进一步完善院属部门之间有效的协调与配合机制》
前言:根据院****
[2015]105号文的通知,审计科拟定以下管理方面的意见和建议。标题的拟定,是基于近期审计地质项目时存在的问题,由此会影响我院健康发展的不利因素,并针对此问题提出意见和建议。
一、提出意见和建议的原因
由于部门之间缺少相互支持、协调、配合,以及相关工作安排未能及时跟进,致使相关项目工作未能按期开展和完成,前期按项目计划和预算采购的部分钻探材料等费用已提前列支于2014年度项目决算之中,造成项目完成的工作量与项目费用列支不匹配、经费支出与工作进度不协调、存在超前支出的情况。项目实施的滞后极大地增加了财务部门的账务处理难度,对以后项目预算执行和经费使用情况的审查,以及其他地质项目工作的申请存在不确定因素。因此,建立健全部门之间有效的协调与配合机制,是我院当前着重解决的问题。
二、管理意见和建议的目的项目工作的开展,是由承担不同工作手段的部门来实施,各部门之间的协调与配合是顺利完成项目工作的基础与保障;同时,也是执行了《******管理办法》等相关文件的规定和要求,合理合规使用项目经费,并及时正确地进行账务处理,降低项目财务风险和审计风险。同样,院其他各类型项目的有效开展,都需要院部门之间有效的协调与配合。因此,建立健全院属部门之间有效的协调与配合机制,是我院能够持续健康发展的有效措施之一。
三、提出具体管理方面的意见和建议
加强部门间协调配合,是我院创新发展和转型多元化发展的必然要求。只有加强协作,相互支持,密切配合,才能避免出现上述地质项目的问题;才能进一步营造我院的管理文化;才能进一步推进我院的创新发展和转型多元化发展。因此,建立健全部门之间有效的协调与配合机制,应从以下四方面入手:
一是增强部门协调配合的意识。
建立部门间协调配合制度,目的是加强部门间互相协调,形成工作合力。因此,各部门必须树立工作“一盘棋”思想。首先,认真依照部门职责,各司其职,各负其责,在各自职权范围内,独立负责地做好工作。同时,要围绕院大局,在项目(包括其他项目)设计预算申请(或招标)、项目论证、项目管理上,齐抓共管,及时协商解决工作中矛盾和问题,认真按照协调意见分工落实。二是加强部门间的联系与沟通。
部门在处理问题时,如涉及其他部门职责范围内的事项,由主管领导牵头,主动征求有关部门的意见,认真协商,积极配合。牵头部门主持召开协调会议,邀请协办部门参加,协办部门负责同志必须出席,共同协商解决有关事项。三是规范部门间协调配合管理。
坚持一件事情原则上由一个部门负责,确需多个部门管理的事项,要明确牵头部门,分清主次责任。统一制定协调配合制度的步骤;规范协调配合制度的组织形式、范围、工作内容和运行流程等,为探索建立科学高效的协调配合机制打好基础。四是部门间协调配合要与部门绩效考核挂钩。
实效合理的绩效考核机制能够调动部门之间协调配合的主动性,还是充分激励部门及员工的手段。绩效考核内容主要为业绩考核和行为考核,过分强调了业绩和绩效奖励畸高,而忽略了行为的培养,这就出现一个问题:业绩做得越好的部门及员工,越不遵守纪律,越不注重大局意识,缺乏部门间配合和团队合作精神,这将是我院持久健康发展的阻碍。
因此,除了部门或员工业绩考核外,部门或员工的协调配合能力、责任的担当、积极向上的进取心、工作态度和团队意识等行为的考核,更是绩效考核的核心,是关系到我院整体组织的健康发展。现代管理学之父彼得·德鲁克说过:“组织的目的是通过工人力量的结合取得协同效应,并避开他们的不足。”这也正是有效的绩效管理的目的。也可以说考核目标的实现最终表现在组织整体效益的提高。
根据实效合理的绩效考核结果决定奖罚的对象及等级,激励先进、鞭策后进,做到奖惩分明,有利于提高部门和员工工作积极性,出色完成组织目标。按绩付酬并将绩效视为调职、晋升、降职或解雇的依据,解决绩效分配差距过大,分配不公,并彻底打破“大锅饭”,使员工在公平的环境中良性竞争,既与别人在同一客观标准下的收入或晋升作横向比较,又同自己过去的收入或晋升作纵向比较。如果比较的结果平衡,他就会感到公平。绩效考核为部门和员工事先设立了考核目标,并辅以具体的考核细则。当目标设置科学合理时,能使部门和员工产生满足感和成就感。实效合理的绩效考核还有助于在我院内部营造“比、学、赶、帮、超”的气氛,使各部门和员工能够提高各自的绩效,从而提高我院的竞争力。(完)
注释:彼得·德鲁克(1909.11.19~2005.11.11),生于维也纳,祖籍为荷兰,后移居美国。现代管理学之父,其40余套著作影响了数代追求创新以及最佳管理实践的学者和企业家们,各类商业管理课程也都深受彼得·德鲁克思想的影响。(为了我院的持续健康发展,积极向自己和全院员工推荐其著作。)