级栏目和67个二级栏目构成，涵盖了档案工作的各个方面。完全没有栏目堆砌、功能零散、信息冗余的不科学状态。

3、资源高度整合，服务功能完善。中国广州档案馆蕴藏着丰富的馆藏资源，将这些珍贵的信息资源有效整合和提供统一的平台对外发布利用是深入贯彻国家档案局档案信息化工作要求的重要内容，也是网站建设的意义所在。比如图说广州、网上展厅和珍品荟萃等栏目资源高度整合，比较有可观性和可读性。在其服务功能方面，有公共服务和档案用品服务等，此外还有网上预约、在线咨询、网上投诉、便民信息以及网上留言这些项目，可以说是比较完善的网络服务。这里我想说这样一个事情，我在第一次浏览该网站的时候，发现在图说广州——领导重大活动的第一幅图片的字幕中“毛主席”写成了“毛主度”，于是我向其工作邮箱里发了一封邮件指出错误，中国广州档案网的有关人员第二日就给了我回复：“非常感谢您的来信，错字已改正，欢迎您继续关注我们的网站，谢谢。”通过这件事情，我们可以看出中国广州档案网的处事很有效率，即服务功能完善。

四、利用与搜索方式

怎样充分地利用一个网站的资源是比较重要的问题。中国广州档案网通过一站式搜索对该网站的信息资源进行搜索与查询，达到资源共享的目的，利用者只需输入想要关注内容的关键字即可查阅到与之相同或相似的档案信息。但是，这

样的搜索范围比较大，我认为中国广州档案网在这一方面可以分专题建立搜索平台便利公众。

最后，我想说的是，给中国广州档案网的建议已经在行文过程中提出，希望这篇文章可以给利用中国广州档案网的公众一些帮助。

第三篇：数字档案馆的现状与发展前景

湖北大学本科毕业论文（设计）

目录

一、数字档案馆的概论...............................1

1．数字档案馆的含义.........................1

2．数字档案馆的特点.........................1

3．数字档案馆的功能.........................1

二、数字档案馆的现状...............................1

1．国际现状...........................1

2．国内现状...........................1

3．基层档案管理的现状............................1

三、数字档案馆建设存在的问题......................2

1．档案基础理论问题.........................2

2．档案工作实践问题.........................2

四、数字档案馆建设对策研究..........................3

五、数字档案馆发展趋势...........................3

六、结束语..............................3

参考文献..................................4I

数字档案馆的现状与发展趋势

摘要：随着计算机技术、通信技术和多媒体技术为一体的综合电子信息网络系统的运营，档案馆正在逐步迈入数字档案馆的发展阶段。数字档案馆是一个数字化的信息系统，它把分散于不同载体不同地理位置的信息资源以数字化的形式存贮，以网络方式互相联结，从而提供及时利用，实现资源共享。

关键词：数字档案馆 现状 对策 发展

一、数字档案馆的概论

1．数字档案馆的含义

数字档案馆应是基于网络信息共享平台，通过建立各基层企事业单位数字档案馆、档案信息传输平台、档案信息管理平台、制定一系列标准和操作规程，实现资源数字化、结构合理化、形式多样化、技术标准化、管理科学化、信息社会化、业务网络化的目标。

2．数字档案馆的特点

a）数字资源的多样性：一是依托于实体档案的数字化；二是通过各种途径收集、组织、加工相关数字信息形成的数字信息。b）具有一定的开放性：依托于网络，一方面能够在线采集网上信息，实现信息资源共享。另一方面能够针对利用者不同的需求，提供多样化的服务。c）技术的多变性：由于数字档案馆依靠于计算机、网络和通信技术、数据库技术、基础于内容的检索技术等，其存储技术、载体、格式、阅览方式等，都呈现出不断进步、变化的动态。

3．数字档案馆的功能

a)信息集成功能。数字档案馆的建立，使我们可以在网络环境下，对特定区域内的所有档案进行数字化管理，改变了以往单一的档案实体的保管形式。通过信息集成，使中心档案馆成为真正意义上管理档案及相关信息的中心，所以，信息集成将成为数字档案的首要功能。b)资源共享功能。由于在网络上实现开放式的档案数字传输、利用，集成的数字化档案信息可以被网络上的全体终端所获取，基层档案馆也可以根据自身的需要，获取网络内其它档案网站的相关信息，这样，无论利用者位于何地，档案保管于何处，利用者都可以根据自己的需要，在随时随地方便地查询、下载档案目录、数据乃至全文，数字档案馆这一功能的发挥有助于实现档案利用的理想化目的。c）社会记忆功能。数字档案馆的建设将应用国家相应的档案政策使档案馆改变以往以党政信息档案为主体的实体保管模式，代之以辖区内各机关、企事业单位、社团和部分个人档案的数字化集成管理，使人类各方面、各阶层实践活动的记录得到妥善的保管、利用，档案是社会记忆的主要工具。数字化档案的建立将有助于档案馆保存社会记忆功能的实现。

二、数字档案馆的现状

1．国际现状

随着信息技术革命浪潮持续高涨，经济的全球化、社会的信息化不仅加速了人类社会历史发展的进程，而且日益深刻改变着人类的工作、生活及思维方式。信息化成了当代国际竞争的战略制高点，是当今世界经济和社会发展的大趋势，也是我国产业优化升级和实现工业化、现代化的关键环节。

2．国内现状

虽然我国数字档案馆的发展刚刚起步，但技术的进步、社会的发展、改革开放的成果已经为大力发展数字档案馆创造了有力的条件。2004年深圳市建成了国内第一个数字档案馆，而青岛数字档案馆也实现了档案的数字化加工文件资料著录、数字档案内容管理、档案借阅与全文查询、档案的内容关联管理及图文声像一体化等应用功能，这些成就极大地推动了我国数字档案馆的建设。

3．基层档案管理的现状

数字档案馆对于县级档案馆作为国家基层档案馆来说还是一个比较难的问题，就目前来看，大多数档案馆只是停留在馆藏档案的数字化，进行文件级以及案卷级目录数据库建设，虽然开通了档案信息网站，但是内容不够丰富，离要求还相差甚远。全文数据库以及信息网站建设还相对滞后。

三、数字档案馆建设存在的问题

1．档案基础理论问题

传统的档案基础理论经过多年的研究与实践，基本上已经完善。

数字档案馆的出现使得传统档案基础理论调到了挑战。a)现阶段对数字档案馆的认识不一致。对数字档案馆的研究还处于起步阶段，关于数字档案馆的认识并不统—，其定义就有数十种之多，势必会造成在把握数字档案馆建设方向上的不一致，这在很大程度上影响了数字档案馆的实践。

b)数下档案馆的理论研究问题。数字档案馆不仅仅是将传统档案馆业务的计算机化，而是要对原有档案馆业务的优化、流程的重组。尽管还要遵循档案的基本原理，但细节上旨定会有所变化，甚至是重大变革。这方面的理论研究现在少之又少。

c)数字信息资源的织织、管理与利用问题

数字档案馆主要的管理对象是电子文件：关于电子文件的诸多理论与实践尚未成熟，人们对新类型档案和载体档案的存档意识还很薄弱，对如何有效地收集、保存并提供利用还缺乏相应的理论作指导，2005年9月l日实施的行业标准《公务电子邮件归档与管理规则》(DA／T 32—2005)对于公务电子邮件做出了规范，但还有大量其他类型的电子文件仍处在混乱的管职当中，如对数据库电于文件的收集、归档、管理、提供利用等。

d)服务理念与方式

数字档案馆的一个重要功能是通过网络方便快捷地提供档案信息服务，尤其是主动性、针对性的服务。这对档案人员传统的服务观念是—个极大的挑战，促使档案人员对传统的服务机制、服务理念和模式进行改变。目前主动性、针对性的服务的方式与实现尚未有理论与实践的突破。

e)档案法律法规与标准

面对数字档案馆、电子文件产生的新情况、新特点，《档案法》等

相关法律法规中的一些内容已不能适应，需要及时地对其进行必要的补充和完善。电子公文归档、电子档案管理、档案公开和上网安全网站建设与管理等方面的行政规章与标准也迫切需要研究制定。

2．档案工作实践问题

传统档案理论的实践已经几十年了，形成丁一整套行之有效的方法、操作、制度等。电子文件管理的实践刚刚开始，还处在摸索阶段。作为以电子文件管理为主要任务的数字档案馆方面的实践少之又少。

a)电子文件收集归档中真实性的保障问题

电子文件的核心问题是其真实性、原始性、可靠性的确认。只是真实性、原始性的不确定性，影响了电子文件的凭证作用，影响了电子文件处理系统的推广应用。电子文件具有信息与载体可分离的特性，不再具有物理意义上的固定实体状态，也不再具有固定的物理位置，可以在不同的载体上相互转换，这位电子文件具有易更改性，即在流转过程中存在被修改的可能，这种修改很可能不留痕迹。电子文件对信息技术的软硬件有较强的依赖性，不同格式的文件转换时可能造成信息失真．计算机软硬件升级速度加快，升级后的软硬件在读取电子文件时也可能造成信息失真。另外电子文件载体寿命相对较短，在进行电子文件迁移过程中也可能造成信息失真，这些都会影响到电子文件的真实性。目前主要利用技术保障措施，如数宁签名、利用元数据技术进行著录、用户权限分配和身份识别等，以保证电子文件的真实性。但这些技术有一定的缺陷，像元数据技术本身就是档案界正在讨论尚未确定的热点问题，数字签名则涉及到CA等问题。

b)电子文件管理原则实现的问题

如何将令程管理原则与前端控制原则在现实中实现是急需解决的问题。开发运行电子文件管理系统是一个理想的方法。但电子文件管理系统如何与电子政务融合、电子文件管理系统如何与原有的业务系统无缝连接．这方面的实践也很少。

c)传统档案的数字化问题

2005年9月1日国家档案局颁市的《纸质档案数宁化技术规范》(DA／T 31—2005)成为纸质档案数字化的标准。图片、声音与影像档案的数字化规范尚未颁布。传统载体档案的数字化代价高。对现有档案的数字化，目前有原件扫描或者缩微后扫描胶片两种方式。这两种方式都需要投入相应的设备，而这些设备在价格上比较昂贵。另外在耗材上也是—笔很大的支出。其次档案信息数字化效率低：采取原件扫描的方式数字化，人工干预的程度高，效率很低。

四、数字档案馆建设对策研究

1.加大培训力度，建设一支电子技术与档案业务精通的人才队伍，各档案馆的业务骨干进行计算机应用技术的培训。

2.更新观念，以长远眼光看待数字化档案馆的建设。长期以来，多数档案馆重保管轻利用，一部分领导更是认为档案工作可有可无，不如经济工作那么重要，见效快，但当今社会处于信息时代，档案馆的大量信息资源给领导决策、工作查考提供了较大的利用价值，为方便快捷利用档案，数字档案馆建设势在必行。

3.加大投入，不断完善档案馆基础设施建设。没有强大的经济支持，数字档案馆建设必须的硬件设施没有保障，该工作只能是纸上谈兵。

五、数字档案馆发展趋势

如何才能建设高效、有序的数字化档案馆，使之形成科学的系统结构是建设数字化档案馆的一个重要问题，其发展趋势既要考虑信息时代的要求，又要考虑充分利用现有档案馆的信息基础和物质基础，要从实际出发，采取传统档案馆的数字化和文书处理部门、档案馆（室）同时开展数字化工作两条脚走路的方针来构建数字化档案馆，是切实可行的。

六、结束语

尽管数字档案馆的理论研究取得了很大发展，但是在实践方面却是处于试点起步阶段，还有许多关键的理论和技术问题需要解决、许多规范性标准化的制度体系需要制定。数字档案馆作为我们的发展目标和方向，超越了时间、空间和地域的界限，拓宽服务领域及内容，为利用者提供优质高效的服务，从而提高档案工作的地位和作用。

参考文献

[1] 张晓霞：【数字档案馆---21世纪的新发展】【兰台世界】2000年第3期

[2] 王宇辉【21世纪数字档案馆发展之我见】【档案与建设】2000年第3期

[3] 徐富荣【谈数字档案馆的建设】【广州档案】2002年第2期

第四篇：档案馆数字化、数字化档案馆、数字档案馆

关于档案馆数字化建设的思考

2006-11-9 网友评论 0 条 点击进入论坛

当二十世纪的尼葛洛庞帝（Nicholas Negroponte）在《数字化生存》（Being Digital）一书中，向人们描述着数字时代对我们的生活方式、工作方式甚至思维方式带来的各种冲击时，人类文明已经真实地迈进了二十一世纪，数字化信息时代的大潮朝着我们扑面而来。档案管理和利用如何应对及适应数字化信息时代的需求，是我们档案工作者要思考的。

一、传统档案馆的数字之路

2000年12月，国家档案局、中央档案馆印发的《全国档案事业发展“十五”计划》，把“加快档案信息化建设”、“加快现有档案的数字化进程”列入其中，同月国家档案局在中国档案管理现代化建设研讨会上宣布：十五期间，我国将加快数字化档案馆的建设。由此，传统档案馆数字化建设的问题引起了人们的关注，并且有一些档案馆已经开始对此投资建设。我们认为，传统档案馆的数字之路并非一蹴而就，而是一个循序渐进的过程，对这个过程的各个环节进行深入的分析研究是十分必要的，只有在有了清楚认识的基础上，才能规划和解决好档案馆的数字化之路，为今后的数字化档案馆进而是数字档案馆、虚拟档案馆的建设打好基础。

传统档案馆的数字之路由三个相互联系的阶段组成：

（一）档案馆数字化。档案馆的数字化包含着以下三层含义，其一是随着计算机技术的引入，建立档案馆的自动化系统，实现档案馆自动化管理，完成档案管理的数字化；其二是馆藏信息数字化，数字化的馆藏档案信息能直接被计算机识别和处理，建成完备的信息数据库；其三是构建平滑高效的档案信息数字化传输平台，实现档案的统一管理和资源共享。

（二）数字化档案馆。在档案馆数字化基础上，形成以数字化信息为馆藏内容，以计算机为管理手段，以网络传递为利用方式的一种新型档案馆，是采用现代高新技术的数字信息资源系统。

（三）数字档案馆。通过国家信息基础工程联合数字化档案馆，运用网络互联技术，将个体数字化档案馆联合起来，进行扩张、伸展，组成完全意义的数字档案馆，遵循共同协议，实现数字化信息共享，是超大规模的、便于使用的、没有时空限制的知识信息中心。用户可以通过网络计算机终端提出需求，由数字档案馆系统完成查找和调阅档案信息，完全不受时间和地理条件的限制。如果说运用虚拟技术，建立虚拟档案馆的话，那么，档案馆发展到第三个阶段，才真正可以称得上是虚拟档案馆。

二、档案馆数字化——数字化的起点

档案馆的数字化建设作为传统档案馆数字之路的起点，如何走好这首要一步，就显得至关重要。为此我们就着重于这一点来谈一下我们的观点。

计算机技术的普及，为档案馆数字化建设奠定了良好的基础。档案馆数字化建设包含以下几个方面：

（一）档案管理的数字化。档案管理自动化是对档案馆自身管理行为现代化的确定，而这种现代化是建立在计算机数字化管理基础上的。这个特征是基础性的，有普遍意义的，是开展其他数字化工作的前提条件。现在许多文章在探讨数字档案馆或虚拟档案馆时，较多是对档案馆美好前景的预测与憧憬，很少涉及传统档案馆的现代化管理问题，忽视档案管理具体业务环节的计算机数字化管理问题，如档案自动编目和自动检索、档案自动全文存储与检索、档案业务工作辅助管理、计算机辅助立卷、档案自动标引、文档一体化管理、档案馆办公自动化、档案库房保护技术现代化、档案数据库设计与建立等。而这些不仅是档案管理基本的业务环节，也是档案管理自动化的具体体现，更是档案管理数字化全面实现的基础。这些问题不解决，档案馆数字化建设就是“空中楼阁”，无从谈起。

20世纪90年代以来，我国各级各类档案馆开始进行档案管理数字化的实践与探索，大致可以归纳为三方面的发展方向。

1、建立著录档案信息检索系统。著录档案信息检索系统，应该说是计算机技术与档案工作的最早结合点。由于档案馆的馆藏量巨大，档案的信息资源又是如此丰富多样，为了方便利用者，提高查询效率，档案馆利用计算机技术进行档案目录或专题文件级目录著录，以达到快速检索的目的，检索工具的数字化带来的优势尽显无遗。

2、“文档一体化”管理。1992年国家档案局提出“文档一体化”管理思路，许多档案部门纷纷尝试利用计算机技术实现文件与档案的一体化管理，从文件形成之时到文件办结归档乃至档案管理成为一条流水线的操作过程。“文档一体化”操作管理软件与传统手工操作相比，避免应归档的文件材料人为遗漏，提高了文件归档的完整性和准确性，提高了文件立卷的效率，提高了档案的质量。但它也只是利用计算机技术来模拟传统手工操作流程，不是真正意义上的文档管理数字化。

3、档案馆数字化管理系统的建设。我国档案工作数字化管理起步时间较晚，目前还是以针对上述档案信息检索系统和文档一体化数据库系统的管理为主，停留在档案工作数字化管理的初级阶段，数字化管理的优势和潜能并未充分发掘出来。档案工作数字化管理系统实际上是一个可以涵盖档案馆行政管理和业务管理、档案信息开发利用工作等诸方面的大型的系统工程。档案馆数字化管理应该以此为契入点，朝着这个方向积极发展。

（二）馆藏信息的数字化。根据《档案法》的规定，综合性档案馆作为党和国家的科学文化事业机构，是永久集中保存档案的基地，与国家历史同在。综合性档案馆通常都有数量庞大的馆藏，内容及形式也是丰富多样的。就传统的档案载体而言，其记录信息都是平面的，文字、图像、声音等不同载体的信息难以有机地结合起来。通过运用计算机技术与多媒体技术，所有的馆藏信息都能以数字化的形式存储，做到图、文、声并茂，档案信息的记录功能与显示功能得到了极大的强化；而且更有前景的是数字化后的档案信息能随心所欲地从一种媒介转换到另一种媒介，给长期以来沉闷、形式单一的档案信息贴上吸引人的“标签”。馆藏信息的数字化是档案馆数字化建设的核心，其数字化建设的工程量巨大，各级档案部门应根据自身特点采取不同的建设模式：

1、大型综合性档案馆，它们的馆藏基础一般都较好，馆藏信息的利用也较频繁，在建设经费充足的情况下，可以采取技术优先的原则，划出专项经费，成立馆藏信息数字化部门，专门负责档案信息数字化工作。这种模式见效快，但投入高，需要很强的经济支持和技术支持。

2、中小型综合档案馆，在建设经费不够充足的情况下，可以采取资源优先的原则，购置少量的设备，对重要的档案资源先期进行数字化处理，循序渐进逐步扩大数字化规模。这种模式见效慢，投入较少，对技术要求也不高。馆藏档案信息经数字化后转化为数字信息，以数据库的形式存在。

目前大部分档案馆馆藏档案载体仍然是以纸质为主，纸质档案数字化制作方式一般有二种：第一种是通过计算机人工录入或通过扫描仪扫描由字符识别软件（OCR）识别，制成文本文件；第二种是将档案文件的每一页看成是一张图片，不管上面具体是什么内容，由扫描仪按页扫入计算机制成图形文件。第一种方式占据空间小，是一种真正意义上的全文数字化，但纸质档案信息的记录方式是多种多样的，有的是手写体、繁体字，有的字迹褪化及非文字形式等，此时采用第一种方式就会暴露出如下致命弱点：用OCR字符识别的准确率低；若采用人工录入，不但需要大量的录入人员，而且一时还不能马上胜任此项工作，差错率大且核对困难，投入大，收效慢。而第二种方式实现容易，一般档案工作人员只要稍加培训，即可操作机器，且工作可以定量化，差错率相对较低，即便有一些错扫、漏扫等，也能很快被发现。至于图形文件占空间大的问题，在计算机技术日新月异的今天，相信适合的软件很快就会被开发出来，如果能采用先进的高速扫描机，那么对档案信息数字化无疑是如虎添翼。另外，还因为图像扫描保持了档案原件本来面目，可以使利用者在看到文字内容的同时，也能看到纸质档案的其它一些特征，如原件的纸色、墨迹、印章、圈点、批注等各种原貌，使利用者可以获得更多的线索，开展一些更深入的研究。

（三）档案信息传输平台数字化。档案信息只有在传递过程中才能体现出它应有的价值，以往信息存在于一次文献即档案原件或经过处理的二次文献范畴内，人们需要档案信息，往往需要亲临档案馆，通过阅览摘录、静电复制或拍摄等形式来获取需要的信息。但档案信息在完成数字化后以数字形式存在时，数字网络系统就将成为其主要的传输平台，为档案信息的快速流动提供可能。数字化了的档案信息在传递过程中可以同时进行多向传递，形成传递网络，而且通过因特网可以方便地进行远程传递，不受时间与空间的限制，利用者不必亲临档案馆，就可以在任何时间任何地点通过计算机方便地利用档案信息。

如果把档案馆数字化建设比作一个人体的话，那么档案管理数字化和馆藏信息数字化的建设就是这个人体的骨架和血肉，数字网络系统就是它的神经网络。档案馆信息传输平台应首先构建的是档案馆局域网也可称为内网，一般的要求是在遵循统一的通信协议前提下，通过网络连线将各个部门的计算机资源整合在一起。可根据不同的应用设置服务器，部门的个体计算机通过网络共享网络信息资源，为档案馆核心数据库提供档案信息，也可以得到权限范围内的档案信息。其次是构建外网、公众网等，可使档案信息通过数字网络系统进入信息交流的大动脉----互联网，实现档案资源的共享。

三、档案馆数字化建设需要注意的几个方面

（一）建立标准化的规范体系。《中华人民共和国标准化管理条例》指出：“标准化是组织现代化生产的重要手段，是科学管理的重要组成部分，在社会主义建设中推行标准化，是国家的一项重要技术经济政策。”这充分阐明了标准化的地位和作用。现在各地的档案馆对数字化建设还都处在试验和探索阶段，采用的方式方法也不尽相同，因此在档案馆数字化建设中，标准化的规范体系的确立就显得尤为重要，它是档案馆数字化建设高质量的坚实基础。如浙江省档案局指出数据库建设要本着保证质量、规范标准的精神，并决定在2002年正式出台统一的《浙江省综合档案馆电子目录数据库结构与交换格式》相关标准，对全省各级档案馆现有的数据库与软件进行修改、规范，提高数据质量，完善软件功能，特别是数据标准接口功能。在建立标准化的规范体系方面我们应遵循以下原则：

1、以标准化管理为主，制度管理为辅。标准化适合于技术工作领域的规范化管理，可操作性强，而且与管理体制的关系较为超脱，因此在不与法律相冲突的情况下，标准化管理更有利于不同部门之间的协调。制度通常以法规形式出现，特别是约束力强，但管理范围有限，所以在标准化管理的基础上，配合制度可以形成档案馆数字化工作所需的严密的规范化管理体系。

2、首先考虑采用国际标准，其次才是国家、行业及地方标准。由于档案信息的范围和种类处于不断扩展和变化之中，因此即使在档案馆数字化阶段也应优先采用适用范围尽可能广泛的标准，尽量做到一次到位。档案馆数字化建设中确定标准的原则是：面向计算机和网络及信息平台的处理，直接采用国际和国家标准；面向综合性信息的处理优先采用国家标准；面向档案信息的处理以借鉴为主进行补充，由此形成标准化的规范体系。

（二）建设高质量的档案信息数据库。早在1992年就有学者指出档案工作现代化的核心是建设高质量的数据库，这个认识到今天仍然具有指导意义。现在我们档案馆数字化建设的核心依然是建设档案信息数据库，并通过网络平台进行信息传递和信息交流。

档案馆计算机数据库类型以检索性数据库和文件性数据库两种较为常见，检索性数据库主要用于揭示馆藏内容，介绍开放档案的范围、目录和提供网上检索途径；文件性数据库，主要用于完整地载入档案文件，使人们可以通过网络获得档案信息。档案信息数字化后以数据形式集合成数据库，档案信息组织形式就发生了本质上的变化，从原先纸张上顺序的、线形的方式转变为计算机的直接的、网状的方式，索引文件、超文本技术可以使信息按本身的逻辑关系组织成相互联系的网状结构，依赖先进的智能化信息管理技术，以人工语言或自然语言进行搜索，为用户提供方便、高效的服务。一个高质量的数据库中的数字信息要达到以下质量标准：第一、数据的准确性；第二、数据项目和内容的完整性；第三、数据的规范性；第四、数据的稳定性。

（三）档案信息安全问题。安全是档案馆数字化建设不可忽视的一个重要方面。档案馆与图书馆最根本的不同在于图书信息基本上是面对普通公众，而档案信息则对安全保密有严格的要求，有相当一部分档案信息是需要控制使用的，所以档案馆数字化建设中必须采取一系列措施保证档案信息的保密和安全。通常采取的措施可以分为制度管理和技术保证两类，档案馆在数字化建设中对此应该形成一套管理制度体系，此外还需要有相应的技术措施进行自动控制，才能做到更加严密。如中国第二历史档案馆在进行民国档案数字化建设的探索时就十分重视数据的安全问题。他们认为在黑客猖獗和网络安全保护手段不健全的情况下，为了确保档案信息的保密和安全，可以有计划、有步骤、分阶段地进行数字化民国档案网络化服务。他们首先对已有的档案信息系统进行改进分化，对馆内不同用户根据权限提供全文档案信息，使馆藏信息首先在馆内达到资源共享。当馆内数据库接入Internet网时，除尽最大可能保证网络安全外，将那些有机密性的、不开放的档案不存放在网络服务器上。在当前的技术条件下，为了解决档案信息的安全问题，也可以使用Intranet技术，提供授权的档案信息服务。

（四）加快相关人才的培养和使用。人才问题是关系到档案馆数字化建设成败的另一关键。档案馆数字化建设的过程是与新知识、新技术的普及密不可分的，所以各类相关人才的引进和培养必须引起高度的重视。档案馆数字化建设过程中必须考虑培养的人员有以下几类：系统开发与维护、数字化加工与管理、标准化建设、数据库运行管理等。

目前我国的档案专业教育，无论是高等教育，还是各种专业知识培训，都显得知识陈旧，内容更新慢，缺乏计算机技术与档案及档案工作关系的内容，其结果也就使得档案界严重缺乏既具有档案专业知识又具有计算机等相关知识的复合性人才，阻碍了计算机等现代化技术在档案事业上的运用。对此，档案教育界必须引起高度重视，奋起直追，加大培训力度。

同时档案馆也必须重视对在职人员的培训工作，重视引进相关的专业人才，以适应档案馆数字化建设的需要。在相关的岗位培训及人才引进时应该遵守以下原则：

1、做到有提前量，使有关人员对新技术新设备提前了解。

2、针对不同对象分层次培养，要求知识技能与岗位相适应。

3、充分依靠社会支持，引进人才但不浪费人才，做到人员结构合理。

以上是我们对档案馆数字化建设的一些浅见。现在各地档案部门都很重视这方面的信息，有些单位已将此摆上了议事日程，但相对于图书馆部门，档案部门的动作已经滞后。中国数字图书馆工程现已进入了实质性操作阶段，其在数字图书馆的总体结构、标准规范、技术线路等方面已经积累了相当的经验。1999年3月成立的“国家图书馆文献数字化中心”年生产规模已经达到5000万至6000万页全文影像数据，它的网络可以提供1000G存储量的网上信息服务。档案馆如果还不重视档案馆的数字化建设，不能在网络上有效地传递档案信息，就无法融入信息时代的快车道，最终将被信息社会淘汰。因此，为适应社会发展的需要，档案馆数字化建设不仅仅是一项具有前瞻性的举措，它还具有更深刻的战略意义。

第五篇：数字档案馆调研报告

档案馆“十二五”规划前期调研报告 对档案馆工作性质的认识

1.1 部门职能

高等学校档案是高校社会实践活动的真实历史记录，也是衡量高教事业持续发展的重要标志，它记载过去，服务现在，昭启未来。高等院校作为人才聚集地和知识传播地，其各类档案尤其是教学、科研、党政管理等档案的科学价值和开发利用价值是社会信息资源中的重要组成部分。通过档案，可以再现历史的面貌和发展变化的轨迹，为领导决策和日后各项工作的发展提供依据。

近年来在档案工作人员的努力下,我校档案工作有了长足的进步和发展。高校档案的收集、整理、传递、开发利用也成为高校发展一项重要工作,使档案成为教育教学、学科建设、日常管理等的基础和依据。为了使档案工作更好地为高校科研、教学、管理服务, 确保各门类档案的完整、准确、系统，要完善档案管理,严格把好档案收集、整理、归档关，把好案卷质量关，采用高校统一规范的分类法，统一标准化管理档案，这样可以提高档案工作的质量效率，又可为实现管理的现代化打下坚定的基础。

作为学校内部行政管理的重要部门, 档案馆具有双重性, 作为职能部门，它负有“监督和指导”的职能，要“对所属单位的档案工作进行监督和指导”,同时作为业务部门,还要“负责保管本机关的档案”,具有“保管”的职责。

1.2 部门工作特点

档案管理工作是一种专门的管理活动。作为专门负责管理各部门档案的一种独立的业务工作，是国家科学文化事业的组成部分。与此同时，针对特定的部门来说，档案管理又是该部门各项管理工作的组成部分，如干部档案管理是干部管理工作的一部分，科技档案管理是科研管理的重要组成部分等。

档案作为一种文献，是重要的信息来源，档案管理是文献信息管理系统的重要组成部分。随着档案工作的发展，社会对档案需求的提高，现代档案管理工作已经不仅仅是对档案的简单保管，而是采用各种新技术、新方法来开发和利用档案信息资源，以满足社会的需要。档案管理活动与其他文献管理活动一样，包含了信息的输入、存贮、加工、输出这样一个信息传输过程，是一种信息控制系统。但由于档案原始记录性的特点，又使得档案管理活动区别于图书、情报等其它文献信息工作，主要表现在以下四个方面[1]：

第一，档案资源积累过程的缓慢性。档案是人类社会活动的历史记录，是随着人们的实践活动逐步积累起来的，档案大多数是“孤本”，不能随意复制，尤其是历史档案，能够流传至今的很少。因此，档案较之于一般的图书资料而言更显珍贵，在其保管和利用过程中不得不重视对它的保护，这样无形中就降低了他的利用率。

第二，档案管理过程的阶段性。就档案的流转程序而言，档案管理过程可分为档案室管理和档案馆管理两个阶段。处于不同阶段的档案所起作用不同，具有不同的价值，服务对象不同，档案管理方式也有不少差异。档案室管理阶段，档案具有凭证价值，主要为其形成单位控制和使用，为本单位日常工作经常查考，具有过渡性；档案馆阶段，档案对其形成单位的作用降低，具有历史价值和科学文化价值，进入永久保存时期。这个阶段的档案管理工作不仅仅是为某个单位服务，而是要有意识地开发档案信息资源，主动地提供档案为整个社会各项工作服务。

第三，档案管理活动对档案形成者的依附性。档案是在其形成者过程中产生的，反映了形成者的全部历史及其观点、经验和成果，包含了与其形成者利益密切相关的事实和数据。因此，档案历来为形成者所有与控制，其价值与它的形成者有密切关系。目前普遍采用的在档案整理中保持档案的来源联系的作法就充分说明了这一点。档案对形成者的依附性，使得档案难以像图书资料那样广为传递和交流，这在某种程度上限制了档案管理活动的范围。

第四，档案管理工作对社会的相对封闭性。档案直接关系到其形成者的切身利益，并且有相当一部分档案涉及到学校的政治、经济与技术机密。所以，档案一般自形成之日起，对外有相当一段时间的封闭期，过了这段封闭期后才能有选择地向社会开放，档案管理的封闭性造成了档案保管和利用的矛盾，这种矛盾贯穿于档案管理的整个过程，并由此推动档案管理工作不断向前发展。本部门工作现状和存在的主要问题

2.1主要工作成绩

自2007年12月14日成立以来，贵州财经学院档案馆立足国家标准和本校的实际情况，致力于档案管理信息化建设，积极推进档案收集、整理方式的改革，在全校推广应用档案管理信息系统，并投入力量积极开展档案数据库和网站建设，以期使档案检索利用更加贴近学校发展需要、贴近教职员工研究查考的需要。馆内目前设有馆长室、综合档案科、干部档案科、保密室及3间库房，占地面积近1000平方米，现有工作人员共8人，其中硕士研究生学历1人，大学本科学历6人，大专学历1人，另有退休返聘人员1人。综合档案馆馆藏档案包括文书、教学、科研、基建、声像、学报、设备、财会八大类。

2008年12月31日，在学校领导的重视和关怀下，经过档案馆工作人员的努力，我校试卷保密室获得贵州省国家统一考试试卷保密室合格证，是继贵州大学、贵州师范大学之后的贵州省第三家获得试卷保密室合格证的高校。

2009年1月9日，在省直机关保密工作第十一协作组、省直国家安全工作第三协作组 2008总结表彰暨移交工作会议上，我校荣获了省教育厅、第十一协作组组长单位贵阳中医学院颁发的“2008先进单位”称号。我校院办副主任、档案馆副馆长黄竹慧、档案馆工作人员朱青荣获贵州省直机关工作保密论文征文竞赛一等奖；我校部分档案工作者分获二等奖、优秀奖。

2009年4月8日，经贵州省档案局决定，贵州省直单位档案协作组第十二组工作会议在我校召开，中共贵州省委组织部部务委员尹新黔、贵州省档案局局长王传福以及贵州省档案局经科处、贵州省教育厅、贵州省直单位档案协作组第十二组各成员单位院校档案工作人员参加了本次会议。这既是对我校档案工作发展的一种肯定，同时也是对我校档案事业继续稳步推进的一种鼓励，是我们转变发展观念、调整发展思路、总结经验教训、妥善解决问题的契机。

2.2省内外高校同类部门工作经验借鉴

2.2.1 本部门与省内高校同类部门对比分析

贵州省内高校目前仅有三家设立档案馆，分别是贵州大学档案馆、贵州师范大学档案馆和我校档案馆。

贵州大学档案馆成立于2004年11月，即原贵州大学和原贵州工业大学合并时，由两校的干部人事档案室、综合档案室合并组建而成。贵州大学档案馆为正处级建制单位，下设办公室、人事档案科、综合档案科。现有在编工作人员11人，其学历结构是：大学本科学历5人，大专学历6人；职称结构是：副高职称1人，中级职称8人，初级职称1人。全馆总面积977平方米，馆藏有人事档案9339卷、综合档案（含党群、行政、教学、科研、财会、基建、出版、外事、实物等类档案）29878卷，配置有复印机、打印机、传真机、扫描仪、档案装订机、数码相机、刻录机、空调等设备。

1991年初，贵州师范大学根据国家教委《普通高等学校档案管理办法》的规定，理顺了领导体制，成立了综合档案室，隶属校长办公室领导，由校长分管。除原有的党政管理类档案外，综合档案室集中统一管理了学校党政、教学、科研、基建、设备、出版、外事、财会、声像等九大类档案。2005年初学校成立档案馆，在原有综合档案的基础上，将人事档案并入档案馆集中统一管理。2004年初，省政府决定将贵州省理工职业学校并入我校。根据教育部有关规定，档案馆接收了该校的全部档案并按不同的全宗实行统一管理。档案馆现有专职档案工作人员7人，其中本科学历6人，大专学历1人；副高级职称1人，中级职称2人，初级职称3人。档案馆现有办公室、档案库房、阅览室，面积近1000平方米，有适应工作需要的规范的各种档案装具，另配有服务器电脑、扫描仪、打印机、照片打印机、数码相机、复印机、装订机、吸尘器等现代化管理设备。

根据以上情况分析，贵州师范大学档案馆和我校情况比较接近，我校也接收了贵州省计划管理干部学院的全部档案并按不同的全宗实行统一管理。从档案馆机构设立来看，我校设立较为齐全，但缺少公开阅览室，档案的利用开发受到一定局限。

2.2.2 本部门与省外先进院校同类部门对比分析

我们选取了位于经济发达地区的上海财经大学档案馆作为参照，进行对比分析。

上海财经大学综合档案室成立于1984年12月，2002年12月建立校档案馆，内设收集科、管理科、编研科和人事档案室。现有在编人员11人，其中正高职称1人、副高职称1人、中级职称6人。2000年建成学校专用档案楼，建筑面积1350平方米，配备了计算机、打印机、扫描仪、照相机、复印机、投影仪等设备；其中库房520平方米，库内安装有354节密集架、8组24台空调机及防火、防盗、去湿等现代化设施。1978年复校以来的档案均按《高等学校档案实体分类法》与《高等学校档案工作规范》进行分类、编号、编目、排架，共分为党群、行政、教学、科研、校产、基建、设备、出版、外事、财会、人物、声像、字画等十三大类。档案馆从2001年开始使用计算机辅助档案管理系统，2005年开始引进“南大之星”档案管理系统，并于2007年在全校推广使用，目前全校所有院（系、所）、部门均已使用档案管理软件进行归档工作，为实现档案管理信息化迈出了重要一步。除计算机检索外，档案馆编制了案卷目录、专题目录、部门移交目录等检索工具；编制了专业技术职务任职资格通知汇编、干部任免通知汇编、学校基础数据统计资料汇编、校级发文汇编；编写了文书档案、学籍档案的查阅指南；建立了学生档案查询、出国人员检索表等辅助数据库。从以上情况分析，作为国内设立较早的财经类高校档案馆之一的上海财经大学档案馆，无论是从档案馆的功能、档案馆管理的档案种类，还是档案馆开发利用的程度，都远远领先。尤其是对于电子文件的管理和应用，应该是我校今后一段时期努力的重点和方向。

2.3 存在主要问题

2.3.1 重管理轻宣传

近年来，随着我校档案馆建设的稳步推进以及贵州省直单位档案协作组第十二组工作会议在我校召开,档案管理工作的重要性日益突显,档案的价值已愈来愈被人们重视和认可。档案管理规章制度不断健全,基础设施逐步得到完善,高校档案管理制度化、现代化已达到一定水平。但与此同时，却也忽略了档案宣传工作的开展。这里所说的档案宣传,除了《中华人民共和国档案法》的宣传之外,主要是指对馆藏档案内容的宣传。由于高校档案部门不注意馆藏内容的宣传,使大多数师生员工不知道档案部门究竟有些什么东西,因此不能结合工作需要去档案室查找有关材料。人们不知道档案馆里有什么,能不能为自己所用,怎么用等等,致使大多数教职工始终对档案馆望而却步,认为那是神秘、不可接近的地方,当然更没有什么自己需要的东西,导致档案利用者较少,利用率较低。

2.3.2重收集轻鉴定

档案收集活动是档案工作的起点,没有档案收集就没有档案,更谈不上档案的开发利用。由于我校档案馆新近成立，为了搞好档案收集工作,我校档案部门制定了各种规章制度，指定了各单位、各部门提交档案的规范格式并定期对了各单位、各部门的专兼职档案员进行业务指导。我校档案馆馆藏正日益丰富，归档率也逐月递增。但我们在关注档案数量的同时却忽略了档案质量的控制,忽略了档案价值鉴定工作的开展,也就是说忽略了档案的“优化”,其结果是给档案整理编目工作增加了负担,浪费了人力、物力和库房空间,也影响了那些真正具有价值的档案被及时有效地利用。

2.3.3重整理轻编研

档案整理工作是整个档案工作中最为耗时费力的一个环节。档案人员要对文件材料进行分类整理、组卷,要注意保持文件之间的有机联系,分类正确,问题突出,要拟写案卷标题,最后还要“三孔一线”将案卷装订的结实美观。遇有卷内纸张大小不一的,还要裁裁剪剪,补补贴贴,有时为了强调整齐,甚至把有用的文件内容也切掉了。过于繁琐的整理工作流程,耗费了档案人员大量的时间、精力,却无暇顾及档案编研工作,缺乏高质量的编研材料,导致档案利用工作始终停留在你来我查,只能提供单一的原件或复印件的低层次水平上。

2.3.4重部门轻个人

只重视为校内单位、各部门提供档案利用服务,忽略了对个体档案用户的宣传和服务。以本校档案利用登记为例,90%的借阅利用都是部门工作查考以及学校编史修志之用,而极少有个人用户查阅与己有关的诸如工资改革、职务任免、职称聘任、体制改革等文件,即使偶有一二,也是半遮半掩,试试探探,不知自己到底有无权利查阅。过去，由于档案部门过于强调档案工作的政治性和机要性,把档案工作神秘化,实行自我封闭,把工作对象和工作内容限制在党政机关或红头文件上,使得大部分教职员工对档案有一种神秘感,认为档案馆就是保管人事档案的地方,不可涉足、分不清人事档案和文书档案的界线。在他们的印象中,档案馆只是校方的档案保管和服务机构,个人无权利用。狭隘的服务面使馆藏档案得不到充分的开发利用,并最终成为阻碍档案馆发展的瓶颈。

2.3.5重查借阅登记,轻利用效果反馈。

查借阅登记是档案提供利用必做的功课。在档案利用服务中,档案人员往往很注重借阅情况登记,但在档案提供利用之后,利用效果如何,利用者是否达到目的,对利用服务是否满意,或者对服务态度、服务方式及需求的档案内容有无意见、建议等等,却往往不加考虑,无从知晓。也就是说,服务方与利用方缺乏沟通,利用方的需求和意愿服务方无从了解,必然导致工作的盲目性,在利用工作中暴露出来的问题得不到及时解决,不能最大限度满足利用者需求。影响本部门工作的“十二五”环境因素变化分析

3.1 宏观环境分析

当前,高校也受到市场经济大潮的冲击,内外环境的鲜明对比,与社会其他行业人员经济收入和物质分配差距的拉大,打破了档案人员的心理平衡,影响到他们的思想情绪和工作积极性,从而产生了悲观情绪。因此,一部分同志为了实现自己的价值“跳槽”了,造成了档案部门队伍不稳定的状况,这是造成高校档案利用率低下的原因之一。

同时，计算机技术、通讯技术的发展及办公自动化的广泛应用,使信息资源存贮与传递向数字化、电子化发展。信息化技术在档案方面的应用,使电子文件在信息采集、管理及利用各方面与传统纸质档案有很大的不同,从而带来管理模式、运作程序、技术方法等诸方面的变革。数字档案馆、网站的建设,网上提供利用已成为档案现代化建设发展的方向，这给档案馆今后的发展带来严峻挑战。

3.2 微观环境分析

档案产生于不同的地点，由各单位、各部门的档案员整理和管理，在完成档案的收集、整理、保管、鉴定、统计、利用等一系列业务环节中，其中包括了档号设置、着录规则、实体排架、档案保护等各项工作的实践性操作。由于档案实体保管在物理条件上的分散性以及各单位、各部门习惯于各自管理模式的差异性所致，要改变原有做法并统一按一个全宗的标准管理，工作难度之大不言而喻。本部门“十二五”期间工作的指导思想、发展目标和具体思路 4.1 总体思路

档案馆“十二五”期间工作的总体思路是：全面贯彻党的十七大和十七届三中全会精神，紧紧围绕学校中心工作，深入学习实践科学发展观。突出创新发展和服务师生主题，继续推进档案信息化建设、资源建设、法制建设、环境建设、队伍建设，抓好馆室基础业务规范化建设、档案信息资源的整合、档案规范化管理等。

一是全面推进馆室基础业务精细化管理。在档案馆基础业务精细化管理探索实践的基础上，进一步总结完善，带动全校档案业务标准化、规范化建设和科学管理水平的普遍提高。

二是夯实馆室功能建设和基础业务建设。抓住我校“十二五规划” 的有利契机，争取学校领导支持，将档案事业发展、档案馆库建设列入学校工作计划，以创建为目标，大力推进档案馆功能建设和馆库基础业务工作。

三是全面提升档案信息化建设水平。制订2010-2015年档案信息化实施意见，同步启动数字档案馆与数字档案室建设，努力在电子文件与电子档案管理、数字档案馆建设和各类基础数据库建设上取得明显成效。同时，把档案信息安全作为重点，从设备、技术和制度等方面全面提高档案信息安全的保障能力。

四是切实加强档案业务的指导服务工作。加强各单位、各部门档案业务建设，提高各单位、各部门档案管理水平。

4.2 发展目标

档案是反映社会实践活动的原始的历史记录，是人类文明史的见证。档案，只有通过档案工作才能得以保存和流传后世，才能起到维护历史真实面貌的功能。在知识经济时代，档案作为一种知识资源，服务于以经济建设为中心的社会主义现代化建设，档案工作被视为知识管理工作。作为档案信息搜集、整理、记忆、传播的基地，档案馆不仅可以向利用者提供文本服务，也可以进行超文本的信息服务，从而提高知识传播的效率和档案信息的利用率。

尽管我校档案馆刚刚成立，但在学校领导的关心和支持下，档案馆上下在档案馆副馆长的带领下，一直积极主动开发档案馆的信息资源，以适应知识经济的发展。档案馆“十二五”期间工作的发展目标是：紧紧围绕学校中心工作，坚持以“服务·创新”为主题，以人员素质和提高档案管理水平为根本,以档案数字化建设和档案资源建设为重点,努力把我校档案工作提高到一个新水平，为把我校建设成为西部地区高水平财经大学而努力。

4.3 重点任务

4.3.1加强敬业精神和职业道德教育

加强档案人员敬业精神和职业道德的教育，不断创新服务方式，改善服务手段,大力推行“五个一样”的服务，即：对来馆人员做到百姓领导一个样，生人熟人一个样，来人来函一个样，上班下班一个样，难查易查一个样。以周到、热情、细致、严谨的服务态度，为学校和社会提供优质、高效的服务，使档案馆成为领导的助手、师生的朋友。

4.3.2 启动贵州财经学院数字档案馆建设

建设档案馆网站，把档案馆网站建设成为档案工作者的家园，档案利用者的乐园，各级领导的智力源；起草《贵州财经学院数字档案馆建设方案》以及《贵州财经学院数字档案馆档案管理信息系统需求意见书》，配合学校确定数字档案馆档案管理信息系统；完成对文书档案和学生成绩等利用较高的档案的电子化。4.3.3 做好电子文件的规范化管理。

起草并下发《贵州财经学院电子文件归档与管理规范》。

4.3.4 健全学校档案工作网络。

进一步明确各单位档案负责人和兼职档案员，并做好业务培训工作,以保证档案工作的顺利进行。加强档案兼职队伍建设，积极向学校呼吁，兼职档案员可以参与档案系列职称的评定和考核。

4.3.5加强档案的收集和业务指导

督促有关单位将2009年以前的档案及时移交档案馆，确保档案完整入库。实现本部门“十二五”发展目标的对策措施

5.1 解放思想,更新观念,开拓前进

思想是行动的先导，我们必须深刻地认识到社会主义事业离不开档案，学校工作离不开档案，要坚定档案工作者的信心，深刻认识档案和档案工作的现状和特点，认识工作中的差距，解放思想，转变观念。把封闭保守、求稳怕险转变成改革开放、积极创新的观念；把坐等上门、按部就班的观念转变成为主动积极开发信息资源，千方百计为教育教学服务的观念；把档案行政管理仅仅看做业务指导的观念，转变成依法管理、宏观指导、全面服务的观念；把传统手工式管理的观念，转变成面向现代化、面向未来的观念；把不太重视经济效益的观念，转变成重视社会效益又重视经济效益的观念。

5.2 加强法制建设,实现依法治理

高校档案工作是办好高校的重要基础工作之一，是高校科学管理的重要组成部分。高校档案工作的好坏在一定程度上反映这所高校管理水平的高低，也直接影响着学校各项工作的开展。要搞好高校档案工作,就必须把档案工作纳入法制的轨道,加强档案工作的法制建设,健全和完善档案的法规体系,用法规引导、推进和保障高校档案工作的持续发展。《档案法》的颁布与实施,使档案工作的法制建设得以保障。只有通过法制监督,才能使高校档案工作逐步走上规范化、标准化、科学化、现代化的轨道,更好地促进高校档案的开发和利用。

5.3加强宣传,开展用户教育 这里所说的档案宣传,首先是指采取各种形式宣传《档案法》以及国家教委颁布的《高等学校档案管理办法》等法律法规,使广大师生员工能了解、关心和支持档案工作,争取领导对档案工作的重视和支持。其次,也是着重要强调的,就是加强自我宣传,开展档案用户教育。档案利用者要顺利获取档案,必须知道:一是何处有档案；二是这些档案都包括什么内容；三是如何能找到自己需要的档案。然而这三点在目前来讲多数利用者并不知晓。所以，档案馆必须重视做好自我宣传,向全院师生员工介绍馆藏档案内容、类别,介绍档案利用的规章制度和手续,介绍检索工具及使用方法等等。可采取在全院范围内举办档案检索与利用讲座,利用校园网与宣传栏等进行广泛宣传,使外界了解自己的工作性质、馆藏内容及所能提供的服务,这样才能激发各部门及个体用户对利用档案的愿望与热情,消除人们对档案工作的神秘感,引导更多的人利用档案。

5.4开展现行文件服务

通常档案给人们的印象就是“过时的文件”,开展现行文件利用服务,实际上就是档案利用工作的前移。所谓现行文件,就是指已经产生,正在进行运转、传递、执行的文件。一般来说现行文件在其形成的前五年利用率最高,以后就逐年递减。除了党和国家机密、法律规定,学校按规定需要保密的事项和科技、商业秘密,凡是涉及高校改革发展、建设的重大决策,事关师生员工民主权利、切身利益,群众关心的热点、焦点问题、政策规定,以及上级主管部门要求公开的事项如体制改革、房改、养老、医疗、灾情、疫情、突发事件等不涉密文件都是老百姓急于了解的,都可提供查阅。服务方式一是可采用阅览服务,即设置阅文室,提供文件原件阅读及复制服务；二是依托高校局域网将可以开放的文件内容挂在网上,开展网络服务；三是咨询服务,即以现行文件及有关资料为依据,以解答问题的形式向利用者提供服务。

开展现行文件服务不仅拓展了档案馆的社会服务功能,提升了档案工作的社会影响力,而且可以有效提高档案利用率,促进档案工作的良性循环。开展现行文件服务必须高度重视安全与保密问题。

5.5加强队伍建设，提高档案工作人员的政治、业务素质

档案事业发展的关键在人,在档案管理过程中,人始终是最重要的,档案管理工作水平的高低、质量的优劣,取决于档案工作人员的素质。稳定专兼职档案人员、提高其整体素质,是做好档案工作的基础。因此，要树立人才资源是第一资源的思想,在配备档案专职人员时,既要注重人员的素质,又要注重业务水平。

一是要注重档案人员的知识更新。通过办培训班等形式提高在职档案人员业务素质和知识水平，使其在掌握档案基础理论的基础上，进一步了解和掌握档案的现代化管理方法，不断扩大知识面，及时调整和完美自己的知识结构。要鼓励他们学习新技术、新知识和参加业务培训，培训工作应加强针对性、实用性，重点加强电子文件、电子档案管理新技术以及计算机网络知识的培训，提高其业务素质和实际工作能力。

二是要加强思想政治工作，帮助档案工作者树立事业心和责任感，培养奉献精神。不断提高档案专业阶伍的整体素质，从而使在职的档案人员从思想上和业务水平上适应学校教育教学工作的需要。同时，要积极引进各层次、各类型的人才，既注重引进具有丰富档案专业知识面实践经验、精通业务的中高级研究人才，又注重引进相关学科特别是理工科专门人才，合理调整档案工作者的专业结构、年龄结构和知识结构。

5.6加强馆藏建设,大力丰富、优化馆藏

首先,丰富馆藏,打好基础。丰富的馆藏是开展利用工作的前提,但这并不是片面强调档案越多越好,而是要求档案门类齐全,结构合理。当前各大高校档案馆普遍存在着“三多三少”现象,即低价值档案较多,公务性档案多,纸质档案多;价值大的档案少,特色档案少,非纸质档案少。档案部门在进行馆藏建设时要注意完善馆藏结构,从档案门类看,不仅要有党群、行政等公务性档案,还要有突出高校特色的教学档案、科研档案。从档案载体形式上看,不仅有纸质档案,还要有照片档案、声像档案、实物档案,另外还要顺应时代潮流,及早起步,加强对电子档案的收集和整理。

其次,在丰富馆藏的同时必须重视优化馆藏,即以最低限度的费用消耗保存最大限度的档案信息资源。开展档案价值鉴定,是优化馆藏的重要途径,各高校应高度重视,成立档案鉴定小组,保证有计划、有步骤地开展此项工作,把好文件材料的归档鉴定关及到期档案鉴定关,以达到优化馆藏,方便利用的目的。

经过大量的前期调研，笔者认为,丰富、优化馆藏应包括以下三个方面内容:

第一,增加馆藏数量。档案馆自开始运作以来，一直积极地接收各单位、各部门档案,征集档案史料,充实馆藏各类资料。

第二,提高馆藏质量。要“清源截流”地把好档案进馆关,同时丰富档案载体,使纸质、木质、磁带,甚至现代机读档案都具有。

第三,克服馆藏臃肿现象。大量重复的档案和无价值档案的存在,占据了档案馆库存有限的空间,使馆库无法最大限度地容纳有效档案的进馆。所以,消肿精档也是丰富馆藏的一个内容。

5.7加快推进档案信息数字化建设,以网络为依托开展档案利用工作

当今是信息时代,信息网络化消除了时空的限制,使人类在更大程度上实现了知识与信息的全社会共享。对于高校档案工作来讲,实现档案信息数字化、网络化更是势在必行。当前的首要任务就是进行档案信息数字化建设。一方面要积极开展电子档案的收集、保管和利用工作,另一方面对于库存的传统纸质档案进行必要的数字化处理,使之转换成可联机上网的数字信息。在纸质档案的数字化工作中,可以根据信息化建设的基础条件和分步实施的具体步骤,选择在两个不同层次上分别进行:一是档案目录信息的数字化,其目标是建立档案目录数据库;二是档案全文信息的数字化。

档案信息数字化是开展网络化服务的前提和基础。档案馆必须下大力气做好此项工作,夯实基础,实现档案管理、检索利用的现代化,并最终以此为依托,借助高校局域网开展网上档案查询服务,最大限度地为用户提供优质高效快捷的服务。但据《高等学校业务档案工作规范》，“已建馆的学校，对馆藏档案，自形成之日起满三十年的，除未解密或需要控制使用的部分外，均应按国家规定，报校长批准后，分期分批向社会开放，未建馆的不向社会开放。其它单位或个人需要利用时，应持单位介绍信，经室主任或校办主任同意后，方可查阅”。可见，高校档案的利用绝非完全的开放，利用过程中需要特别注意保密，如人事档案要高度重视人事档案的隐私问题，科研档案要注意个人成果的保护问题等。

5.8增强服务意识，热情周到地为教育教学提供服务

档案工作是项服务性的工作,服务态度的好坏直接关系到档案利用工作的好坏。要改变目前档案部门被动服务的状况,应努力实现三个转变。第一,在服务思想上,由过去为政治服务为主转向为经济建设服务为主；第二,在服务形式上,由过去“坐等调卷”的被动服务转向“面向社会,多方联系”的主动服务；第三,在服务工具上,由过去检索工具单一,不系统、不配套、平行重复,转向逐步建立一个形式统一,内容稳定,功能健全的检索体系,以满足不同角度,不同方面利用检索的需要。

做好高校档案工作,其目的就是为学校的各项工作服务,离开这一点,高校档案就变成死档案,档案工作就没有生命力。因此,我们应注意抓好高校档案的开发和利用工作,以便更好地为高校教育和教学服务。一是可以利用档案信息资源对学生开展爱国主义思想教育,以激励学生奋发向上的学习精神；二是可以利用教学档案总结教学经验,进行教学质量分析,提高教学水平；三是可以利用教师人事档案信息资源,为领导掌握教师各方面情况提供档案资料,为职务晋升和业务考评提供重要依据；四是可以利用学籍档案资源,满足社会和各方面对毕业生有关情况的了解,为毕业生工作后的提干,工资晋升以及出国提供原始的学历证明等。

档案利用是档案工作永恒的话题。信息时代的巨大变革,为档案利用工作带来了机遇,更带来了挑战。高校档案工作者必须抓住机遇,直面挑战,更新观念,走出“误区”,打破传统的档案管理和服务模式,积极探索,大胆实践,努力开创档案信息服务的新局面,更好地为高校党政管理、教学科研和公众服务。总之,要充分发挥高校档案的作用,就应进一步深化高校档案的改革,切实加强高校档案的开发利用,使其能更好地为高校的教育教学服务。

十二五是学校建设发展的关键时期，也是档案馆建设发展的关键时期。全体档案工作者一定要齐心协力，克难奋进，扎实工作，努力完成“十二五”规划的各项任务，为把我馆建设成为在国内财经院校同行中有重要影响的馆而奋斗。

[1] 周景伟，知识经济时代高校档案管理研究，大连理工大学硕士学位论文。

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