办公室管理期末复习（共5篇）

第一篇：办公室管理期末复习

周联兵：各位同学，大家上午好。欢迎参加今天的期末复习辅导教学活动！

期末复习重要参考资源之一：

期末复习指导小册子

这本小册子，内容丰富，练习题很有针对性，好好利用这本小册子，有利于提高复习的效率。

期末复习重要参考资源之二：

办公室管理课程学习辅导教学活动，http://.cn/FilePost/ShowFileDetailV2.aspx?CourseId=d900af04-28d7-41ba-96af-6476d411e21e&CategoryId=853c1f03-aafe-4e47-8084-c4bc13c7da3c&FileId=f5c4caf6-e3d4-4410-b434-e164827e5128

期末复习重要参考资源之三：

形成性考核册

周联兵：重要知识点

（一）如何理解办公室事务管理的服务性2

文员受意的方法37

核稿过程中的“六查”279

说话的基本要领238

万鸿：周老师好。

周联兵：万老师好，欢迎来到这里！

重要知识点

（二）用印的具体要求256

会见与会谈的前期准备工作148

向上级做请示的注意事项35

会议经费的控制165

技能知识点

（一）设计一份电话记录单。48

技能知识点

（二）上司在与客人谈话，这时有某公司张总经理来找上司解决紧急事情，文员如何向上司传话？89

技能知识点

（三）当来访者自称事先已和上司约好会面时，文员如何接待与应对？87

技能知识点

（四）文员面对“有问题”的来访者时，这些来访者一般是怎样的？应如何应对？91技能知识点

（五）某公司成立三周年，准备举行大型宴会，办公室人员应该如何做好准备，要做哪些工作？223

知识点

（六）如何接受对方的名片？85

万鸿：周老师，本学期期末考试的要点与往年有否较大变化？

周联兵：万老师，本学期期末考试与往年没有太大变化，具有一定的连续性。

案例分析练习题目

（一）文员小刘向分管营销业务的孙副经理请示了业务处理的意见后，又遇到了负责宣传的张副经理，小刘又向他作了请示，结果两位领导的意见很不一致，小刘无所适从，两位领导也因此矛盾加深。孙认为小刘与张关系亲近些，支持过张，认为小刘有意与他作对；而张认为此业务是他引介的，小刘应先同他通气。

请你分析小刘这样做对不对？错在哪里？面对这种情况小刘应该怎么办？

万鸿：就是指上次考过的，本次就不会考了？

周联兵：万老师，上次考过的，这次也可能会再次出现。但总体范围，不会有大的变化。周联兵：案例分析练习题目

（二）爱达公司的丁秘书正埋头起草一份文件，电话铃响了，拿起电话，丁秘书听着对方的声音，辨别出又是那位推销员朱磊打来的电话。第一次他来电时，丁秘书听着朱磊的自我介绍，判断这电话不是经理正在等的电话，也不是紧急要事。于是她说：“很抱歉，经理不在。请你留下姓名、地址、回电号码，我会转达给经理的。”可对方非要找经理本人不可。挂断电话，丁秘书就此事汇报了经理。经理听后，告诉她，曾在一次交易会上见过此人，印象不佳，不想和他有生意上的来往。十天前，朱磊又来了电话，丁秘书说：“对不起，经理仍然不在。我已将你的情况和要求转告经理，目前他非常繁忙，这事以后再说吧！”随即，主动挂断了电话。

现在，朱磊第三次来电，丁秘书应该怎么办？

问题：

（1）文秘人员接听电话时，首先应做些什么？电话结束后又应该怎么做？

（2）假如你是丁秘书，针对朱磊第三次来电，你怎样说？

（3）文秘人员怎样审查来电？具体做法怎样？

（4）文秘人员替上司审查来电的态度和技巧是怎样的？

推荐案例分析题目

（三）东华公司办公室人员小沈能讲一口漂亮的法语，小陈则很喜欢打扮。公司明天要与法国某公司谈判，古总经理叮嘱担任翻译的小沈和作会议记录兼会议服务的小陈要好好准备。小沈和小陈除了在文本、资料等方面作了准备，还化了一番功夫进行了打扮。

正式会谈这天，只见坐在古总经理一旁的小沈衣着鲜艳，金耳环、大颗宝石戒指闪闪发光，这使得古总身上的那套价值千元的名牌西服也黯然失色。

古总经理与法国客商在接待室内寒暄时，小陈拿来了托盘准备茶水，只见她花枝招展，一对大耳环晃来晃去，五颜六色的手镯碰桌有声，高跟鞋叮叮作响。她从茶叶筒中拈了一撮茶叶放入杯中……这一切引起了古总经理和客商的不同反应。客商面带不悦之色，把自己的茶杯推得远远的，古总经理也觉得尴尬。谈判中讨价还价时，古总一时性起，双方争执起来，小沈站在古总一边，指责客商。客商拂袖而去。古总望着远去的客商的背影，冲着小沈：“托你的福，好端端一笔生意，让你给毁掉了，无能！”

小沈并不知道自己有什么过错，为自己辩解：“我，我怎么啦！客商是你自己得罪的，与我有什么关系？”

问题：

小沈和小陈的穿着打扮、言谈举止是否正确，正确的做法应该是怎样的？

案例分析题目

（四）某年3月5日，新欣化工公司的总经理出差了，这次的期限是从3月5日至3月12日，预定12日上午回来。文员小王负责处理公司的各类邮件。小王从收发室取回了邮件，其中上司亲启的信一封，一个邮包，总经理办公室收件三封，其中有一封寄自河南分公司的信总

经理曾关照过让销售科科长处理。正好销售科的小李走过办公室，小王说：“小李，把这封信交给你们科长”，让他把信带走了。

小王把总经理亲启件放在总经理办公桌的抽屉里。她拆开总经理办公室收件，一封是邀请总经理参加定于3月12日下午的研讨会，小王想，总经理前几天还谈到准备参加这次研讨会，12日他正好回来，一定会参加的。于是小王打印了接受邀请的回信，明确告知对方总经理将参加会议，并替总经理签了名。拆开第二封信，拿出信纸，里面还有两张产品样品的照片，小王看了信的内容，附件里说明有三张照片，小王不知道如何处理，她把照片又放回了信封中。

小王拆开邮包，发现是产品研发中心为了开发新产品，在前几天订购的新型材料，一共有五个品种，小王凭印象觉得订购的是三种，多了两种。心想，是供应商主动送来的，不拿白不拿，于是她打电话让研发中心的人取走了。

小王处理邮件的做法是否正确？如果不正确，正确的做法应该是怎样的？

关于考试具体时间，请各位同学关注电大在线网站的考试信息栏目。

如果同学们在复习备考期间，有什么疑问或问题，可以通过课程论坛和我们联系。周联兵：这次期末复习辅导活动到此结束，感谢各位老师和同学的参与。祝大家万事如意，考试顺利！

第二篇：电大《办公室管理》期末复习材料2011.12

《办公室管理》期末复习单项选择题归纳

1．以下哪点不是办公室事务管理的特征？（B）。B．决策性 2．办公室布置要注意（D）。D．各种沟通、保密

3．文员在进行办公室布置时，以下哪些行为是不适宜的？（C）。C．较大的物品放在稍高于眼光平行的层面上，用标签贴在各种物品的下方 4．以下关于文员对办公室布置的情况，哪一个是错误的？（B）。B．办公桌抽屉里的物品摆放要注意放置整齐，东西可放得满一些 5．在办公室里，（D）的位置是上座。D．靠近窗户

6．传真机的使用哪一项是不对的？（B）。B．随时随地可向对方发送

7．在使用复印机的过程中，以下哪项内容是不恰当的？（A）。A．接通电源可立即复印操作 8．以下哪些不是文员在准备办公用品时的职责？（B）。B．制造

9．以下文员的工作顺序中，哪一项是正确的？（B）。B．文员也应具有适当判断情况，机智应对的应变能力 10．文员按照“优先顺序”处理工作，以下哪一项是不适宜的？（D）。D．可以按照文员自己的习惯进行工作 11．文员必须管理好自己的时间，以下利用时间的行为中哪一项是不适宜的？（C）。C．每天把工作安排得超出工作时间，给自己压力

12．以下关于文员管理好时间的说法，哪一个是不正确的？（D）。D．把零散工作安排在安静、有效的时间段里去做 13．文员传达上司的指示时，哪一项做法是不适宜的？（A）。A.传达可以根据上司主要意思，夹进自己的意见 14．文员必须具有合作精神，以下合作方法中哪一项是不适宜的？（B）。B．应该有自己的个性，尽可能使别人服从自己

15．以下接打电话的行为中，哪一项是不适宜的？（C）。C．应随时使用手机在飞机上、饭店里、大剧院等进行联系 16．以下哪个接打电话的行为是不正确的？（A）。A．受到通话对方极大的责难，应针锋相对回击

17．文员在接打电话时，正确的做法是（B）。B．在电话机旁随时放着电话记录单和笔，一有留言就能立即记录下来 18．以下文员应遵守的电话礼仪中，哪一项是不适宜的？（B）。B．打出电话，而对方无人接听，等铃声响了二、三下可挂电话

19．以下哪些标准不是文员分拣邮件应该遵守的？（C）。B．按收件部门名称分拣 20．文员在拆邮件时，不正确的做法是（A）。A．拿到信件后在桌子上磕几下，然后用手撕开 21．文员如果误拆了非本公司的信，应该（A）。

A．在信封上注明“误拆”，写上自己姓名的缩写，并把信重新封好并退回去

22．邮件的寄发不要考虑以下哪个因素？（D）。D．爱好

23．文员打印寄往欧美国家的信封，收信人内容的打印顺序应该是（C）。C．姓名、部门、地址、国名 24．传真机最好用来传送以下哪种邮件？（D）。D．感谢信 25．以下关于握手的礼节，不正确的是（C）。C．双方有很多人时，可以交叉握手 26．文员从事信访工作，在处理顾客或其他人的来信时，不应（C）。C．处理信件按照“分级负责、归口办理”原则，进行转办、交办或自办

27．在会议开始前和进行过程中，文员的以下哪项活动是不恰当的？（C）。C．作会议记录时离开会议室接听电话 28．文员进行会议的计划和准备时，不应该做的是（）

A．文员按照上司的指示，应事先调查时间安排对参加者是否方便 B．什么日期、时间召开会议应要考虑议题的紧急程度 C．会议场所的选择，要根据会议时间长短、花费多少作决定 D．文秘人员必须配合会议议程，详细检查各项工作

29．文员做会议记录时，可以在会议记录中（C）。C．与发言者用词不一致但意思完全一致 30．会议中有时有人会要求把他发言的一段不作记录处理，这时文员应（D）。D．征求主持人意见，停止笔录，关录音机

31．上司决定参加某个会议时，文员不应该（A）。A．只在便笺上写好会议名称 32．以下哪一种类型适合自由谈话，或是收集创意的会议？（C）。C．圆桌型

33．以下关于交互式电话会议的功能中，哪一项是不具备的？（A）。A．审查功能

34．有时应上司要求，文员参与会见或会谈，以下哪项内容不是文员的任务？（B）。B．发表意见 35．文员根据上司指示，向对方要求约会时，以下哪种做法是错误的？（D）。D．如果上司出差，可以在他回来的当天安排约会

36．文员制作日程安排计划表时，以下哪一种情况应避免？（D）。D．日程安排计划笔记本如果已经使用一年以上，可以废弃

37．在某些情况下，文员在安排日程计划表时可能获得上司的完全信任，取决于两点：一是掌握足够的知识，了解业务的轻重缓急；另一是具有（B），了解要求约会者的心理。B．说话的技巧 38．以下关于确认上司日程安排计划的行为中，哪一项是不适宜的？（A）。A．以电话方式决定面谈或开会的重要预定计划，不用再以书面形式确认

39．文员应该为上司的商务旅行作许多准备工作，以下哪一项是不适宜的？（B）。B．代替上司制定约会计划 40．以下关于预订工作的行为中，哪一项是不适宜的？（D）。D．不一定要弄到确认旅馆预订的传真或其他书面形式的证明 41．照料上司身边琐事的说法，哪一种是不正确的？（D）。D．应酬需要更换衣服，这是上司个人的需要，不必给予协助

42．以下关于名片的使用方式，哪项是错误的？（D）。D．各自只能当面递送，寄去是不礼貌的

43．文员遇到对方递送的名片上有较罕见的字，应（D）。D．请教对方“可否请问一下，这个字怎么念？” 44．以下关于交际礼仪的举止行为，哪一项是比较适宜的？（D）。

D．穿着短裙的下蹲姿势，应跨前半步后腿虚跪，上身保持挺直，蹲下时慢悠悠地弯下腰 45．社交场合很讲究次序礼仪，一般（B）。B．以右为尊 46．文员协助举行宴会时，不用考虑（D）。D．有无休息室 47．以下说明宴会的种类与形式的内容，哪一项是正确的？（C）。C．工作餐是非正式宴请形式，早、午、晚举行均可

48．以下关于文员的宴会礼仪中，哪一项是正确的？（D）。

D．吃西餐时用左手把汤盘靠近自己一边方向稍稍提起，再用汤匙轻轻由里向外舀去 49．以下餐巾的使用方法是正确的（C）。C．用来擦嘴唇嘴角 50．以下文员应遵守的参加宴会的礼仪中，哪一项是不适宜的？（C）。

C.未用完一道莱时，应将刀叉平行排放在盘了上右侧，叉尖向上，刀刃向内

51．上司参加各种应酬和会议，有时需要更换服装，文员应（A）。A．通知上司家人把衣服送达 52．以下关于说话的要领中，哪一项不适宜？（B）。B．由过程先说

53．办公室人员在社交活动中应如何选择话题，哪些是属于合适的话题？（A）。A．有共同利益的话题 54．将同文多页沿边取齐后均匀错开，从首页到末页，在页边加盖一完整公章，可以证明文件各页确实是同时形成，以杜绝日后篡改之嫌疑，这是（A）。A.骑边章

55．值班人员不应该做以下哪类事情？（A）。A．签发文件

56．文员要做好档案收集，应该收集的文书资料是（A）。A．下级单位报送的报告，统计报表等

57．以本单位与外单位就某些问题的往来文书为标准立卷。如问函与复函等用（A）。A.按通讯者特征立卷 58.文书立卷归档要求遵守一定的制度，包括以下方面（B）。B．归档范围、归档时间、归档耍求 59．文书立卷的归档制度包括三方面：归档范围、（A）和归档要求。A．归档时间

《办公室管理》期末复习判断题归纳

1．办公室环境布置的目的之一是为了建立挡驾制度。（∨）5．文员对支票管理要谨慎，支票簿与印章应该一同锁入抽屉。（×）

9．文员应避免不必要的通信和邮寄，尽可能频繁的联系集中起来分批进行。（∨）12．按英美国家习惯，文员接待来访者，应该站起来与来访者讲话。（×）

15．如果会客室的门是推开的，文员应先小步走进会客室，等客人进入后，再轻轻关上门。（∨）

16．介绍地位相同的人时，应按照到职的先后，先介绍新进的职员；若同时到职，就先介绍年纪较轻的人。（∨）34．如果是沿着人行道走，两个人并行，“尊贵的位置”是在右边，三个人并行，则在中间。（∨）51．即使客观形势发生变化，也不应变更档案的密级、期限。（×）

三、简答题

1、文员所作的的完整的会议记录应该包括哪些事项？

答：（1）会议名称；（2）会议记录人的姓名、盖章；（3）时间；（4）会议地点；（5）议题；（6）主持人、主席；（7）出席者名单；（8）会议的经过情形及结论；（9）相关资料；（10）下次会议预定日期。

2、办公室人员为了说服对方接受自己的看法应该怎么做，要领有哪些？

答：（1）清楚地知道在所说服的事项中，最想说什么，以逻辑分析自己的意向，并对目的、效果、重要性、关联性等，抓住重点。（2）说服时，要尽量具体客观，使对方产生了解的动机。（3）偶而也需要引用某些权威人士、专家的意见，或者用图表、资料、经验谈等等。（4）要具体了解对方的立场和意向，先注意聆听对方所说的话，切勿以自己主观的方式进行谈话。要掌握对方不能了解的地方，努力加以说明；（5）主动发问，了解对方的想法，对方有关信息的种类和数量，以及背景如何等等；（6）以诚恳的态度为对方着想而发言，不要使用令对方反感的言词。（7）让对方打开心扉，使对方对自己的看法产生兴趣；（8）不可伤害对方的自尊心。

3、什么是受意？受意有几种？办公室人员应该怎样运用受意方法？

答：（1）受意是文员接受和领会上司意图。（2）一种是直接受意，另一种是间接受意。（3）文员要善于领会上司意图，按上司意图办事。但要防止把上司酝酿过程中的意图当作上司的授意，把上司的质疑、设问误认为上司的指示。要做到：备好记录本，记录下批示要点。注意倾听，用心判断指示的用意。必要时可以提问，直到明了意图为止，但不要打断谈话。如有不同意见，可以公开提出，但要言之有理，并要注意方式、态度。接受指示后，要不失时机地贯彻实施。

4、公文的完全格式包括哪几项？请写出这些项目。

答：（1）版头、发文字号、印刷顺序号。（2）密级、紧急程度。（3）签发人姓名；（4）公文标题；（5）主送机关；（6）正文、附件；（7）发文机关、成文日期、机关印章；（8）注释、阅读范围。（9）主题词；（10）抄送单位、印发说明。

5、提高会议效率可以有哪些做法？

答：遵循法律法规、合理确定会议目标、确定必要的与会者、减少会议数量、缩小会议规模、简化会议程序、缩短会议时间、控制会议经费、分析会议成本。

6、文员利用提示系统提醒上司的工作，有哪些提示系统？具体做法是怎样的？

答：有电子提示系统和人工提示系统；电子提示系统的做法：在电脑中设置日程表、报警系统、一周计划及其他提示事项，文员应该随着情况的变化不断编排和修改输入的信息。人工提示系统的做法：设置基本办公日程表、固定活动日期一览表、使用提示性备忘录、准备约会表、准备特殊提示卡、准备交往提示文件。

7、文员根据单位需要向外或向内发文，需要经过一系列程序即为发文过程。请说明这一过程。

答：（1）拟稿；（2）核稿。指拟稿人员的上级负责人对初稿的审查和核实。（3）签发。指机关领导人对文稿的最后审定、签字发出。（4）编号。已经签发的文件，由文秘人员统一编排发文字号。（5）缮印。对已经签发的文件定稿进行誊清、复印或排版印制。（6）校对。指将文件的誊写稿、打印稿或清样按定稿核对校正。（7）用印。指在完成的文件上加盖机关印章。（8）登记；（9）分发。

8、文员受上司指示，向对方要求约会时应注意哪些要点？决定时间、地点时要注意什么？

答：要获得上司的许可如果用写信的方式，在等到对方收到信后，再打电话给对方的文秘人员以确认；要正确告知对方赴约者的姓名、职务、目的、时间、地点、方式、所需要的时间等。约定好以后，一定要向上司汇报，并填写在日程安排计划表上。还应准备约会所需要的文件资料。星期一早上、周末、即将下班之前、午餐前后不要安排约会；公司有重大活动的那一天不宜安排约会；地点选择对方比较方便的地方，还应考虑约会的礼仪规格、是否需要保密、是否需要就餐等因素。

9、文员进言是指什么？进言具有什么作用？方法和要求是什么？

答：（1）进言是指文员主动对上司提出意见、建议、批评或规劝；（2）参谋作用；（3）补缺作用；（4）增进关系作用；（5）适事。紧急的事，重要的事，上司需要知道的事；（6）适时。考虑时机；（7）适地。看场合；（8）适度。要注意掌握分寸。

10。什么是文书的立卷特征？通常可以按照哪几种特征立卷？

答：（1）文秘或档案人员把文书按照某些共同特征组合成案卷，称为“立卷特征”；（2）按问题特征立卷;（3）按作者特征立卷；（4）按文种特征立卷；（5）按时间特征立卷；（6）按地区特征立卷；（7）按通讯者特征立卷；（8）在运用六个

特征立卷时，需要运用两个或两个以上的特征组合每一个案卷。来信受访的范围包括哪些？受理与处理的程序和基本要求是什么？

答：（1）受理的范围是：国家机关、主管部门或新闻单位转来的信件；职工、群众直接给机关、单位领导的信件。（2）及时拆封。拆封时，不要损坏邮票、邮戳和其他书写内容的地方。对急信、要信、或有过激言语的来信，要处理及时，报告上司，还要以有效方式通告有关单位紧急处理。拆开后在装订时，信纸在前、信封在后。要一并装订。（3）认真阅读。把握信中的主要内容，也可用颜色笔为领导标明信中的重点，或在信纸的空白处注明“参阅某卷宗”或“可与前信印证”等。提供领导复信所需的资料。（4）逐项登记。用钢笔将写信人的姓名、职业、单位或住址、写信时间、收发日期、主要内容、要求、收信单位以及承办后的情况、结果和立卷存档号等详细记载，便于统计、查找和催办。（5）认真处理。处理信件应该按照“分级负责、归口处理”的原则，进行转办、交办或自办。（6）及时复信。复信是取信于职工群众的有效措施，增加职工群众对组织的信任。课诵信可采取收信人复信，或承办人复信两种方式进行。文员所作的口头报告的基本方法是怎样的，有什么要求？

答：（1）不要失去报告的适当时机。报告时机原则上最好是在完成被指示工作时，但有时也要在尚未完成之时作期中报告。有时因上司太忙，不妨预先约好时间。（2）不要弄错报告对象及顺序。要直接向指示工作的人（上司）报告；（3）报告的顺序基本上是先说结论，接着依照必要说明理由及经过，如：“结果是这样，理由有三个，一是。。“。（4）一定要简短、扼要、流畅；（5）如报告过于复杂，应事先以5W2H的原则检查是否遗漏；（6）如果觉得仅仅以口头报告对方，对方不易明了，或者报告项目很多时，可以制作“报告备忘录”提出来。单位印章主要有哪些？印章的刻制和使用有哪些规定？

答：单位印章主要有（1）单位印章、套印章；（2）钢印、领导人签名章、其他印章；（3）刻制公章有两种情况：一是由上级主管机关刻制颂发；（4）另一种是由法人代表申请，经主管部门批准，公安部门登记后由专门刻制厂刻制；（5）公章一般由指定的文秘人员统一使用，其他印章也应专人专用；（6）加盖公章，是哪一级的公章，须经哪一级的负责人批准，并审核签名；（7）将盖用文件名称、编号、日期、签发人、领用人、盖章人等项详细登记。（8）加盖印章必须做到用力均匀，使印章端正、完整不歪斜、更不能颠倒。（9）凡以单位名义发出的公文、信函等都必须加盖单位章方能有效。按照2000年《国务院行政机关公文处理办法》的规定，国务院规定的行政公文共有几类几种。

答：（1）命令（令）；（2）决定；（3）公告；（4）通告；（5）通知；（6）通报；（7）议案；（8）报告；（9）请示；（10）批复；（11）意见；（12）函；（13）会议纪要。

四、设计题

1．小李是刚到公司的文员，公司办公室内有各种文件柜、储物架、书报架，办公室主任给她配置了带锁的办公桌、电脑、电话机，还给了她新的文件架、文具用品盒、各种笔、胶水、剪刀、参考书、需要翻译的资料、公司印章、印盒、墨水、复印纸(2刀)，要求小李整理好办公桌，把东西分门别类放置在适当的位置。小李应该怎么做?(P13)答：电话放在办公桌左边，便于左手摘机，右手做记录；电脑放在右边；新文件夹放需要翻译的资料，在文件夹上

贴上相应的标识条；各种笔、胶水、剪刀、印盒等文具分门别类放在文具用品盒内；参考书应该放在桌子上面或伸手可以拿得到的抽屉里；公司印章放入办公桌带锁的抽屉内；墨水放置在储物架底层，复印纸放在下面几层。

2．安徽某企业欲与上海某企业合作，上海以品牌、技术入股，利用安徽比较便宜的原材料和人工，共同生产国内紧缺的产品。上海代表团一行10人将于8月下旬来访，商议合作的具体事宜，办公室主任请小李作好准备。假如你是小李，你怎样设计这个接待方案？(P121)答：（1）接受任务；（2）了解来宾；（3）制订计划；（4）预订食宿；（5）迎接来宾；（6）商议日程；（7）安排会议；（8）陪同参加；（9）送别客人；（10）接待小结。

3．康桥宾馆位于本市南京西路45号，是个中型宾馆，有会议室、餐饮、停车场等，某企业准备在11月15日上午9:00到12：00召开全厂中层干部大会，讨论第二年产品发展和销售计划，地点就在康桥宾馆的12楼会议室。这次会议由总经理办公室负责安排。办公室主任让小付拟一个会议通知。他应该考虑哪些问题？(P123)答:他应考虑1)会议名称;(2)出席会议者的姓名或组织、部门的名称；（3）日期、时间；（开始到结束的预定时刻）（4）地点；（具体在几楼几号会议室）（5）议题；（或议事日程）（6）主办者的联络处、电话号码等。（7）开会所在地，建筑物名称、几楼、电话号码（必要时可附上地图）。（8）注意事项、是否备有餐点、有否停车场，或当天应备的资料等

4．文秘人员如何主持会议？应注意哪些细节？(P145)答：文秘人员如果在会议上要发言，应先把要讲的内容作一个总结结构的构思，简略记下发言的要点。会议上注意自己的表情和说话的语调，并控制发言的时间。对发言内容加以引导，提醒时间有限。在会议上可分配工作任务，认真倾听其他人意见，不要当众批评某个人。最后作总结，统一认识。要求与会者笔记，自己做好笔记并把每次会议纪要的打印件放进文件夹。以作查证。

5．麦格公司为了解新产品的科技含量和市场竞争力，以制定合适的价格打入市场，决定召开专家座谈会，对新产品进行评估，办公室人员应该如何准备和开好这次座谈会？(P150)答：（1）座谈会邀请对象必须是新产品所在领域的专家和学者，能独立思考、有主见又敢于发表意见者；（2）座谈会以小型为主，人数以七、八人为宜；（3）座谈会上，文秘人员应与主持人密切配合；（4）主持人负责引导、组织、可不做记录；（5）详细的记录应由文秘人员在不引人注目的座位上去做；（6）座谈会的时间不必严格规定，可长可短；（7）会场应准备些饮料、茶点，边吃边谈。可使气氛轻松。

6．某个下雨天，在利达公司内召开的新产品推介会结束了。公司的大型会议室有很各种会议用品，室外有接待处，公司还租了汽车来接送来宾，为圆满结束这次会议，办公室人员在会后应该做些什么工作？(P134)答：（1）要替搭车回去的人安排车子；（2）在接待处暂时代为保管的衣物，不要遗失或被人错领、冒领；（3）有留言时，切记务必传达；（4）检查会场有无物品遗漏；（5）要为参加会议的人员送行；（6）文秘人员离去前，要检查烟灰缸、字纸篓有无易燃的东西，如有，则必须加以熄灭。（7）桌、椅早先若有移动，必须还原；洗涤烟灰缸、茶具等，并收拾妥当，倒去垃圾；（8）携带进会场的资料和会议用品要记得带回；（9）关紧门窗并上锁；（10）通知会场的管理单位，会议已经结束。

7．科达公司召开中层干部扩大会议，参加人员为总经理、副总经理 各职能部门的正副经理、办公室正副主任和职工代表等，共46人，会议文秘人员和其他服务人员4人，会议时间为5小时。参加会议人员月平均工资为2400元，其他收入600元，假设一个月工作30天、一天工作8小时。会议后勤费用开支有：文件材料费200元，饮料费100元，因会议紧张安排午餐，餐费每人10元。请计算会议的成本。(P161)答：（1）会议成本＝2×3[（G+S）×T]n+后勤开支＝6（G＋S）T.n＋后勤开；（2）G－参加会议人员的每小时人均工

资数；每个人每小时平均工资为10元，（2400÷30÷8）；（3）S－参加会议人员每小时人均其他收入数；其他收入为2.5元。（600÷30÷8）；（4）T－参加会议人员人均到会时间为5小时；（5）N－参加会议人数为50人（46+4）；（6）后勤开支－等于支票开支、现金开支和实物开支的总和为800（200+100+10×50）；（7）会议成本＝6×（10+2.5）×5×50+800＝18750+800＝19550（元）

8．文秘人员在单独或随同上司旅行结束后，要做好哪些工作？(P196)答：（1）整理好旅行过程中所有的单据、凭证，送上司审阅、签字后向财务部门报销，或者结算预支的出差费用。（2）回到公司上班后，应将出差过程以及有关事务写出工作汇报。如果是上司同行的，可根据上司的原始记录整理出报告，送上司过目或批准，然后存档备案。（3）尽快恢复正常工作和生活状态，继续做旅行前未完成的工作。（4）把在出差时结识的有关人士、单位等情况做好记录，以便将来有用。（5）对在旅行过程中给予帮助和照顾的有关部门和人员，分别去函或去电表示感谢。

9．文员应该为上司的商务旅行作许多准备工作，在准备国内国际旅行时要考虑哪些项目？(P186)履行哪些职责？(P1182)答：（1）准备旅行计划和旅馆信息。旅行计划表要说明出发和到达地点、是乘飞机还是汽车、火车或轮船，出发和到达的日期及时间、座位情况、旅馆情况。（2）制定约会计划。约会计划表包括：城市名和省（州）名（如果是国外旅行，写明城市和国家名），日期和时间，与上司约会者的姓名、公司和地址，电话号码。（3）为商务洽谈收集资料。（4）决定旅行用品。把上司作商务旅行时需要带的用品列出清单。（5）考虑行李问题。通过航空公司出版的旅行计划手册或旅行社代办人信息。为每件行李准备识别标签。（6）安排差旅费。（7）建立旅行－旅馆信息资料库。随时与旅行社联系，建立最新信息充实自己的资料库。（8）办理旅行保险，如意外伤害保险等。

10．某公司成立三周年，准备举行大型宴会，办公室人员应该如何做好准备，要做哪些工作？(P126)答：（1）客人的选择。确定名单，再请上司核定。（2）确定时间。如果是涉外宴请，宴请时间应该按照国际惯例，征询客人的意见，要避免选择对方的重大节假日。（3）会场的选择。要考虑宴会的性质，客人的数目，以及预算费用等，考虑宴会的形式与气氛、交通是否方便、场地大小是否合适、菜式、有无停车场。（4）拟订菜单。应符合对方的饮食习惯，从宾客的身份、宴请层次、目的等方面去考虑，至少要提供2份菜单，供上司挑选。（5）寄发请柬。宴请需要发请柬，请柬上应写明邀请人姓名，被邀请人姓名、宴请的目的、方式、时间、地点，以及着装要求，要求回函及其他说明等。请柬一般要提前一至二周发出；（6）席次的排列。以社会地位与年龄作优先考虑来安排，在请柬上应注明席次号。席次的排列原则 是：男女主人公地坐桌椅的两端，男女宾客间隔而坐；夫妇分开坐；男主宾坐女主人的右边，女主宾坐在男主人的右边。主人方面的陪客，应插在客人中间坐，以便同客人接触交谈。

11．文秘人员经常要代替上司选择礼品，向他人赠送礼品，在处理这些事情应考虑什么，怎样做？(P223)答：在赠礼前必须搞清赠礼目的，如是为周年庆典、生日、结婚、荣升、乔迁，或是圣诞节、中秋节等；（2）还要清楚赠礼对象身份、爱好、文化背景、性格习惯等；（3）在日历上应该清楚地标明节日活动安排以引起上司的注意。时间如何取决于当地的购物环境。（4）还应熟知以下规则：除非上司有特殊的要求，不必送太昂贵的礼物，只要用心为对方选择适当的礼物即可。（5）要看对方的实际情况选择礼品，做到恰如其分，适合对方。（6）赠送的礼物应去掉包装上的标价，并应请商店用精美包装纸重新包装一下。（7）如果不是亲自送礼，应该在礼物的外包装上写上赠送者的姓名或附上名片、贺卡。（8）文秘人员应准备一张节日名单，上司可以在上面作一些增减，表示是否同意你提的建议或提出一些其他的意见、以及标明价格范围。（9）为了避免所送礼物的重复，文秘人员应该为所有接受上司礼物的人做一张卡片记录。

12．上海某企业欲与德国某企业合作，德国以品牌、技术入股，利用上海比较便宜的原材料和人工，共同生产国内紧缺的产品。德国代表团一行9人将于8月下旬来访，商议合作的具体事宜，办公室主任请小李作好准备。假如你是小李，你怎样设计这个接待方案？(P152)答：（1）接受任务。（2）了解来宾、制订计划。（3）预订食宿。（4）欢迎来宾、商议日程。（5）礼节性拜访、宴请。（6）正式会谈。（7）签订协议书。（8）陪同参观游览。（9）互赠礼品。（10）欢送来宾、接待小结。

13．某中外外资公司总部德方总经理来访，恰逢生日，上司要求文员小陈购买礼物赠送，小陈应如何办？要考虑哪些因素？(P223)答：清楚德方总经理的爱好、文化背景、性格习惯等；征求上司意见或同意，在允许的钱款额度范围内选购礼物；比较合适的生日礼物是有中国特色的、总经理又比较喜欢的物品；赠送的礼物应去掉包装上的标价，并应请商店用精美包装纸重新包装一下；附上贺卡写上中国公司的名称，让上司亲自送给德方总经理。

14．总经理把保管单位公章和盖印的任务交给了秘书小付，小付应该怎样做？(P248)答：小付应把印章放在办公室装锁的抽屉或保险箱内，钥匙随身携带；每次用毕应将印章加锁存放，随印随锁vk因事外出，须经批准交他人代管。加盖单位公章，须经总经理批准，并审核签名；并要将盖用文件名称、编号、日期、签发人、领用人、盖章人等详细登记。加盖印章必须做到用力均匀，使印章端正、完整。

五、案例分析题

1．新加坡利达公司销售部文员刘小姐要结婚了，为了不影响公司的工作，在征得上司的同意后，她请自己最好的朋友陈小姐暂时代理她的工作，时间为一个月。陈小姐大专刚毕业，比较单纯，刘小姐把工作交代给她，并鼓励她努力干，准备在蜜月回来后推荐陈小姐顶替自己。

某一天，经理外出了，陈小姐正在公司打字，电话铃响了，陈小姐与来电者的对话如下： 来电者：“是利达公司吗？” 陈小姐：“是。”

来电者：“你们经理在吗？” 陈小姐：“不在。”

来电者：“你们是生产塑胶手套的吗？” 陈小姐：“是。”

来电者：“你们的塑胶手套多少钱一打？” 陈小姐：“1.8美元。”

来电者：“1.6美元一打行不行？”

陈小姐：“对不起，不行的。”说完，“啪”挂上了电话。

上司回来后，陈小姐也没有把来电的事告知上司。过了一星期，上司提起他刚谈成一笔大生意，以1.4美元一打卖出了100万打。陈小姐突口而出：“啊呀，上星期有人问1．6美元一打行不行，我知道你的定价是1.8，就说不行的。”上司当即脸色一变说：“你被解雇了”，陈小姐哭丧着脸说：“为什么？”上司说：“你犯了五个错。”

陈小姐被解雇是因为上司说她犯了五个错，分别是什么？她在电话礼仪方面还犯了哪些错？

答:(1)该问的没有问(指对方情况,手套的需要量);(2)该记的没有记录(对方的姓名、公司、电话号码)；（3）该说的没有说（没有及时向上汇报）；（4）不该说的却说了（价格上的自作主张，不向上司请示）；（5）不懂得保护自己（即使

自己自作主张拒绝了对方，犯了错误，也没必要告诉上司，使自己陷入被解雇的境地）；（6）电话礼仪方面，铃响了没有自报家门；（7）不等对方说完，就“啪”挂上电话。

2．文员邓小姐第一天上班，上司让她负责处理公司的邮件。早上第一批邮件到了，邓小姐正忙着打电话，她让送信者把信就堆放在已有一些信件的办公桌上，一边打电话，一边拿过笔签了字。打完电话，心不在焉地把所有的信都剪开了，其中一封信被剪掉了回信地址的一角，她也没有注意。她抽出所有的信纸，放在一边，而把所有的信封放在了另一边。邓小姐拿起一张信纸看了起来，只见上面写着：“亲爱的红：„„”，她意识到拆错了信，匆匆看完了信，她把信又用胶水粘了起来（但是外表还是有些痕迹）。她又看了几封信，其中有一封急件，觉得应该由上司回信，于是，她把几封信混在一起放在上司的办公桌上。这时，上司把写有美国地址的英文名片，让她打印一个寄往美国的信封，邓小姐按照以往写信的习惯，把收件人地址、姓名打印在信封的上面，把公司的地址打印在右下角。

你认为邓小姐处理邮件是否正确，为什么？ 请讲出理由并说明正确的做法。(P73)答：（1）收邮件应该把以前的信件另外放开，以免混淆；（2）应在清点后才能签字；（3）首先应分类，请示上司哪些邮件能拆封，哪些不能拆；（4）不能把回信地址剪掉；（5）检查信封、信纸上的地址、电话是否一致。如不一致，应打电话询问正确的，再把错误的划去。（6）拆错信，应在信封上要写上“误拆”，并签上自己的名字，封上信口，把信件交给收信人时向对方道歉。（7）把交给上司邮件分成最急件、次急件和普通件，不能混淆；（8）打印寄往美国的信封，收信人姓名、地址打印在右下角，寄信人姓名、地址打印在左上角。

3．文员小曹向分管营销业务的孙副经理请示了业务处理的意见后，又遇到了负责宣传的张副经理，小曹又向他作了请示，结果两位领导的意见很不一致，小曹无所适从，两位领导也因此矛盾加深。孙认为小曹与张关系亲近些，支持过张，认为小曹有意与他作对；而张认为此业务是他引介的，小曹应先同他通气。

请你分析小曹这样做对不对？错在哪里？面对这种情况小曹应该怎么办？

答：（1）小曹犯了多头请示的错误。遵照领导职权分工、单向请示的原则，既然向主管领导请示了，就应按孙的意见办，不应多头请示。（2）在工作中不应过分亲近或疏远某领导，以至落到尴尬的境地；（3）两位领导都作了指示，如果张通情达理，小曹应向他说明只能按职权分工办事，求得谅解后，按孙的意见办；（4）如果不能求得谅解时，小曹应向两位领导分别自我检讨，再建议两位商议一个方法遵照执行；（5）如果矛盾不能统一，应向总经理请示，遵照总经理的意见办，并请他对孙或张作解释。这时文员执行主要决策人的意见。

4．某年3月5日，新欣化工公司的总经理出差了，这次的期限是从3月5日至3月12日，预定12日上午回来。文员小王负责处理公司的各类邮件。小王从收发室取回了邮件，其中上司亲启的信一封，一个邮包，总经理办公室收件三封，其中有一封寄自河南分公司的信总经理曾关照过让销售科科长处理。正好销售科的小李走过办公室，小王说：“小李，把这封信交给你们科长”，小李把信带走了。

小王把总经理亲启件放在总经理办公桌的抽屉里，又拆开总经理办公室收件，一封是邀请总经理参加定于3月12日下午的研讨会，小王想，总经理前几天还谈到准备参加这次研讨会，12日他正好回来，一定会参加的。于是小王打印了接受邀请的回信，明确告知对方总经理将参加会议，并替总经理签了名。拆开第二封信，拿出信纸，里面还有两张产品样品的照片，小王看了信的内容，附件里说明有三张照片，小王不知道如何处理，她把照片又放回了信封中。

小王拆开邮包，发现是产品研发中心为了开发新产品，在前几天订购的新型材料，一共有五个品种，小王凭印象觉得订购的是三种，多了两种。心想，是供应商主动送来的，不拿白不拿，于是她打电话让研发中心的人取走了。

小王处理邮件的做法是否正确？如果不正确，正确的做法应该是怎样的？

答：（1）河南分公司邮件转交销售科处理的，应制作签收单，要求小李签名，并注明时间；（2）把上司亲启信件先

保存下来，并通知发信人信已收到，告诉对方何时可能得到答复；（3）12日回来就参加会议不妥当，不宜在总经理出差回来的当天安排活动。（4）在回信上应签上自己的职称，发出前复印一份，留待上司过目；（5）发现附件缺少，应该在信封上写上缺少的附件的名称和数量，接着应及时打电话或写信与寄信人联系；（6）没有订购的东西不能签收；（7）在移交邮包里的物品时，要先打印一份清单，注明收到的日期，请接受人员在上面签字，并保存好；

5．某国营企业总经理办公室人员小赵正在看当天准备上报的统计报表，本公司一位实习生，刚从大学经济管理专业毕业的小林走了进来，小林针对该公司管理写的毕业论文中的某些观点和见解很得指导老师赏识，他本人也认为对公司改革有一定作用，他准备找总经理谈谈。小赵客气地请小林坐下，说：“总经理外出了，有什么事请跟我说吧”。小林就滔滔不绝地讲了起来。小赵一边听，一边看报表。小林言谈中常带“像我们这样的小公司„„”，小赵越听越不高兴，结果没等小林把话说完，他便满脸怒气地说：“公司小是否埋没了你的才能?你是大材小用，为什么不去大公司呢？”小赵的冷嘲热讽，激怒了小林，引起了激烈的争执，最后小林气愤地离开了办公室。

小赵还在闷闷不乐时，三名被解职的职工吵吵嚷嚷地进来了，他们因平时工作不遵守纪律，完不成任务被解职，此刻要找总经理解决他们的问题。小赵说总经理不在，想请他们坐下来慢慢谈，他们不相信，非要找总经理不可。正好总经理走了进来，他们怒气冲冲地推推搡搡，揪住总经理的衣服不放。小赵在一边干着急，不知道怎么办才好„„

你认为小赵在这两件事上做得怎么样？他有什么失误，他应该怎么做才对？

答：（1）不能说“总经理外出了，有什么事请跟我说吧”，办公室人员不能替上司做主；（2）接待来访者应细心倾听，不应边看报表边听；（3）对提重要建议的来访者，应认真记录汇报上司；（4）应热情，不能对来访者冷嘲热讽；（5）对言辞激烈的来访者应有礼有节，宣传政策；（6）应尽快为总经理解围，可以请保安或打110。

6．东华公司办公室人员小沈能讲一口漂亮的法语，小陈则很喜欢打扮。公司明天要与法国某公司谈判，古总经理叮嘱担任翻译的小沈和作会议记录兼会议服务的小陈要好好准备。小沈和小陈除了在文本、资料等方面作了准备，还化了一番功夫进行了打扮。

正式会谈这天，只见坐在古总经理一旁的小沈衣着鲜艳，金耳环、大颗宝石戒指闪闪发光，这使得古总身上的那套价值千元的名牌西服也黯然失色。

古总经理与法国客商在接待室内寒暄时，小陈拿来了托盘准备茶水，只见她花枝招展，一对大耳环晃来晃去，五颜六色的手镯碰桌有声，高跟鞋叮叮作响。她从茶叶筒中拈了一撮茶叶放入杯中„„这一切引起了古总经理和客商的不同反应。客商面带不悦之色，把自己的茶杯推得远远的，古总经理也觉得尴尬。谈判中讨价还价时，古总一时性起，双方争执起来，小沈站在古总一边，指责客商。客商拂袖而去。古总望着远去的客商的背影，冲着小沈：“托你的福，好端端一笔生意，让你给毁掉了，无能！”

小沈并不知道自己有什么过错，为自己辩解：“我，我怎么啦！客商是你自己得罪的，与我有什么关系？” 小沈和小陈的穿着打扮、言谈举止是否正确？正确的做法应该是怎样的？

答：（1）小沈和小陈的穿着打扮不符合工作环境，不符合特定的会谈工作要求；（2）小沈的穿着突出自己，影响了古总经理的形象；（3）小陈的穿着打扮干扰谈判、影响工作，破坏工作场所安静；（4）小陈用手拿茶叶，不卫生，引起客商不满，使得谈判一开始就不顺利；（5）小沈应该对领导的作风、性格有所了解，有针对性地弥补领导的不足。古总经理与客商争执，她应采取补救措施，可以将上司借故引开，并示意上司忍耐些，使谈判继续，而不是指责客商；（6）小沈受到上司批评，即使是过头话，也应保持冷静，不反驳，应理解上司的难处。找适当的机会，用适当的方式说明情况，交流思想和感情。

7．小李受上司委托在浦东机场接到公司的一位重要客人，“欢迎，欢迎”，嘴里说着，并不主动伸手，等客人伸手了，小李才与之相握。小李一把拿过客人的行李，放入汽车的行李箱，接着引导客人到副驾驶座位上，说：“坐在这里视野好。”然后，自己坐在汽车后排座位上。一路上，小李非常关心地询问了客人所在公司的情况，打听客人的收入、福利和家庭情况，而这位客人似乎对这一切不很满意，话越来越少。小李有点摸不着头脑，心想我这么殷勤地对待他，他怎么„„

你认为小李的举止是否合乎礼仪？为什么？小李应该怎么做才是正确的？

答：主人和客人之间，应该主人先伸手；（2）在替客人拿行李前应征求同意：“我替你拿可以吗？”（3）哪些行李可以放入行李箱中也要征得同意；（4）司机开车，汽车的位次礼仪是“右为上，左为下；后为上，前为下”，（5）客人应该坐后排，小李应该坐副驾驶座；（6）客人公司的一些内部情况、个人收入、福利和家庭情况等是不合适的话题；（7）应该与客人谈一些合适的话题，如天气、风土人情、新闻等。

8．波扬公司资金积累在本市市中心召开大型新产品订货会，参加的有本单位，外单位的人员。总经理让办公室负责安排，会上要放映资料电影，进行产品操作演示。而公司没有放映机。预定会议厅和租借黎明大厦的会议厅。会议的召开时间是8月9日上午十点整，而资料放映时间是十点十五分。刘小姐打电话给租赁公司，要求租赁公司在9日上午九点四十五分必须准时把放映机送到黎明大厦的会议厅。

会议开幕前，办公室人员去黎明大厦布置会场，结果发现会议厅靠近热闹的马路，噪音很大。9日上午，大家正在紧张地做着最后的准备工作，刘小姐一看表，呀，已经9点五十分了，放映机还没有送到。刘小姐马上打电话去问，对方回答机器已送出。眼看着各地方来宾已陆续进场，刘小姐心急如焚„„突然外面一阵喧哗，有人在大声嚷嚷：“怎么这个地方连停车场也没有„„”

问题：

（1）假如你是刘小姐，对接下去可能发生的各种情况，应该如何处理？（2）假如放映机在十点十分还未送到，你还应该做些什么？（3）从这件事中你得到了什么教训？

答：（1）请租赁公司告知送货员的联系方法，想办法联系送货员；（2）如果联系不上送货员，向总经理汇报，请求该如何办；（3）马上向总经理报告，不得擅自决定调整会议议程；（4）得到总经理指示，可否把资料放映的时间往后推移半个小时或一小时？（5）联系新的租赁公司加急送一台放映机（或原租赁公司再送一台）；（6）召开大型会议，各种准备工作，包括音响、电子类装置应至少提前一天安排；（7）租借会议厅应全面考虑内外部环境和设施，包括噪音、停车场等问题；（8）不能仅凭电话联系，应实地查看；（9）重要设备应考虑备用（或两套方案）

9．公司经理在星期一早上告诉文员小刘，星期四上午9：00到1l：00召开销售员会议，要求小刘通知有关人员。小刘刚到公司不久，不太清楚公司有多少销售员，她到几个业务部门转了转，大多数人外出了，也没有遇到销售员。接下来小刘忙于其他的事情，几乎把通知的事忘了。

一直到星期三下午，经理问她会议通知了没有，她才匆忙在公司的布告栏里写了如下的通知：“兹定于星期四上午在会议室召开销售员会议，会议重要，请务必出席。”

星期四上午8：30左右，有2个销售员到了会议室，但会议室里没有人招呼，以为会议不开了，坐了一会就走了。9：00左右有6个销售员来了，什么资料也没带，其中两个说，他们已经约好客户在10：00见面。到了·10点，只剩下4位销售员，也谈不出什么东西，会议草草结束了，经理很不高兴。公司一共有12位销售员，事后去问另外4位，他们说，根本没有看到通知。经理对小刘非常不满。请问，小刘究竟错在哪些地方？正确的做法应该是怎样的？

答：（1）应该搞清销售员的人数和姓名，准备这份名单；（2）打印好书面通知(3)在三天内，当面发放通知或电话通知到名单上的每个人；（4）通知不能写在布告栏里，可能不被人注意；（5）通知上应写清会议时间、地点；（6）应详细写清会议内容，应做好哪些准备；（7）应提前到会议室做好准备，做好签到工作；

10．为迎接兄弟单位和上级部门的卫生检查，某局要召开迎接卫生检查动员大会，局长要秘书小万写一份通知。小万一边写一边想，有些部门的领导一向不重视卫生问题，如果他们知道召开的是卫生工作会议可能自己不来而派其他人员来了。于是他写了如下的通知：

会议通知

经局领导决定，兹定于4月2日上午9时在局办公大楼会议室召开各部门负责人会议，会议重要，请准时出席。小万将通知下发后不久，就接到了不少部门的电话询问开什么会议，言谈中颇有些责怪的意思。问题一：小万错在哪里？应该怎样写这份会议通知？

过了几天，局里召开传达上级精神党员代表大会，有数百人参加，小万负责会议材料工作。会议上，听完报告后，进人小组讨论。这时却出现了麻烦，不少代表，特别是特邀代表和列席代表不知道参加到哪一组讨论。因为打印的分组小组名单上，根本没有他们的名字。一查底稿，原来是打印人员翻重了页，校对也马马虎虎，没有更正。一些特邀代表和列席代表认为是对他们不尊敬，纷纷离会而去，会场上出现了一阵骚乱。

问题二：作为大会组织者，小万错在哪里？针对这样的紧急情况，他应采取什么措施？

答：问题一：会议通知缺少主题（议题），时间上缺少从几点到几点，请哪些人出席不明确，发放会议通知要交到会议出席手上，可进行说明解释。如本人不在，应请代收人签字，打电话确认是否出席。问题二：会前准备工作的每个细节问题都应认真对待。小万没有认真校对材料，最后也没能仔细审查所有会议材料，加以改正。补救措施可以是：小万快步赶到走在最前面一位带头离会的特邀代表身边，耳语几句，又拿出底稿解释了一翻，作了自我检讨，终于扭转了尴尬局面。代表们按原来小组划分展开了讨论。此办法是其中的一种。

11．请将下列文件分别组合成三至四个案卷，并拟制案卷标题：（1）市教委关于2003年招生工作的通知；（2）东方学院关于招生工作院务扩大会议纪要；（3）东方学院2003年招生工作计划；

（4）东方学院关于2003年招生工作的请示(呈市教委)；（5）市教委关于东方学院2003年招生工作的批复；（6）东方学院院务会议关于调整系主任的决定；（7）东方学院关于调整系主任的通知；（8）东方学院关于做好开学工作的通知；（9）东方学院各系关于开学准备工作的报告；（10）东方学院各系关于加强学生思想工作的报告；（11）东方学院各系关于提高教学质量的报告；（12）东方学院2003工作总结；

答：立卷一：

1、市教委关于2003年招生工作的通知；

4、东方学院关于2003年招生工作的请示（呈市教委）；

5、市教委关于东方学院2003年招生工作的批复；标题：市教委、东方学院关于招生工作的通知、请求、批复

立卷二：

2、东方学院关于招生工作院务扩大会议纪要；

6、东方学院院务会议关于调整系主任的决定；

7、东方

学院关于调整系主任的通知；

8、东方学院关于做好开学工作的通知；标题：东方学院关于招生工作、系主任调整、开学工作的会议纪要、决定、通知

立卷三：

3、东方学院2003年招生工作计划；

12、东方学院2003工作总结；标题：东方学院招生工作计划、工作总结

立卷四：

9、东方学院各系关于开学准备工作的报告；

10、东方学院各系关于加强学生思想工作的报告；

11、东方学院各系关于提高教学质量的报告；标题：东方学院各系关于开学准备、加强学生思想工作、提高教学质量的报告

12．请将下列文件分别组合成三至四个案卷，并拟制案卷标题：（1）利华公司2003年2月份经理会议记录；（2）利华公司2003年销售计划；（2）市工商局关于年检工作的通知；

（3）利华公司致香港凯福公司关于合作事宜的函；（5）利华公司4月份经理会议记录；（6）市物价局关于物价检查的通知；

（7）香港凯福公司关于合作事宜给利华公司的复函；（8）利华公司2003年6月份经理会议记录；（9）利华公司与香港凯福公司会议纪要；（10）利华公司2003年8月份经理会议记录；（11）市税务局关于税务自查的通知；（12）利华公司2003年销售工作总结。

答：案卷一：

1、利华公司2003年2月份经理会议记录；

5、利华公司4月份经理会议记录；

8、利华公司2003年6月份经理会议记录；

10、利华公司2003年8月份经理会议记录；标题：利华公司2003年经理会议记录

案卷二：

2、利华公司2003年销售计划；

12、利华公司2003年销售工作总结；标题：利华公司2003年销售工作计划、总结

案卷三：

3、市工商局关于年检工作的通知；

6、市物价局关于物价检查的通知；

11、市税务局关于税务自查的通知；标题：市工商局、物价局、税务局关于年检、物价、税务自查的通知

案卷四：

4、利华公司致香港凯福公司关于合作事宜的函；

7、香港凯福公司关于合作事宜给利华公司的复函；

9、利华公司与香港凯福公司会议纪要；标题：利华公司与香港凯福公司关于合作事宜的函件、会议纪要

13．皇朝贸易公司总经理办公室的秘书是李丽，她聪明能干，在公司深受重用。她经常与罗浪斯公司的总经理秘书陈珍妮在一起游玩。两家都进行皮革进出口贸易。虽然两人的性格完全不一样，李丽热情开朗，乐于助人，陈珍妮温柔沉静，内向含蓄，两人几乎是无话不谈的好朋友。

在一次闲聊时，陈珍妮说最近的心情不太好，因为公司生意一直不佳，总经理急得茶饭不思，并且常常把气出在她的身上。李丽说：“你也不要太在意，我们做秘书的要自己调节心情。我们公司的成绩倒不错，我们经理在今天上午就签定了一个合作意向书，有上千万元。如果这笔生意做成，可以赚进一百多万元。我没法告诉你详细情况。但这次谈判确实非常顺利。”李丽一边说，一边沉浸在谈判成功的喜悦之中。

过了几天，李丽跟随总经理去白天鹅宾馆与德国某贸易代表团签定正式合同时，超过了约定时间，还不见代表团的影子。后来德国某公司长驻中圉的代表打来电话说：“代表团已与昨天回国，就在昨天上午与贵市的罗浪斯公司签定了购

货合同，价格低于贵公司百分之十。”

皇朝贸易公司上下都非常沮丧，李丽更是懊恼无比，她想没有提醒总经理及时采取快速行动，也责怪自己没有时时注意德国代表团的动向。令她百思不得其解的：罗浪斯公司是怎样获取德国代表团的情报的？他们是如何抢走生意的？

问题：

（1）罗浪斯公司是怎样获得德国代表团的购货合同的？

（2）秘书与亲朋好友谈话或闲聊时，是否可以不分场合、不分对象畅所欲言？（3）企业的机密有哪些？

（4）秘书在日常工作中应该怎样做好保密正作？

答：（1）李丽在谈话中无意透露出的信息，给罗浪斯公司的陈珍妮抓住了机会，得到了这笔生意。（2）即使是最好的朋友，也不可不分情况畅所欲言，何况是竞争对手，这是文秘人员的基本职业道德。（3）企业的机密包括公司的生产流程、工艺技术、组织人事、资金运作、客户资料、流通渠道等。上司正在考虑、讨论而未作定论，未公开宣布的内容。上司的隐私、疾病和公司内发生的事故、人事争端、内部失窃、经济纠纷等。（4）应做到不该说的不说，不该听的不听，不该记录的不记录，机密内容用专用记录本记并妥善保管，机密文件严密保管，自己的电脑设置密码等。

第三篇：办公室管理期末考试题

办公室管理单项选择题

1．哪点不是办公室事务管理的特征？ B．决策性

2．办公室布置要注意D.各种沟通、保密 3．文员在进行办公室布置时，以下哪些行为是不适宜的？C．较大的物品放在稍高于眼光平行的层面上，用标签贴在各种物品的下方 4．以下关于文员对办公室布置的情况，哪一个是错误的？B．办公桌抽屉里的物品摆放要注意放置整齐，东西可放得满一些 5．在办公室里，（）的位置是上座D．靠近窗户

6．传真机的使用哪一项是不对的？ B．随时随地可向对方发送

7．在使用复印机的过程中，以下哪项内容是不恰当的？A．接通电源可立即复印操作8．以下关于录音机的使用哪一项是不适宜的？A．录音时需将监听开关至于“ON”位置 9．以下关于投影机的使用哪一项是不适宜的？D．应设置电脑的桌面屏幕保护功能 10．以下哪些不是文员在准备办公用品时的职责？B．制造

11．以下文员订购和储备办公用品的行为中，38．以下哪一种类型适合自由谈话，或是收集创意的会议？ C．圆桌型

39．以下关于交互式电话会议的功能中，哪一项是不具备的？A．审查功能

40．有时应上司要求，文员参与会见或会谈，以下哪项内容不是文员的任务？ B．发表意见

41．文员根据上司指示，向对方要求约会时，以下哪种做法是错误的？ D．如果上司出差，可以在他回来的当天安排约会

42．文员制作日程安排计划表时，以下哪一种情况应避免？ D．日程安排计划笔记本如果已经使用一年以上，可以废弃

43．在某些情况下，文员在安排日程计划表时可能获得上司的完全信任，取决于两点：一是掌握足够的知识，了解业务的轻重缓急；另一是具有（B），了解要求约会者的心理。B．说话的技巧

44．以下关于确认上司日程安排计划的行为中，哪一项是不适宜的？ A．以电话方式决定面谈或开会的重要预定计划，不用再以书面形式确认

45．文员应该为上司的商务旅行作许多准备慎，对同事尊重和理解，即不能违反同事的意愿。（×）

7．文员对支票管理要谨慎，支票簿与印章应该一同锁入抽屉。（×）8．文秘人员对上司支票往来管理要谨慎小心，支票簿与印章应该一起收藏，以避免被盗用冒领。（×）

9．文员传达上司信息时，可以把上司的话语加多或减少，以个人的口吻来转达。（×）10．文员代替上司传达不利消息时，因为当这个信差很困难，所以要拖到最后一刻行动。因为上司震怒，自己转达口信的语气也应该变成上司的语气。（×）11．如果文员要找的人是一位比上司地位高的人或尊长，你跟对方的文员说完之后就应该叫上司接过电话，告诉上司要找的人马上就会来听电话，让上司直接与对方通话。（∨）12．文员对报纸和杂志的处理，可以挑出上司喜欢的报纸和杂志放在他的办公桌上，其他的放在报刊架上供大家阅读。（∨）13．文员应避免不必要的通信和邮寄，尽可能频繁的联系集中起来分批进行。（∨）14．文员在工作时间如需要补妆，应随时随地进行。（×）15．文员在工作时间如需要补妆，应该去洗手间。（∨）（∨）45．当与人擦肩而过，或越过长辈、上司前面，或因事中途离坐时，都要招呼一声。（∨）46．交际应酬要讲求时效，若时机错过再来补救，不但无法表达诚意，还会破坏彼此关系。（∨）47．宴请的菜谱应符合对方的饮食习惯，但必须有反映我国传统风味的土特产品，如茅台等烈性酒。（×）48．不要在酒宴上评论或附和别人对某人的议论，也不可评论菜肴的优劣。（∨）

49．用叉、匙进食西餐时，可将餐具的整体放人嘴里，或用舌头去舔。（×）50．宴请的请柬一般要提前一至二周发出，以便客人及早安排，已经口头约定的就不要补发请柬了。（×）51．无论何种礼服都应考虑宴会的地点、时间、形式。请帖上指定打“黑领结”，便表示穿无尾正式礼服。（∨）52．鸡尾酒会一般要安排好座次，在请柬上注明对着装的要求。（×）

53．口头语言视时间、场合、对象的不同而有所不同，对上司或长者说话，应文雅些；对一般同事或顾客说话，就可通俗。（×）54．要发问或有意见时，应该等上司说完话之哪一项是不适宜的？B．让员工们随意领取办公用品

12．以下文员的工作顺序中，哪一项是正确的？B．文员也应具有适当判断情况，机智应对的应变能力

13．文员按照“优先顺序”处理工作，以下哪一项是不适宜的？D．可以按照文员自己的习惯进行工作

14．文员必须管理好自己的时间，以下利用时间的行为中哪一项是不适宜的？（C）。C．每天把工作安排得超出工作时间，给自己压力

15．以下关于文员管理好时间的说法，哪一个是不正确的？D．把零散工作安排在安静、有效的时间段里去做

16．以下文员对办公室零用现金管理的行为中，哪一项是不适宜的？C．标准的零用现金单据有一个签名

17．文员传达上司的指示时，哪一项做法是不适宜的？A.传达可以根据上司主要意思，夹进自己的意见

18．文员必须具有合作精神，以下合作方法中哪一项是不适宜的？ B．应该有自己的个性，尽可能使别人服从自己

19．以下接打电话的行为中，哪一项是不适宜的？C．应随时使用手机在飞机上、饭店里、大剧院等进行联系

20．以下哪个接打电话的行为是不正确的？A．受到通话对方极大的责难，应针锋相对回击

21．文员在接打电话时，正确的做法是B．在电话机旁随时放着电话记录单和笔，一有留言就能立即记录下来

22．以下文员应遵守的电话礼仪中，哪一项是不适宜的？B．打出电话，而对方无人接听，等铃声响了二、三下可挂电话

23．以下哪些标准不是文员分拣邮件应该遵守的？ C．按私人公务标准分拣

24．文员在拆邮件时，不正确的做法是A．拿到信件后在桌子上磕几下，然后用手撕开 25．文员如果误拆了非本公司的信，应该（A）。A．在信封上注明“误拆”，写上自己姓名的缩写，并把信重新封好并退回去

26．邮件送到单位所租的信箱，由文员开启，取出邮件带回办公室，以下哪项事情与文员的工作要求不一致？ D．应提高办事效率，把取邮件与其他事一起办

27．邮件的寄发不要考虑以下哪个因素？ D．爱好

28．文员打印寄往欧美国家的信封，收信人内容的打印顺序应该是C．姓名、部门、地址、国名

29．传真机最好用来传送以下哪种邮件？ D．感谢信

30．以下关于握手的礼节，不正确的是C．双方有很多人时，可以交叉握手

31．文员在处理信访工作时，由收信人（单位）复信的情况是以下哪一种？A．初次写信，或有过激言行的32．文员从事信访工作，在处理顾客或其他人的来信时，不应C．处理信件按照“分级负责、归口办理”原则，进行转办、交办或自办 33．在会议开始前和进行过程中，文员的以下哪项活动是不恰当的C．作会议记录时离开会议室接听电话

34．文员进行会议的计划和准备时，不应该做的是C．会议场所的选择，要根据会议时间长短、花费多少作决定

35．文员做会议记录时，可以在会议记录中C．与发言者用词不一致但意思完全一致 36．会议中有时有人会要求把他发言的一段不作记录处理，这时文员应D．征求主持人意见，停止笔录，关录音机

37．上司决定参加某个会议时，文员不应该A．只在便笺上写好会议名称

工作，以下哪一项是不适宜的？ B．代替上司制定约会计划

46．以下关于预订工作的行为中，哪一项是不适宜的？ D．不一定要弄到确认旅馆预订的传真或其他书面形式的证明

47．上司出差，文员预订机票时，以下哪一种做法不正确？D．不必提前在取票前或出发前再用电话予以确认

48．照料上司身边琐事的说法，哪一种是不正确的？ D．应酬需要更换衣服，这是上司个人的需要，不必给予协助

49．以下关于名片的使用方式，哪项是错误的？ D．各自只能当面递送，寄去是不礼貌的50．文员遇到对方递送的名片上有较罕见的字，应D．请教对方“可否请问一下，这个字怎么念？”

51．以下关于交际礼仪的举止行为，哪一项是比较适宜的？ D．穿着短裙的下蹲姿势，应跨前半步后腿虚跪，上身保持挺直，蹲下时慢悠悠地弯下腰

52．社交场合很讲究次序礼仪，一般B．以右为尊

53．当文员获知婚丧喜庆的消息后，首先应D．查证消息的可靠性

54．文员协助举行宴会时，不用考虑D．有无休息室

55．以下说明宴会的种类与形式的内容，哪一项是正确的？ C．工作餐是非正式宴请形式，早、午、晚举行均可

56．以下关于文员的宴会礼仪中，哪一项是正确的？ D．吃西餐时用左手把汤盘靠近自己一边方向稍稍提起，再用汤匙轻轻由里向外舀去

57．以下餐巾的使用方法是正确的C．用来擦嘴唇嘴角

59．以下文员应遵守的参加宴会的礼仪中，哪一项是不适宜的？ C.未用完一道莱时，应将刀叉平行排放在盘了上右侧，叉尖向上，刀刃向内

60．上司参加各种应酬和会议，有时需要更换服装，文员应A．通知上司家人把衣服送达 61．以下关于说话的要领中，哪一项不适宜？ B．由过程先说

62．接受忠告的正确反应是D．切勿感情用事 63．办公室人员在社交活动中应如何选择话题，哪些是属于合适的话题？ A．有共同利益的话题

64．将同文多页沿边取齐后均匀错开，从首页到末页，在页边加盖一完整公章，可以证明文件各页确实是同时形成，以杜绝日后篡改之嫌疑，这是A.骑边章65．值班人员不应该做以下哪类事情？ A．签发文件

66．文员要做好档案收集，应该收集的文书资料是A．下级单位报送的报告，统计报表等 67．以本单位与外单位就某些问题的往来文书为标准立卷。如问函与复函等用A.按通讯者特征立卷

68．文书立卷归档要求遵守一定的制度，包括以下方面B．归档范围、归档时间、归档耍求

69．文书立卷的归档制度包括三方面：归档范围、（）和归档要求。A归档时间判断题 1．办公室环境布置的目的之一是为了建立挡驾制度。（∨）2．办公室的灯光照明要避开自然光，最好用人工灯光。（×）3．在阳光明亮的教室和会议室内使用投影机，效果不受影响。（×）

4．没有两位办公室人员一天的工作内容是完全相同的,核对文员的日志与上司的日志的事项是否一致则是典型的工作。（∨）

5．文员第一次做一项工作时应该快一些，如果错误可以再做一遍。（×）

6．善于合作指每一个文秘人员都要谦虚、谨

16．男女之间，男士先伸手了，女土才能与之相握。（×）后再发问，可以提出自己的看法。如果上司不17．按英美国家习惯，文员接待来访者，应该加采用，应说服上司。（×）站起来与来访者讲话。（×）55．如果要拒绝别人，最好是依照自己和对方18．如果需要与来访者确定会面时间，应先征的人际关系程度，分别使用表示方法，以避免求来访者方便的时间，查看上司的时间表，如因为拒绝而发生不必要的困扰。（∨）果这一时间有空，就可答应下来。（×）56．合适的话题可以有双方都感兴趣的、有共同利益的话题、比19．如果会客室的门是拉开的，文员进入会客较高雅的话题和夸耀自己的话题。（×）

室后，才能让客人进入。（×）57．凡是单位撤消，原公章应立即停用，不用20．如果会客室的门是拉开的，先让来访者进通知有关单位。（×）入会客室后文员立即换手握住室内的门把手58．监印员可把印章携带出办公室，去其他地方盖章。（×）轻盈的步伐进入室内，轻轻关上门。（∨）59．文秘人员开出的介绍信的正本和存根必须21．如果会客室的门是推开的，文员应先小步一致，可以出具空白介绍信。（×）走进会客室，等客人进入后，再轻轻关上门。60．值班人员要认真填写值班接待登记表或值（∨）班日志，直接解决不了的问题要报请领导批示22．介绍地位相同的人时，应按照到职的先后，或转交有关部门处理。（×）先介绍新进的职员；若同时到职，就先介绍年61．面对突发事件，值班人员有时在领导人未纪较轻的人。（∨）

指示前就要采取临时应急措施。（×）23．文员作介绍，应先介绍地位高的人，再介62．办公室人员值班工作的制度有交接班制度、请示报告制度和绍地位低的人。（×）

安全、保密制度，但没有岗位责任制度。（×）

24．文员作介绍，若年龄、地位都相同，应从63．列入保密范围的公文，应在产生的同时，较亲近的人开始介绍。（∨）由制文机关确定密级和保密范围，密级和保密25．同时介绍很多人时，可从右至左，按顺序介绍。（∨）期限的变更和解密。（∨）

26．如果是你主持会议，则要做好笔记并把每64．注办是指文秘人员在《文件处理单》上或次会议纪要的打印件存放进一个会议文件夹，文尾的下角注明公文办理的结果。（∨）如果以后出现问题，可以查看笔记，证实某一65．档案是指使用过的、文件中所指事情已经天你曾给某人安排了某件工作等。（∨）办理完毕、具有保存价值的文书。（∨）27．为来自外地的与会者安排宾馆住宿，最方66．即使客观形势发生变化，也不应变更档案便的安排是在同一家宾馆为与会者预定房间，的密级、期限。（×）只要弄清有多少人数即可。（×）67．文书部门立好的案卷，必须逐年移交给档28．假如上司不准备参加某个会议，应立即将案室集中保管，称为“归档”，有归档范围和会议通知丢掉，以免干扰其他事情。（×）要求，但没有期限。（×）29．如果会议气氛紧张，且对上司立场不利时，68．文秘人员或文书人员依照已经编好的立卷文员可借奉茶为名，态度和蔼，轻柔缓慢地端类目，将已经处理完毕的文件，随时按类目上出茶点，以消除紧张的气氛。（∨）的对应条款归人卷内，即为年终归卷工作。30．会议租用的设备，文员必须确保宾馆（或（×）其他供应者）把所需用设备都送过来，并在会69.小办公室的优点是节省空间，空气流通，联系方便。（×）议开始前有足够的时间布置好，这些设备应由70.文员应有效利用时间，可以把重要工作如文员具体操作和负责。（×）写报告等与其他工作安排在一起去做。（×）31．代表会议依法定期召开，与会代表必须达到法定人数方为有71.对于紧急而重要的事，文员应作书面请示，留档备查。（×）效，因此文员应仔细核对出席人数。（∨）72.文员在接听电话时，如果投诉者无端辱骂，32．如果上司一年之中交往很多，但很难记住科把他使用的字眼写下来，以做证据，再慢慢每一个人和每一次见面的情况，文员应把有关地向他解释：“邓先生，如果你一直说脏话，资料输入电脑，准备交往提示文件（∨）我就没有办法再跟你谈下去了。”（∨）33．受到直属上司以外的指派时，假如是文员73.无论是什么样的文本和图表几乎都能通过自己能够安排办理，而且不会影响到直属上司传真发送，因而文员传递星系应首选传真。所指示的工作就可以接受，否则要向直属上司（×）请示后再作决定。（∨）74.上下级之间握手，下级先伸手后，上级才能相握。（×）34．如果不小心发生日程安排计划重复的情形，就要排定能够动75.女性文员应留短、薄式的发型，以免妨碍工作。（∨）用的空档，自己决定优先顺序。（×）76.如果两位来访记者均未预约，应该按照先35．上司自己安排的约会忘了事先告诉你，出现约会冲突，解决来后到的原则引见给上司。（×）

方法是让上司先见他自己安排的那一位。（×）77.文员对于在值班期间放生的重要情况，可36．文员因为已经打过电话，并给对方留了言，即是已经完成任以的等交接班后再报告给上司。（×）务了。“做过某项工作”和“完成某项工作”是完全相同的。（×）简答题

37．对于误投邮件，文员可先拆开看看，然后1．什么是受意？受意有几种？办公室人员应在信封上写上“该地址不对”，并把它退回去。怎样运用受意方法？（×）受意：是指文员接受和领会上司意图。一种是38．假如对方所要求的日期已经被预约，除非直接受意，即领会上司在会议讲话、文件批示、有相当的确认，文秘人员切不可独断地拒绝，工作部署或与文员谈话时，直接就某一问题或应该问明上司的意思，因为或许那是件必须取某项工作所发表的意见和想法等。这种直接受消原定约会的重要事情。（∨）意，易于判断和领会。另一种是间接受意，指39．拜访长辈或地位较高人士时，可先请人递上司在平时随便交谈情况下，或与其他人员谈上你的名片，以作通报。（∨）话中就某一问题、某项工作发表的意见和看法40．当上司要求文员协助私人事务时，就把它等。文员要善于领会上司意图，按上司意图办当作是上司利用文员下属同事的关系来协助事。但要防止把上司酝酿过程中的的意图当作他解决私人的事务。（∨）上司的授意，把上司的质疑、设问误认为上司41．即使是上司私人的应酬，文秘人员也应该的指示。文员在受意过程中应注意的事项：—积极、乐意地去协助。（∨）

—用心倾听、认真记录、弄清意图、及时实施。42．如果是沿着人行道走，两个人并行，“尊受意是文员接受和领会上司意图。我曾经经历贵的位置”是在右边，三个人并行，则在中间。过一件事情，使我充分认识到，在受意时，充（∨）

分做好记录的重要性。

43．文员坐下时，脚尖在膝盖垂直线以内，也2．文员进言是指什么?进言具有什么作用?方可稍向左侧后右侧，膝盖与大脚可分开。法和要求是什么？

（×）进言:是指文员主动对上司提出意见、建议、44．女性文员坐下后，臀部在椅子上只坐三分批评或规劝。进言的意义和作用：参谋作用、之二，后背离椅面有一个拳头大小距离。

补缺作用、增进关系作用。进言的方法和要求：

⑴适事⑵适时⑶适地⑷适度

3．来信受访的范围包括哪些?受理与处理的程序和基本要求是什么？

(1)受理的范围是:国家机关,主管部门或新闻单位转来的信件;职工,群众直接给机关,单位领导的信件.(2)及时拆封.拆封时,不要损坏邮票,邮戳和其他书写内容的地方.对急信,要信,或有过激言语的来信,要处理及时,报告上司,还要以有效方式通告有关单位紧急处理.拆开后在装订时,信纸在前,信封在后,要一并装订.(3)认真阅读.把握信中的主要内容,也可用颜色笔为领导标明信中的重点,或在信纸的空白处注明“参阅某卷宗''或”可与前信印证“等.提供领导复信所需要的资料.(4)逐项登记.用钢笔将写信人的姓名,职业,单位或住址,写信时间,收发日期,主要内容,要求,收信单位(人)以及承办后的情况,结果和立卷存档号等详细记载,便于统计,查找和催办.(5)认真处理.处理信伺:应该按照”分级负责,归口办理“的原则,进行转办,交办或自办.(6)及时复信.复信是取信于职工群众的有效措施,增加职工群众对组织的信任.复信可采取收信人(单位)复信,或承办人(单位)复信两种方式进行.4．文员受上司指示，向对方要求约会时应注意哪些要点？决定时间、地点时要注意什么？

(1)要获得上司的许可；(2)如果用写信的方式，在等到对方收到信后，再打电话给对方的文秘人员以确认(3)要正确告知对方赴约者的姓名、职务、目的、时间、地点、方式(早餐会、午餐会等)、所需要的时间等等；(4)约定好以后，一定要向上司汇报，并填写在日程安排计划表』：。还应准备约会所需要的文件资料。(5)星期一早上、周末、即将下班之前、午餐前后不要安排约会；(6)对方的休息日、节假日或有特殊政治和宗教意义的日子不要安排约会；(7公司有重大活动的那一天不宜安排约会；(8)地点选择对方比较方便的地方，还应考虑约会的礼仪规格、是否需要保密、是否需要就餐等因素。

5．文员利用提示系统提醒上司的工作，有哪些提示系统？具体做法是怎样的？

（1）有电子提示系统和人工提示系统（2）电子提示系统的做法:在电脑中设置日程表,报警系统,一周计划以及其他提示事项,文员 应该随着情况的变化不断编排和修改输人的信息.人工提示系统的做法:设置基本办公日程表((1分),固定活动日期一览表((1分),使用提示性备忘录((1分),准备约会表((1分),准备特殊提示卡(<1分),准备交往提示文件((1分).6．文员所作的完整的会议记录应该包括哪些事项？（1）会议名称；（2）会议记录人的姓名、盖章；（3）时间（开始时间，结束时间）；（4）会议地点；（5）议题；（6）主持人、主席；（7）出席者名单；(8)会议的经过情形及结论；（9）相关的资料；（10）下次会议预定日期。7．提高会议效率可以有哪些做法？ 遵循法律法规；合理确定会议目标；确定必要的与会者；减少会议的数量；缩小会议规模；简化会议程序；缩短会议时间；控制会议经费；分析会议成本。8．文员所作的口头报告的基本方法是怎样的，有什么要求？（1）不要时区报告的适当时机，最好是在完成被指示工作之时，但也有时要在未完成前作期中报告；如果上司太忙，或报告时间长，要预先约好时间。（2）不要弄错报告对象及顺序，要直接向指示工作的人报告，顺序基本上是先说结论，接着依照必要说明理由及经过，事先要把要说的事及顺序整理好，一定要简短、扼要、流畅；复杂的报告，内容要按5W2H的原则检查是否有遗漏。

9．办公室人员为了说服对方接受自己的看法应该怎么做，要领有哪些？

让对方接受自己的看法而没有勉强的感觉；用语言和态度去打动别人；清楚的知道最想说什么；了解并研究对方的立场和意向；以诚恳的态度为对方着想而发言。

（1）清楚地知道在所说服的事项中，最想说什么，以逻辑分析自己的意向，并对目的、效果、重要性、关联性等，抓住重点

（2）说服是，要尽量具体客观，使对方产生了解的动机

（3）偶尔也需要引用某些权威人士、专家的意见，或者用图表、资料、经验谈等等（4）要具体了解对方的立场和意向，先注意聆听对方所说的话，切勿以自己主观的方式进行谈话。要掌握对方不能了解的地方，努力加以说服

（5）主动发问，理解对方的想法，对方有关信息的种类和数量，以及背景如何等等（明确了解对方的情况）

（6）以诚恳的态度为对方着想而发言，不要使用令对方反感的言词

（7）让对方打开心扉，使对方对自己的看法产生兴趣（让对方认同自己）（8）不可伤害对方的自尊心

10．单位印章主要有哪些？印章的刻制和使

用有哪些规定？

(1)单位印章,套印章，钢印,领导人签名章,其他印章；（2）刻制公章有两种情况:一种是由上级主管机关刻制颂发；另一种由法人代表申请,经主管部门批准,公安部门登记后由专门刻制厂刻制；公章一般由指定的文秘人员统一使用,其他印章也应专人专用；加盖公章,是哪一级的公章,须经哪一级的负责人批准,并审核签名；将盖用文件名称,编号,日期,签发人,领用人,盖章人等项详细登记；功日盖印章必须做到用力均匀,使印章端正,完整,不歪斜,更不能颠倒；凡以单位名义发出的公文,信函都必须加盖单位公章方能有效。

11．按照2000年《国务院行政机关公文处理办法》的规定，国务院规定的行政公文共有几类几种？

(1)命令(令)；(2)决定；(3)公告;通告；(4)通知、通报；(5)议案；(6)报告；(7)请示；(8)批复 :意见；(9)函；(1 0)会议纪要。12．公文的完全格式包括哪几项？请写出这些项目。

(1)版头,发文字号,印刷顺序号；(2)密级,紧急程度；(3)签发人姓名；<4)公文标题；<5)主送机关；<6)正文,附件；(7)发文机关,成文日期,机关印章；<8)注释,阅读(发送)范围；<9)主题词；(10)抄送单位,印发说明。13．文员根据单位需要向外或向内发文，需要经过一系列程序即为发文处理过程。(1)拟稿.(2)核稿.是指拟稿人员的上级负责人对初稿的审查和核实(3)签发.指机关领导人对文稿的最后审定,签字发出(4)编号.已经签发的文件,由文秘人员统一编排发文字号(5)缮印.对已经签发的文件定稿进行誊清,复印或排版印制.(6)校对,指将文件的誊写稿,打印稿或清样按定稿核对校正(7)用印,是指在完成的文件上加盖机关印章.(8)登记(9)分发.指对准备发出的文件:进行分装和发送.14．什么是文书的立卷特征?通常可以按照哪几种特征立卷？(1)文秘或档案人员把文书按照某些共同特征组合成案卷,称为”立卷特征“；(2)按问题特征立卷；(3)按作者特征立卷；(4)按文种特征立卷；(5)按时间特征立卷；(6)按地区特征立卷；(7)按通讯者特征立卷；(8)在运用六个特征立卷时,需要运用两个或两个以上的特征组合每一个案卷。

15.办公用易耗品主要包括哪些？

办公用易耗品主要有：1．信封、纸张；2．软盘、光盘等；3．铅笔；4．圆珠笔；5．签字笔或钢笔；6．修正液或修正带；7．印盒；8．各种小型机器，如订书机（包括订书针）、打孔机、装订机（包括装订线）、日期号码机、切纸机、计算机、拆信器、碎纸机等；9．小刀；10．日历等；11．其他，如标签纸、直尺、三角尺、透明胶带、粘胶带、绳带、图钉、橡皮筋、大头针、纸夹等。16.、简要阐述文员工作的三个步骤，相互关系如何？

文员工作分为三个步骤：计划、实施和检查。1．计划的步骤，要充分了解即将开始的工作内容，并思考以什么方法进行效率会最佳。2．实施的步骤，要注意：同时检查是否按照当初所拟定的顺序进行；上司所指示的工作无论是哪一种，都要正确地实施；配合上司预期的期限。

3．检查的步骤，要分析计划和实绩的差异，并把以前进行过的工作或别人做过的工作和目前自己所从事相同性质的工作加以比较分析。三者的关系为：先作计划，付诸实施，然后检查结果，围绕“计划——实施——检查”这样一个滚动的过程开展。三者相互联系形成一个循环。文员首先要仔细制定计划，然后根据这个计划去实施，并严格检查其结果，使得这个结果对下一次的计划有所帮助和启示。

17、按照“优先顺序”处理工作原则，虚拟一份半天或一天工作（或家务）计划书。在按照“优先顺序”制定计划书时，要按以下三个步骤进行：

1．将自己要做的事情分为：A.是否应该做的事？B.是否做或不做都无所谓的事？C.是否不可以做的事？对于A要集中精力做，对于B和C可以从计划中删掉。

2．对于A类事情再进行分类，分为： 重要并且紧急的事（优先做）；紧急但是并不重要的事（第二做）；重要但是并不紧急的事（第三做）；虽有做的价值，但是既不重要也不紧急的事（可以请他人代劳）。

3．与上司形成默契，可以直接找上司商量、请示。

18、从下列文员工作方法中，任意选择一种或两种，谈谈你的工作体会或对此工作方法的认识。

请示方法与报告方法请示内容：必须是自己难以处理或无权处理的事，请求上司给予指示或授权办理。请示形式：可以是口头形式，也可能是书面形式。重大、政策方面、需授权批准的事，作书面请示，上司作书面批复，以示慎重，也可备日后查证。一般的事，事务性工作，只需解决一些疑难的事，可用口头请示，上司只作口头

答复或指示。紧急的事，文员可先作口头请示，及时办理，事后再补写书面请示，留档备查。报告内容：一是定期报告工作情况和进程，让上司及时了解下情，随时作出指导；二是工作中发生的重大问题，让上司及时作出处理；三是合理化建议，供上司改进工作时参考；四是应上司的要求汇报情况。文员主动汇报情况，要区分轻重缓急，适时、适地、适度地进行，以免干扰上司的工作。

报告方式：口头或书面形式。重要情况、重大事项采用书面形式，必要时可以附上文员自己对情况的看法和意见，提出处理问题的建议和方案，供上司选择、参考。

计划方法和总结方法计划方法：（1）要有科学的、明确的工作计划：工作目标、内容步骤、方法、标准、完成的时间。（2）分清轻重缓急，决定工作次序，有条有理地去进行。受制约的工作应置于前，自己支配的工作则置于后；重大工作优先考虑，集中精力去做；日常工作空余时间分散去做，任何工作既有严肃性，又有灵活性，使计划有一定余地。总结方法：总结方法是文员每隔一段时间就要对自己的工作作及时的回顾，以便肯定成绩，得出经验，找出不足，吸取教训。从时间上、规律上进行。受意方法

受意是文员接受和领会上司意图。一种是直接受意，即领会上司在会议讲话、文件批示、工作部署或与文员谈话时，直接就某一问题或某项工作所发表的意见和想法等。这种直接受意，易于判断和领会。另一种是间接受意，指上司在平时随便交谈情况下，或与其他人员谈话中就某一问题、某项工作发表的意见和看法等。文员要善于领会上司意图，按上司意图办事。但要防止把上司酝酿过程中的的意图当作上司的授意，把上司的质疑、设问误认为上司的指示。受意方法要注意：1）善于领会上司意图，不要曲解上司意图；（2）备好记录本，记录下指示要点；3）注意倾听，用心判断指示的用意；（4）必要时可以提问，直至明了意图为止，但不要打断谈话；（5）如有不同意见，可以公开提出，但要言之成理，并要注意方式、态度；6）接受指示后，要不失时机地贯彻实施。我曾经经历过一件事情，使我充分认识到，在受意时，充分做好记录的重要性。才开始工作时，我到一家房地产公司当文员。有一天，总经理把我叫到办公室让我写一份公司的简介，内容要包括四个部分——公司的历史、公司的现状、公司的硬件和软件配备、公司取得的成绩。当时，我没有经验，没有带上记录本，记录下指示的要点；事后，又怕显得自己没有能力，而没有去请示总经理。只好凭自己大脑中的记忆写，结果写出来的简介根本就不行。后来，我再次向总经理询问，并备好了记录本做好了记录，根据总经理的授意，才写出了各方满意的公司简介。从这个事情中，我体会到了在受意时，做好记录的重要性。

传达方法传达是文员将上司或上级机关的文件精神、指示、情况等传递给下级机关或员工、群众。一种是正式传达，即由文员在正式场合上宣读文件，或口授上司指示；另一种是非正式传达，即由文员有意识地向传达对象“透露”主要精神，或所谓“吹吹风”。一些尚未最后决定、需要听取反映的政策性内容往往采取这种方式。无论是正式传达和非正式传达，文员都要认真对待，重要的文件或口头指示，应不折不扣、逐字逐句地传达，即使是非正式传达，文员也要尽量忠实于传达内容，不容许任意发挥，以上司口气讲话，或是曲解精神，甚至假传圣旨。

进言方法进言是指文员主动对上司提出意见、建议、批评或规劝。它不同于工作上发生疑难或处理权限问题而提出的请示，也有别于例行工作制度所规定的报告，或应上级要求而作的汇报。

变通方法和挡驾方法（1）变通方法通常情况下，文员必须照章办事，但在特殊情况下，文员可采用变通方法，灵活从事。重大、紧急的事，可越级请示，甚至先处理再报告。来信来访者有特殊困难，文员可以在政策允许的范围内给予特殊的照顾或临时安置。对新情况、新问题，无章可循时，上司又没有明确的指示，文员可参照有关政策，作出合乎情理的处理。2）挡驾方法对于上司不必要接见的来访者、邀请性活动，不想接听的电话，由文员出面阻挡或谢绝。挡驾的目的是保护上司，使之有时间、精力、有效地进行工作，但要注意方式方法，以不损害人际关系和公务活动为原则。文员没有必要把真正原因告诉对方，只需要礼貌地、委婉地达到阻挡或拒绝的目的即可。电话挡驾,上司不原接的电话,文员要告诉对方,战士不能接,或上司不在,将内容记下,转告上司,另月时间.来访挡驾.先清来由,判断有无 必要引见给上司,或先请示.19、从文员工作的角度对比说明打电话和接听电话的异同。

同：1．都应先问好，再传达自己的信息；2．都应保持耐性、热情的态度；3．通话结束，应让对方感受到自己愉快的心情；4．都应简明扼要表达自己的意思。异：1．打电话应首先查清楚对方的电话号码；接电话应等电话铃响2—4声就接听。2．打电话应将重点部分在挂电话之前再确认一遍；接电话则没有这一步。20、了解“电视会议”、“交互式电话会议”的基本用途，比较其与一般会议的不同，谈各自的优劣或应注意的地方。1．基本用途： “电视会议”主要用途是使相隔较远的双方可以面对面地交谈，共享文件、图表、录象带等资料。

“交互式电话会议”的基本用途是使单位或个人可以在任意一部电话机上组织多方的国际、国内或本市的电话会议，声音清晰宛如一室。2．两者与一般会议的不同：可以消除时空上的局限性。3．各自的优劣：“电视会议”——优：通达范围广，消除时空上的局限性，生动形象；劣：技术上的要求较高。“交互式电话会议”——优：方便、省时、高效，消除时空上的局限性，具有保密功能、报数功能和欢迎词播放功能；劣：费用高，技术含量高。本题得分率很低，因为需要同学们对书上的知识进行分析和归纳。以上只是本题的参考答案，同学们也可以有自己的看法，言之成理即可。

21、简要回答邮件分拣的一般标准。（1）按照收件人的姓名分拣；（2）按照邮件的重要性分拣；（3）按照收件部门的名称分拣。

22、怎样处理上司不在时的邮件？

（1）文秘人员把需要上司亲自处理的信件先保存下来，并通知发信人信已收到，告诉对方何时可能得到答复。

（2）上司指明在他不在是把收到的邮件转送某个部门或人员处理。文秘人员应制作签收单，要求收到人员签名，并注明时间。（3）上司授权文秘人员处理一些应有让处理的邮件。文秘人员应在全面掌握情况的基础上慎重办理。

（4）如果邮件很多，文秘人员还可以制作邮件摘要表。

（5）如果上司习惯于每天给办公室打电话，文秘人员应该把需要上司处理的每封信的内容大致记录一下，这样文秘人员就可以随时向上司汇报。（6）如果上司在临走时留下通讯地址和电话，文秘人员在处理邮件是遇到棘手的事情，应及时向上司请示。

（7）把寄给上司的邮包连续编号（如4-

1、4-

2、4-3），这样就会知道你寄的邮包是否全部到齐了。

（8）文秘人员也可以把积压的信件分别放入纸袋，标上“需要签字的信件”、“需要您处理的信件”、“需要读的信件”这些信件已经答复，但上司可能要过目）、“报告”、“一般阅读材料”（上司可能想读的广告和出版物）。

23、怎样妥善处理上司拒绝接见的来访者的来访？

1．上司正在开会时； 2．上司繁忙时；3．上司即将外出时；4．远道来访或有重要事情的来访时。

24、日程安排计划表的种类大致有几种？ 1．日程安排计划表的种类：

（1）年预定表。是企业在每例行的主要业务活动，及有关公司的活动事项一览表，所记载的活动事项有股东大会、董事会、公司创立纪念日、年休假等。一般于年初将整个的活动事项整理成表，再通知各部门。（2）月预定表、周预定表、日预定表。月预定表是从年预定表中抽出一个月的预定计划，以一个月为单位，填写该月要进行的会议、面谈、出差、访问等预定计划。

周预定表是一个月预定计划中的一周计划，此预定计划比月预定表更详细。

日预定表则是从周预定表里写出一天的预定计划，进一步以时间为单位，详细地预定从早到晚的业务活动。

2．各种预定表的编制请同学们参照教材P.166—P.170上的例子，编写。

本题考察同学们对知识点的灵活运用能力，同学们要对以上四种类型的预定表理解和掌握之后，再结合自己的实际情况回答本题。

25、文秘人员对上司主要工作的辅佐主要包括哪些方面？ 1．提神醒脑的服务。上司早上到公司上班或外出返回，以及工作告一段落，文员可适时端些饮料或准备湿毛巾使上司消除工作疲劳、舒缓心情，使上司能精神焕发地工作。2．私事方面的协助。协助的方法应视实际情况，其一是与业务有关的部分，另外是上司身边的纯粹私事：1）特别指示事项的时候——虽然是上司的私事，但以为关系到上司的形象问题，所以文秘人员必须从头到尾替上司办理这些琐碎的事，使上司得到充分的便利。2）纯私人性请求时——遇到这种情形，就把它当作上司利用文秘人员是下属同事的关系来协助他解决私人的事务。3．财物管理。包括：（1）薪

金收入管理——薪金收入达到一定的金额，或有两种以上收入来源者，以及薪金以外有超额的收入，都需要按税法申报。特别是稿费、版税、演讲费等副业收入多的时候，由文秘人员保管单据，以备申报所得，或直接替上司办理申报手续。（2）支票往来的管理——最主要的是保管支票簿、支票专用印章。文秘人员应将支票簿与印章分别收藏，以避免被盗用冒领。4．其他。如每年的各种节日，上司收到礼物，有时要文秘人员代写致谢函，并做纪念保管。

26、简单阐述口头语言的基本特征及敬语应用的一般场合。1．口头语言的基本特征：（1）语音听过就立即消失，但语义让人明白了，可能留在记忆中；所以发声要清楚，尽可能说得通俗、生动、规范，使人一听就明白，并留下印象。（2）有重音。口语中，需要强调的成分，都是通过重音表达的。3）有歧义。因为汉字一音多字。（4）口头语言视时间、场合、对象的不同而有所不同。比如，庄重的场合，口语应规范、简明些；休息时间，口语可生动些，语调也可轻松、愉快些。

2．敬语使用的一般场合：1）对于自己尊敬的人，当然会使用敬语。（2）与并非熟悉的人或是在正式场合（生意场合或婚丧喜庆时的致词及谈话）也需要使用敬语。（3）敬语一般针对：年长或比自己辈分高者；具有较高职务、职称或社会地位者；给（给过）自己恩惠者；有求于对方，或希望得到对方帮助，或好感者。

27、简要阐述社交话题的选择。1．合适的话题包括：（1）谈话双方都感兴趣的、有共同利益的话题，如合作意向等；2）一般人喜闻乐见的话题，如天气、时事新闻、体育报道等；（3）显示地方或民族色彩的话题，如本地的经济建设、风景名胜、历史名人、风土人情等；（4）比较高雅的话题，如古典音乐、书法、绘画、中外名著、展览会、新闻任务等；（5）积极、健康的生活体验的话题；6）风趣、幽默的小故事，无伤大雅的笑话，有时也能活跃气氛。

2．不合适的话题包括：1）应当忌讳的话题。如个人私生活等。2）令人不快的话题。如疾病、残疾、死亡、凶杀、丑闻、惨案等（3）过于敏感的话题。如个人的特殊的生活习惯、宗教信仰和政治观点的分歧等。4）自己不甚熟悉的话题。如对于专业问题略知皮毛就不应随意发挥。（5）夸耀自己的话题。（6）庸俗的、色情的话题。（7）不宜谈论的保密的话题。如涉及商业机密的话题。

28、印章的使用主要有哪几种形式，其中落款章、骑缝章、更正章的使用范围如何？ 1．印章的使用的主要形式为：（1）落款章；（2）更正章；（3）证见章；（4）骑缝章；（5）骑边章；（6）密封章；（7）封存章。

2．落款章、骑缝章、更正章的使用范围：1）落款章加盖于文书作者的落款处，用来表明作者的法定性和文件的有效性。（2）骑缝章用于带有存根的公函、介绍信，加盖在正本和存根连接处的骑缝线上。3）更正章用于文书书写中的错字、脱字、冗字、倒字进行改正后，作为法定作者自行更正的凭信。

29、简要阐述收文处理的程序及分送的基本原则。

1．收文处理的程序：签收和拆封——登记——分送——拟办——批办——承办——催办——注办。2．分送的基本原则：（1）属于方针政策性的，关系本机关工作全局的指挥性文件或重大问题的请示、报告之类的文件，均应先送办公部门负责人或机关领导审阅或处理；2）属于机关日常事务性的已有明确分工的文件，或早有批示规定和有规可循的例行公文，按主管业务的分工范围分送给有关部门或承办人阅办；3）分送给机关领导阅批的文件，要先填好“公文处理单”，连同文件一并送批；（4）便函、请柬、介绍信、广告、启事等，不作登记，直接交具体负责人办理；（5）在文件份数少时，阅办阅知部门（或领导）多的情况下，应按先办理、后阅知，先主办、后协办，先正职、后副职的次序分别审阅处理，并以秘书为轴心，进行轮辐式传阅。

30、按照文书立卷特征立卷，主要有哪几种类型？简要说明按照问题特征立卷的基本含义。1．类型：（1）按问题特征立卷；（2）按作者特征立卷；（3）按文种特征立卷；（4）按时间特征立卷；（5）按地区特征立卷；（6）按通讯者特征立卷。2．按问题特征立卷的含义：将反映同一问题的文书组成案卷，这种方法能反映对某一方面或某一具体问题的相互联系和处理情况，运用最广泛。

31、通过档案利用的途径和方式，谈谈档案利用的意义。1．通过设置档案室，可以提供档案原件或复制件，方便借阅或直接阅读；2．通过一定的制度和手续，如借阅证制度、催还续借制度和调离认可制度等，可以提供档案外借；3．根据档案原件制发各种复制本，实行档案的有偿交流，可以提高档案的利用率4．利用所藏档案中的有关记载和资料，可以对申请者提供核实某种事实的书面证据；5．以档案为依据，文秘和档案人员可以对查询者的有关问题进行专业性的解答，提供咨询服务；6．将档案目录印制成册，分发到有关部门，可以交流信息；7．通过举办档案

展览，以充分发挥档案的作用。设计题

1．小李是刚到公司的文员，公司办公室内有各种文件柜、储物架、书报架，办公室主任给她配置了带锁的办公桌、电脑、电话机，还给了她新的文件架、文具用品盒、各种笔、胶水、剪刀、参考书、需要翻译的资料、公司印章、印盒、墨水、复印纸(2刀)，要求小李整理好办公桌，把东西分门别类放置在适当的位置。小李应该怎么做?

电话放在办公桌左边,便于左手摘机,右手做记录;电脑放在右边；新文件夹放需要翻译的资料,在文件夹上贴上相应的标识条；各种笔,胶水,剪刀,印盒等文具分门别类放在文具用品盒内；参考书应该放在桌子上面或伸手可以拿得到的抽屉里；公司印章放入办公桌带锁的抽屉内；墨水放置在储物架底层,复印纸放在下面几层。

2．安徽某企业欲与上海某企业合作，上海以品牌、技术入股，利用安徽比较便宜的原材料和人工，共同生产国内紧缺的产品。上海代表团一行10人将于8月下旬来访，商议合作的具体事宜，办公室主任请小李作好准备。假如你是小李，你怎样设计这个接待方案？(1)接受任务；(2)了解来宾；(3)制订计划；<4)预订食宿；<5)迎接来宾；<6)商议日程；<7)安排会谈；<8)陪同参观；(9)送别客人；(10)接待小结。

3．康桥宾馆位于本市南京西路45号，是个中型宾馆，有会议室、餐饮、停车场等，某企业准备在11月15日上午9:00到12：00召开全厂中层干部大会，讨论第二年产品发展和销售计划，地点就在康桥宾馆的12楼会议室。这次会议由总经理办公室负责安排。办公室主任让小付拟一个会议通知。他应该考虑哪些问题？(1)会议的名称；(2)出席会议者的姓名或组织,部门的名称；(3)日期,时间(开始到结束的预定时刻)；(4)地点:(具体在几楼几号会议室)；（5)议题(或者议事日程)；(6)主办者的联络处,电话号码等；(7)开会所在地,建筑物名称,几楼,电话号码(必要时可附上地图)；(8)注意事项,是否备有餐点,有否停车场,或当天应备的资料等。

4．文秘人员如何主持会议？应注意哪些细节？

如果文秘主持会议,要先决定会址,在你的办公室或文秘人员的大办公室,开会时文秘可能要去接大来的电话,或迎接来访者,则要另找人替你处理这些事务,可以根据办公室的需要,选择恰当的时间.最好将要讨论的问题列出一个提纲.文秘要在会议上发言,应将先把要讲的内容彻底考虑以下,做一个总结结构的构思,简略记下发言要点,条理清晰,重点突出.会议上始终保持平稳挺直的姿态和愉快热忱的表情,控制好发言的时间,必要时可用目光扫视听众,以引起他们的注意.进行过程要加以引导,紧紧围绕主题进行.在某件事上有不同意见时,表示接受或反对这些意见即可,不必进行正式的投票,不要当众批评某个人,应给与会者发言的机会,认真倾听他们的意见.最后对讨论和任何决定了的事进行总结,统一大家的认识.每一位参加会议的人员都要记笔记,你则要把笔记会议纪要的打印件放进一个专门的文件夹以备后用.5．麦格公司为了解新产品的科技含量和市场竞争力，以制定合适的价格打入市场，决定召开专家座谈会，对新产品进行评估，办公室人员应该如何准备和开好这次座谈会？(P150)

(1)座谈会邀请对象必须是新产品所在领域的专家和学者,能独立思考,有主见又敢于发表意见者；(2)座谈会以小型为主,人数以七,八人为宜；<3)座谈会上,文秘人员应与主持人密切配合；<4)主持人负责引导,组织,可不做记录；(5)详细的记录应由文秘人员在不引人注目的座位上去做；<6)座谈会的时间不必严格规定,可长可短；(7)会场应准备些饮料,茶点,边吃边谈,可使气氛轻松。

6．某个下雨天，在利达公司内召开的新产品推介会结束了。公司的大型会议室有很各种会议用品，室外有接待处，公司还租了汽车来接送来宾，为圆满结束这次会议，办公室人员在会后应该做些什么工作？

(1)要替搭车回去的人安排车子(2)在接待处暂时代为保管的衣物,不要遗失或被人错领,冒领(3)有留话时,切记务必传达(4)检查会场有无物品遗漏(5)要为参加会议的人员送行(6)文秘人员离去前,要检查烟灰缸,字纸篓有无易燃的东西,如有,则必须加以熄灭(7)桌,椅早先若有移动,必须还原;洗涤烟灰缸,茶具等,并收拾妥当,倒去垃圾(8)携带进会场的资料和会议用品要记得带回(9)关紧门窗并上锁。

7．科达公司召开中层干部扩大会议，参加人员为总经理、副总经理各职能部门的正副经理、办公室正副主任和职工代表等，共46人，会议文秘人员和其他服务人员4人，会

议时间为5小时。参加会议人员月平均工资为2400元，其他收入600元，假设一个月工作30天、一天工作8小时。会议后勤费用开支有：文件材料费200元，饮料费100元，因会议紧张安排午餐，餐费每人10元。请计算会议的成本。

(1)会议成本=2×3[(G+S)×T]n+后勤开支=6(G+S)T•n+后勤开支

(2)G-------参加会议人员的每小时人均工资数；每个人每小时平均工资为10元，(2400÷30÷8)

(3)S——参加会议人员每小时人均其他收入数；其他收入为2．5元。(600÷30÷8)(4)T——参加会议人员人均到会时间为5小时；

(5)n——参加会议人数为50人(46+4)；(6)后勤开支——等于支票开支、现金开支和实物开支的总和为800(200+100+10×50)(7)会议成本一6×(10+2．5)×5×50+800=18750一-800=19550(元)

8．文秘人员在单独或随同上司旅行结束后，要做好哪些工作？

(1)整理好旅行过程中所有的单据,凭证,送上司审阅,签字后向财务部门报销,或者结算预支的出差费用(2)回到公司上班后,应将出差过程以及有关事务写出工作汇报.如果是与上司同行的,可根据上司的原始记录整理出报告,送上司过目或批准,然后存档备案(3)尽快恢复正常工作和生活状态,继续做旅行前未完的工作(4)把在出差时结识的有关人士,单位等情况做好记录,以便将来有用(5)对在旅行过程中给予帮助和照顾的有关部门和人员,分别去函或去电表示感谢。

9．文员应该为上司的商务旅行作许多准备工作，在准备国内国际旅行时要考虑哪些项目？履行哪些职责？

(1)准备旅行计划和旅馆信息.旅行计划表要说明出发和到达地点,是乘飞机还是汽车,火车或轮船,出发和到达的日期及时间,座位情况,旅馆情况.(2)制定约会计划.约会计划表包括:城市名和省(州)名(如果是国外旅行,写明城市名和国家名),日期和时间,与上司约会者的姓名,公司和地址,电话号码.(3)为商务洽谈收集资料.(4)决定旅行用品.把上司作商务旅行时需要带的用品列出清单.(5)考虑行李问题.通过航空公司出版的旅行计划手册或旅行社代办人信息.为每件:行李准备识别标签.(6)安排差旅费.(7)建立旅行——旅馆信息资料库.随时与旅行社联系,建立最新信息充实自己的资料库.(8)办理旅行保险,如意外伤害保险等。

10．某公司成立三周年，准备举行大型宴会，办公室人员应该如何做好准备，要做哪些工作？(P126)

(1)客人的选择.确定名单,再请上司核定.(2)确定时间.如果是涉外宴请,宴请时间应该按照国际惯例,征询客人的意见,要避免选择对方的重大节假日.(3)会场的选择.要考虑宴会的性质,客人的数目,以及预算费用等,考虑宴会的形式与气氛等。

11．文秘人员经常要代替上司选择礼品，向他人赠送礼品，在处理这些事情应考虑什么，怎样做？(P223)

(1)在赠礼前必须搞清赠礼目的,如是为周年庆典,生日,结婚,荣升,乔迁,或是圣诞节,中 秋节等(2)还要清楚赠礼对象身份,爱好,文化背景,性格习惯等;(3)在日历上应该清楚地标明节日活动安排以引起上司的注意.时间如何取决于当地的购物环境.(4)还应熟知以下规则:除非上司有特殊的要求,不必送太昂贵的礼物,只要用心为对方选

择适当的礼物即可.(5)要看对方的实际情况选择礼品,做到恰如其分,适合对方.(6)赠送的礼物应去掉包装上的标价,并应请商店用精美包装纸重新包装一下.(7)如果不是亲自送礼,应该在礼物的外包装上写上赠送者的姓名或附上名片,贺卡.(8)文秘人员应准备一张节日礼物名单,上司可以在上面作一些增减,表示是否同意你提的建议或者提出一些其他的意见,以及标明价格范围.(9)为了避免所送礼物的重复,文秘人员应该为所有接受上司礼物的人做一张卡片记录.12．上海某企业欲与德国某企业合作，德国以品牌、技术入股，利用上海比较便宜的原材料和人工，共同生产国内紧缺的产品。德国代表团一行9人将于8月下旬来访，商议合作的具体事宜，办公室主任请小李作好准备。假如你是小李，你怎样设计这个接待方案？

接受任务；了解来宾；制定计划；预定食宿；欢迎来宾；商议日程；礼节性拜访；宴请；正式会谈；签订协议书；陪同参观游览；互赠礼品；欢送来宾；接待小结。

13．某中外外资公司总部德方总经理来访，恰逢生日，上司要求文员小陈购买礼物赠送，小陈应如何办？要考虑哪些因素？

(1)了解清楚德方总经理的爱好,文化背

景,性格习惯等(2)征求上司意见或同意,在允许的钱款额度范围内选购礼物(3)比较合适的生日礼物是有中国特色的,总经理又比较喜欢的物品(4)赠送的礼物应去掉包装上的标价,并应请商店用精美包装纸重新包装一下(5)附上贺卡写上中国公司的名称,让上司亲自送给德方总经理

14．总经理把保管单位公章和盖印的任务交给了秘书小付，小付应该怎样做？

小付应把印章放在办公室装锁的抽屉或保险箱内,钥匙随身携带；每次用毕应将印章加锁存放,随印随锁;如因事外出,须经批准交他人代管；加盖单位公章,须经总经理批准,并审核签名；并要将盖用文件名称,编号,日期,签发人,领用人,盖章人等项详细登记；加盖印章必须做到用力均匀,使印章端正,完整。案例分析题

1． 新加坡利达公司销售部文员刘小姐要

结婚了，为了不影响公司的工作，在征得上司的同意后，她请自己最好的朋友陈小姐暂时代理她的工作，时间为一个月。陈小姐大专刚毕业，比较单纯，刘小姐把工作交代给她，并鼓励她努力干，准备在蜜月回来后推荐陈小姐顶替自己。

陈小姐被解雇是因为上司说她犯了五个错，分别是什么？她在电话礼仪方面还犯了哪些错？

参考答案：五个错：(1)该问的没有问(指对方情况，手套的需要量)；(2)该记的没有记录(对方的姓名、公司、电话号码)；(3)该说的没有说(没有及时向上司汇报)；(4)不该说的却说了(价格上的自作主张，不向上司请示)；(5)不懂得保护自己(即使自己自作主张拒绝了对方，犯了错误，也没必要告诉上司，使自己陷入被解雇的境地)。电话礼仪方面：（1）接电话时没有自报家门；(2)不等对方说完，就“啪”挂上电话。2．文员邓小姐第一天上班，上司让她负责处理公司的邮件。早上第一批邮件到了，邓小姐正忙着打电话，她让送信者把信就堆放在已有一些信件的办公桌上，一边打电话，一边拿过笔签了字。打完电话，心不在焉地把所有的信都剪开了，其中一封信被剪掉了回信地址的一角，她也没有注意。她抽出所有的信纸，放在一边，而把所有的信封放在了另一边。

你认为邓小姐处理邮件是否正确，为什么？ 请讲出理由并说明正确的做法。

（1）不应该直接把信堆到桌上，并一边打电话一边签字，而应该当面点清邮件总数，并填写“邮件收领单”，特别要写清楚机要邮件、经办人等项目；如有污损还应该当面指出，以分清责任；2）不应随意打开所有的信，而应按照一定的标准进行分类，允许拆封的信件应按正确的方式拆封，并规整好信件和信封；私人和不便拆封的信件要转交给相应的个人和部门；3）对于误拆的信件，不应看信的内容，应马上重新封口，信封上要写上“误拆”，并签上姓名，当面交给对方并道歉；（4）交给上司的信件不能混合，要按重要程度从上至下堆叠；（5）寄至国外的信件，信封的打印应该按国外习惯，寄信人姓名和地址印在信封左上角，收信人姓名地址印在中部靠左下部位。3．文员小曹向分管营销业务的孙副经理请示了业务处理的意见后，又遇到了负责宣传的张副经理，小曹又向他作了请示，结果两位领导的意见很不一致，小曹无所适从，两位领导也因此矛盾加深。孙认为小曹与张关系亲近些，支持过张，认为小曹有意与他作对；而张认为此业务是他引介的，小曹应先同他通气。

请你分析小曹这样做对不对？错在哪里？面对这种情况小曹应该怎么办？

参考答案：(1)小曹犯了多头请示的错误。遵照领导职权分工、单向请示的原则，既然向主管领导请示了，就应按孙的意见办，不应多头请示；(2)在工作中不应过分亲近或疏远某领导，以至落到尴尬的境地；(3)两位领导都作了指示，如果张通情达理，小曹应向他说明只能按职权分工办事，求得谅解后，按孙的意见办；(4)如果不能求得谅解时，小曹应向两位领导分别自我检讨，再建议两位商议一个方法遵照执行；(5)如果矛盾不能统一，应向总经理请示，遵照总经理的意见办，并请他对孙或张作解释。这是文员执行主要决策人的意见。4．某年3月5日，新欣化工公司的总经理出差了，这次的期限是从3月5日至3月12日，预定12日上午回来。文员小王负责处理公司的各类邮件。小王从收发室取回了邮件，其中上司亲启的信一封，一个邮包，总经理办公室收件三封，其中有一封寄自河南分公司的信总经理曾关照过让销售科科长处理。正好销售科的小李走过办公室，小王说：“小李，把这封信交给你们科长”，小李把信带走了。小王处理邮件的做法是否正确？如果不正确，正确的做法应该是怎样的？

(1)河南分公司邮件转交销售科处理的,应制

作签收单,要求小李签名,并注明时间(2)把上司亲启信件先保存下来,并通知发信人信已收到,告诉对方何时可能得到答复(3)12日回来就参加会议不妥当,不宜在总经理出差回来的当天安排活动(4)在回信上应签上自己的职称(某某人的文秘人员),发出前复印一份,留待上司过目(5)发现附件缺少,应该在信封上写上缺少的附件的名称和数量,接着应及时打电话或写信与寄信人联系(6)没有订购的东西不能签收(7)在移交邮包里的物品时,要先打印一份清单,注明收到的日期,请接受人员在上面签字,并保存好。

5．某国营企业总经理办公室人员小赵正在看当天准备上报的统计报表，本公司一位实习生，刚从大学经济管理专业毕业的小林走了进来，小林针对该公司管理写的毕业论文中的某些观点和见解很得指导老师赏识，他本人也认为对公司改革有一定作用，他准备找总经理谈谈。小赵客气地请小林坐下，说：“总经理外出了，有什么事请跟我说吧”。

你认为小赵在这两件事上做得怎么样？他有什么失误，他应该怎么做才对？

(1)不能说”总经理外出了,有什么事请跟我说吧“,办公室人员不能替上司做主；(2)接待来访者应细心倾听,不应边看报表边听；<3)对提重要建议的来访者,应认真记录,汇报上司；(4)应热情,不能对来访者冷嘲热讽；<5)对言辞激烈的来访者应有礼有节,宣传政策；(6)应尽快为总经理解围,可以请保安或打110。

6．东华公司办公室人员小沈能讲一口漂亮的法语，小陈则很喜欢打扮。公司明天要与法国某公司谈判，古总经理叮嘱担任翻译的小沈和作会议记录兼会议服务的小陈要好好准备。小沈和小陈除了在文本、资料等方面作了准备，还化了一番功夫进行了打扮。小沈和小陈的穿着打扮、言谈举止是否正确？正确的做法应该是怎样的？

（1）沈和小陈的穿着打扮不符合工作环境,不符合特定的会谈工作要求;(2)沈的穿着突出自己,影响了古总经理的形象;(3)陈的穿着打扮干扰谈判,影响工作,破坏工作场所安静；(4)陈用手拿茶叶,不卫生,引起客商不满,使得谈判一开始就不顺利；<5)小沈应该对领导的作风,性格有所了解,有针对性地弥补领导的不足.古总经理与客商争执,她应采取补救措施,可以将上司借故引开,并示意上司忍耐些,使谈判继续,而不是指责客商；(6)小沈受到上司批评,即使是过头话,也应保持冷静,不反驳,应理解上司的难处.找适当的机会,用适当的方式说明情况,交流思想和感情。7．小李受上司委托在浦东机场接到公司的一位重要客人，“欢迎，欢迎”，嘴里说着，并不主动伸手，等客人伸手了，小李才与之相握。小李一把拿过客人的行李，放入汽车的行李箱，接着引导客人到副驾驶座位上，说：“坐在这里视野好。”然后，自己坐在汽车后排座位上。

你认为小李的举止是否合乎礼仪？为什么？小李应该怎么做才是正确的？

(1)主人和客人之间,应该主人先伸手;<2)在替客人拿行李前应征求同意:”我替你拿可以吗 “(3)哪些行李可以放人行李箱中也要征得同意;(4)司机开车,汽车的位次礼仪是”右为上,左为下;后为上,前为下";<5)客人应该坐后排,小李应该坐副驾驶座;(6)客人公司的一些内部情况,个人收人,福利和家庭情况等是不合适的话题;(7)应该与客人谈一些合适的话题,如天气,风土人情,新闻等;

8．波扬公司资金积累在本市市中心召开大型新产品订货会，参加的有本单位，外单位的人员。总经理让办公室负责安排，会上要放映资料电影，进行产品操作演示。而公司没有放映机。预定会议厅和租借黎明大厦的会议厅。会议的召开时间是8月9日上午十点整，而资料放映时间是十点十五分。刘小姐打电话给租赁公司，要求租赁公司在9日上午九点四十五分必须准时把放映机送到黎明大厦的会议厅。

问题：1）假如你是刘小姐，对接下去可能发生的各种情况，应该如何处理？2）假如放映机在十点十分还未送到，你还应该做些什么？（3）从这件事中你得到了什么教训？

(1)请租赁公司告知送货员的联系方法,想办法联系送货员;(2)如果联系不上送货员,向总经理汇报,请求该如何办;(3)马上向总经理报告,不得擅自决定调整会议议程;(4)得到总经理指示,可否把资料放映的时间往后推移半个小时或一小时 <5)联系新的租赁公司加急送一台放映机(或原租赁公司再送一台);<6)召开大型会议,各种准备工作,包括音响,电子类装置应至少提前一天安排;(7)租借会议厅应全面考虑内外部环境和设施,包括噪音,停车场等问题;(8)不能仅凭电话联系,应实地查看;(9)重要设备应考虑备用(或两套方案).9．公司经理在星期一早上告诉文员小刘，星期四上午9：00到1l：00召开销售员会议，要求小刘通知有关人员。小刘刚到公司不久，不太清楚公司有多少销售员，她到几个业务

部门转了转，大多数人外出了，也没有遇到销售员。接下来小刘忙于其他的事情，几乎把通知的事忘了。一直到星期三下午，经理问她会议通知了没有，她才匆忙在公司的布告栏里写了如下的通知：“兹定于星期四上午在会议室召开销售员会议，会议重要，请务必出席。”

请问，小刘究竟错在哪些地方？正确的做法应该是怎样的？

(1)应该搞清销售员的人数和姓名,准备这份名单(2)打印好书面通知(3)在三天内,当面发放通知或电话通知(电话中需要对方确认时间,地点,内容等)到名单上的每个人(4)通知不能写在布告栏里,可能不被人注意(5)通知上应写清会议的时间(开始到结束时间),地点(6)应详细写清会议内容,应做好哪些准备(7)应提前到会议室做好准备,做好签到工作

10．为迎接兄弟单位和上级部门的卫生检查，某局要召开迎接卫生检查动员大会，局长要秘书小万写一份通知。小万一边写一边想，有些部门的领导一向不重视卫生问题，如果他们知道召开的是卫生工作会议可能自己不来而派其他人员来了。于是他写了如下的通知：会议通知

经局领导决定，兹定于4月2日上午9时在局办公大楼会议室召开各部门负责人会议，会议重要，请准时出席。

问题一：小万错在哪里？应该怎样写这份会议通知？

问题二：作为大会组织者，小万错在哪里？针对这样的紧急情况，他应采取什么措施？ 问题一:会议通知缺少主题(议题)；时间上缺少从几点到几点；请哪些人出席不明确；发放会议通知要交到会议出席者手上,可进行说明解释；如本人不在,应请代收人(或秘书)签字,打电话确认是否出席。

问题二:会前准备工作的每个细节问题都应认真对待；小万没有认真校对材料；最后也没能仔细审查所有会议材料,加以改正。补救措施可以是：小万快步赶到走在最前面一位带头离会的特邀代表身边,耳语了几句,又拿出底稿解释了一翻,作了自我检讨,终于扭转了尴尬局面.代表们按原来小组划分展开了讨论。11皇朝贸易公司总经理办公室的秘书是李丽，她聪明能干，在公司深受重用。她经常与罗浪斯公司的总经理秘书陈珍妮在一起游玩。两家都进行皮革进出口贸易。虽然两人的性格完全不一样，李丽热情开朗，乐于助人，陈珍妮温柔沉静，内向含蓄，两人几乎是无话不谈的好朋友。问题：（1）罗浪斯公司是怎样获得德国代表团的购货合同的？（2）秘书与亲朋好友谈话或闲聊时，是否可以不分场合、不分对象畅所欲言？（3）企业的机密有哪些？（4）秘书在日常工作中应该怎样做好保密正作？(1)李丽在谈话中无意透露出的信息,给罗浪斯公司的陈珍妮抓住了机会,得到了这笔生意(2)即使是最好的朋友,也不可不分情况畅所欲言,何况是竞争对手,这是文秘人员的基本职业道德(3)企业的机密包括公司的生产流程,工艺技术,组织人事,资金运作,客户资料,流通渠道等.上司正在考虑,讨论而未作定论,未公开宣布的内容.上司的隐私,疾病和公司内发生的事故,人事争端,内部失窃,经济纠纷等(4)应做到不该说的不说,不该听的不听,不该记录的不记录,机密内容用专用记录本记并妥善保管,机密文件严密保管,自己的电脑设置密码等。

12.胡正在办公室忙着，进来了一位西装革履的男士，自称与李总经理约好的。但小胡一查经理的日程安排，却并没有发现有约会。但既然说与李总经理有约，也可能是经理亲自约定的，接过名片一看，是某家杂志社广告业务部的钱经理。（1）小胡回到办公室应马上与马小

姐联系，遵守诺言

（2）正确，接待技巧符合文员要求（3）文员对待媒体尤其要小心谨慎，不可轻易得罪

（4）即使不能引见上司，同样应礼貌

待人

（5）这样做不违背办公室人员的职

业道德，而是运用策略做好接待工作

（6）不能有求必应，应区别情况，或

引见，或挡驾

（7）为上司挡驾，是为了减轻上司的负担

13将下列文件分别组合成三至四个案卷，并拟制案卷标题： 案卷一：

1.市教委关于2003年招生工作的通知； 4.东方学院关于2003年招生工作的请示(呈市教委)；

L市教委关于东方学院2003年招生工作的批复；

标题:市教委,东方学院关于招生工作的通知,请示,批复。案卷二：

2.东方学院关于招生工作院务扩大会议纪要； 6.东方学院院务会议关于调整系主任的决定； 7.东方学1宪关于调整系主任的通知； 8.东方学院关于做好开学工作的通知

标题:东方学院关于招生工作,系主任调整,开学工作的会议纪要,决定,通知。案卷三：

3.东方学院2003年招生工作计划； 12.东方学院2003工作总结；

标题:东方学院招生工作计划,工作总结。案卷四：

9.东方学院各系关于开学准备工作的报告； 10.东方学院各系关于加强学生思想工作的报告；

11.东方学院各系关于提高教学质量的报告； 标题:东方学院各系关于开学准备,加强学生思想工作,提高教学质量的报告。

14将下列文件分别组合成三至四个案卷，并拟制案卷标题： 案卷一：

1.利华公司2003年2月份经理会议记录 5.利华公司4月份经理会议记录

8.利华公司2003年6月份经理会议记录 10.利华公司2003年8月份经理会议记录 标题:利华公司2003年经理会议记录 案卷二

2.利华公司2003年销售计划

12.利华公司2003年销售工作总结

标题:利华公司2003年销售工作计划,总结 案卷三:

3.市工商局关于年检工作的通知;6.市物价局关于物价检查的通知;11.市税务局关于税务自查的通知;

标题:市工商局,物价局,税务局关于年检,物价,税务自查的通知 案卷四:

4.利华公司致香港凯福公司关于合作事宜的函;

7.香港凯福公司关于合'Y事宜给利华公司的复函;

9.利华公司与香港凯福汀司会议纪要;

标题:利华公司与香港凯福公司关于合作事宜的函件,会议纪要

某公司成立不久,业务非常繁忙,电话不断,上司要求文员小胡设计电话记录单,小胡应怎样设计? 来电单位、来电号码、来电者姓名、来电时间、年 月日分、手机、内容摘要、上司批示、处理结果、记录人。

第四篇：工程项目管理期末复习

三控：工期目标、质量目标、资金目标

四管：安全、合同、风险、信息

协调：各个方面的协调（甲方、乙方、设计、监理等）

项目特征：一次性（P4）

生命期：前期策划、设计规划、实施、运行

项目范围管理：P563.1.13.1.33.1.4基础、主体、装修

项目结构分析：P563.3.3

项目管理的核心：目标、计划、实施（控制）P9

（四）流水施工：P135各个字母的表示方法

工艺参数：P138，空间参数P139，时间参数P140，流水节拍、流水步距、流水工期

T＝（m+n-1）*k+z-c，画图要掌握。

组织：企业组织，职能组织P97，矩阵式项目组织的特点、优缺点P101

项目管理组织P105，项目组织的几种形式：EPC（施工总承包）D-BP113，企业组织

网络计划图：工期计划，基础准备工作，WBS项目结构分析，逻辑关系，持续时间三个参数。P171

双代号网络图绘制P171

施工组织设计P219笔记P117定义，类别（4类）

大型房屋标准P118

专项施工方案P118

单位施工方案P219重点，难点224（4）

四新P221

总平面图：1：1000，1：2000P239

单位工程平面图：1：200，1：500P271

资源计划：平均分配

进度控制：前锋线P301.302

安全管理：目标：人的不安全行为，物的不安全状态，P339

三级安全教育P342

隐患：五定六观P342

安全控制的基本要求P343

环境污染的防治措施P346

成本管理：内容P361

成本核算：P371

质量控制：P316 内容 要求

验收内容P318

第五篇：水资源管理期末复习[定稿]

五套试题及答案

中央广播电视大学2012-2013学年第一学期“开放专科”期末考试水资源管理试题

一、选择题

1.因为气候和地理位置不同，水循环的情势不同，水资源具有时间和空间的()A.均匀性 B.不均匀性 C.有限性 D.无限性

2.降水降落到地面后，由地面或地下注人河流，最后流出流域出口断面，这样的物理过程称为()。

A.水循环 B.径流量 c.径流 D.壤中流

3.某水文变量的离势系数Cv值大，表示该水文变量()。

A.会以较小的概率分布在均值附近B.会以较大的概率分布在均值附近C.为正偏 D.概率较大

4.兴建水库后，进入水库的洪水经水库拦蓄和阻滞，使得其洪峰流量，其流量过程()A.增大、缩短 B.增大、延长 C.消减、缩短D.消减、延长

5.<<水利工程供水价格管理办法》规定，水利工程供水价格()。A.是指自来水价格 B.不包括农业用水价格 C.不计入利润

D.是指供水经营者通过在拦、蓄、引、提等水利工程设施销售给用户的天然水价格

二、判断题

6.地区地表水资源数最包括区内降水形成的河川径流量以及入境水量。()7.进行水文分析计算时“三性审查”是指对资料的合理性、可靠性、代表性进行审查。()8.大气中不同气流相遇时，在接触区形成的气象要素不连续变化的交接面称为锋面。

()9.按照地面分水线与地下分水线在平面位置上的关系，可将流域分为闭合流域与非闭合流域。()10.某日调节水电站下游有航运要求，且在系统中起调峰作用，其在日负荷图中的工作位置应为基荷。()

三、问答题

11.什么是水资源? 12.什么是水文现象的重现期?试写出对于枯水、少水情况，重现期的计算公式，并说明式中各项的含义。

13.缺乏径流实测资料时，进行年径流分析计算可采用水文比拟法。何谓水文比拟法? 简述该法如何应用? 14.什么是水电站的保证出力?何谓保证电能? 15.什么是水库的正常蓄水位、防洪限制水位和设计洪水位?

四、计算题（同作业三的第一道计算题）

中央广播电视大学2012-2013学第一学期“开放专科”期末考试水资源管理试题答案及评分标准

一、l.B 2.C 3.A 4.D 5.D

二、判断题6.X 7.X 8. 9. 10.X

三、简答题

11.答:水资源是指一个区域中能够逐年恢复和更新的，并能够为人类经济社会所利用的淡水。

12.答:重现期表示在长时间内，水文现象发生的平均周期，即平均多少年发生一次。水利工程中所说的重现期是指对工程不利情况的重现期。(5分)对于枯水、少水的情况，重现期是指水文随机变量小于或等于某一数值这一随机事件发生的平均周期。计算公式为T=1/(1-P)式中T一…水文现象的重现期: P←水文现象的频率。(7分〉

13.答:水文比拟法是将参证流域的水文资料移用到设计流域的水文计算方法。(4分〉 适用水文比拟法应先确定与设计流域气候条件、下垫面条件相近的参证流域。然后可按具体情况移用其水文资料。(3分〉

当设计流域可以找到与其气候条件和下垫面条件极为相近，同时具有校长期实测径流资料的参证流域时，可直接移用参证流域的水文资料，如多年平均径流深、年轻流量的离势系数Cv、不同干旱年份的月径流系列等。分)当参证流域面积或雨量与设计流域有差别时，在移用水文资料时，可考虑流域面积或雨量进行修正。(2分)14.答：水电站相应于设计保证率的枯水时段的平均出力称为保证出力。(6分)与水电站保证出力及其计算时段相应的发电量为水电站的保证电能。(6分)15.答：水库在正常运用情况下，为了满足设计的兴利要求，在设计枯水年或设计枯水段开始供水时必须蓄到的水位称为正常富水位。(4分〉

水库在汛期允许兴利蓄水的上限水位称为防洪限制水位。(4分)遇大坝设计标准洪水时，水库在坝前蓄到的最高水位称为设计洪水位。(4分)