中专学校档案管理中的问题与对策

第一篇：中专学校档案管理中的问题与对策

中专学校档案管理中的问题与对策

【摘要】当前许多中专学校的档案管理存在制度缺乏，管理队伍不稳定，基础设施落后，以及信息化程度低等问题。针对这些问题，要采取针对性的措施，从制度建设入手，改变档案管理队伍的现状，从而使档案管理工作真正做到为教学、科研服务，为学校的科学发展服务。

【关键词】档案管理；问题；对策

学校档案作为学校各项工作的真实历史记录，记载了学校教育教学的主要活动，是学校发展过程的真实记录，体现了学校管理水平、发展轨迹、文化积淀、办学特色等内容。通过对中专学校档案的分析，对于总结学校发展的成败、得失，为以后学校的发展规划提供科学的依据。因此，加强学校档案管理水平对于加强学校建设、进一步推进教学改革、不断提高教育质量等，均具有十分重要的意义。但是，受自身条件的限制，许多学校，尤其是中专学校档案管理水平比较落后，档案收集偏重于文书档案，门类单一，无法适应学校各项事业科学发展的要求。

一、中专学校档案管理中存在的主要问题

1.管理制度没有得到贯彻落实

从表面看，大多数中专学校制订了一些档案管理工作规范（如档案收集、整理、归档、鉴定、保管、编研、利用等）、档案工作人员岗位职责等规章制度，每年也撰写工作计划和工作总结。但是，这些规章制度往往是写在纸上、挂在墙上，没有真正得到贯彻落实。工作计划和工作总结也往往是为应付上级的检查而写，说的多，做的少。

2.缺乏稳定的档案人员队伍

档案工作本身枯燥、乏味，不易出成绩，需要有较强的工作耐心。因此，这一岗位对年轻缺乏吸引力。在中专学校，档案部门属于教学辅助部门，档案管理人员属于教学辅助人员，这一机构往往不受重视，所以，档案管理人员大多由其他部门人员兼职，缺乏专业背景。而且许多人年龄偏大，学历低，知识比较单一。再加上日常工作的忙碌，造成他们没有更多的时间和精力钻研业务，缺乏必备的专业技能。这种状况直接导致了档案管理人员结构老化，甚至档案队伍不稳定的局面。

3.档案基础建设比较落后

不少中专学校档案室的建设投入严重不足，个别学校甚至没有设立专门的档案室，电子档案分别保存在不同的职能部门中，硬件投入远远不够，设备陈旧老化，办公条件比较差，导致档案丢失现象严重，无法给教学、科研提供更多的支持。

4.现代信息技术没有得到充分利用

不少中专学校的档案管理仍以手工为主，没有实现档案资料的信息化处理。主要表现为：收集的档案材料仍以纸质为主，电子文件的收集整理步伐缓慢，导致档案的查询非常不便；档案管理人员对信息技术的应用不够主动，对计算机网络技术、信息化管理的方法掌握程度较低，有的甚至不想了解，更不想接触，要想掌握更是无从谈起，这种得过且过，不求进取的想法对提高档案管理水平是非常不利的。

二、提高中专学校档案管理水平的措施

针对中专学校档案管理中存在的上述主要问题，应主要采取以下措施：

1.进一步完善并落实档案管理制度

进一步完善进一步完善档案管理制度，是实现档案工作规范有序的基本保证。为此，要在《中华人民共和国档案法实施办法》的指导下，制定并完善本单位的《档案室工作职责》、《档案人员工作职责》、《档案库房管理制度》、《档案保密制度》、《档案利用制度》、《档案鉴定、销毁制度》、《档案室管理制度》等制度规章，做到归档有范围，立卷有标准，借阅有规定，保密有条例，库房管理有措施，开发利用有目标。从而使中专学校档案工作走上科学化、制度化发展轨道。

2.建立一支稳定的档案管理人员队伍

中专学校要重视档案工作的重要性，要把档案管理人员与教学、科研、图书管理人员同等对待。要注重对档案管理人员的培训，要依照学以致用的原则，尤其是要结合他们的年龄、文化程度、业务熟悉程度来进行培训，使他们掌握有关档案的新知识、新技术、新技能，了解档案界的研究动态、档案工作发展趋势及现代科学技术在档案工作中的运用等内容。鉴于许多中专学校经费不足的现状，要充分利用计算机网络技术和多媒体技术等现代化教育手段，使他们获得多样化的信息来源。这样，既可以不断提高档案管理人员的业务素质，又可以节约经费，同时又解决了工学矛盾。

3.加强对档案基础设施的投入

中专学校要加大对档案基础设施的投入，建立起专门的档案室，定期更新、添置必要的档案设备，尤其是要不断更新管理软件，以便于开展工作。这一工作如果能得到长期坚持的话，每年的投入并不算大。所以，学校要每年拿出一定数量的经费，投入到硬件建设中去，维护档案的完整与安全。从而使档案工作能真正为学校的教学、科研等工作服务。

4.加强现代信息技术在档案管理中的运用

随着计算机在档案管理中的应用程度的不断提高，档案管理的效率也大大提高，传统的手工操作的档案管理方式也显得越来越跟不上时代的要求。因此，中专学校要不断提高档案管理的信息化程度，不断发挥计算机在档案管理工作中的重要作用，应用计算机技术管理档案，建立起现代模式的档案数据库。当然，提高档案管理的信息化程度并不是要完全排斥纸质档案，许多档案原件的保留仍要以坚持纸质和电子档案同时保留的方式，以确保其准确性。

总之，要不断提高中专学校的档案管理水平，除了上述努力之外，提高档案管理人员的责任意识也是必不可少的。责任心的强弱往往体现在对工作的态度上，反映在工作成效的好坏上，不求进取、混日子的思想对做好档案管理工作是非常有害的。所以，在注重提高相关人员业务素质的同时，还应加强职业道德教育，建立一支政治立场坚定，业务素质精良的专职档案管理人员队伍，从而使档案管理工作真正能为教学、科研服务，为学校的科学发展服务。

第二篇：当前乡镇档案管理的问题与对策

当前乡镇档案管理的问题与对策 目 录

一、乡镇档案工作概述„„„„„„„„„„„„„„„„„„„2

（一）乡镇档案的概念„„„„„„„„„„„„„„„„„„„2

（二）收集档案的主要内容„„„„„„„„„„„„„„„„„3

（三）收集档案时的要求„„„„„„„„„„„„„„„„„„5

（四）档案的保存和利用„„„„„„„„„„„„„„„„„„5

二、乡镇档案工作现状分析„„„„„„„„„„„„„„„„„7

（一）乡镇档案工作已经取得了可喜的成绩„„„„„„„„„„7

（二）乡镇档案工作与乡镇各项事业的快速发展还存在着一些不相适 应„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„8

（三）乡镇档案工作尚不理想的具体表现„„„„„„„„„„„9

三、乡镇档案工作的发展对策„„„„„„„„„„„„„„„„10

（一）积极宣传，提高思想认识，在乡镇树立“档案事业”的思想

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（二）认真总结，研究出适应社会主义新农村建设需要的乡镇档案管理

模式„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„..11

（三）将档案工作列入乡镇年终工作目标考核之中„„„„„„„13

（四）通过法律法规的修改和业务规范的制订来保障„„„„„„13

四、结语„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„13 当前乡镇档案管理的问题与对策

【内容摘要】档案是历史的真实记录，是各项事业发展的重要基础。当前，乡镇档案工作涉及领域越来越广泛，做好档案工作，对于落实科学发展观，促进农村经济和社会协调、可持续发展，具有重要的现实意义和历史意义。乡镇档案工作，是与农村经济社会发展相关的一项基础性工作，是社会主义新农村建设必不可少的环节，如何加强乡镇档案工作，解决乡镇档案管理存在的各种问题，应采取积极的措施，以保证档案的完整与安全，达到最大利用价值是当前乡镇档案工作的一项重要任务。

【关键词】乡镇档案管理 现状 问题 发展对策

党的十六届五中全会明确提出了“建设社会主义新农村”的战略目标，档案部门围绕党和国家中心工作、服务大局，按照建设社会主义新农村的总体要求，自觉地将档案工作纳入到社会主义新农村建设之中。在这种形势下，对乡镇档案工作的研究再一次提到了十分迫切的程度。档案部门必须自觉地以科学发展观为指导，解放思想，转变观念，创新理念，突破瓶颈，抓住机遇，服务大局，着力研究和提高乡镇档案工作的水平，建立起新的乡镇档案管理模式和工作体系，努力

使乡镇档案工作真正地服从于、服务于社会主义新农村建设大局，为农业、农村、农民提供档案利用的全方位服务。

乡镇档案工作概述

（一）乡镇档案的概念

档案是指使用过的、具有保存和参考价值的文书，把它们挑选出来按照一定的规则重新整理、立卷、编排之后，便称之为档案。

乡镇党委、政府是党和国家的基层政治组织和政权组织，档案是乡镇及其所属社会团体、企事业单位在从事政治、经济、文化和社会事务管理活动中形成的具有保存价值的历史记录，完整地反映了乡镇发展变化过程，在经济社会发展、工作查考以及维护公民权益等方面具有不可替代的重要凭证作用，也是国家宝贵的物质文化财富。

随着社会主义新农村建设的不断深入，相应会产生大量的档案资料。这些档案资料既是社会主义新农村建设发展的真实记录，同时也是科学有序地开展社会主义新农村建设各项工作的基础。扎实做好乡镇档案工作，是社会主义新农村建设的必然要求。各级档案部门和民政、农业等部门，要从贯彻落实科学发展观和构建社会主义和谐社会的高度，将档案工作纳入社会主义新农村建设整体规划、工作计划与建设内容，使档案工作与社会主义新农村建设的各项事业同步发展。乡镇档案工作是社会主义新农村建设档案工作的重要环节。乡镇政府部门应加强对村级档案工作的指导、培训和帮扶，使村级档案工作逐步走上规范化轨道。乡镇档案室，就成为全乡镇的档案信息资源中心。开展档案工作指导培训，解答档案工作遇到的问题，努力建设一支稳定的农村档案工作人才队伍，增强社会主义新农村建设档案工作的发展后劲。充分发挥档案的作用，使乡镇档案工作真正成为建设社会主义新农村的必要条件。

（二）收集档案的主要内容

档案部门人员通过一定的途径，将分散在单位各处的已经办理完毕的，但有保存、查考价值的文书、声像等资料集中起来即为档案收集。应该收集的文书资料大致有以下几类：

重要的会议资料，如会议通知、报告、决议、总结、会议纪要、会议简报、会议记录、领导人讲话、重要发言、录音带、照片等；

上级下发的与本单位业务有关的决议、决定、命令、条例、规定、计划等；代上级单位撰写的已被采用的重要文件的定稿；

本单位的与上、下级单位的请示、批复、报告等公文性文书；

反映主要业务活动的报告、总结、工作计划、统计报表、信访工作材料；与有关单位签订的合同、协议书及其他来往文书；

干部任免、职工奖励、处分以及职工劳动、工资、福利等方面的文件材料；本单位及下属单位成立、合并、撤消、更改名称、启用印信的文件材料；反映历史沿革、重要活动的大事记、剪报、照片、录音带、录像带以及编辑的出版物等；

财产、物资、档案等的交接凭证；

不相隶属单位颁发的需要本单位贯彻执行的条例、规定、通知等；

下级单位报送的报告、统计报表等。

（三）收集档案时的要求

档案人员在收集档案时，应该做到：

（1）严格执行收发登记制度和立卷归档制度。认真做好文书的登记、清退

和归档工作，仔细核对、检查各种细节。

（2）注意收集零散文书。除了规范的归档制度以外，文秘人员和档案人员要留心收集散落在外、在个人手中的文书，并配合一定的控制、奖惩措施，以补充归档制度的不足。

（3）落实归档工作的岗位责任制。文秘人员和档案人员要掌握好收文过程中的阅办环节，及时收回文件；在发文过程中，注意收全文件的定稿、存本和附件；专人负责收集外出带回的文书；仔细收集本单位的各种行政和业务文书。

（四）档案的保存和利用

相关法律法规明确的乡镇政府档案工作的职责归纳起来有五大任务即：管理好本机关档案；监督指导本乡镇所属单位和其他组织的档案工作；开展政府信息公开工作；为基层单位和人民群众提供档案利用服务；提供政府公开信息的公共服务等。

为了完好、长久保存档案，需要采取一些保护措施，进行妥善管理。包括对档案保管期限的确定。文书档案的保管期限分为永久、长期（16至50年）、短期（15年以下）三种。文书管理人员为了掌握档案的基本情况，还必须对档案进行数量的登记、统计和分析研究，以期更好地提供利用。

档案的利用途径和方式有以下几种：

1、设置档案室，提供档案原件或复制件，方便借阅或直接阅读。

2、通过一定的制度和手续，提供档案外借，如借阅证制度、催还续借制度和调离认可制度等。

3、根据档案原件制发各种复制本，实行档案的有偿交流，提供档案利用率。

4、利用所藏档案中的有关记载和资料，对申请者提供核实某种事实的书面证据。

5、以档案为依据，文秘和档案人员对查询者的有关问题进行专业性的解答，提供咨询服务。

6、将档案目录印制成册，分发到有关部门，以交流信息。

7、举办档案展览，充分发挥档案的作用。

乡镇负责档案工作的实体机构的职能和任务。乡镇作为一级政权组织，档案工作应当拥有两种职能，即对全乡镇档案事业的行政管理和乡镇机关的档案管理。主要任务：一是档案收集、保管、利用职能。整合档案资源，变档案分散管理为集中统一管理，将镇党委、政府及所属部门档案集中保管，实现镇档案资源的集约化管理，统一对外提供利用。二是监督指导职能。全面承担起镇党委、政府、镇直属部门及辖区内居委会、行政村等基层单位档案工作的监督指导职责，促进乡镇和农村档案工作健康协调发展。三是已公开现行文件服务职能。负责收集整理各级党委、政府及有关部门与老百姓关系密切的已公开现行文件，向社会和农民群众开放，免费提供查阅服务，让农民了解国家政策和维护自身权益。四是爱国主义教育职能。围绕党委、政府的中心工作，依托档案资源优势，举办各种形式的展览，充分发挥教育阵地的作用，对全镇干部群众进行爱国主义教育。

二、乡镇档案工作现状分析

（一）乡镇档案工作已经取得了可喜的成绩

1、乡镇机关档案工作。乡镇机关一般在十一届三中全会后至1982年的恢复、整顿期间，都建立健全了档案工作，设置了档案室，清理了积存文件，建立了文书立卷归档制度和档案管理制度，对乡镇机关本身的档案进行了比较有效的管理。

2、农业农村档案工作。全面的乡镇档案工作还应当包括行政村、涉农单位、村民、农村新经济组织等诸多方面，即我们通常所说的农业农村档案工作则开始于上个世纪八十年代中后期的基层建档。当时在一些经济较为发达的地区，基层建档工作尤其是对行政村的档案工作抓得切实有效，建立起了农村档案工作网络。

（二）乡镇档案工作与乡镇各项事业的快速发展还存在着一些不相适应

1、传统的管理体制与现行工作职责不相适应。《档案法》对乡镇人民政府赋予了全方位的档案工作职责，而目前乡镇档案工作的管理体制仍不太健全。一是管理机构不落实，档案室并非是一个工作机构，没有列入政府机构序列，没有专门的人员编制，实质只是一个存放档案的库房；二是人员不适应，各镇档案人员兼职过多，随着行政区划的调整，工作任务大量增加，上级业务部门对档案工作的要求越来越高，群众对档案的需求面越来越广，光靠一名兼职档案人员来完成各项工作任务已不太现实。

2、现行的档案工作模式与行政区划调整后的实际情况不适应。首先是在乡镇一级，近年来各地都在进行行政区划调整。其次是行政村也在进行调整。中心村是农村基本居住单元，也是郊区“三个集中”推进的关键问题，将对分散的自然村适度归并，合理配置公共设施。乡镇行政区划调整后的客观情况需要对现行的档案工作模式实行变革。

3、现行的乡镇档案服务内容、方式与新农村建设的发展和广大农民群众对档案利用的需求不相适应。社会主义新农村建设的内涵非常丰富，与之相适应对档案工作的要求也更高，随着社会主义新农村建设的深入，乡镇档案工作的范围越来越宽。

（三）乡镇档案工作尚不理想的具体表现

1、对档案管理工作认识不足。个别部门、单位领导对档案工作重视程度不够。表现在制度未建立、人员未配备、经费无投入，设备的购置、工作布置与督促检查等方面还有较大差距。档案工作人员责任心不强，工作不主动。

2、档案工作人员业务不熟悉。由于人员变动太频繁，许多单位档案工作人员业务生疏，主要表现在对本单位档案室存放的档案类别、档案数量及档案存放情况均不清楚；对档案政策法规掌握不透彻。有的出现档案整理归档断层现象，档案工作人员变动后，对没有及时收集、整理归档的文件资料，没有做好移接交工作，甚至多年没有整理档案，档案归档不及时、整理不规范。有的乡镇的档案材料长期堆放或捆绑在一起；有的在整理过程中没有进行分类整理。导致许多档案材料遗失。

3、档案存放场所不固定、不集中。由于机构变动、办公场所变迁、办公用房面积小等客观原因，相当部分单位和乡镇没有专门的档案室，有些档案因管理不严格，导致收集不及时、不齐全，整理不及时、不规范，甚至未予整理，出现遗失、流失档案现象。

4、档案收集整理归档不全面。大多数乡镇、单位档案工作人员只负责文书档案的收集、整理、保管工作，忽视了业务、科技、会计等其他门类档案的整理、保管，尤其是重大活动、重点建设等重要、珍贵档案的收集、整理工作没有引起重视。绝大多数工作人员认为档案就是红头文件，忽视了其他材料的归档工作。大多数单位没有收集如声像、照片、电子以及印章、奖牌（杯）等实物或其他载体形式的档案，有的甚至不知道它们是档案。

5、监管、培训指导力度弱。作为上级档案局，由于机构、职能、人员、经费等原因，对下属的档案工作疏于管理，缺乏必要的监督指导等。

面对建设社会主义新农村实践中产生的众多变化，我们应当清醒地认识到新的形势对乡镇档案工作已经提出了新的更高的要求。如果我们不能对这些新的变化及时进行调查研究并提出相应的对策措施，那么就难以使乡镇档案工作有效地服务于社会主义新农村建设。

三、乡镇档案工作的发展对策

（一）积极宣传，提高思想认识，在乡镇树立“档案事业”的思想

1、强化乡镇档案工作是适应我国国情的需要。我国有世界上规模最大的农业、数量最多的农民和历史最悠久的农村。推进社会主义新农村建设，对全局关系重大，对农村影响深远。从我国实际情况出发，乡镇是形成档案的基础，农业农村人员在档案利用者队伍中占有很大比例，尤其是随着民主的进一步深化，我国对民生问题的进一步关注，乡镇档案工作的基础不打扎实将会留下巨大的遗憾。

2、强化乡镇机关档案工作是适应其自身地位与作用的需要。“社会主义新农村建设”档案工作的基础在基层，重点在乡镇，乡镇机关的档案工作占有主体地位，发挥着主体的职能，是“社会主义新农村建设”档案工作的“龙头”，只有发挥主体作用，才能拉动整个“社会主义新农村建设”档案工作。

3、把乡镇档案工作当作一项专门事业来规划和发展。我国的乡镇档案工作经过五十多年的努力，已经取得了较为全面的发展，乡镇机关档案部门的职能早在上个世纪八十年代中后期开展的基层建档起，就已经突破了管理本机关档案的范畴。

第三篇：浅析建设项目档案管理中存在的问题及对策

浅析建设项目档案管理中存在的问题及措施

[摘要] 对于工程建设而言，工程建设项目的档案是一种非常重要的依据，记录了工程建设的真实数据和质量鉴定结果。无论是对于企业本身还是国家都非常的重要。当前由于国家的建筑市场的改革在不断深化，发展速度也越来越快，所以对于工程档案管理工作的要求也越来越高。本文尝试对目前工程建设项目的档案管理中存在的问题进行分析，结合当前社会发展以及新形势和要求对档案管理相关工作给出合理措施。

[关键词] 工程项目建设 档案管理

一、建设项目档案管理工作中存在的主要问题

（一）建设工程项目档案管理体系存在漏洞

与国外的同类所提供的原始设计和施工材料相比，建设工程项目档案的资料比之要晚得多，并且保存在国家的建设档案部门。早在一百多年前，就已经有非常有力的证据表明国外对于建设工程项目档案管理工作做得非常的系统和规范了。建设工程项目档案管理不光晚于国外同类行业，同时也晚于诸如工商、公安、税务以及教育等国内的行业。自从建国开始至70年代末，我国的建设档案都没有系统的管理和应用，只有少部分凭借行政管理使得国家的 重大工程建设项目得到保留。借助行政以及经济管理办法，建设项目档案的管理工作在上世纪80年代初开始得以正常的运转和持续的发展。因此到目前为止，由于建设项目档案事业以及相关的法律法规的制度建设起步都较晚，所以到目前为止，建设档案管理工作依然缺乏较为完善的管理体系支撑。

（二）不够重视工程项目档案管理工作

工程建设的过程中，经常存在因为建设项目点多线长，所以将一个大型的工程项目建设拆分为十几个甚至几十个部分，然后再在每个部分中进行分包，参加项目建设的施工队伍质量水平参差不齐，数量繁多。因为大部分的施工队伍本身的编制单位并非常设，所以这些施工队伍无论是底层的施工人员还是上层的项目经理或者部门领导都对建设项目的档案管理相关工作缺乏足够的意识，从上到下都错误的认为，工程才是施工过程中最为重要的部分，对于项目档案管理工作则不用太过上心，所以对于工程项目的档案管理工作一直是持轻视的态度，并未设置专业人员进行档案管理工作，所以一直在存在职责不清和工作不够渗入到位的问题。

（三）缺乏完整的档案管理制度，项目档案管理人员素质水平有待提高

很多工程项目建设过程中缺乏完整健全的档案管理制度，也没有实行工程中的档案质量否决制。普遍将工程能否顺利的按时完工作为第一要求，较为重视建设工程的工程进度以及工程质量，但是未能注重日常建设项目的档案材料的形成和累计。甚至部分工程建设单位和施工单位并没有专门的负责工程建设项目档案的管理人员，普遍采用的管理办法是交由兼职人员处理，或者是定期的委派人员进行和立卷。由于只有极少项目档案管理人员接受了较为系统的档案管理专业培训，所以这些绝大部分没有经历过系统的档案管理专业培训人员自然也就无法保证档案卷宗的质量水平，所以待到工程竣工之后，移交到档案馆的工程建设项目档案的质量基本都不过关，需要专业人员进行拆封和返工，这无疑在人力和资源方面都造成了浪费，而且影响了整个档案管理工作的进程。

二、提高工程建设项目档案管理工作相关措施

（一）构建较为完整和系统的工程建设项目档案管理体系

工程建设项目在立项审批投入建设的时候，为了保证各个部门之间的工作联系渠道便捷通畅，确保工程建设可以顺利进行，所以应当根据工程的工作重点和需要有针对性的成立专门的重点工程建设指挥部门。此外，还需要安排一定量的具有足够的档案管理工作经验的档案管理专职人员进行工程建设项目档案管理部门的组建。档案管理工作人员要做好两件事情，第一件事情是平时要注重对工程建设指挥部门所形成的各种文件以及图纸进行及时收集和保管；第二个方面就是加强对于工程建设过程中诸如建设、设计、监理、勘察以及施工等单位的档案管理人员在档案资料的收集和管理方面的培训。因此，工程建设的各个参与单位也都应该配备属于自己的专职或者兼职的档案管理人员，还要注意对这些档案管理人员进行相关业务的培训。认真地收集、整理和管理施工过程中所出现的各种工程档案，待到整个工程建设完工之后，再将所收集的各项档案移交给建设单位。要保证各个施工单位的档案管理部门与工程建设项目的指挥部门的档案管理部门之间保持着密切的联系，确保可以进行顺畅的日常交流以及沟通工作。

（二）有序管理工程建设项目档案

在工程的施工建设的过程中，图纸和文件材料必不可少，图纸和文件材料上包含众多工程建设信息，所以对于施工图纸以及相关资料的收集和整理保管的工作非常的重要。工程建设的进展状况与施工图纸以及资料等档案的收集和管理之间存在着密切的联系，所以想要保证工程建设工作可以顺利的进行，就必须要保证工程建设资料的整齐和完备，想要满足以上的需求，就需要加强工程建设的日常台账登记的管理工作。其中收、发、资料审核、归档文件的登记、收发文件的时间，收发单位的名称、收发的数量以及资料和图纸的名称、经办人等等。在资料到达档案管理部门之后，档案管理人员首先应当对资料进行存档留存，然后再分发给其他的单位和部门，在分发的过程中，要做好台账的登记工作，诸如复印件、“三笔”现象以及缺乏必要的足够签章的情况要通知相关单位尽快解决和整改。此外，对于指挥部门之外的其他部门日常运行形成的各种文件和资料以及在工程建设的准备阶段所形成的各种文件材料都需要尽快的整理归档，如此才能确保档案的整齐完整。

（三）注重培养档案管理人员的自身素质水平

大部分的工程建设都需要涉及到众多施工单位，并且这些施工单位来自不同的地方，所以每一个施工单位在档案管理方面的要求也都存在着不同，所以在档案管理的业务水平方面也存在差距，进而所形成的档案质量也水平也就存在参差不齐的现象，为了尽可能保证来自不同单位的档案的水平基本相同，需要在日常对于各个施工单位的档案管理进行检查和指导的同时，还需要帮助他们主动挖掘档案管理中所存在的问题，定期的对各个单位的档案管理、工程监理以及施工技术等方面的人员进行培训，积极解决资料管理过程中所存在问题，规范各单位的档案管理的工作习惯，引导档案管理人员主动学习如何把握档案的接受和整理方面的质量，如何对竣工图进行编制，规范竣工图的样式。

（四）加强工程建设项目档案的同步管理

签字手续在工程建设项目档案资料的收集过程中具有重要的意义。一般的工程建设中，参建的工程队伍普遍是来自外地，当工程项目完工之后，施工队伍将会很快的离开本工程，进入到一下个工程的建设中区，所以就需要档案管理人员及时的收集和审查工程资料，第一时间发现问题，并且敦促施工单位尽快解决问题。不要等到施工队伍已经离开本工程，才发现很多档案资料上需要施工队伍中的技术人员、技术负责人进行签字盖章，这无疑会严重拖延档案收集和处理的速度，同时也浪费了大量的人力、物力以及财力。所以，为了保证工程建设项目档案的整齐、完整和准确，要尽可能保证档案的管理与工程建设施工可以同步的进行，在工程建设还在准备阶段就需要开始进行档案管理的筹备工作，确保档案管理工作可以贯穿工程建设的始终。

（五）借助多媒体技术加强档案的收集和保存

多媒体技术很早就被应用于档案管理工作中，如今声像等媒体信息在档案管理中占据着重要的地位。这种档案不仅仅记录文字，同时也包含了视听两方面，可以更加真实、准确和系统的展现工程建设项目档案，确保档案自身的整齐和完备。所以，工程建设项目档案管理工作中需要跟随工程进度，对建设过程中的每一道程序和采用新的技术、结构、材料以及工艺的部位进行跟踪拍摄，加强对于声像媒体文件的收集，并且将其形成档案资料。诸如地下工程、隐蔽工程因为其环节较多，并且单纯的书面文件很难进行足够详细的记录，所以更适合采用声像录制的方式进行归档。

三、总结

工程建设项目档案是工程建设的真实记录和质量鉴定的重要依据，是一项非常宝贵的资源和财富。做好工程建设项目的档案管理工作，不仅仅是促进了工程建设项目的管理，同时可以更好的保证工程建设的自身质量。

参考文献

[1] 赵越.浅谈新时期如何做好档案管理工作[J].中国科技纵横.2011(8).210 [2] 王艳.做好新时期档案管理提升档案管理现代化水平[J].华章.2011(11).250 [3] 赵娟.新时期做好档案利用工作之我见[C].山东省档案学会2009年学术年会论文集.2009-327-331

第四篇：人事档案管理中存在的问题及对策思考

人事档案管理中存在的问题及对策思考

干部档案管理工作是党和国家干部工作不可缺少的一个重要组成部份，是做好干部工作的基本条件之一，干部档案管理工作的好坏直接影响到干部工作的效率和质量，涉及到每个干部的切身利益。为了更好管理干部档案，为干部工作服好务，今年，我局就我县人事档案管理的现状及存在的问题进行了深入的调研，并就此提出了解决问题的思路及对策。

一、我县人事档案管理的基本现状及沿革

1、我县行政事业单位职工16917人、退休职工7180人，管有干部、职工、退休职工等档案24097卷，分别由20个管档单位管理，多的单位有1万多卷，少的只有几十卷。

2、我县干部档案管理主体的沿革

随着我国各项改革的不断深入，随之进行的人事管理制度和用人制度的改革，也相应给我县干部档案管理工作带来了新的变化，即由原来组织、人事、劳动部门相对集中管理下放到组织、人事、委口管理，到1998年委口管理的档案又下放到各主管局管理。现我县县直机关有组织部，人事、劳动、农业、林业、水务、畜牧、交通、公安、财政、教育、卫生、文体、城建、蚕桑局等20个单位管有人事档案。

二、人事档案管理目前存在的主要问题及原因

近几年来，由于机构编制和用人制度的改革，单位管档人员变动频繁，出现了忽视人事档案管理现象，影响了干部管理工作，从调查中我们发现目前主要存在以下问题：

1、硬件设施解决落实差。对干部档案管理必备的条件解决落实差，个别单位没有专用档案室，有的单位档案多、档案室狭窄、潮湿、“六防”设备不配套，引起档案材料霉变、虫蛀、个别单位的档案夹都被虫蛀多处小孔，影响档案的美观整洁、完整，有的管档单位必备的切刀、统一的档案夹，都无法购置齐备。

2、材料收集不便，缺损严重。由于乡镇事业单位机构改革，管理体制发生了变化，实行了乡镇政府和主管部门的双重管理，推行人员竞争上岗后，部分人员变动了工作岗位，档案没有及时转递，干部档案材料收集整理归档不及时。有个别单位从97年干部档案下放到主管局管后，一直未按全国统一标准整理，材料多年未归档，造成档案材料不齐不全。在这次调研中，我们在抽查的841份档案中，发现有438人差档案材料，占抽查总数的50%以上。其中：差入党材料的208人，占%；差学历材料的99人，占%；差履历表的38人，占%；差考核表的93人，占11%。在xx年新录用的60名国家公务员中，有55名党员，就有52人档案中没有入党材料，占%。据统计，我县档案材料不齐不全，特别是入党材料、考核、工资变动材料差缺率几乎达40%以上。

3、管档人员业务不熟、档案管理制度执行差。近几年管档人员工作变动频繁，新手占70%，加之各级管档部门没有组织专业知识培训，业务不熟，对档案的重要性、管档要求、档案材料的收集、整理、归档、装订等业务不太了解，难以适应干部档案管理工作。个别管理人员在接、转调出、转入、工资、退休时需要查档案时不严格履行手续按规定办事，部门与管档单位协调不够，各做各的，需要用档案时，为了各自方便，不到管档单位查阅档案，叫本人自己提，造成在接转档案时不密封，借出半月、1月甚至有长达10个月不归还的，个别人钻空子，抽取个人档案材料造假、销毁、涂改等，为自己谋利，严重影响了档案的真实性。

三、我县人事档案管理的对策与思考

1、提高认识，加强领导。干部档案是做好干部工作的基本条件之一，借助干部档案了解干部在各个时期的表现，历史地全面看待干部档案，把干部档案管好、用好是一项很重要的工作，国家在1990年制订了《干部档案工作条例》，中组部发了[1988]5号、[1996]55号、[1998]13号文件，对加强干部档案管理制订了一系列法规政策，体现了对干部档案工作的重视。在这次调研中，通过我们对5个管档单位的了解中得知，只要领导重视的单位，档案就管得好，基本设施完善，有专用档案库房、铁质柜、空调等，领导落实，人员落实，档案装订好。领导不够重视的单位，档案装订管理就差，不谈设施，就连装订工具都没有，材料不齐不全，多年未装。为此，必须提高各级各部门对人事档案管理工作的认识，切实加强对档案管理工作的领导，人事档案管理工作应由各级各部门主要领导亲自负责抓总。

2、将现行人事档案管理权相对集中，推行人事代理制度。中组部、国家档案局发布的《干部档案工作条例》（组通字[1991]3号）第六条规定，“干部档案管理实行集中统一和分级负责的管理体制。县以上（含县）机关单位的干部档案实行由县委组织部集中管理，或由县委组织部、县人事局等单位相对集中管理，不具备保管条件或档案很少的单位，其干部档案由上一级单位管理。”为此，应建立统一的政府所属的人事档案管理中心，以人事档案管理机构的独立性来确保人事档案内容的真实性。

3、加强档案工作的基础建设。按照《干部档案工作条例》第二十七条规定，干部档案管理部门，要建立坚固的、防火、防潮的专用档案库房，配置铁质的档案柜、库房面积每千卷需20至25平方米，库房内应设置空调、去湿、灭火等设备，库房防火、防潮、防蛀、防盗、防光、防高温等设施，库房、阅档室、办公室三室分开，经调查我县20个管档单位只有十分之一的单位基本达到要求。为此，应将人事档案管理中心设置为不以赢利为目的的、经费由政府财政补助的事业单位，改人事档案付费托管为政府无条件保管，还人事档案为国家所有的本来面目。

4、加强人事档案管理人员队伍的自身建设，提高人事档案管理人员素质。《干部档案工作条例》三十八条规定，各级组织人事部门要注意加强干部档案工作队伍建设，选择政治上可靠、作风正派、责任心强的共产党员从事干部档案工作，注意对他们的教育培养，关心他们工作、生活、充分发挥他们的积极性和创造性。而我县的实际情况是，20个管档专兼职干部70%是新手，业务不熟

。建议：

（1）由组织部门，每2-3年组织培训一次业务知识，使他们了解管理档案的重要性，增强责任心。掌握如何收集、鉴别归档材料、整理、装订档案的技术，知道如何把档案管好。

（2）配置专（兼）职人事档案管理人员，落实管档人员待遇。干部档案管理的基本要求，就是外在形式的规范统一内容的完整、真实、精炼、实用，要实现这个要求需要一支热爱档案工作，熟练档案业务，安心本职工作，具有奉献精神的档案管理干部。为此，应参照档案局对文书档案管理人员的待遇标准，落实人事档案管理人员应有的待遇。

5、严格制度，推行责任追究制。为了避免档案的丢失、改动，必须建立健全档案工作管理制度和责任追究制度，严格手续，做到转入、转出、接收材料有登记，查阅、借阅档案有登记，利用方便，提供准确，有效地制约造成干部档案泄密、涂改等人为因素。对人事档案管理中出现问题的，实行责任追究。

（1）在查阅、借阅档案时必须持单位证明，二人以上到管档单位，经领导批准方可查（借）阅。

（2）部门协作，除特殊情况需查（借）阅干部档案的外，其它任何需要档案的单位，必须到管档单位查（借）阅，不得为自身工作的方便，将个人档案叫本人借阅到用档单位一月半月，给个别人有机可乘，伪造、销毁、涂改档案等，不准随意复印干部档案材料。

（3）转出、转入干部档案必须密封，盖好密封章方能转出、转入。各审查单位审查完后必须密封盖章或再转另一个单位。

6、收集干部档案材料是干部档案工作的基矗随着政治经济体制改革的不断深化，干部制度的改革、考察、考核、学历、各种培训、聘任、专业技术晋升等需要入档的材料不断增多，给干部档案材料的收集带来了新的要求。特别是乡镇事业单位人员聘用制改革后，干部管理权限下放，事业单位人员工作岗位发生变化，档案未随着人员流动转移等，也增大了收集材料的难度。建议：

（1）管档人员必须及时向有关部门采取电话或一年一次上门催收与档案有关的各种材料。

（2）各管委人事部门随时收集材料及时交管档部门，形成层层有人管，上下左右，纵横相通的干部档案材料收集网络。

（3）认真整理，保证干部档案质量。要按档案工作有关规定，实行全国统一标准整理装订，管好干部档案为合理流动人才服务，做到经常检查，室内清洁卫生、防火、防潮、防蛀、防尘。

第五篇：关于城建档案管理中的问题及对策

关于城建档案管理中的问题及对策 作者：贾亦俭来源：思考的轨迹发布时间：2008-12-18 11:34:35| 收藏

浅析城建档案管理中的问题及对策

城市建设档案是指在城市规划、建设和管理活动过程中直接形成的对国家和社会具有保存价值的文字、图纸、图表、声像等各种载体的文件材料。城市建设档案源于日新月异的城市建设，具有很高的科技含量，与直接、现实的生产力、经济效益和社会效益联系密切。城建档案的收集、保管和利用带有一定的行政职能，受一系列的法律法规所约束和保护，但在实施过程中仍有不少的制约因素，影响了城建档案事业的健康发展。在目前状况下，进一步加强城建档案的管理具有一定紧迫性和必要性。下面笔者以浙江省金华市为例，对此进行一番分析和探讨。

一、现状及主要问题

我国的城建档案工作机构主要有两种类型：一类是各级建设主管部门为履行对本单位和所属单位城建档案工作的管理职能而建立的行政管理型机构（有时也同时负责本级机关档案的收集和保管）；另一类是面对城市建设活动所产生的城建档案而建立的保管利用型工作机构。金华市所属9个县（市、区）的城建档案工作机构上述两种类型都有，除金华市城建档案馆和兰溪市城建档案馆属第二种类型外，义乌市建设局城建档案馆、东阳市城建档案室、永康市建设局城建档案室、浦江县建设局城建档案室、武义县建设局城建档案室、磐安县建设局城建档案室及金东区、婺城区建设局二个档案室均偏属于第一种类型工作机构。城建档案工作机构在上世纪八十年代末和九十年代初曾有过一段令人羡慕的辉煌历史，但随着工程档案保证金的取消，绝大多数城建档案馆（室）出现了一系列新的问题。

1、人员编制严重不足。金华市各级城建档案馆（室）的事业人员编制数除义乌馆的编制数相对充足外，其余的均严重短缺。如金华市城建档案馆1987年初成立时事业编制数为4名，在以后的20年中仅增编过1名，浦江等县城建工作机构还无专门的人员编制。而《金华市城建档案事业“十一五”规划》要求，到2010年金华市级馆人员要达到15至25人（现连聘用人员仅14人），兰溪、永康、东阳三个县级市馆（室）要达到8至10人（现最多的连聘用人员只有6人），其他馆（室）要达到5至10人（现最多的连聘用人员只有3人），与规划和现实的需求都有较大的差距。由于编制的限制，致使专业紧缺人才无法引进。

2、经费十分紧张。金华市各级城建档案管理机构，除磐安县馆（室）靠其他途径解决和兰溪市馆靠自收自支外，其他的均为财政拨款。自从城建档案保证金停收后，靠财政拨款只能维持正常的开支，一些科研、设备更新等经费却无从保障，特别是像金华市城建档案馆现编制数只有5名，而实际却有正式员工10名，财政拨款就明显不足，有时连发工资都困难，严重影响了城建档案事业的发展。

3、设备无法更新提升。由于资金短缺，除义乌馆外，目前其他各级馆（室）的办公场所均未能得到扩展，设备无法及时更新和添置，现代化的科技手段得不到很好的应用，使档案的管理手段和水平得不到提升。

4、机构资质普遍偏低。由于人员和经费的不足，造成的后果就是工作机构资质偏低。除义乌馆升格为省一级，金华馆保留省二级、兰溪馆保留省三级外，其他的工作机构还没有级别，离《金华市城建档案事业“十一五”规划》中的金华、义乌馆要达到省一级、兰溪馆达到省二级，其他县（市）馆（室）全部达到省三级城建档案馆以上的标准还有较大差距。而且编研成果也较少，在行政部门组织编写《金华市城乡建设志》时，各级城建档案馆（室）能提供的资料都极少。

5、领导重视不够，社会档案意识不强。各级领导对城建档案工作重视还普遍不够，认为这是软指标、常规性的工作，只要应付得过去就可以了。社会上对城建档案的意识也不强，甚至有些工程建设各方业主也认为城建档案没必要抓得这么紧，不能主动配合城建档案工作机构做好相关工作，对顺利开展城建档案管理工作造成了一定影响。

二、主要对策

（一）领导支持，加大投入。

城建档案是最原始、最完整的城市建设工程的历史资料，是建筑文化的重要组成部分。各级建设行业主管部门领导都必须予以高度重视，把城建档案事业的发展纳入城市建设发展规划，研究、制定鼓励和扶持城建档案事业发展的各项政策。积极争取上级领导和财政等相关部门的支持，加大经费投入，努力争取城建档案管理工作机构的编制，与编委等部门讲清随着城市的扩大、工程量的增加，档案量的不断成倍增多，需要有相应的人员从事这一重要工作，要让全社会都理解城建档案的重要性，全力支持这项工作。

同时，建设行政主管部门还要勇于将这项工作列入相关考核内容，省级相关部门要进一步完善《城建档案馆目标管理认定办法》。通过建立灵活有效的激励机制，加强内部管理，强化制度建设，充分调动城建档案工作人员的积极性。要充分利用和发挥城建档案的资源优势，以改革创新为动力，以服务于城乡建设事业为目标，以提供城建优质服务为出发点，以扩展、优化档案资源为核心，以推进信息化和地下管线档案工作为重点，以培养一支高素质的城建档案人才队伍为基础，激活城乡建设档案事业的活力，全面推动城建档案事业的创新和发展。

（二）加强依法治档，依法行政力度

1、强化法律法规宣传力度。自1961年由国务院批转试行的《关于加强管理城市基本建设档案的意见》第一部高层次的行政法规出台后，又陆续出台了《档案法》、国务院第279号令《建设工程质量管理条例》、建设部第90号令《城市建设档案管理规定》、浙江省政府第217号令《浙江省城市建设档案管理办法》等法律法规，金华市政府也及时出台了《金华市城市建设档案管理办法》、《金华市城市地下管线工程档案管理办法（试行）》等政策性规范文件，对建设工程竣工验收时的档案验收和竣工验收后的档案归集等都提出了明确的要求。对行政处罚也作了明确的规定：“工程竣工验收后，建设单位未向建设行政主管部门或者其它有关部门移交建设项目档案的，责令改正，处1万元以上10万元以下罚款。”但社会上对这些法律法规还了解不多，一些业内人士也都知之甚少，所以，必须加大宣传力度，让大家都能懂法守法，依法办事。

2、坚持依法治档，依法管档。建设行政部门和城建档案工作机构要结合工作实际，认真落实相关法律法规，结合工作实际，从规划许可、施工许可、质量监督、竣工验收备案等环节加强城建档案的监管力度，进一步规范建设、施工、监理等单位的档案收集、报送工作。认真贯彻《城市地下管线工程档案管理办法》（建设部令），以指导新建地下管线工程档案的报送管理为重点，以住宅小区室外地下管线的收集为突破口，做好地下管线档案的接收和收集工作，依法开展各项城建档案管理工作。

3、加大城建档案行政执法检查力度。在指导各县（市）进一步完善城建档案管理各项规章制度，着力推进城建档案工作法治化的同时，要按照有关法规和城建档案的职能要求，加强城建档案执法队伍建设，强化执法监督，提高执法水平和执法能力，开展城建档案执法大检查，增强全社会的档案意识和法制观念，努力提高依法管档、依法行政的水平。

（三）立足本职，自我发展。

城建档案管理人员要及时转变观念，树立“有作为才有地位”的思想，不断拓展城建档案服务领域，创新服务机制，增强服务效果，积极稳妥推进城建档案馆（室）内部管理机制的改革，加强内部管理，引入竞争机制，充分调动职工的积极性。不等不靠，主动出

去，深入基层一线，主动到建设单位去指导档案制作。现在许多工程建设方缺少档案资料员，而档案管理机构少数人又没事干，通过帮助工程建设方主动整理档案资料等方式，一可以解决工程建设方档案资料不规范、人员缺的问题；二可以解决城建档案管理机构资金来源等问题；三可以乘机扩大和锻炼城建档案队伍，通过招聘一些合同制员工的办法壮大城建档案管理人员队伍；四是提高档案的质量和归集率，丰富馆藏量，为提升机构资质打下良好的基础。

在城建档案管理过程中，要积极主动，上门服务，跟踪指导，抓好“两头”：开工前申领和竣工后验收归档。开工前要做到建设单位主动到城建档案馆查询地下管线等档案资料，在申领表格时，有关工作人员要主动了解工程情况，宣传政策法规，明确归档内容，提出有关具体要求；开工后到现场指导，验收前要指出不合规定的地方，并帮助其限期改正，验收合格后督促工程建设方及时归档。对未接收进馆的，应制订具体的接收方案，逐步清理档案接收死角，不断提升管理和服务水平。

（四）加强队伍建设，提高服务水平。

城建档案内容的多样性要求城建档案工作者必须具有多方面的知识，既要有城市建设方面的知识，又要有档案管理方面的知识，这就要求档案工作人员必须不断丰富自己的各种知识，加强全面学习。

1、加大教育培训工作力度。开展多层次、多门类的档案教育培训，根据实际情况，采取多种渠道，多种形式举办各种类型的培训班，建设一支开拓进取、知识和专业结构合理，既懂业务又懂现代化技术的城建档案干部队伍。加强人才培养，不断扩大高级、中级职称的人员比例。

2、组织业务交流，专题学术研讨。举办多种形式的专业网络业务观摩等活动，介绍相关科技动态和应用情况，介绍先进管理方法和手段，提高领导和业务人员的管理水平。开展建设领域档案的调查研究工作，及时向政府主管部门提出合理化建议；加强基础业务建设，举办各种类型的训练班和讲座，提高建设行业档案工作者的技术业务素质和管理水平；介绍国内外城建工作发展动态，组织有关人员外出考察、参观学习。

3、强化档案方面的学历教育，重视再继续教育。提高职称水平，搞好编研成果。

4、提高城建档案工作人员的综合素质和道德修养。创新服务方式，积极做好相关服务工作，扩大查档等各种途径，做到热情接待，提供优质服务。

（五）加强开发，丰富城建档案信息资源。

1、加强档案资源建设。大力开展城建档案的接收、收集和征集工作，进一步丰富和优化馆藏，拓展馆藏门类，改善馆藏结构。加大重点工程档案、城市基础设施档案、城市地下管线工程档案、建设系统各专业管理部门业务管理和业务技术档案的收集力度，提高数字（电子）档案、声像档案等的比重。加强馆库基础设施建设，不断争取扩大馆库面积。加大硬件投入，增添与城建档案事业发展需要相适应的电子计算机、光盘刻录机、空调、去湿机、防火、防盗报警等现代化设备。

2、加强档案数字化建设。进一步贯彻《全国城建档案信息化建设规划与实施纲要》，积极推进城建档案信息化建设。各级城建档案工作机构要完成馆藏档案目录数据库建设，实现馆藏档案检索计算机化，提高查阅利用的效率。加强电子档案管理，及时接收保存现行电子文件和电子档案，实施文档一体化管理；制定电子文件归档和电子档案管理规范；加强监督和指导，保证电子档案的真实、完整和有效。

3、加强档案网络管理和网站建设。各级城建档案馆（室）要尽快建成局域网，馆藏档案全部实现计算机管理；建成一批以全文和多媒体为主体的，比较齐全的城建档案基本信息数据库和专业数据库；依托现代高科技对城建档案进行全方位、多层次的信息化管理，实现资源共享；逐步建立城建、房产、公用事业等档案目录数据库的网络连接，在目录查询上实现资源的互通和共享。努力建成一批向社会公布城建信息、具有广泛社会影响、体现城建档案专业特色的网站（或网页），充分利用网站（页），宣传城建档案工作，传递信息，公布资料，交流经验。并力争建成部分数字城建档案馆。

4、加强声像档案管理。各级城建档案工作机构要具有编辑制作专题片的能力和多媒体宣传资料能力，购置必要的声像设备，对重点工程建设和城市重大活动等进行跟踪拍摄，紧扣城市中心工作，编辑专题片、画册等。

5、加强馆藏档案的保护工作。抓紧对馆藏濒危重点档案的抢救，建立珍贵城建档案名录，加大检查监督力度，确保各级档案馆（室）具备安全保管条件；加强档案信息网络系统的管理，确保操作、接入安全和应用服务安全；积极探索电子档案保管利用方式，建立完备的档案信息数据备份和灾难恢复机制；筹划建设地区城建档案信息（目录）中心，城建档案信息备份中心，开展馆际间异地数据备份。

（发表在《思考的轨迹》（中国科学出版社2007年）。]